ÅRSAFSLUTNING XAL LØN

Transkript

1 Copyright 2008 Microsoft Corporation. All Rights Reserved. Vedbæk, november 2008 Microsoft XAL TM LØN version 3.1 SP3 og 3.5 SP5 Opdateringsvejledning Årsafslutning 2008 Version 1.0

2 Indhold Forord Indarbejdelse af applikationsændringer Ændringer til applikationen Kopiering af DIS-lag Kopiering af ny labelfil til version 3.5 SP USR-lag / DIS-lag Multioversættelse af applikationen Opdatering af lønopsætningen Backup af lønopsætningen Check af lønarter, tælleværker mv Ændring af nummer ved evt. konflikter Import af den nye lønopsætning Tilføj lønarten 2451, IP Pension af Fritvalgskonto til lønsedlen Tilpasning af lønopsætningen Tilpasning af lønart Tilpasning af tælleværker Check af lønmodulet Indlæs nye løngrupper Knyt medarbejderne til de nye løngrupper Rettelse til systemparameteret Fritvalg Beskæftigelseskode 09 ny til udenlandske eksportchauffører Benyt det eskattekort, der er gyldig på udbetalingsdagen Barselsudlignings ordning År til dato tal på bundlinjerne på lønsedlen følger udbetalingsdato Arbejdsstedskode til DA/DS statistik og eindkomst Årskørsel Udskriv feriekort, afstemningsliste mv Kontroller saldi Manuel indtastning af evt. sygeferiepenge Evt. udskrift af afstemningslisten Årskørsel for timelønnede medarbejdere Klargøring af lønmodulet til år Rekvirer eskattekort Indlæsning af eskattekort Nye satser på ATP Vedligeholdelse af perioder Kørselsgodtgørelse, rejsegodtgørelse mv Evt. vedligeholdelse af regnskabsår Vedligeholdelse af kalender Klargøring af fraværsstatistik Klargøring af DA/DS statistik Bilag 1: Systemparametre til feriekort og eindkomst Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 2 af 43

3 Forord Så er det endnu engang tid til at tænke på årsafslutningen. For første gang skal der ikke indberettes S74 til SKAT. Men der plejer jo at komme en opdatering til årsafslutning, så hvorfor ikke benytte denne tid på året til at udsende nyheder og ændringer til lønmodulet. Det vil også være nu der er sidste chance for at rette på de saldi der er indberettet til eindkomst. I skrivende stund er der desværre ikke det bedste afstemnings muligheder på SKATs hjemmeside, men det er lovet fra SKAT, at der vil komme mulighed for blandt andet eksport til Excel af de oplysninger SKAT har. Den største ændring ved ikke at indberette S74, men løbende at indberette til eindkomst, er nok det faktum, at vores mulighed for at rette noget i næste lønperiode er indsnævret en del. Det drejer sig om: Indberetninger med felt 68 kode må ikke være negative. Dette kunne være en medarbejder der har fået sygedagpenge, men skulle have haft sygeløn. Indberetning af negativ AM-bidragspligtig indkomst (felt 13) Løsningen er at annullere lønberegningen og derved danne fil til eindkomst. For så at lave en ny lønberegning på den eller de medarbejdere, der er annulleret. Med andre ord, det er ikke længere muligt at rette i næste lønberegning, hvis der er en kode 68, eller hvis AM-bidragspligtig indkomst ender med at blive negativ. Retter man i fx A- Skat, må denne aldrig samlet blive negativ for året. Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 3 af 43

4 1. Indarbejdelse af applikationsændringer Der er udarbejdet en række ændringer til applikationen, men også til opsætningen. De forskellige ændringer vil efterfølgende blive gennemgået. 1.1 Ændringer til applikationen - Det vil for fremtiden være disponibel dato, der styrer, hvilket eskattekort der skal benyttes. Kun XAL 3.5 SP5 - Kvitteringslisten ved dannelse af fil til eindkomst er udvidet med AM-bidragsfri indkomst. - Flere værdier at vælge i mellem for lønarter, der skal have kode 68 værdi på. - Kun de fraværstyper som har en DA-kode på vil komme med i fraværsstatistikken, når man danner en DA/DS fraværsstatistik. - Tælleværk 6010 rettet så lønart 1802 ikke kommer med to gange. - Ny beskæftigelseskode 09 til udenlandske eksportchauffører. - Ved bestilling af eskattekort kommer standard medarbejder ikke med i filen til SKAT. Kun XAL version 3.5 SP5 - Ny lønart så pension af fritvalgskonto kommer med i A-indkomsten - Rettelser til eindkomst så samme medarbejder kan have flere kode 68 værdier. Såfremt der ikke er nogen AM-bidragspligtig løn, så kommer felt 13 ikke ud. R (rettelses markeringen) i record 5000 kommer nu kun med de linjer, der er rettelser på. Det vil sige at der kan forekomme flere record 5000 på samme person. CVR nummeret i record 6000 hentes nu fra firmakartoteket. - Rettelse til DA/DS statistik IL type 24 og 29 - Feriepenge af fritvalgskonto er med i løn kørslen Ovf. Ferie. - Systemsats 3005 Frikort rest vil få værdien 0,00 når SKAT meddeler at frikortet er opbrugt. - Samlet indbetalt ATP pr. medarbejder, må ikke overstige kr ,- i Beregning af bidrag til DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond, samt en kontokode til overførsel af bidraget via PBS. - Medarbejdere med en ansættelsesdato midt i lønperioden, manglede i eindkomstfilen, dette er rettet. 1.2 Kopiering af DIS-lag De ovennævnte ændringer til applikationen leveres som et DIS-lag til både version 3.1 og 3.5 SP5. Det i sig selv gør det jo betydeligt lettere at indarbejde ændringerne til applikationen, idet filen blot skal kopieres ind i folderen med de øvrige programfiler. Dette gøres på følgende måde: Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 4 af 43

