Handlingsbeskrivelser løn

Transkript

1 Økonomistyrelsen Landgreven København K Telefon Handlingsbeskrivelser løn Version 7.1 December 2009

2 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Tiltrædelse BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Opret medarbejder 1 Ny medarbejder tiltræder [Hvis ny medarbejder er tjenestemand på ny løn, så gå til aktivitet ] Udarbejder jobopslag. Afholder samtaler. Udarbejder ansættelseskontrakt og ansættelsesbrev i overensstemmelse med gældende regler, fx personalestyrelsens cirkulære om ansættelseskontrakter, overenskomster og lokalaftaler m.m. Indhenter underskrift på ansættelseskontrakt og sender kopi til ØSC. Det er tilstrækkeligt, at kopien er underskrevet af ansættelsesmyndigheden forud for indsendelse til ØSC. 2 Opretter den relevante digitale lønblanket med supplerende oplysninger, fx kontostreng, og vedhæfter kopi af ansættelsesbrevet. Kunden udfylder den relevante digitale lønblanket med supplerende oplysninger til brug for lønsagsbehandlingen, fx kontostreng. Kunden er ansvarlig for, at oplysningerne på den digitale lønblanket er korrekte og i overensstemmelse med ansættelseskontrakten og -brev samt overenskomster og lokalaftaler. Ved midlertidig ansættelse skal dato for ansættelsesophør fremhæves. Kunden sikrer, at alle tiltrædelser indsendes rettidigt. 3 Opretter og indrapporterer stamdata i eget tidsregistrerings- og/ eller andre personaleadministrative systemer Det er kundens ansvar at oprette medarbejderen i eget tidsregistreringssystem og/ eller personaleadministrationssystem m.m. Kunden opretter, tildeler og følger op på ferie-, fraværs- og omsorgsdage i eget tidsregistrerings- og/ eller personaleadministrative systemer 4 Lønsagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumenta- Version: 7.1 Side 1 af Tiltrædelse ver. 7.1.doc

3 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Tiltrædelse tion er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontakter ØSC kunden med henblik på fejlretning. 5 Indrapportering af stamdata i SLS og evt. løntest ØSC indrapporterer data fra den digitale lønblanket og/eller vedhæftede bilag i SLS. Der foretages evt. løntest. 6 Automatisk opdatering af stamdata i FRAV SLS stamdata opdateres automatisk i FRAV på indrapporteringstidspunktet for de institutioner, der anvender FRAV 7 Godkendelse af SLS indrapportering op mod bilag ØSC kontrollerer ved personadskilt kontrol at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket og/eller vedhæftede bilag. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 2 af Tiltrædelse ver. 7.1.doc

4 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Fratrædelse BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Fratræd medarbej der HANDLINGS 1 Medarbejder siger op / medarbejder opsiges Opsigelse af medarbejder eller medarbejder siger selv op. Afholder fratrædelsessamtale. Udarbejder grundlag for fratrædelse. [Hvis der skal udbetales engangsvederlag o.l. i forbindelse med fratrædelse henvises til aktiviteten Variable ydelser ] 2 Udarbejder fratrædelsesbrev og relevant digital lønblanket med supplerende oplysninger Kunden udarbejder fratrædelsesbrev. Kunden sender den relevante digitale lønblanket evt. med supplerende oplysninger og kopi af fratrædelsesbrev. Kunden udfylder, hvis muligt, den digitale lønblanket for afregning af ferie. Alternativt fremsendes ferieafregningen senest arbejdsdagen før første lønkørsel efter medarbejderen er fratrådt sin stilling, jævnfør aktivitet Kunden sikrer, at de korrekte oplysninger er angivet i fratrædelsesbrevet og er i overensstemmelse med aftaler ved fratrædelsen. Kunden sikrer, at alle fratrædelser fremsendes rettidigt. 3 Registrer opsigelse i tidsregistreringssystem Fratrædelse registreres i eget tidsregistrerings- og/ eller personaleadministrativtsystem eller andre oversigter, som kunden styrer ferie og fravær i. 4 Lønsagsbehandling ØSC kontrollerer, at kunden har fremsendt alle nødvendige oplysninger. ØSC returnerer fejl og mangler til kunden for udbedring. 5 Indrapportering af stamdata i SLS og evt. løntest ØSC indrapporter data fra den digitale lønblanket og/eller fratrædelsesbrev i SLS. Der foretages evt. løntest. I tilfælde af fratrædelse, som følge af Version: 7.1 Side 1 af Fratrædelse ver. 7.1.doc

5 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Fratrædelse HANDLINGS dødsfald se aktivitet , 6 Automatisk opdatering af stamdata i FRAV SLS stamdata opdateres automatisk i FRAV på indrapporteringstidspunktet for de institutioner, der anvender FRAV 7 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS stemmer overens med den fremsendte digitale lønblanket og/eller fratrædelsesbrev. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS ved førstkommende lønkørsel. 8 Automatisk opdatering af stamdata i ØS LDV Efter hver lønkørsel opdateres ØS LDV automatisk. 9 Udtrækker liste fra ØS LDV Kunden laver et udtræk fra ØS LDV, gennemgår det og orienterer ØSC, såfremt der fremgår medarbejdere af listen, som fx kan nedlægges i SLS fordi orlovsperioden ved fratrædelse er udløbet eller midlertidig ansættelse er ophørt. Version: 7.1 Side 2 af Fratrædelse ver. 7.1.doc

