C5 Version. Løn. forbehold. losninger/c5.mspx

Transkript

1 Microsoft Dynamics Løn C5 Version 2012 Copyright Microsoft. C5 er et varemærke, der tilhører Microsoft. Produkter og firmaer nævnt i dette dokument er varemærker, der tilhører deres respektivee ejere. Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives - helt eller delvist hverken på trykk eller i andenn form uden forudgående tilladelse fra Microsoft. Indholdet i dette dokument kan ændres æ uden varsel. Der tages forbehold for tryk- og stavefejl. Microsoft Development Center Copenhagen, Frydenlunds Allé 6, DK-2950 Vedbæk, V Danmark Tlf.: , losninger/c5.mspx

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Indledning Wizards... 7 Wizarden Opsætning af lønmodulet Import af lønopsætning... 9 Opgaver Import af stamdata Opgaver Kontokoder Oprettelse af kontokoder Brugen af kontokoder Opgaver Løngrupper Hvad benyttes løngrupper til? Oprettelse af løngrupper Funktioner under Løngrupper Opgaver Lønperioder Opsætning lønperioder Tilføj datointervaller på lønperioder Opgaver Kalendere Oprettelse og vedligeholdelse Opgaver Lønkladder Oprettelse af lønkladder Indtastning i lønkladder Menupunkter i lønkladderne Vedligeholdelse af lønkladder Opgaver Lønparametre Opgaver

3 10. Lønseddel Oprettelse og opsætning af nye lønsedler Opgaver Finanskontering Finanskontering efter grupper Manuel kontering Udskrivning af finanskontering Opgaver Personale administration Oprettelse og vedligeholdelse af personaleinformation Opgaver Medarbejdere Oprettelse af medarbejdere Menupunkter i medarbejderkartoteket Opgaver Lønsimulering Opgaver eindkomst og eskattekort Hvad er eindkomst? eskattekort Lønfordeling Opsætning af lønfordeling Saldi Medarbejder saldi Manuel korrektion af medarbejder saldi Saldi på fanerne Årsopl. og Ferieopl. i Medarbejderkartoteket Opgaver Lønarter Opsætning og vedligeholdelse af Lønarter Felter under lønopsætning Ændring af lønartsnumre Opgaver Tælleværker Oprettelse og vedligeholdelse af tælleværker Beregninger på tælleværker

4 Ændring af tælleværk Opgaver Satser Vedligeholdelse og brug af satser Opgaver Lønberegning Menupunkter under Lønberegning Menupunkter efter lønberegning Opgaver Sekvens-/gennemløbsnumre Oprettelse af Sekvens-/gennemløbsnumre Opgaver Afhængigheder Afhængigheder Satskoder Oprettelse og vedligeholdelse af satskoder Typer Ændring af nummeret på en satskode Opgaver Import, eksport, sammenligning samt opdatering af lønopsætning Eksport af lønopsætning Eksport af stamdata Import af lønopsætning Import stamdata Sammenligning af lønopsætning Opdatering af lønopsætning Opstartssaldi Opstartssaldi Beregn tælleværk og Efterberegning Opgaver Fratrædelse af funktionærer Lønsedlen Fratrædelse Beskatning af feriepenge Fratrædelsen Genansættelse

5 Opgaver Fratrædelse af timelønnede Fratrædelsen Beskatning af rest S/H- fritvalgskonto Opgaver Medarbejderliste Opret ny medarbejderliste Udskrivning af medarbejderlister Opgaver Egne statistikker Opret statistik Udskrivning af statistikker Opgaver DA/DS Statistik Opsætning af DA/DS statistik DA/DS statistik informationer på medarbejder Udtræk af statistikker Opgaver Appendix Genvejstaster Værktøjslinjen Generelle genvejstaster Navigation i C Vedligeholdelse af stamdata Søgning og filtrering af poster Øvrige genvejstaster