5 1. Afslut Microsoft XAL 2. Aktiver f.eks. Stifinder 3. Kopier DIS-laget ind i folderen med de øvrige lag 4. Navnet på filen med DIS-laget er c_util.dis 5. Der svares Ja til at overskrive et evt. allerede eksisterende DIS-lag NB! Der gøres opmærksom på, at der til Microsoft XAL er udarbejdet to DIS-lag: et DIS-lag til Microsoft XAL version 3.1 SP3 et DIS-lag til Microsoft XAL version 3.5 SP5 1.3 Kopiering af ny labelfil til version 3.5 SP5 Årsafslutning 2008 inkluderer ligeledes en labelfil, der omfatter diverse tekster, der er anvendt i Microsoft XAL herunder nye systemnavne i forbindelse med systemparametrene. Den nye labelfil implementeres på følgende måde: 1. Afslut Microsoft XAL 2. Aktiver f.eks. Stifinder 3. Slet filen c_sysali.dk 4. Kopier den nye labelfil ind i biblioteket hvor de øvrige labelfiler forefindes 5. Navnet på labelfilen er c_sysald.dk 6. Der svares Ja til at overskrive den eksisterende fil Når Microsoft XAL aktiveres første gang, genereres der automatisk en ny indexfil (c_sysali.dk). 1.4 USR-lag / DIS-lag Efter at filen med DIS-laget er kopieret til folderen med programfilerne, kontrolleres det, at der ikke ligger elementer i USR-laget, som spærrer for ændringerne i DISlaget. Det er vigtigt, at der ikke ligger USR-udgaver af de forskellige elementer, der leveres i DIS-laget, idet USR-elementer vil blive aktiveret i stedet for de ændrede elementer i DIS-laget, hvilket i sidste ende betyder at DIS-elementerne aldrig bliver aktiveret. Der foretages derfor en vurdering af hvert enkelt element, der for det første vedrører lønmodulet (navnet på disse begynder med Pay ) og samtidig ligger i USR-laget. NB! Der gøres opmærksom på, at DIS-laget omfatter alle lønelementer, der er blevet ændret siden frigivelsen af den pågældende version. Det betyder også, at de samme ændringer kan forekomme i både SYP-laget og DIS-laget. Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 5 af 43

6 I forbindelse med årsafslutningen 2008 er der ændringer til følgende elementer: Rapport: PayIncomList PayTaxFormReadin (kun XAL 3.5) Kontroller om der findes en brugertilrettet udgave (USR) af de ovenstående rapporter under Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu/REP/List Skærmbillede: PayCalculate (kun XAL 3.5) Kontroller om der findes en brugertilrettet udgave (USR) af det ovenstående skærmbillede under Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu/FRM/List XAL-kørsel: PayUpdateEIncome PayCalculate (kun XAL 3.5) Kontroller om der findes en brugertilrettet udgave (USR) af ovenstående XAL-kørsel under Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu/XAL/List Macro er: ApplVersion PAY PAYAUTOMERGECALCULATE SPECIFICATION (kun XAL 3.5) Kontroller om der findes en brugertilrettet udgave (USR) af de ovenstående macro er under Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu/MAC/List Queries: PAY2DA (Kun XAL 3.5) PayEIncome Kontroller om der findes en brugertilrettet udgave (USR) af de ovenstående query under Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu/QTX/List NB! Såfremt der er den mindste tvivl med hensyn til om f.eks. en rapport er ændret af Microsoft Business Solutions ApS eller ligeledes omfatter egne ændringer, der ønskes bevaret, anbefales det at kontakte forhandleren/partneren, der hurtigt kan afklare dette spørgsmål. Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 6 af 43

7 1.4.1 Flytning af brugertilpasning til elementer i DIS-laget Såfremt der er skærmbilleder, rapporter mv. som også findes som brugertilpassede (USR) skærmbilleder, rapporter mv., skal brugertilpasningen flyttes ind i de samme elementer i DIS-laget, der så bliver til nye brugertilpassede elementer i USR-laget. For yderligere oplysninger henvises der til forhandleren/partneren Eksport og sletning af elementer, der blot spærrer Når der foreligger et overblik over de elementer i USR-laget, der blot spærrer for de samme elementer i DIS-laget (dvs. ikke er forskellige fra), slettes de aktuelle USRelementer. Før sletningen anbefales det imidlertid at eksportere USR-udgaven af disse elementer for en sikkerheds skyld. Eksporten foregår på følgende måde: 1. Gå til Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu 2. Placer markøren i den relevante kolonne: REP såfremt der er tale om en rapport FRM såfremt der er tale om et skærmbillede XAL såfremt der er tale om en XAL-kørsel MAC såfremt der er tale om en macro QTX såfremt der er tale om en query 3. Flyt markøren ned til linjen Eksport 4. Tryk Enter 5. Vælg Eksport 6. Vælg den aktuelle rapport/skærmbillede/kørsel/ macro /query 7. Angiv en stiangivelse samt et filnavn (det kunne f.eks. være a:\kopi2008, såfremt ændringerne ønskes gemt på en diskette) 8. Tryk Enter for godkendelse 9. Kontroller at elementet er eksporteret, f.eks. ved at aktivere Stifinder. Det aktuelle element kan nu slettes på følgende måde: 1. Gå til Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu 2. Placer markøren i den relevante kolonne: REP såfremt der er tale om en rapport FRM såfremt der er tale om et skærmbillede XAL såfremt der er tale om en XAL-kørsel MAC såfremt der er tale om en macro Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 7 af 43

8 QTX såfremt der er tale om en query 3. Flyt markøren ned til linjen Slet 4. Tryk Enter 5. Vælg den aktuelle rapport/skærmbillede/kørsel /macro/query 6. For en sikkerheds skyld promptes der for om elementet nu også ønskes slettet. Såfremt der ingen tvivl er, svares der Ja. Elementet er nu slettet. 1.5 Multioversættelse af applikationen Efter at have kopieret DIS-laget til folderen med programfilerne anbefales det at foretage en multioversættelse af applikationen. Start Microsoft XAL i Console-versionen Udviklingskonsol versionen kan startes ved at finde filen CXALW32C.EXE (eller DXALW32C.EXE for SQL) findes i XAL folderen i stifinderen og startes ved at dobbeltklikke på den. Multioversættelsen foregår på følgende måde: 1. Gå til Generelt/Tilpasning/Vedligeholdelse/Multi/Oversæt 2. Udfyld følgende felter: Database, Tabeltriggere, Funktioner, Trigger, Form, XAL, Query, Report, Brugerformler: I feltet Incl. angives. (punktum) c_util: I feltet vælges Alle Kun fejl i logfil: Nej Oversigt over fejl: Nej NB! Hvis man efterfølgende ønsker at åbne logfilen med XAL-editoren anbefales det at vælge ja til Kun fejl i logfil, idet logfilen ellers ofte vil blive større end de 64K som XAL-editoren er begrænset til kunne arbejde med. Oprydning pr.: Feltet står som standard til 0, hvilket er i orden Debuginformation Nej Logfil I feltet angives stiangivelse og filnavn (f.eks. c:\log.fil) Kommentar Feltet udfyldes automatisk med versionsnummer, dato og klokkeslæt, hvilket er i orden, idet teksten udelukkende stemples som en oplysning i logfilen. Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 8 af 43

9 3. Efter at have udfyldt diverse felter godkendes indtastningerne med F3. 4. Når multioversættelsen er overstået, kontrolleres logfilen ved at åbne f.eks. Stifinder 5. Find logfilen og åbn denne 6. Kontroller om der meldes om fejl på enkelte elementer 7. Såfremt dette er tilfældet skal de pågældende elementer efterfølgende tilpasses, så disse kan oversættes uden fejl. Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 9 af 43