6 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Fratrædelse Afregn ferie HANDLINGS 1 Udarbejder den relevante digitale lønblanket til afregning af ferie (udarbejdes i forbindelse med aktivitet , hvis muligt). Udarbejder den relevante digitale lønblanket til afregning af ferie, med tilhørende dokumentation eller uddata fra tidsregistreringssystem. Kunden skal angive oplysninger om restferie fra indeværende år og 2 år tilbage (dage/timer). Kunden udfylder grundlag for ferieafregning og fremsender via den relevante digitale lønblanket senest arbejdsdagen før første lønkørsel efter medarbejderen er fra trådt sin stilling. 2 Udarbejder ferieafregning For at kunne udarbejde ferieafregning indhenter ØSC efter lønkørslen alle de nødvendige data fra SLS og FRAV og/ eller evt. anmoder kunden om uddata fra kundens tidsregistreringssystem. For kunder, som ikke anvender FRAV, modtages nødvendige tidsregistreringsoplysninger, uddata fra lokale tidsregistreringssystem eller andet registreringsgrundlag fremsendt via den digital lønblanket. Når alle data er fremskaffet udarbejdes ferieafregning i Excel. Beregning af ferieefterreguleringsbeløb (kr.). 3 Godkendelse af ferieafregning Den færdige ferieafregningen kontrolleres og godkendes ved personadskilt kontrol for at sikre en fuldstændig og nøjagtig afregning. 4 Evt. udarbejdes en oversigt over restferiebeløb, der er indberettet til FerieKonto ØSC udarbejdes en oversigt over den restferie, der er indberettet til FerieKonto. Opgørelsen fremsendes til kunden, som orientering/ dokumentation. 5 Indrapportering af ferieafregning i SLS ØSC indrapporter data i SLS, data overføres automatisk til FerieKonto. Version: 7.1 Side 3 af Fratrædelse ver. 7.1.doc

7 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Fratrædelse HANDLINGS 6 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringerne i SLS stemmer overens med den fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 4 af Fratrædelse ver. 7.1.doc

8 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Fratrædelse Dødsfald HANDLINGS 1 Besked om medarbejders dødsfald Giver besked til ØSC om medarbejders dødsfald via den relevante digitale lønblanket 2 Lønsagsbehandling ØSC kontrollerer at alle nødvendige oplysninger er fremsendt. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontakter ØSC kunden med henblik på fejlretning. 3 Indrapportering i SLS ØSC indrapporterer data i SLS fra den digitale lønblanket. 4 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringerne i SLS stemmer overens med den fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. 5 Sender brev til efterladte Kunden sender brev til efterladte med information om gruppeliv og anmodning om: dødsattest evt. vielsesattest bankoplysninger(efterladte/bo) dåbsattest (på evt. efterladte børn) skattekort. Oplysningerne sendes til ØSC via den relevante digitale lønblanket sammen med opgørelse af efterindtægt (handling 4). 6 Opgørelse af efterindtægt Efterindtægt (antal mdr./kr.) meddeles ØSC via den relevante digitale lønblanket samt oplysninger til brug for afregning af ferie og særlige feriedage. 7 Indrapportering i SLS ØSC indrapporterer data i SLS fra den digitale lønblanket og evt. vedhæftede bilag. 8 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringerne i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket og evt. vedhæftede bilag. Oplysninger godkendes i SLS. Version: 7.1 Side 5 af Fratrædelse ver. 7.1.doc

9 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Fratrædelse Version: 7.1 Side 6 af Fratrædelse ver. 7.1.doc

10 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Udbetal engangsvederlag, timelønnede, ferie uden løn m.m. LINGSNUM MER 1 Kunden indgår aftale/ registrerer grundlag for ydelse Kunden indgår aftale med medarbejderen/ registrerer grundlag for ydelse i fx tidsregistreringssystem og/ eller personaleadministrative systemer til brug for udbetaling af variabel ydelse. Kunden sikrer, at alle oplysninger registreres og indsendes rettidigt. 2 Indrapportering af grundlag for ydelse og godkendelse af udbetaling Kunden sikrer, at de korrekte oplysninger indrapporteres på den relevante digitale lønblanket og evt. originale lønbilag og er i overensstemmelse med ansættelseskontrakter og gældende overenskomster, lokalaftaler mm. Kunden godkender udbetalingen af de variable ydelser i overensstemmelse med de af kunden definerede bemyndigelser. [Der kan tilknyttes filer til de digitale lønblanketter.] Der kan være stor variation i behovet for data afhængig af typen af den variable ydelse. sagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontakter ØSC kunden med henblik på fejlretning. Der kan være stor variation i behovet for data afhængig af typen af den variable ydelse. 4 Indrapportering i SLS og evt. løntest ØSC indrapporterer data fra den digitale lønblanket og evt. vedhæftede lønbilag i SLS. Der foretages evt. løntest. 5 Godkendelse af SLS indrapportering Version: 7.1 Side 1 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

11 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser LINGSNUM MER Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS stemmer overens med den fremsendte digitale lønblanket og evt. vedhæftede lønbilag. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS Version: 7.1 Side 2 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