6 Indledning Velkommen til kurset Microsoft Dynamics C5 Løn. Kurset er berammet til 2 dage. Kursusmaterialet er udarbejdet til version Målgruppe Kurset henvender sig til konsulenter der skal arbejde med opstart, rådgivning og vedligeholdelse af modulet Microsoft Dynamics C5 Løn. Forudsætninger Der forudsættes et generelt kendskab til C5. Endvidere forudsættes et indgående kendskab til love og regler på lønområdet, samt lønningsbogholderi i almindelighed. Formål På kurset gennemgås de grundlæggende funktioner og arbejdsgange i lønmodulet. Formålet med kurset er at indøve rutiner i forbindelse med opstart af C5 Løn, samt at opnå kendskab til lønopsætningen. Deltagere skal: Kende til opsætning af lønmodulet Kunne foretage daglige rutiner i forbindelse med lønningsbogholderi, både når det gælder funktionærer og timelønnede Kende til sammenhængen i lønopsætningen. Beskrivelse af materialet Materialet er opbygget i uafhængige lektioner, der hver behandler et emne eller funktion i C5. Det skal pointeres, at materialet ikke er beregnet til selvstudium, men som supplement til instruktørens gennemgang og til at genopfriske funktionerne efter endt kursus. Lektionens opgaver er baseret på de arbejdsrutiner, der normalt forestås i virksomheden. Opgaveløsning er en vigtig del af indlæringsprocessen og da nogle af opgaverne er en fortsættelse af opgaver fra tidligere lektioner, kan det anbefales at løse opgaverne successivt. Alle opgaver knytter sig til den datafil, der undervises i. 6

7 1. Wizards Formål Formålet med denne lektion er, at vise hvorledes wizards kan anvendes ved opstart af lønmodulet i Microsoft Dynamics C5. Emner I denne lektion behandles følgende emner: Wizarden Opsætning af lønmodulet Wizards En Wizard er en udvidet guide i C5, hvor målet er at hjælpe brugeren i gang med opsætningen af dele af C5 inden ibrugtagning. Dette er naturligvis kun relevant, hvis du ikke allerede har foretaget opsætningen af den aktuelle del af C5. Men selv om du allerede har foretaget opsætningen af lønmodulet i C5, kan du alligevel afvikle Wizarden Opsætning af lønmodulet for at se, om du har fået det hele med i opsætningen, og du har mulighed for at rette de steder, det eventuelt er nødvendigt. Når du aktiverer en Wizard, bliver du guidet gennem nogle punkter, ét skridt ad gangen. Det foregår således, at der først kommer en kort forklaring, om det du skal gøre, og straks derefter får du mulighed for at foretage netop den funktion, du lige har fået forklaring om inden du går videre med næste punkt. Wizarden Opsætning af lønmodulet Til lønmodulet i Microsoft Dynamics C5 er der udviklet en wizard ved navn Opsætning af lønmodulet. Wizardens primære formål er at opnå en meget styret opstart af lønmodulet, og på den måde sikre, at alle de nødvendige stamoplysninger er oprettet, inden brugeren skal i gang med at oprette medarbejdere. Wizarden kan som de øvrige wizards startes med ALT+W. Wizarden Opsætning af lønmodulet er sammensat af nedenstående elementer: Indlæs kommafil Indlæsning af en kommafil med standard lønopsætningen, herunder lønarter, tælleværker, satskoder, gennemløb, perioder, lønsedler, systemparametre, samt DA/DS koder og typer. Indlæs stamdata Indlæsning af en kommafil med stamdata, såsom kontokoder inkl. opsætning til Nets (tidligere PBS) InformationsOverførsel, kommafilsformater til div. banker, opsætninger til DA/DS lønstatistik, løngrupper inkl. Lønlinjer samt evt. lønfordeling. Opret kontokoder Tilføjelse af manglende kontokoder, ændring af eksisterende kontokoder, samt sletning af overflødige kontokoder. 7

8 Opret løngrupper Tilføjelse af manglende løngrupper, ændring af eksisterende løngrupper, samt sletning af overflødige løngrupper. Opret dato intervaller på perioder Tilføjelse af datointervaller på diverse perioder, såsom Ferie(år), Kalender(år), måneder mv. Opret datoer på kalender Tilføjelse af datoer samt oplysninger om antal timer på kalendere. Opret lønkladder Navngivning af lønkladder til indtastning af de variable lønlinjer. Angiv lønparametre Opsætning af diverse parametre vedrørende lønmodulet, såsom antal bundlinjer på lønsedlen, kontrol af medarbejderens lønkonto mv. Tilretning af lønseddel med bundlinjer Tilføjelse af bundlinjer år til dato saldi, disp. dato til år saldi eller periode saldi - på de forskellige lønsedler. Opsæt finanskontering Angivelse af kontering på både lønarter og/eller tælleværker, der vil blive anvendt ved udskrift af bogføringslisten, samt bogføring i Finans. 8