10 2. Opdatering af lønopsætningen NB! Afslut Consol-versionen af XAL, og tilpas lønopsætningen i Windows-versionen. For at få implementeret diverse ændringer og nyheder i lønopsætningen skal der foretages en tilpasning af lønopsætningen. De forskellige steps i forbindelse med tilpasningen af lønopsætning vil herefter blive gennemgået: 2.1 Backup af lønopsætningen For at sikre at det altid er muligt at komme tilbage til lønopsætningen, som den så ud inden opdateringen, anbefales det at tage en backup af lønopsætningen. Dette gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Eksport 2. I feltet Filnavn indtastes stiangivelse og filnavn (f.eks. c:\lon.kom) 3. I feltet Kontering angives det med Ja (flueben) eller Nej (boksen forbliver blank), om konteringen på lønarter og tælleværker ligeledes ønskes eksporteret 4. Efter godkendelse af de indtastede værdier, eksporteres den aktuelle lønopsætning. NB! Såfremt der skal ske en opdatering af lønopsætningen i flere regnskaber, anbefales det at anvende forskellige filnavne, så en allerede eksporteret lønopsætning ikke overskrives af lønopsætningen fra et andet regnskab. 2.2 Check af lønarter, tælleværker mv. Eftersom der indlæses nye lønarter, tælleværker og satskode, skal den eksisterende lønopsætning kontrolleres for evt. konflikter. Nedenstående er en liste over de nye lønarter, tælleværker og satskode, der er i minifilen, og det skal derfor kontrolleres, hvorvidt der i den eksisterende lønopsætning allerede findes lønarter, tælleværker eller satskode med nedenstående numre. Såfremt en eller flere lønarter eller tælleværker findes i forvejen, så se afsnit Ændring af nummer ved evt. konflikter for yderligere oplysninger om ændring af nummeret på disse. Når nedenstående liste er kontrolleret, og der ikke er nogen konflikter, indlæses lønarterne, tælleværkerne og satskoderne enten som beskrevet under afsnit Import af den nye lønopsætning, Der er ingen automatisk opdatering denne gang da det er meget begrænset, hvad der er af rettelser til eksisterende tælleværker.. Nye lønarter: 2451 IP Pension af Fritvalgskonto 8111 Uddannelsesfond Fastløn 8112 Uddannelsesfond Timeløn Nye tælleværker: 2005 ATP, max bidrag 2451 IP Pension af Fritvalgskonto 5807 Fradrag i ferieberettiget løn Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 10 af 43

11 8111 DA/LO Oplysnings-og uddannelse Ny Satskode: 2023 ATP max bidrag 2.3 Ændring af nummer ved evt. konflikter Såfremt der skulle være evt. konflikter, ryddes disse af vejen først. Dette gøres ved at ændre nummer på f.eks. lønarten, der allerede forefindes i den eksisterende lønopsætning. Det anbefales i den forbindelse at anvende et femcifret nummer for at undgå konflikter med standard lønopsætningen. NB! Der gøres opmærksom på, at ændringen kan tage lidt tid, såfremt det f.eks. er en ofte anvendt lønart eller tælleværk. Lønarter ændres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Ændre nummer/lønart 2. Angiv følgende oplysninger: - det eksisterende nummer - det nye nummer og skriv teksten Ændre 3. Herefter godkendes indtastningerne Tælleværker ændres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Ændre nummer/tælleværk 2. Angiv følgende oplysninger: - det eksisterende nummer - det nye nummer og skriv teksten Ændre 3. Herefter godkendes indtastningerne Satskoder ændres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Ændre nummer/satskode 2. Angiv følgende oplysninger: - det eksisterende nummer - det nye nummer og skriv teksten Ændre Herefter godkendes indtastningerne Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 11 af 43

12 2.4 Import af den nye lønopsætning Den aktuelle lønopsætning er nu klar til at blive udvidet med nye lønarter, tælleværker og satskoder. Dette gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Import 2. Efter aktivering af menupunktet fremkommer stifinderen, og der skiftes til folderen, hvori minifilen er gemt. Dobbeltklik på filen: - XALYearEnd.kom Tilføj I feltet svares Ja til at tilføje ikke-eksisterende lønarter, tælleværker, og satskoder 3. Efter godkendelse af de indtastede værdier, importeres de nye lønarter, tælleværker og satskoder 4. Når importen er afsluttet, kan der udskrives en kvittering over de importerede lønarter, tælleværker og satskoder til enten printer, skærm, spoolfil eller tekstfil 5. Kontroller at de lønarter, tælleværker og satskoder, der ikke eksisterede på forhånd, er blevet indlæst. 2.5 Tilføj lønarten 2451, IP Pension af Fritvalgskonto til lønsedlen For fremover at få udskrevet den nye lønart vedr. IndustriensPension af Fritvalgskonto på lønsedlerne skal denne lønart tilføjes på lønsedlerne. Det gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Opsætning/Lønsedler 2. Skift til lønsedlen Timelønnet 3. Tilføj følgende nye lønart: IP Pension af Fritvalgskonto Såfremt lønarten også benyttes til funktionærer skal den også tilføjes denne. 4. Skift til lønsedlen Funktionær Tilføj følgende nye lønart: IP Pension af Fritvalgskonto 2.6 Tilpasning af lønopsætningen Efter at have indlæst minifilen skal der foretages en opdatering af lønopsætningen. Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 12 af 43

13 2.7 Tilpasning af lønart Tilpasningen af lønarter foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning/Lønarter 2. Find lønart 8001, ATP, arbejdsgiver 3. Placer markøren i feltet Fra type Tælleværk Fra og ændre tælleværket 2001 til tælleværk Hvis feltet ikke vises er det fordi simpel visning er slået til, dette ændres ved at trykke på knappen Simpel/avanceret. Lønarten skal se ud som følgende: 2.8 Tilpasning af tælleværker I forbindelse med tilpasningen af tælleværkerne er der under dette punkt i mange tilfælde tilføjet en tabel for at illustrere ændringen på tælleværkernes beregningslinjer. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at der i feltet F(ør ansættelse) enten er angivet, eller at feltet er blankt. Værdien svarer til Ja og blank til Nej. Tilpasningen af tælleværker foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning/Tælleværker Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 13 af 43