12 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser Udbetal aconto løn LINGSNUM MER 1 Konstaterer manglende lønudbetaling og udfylder grundlag for aconto løn Kunden konstaterer manglende eller mangelfuld lønudbetaling. Kunden udfylder grunddokumentation for udbetaling af aconto løn. Grunddokumentationen attesteres af bemyndiget leder. Det er kundens ansvar at sikre, at bilaget fremsendes til ØSC rettidigt via den relevante digitale lønblanket, og at medarbejderen orienteres. [Processen kan starte i pkt. 1 eller i pkt. 2 afhængigt af, om det er kunden, som ønsker/konstaterer aconto lønudbetaling, eller om det er ØSC, som konstaterer manglende lønudbetaling] 2 Konstaterer manglende lønudbetaling ØSC konstaterer fejl i lønudbetaling typisk ved gennemgang af uddata 198 under lønkontrollen. Det vurderes, om der er behov for en aconto lønudbetaling evt. i dialog med kunden. Kunden orienteres om den manglende lønudbetaling, samt beskrivelse af fejlen via mail (kunden orienterer medarbejderen jf. pkt.1). sagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontakter ØSC kunden med henblik på fejlretning. 4 Medarbejderens NemKonto findes via cpr.nr. Regnskabsteamet i ØSC finder medarbejderens NemKonto. 5 Udarbejdelse af udbetalingsbilag Regnskabsteamet i ØSC udarbejder udbetalingsbilag og udbetaler acontoløn. Herefter overgår processen til Administrer kreditorer aktivitet Betal faktura for selve udbetalingen til medar- Version: 7.1 Side 3 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

13 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser bejderen. Lønnen anvises og acontobeløbet indrapporteres i SLS og modregnes i en senere lønkørsel. 6 Indrapportering i SLS og evt. løntest ØSC indrapporterer data i SLS. 7 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 4 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

14 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser Indhent skyldigt beløb 1a Identificerer skyldigt beløb Kunden identificerer skyldigt beløb ved gennemgang af uddata, i forbindelse med budgetopfølgning, månedsanalyser eller andet. Kunden kontakter om nødvendigt ØSC for totalopgørelse af skyldigt beløb. [Identificering af skyldigt beløb kan ske både i ØSC og hos kunden.] 1b Identificer skyldigt beløb ØSC identificerer eventuelt skyldigt beløb. ØSC orienterer kunden om skyldigt beløb og beløbsstørrelse. Kunden har ansvaret for at kontakte/ orientere medarbejderen. 2 Indgår aftale med medarbejderen Kunden kontakter medarbejderen og orienterer om, at der er identificeret et skyldigt beløb. Kunden indgår aftale med medarbejder om tilbagebetaling. Kunden fremsender aftale til ØSC via relevant digital lønblanket. sagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. 4 Opkræver skyldigt beløb hos medarbejderen og indrapporterer i SLS, såfremt medarbejderen stadig er ansat. Alternativt overgår processen til Administrer debitor Opstår det skyldige beløb overfor en fratrådt medarbejder, vil ØSC opgøre/gennemgå beløbet og årsag hertil og sørge for udstedelse af faktura via regnskabsteamet. Faktura sendes til debitor, processen følger herefter Administrer debitor. ØSC orienterer kunden om, at indkrævning af det skyldige beløb er o- vergået til regnskab og bogholderi. Version: 7.1 Side 5 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

15 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser Nuværende ansat: ØSC foretager en postering af det skyldige beløb i SLS processen overgår til (variabel ydelse). Version: 7.1 Side 6 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

16 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser Håndter fradrag og regulering ved tjenestebolig Registrering af fradrag vedrørende tjenestebolig 1 Anmodning om registrering af tjenestebolig Når en medarbejder er berettiget til en tjenestebolig ifølge sin ansættelseskontrakt udarbejder kunden et anmodningsbilag om at få oprettet dette i SLS til registrering af fradrag i lønkørsler. 2 Brugerkontrakt udarbejdes Den offentlige ejendomsvurdering på tjenesteboligen eller den ifølge gældende lov anvendelige værdi til beregning tilføjes af kunden. Brugerkontrakten indeholder: Vurderingsdato, beløb, varme, kvm2 samt indflytningsdato. Der tilføjes den beregningsmodel, som kunden ønsker i henhold til gældende lov. Kunden fremsender relevant dokumentation via den relevante digitale lønblanket. sagsbehandling ØSC sikrer, at der er modtaget de nødvendige data i forhold til gældende lov. ØSC sikrer, at den ønskede beregningsmodel og værdiansættelse er korrekt i forhold til gældende lov. I tilfælde af uoverensstemmelse returneres anmodningen til korrektion hos kunden. 4 Indrapportering i SLS og evt. løntest Er data korrekte registrerer ØSC værdien og beregningsmodellen i SLS på medarbejderens stamoplysninger. 5 Godkendelse af SLS indrapportering ØSC kontrollerer ved personadskilt kontrol at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 7 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

17 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser 6 Opgørelse over tjenesteboliger udarbejdes En gang årligt udtrækkes en liste over tjenesteboliger med beregningsværdier fordelt på kunder. ØSC sender listen til kunderne til bekræftelse af, at de anvendte værdier på tjenesteboligerne stadig er gældende. 7 Gennemgang og bekræftelse af opgørelse Der indhentes om nødvendigt ny ejendomsvurdering eller lignende dokumentation (ejendomsværdierne kan evt. tjekkes i BBR registeret). Værdierne bliver herefter bekræftet eller om nødvendigt angivet en ny værdi. I tilfælde af værdiændring skal der foretages en ændring i beregningsmodellen. Opgørelse inkl. evt. bekræftelser eller bilag for ny værdi sendes til ØSC via relevant digital lønblanket. 8 Indrapportering i SLS og evt. løntest ØSC kontroller, at de angivende beregningsværdier overholder gældende regler. I tilfælde af uoverensstemmelse returneres vurderingen til korrektion hos kunden. Er beregningen korrekt registreres værdien og evt. beregningsmodellen i SLS på medarbejderens stamoplysninger. 9 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 8 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