9 2. Import af lønopsætning Formål Formålet med denne lektion er, at vise hvorledes lønopsætningen kan importeres i Microsoft Dynamics C5 fra en ekstern fil. Emner Import af kommafil med lønopsætning Indholdet i kommafilen C5Pay.kom Kommafilens betydning for lønopsætningen Lønopsætningen Lønopsætningen i C5 omfatter blandt andet følgende: Lønarter Tælleværker Satskoder Gennemløb Lønsedler Perioder DA/DS koder og typer Systemparametre Import af lønopsætning Med C5 følger en kommafil med navnet C5Pay.kom. Filen indeholder en standard opsætning af ovennævnte punkter. Det anbefales derfor at indlæse denne fil, som det første ved ibrugtagning af lønmodulet i C5. Selve indlæsningen af lønopsætningen foregår via Løn/Tilpasning/Beregning/Import. I forbindelse med indlæsning af kommafilen kan det forekomme at man promptes for, om der skal tilføjes ikke-eksisterende lønarter, tælleværker mv. Er der tale om en opstart af lønmodulet, er det vigtigt at denne prompt ikke komme, da der ellers ikke sker en indlæsning af DA/DS koder og typer, lønsedler og systemparametre. Fremkommer prompten betyder det at der allerede er indlæst en kommafil. Det vil også være gældende ved indlæsning af kommafil i forbindelse med opdatering af lønsystemet, og der skal man markere at der ønskes tilføj til eksisterende opsætning. 9

10 Opgaver Opgave 1: Indlæsning af lønopsætningen For overhovedet at kunne benytte lønmodulet, skal kommafilen med lønopsætningen indlæses. Vælg Løn/Tilpasning/Beregning/Import eller følg wizarden. Udpeg filen C5Pay.kom 10

11 3. Import af stamdata Formål Formålet med denne lektion er, at vise hvorledes stamdata kan importeres i Microsoft Dynamics C5 fra en ekstern fil. Emner Import af kommafil med stamdata Indholdet i kommafilen C5PaySt.kom herunder løngrupper, kontokoder m.m. Kommafilens betydning for opstart af lønmodulet Stamdata For at gøre opstarten af lønmodulet i Microsoft C5 nemmere, er der udarbejdet en kommafil med stamdata, der leveres sammen med lønmodulet. Filen med stamdata omfatter følgende: Løngrupper inkl. lønlinjer Kontokoder inkl. opsætning til InformationsOverførsel DA/DS statistik opsætninger for både tidlønnede og fastlønnede Kommafilsformater til diverse pengeinstitutter Selvom man ikke ønsker at anvende en 100 % standard lønopsætning, er det alligevel en fordel at indlæse de omfattende stamdata fra filen, for derefter at slette de løngrupper, kontokoder mv. der ikke er relevante i forbindelse med den pågældende virksomhed, og tilføje evt. manglende løngrupper, kontokoder mv. Med en omfattende opsætning menes f.eks., at der er løngrupper til beskatning af feriepenge både når virksomheden beholder feriepengene i huset og når feriepengene sendes til FerieKonto, udbetaling af S/H-penge både med og uden check på medarbejderens saldo, pensionsaftaler med Danica, PFA, Industriens Pension mv. Ligeledes er der oprettet kontokoder til både overførsel af f.eks. løn, ATP og pensioner (PensionDanmark, Danica, mv.), samt kommafilsformater til diverse banker. Import af stamdata Stamdataene indlæses via Løn/Tilpasning/Beregning/Import stamdata. Efter aktivering af menupunktet angives sti og filnavn. Derefter skal der tages stilling til om importen skal omfatte Kontokoder inkl. Nets (tidligere PBS) opsætning, opsætninger til DA/DS statistikker, kommafilsopsætninger til diverse pengeinstitutter samt løngrupper inkl. Lønlinjer. Der kan vælges imellem Medtages ikke hvor der ingen indlæsning sker af den aktuelle type stamdata, Tilføj hvor ikke eksisterende værdier tilføjes samt Indsæt der anvendes første gang, der indlæses en kommafil med stamdata. Som tidligere skrevet skal der, efter indlæsning af filen med stamdata, foretages en vurdering af de indlæste værdier. Når det gælder løngrupper og kontokoder, anbefales det at slette de løngrupper og kontokoder, der ikke er relevante i forbindelse med den pågældende virksomhed, da f.eks. for mange 11