14 2. Find tælleværk 2008, ATP-bidrag af løntimer 3. Placer markøren på 1. beregningslinje og ænder fra 2001, til fra 2005, så tælleværket ser ud som følgende: 4. Find tælleværk 3011, A-Skattepligtig indkomst 5. Placer markøren på 3. beregningslinje og ret fra lønart så der står 2006, dernæst placer markøren på 4. Beregningslinje og opret en ny beregningslinje benyt F2, og tilføj tælleværk fra Så tælleværket ser ud som følgende: 6. Find tælleværk 5151, Optjente feriepenge 7. Placer markøren på 6. beregningslinje og opret en ny beregningslinje benyt F2, og tilføj lønart fra 5873, så tælleværket ser ud som følgende: 8. Find tælleværk 5811, Fritvalg berettigende løn 9. Placer markøren på 6. beregningslinje og opret en ny beregningslinje benyt F2, og tilføj lønart fra 5806 til Samt flytte 0,00 i minimum fra 5. beregningslinje til 6. beregningsline. Så tælleværket ser ud som følgende: Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 14 af 43

15 10. Find tælleværk 6010, Periodens løntimer 11. Placer markøren på 4. beregningslinje og slet beregningslinje benyt Alt F9. Så tælleværket ser ud som følgende: 12. Find tælleværk 9111, Beløb efter A-Skat 13. Placer markøren på 4. beregningslinje og ret fra lønart så der står 2006, dernæst placer markøren på 5. Beregningslinje og opret en ny beregningslinje benyt F2, og tilføj tælleværk fra Så tælleværket ser ud som følgende: 14. Find tælleværk 9201, ATP 15. Placer markøren på 1. beregningslinje og ret fra tælleværk så der står Så tælleværket ser ud som følgende: Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 15 af 43

16 16. Find tælleværk 9804, Bruttoindkomst inc. pens ATP 17. Placer markøren på 2. beregningslinje og ret fra tælleværk så der står Så tælleværket ser ud som følgende: 2.9 Check af lønmodulet Efter at have opdateret den eksisterende lønopsætning med de nye lønarter, tælleværker, satskode og gennemløb, kan der med fordel foretages et check af lønmodulet. Checket kan både omfatte stamoplysningerne i diverse kartoteker og/eller posterne i lønmodulet. Checket foretages på følgende måde: 1. Gå til Generelt/Periodisk/Check database 2. Der vælges mellem, om resultatet af checket skal udskrives til printer, skærm, spoolfil eller tekstfil. 3. Efter godkendelse af valg af f.eks. printer, promptes der for følgende oplysninger: Periode: I felterne Fra og Til angives fra og til dato for perioden, der ønskes checket (f.eks. 01/01-xx til 31/12-xx). Den angivne periode er udelukkende interessant i forbindelse med et check af posterne. Check diskfil I feltet svares der Nej Fix diskfil I feltet svares der Nej Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 16 af 43

17 Løn Kartotek: Eftersom formålet med at køre et check af lønmodulet er, at konstatere evt. uhensigtsmæssigheder i lønopsætningen, svares der Ja til at checke kartotekerne. Løn Poster: Det anbefales at foretage et check af posteringerne genereret i lønmodulet for at konstatere evt. fejl i posteringerne. NB! Der gøres opmærksom på, at såfremt der svares Ja til at checke lønposterne, kan det tage lidt tid at afvikle checket. 4. Efter markering af Kartotek og evt. Poster godkendes indtastningerne, og checket foretages. 5. Der kvitteres med en liste, hvoraf evt. fejl i lønopsætningen og evt. posteringerne fremgår. 6. NB! Der gøres opmærksom på, at evt. fejl og uhensigtsmæssigheder i lønopsætningen selvfølgelig bør rettes. Det er ok at følgende tælleværker kommer på fejllisten: 1811 Mindsteløn, 3109 Frikort, nedskriv restsaldo, 5505 Neg. fradrag i ferieb.løn, 5506 Fradrag i ferieberettiget løn, 5507 Fradrag i ferieberettiget løn, og 5508 Ferieb.løn til Fritvalgsord. De har alle relation til Fritvalgskonto fase Indlæs nye løngrupper Ministamdatafilen indeholder to nye løngrupper. Opsætningen omfatter oplysninger om medarbejderens CPR-nummer, DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond bidrag mv. De to nye løngrupper er: - DAUdd f, DA-Uddannelsesfond funktionær På løngruppen er der angivet en lønlinje med lønart 8111, Uddannelsesfond Fastløn, der beregner DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond ud fra et fast beløb pr måned. Lønarten er som standard sat op til månedlig lønberegning, idet satsen på lønarten er sat til kr. 43,-. Er funktionærerne på deltid, skal lønlinjen enten tastes direkte på medarbejderen under Løn/Kartotek/Lønlinjer med et antal der svarer til det forholdsmæssige antal timer. (fuld tid er beregnet til 138,972 timer). Såfremt der fra og med den 1. januar 2009 skal beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond efter normaltimer, knyttes medarbejderne til denne løngruppe under Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper. NB! Husk at datostyre medlemskabet af løngruppen, så der ikke fejlagtigt beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond før 1. januar DAUdd t, DA-Uddannelsesfond timelønnede Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 17 af 43

18 På løngruppen er der angivet en lønlinje med lønart 8112, Uddannelsesfond Timeløn, der beregner DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond efter antal arbejdstimer i lønperioden. Såfremt der fra og med den 1. januar 2009 skal beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond efter arbejdstimer, knyttes de relevante medarbejdere til denne løngruppe under Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper. NB! Husk at datostyre medlemskabet af løngruppen, så der ikke fejlagtigt beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond før 1. januar For at lette arbejdet med oprettelsen af disse kontokoder og løngrupper, er der udarbejdet en ministamdatafil, der blot skal importeres. Dette gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Import stamdata 2. Efter aktivering af menupunktet fremkommer stifinderen, og dermed en mulighed for at søge efter ministamdatafilen. Navnet på ministamdatafilen er: XALPayYearEndSt.kom 3. Efter at have udpeget filen, fremkommer følgende prompt: Der vælges Tilføj ud for Løngrupper for at få tilføjet de to nye løngrupper. Godkend med OK. 4. Løngrupperne tilføjes herefter Knyt medarbejderne til de nye løngrupper Efter indlæsning af løngrupperne, skal de relevante medarbejdere knyttes til de nye løngrupper. Dette gøres på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Opsætning/Løngrupper 2. Placer markøren på den første af de nye løngrupper 3. Aktiver menupunktet Indsæt og afgræns f.eks. på medarbejdernummeret 4. Efter godkendelse af en evt. afgrænsning, vil de udvalgte medarbejdere blive knyttet til løngruppen. NB! Eftersom DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond først træder i kraft den 1. januar Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 18 af 43