18 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser Udbetal honorar 1 Honorar givende aktivitet Kunden engagerer personer med betaling i form af honorar/vederlag. Honoraraktivitet leveres til kunden af den engagerede person. 2 Udfylder bilag for honorarudbetaling Kunden udarbejder grunddokumentation for honorarudbetaling og fremsender kopi af grunddokumentation og evt. kopi af kontrakt til ØSC via relevant digital lønblanket. sagsbehandling Lønblanketten med evt. vedhæftet grunddokumentation for honorarudbetaling modtages af ØSC. ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. 4 Indrapportering i SLS og evt. løntest ØSC indrapporterer data i SLS. 5 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 9 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

19 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser Udbetal udenlandsk honorar 1 Honorar givende aktivitet Kunden engagerer personer med betaling i form af honorar/vederlag i udenlandsk valuta. Honoraraktivitet leveres til kunden af den engagerede person. 2 Udfylder grundlag for honorarudbetaling i danske kr. Kunden udarbejder grundlag for honorarudbetaling i honorar bilag. Der angives fødselsdag og fødselsår for honorarmodtageren. Kunden fremsender grundlag for honorar udbetaling via den relevante digitale lønblanket til ØSC. sagsbehandling Lønblanketten med evt. vedhæftet bilag for honorarudbetaling modtages af ØSC. ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. Lønteam sender bilag til regnskabsteam. 4 Betaler honorar ØSC Regnskabsteam sikrer, at alle nødvendige data er medtaget Regnskabsteamet foretager betaling af honoraret. Der kontrolleres, at grundlaget for tildelingen af honorar er i overensstemmelse med gældende retningslinjer og bemyndigelser. Regnskabsteamet omregner det udenlandske honorar til danske kroner. Regnskabsteamet fremsender via mail det omregnede beløb til lønteam. 5 Indrapportering i SLS af lønteam og evt. løntest ØSC indtaster data i SLS. Version: 7.1 Side 10 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

20 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Variable ydelser 6 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 11 af Variable ydelser ver. 7.1.doc

21 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Stamdata ændringer BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Ændr og opdater medarbej derstamdata 1 Ændring af medarbejderstamdata registreres Stamdataændringer kan fx være ændret aftalegrundlag (varige tillæg, ændret arbejdstid, ændringer som følge af overenskomstforhandlinger, der ikke indlægges af ØS SLS-team). Stamdataændringer kan også være interne rokeringer, der medfører, at medarbejderens løn skal konteres anderledes m.m. Kunden udfylder grundbilag med oplysninger til brug for ændring og vedligeholdelse af medarbejderdata. Kunden har ansvaret for, at alle oplysninger registreres rettidigt. 2 Godkendelse af ændring Kunden attesterer ændringen ud fra de af kunden definerede bemyndigelser. Kunden sikrer, at de korrekte oplysninger er fremsendt via relevant digital lønblanket og i overensstemmelse med lokalaftaler, overenskomster mv. Kunden sikrer, at ændringer fremsendes rettidigt til ØSC. Kunden orienterer medarbejderen om, hvilke løn- og feriemæssige konsekvenser ændringen evt. vil have. sagsbehandling Oplysninger om ændringer af medarbejderdata modtages i ØSC. ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. Der kan komme både generelle og specifikke ændringer fra fx Personalestyrelsen, ØSC m.fl. som typisk udmeldes via SLSinfo og HR-info. Disse ændringer indlægges i SLS af ØS SLS kontoret. 4 Indrapportering af data i SLS og evt. løntest ØSC indrapporterer data fra digital løn- Version: 7.1 Side 1 af Stamdata ændringer ver.7.1.doc

22 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Stamdata ændringer blanket i SLS og der indsættes evt. relevant erindringsdato i SLS. Relevante data overføres automatisk til FRAV. 5 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 2 af Stamdata ændringer ver.7.1.doc

23 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Lønkontrol BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Kontrollér i forhold til bilag 1 Det er kundens ansvar at sikre, at grunddokumentationen til ØSC er korrekt, da det betyder, at eventuelle fejl kan rettes inden udbetaling. Det er kundens ansvar, at oplysningerne i grunddokumentationen er: fuldstændige og korrekte kontrolleret personadskilt, hvis der er ændringer i faste løndele eller andre forhold gør det nødvendigt i overensstemmelse med gældende regler godkendt af en bemyndiget 2A Gennemgang af SLS uddata for lønkørsel ØSC kontrollerer, at uddata fra SLS stemmer overens med kundens indrapporterede grunddokumentation. Der anvendes bl.a. følgende rapporter: o Uddata 198 SLS o Uddata 714 SLS o Uddata 795 SLS o Uddata 796 SLS o Uddata 799 SLS o Uddata 852 SLS o Uddata 914 SLS o Uddata 980 SLS 2B Kontrol af SLS uddata og kontrol af at registrerede løndata er korrekte og fuldstændige i forhold til grunddokumentationen. På baggrund af uddata 998 og lønrapporter i ØS LDV foretager kunden en generel kontrol. Kontrollen bør som minimum indeholde følgende: Rapporten fra SLS (uddata 998) ses igennem for åbenlyse fejl, det vil sige en sandsynlighedskontrol af lønnen generelt. Det kontrolleres, at der ikke udbetales løn til personer, der ikke er ansat i institutionen, fratrådte og personer på orlov. Alle ansatte med ændringsmarkering kontrolleres i forhold til lønbilag (f.eks. ansættelsesbrev, tillæg mv.). Version: 7.1 Side 1 af Lønkontrol ver. 7.1.doc