12 løngrupper blot vil skabe forvirring og evt. også tvivl om, hvilke løngrupper nye medarbejdere skal knyttes til. Efter at have slettet de overskydende løngrupper og kontokoder, skal der selvfølgelig ske en tilpasning af de resterende løngrupper og kontokoder. På løngrupperne er der en opgave med at få tilpasset lønlinjerne, dvs. indtastning af de nødvendige lønlinjer med korrekt sats og beløb. På kontokoderne skal der ligeledes ske en tilføjelse af f.eks. overenskomstnummer, aftalenummer, en tilpasning af f.eks. satserne, når der til kontokoden er knyttet en opsætning til Nets (tidligere PBS)) mv. Sidst men ikke mindst skal de manglende løngrupper og kontokoder oprettes. Som konsulent kan man med fordel have sin egen stamdatafil. Hvis man vælger at lave sin egen stamdatafil, kan man også få lønfordeling med i filen. 12

13 Opgaver Opgave 1: Indlæsning af stamdata Kommafilen med stamdata skal indlæses. Vælg Løn/Tilpasning/Beregning/Import stamdata eller følg wizarden. Udpeg filen C5PaySt.kom. Skriv Indsæt ud for: Kontokoder, DA/DS statistik, opsætning af kommafil og løngrupper. Det er ikke relevant at indlæste lønfordeling, da der ikke er en del af stamdata filen. 13

14 4. Kontokoder Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et kendskab til kontokoder og brugen heraf. Emner Sammenhængen mellem kontokoder og lønoverførsel Nødvendig opsætning der ligger til grund for overførsel via InformationsOverførsel Kontokoder Sammen med lønmodulet leveres bl.a. en kommafil indeholdende stamdata. En del af disse stamdata er en række kontokoder, og for nogle kontokoder en tilhørende opsætning til InformationsOverførsel. Kontokoder anvendes i forbindelse med overførsel af f.eks. løn, pensionsbidrag og faglige kontingenter, både når det gælder overførsel via diverse banksystemer, Nets (tidligere PBS), Erhvervsgiro mv. Kontokoderne holder blandt andet styr på hvilke informationer (bankkontonumre) der skal benyttes if. overførsel af lønninger fra banken til medarbejderne osv. Oprettelse af kontokoder Kontokoder oprettes under Løn/Tilpasning/Opsætning/Kontokoder. En kontokode består af følgende oplysninger: Kontokode I feltet Kontokode angives den ønskede betegnelse for kontokoden, f.eks. Løn, såfremt der er tale om en kontokode, der ønskes anvendt i forbindelse med overførsel af lønnen. Tekst I feltet Tekst angives en sigende tekst til den pågældende kontokode, f.eks. Lønoverførsel såfremt der er tale om kontokoden Løn. Sum I feltet svares der Ja eller Nej til, om der ønskes foretaget en summeret overførsel af f.eks. bidraget til en personaleforening. Vær opmærksom på, at såfremt der svares Ja i feltet Sum, skal der ligeledes angives et kontonummer i felterne Til og Konto. Fra og Konto I felterne angives fra hvilket registrerings- og kontonummer overførslen ønskes foretaget. Felterne udfyldes kun, såfremt virksomheden har flere kontonumre, og f.eks. pensionen skal overføres fra en speciel konto. Til og Konto I felterne angives registrerings- og kontonummer på kontoen, hvortil den summerede overførsel skal foregå. 14