19 2009, anbefales det at datostyre medlemskabet af de to løngrupper, så der ikke fejlagtigt beregnes DA/LO Oplysnings- og Uddannelsesfond før tid 2.12 Rettelse til systemparameteret Fritvalg Tælleværket vedr. fritvalgskonto som overføres til feriekortet, skal være netto fritvalgskonto som anført i bilag 1 systemparametre til feriekort og eindkomst. Gå til Løn/Tilpasning/Systemparametre find systemparameteret Fritvalg og ændre tælleværket til 5873 hvis feriepengene forbliver i huset, eller tælleværk 5874 hvis feriepenge sendes til Feriekonto Beskæftigelseskode 09 ny til udenlandske eksportchauffører Såfremt man har behov for denne nye beskæftigelseskode på medarbejderne, skal denne oprettes som frie felter for at kunne håndtere denne oplysning. Oprettelsen af dette nye frie felt vil efterfølgende blive gennemgået: Oprettelse af nye felter Selve oprettelsen af det nye felt foregår på følgende måde: 1. Gå til Generelt/Tilpasning/Udviklingsmenu/XAL/Kør 2. Find og aktiver kørslen PayUpdateEIncome 3. Herved oprettes feltet udenl.chf - Udenlandsk chauffør under de frie felter på fanen Felter under Løn/Kartotek Der markeres med X såfremt beskæftigelseskode 09 ønskes benyttet Benyt det eskattekort, der er gyldig på udbetalingsdagen Gælder kun XAL 3.5 På Satskode kartoteket er der kommet et nyt felt, så der kan styres om satskoden skal kikke på opgørelses dato eller disponibel dato ved lønberegningen. 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning/Satskoder 2. Find satskode 3001 Trækprocent 3. Sæt et flueben i feltet D, Benyt dispositionsdato på datostyringen 4. Find satskode 3002 Dagsfradrag 5. Sæt et flueben i feltet D, Benyt dispositionsdato på datostyringen 6. Find satskode 3003 Periodefradrag 7. Sæt et flueben i feltet D, Benyt dispositionsdato på datostyringen 8. Find satskode 3005 Frikort rest 9. Sæt et flueben i feltet D, Benyt dispositionsdato på datostyringen Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 19 af 43

20 2.15 Barselsudlignings ordning Bemærk at SKAT har ændret i kodeværdierne, så benytter man den lovbaserede barselsudlignings-ordning skal der indberettes kode 5 på satskode 8070 Barselsudligningsordning År til dato tal på bundlinjerne på lønsedlen følger udbetalingsdato Er der en lønperiode, der slutter i det gamle kalenderår, og udbetalingen er i det nye år, så har vi en udfordring med år til dato tallene på bundlinjerne. Dette er løst, så der nu er to typer sum, nemlig Sum-Disp.dato og Sum-Opg.dato Sum-Disp.dato tager udgangspunkt i udbetalingsdato, så fx AM-bidragspligtig indkomst følger skatteåret. Sum-Opg.dato erstatter den gamle Sum som følger perioden angivet på tælleværket Arbejdsstedskode til DA/DS statistik og eindkomst NB! Dette punkt kan springes over såfremt der allerede er angivet en arbejdsstedskode på alle medarbejdere, og man har husket at påføre et produktionenhedsnummer på arbejdsstedet, hvis man har flere arbejdssteder. I forbindelse med både lønstatistikken til Dansk Arbejdsgiverforening og eindkomst til SKAT, skal der angives en arbejdsstedskode på den enkelte medarbejder. (Danmarks Statistik har allerede oplysningen). Dette gøres på følgende måde: Oprettelse af arbejdsstedskoder NB! Der gøres opmærksom på, at såfremt der kun er et arbejdssted, skal DA/DS koden for arbejdsstedet være = 1 Selve arbejdsstedskoderne oprettes på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/DA/DS statistik 2. Aktiver menupunktet Arbejdssteder 3. Udfyld de forskellige felter med følgende oplysninger: DA I feltet angives koden for det pågældende arbejdssted. Såfremt der er tale om kode nul, skal felterne blot være blanke Adresse 1, Adresse 2, Postnr./By I felterne angives arbejdsstedets adresse Produktionenhedsnummer I feltet angives arbejdsstedets produktionenhedsnummer. Dette kan findes på NB! Såfremt der er tale om flere lokationer og der er tvivl om arbejdsstedskoderne, kan Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 20 af 43

21 disse oplyses af Danmarks Statistik. Hvert arbejdssted har hver sin produktionenhedsnummer! Indtastning af arbejdsstedskoden på den enkelte medarbejder Eftersom der er en kopieringsfunktion i Lønmodulet, der letter arbejdet med indtastningen af arbejdsstedskoden på de forskellige medarbejdere, anbefales det at angive arbejdsstedskoden på f.eks. den første timelønnede medarbejder og den første funktionær, eftersom dette gør det lettere at kopiere arbejdsstedskoden til de øvrige medarbejdere. NB! Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at såfremt der allerede eksisterer en arbejdsstedskode på en medarbejder, så vil denne ikke blive erstattet af den nye oplysning i forbindelse med kopieringen. Til gengæld vil den nye arbejdsstedskode blive tilføjet på den enkelte medarbejder, hvilket medfører to linjer med arbejdsstedskoder. Selve indtastningen foregår på denne måde: 1. Gå til Løn/Kartotek 2. Find f.eks. den timelønnede medarbejder eller funktionær, der har det laveste nummer 3. Aktiver menupunktet Opsætning og efterfølgende menupunktet DA/DS statistik 4. Skift til den nederste blok 5. Udfyld følgende felter: Fra I feltet angives datoen fra hvilken medarbejderen har været tilknyttet det aktuelle arbejdssted. Til I feltet angives evt. datoen til og med hvilken medarbejderen har været tilknyttet det aktuelle arbejdssted. DA I felterne angives DA koden for det aktuelle arbejdssted. Såfremt der er tale om kode nul, skal feltet blot forblive blank Arbejdssted I feltet vises Adresse 1 fra arbejdsstedet automatisk. Kopiering af arbejdsstedskoden til andre medarbejdere Eftersom der ofte er tale om den samme arbejdsstedskode for en lang række medarbejdere, kan denne oplysning med fordel kopieres fra den medarbejder, hvor arbejdsstedskoden allerede er angivet til de øvrige medarbejdere. Kopieringen foregår på denne måde: 1. Gå til Løn/Kartotek 2. Find den medarbejder, hvor arbejdsstedskoden allerede er inddateret 3. Aktiver menupunktet Opsætning og derefter DA/DS statistik Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 21 af 43