24 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Lønkontrol Kunden dokumenterer de udførte kontroller og orienterer ved afvigelser ØSC herom. Alle ændringer i den faste løn, herunder ansættelser skal kontrolleres. Engangsydelser som timeløn, over-/merarbejde, natpenge mv. kan stikprøvekontrolleres, afhængigt af en vurdering af, hvor stor betydning en fejl har og hvor stor risikoen er for, at der sker fejl. Hvor grundig denne kontrol skal være afhænger af, hvor væsentlige fejl vil være, og hvor stor risiko der er for, at der vil ske fejl. Se Økonomistyrelsens lønkontrolvejledning på nedenstående link: 3 Indrapportering af korrektioner til næste lønperiode og evt. løntest. Identificeres afvigelser ved kundens eller ØSC s egen kontrol af uddata indrapporteres i SLS. Kunden orienteres pr. mail om ændringerne der først slår igennem ved næste lønkørsel. 4 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringen i SLS stemmer overens med de korrektioner, som er definerede. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS - ved manglende løn til medarbejdere henvises til aktivitet og for videre korrektion. Version: 7.1 Side 2 af Lønkontrol ver. 7.1.doc

25 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Pensab BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Opret tjenestemand på ny løn 1 Ny tjenestemand (på ny løn ) tiltræder Udarbejder jobopslag. Afholder samtaler. Beslutter ansættelse af tjenestemand. 2 Opretter ansættelsesbrev med info om bilag M Udarbejder ansættelseskontrakt, ansættelsesbrev i overensstemmelse med gældende regler og informationer om bilag M. Indhenter underskrift på ansættelseskontrakt og sender kopi til ØSC. Det er tilstrækkeligt, at kopien er underskrevet af ansættelsesmyndigheden forud for indsendelse til ØSC. Kunden udfylder relevant digital lønblanket med supplerende oplysninger til brug for lønsagsbehandlingen, fx kontostreng og vedhæfter kopi af ansættelsesbrev med info om bilag M. Kunden er ansvarlig for, at oplysningerne på den relevante digitale lønblanket er korrekte og i overensstemmelse med ansættelseskontrakten og -brev samt overenskomster og lokalaftaler. Kunden kontrollerer forud for indsendelse til ØSC, at kopi af originalbilag og den digitale lønblanket tilsammen indeholder alle de nødvendige oplysninger Ved midlertidig ansættelse skal dato for ansættelsesophør fremhæves. Kunden sikrer, at alle tiltrædelser indsendes rettidigt. 3 Opretter og indrapporterer stamdata i eget tidsregistrerings- og/ eller andre personaleadministrative systemer Det er kundens ansvar at oprette tjenestemanden i eget tidsregistreringssystem og/ eller personaleadministrationssystem m.m. Kunden opretter, tildeler og følger op på ferie-, fraværs- og omsorgsdage i eget tidsregistrerings- og/ eller personaleadministrative systemer 4 Lønsagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige op- Version: 7.1 Side 1 af 5 Senest gemt den: 18. december Pensab ver. 7.1.doc

26 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Pensab lysninger er tilvejebragt via digital blanket og kopi af vedhæftede originalbilag med henblik på indrapportering i SLS og Pensab. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation kontaktes kunden med henblik på fejlretning. 5 Indrapportering af stamdata i SLS og evt. løntest ØSC indrapporterer data fra den digitale lønblanket og ansættelsesbrev i SLS. Der foretages evt. løntest. 6 Automatisk opdatering af stamdata i FRAV SLS stamdata opdateres automatisk i FRAV på indrapporteringstidspunktet for de institutioner, der anvender FRAV. 7 Indrapportering af pensionsskalatrin i SLS via Pensab-ikon ØSC indrapporterer data fra bilag M i Pensab pensionsskyggeforløbet. 8 Godkendelse af SLS og Pensab indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS og Pensab stemmer overens med fremsendte ansættelsesbrev. Oplysninger godkendes i SLS og Pensab. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS og Pensab. Version: 7.1 Side 2 af 5 Senest gemt den: 18. december Pensab ver. 7.1.doc

27 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Pensab Løbende administration af tjenestemand LINGSNUM MER 1 Udarbejdelse af aftale om ændring Kunden udarbejder i samråd med den pågældende tjenestemand en aftale om ændring af fx: aftrapningsordning, seniorordning, reducering af ugentlige arbejdstimer, men bibeholdelse af pension 2 Kunden anmoder om beregning fra Økonomistyrelsens Pensionskontor Kunden sender en anmodning om beregning ud fra den nye aftale til ØS pensionskontoret i Økonomistyrelsen. ØS Pensionskontor sender beregning retur med information om, hvor meget der skal indbetales på tjenestemandens pension. Kunden sender en kopi af aftalen til ØSC via den relevante digitale lønblanket. [Hvis kunden selv har adgang til Pensab, dvs. har en Pensab-kode, kan benyttes til beregning af pension.] sagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS og Pensab. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. 4 Indrapportering af data ØSC indrapporterer data i SLS og Pensab. 5 Godkendelse af indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS og Pensab stemmer overens med fremsendte aftale. Oplysninger godkendes i SLS og Pensab. Version: 7.1 Side 3 af 5 Senest gemt den: 18. december Pensab ver. 7.1.doc