15 InformationsOverførsel og Pensionsservice De følgende felter udfyldes udelukkende i forbindelse med InformationsOverførsel, PensionService eller eferiekort: Nets (tidligere PBS) Modtager I feltet angives betalingsmodtagerens Id-nummer hos Nets (tidligere PBS). Feltet skal udfyldes såfremt der er tale om InformationsOverførsel, da menupunktet PBS Information ellers ikke kan aktiveres. Afdeling I feltet angives der et evt. afdelingsnummer, såfremt betalingsmodtageren ønsker en henvisning til en bestemt afdeling. Aftale I feltet angives nummeret på en evt. aftale, som er indgået med betalingsmodtageren. Feltet benyttes også til angivelse af FO kode til eferiekort. Overenskomst/MO I feltet angives et evt. overenskomstnummer i de tilfælde, hvor betalingsmodtageren ønsker denne oplysning. Feltet benyttes også til angivelse af MO kode til eferiekort. Termin I feltet angives evt. en betalingsbetingelse. Betalingsbetingelsen oprettes og vedligeholdes under Debitor/Tilpasning/Betalingsbetingelse. Hvis der er en betalingsbetingelse på kontokoden, vil disponibel dato blive udfyldt med betalingsdato. Benytter man kommafils overførsel vil det blive betalingsdato minus en, hvor i mod hvis man benytter Nets (tidligere PBS) er det betalingsdato der kommer. Datoen kan overstyres. Type Feltet udfyldes med en typeangivelse i de tilfælde, hvor der er tale om InformationsOverførsel. Selve opsætningen til InformationsOverførsel foregår ved at aktivere menupunktet PBS Information. For yderligere oplysninger om skærmbilledet og opsætningen heraf henvises der til hjælpemanualen der kan aktiveres med F1, eller den separate vejledning der er lavet til opsætning af InformationsOverførsel. Brugen af kontokoder De indlæste/oprettede kontokoder vil blive vist på fanen Skat og konti på den enkelte medarbejder under Løn/Kartotek, hvor medarbejderens registrerings- og kontonummer knyttes til den/de relevante kontokoder. 15

16 Opgaver Opgave 1: Oprydning i Kontokoder Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Kontokoder Foretag en oprydning i de indlæste kontokoder, så der kun er følgende kontokoder tilbage: - ATP - Industriens Pension - Løn - PFA 16

17 5. Løngrupper Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et indblik i oprettelsen og brugen af løngrupper. Emner Oprettelse og anvendelsen af løngrupper Hvad benyttes løngrupper til? Løngrupperne defineres frit af brugeren, og løngrupper kan med stor fordel anvendes til håndtering af de faste lønlinjer, såsom ATP, S/H opsparing, ferietillæg mv., der går igen på mange medarbejdere. Løngrupper kan være en gruppering af lønarter/lønlinjer gældende for en række medarbejdere. De aktuelle lønlinjer med relevante lønarter lægges på løngruppen og endeligt tilknyttes de relevante medarbejdere til løngruppen. Løngrupper er derfor, ikke nødvendigvis, et udtryk for en gruppering af medarbejdere. Finanskontering Udover funktionen hvor løngrupper anvendes til gruppering af medarbejdere eller gruppering af lønlinjer gældende for en række medarbejdere, anvendes løngrupper også til finanskontering. I det tilfælde knyttes medarbejderne ikke til løngrupperne. I stedet angives den relevante løngruppe i stedet i medarbejderkartotekets under Løn/Kartotek på fanen Lønopl i feltet Finans. Oprettelse af løngrupper. Oprettelse og vedligeholdelse af løngrupper foregår under Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper. Når en løngruppe er oprettet, tilføjes de lønlinjer, som er relevante i forbindelse med den aktuelle løngruppe og herefter knyttes medarbejderne til løngruppen. Afdeling, bærer og formål På den enkelte løngruppe kan der indtastes en afdelingskode i feltet Afdeling. Denne afdelingskode overføres automatisk til nye lønlinjer, der angives på løngruppen. Som oftest ønskes den enkelte medarbejders afdelingskode anvendt ved bogføring, hvorfor feltet er blankt. På løngruppen kan der indtastes en bærer i feltet Bærer. Denne kode overføres automatisk til nye lønlinjer, der angives på løngruppen. Eftersom den enkelte medarbejders bærer ønskes anvendt ved opdatering af lønkørslen, vil feltet Bærer på løngruppen meget ofte være blankt. På løngruppen kan der indtastes et Formål. Denne kode overføres automatisk til nye lønlinjer, der angives på løngruppen. Som oftest ønskes den enkelte medarbejders evt. formål anvendt, hvorfor feltet på løngruppen vil være blankt. Såfremt der er angivet dimensioner (afdeling, bærer og formål) på medarbejderen, men ikke på lønlinjer eller løngruppens linjer, vil medarbejderens dimensioner blive anvendt ved opdatering. Såfremt der er angivet dimensioner på lønlinjer eller løngruppens linjer, vil disse blive anvendt ved opdatering (bogføring). 17