22 4. Aktiver menupunktet Kopiering. 5. Angiv evt. afgrænsninger. Det anbefales i den forbindelse at udfylde følgende felter: Nummer Nummeret på den aktuelle medarbejder overføres automatisk som afgrænsning, idet en kopiering selvfølgelig kun kan foregå fra den aktuelle medarbejder Medarbejder I felterne Medarbejder under kartoteket Medarbejder angives et interval af medarbejdere, hvortil den aktuelle type ønskes kopieret til. Husk i den forbindelse at afgrænse udenom den medarbejder, der kopieres fra. 6. Indtastningerne godkendes og efterfølgende promptes der for følgende oplysninger: Personoplysninger Ønskes der foretaget en kopiering af personoplysninger (Ja eller Nej) i dette tilfælde Nej Arbejdssteder Ønskes der foretaget en kopiering af arbejdssteder (Ja eller Nej) i dette tilfælde Ja Der promptes endvidere for angivelse af følgende: Fra (dato) I forbindelse med angivelse af oplysningerne om Fra-datoen kan der vælges mellem Samme (samme dato, som på medarbejderen, der kopieres fra), Ansættelse (ansættelsesdatoen, der hentes fra den enkelte medarbejder), Systemdato (systemets egen dato) eller Angivet (en angivet dato, der angives i det efterfølgende felt). I de fleste tilfælde sættes datoen til Ansættelse. Til (dato) I forbindelse med angivelse af oplysningerne om Til-datoen kan der vælges mellem Samme (samme dato, som på medarbejderen, der kopieres fra), Fratrædelse (fratrædelsesdatoen, der hentes fra den enkelte medarbejder), Systemdato (systemets egen dato) eller Angivet (en angivet dato, der angives i det efterfølgende felt). I de fleste tilfælde sættes datoen til Fratrædelse. 7. Der godkendes, hvorefter oplysningerne kopieres til de udvalgte medarbejdere. Gentag om nødvendigt kopierings proceduren, såfremt der er flere arbejdsstedskoder. Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 22 af 43

23 3. Årskørsel 3.1 Udskriv feriekort, afstemningsliste mv. Udskrivning af feriekort mv. kan sagtens vente til efter den første lønkørsel i år Fremgangsmåden er beskrevet i de følgende afsnit: 3.2 Kontroller saldi Kontroller saldoen for de beregnede feriedage på samtlige medarbejdere både funktionærer og timelønnede. Dette gøres hurtigst på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Saldi/Alle 2. I felterne Periode og Dato angives datoen 31/ Skift blok og find tælleværk 5101, Beregnede feriedage 4. Skift blok endnu engang og angiv eventuelle ændringer i kolonnen Manuel dato 5. Gå tilbage til blokken med tælleværker og find tælleværk 5105, Beregnede ferietimer NB! 6. Skift blok endnu engang og angiv eventuelle ændringer i kolonnen Manuel dato, så saldoen på de beregnede ferietimer svarer til antal feriedage på tælleværk 5101 x omregningsfaktoren på satskode 5611, Ferietimer, omregningsfaktor på medarbejderen under Løn/Kartotek. Der gøres opmærksom på, at punkt 5 og 6 kan springes over, såfremt ferie afholdes i dage. 3.3 Manuel indtastning af evt. sygeferiepenge Er der i løbet af året eller senest i forbindelse med årets sidste almindelige lønkørsel ikke inddateret oplysninger om evt. sygeferiepenge, kan dette stadig nås, idet disse oplysninger kan inddateres som manuelle saldi på tælleværk 5112 og Dette gøres hurtigst på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Saldi/Alle 2. I felterne Periode og Dato angives datoen 31/ Skift blok og find tælleværk 5112, Beregnede sygeferiepenge Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 23 af 43

24 4. Skift blok endnu engang og angiv eventuelle ændringer i kolonnen Manuel dato 5. Gå tilbage til blokken med tælleværker, find tælleværk 5119, Beregnede feriepenge i alt og angiv eventuelle ændringer i kolonnen Manuel dato Efterfølgende køres lønkørslen Afr. ferie for at få sygeferiepengene beskattet. NB! Skal der beregnes arbejdsmarkedspension af sygeferiepengene, skal sygeferiepengene med i den sidste lønkørsel i året. 3.4 Evt. udskrift af afstemningslisten Under Løn/Rapporter/Formularer kan der udskrives en afstemningsliste, som kan anvendes i forbindelse med afstemning af f.eks. AM-bidrag, A-skat mv. både ved årsafslutningen eller i løbet af året. Listen er opbygget så den kan udskrives på baggrund af enten opgørelses- eller dispositionsdato, samt med en mulighed for selv at angive forskellige tælleværker, der er interessante i forbindelse med afstemningen. Afstemningslisten udskrives på følgende måde: 1. Gå til Løn/Rapporter/Formularer/Afstemningsliste 2. Efter aktivering af menupunktet, kan der frit afgrænses på Medarbejdernummer, Afdeling, Termin mv. 3. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for følgende: Periode Fra/Til I felterne angives Fra- og Til-dato, f.eks. fra 01/01-08 til 31/12-08 Benyt dispositionsdato til afgrænsning Såfremt der svares Ja, tages der udgangspunkt i dispositionsdatoen, hvorimod der tages udgangspunkt i opgørelsesdatoen, såfremt der svares Nej Tælleværk 1, 2, 3. I felterne kan der frit indtastes numre på de tælleværker, der ønskes udskrevet på afstemningslisten, f.eks.: 9813 AM-bidragspligtig indkomst er indberettet til eindkomst i felt AM-fri indkomst er indberettet til eindkomst i felt A-skat i alt er indberettet til eindkomst i felt AM-bidrag i alt er indberettet til eindkomst i felt Værdi fri bil er indberettet til eindkomst i felt Svensk pension er indberettet til eindkomst i felt AM-bidrag af svensk pension er indberettet til eindkomst i felt B-indkomst incl. AM-bidrag er indberettet til eindkomst i felt B-indkomst excl. AM-bidrag er indberettet til eindkomst i felt 38 Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 24 af 43

25 9839 Hædersgaver er indberettet til eindkomst i felt ATP-bidrag der ligeledes omfatter det særlige ATP-tillæg af dagpenge. Værdien er indberettet til eindkomst i felt Skattefri rejse og befordring er indberettet til eindkomst i felt Værdi af fri telefon, er indberettet til eindkomst i felt Sødage er indberettet til eindkomst i felt Herefter godkendes der endnu engang, hvorefter udskriften påbegyndes 3.5 Årskørsel for timelønnede medarbejdere. Eftersom feriepengene løbende beskattes, kan der i forbindelse med årskørslen kun være tale om en beskatning af resterende SH-penge, såfremt disse ikke udbetales med årets sidste løn. Endvidere kan der være tale om evt. sygeferiepenge, der er inddateret som en manuel saldo efter at årets sidste almindelige lønberegning er opdateret. Såfremt disse løbende er inddateret via lønart 5112 Beregnede sygeferiepenge, er de automatisk blevet afregnet sammen med de beregnede feriepenge under den almindelige lønberegning, og skal derfor ikke afregnes særskilt. Fremgangsmåden i forbindelse med afregning af resterende SH-penge samt evt. manuelt inddaterede sygeferiepenge er som følger: NB! Er der hverken resterende feriepenge eller SH-penge til beskatning, skal der kun udskrives feriekort eller en indberetningsliste til FerieKonto. For yderligere oplysninger henvises der til følgende afsnit i denne vejledning: Udskrift af feriekort Udskrift af feriepengeoversigt Indberetning til FerieKonto Afregning af resterende SH-penge og sygeferiepenge NB! Skal skatten afregnes den 30/ , det vil sige man er Stor virksomhed set med SKAT s øjne, skal lønkørslen Afr.ferie være kørt inden den 30/ Er man i kategorien Små eller mellemstore virksomheder er afregnings datoen 17/ Og man kan dermed vente frem til senest den 17/ med at køre Afr.ferie. Der foretages nu en afregning af resterende SH-penge og evt. manuelt inddaterede sygeferiepenge på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Lønberegning 2. Afregningen foregår som en almindelig lønberegning, dog med nogle enkelte ændringer til følgende felter: Opgørelse I feltet angives datoen 31/ Disponibel Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 25 af 43