28 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Pensab Fratrædelse af tjenestemand 1 Tjenestemand siger op / opsiges Opsigelse af tjenestemand sker med 6 måneders varsel. Afholder fratrædelsessamtaler. Udarbejder grundlag for fratrædelse. [Hvis der skal udbetales engangsvederlag o.l. i forbindelse med fratrædelse henvises til processen Variable ydelser ]. 2 Forespørgsel om udtræk fra Pensab Når en tjenestemand fratræder, har kundens HR-afdeling brug for information fra Pensab. Kunden forespørger ØSC om udtræk med angivelse af, hvilken medarbejder det skal omfatte. 3 Udtræk fra Pensab ØSC modtager anmodning. ØSC laver udtræk fra Pensab og fremsender til kunden. 4 Fremsendelse af skema og Pensab-udtræk til medarbejder til underskrift Kunden sender pensionsskema og udtræk fra Pensab til den pågældende tjenestemand til underskrift. 5 Udarbejdelse af fratrædelsesblanket til ØS pensionskontor Når pensionsskemaet er kommet retur fra tjenestemanden, udarbejder kunden en fratrædelsesblanket og et fratrædelsesbrev. Fratrædelsesblanketten sendes af kunden til ØS pensionskontor. ØS pensionskontor foretager pensionsberegningen. Fratrædelsesbrevet sendes af kunden til ØSC via den relevante digitale lønblanket. 6 Lønsagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS og Pensab. 7A Indrapportering i SLS Hvis der ikke er indgået særlige aftaler registreres data i SLS på tjenestemandens stamoplysninger. Data vil automatisk blive opdateret i Pensab. Version: 7.1 Side 4 af 5 Senest gemt den: 18. december Pensab ver. 7.1.doc

29 3.1 Lønudbetaling og korrektioner Pensab 7B Indrapportering i SLS og Pensab Hvis der er indgået særlige aftaler registreres data i SLS og Pensab på tjenestemandens stamoplysninger manuelt, da data ikke vil blive opdateret automatisk. 8 Godkendelse af SLS og Pensab indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringen i SLS og Pensab stemmer overens med fremsendte bilag. Oplysninger godkendes i SLS og Pensab. Version: 7.1 Side 5 af 5 Senest gemt den: 18. december Pensab ver. 7.1.doc

30 3.2 Ferie og fravær Ferie og særlige feriedage BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Tildel ferieret automatisk. (FRAV) LINGSNUM MER 1 Automatisk opdatering af årlig ferieret Der bliver hver måned automatisk i SLS beregnet ferieret for alle registrerede medarbejdere i SLS (pr ). En gang årligt registreres ferieretten på medarbejderen. 2 Automatisk opdatering af FRAV For kunder som anvender FRAV bliver ferieretten automatisk opdateret i FRAV fra SLS. Version: Ferie og Fravær ver. 7.1.doc

31 3.2 Ferie og fravær Ferie og særlige feriedage TET Tildel ferieret manuelt AKTIVI- LINGSNUM MER Version: Ferie og Fravær ver. 7.1.doc 1 Indhent data til manuel beregning Data til anvendelse for beregning af manuel tildeling af ferieret indhentes Ved nyansættelser tages udgangspunkt i ansættelseskontrakt/-brev. Anvender kunden et tidsregistreringssystem udtrækker kunden selv en opgørelse over restferie m.m. Anvender kunden ikke tidsregistreringssystemer udarbejdes en opgørelse baseret på de systemer, som de har til rådighed. Hvis kunden anvender FRAV opgøres på baggrund af data fra kunden ferieretten og sendes til ØSC, ellers anvendes kun evt. tidsregistreringssystem. 2 Beregner ferieret og opretter relevant digital lønblanket med ferietildeling Kunden beregner ferieretten for hver medarbejder Kunden sagsbehandler og udfylder relevant digital lønblanket med ferietildeling Oplysninger kan evt. trækkes direkte fra tidsregistreringssystem 3 Godkendelse af ferieberegning Kunden godkender beregningen af ferieretten. Beregningen sendes til ØSC via relevant digital lønblanket. 4 Lønsagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. 5 Opdatering af FRAV Ferieretten registreres i FRAV Anvendes FRAV ikke, henvises kunden til anvendelse af eget tidsregistreringssystem og datagrundlag. 6 Automatisk opdatering af SLS For kunder som anvender FRAV bliver ferieretten automatisk opdateret i SLS fra

32 3.2 Ferie og fravær Ferie og særlige feriedage TET AKTIVI- LINGSNUM MER FRAV. Version: Ferie og Fravær ver. 7.1.doc

33 3.2 Ferie og fravær Ferie og særlige feriedage Registrér afholdt ferie LINGSNUM MER 1 Registrering af afholdt ferie/fravær Medarbejder registrerer sin afholdte ferie eller fravær. Såfremt kunden har et tidsregistreringssystem anvendes dette. 2 Godkender feriedata fra tidsregistreringssystemet Kunden foretager godkendelse af feriedata. Såfremt kunden anvender FRAV henvises til punkt 3. Anvender kunden ikke FRAV, og der skal registreres ferie uden løn henvises til processen for Variable ydelser. Anvender kunden ikke FRAV og der skal registreres ferie med løn kontaktes ØSC ikke før afviklingen ved afvikling af ferien. 3 Sagsbehandl og udfyld lønbilag Anvender kunden FRAV udarbejder kunden kvartalsvist lønbilag med ferie/fraværlister. Kunden kontrollerer data inden fremsendelse til ØSC. 4 Lønsagsbehandling ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og alt dokumentation er fremsendt med henblik på indrapportering i SLS. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. 5 Indrapportering i FRAV ØSC indrapporterer data fra digital lønblanket i FRAV. 6 Automatisk opdatering af SLS SLS opdateres med FRAV input Version: Ferie og Fravær ver. 7.1.doc