18 Spærret Hvis der markeres i feltet at løngruppen skal være spærret, er det ikke muligt at komme ind på Lønlinjer på den pågældende løngruppe, og evt. linjer på gruppen kan ikke rettes i. Fra og til Felterne Fra og Til bruges til at fortælle fra og til hvilken dato medarbejderen skal være tilknyttet den pågældende løngruppe. Såfremt der ikke er behov for en startdato, kan feltet med fordel efterlades blank. Funktioner under Løngrupper Filter Ved hjælp af knappen Filter kan der filtreres, således at man til højre i skærmbilledet enten ser alle de til løngruppen knyttede medarbejdere eller alle oprettede medarbejdere. Indsæt Menuen Indsæt anvendes til at knytte medarbejdere til løngruppen. Vær opmærksom på, at det via Løn/Kartotek/Grupper ligeledes er muligt at se alle løngrupper, samt at knytte den aktuelle medarbejder til disse. Slet Ved at aktivere menupunktet slet, vil løngruppen man står på, blive slettet. Lønlinjer Ved at aktivere menupunktet Lønlinjer, kan der tilføjes lønlinjer på den aktuelle løngruppe. Dato-feltet anvendes til styring af, hvornår lønlinjen ønskes aktiveret. Efterlades feltet tomt, vil lønlinjen indgå i den førstkommende lønkørsel, og vil blive medtaget hver gang, indtil der enten angives en slutdato på lønlinjen eller lønlinjen slettes. Vigtigt! Såfremt der er tale om en lønlinje, som kun skal indgå i en bestemt lønkørsel, skal den samme dato angives i felterne Dato og Slutdato. Desuden skal der angives et interval på 1 dag i Pr.-felterne. Eksempel på interval Udbetales ferietillægget fortsat som ét samlet beløb sammen med f.eks. maj lønnen, kan der med fordel oprettes en lønlinje med et interval på en løngruppe. I Dato-feltet angives datoen 31/05-xx. I Lønart-feltet angives lønart 5291, Udbetaling af ferietillæg. I Pr.-felterne angives et interval på 12 måneder. Samme funktion kan med fordel anvendes til periodiske opkrævninger, såsom kvartalsvis træk til fagforeninger eller lignende. 18

19 Opgaver Opgave 1: Oprettelse og tilpasning af løngrupper Når kommafilen med stamdata er indlæst, er der oftest indlæst en lang række løngrupper, som ikke er relevante i den aktuelle virksomhed. De løngrupper der ikke er relevante skal slettes og der skal tilføjet evt. manglende løngrupper der skal benyttes af virksomheden. Vi ved følgende om virksomheden: Løngruppe timelønnede Der skal beregnes ATP ATP t ATP f Løngruppe funktionærer Alle optjener feriepenge Feriepenge Feriepenge De beskattede feriepenge forbliver i virksomheden Ferieafr Der skal beregnes feriedage på alle medarbejdere Feriedg Feriedg Der skal beregnes og udbetales ferietillæg på funktionærer Ferietillæg Der er en frokostordning for alle medarbejdere Frokost t Frokost f Der er en gavekasse for alle medarbejdere Gave t Gave f Nettolønnen skal overføres til medarbejderens konto Overførsel Overførsel De timelønnede har en aftale med Industriens Pension PensIP Funktionærer har en kapitalpensionsaftale med PFA PensPFA Alle medarbejdere er med i personaleforeningen Person t Person f Alle medarbejdere opspare til fritvalgskonto FritvKo FritvKo Desuden skal der være løngrupper til gruppering af både timelønnede og funktionærer Timeløn Funktionær Slet derfor de løngrupper, der ikke er relevante. Dvs. andre løngrupper end dem der er nævnt ovenfor. Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper Slet grupper med Alt+F9 Tilføj løngruppen Kunstforening. Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper Tilføj grupper med F2 19