26 I feltet angives f.eks. datoen 31/ Bogføring I feltet angives datoen for bogføringen i Finans Lønkørsel I feltet angives Afr.ferie Tælleværk I feltet angives f.eks. tælleværk 5174 Afregnede feriepenge, Netto, 5175 FerieKontoafregnede feriepenge, Netto, 5373 Afregnede S/H, Netto eller 5374 FerieKontoafregnede S/H, Netto Lønseddel I feltet angives Ferie/S&H 3. Der foretages herefter en Udvælgelse af de medarbejdere for hvem, der skal afregnes sygeferiepenge og resterende SH-penge, som ved en almindelig lønkørsel 4. Selve afregningen sættes i gang ved at aktivere menupunktet Beregning 5. Efter beregningen kan der udskrives en Lønseddel til medarbejderne, samt en Bogføringsliste. 6. Opdateres afregningen som en almindelig lønkørsel ved at aktivere menupunktet Opdatering 7. Til sidst skal der dannes en fil til eindkomst Indberetning til FerieKonto Skal de afregnede feriepenge og evt. SH-penge overføres til FerieKonto, udskrives der enten en indberetningsliste eller der genereres en fil. NB! Der gøres opmærksom på, at indberetningen selvfølgelig først kan foregå efter at de resterende SH-penge og evt. manuelt inddaterede feriepenge er afregnet. Indberetningen foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Rapporter/Formularer/FerieKonto-liste 2. Eftersom der både er mulighed for at indsende oplysningerne til FerieKonto på en indberetningsliste og som en fil, promptes der for følgende oplysninger: Kvartal og år Indberetningsperioden i dette tilfælde 4. kvartal I felterne tastes derfor 4 og 2008 Feriedage I det første felt indtastes tælleværk 5165, FerieKontoafregnede feriedage I andet felt indtastes tælleværk 5163, Afregnede feriedage Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 26 af 43

27 Feriepenge Tælleværk 9221, FerieKonto Udskrift af feriekort Udskriv formular Foretages indberetningen via liste - Ja eller Nej Dan diskfil Foretages indberetningen via fil - Ja eller Nej Kundenummer Virksomhedens kundenummer hos FerieKonto Filnavn Stiangivelse samt filens navn Udskriften af feriekort foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Rapporter/Formularer/Feriekort timelønnede 2. Efter aktivering af menupunktet promptes der for følgende oplysninger: Optjeningsår Optjeningsår i dette tilfælde De angivne oplysninger godkendes, hvorefter udskriften påbegyndes. NB! Der gøres opmærksom på, at samme udskrift kan aktiveres under Løn/Kartotek/Funktioner/Fratrædelse/Feriekort timelønnede Udskrift af Feriepengeoversigt Sidst men ikke mindst kan der udskrives en Feriepengeoversigt, der viser de samlede beløb mht. feriepenge og S/H-penge, der er afregnet i løbet af året. Feriepengeoversigten kan udleveres til alle medarbejdere eller alle de medarbejdere, der ikke får udleveret et feriekort. Udskriften foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Rapporter/Formularer/Feriepengeoversigt 2. Efter aktivering af menupunktet, kan der frit afgrænses på Medarbejdernummer, Afdeling, Termin mv. 3. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for følgende oplysning: Optjeningsår Optjeningsåret er i dette tilfælde Der godkendes endnu en gang, hvorefter udskriften påbegyndes Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 27 af 43

28 4. Klargøring af lønmodulet til år Rekvirer eskattekort Det er muligt at rekvirere eskattekort fra XAL under Løn/Periodisk/Bestil eskattekort Dette menu punkt benyttes til at sende ansættelsesoplysninger til eindkomst og bestille eskattekort. Indsendelse af ansættelsesoplysninger og bestilling af eskattekort er i samme arbejdsgang, og skal kun indsende en gang. Dette vil også ske hvis der køres løn på en medarbejder som lige er ansat, så behøver man ikke efterfølgende at sende en bestil eskattekort ind på vedkommende. 1. Når menu punktet aktiveres, kommer en boks magen til den, der er kendt fra udlæsning af eindkomst filen, det eneste der skal rettes er, hvor man ønsker at gemme filen. 2. Der er også mulighed for at genbestille eskattekort, dette gøres ved at sætte et flueben i feltet genbestilling. Dette kan benyttes ved årsskifte, hvis der ikke automatisk er kommet eskattekort på alle medarbejder fra SKAT. 3. Der godkendes, og efterfølgende kan man afgrænse på den eller de medarbejdere der ønskes at danne ansættelsesoplysninger på. 4. Filen oploades derefter på eindkomst s hjemmeside under Indberet lønoplysninger filupload. Se vejledning fra SKAT Indlæsning af eskattekort I forbindelse med indlæsning af eskattekort er der datostyring på medarbejderens satskoder. Datostyringen betyder, at de eksisterende skatteoplysninger forbliver i systemet, samtidig med at de nye skatteoplysninger for 2009 indlæses med gyldigheds dato oplyst fra SKAT. Det anbefales dog fortsat - før indlæsningen af de nye skatteoplysninger at angive en standard trækprocent på 60, samt et dagsfradrag, periodefradrag, ekstra trækprocent og frikort rest på 0,00 for det nye år primært for at få stoppet skatteoplysningerne fra 2008, men også for at få et overblik over situationen. Klargøringen af de fem satskoder omkring skatteoplysningerne foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Medarbejderparametre/Kolonner 2. I øverste blok er det muligt at angive numre på både tælleværker og satskoder. For at kunne inddatere de nye skatteoplysninger sættes typen til Satskode og følgende satskoder angives: Trækprocent Dagsfradrag Periodefradrag Ekstra trækprocent Frikort rest Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 28 af 43