34 3.2 Ferie og fravær Ferie og særlige feriedage Afvikling af feriepengeforpligtelse med FRAV 1 Opfølgning på fuldstændig registrering i FRAV ØSC sikre at alle relevante data er indkommet og registrerede i FRAV inden månedlige/kvartalsvise/årlig beregning af nedskrivning af feriepengeforpligtelsen. Dette gælder bl.a., hvis de automatiske opdateringer ikke har været slået til i hele perioden. 2 Periodisk kontrol af SLS stamdata er korrekte Til sikring imod fejl registreringer foretages en løbende overvågning af registrerede data såsom antal dage og dagsatser er nøjagtige og i korrekt format til sikring af korrekt input til beregningen. 3 Afvikling af feriepengeforpligtelsen SLS beregner og afvikling feriepengeforpligtelsen. Beregningen foretages på et forud fastdefineret tidspunkt. SLS danner grundlag for bogføring. 4 Bogføring af feriepengeforpligtelse Efter lønkørslen bogføres afviklingen på forpligtelsen på de relevante konti i Navision Stat. 5 Kontrol af bogføring til uddata 852 ØSC kontrollerer om bogføring af afvikling af forpligtelsen er korrekt og fuldstændig, dvs. at feriepengeforpligtelsen er korrekt opgjort. Hvis ikke igangsættes der efter aftale evt. ny beregning i SLS og data overføres til Navision Stat Hvis data stemmer kan forpligtelsen evt. sendes til review hos kunden som del af dokumentation ved udarbejdelse af perioderegnskab. Version: Ferie og Fravær ver. 7.1.doc

35 3.2 Ferie og fravær Ferie og særlige feriedage Afvikling af feriepengeforpligtelse uden FRAV 1 Trækker tidsregistreringsdata Kunden trækker de relevante tidsregistreringsdata fra tidsregistreringssystemet eller andre systemer og fremsender til ØSC 2 Sagsbehandling af indrapportering ØSC sikrer, at data er fuldstændigt, nøjagtigt og relevant ØSC returnerer fejl og mangler til kunden for udbedring For behandling af data for indrapporterede overtid mm. henvises til aktivitet Opgør merarbejdsforpligtelse 3 Anvender uddata 714 fra SLS ØSC finder og anvender uddata 714 fra SLS som input til beregningen af feriepengeforpligtelsen 4 Beregner feriepengeforpligtelsen Ved brug af standard beregningsmodel for feriepengeforpligtelse som angivet af Økonomistyrelsens notat (Se Notat vedr. opgørelse af feriepengeforpligtelser (6. juni 2005) beregnes forpligtelsen i Excel 5 Feriepengeforpligtelsen bogføres i Navision Stat ØSC Regnskab bogfører forpligtelsen i Navision Stat 6 Kontrol af bogføring og beregning ØSC Regnskab kontrollerer om bogføring og beregning af forpligtelse er korrekt og fuldstændig Hvis ikke genberegnes forpligtelsen og/eller omposteres i Navision Stat Hvis beregning og bogføring stemmer overgår processen til beholdningsafstemning. Version: Ferie og Fravær ver. 7.1.doc

36 3.2 Ferie og fravær Ferie og særlige feriedage Hensættelse af feriepengeforpligtelsen 1 Automatisk beregning af feriepengeforpligtelsen Beregning sker ved hver lønkørsel (2 gange om måneden). Resultatet af beregningen kommer på uddata 714. Uddata 714 indeholder beregning af hensættelsen på tre niveauer, lønnummer (cprnummer niveau), delregnskab eller gruppe nummer (løngruppenummer). 2 Vurdering af hensættelsen Kunden vurderer om hensættelsen er korrekt og om der skal foretages ændringer. 3 Godkendelse af hensættelsen Kunden godkender hensættelsen 4 Bogførelse af hensættelsen ØSC bogfører hensættelsen i Navision Stat. Version: Ferie og Fravær ver. 7.1.doc

37 3.3 Refusion Sygdomsrefusion BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Indberet sygefravær til FRAV 1 Ansat melder sig syg Medarbejder melder sig syg, fx ved henvendelse til nærmeste chef eller anden vis. 2 Modtag sygemelding og overvågning af fravær Kunden overvåger i tidsregistreringssystem eller på anden vis om sygefravær overstiger 21 dage. For medarbejder under udvalgte ansættelsesforhold overvåger kunden fravær efter gældende regler, f.eks. medarbejdere ansat under det sociale kapitel, flex, barsel o.l. 3 Sagsbehandl og udfyld relevant digital lønblanket til sygdomsanmeldelse. Kunden udfylder relevant digital lønblanket og indsender denne til ØSC 4 Overvåg sygdom Kunden holder øje med om sygefraværet overstiger 21 dage eller anden frist for refusionsansøgning, herefter udfyldes relevant digital lønblanket for anmeldelse af sygdomsrefusion (se aktivitet ). Kunden har ansvaret for, at den relevante digitale lønblanket fremsendes rettidigt. 5 Lønsagsbehandling Oplysninger om sygefravær modtages i ØSC. ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er tilvejebragt, og at alt dokumentation er fremsendt i forhold til reglerne om administration af sygdomsrefusion. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. 6 Indrapportering af data i FRAV ØSC indrapporterer data fra sygdomsbilag i FRAV på baggrund af indrapporte- Version: 7.1 Side 1 af 6 khc Sygdomsrefusion ver 7.1.doc