20 Opgave 2: Oprettelse og tilpasning af lønlinjer Lønlinjerne på de blivende løngrupper skal nu tilpasses, og samtidig skal der oprettes lønlinjer på løngrupperne vedr. kunstforening. Løngruppe Lønart Sats Beløb ATP f ATP, medarbejder, Normaltimer ATP t Ferieafr Feriedage Ferietill ATP, medarbejder, Timer Afregning feriepenge Opsparede feriedage Dage/mdr. Beregnet ferietillæg. Frokost f Frokost t Gave f Gave t Udbetaling af ferietillæg (udbetaling sker hvert år d. 30. juni). Frokost (beløbet er pr. måned) Gavekasse (beløbet er pr. måned) Kunstforen Kunstforening 75 Overførsel PensIP Fritvaf FritvKo Overført til konto Industriens pension, medarb. Industriens pension, arb.g. FritvalgsKonto afregning FritvalgsKonto 4 % 8 % Opgave 3: Oprettelse af løngrupper til finanskontering For at kunne anvende den udvidede kontering, skal der oprettes to ekstra løngrupper. Det drejer sig om følgende løngrupper: _FinAdm (Der anvendes i forbindelse med finanskontering for administrationen) _FinSalg (Der anvendes i forbindelse med finanskontering for salgsafdelingen) 20

21 6. Lønperioder Formål Formålet med denne lektion er, at give deltagerne et indblik i: Sammenhængen mellem lønperioder og lønterminer Sammenhængen mellem lønperioder og lønopsætningen Lønperiodernes betydning for medarbejdersaldi Emner Oprettelse og anvendelsen af lønperioder Opsætning lønperioder Lønperioderne indgår i standard lønopsætningen, hvorfor de forskellige lønperioder indlæses sammen med lønopsætningen via Løn/Tilpasning/Beregning/Import. De forskellige lønperioder er med andre ord navngivet på forhånd og bør ikke ændres, da disse anvendes på diverse tælleværker i standard lønopsætningen. Såfremt der er behov for oprettelse af f.eks. en 4-ugers periode, kan denne frit tilføjes. Som standard leveres Microsoft Dynamics C5 Løn med følgende lønperioder: Dag Ferie Fridage Kalender Kvartal Måneder Total Uge Uge2 (14-dage) 21

22 Datointervaller på lønperioder Den egentlige opsætning i forbindelse med lønperioder består derfor kun i angivelse af datointervaller på de pågældende lønperioder. Dette gøres via Løn/Tilpasning/Opsætning/Perioder, hvor der som minimum skal angives datointervaller på følgende perioder: Ferie Fridage Kalender Total Kvartal Derudover angives der datointervaller på de lønperioder, der er relevante for den aktuelle virksomhed - f.eks.: Måneder Uge2 Tilføj datointervaller på lønperioder Datointervallerne tilføjes hurtigst ved at aktivere menupunktet Opret under Løn/Tilpasning/Opsætning/Perioder, hvorefter der promptes for følgende felter: Fra-dato Til-dato Periodelængde Angiv en startdato for perioden. Er der f.eks. tale om perioden Kalender, vil datoen være 01/01-xx. Angiv en slutdato for perioden. Det kan med fordel være en dato adskillige år frem i tiden. Er der tale om perioden Kalender, vil datoen være 31/12-xx. Angiv længden på den enkelte periode enten i dage eller måneder. I den forbindelse skal der i første felt angives antal enheder og i andet felt enhedstypen, dage eller måneder. Er der tale om perioden Kalender, sættes periodelængden til 12 måneder. Periodelængde på lønperioder I forbindelse med standard lønopsætningen skal periodelængden være følgende: Dag 1 dag (oprettes kun ved behov) Ferie 12 måneder Fridage 12 måneder Kalender 12 måneder Kvartal 3 måneder Måneder 1 måned (oprettes kun ved behov) Total f.eks. 250 måneder Uge 7 dage (oprettes kun ved behov) Uge2 14 dage (oprettes kun ved behov) 22

23 Opgaver Opgave 1: Opret datointervaller på lønperioder For at kunne håndtere både feriefridage og ferie, samt lønudbetaling for både 14-dags lønnede og månedslønnede, skal der oprettes datointervaller på følgende lønperioder. Vælg Løn/Tilpasning/Opsætning/Perioder Vælg menupunktet Opret Benyt nedenstående fra-datoer og til-datoen 31/ Fra dato Total periode for lønmodulet 1/ Kalenderåret 1/ Kvartalet 1/ Ferieåret 1/ Fridage 1/ Måneder 1/ Uge2 (14 dags perioder) 26/