29 Der promptes for en startdato for de nye skatteoplysningers gyldighed. Der gøres opmærksom på, at startdatoen skal sættes til 01/01-09 eller første dato i den nye lønperiode i det nye år. 3. Skift til den nederste blok, hvor skatteoplysningerne for 2008 vises. 4. For ændring af f.eks. Trækprocenten placeres markøren i kolonnen med trækprocenter. 5. Aktiver herefter menupunktet Ændring, hvorefter der frit kan afgrænses på et interval af medarbejdernumre. Dette vil f.eks. være relevant i forbindelse med opdatering af skatteoplysninger på forudlønnede. I de fleste tilfælde skal skatteoplysningerne på de bagudlønnede på det tidspunkt være uændrede. 6. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for en værdi, som trækprocenten ønskes ændret til, f.eks. 60,00 eftersom der skal trækkes 60 % i skat på medarbejdere, der ikke foreligger et skattekort for. 7. For ændring af Dagsfradraget placeres markøren i kolonnen med dagsfradrag. 8. Aktiver menupunktet Ændring og foretag en evt. afgrænsning på et interval af medarbejdernumre. 9. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for en værdi, som dagsfradraget ønskes ændret til, f.eks. 0, For ændring af Periodefradraget placeres markøren i kolonnen med periodefradrag. 11. Aktiver herefter menupunktet Ændring, hvorefter der igen frit kan afgrænses på et interval af medarbejdernumre. 12. Efter godkendelse af evt. afgrænsninger, promptes der for en værdi, som periodefradraget ønskes ændret til, f.eks. 0, For ændring af Ekstra trækprocent placeres markøren i kolonnen med ekstra trækprocent. 14. Aktiver menupunktet Ændring og foretag en evt. afgrænsning på et interval af medarbejdernumre. 15. For ændring af Frikort rest placeres markøren i kolonnen med frikort rest. 16. Aktiver menupunktet Ændring og foretag en evt. afgrænsning på et interval af medarbejdernumre. Lønmodulet er nu klar til indlæsning af eskattekort, der foregår på følgende måde: 1. Gå til Løn/Periodisk/Indlæs eskattekort 2. Når menupunktet aktiveres, angives det, om resultatet af indlæsningen ønskes udskrevet til f.eks. Skærm eller Printer Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 29 af 43

30 3. Der godkendes, og efterfølgende promptes der for følgende oplysninger: Filnavn I feltet angives filnavnet. Husk stiangivelse (f.eks. a:\ ) Gruppe I feltet angives hvilken løngruppe, der ønskes indlæst skatteoplysninger for. Medarbejderne skal være grupperet, såfremt der både er uge-, 14-dags og månedslønnede medarbejdere, da der i det næste felt angives, hvilket fradrag, der ønskes indlæst (uge-, 14-dags- eller månedsfradrag). Er der både 14-dags og månedslønnede medarbejdere i virksomheden, foretages indlæsningen af to gange. Periodefradrag I feltet angives hvilket fradrag, der ønskes indlæst (uge-, 14-dags- eller månedsfradrag). 4. Efter godkendelse af de indtastede oplysninger, indlæses skatteoplysningerne og der kvitteres med en oversigt over resultatet af indlæsningen. 5. Skal der indlæses skattekort på både 14-dags lønnede og månedslønnede, gøres dette ved at følge punkt 1 til 4 for hver gruppe af medarbejdere. 4.3 Nye satser på ATP Satserne på ATP stiger pr. 1. januar Datostyring på satskoder findes kun i XAL 3.5 I XAL 3.1 skal satsen ændres efter sidste lønberegning i 2008 og inden første lønberegning i For ugelønnede og 14-dagslønnede skal de nye satser anvendes fra begyndelsen af første hele lønperiode efter 1. januar For månedslønnede og løsarbejdere skal satserne anvendes fra og med 1. Januar For forudlønnede anvendes de nye satser, når den første løn for 2009 skal udbetales. 1. Gå til Løn/Tilpasning/Beregning/Opsætning fanebladet Satskoder 2. Find satskoden 2001, benyt Shift F8 for at komme til blokken fra/tíl. Her oprettes en ny linje, hvor der i fra tastes 01/ Dermed kommer der automatisk en slut dato i de gamle værdier. Brug Shift F8 for at komme til blokken Kriterie/Værdi, hvor de nye satser skal indtastes. For månedslønnede er satserne: Under 39 timer pr. måned er medarbejderens andel kr. 0,00 Mellem 39 og 78 timer pr. måned er medarbejderens andel kr. 30,00 Mellem 78 og 117 timer pr. måned er medarbejderens andel kr. 60,00 Over 117 timer pr. måned er medarbejderens andel kr. 90,00 Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 30 af 43

31 For 14-dags lønnede er satserne: Under 18 timer pr. 14-dagsperiode er medarbejderens andel kr. 0,00 Mellem 18 og 36 timer pr. 14-dagsperiode er medarbejderens andel kr. 15,80 Mellem 36 og 54 timer pr. 14-dagsperiode er medarbejderens andel kr. 31,60 Over 54 timer pr. 14-dagsperiode er medarbejderens andel kr. 47,40 For ugelønnede er satserne: Under 9 timer pr. uge er medarbejderens andel kr. 0,00 Mellem 9 og 18 timer pr. uge er medarbejderens andel kr. 7,90 Mellem 18 og 27 timer pr. uge er medarbejderens andel kr. 15,80 Over 27 timer pr. uge er medarbejderens andel kr. 23,70 Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 31 af 43

32 4.4 Vedligeholdelse af perioder Perioderne i lønmodulet skal kontrolleres, eftersom der skal være oprettet datointervaller på de forskellige lønperioder. Kontroller at der er datointerval på perioderne, ellers angives datointervallerne på følgende måde: 1. Gå til Løn/Tilpasning/Opsætning/Perioder 2. Kontroller at der som minimum er angivet datointervaller, der omfatter år 2009, på følgende perioder: - Kalender (Kalenderåret) - Kvartal (Kvartaler) - Total (Total periode for lønmodulet) - Ferie (Ferieåret) - Fridage (Feriefridage mv.) idet disse perioder anvendes på tælleværkerne Køres der desuden f.eks. dagløn, ugeløn, 14-dags løn og månedsløn skal der ligeledes angives datointervaller på følgende perioder: - Dag (Dage) - Uge (Uger) - Uge2 (14 dages løn) - Måneder (Måneder) 3. Mangler der datointervaller for 2009, angives disse på følgende måde Aktiver menupunktet Opret Herefter udfyldes følgende felter: Fra og Til ud for Total periode I felterne angives der fra hvilken dato til hvilken dato, der skal oprettes Opdatering årsafslutning XAL løn 2008 Side 32 af 43