24 7. Kalendere Formål Formålet med denne lektion er, at lære kursisterne: Kalenderens betydning, når det gælder beregning af ATP efter normaltimer Oprettelse og vedligeholdelse af kalendere Emner Oprettelse og vedligeholdelse af kalendere Oprettelse og vedligeholdelse Selve oprettelsen og vedligeholdelsen af kalendere foregår via Generelt/Kartotek/Kalender. Som standard leveres systemet med følgende kalendere: Standard Administration Produktion Disse kan frit anvendes og hvis behovet opstår, kan der oprettes yderligere kalendere. Det primære formål med kalenderne er at få beregnet medarbejderens normaltimer indenfor en given lønperiode, idet det beregnede timetal anvendes til beregning af ATP for funktionærer. Dette betyder også, at der skal oprettes kalendere, såfremt virksomheden beskæftiger funktionærer på deltid, eftersom disse ikke nødvendigvis skal betale fuldt ATP-bidrag. 24

25 Opgaver Opgave 1: Opret kalendere For at kunne beregne ATP for funktionærer, der arbejder fuld tid og på deltid, skal følgende foretages: Vælg Generelt/Kartotek/Kalender Opbyg kalenderen med følgende antal timer for kalenderen Standard: Mandag 7,4 Tirsdag 7,4 Onsdag 7,4 Torsdag 7,4 Fredag 7,4 Opret kalenderen Deltid, opbyg kalenderen med følgende antal timer: Mandag 5 Tirsdag 5 Onsdag 5 Torsdag 5 Fredag 4 25

26 8. Lønkladder Formål Formålet med denne lektion er, at give kursisterne: Kendskab til navngivning og oprettelse af lønkladder Kendskab til indtastning i lønkladder Indblik i mulighederne for indtastning af variable lønlinjer på forskellige medarbejdere ét og samme sted. Emner Oprettelse, navngivning og brug af lønkladder. Oprettelse af lønkladder Under Løn/Tilpasning/Kladder oprettes lønkladder med F2. Lønkladderne der oprettes her, kan anvendes via Løn/Dagligt, hvorfra man på løngrupper eller på den/de enkelte medarbejder indtaster lønlinjer. NB! Hvis der er flere samtidige brugere i C5 der skal arbejde med lønkladder, bør hver bruger have sin egen kladde. I skærmbilledet der vises når Løn/Dagligt vælges, kan det ses hvilke kladder der er i brug og af hvem. Indtastning i lønkladder Når lønkladderne er oprettet, kan disse anvendes ved at vælge Løn/Dagligt, hvor der på løngrupper og/eller den enkelte medarbejder kan indtastes lønlinjer. Disse lønlinjer vil blive bogført på henholdsvis medarbejderens lønlinjer og/eller løngruppens lønlinjer. Lønlinjerne vil herefter danne grundlag for den efterfølgende lønberegning. Ved indtastning i en lønkladde er det muligt at angive Type M eller G. Det er således typeangivelsen, som er afgørende for om lønlinjen bogføres på en medarbejder eller en løngruppe. Vigtigt! Lønlinjer der indtastes på medarbejdere i en lønkladde og efterfølgende bogføres, opfattes automatisk som engangslinjer, dvs. der står Ja i Slet-feltet. Det betyder også, at de automatisk slettes efter opdatering af lønberegningen. Lønlinjer på løngrupper slettes derimod aldrig. Afdeling, Bærer og Formål I felterne Afdeling, Bærer og Formål bliver den aktuelle medarbejderes afdeling, bærer og formål automatisk forslået. Indholdet kan til enhver tid ændres eller slettes. Er lønlinjen registreret på en løngruppe, hvor der ikke er angivet noget i afdeling, bærer og formål, vil disse automatisk blive hentet fra den enkelte medarbejder i forbindelse med lønkørslen. Er der ikke angivet Afdeling, Bærer og Formål på medarbejderen eller løngruppen, kan der til enhver tid angives en værdi i felterne på linjen, som videreføres når lønberegningen opdateres. 26