38 3.3 Refusion Sygdomsrefusion ringen. 7 Godkendelse af indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i FRAV stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Ved fejl og mangler rettes af ØSC. Version: 7.1 Side 2 af 6 khc Sygdomsrefusion ver 7.1.doc

39 3.3 Refusion Sygdomsrefusion Anmeld sygdomsrefusion/delvis sygemelding LINGSNUM MER 1 Overvåg sygdom og udfyld blanket Kunden er ansvarlig for overvågning af sygdommens varighed. Når betingelsen for refusion er opfyldt (fx efter 21. dage) indsender kunden relevant digital lønblanket til anmeldelse af sygdomsrefusion. Ved delvis sygemelding samt sygemelding under socialt kapitel fremsender kunden løbende anmeldelse af langtidssygefravær til ØSC. Kunden sikrer, at alle lister over registreret sygefravær indsendes rettidigt. 2 Udfylder DP201: Anmeldelse af sygefravær Med udgangspunkt i dokumentation tilsendt fra kunden udfyldes formular DP201 på Virk.dk. Formularen udfyldes online. Formularen skal udfyldes senest 4. uge efter 1. fraværsdag. 3 Arkivere kvittering for anmeldelse Fra Virk.dk arkiveres kvittering for udfyldt DP201 på lønsagen. 4 Udfylder DP202: Anmodning om refusion Med udgangspunkt i udtræk udfyldes formular DP202 på Virk.dk. Formularen udfyldes online. 5 Medarbejder udfylder DP202 og sender til kommune Medarbejderen udfylder de resterende oplysninger på DP202, som sendes automatisk til medarbejderen via Virk.dk. Medarbejderen har ansvaret for at fremsende DP202 til kommunen. (Medarbejder) 6 Forhåndsregistrering i SLS Med udgangspunkt i refusionsblanketten indrapporteres den forventede refusion i SLS. Version: 7.1 Side 3 af 6 khc Sygdomsrefusion ver 7.1.doc

40 3.3 Refusion Sygdomsrefusion LINGSNUM MER 7 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS stemmer overens med det fremsendte refusionsbrev og sygdomsliste. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. Version: 7.1 Side 4 af 6 khc Sygdomsrefusion ver 7.1.doc

41 3.3 Refusion Sygdomsrefusion Afslut sygdomsrefusion LINGSNUM MER 1 Medarbejder raskmeldes Medarbejderen raskmelder sig hos kunden. 2 Registrerer og udfylder relevant digital lønblanket for raskmelding Kunden udfylder relevant digital lønblanket. Kunden er ansvarlig for, at oplysninger på lønblanketten er korrekte, og at den bliver fremsendt til ØSC rettidigt. sagsbehandling Den digitale lønblanket modtages i ØSC, og ØSC kontrollerer, at alle nødvendige oplysninger er fremsendt og fyldestgørende i forhold til gældende regler for sygdomsrefusion. I tilfælde af manglende oplysninger og dokumentation, kontaktes kunden med henblik på fejlretning. 4 Indrapporterer data i FRAV (kun hvis kunden anvender FRAV) ØSC indtaster data fra lønblanketten i FRAV. 5 Udarbejder afsluttende refusionsanmodning (DP202) Med udgangspunkt i den indsendte blanket udfyldes formular DP202 på Virk.dk. Formularen udfyldes online. 6 Medarbejderen udfylder DP202 og sender til kommunen ØSC udfylder de resterende oplysninger på DP202 som sendes automatisk til medarbejderen via Virk.dk. 7 Indrapporterer data i SLS Med udgangspunkt i refusionsanmodning forhåndsregistreres refusion i SLS. 8 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. (Medarbejder) Version: 7.1 Side 5 af 6 khc Sygdomsrefusion ver 7.1.doc

42 3.3 Refusion Sygdomsrefusion Version: 7.1 Side 6 af 6 khc Sygdomsrefusion ver 7.1.doc

43 3.3 Refusion Barselsrefusion BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Opret barsel og adoption 1 Aktiviteten gælder for såvel adoptions- som barselssager. Medarbejder anmelder graviditet til leder Medarbejder melder sin/ægtefælles graviditet til nærmeste chef. 2 Modtager anmeldelse og orienterer fx HR enhed Anmelder barsel til fx HR enhed. 3 Udfylder relevant digital lønblanket til anmeldelse af barsel Kunden modtager barselsvarslingen/adoptionssag og igangsætter sagsbehandlingen. Registrerer anmeldelsen i et standardbilag til formålet (barselsbrev og evt. kopi af vandrejournal eller modtagelsesattest). Sender relevant digital lønblanket til ØSC. Det er kundens ansvar, at lønblanketten bliver fremsendt rettidigt og udfyldt korrekt. 4 Lønsagsbehandling ØSC modtager digital lønblanket. Kontrollerer, at alle felter i lønblanketten er udfyldt korrekt, og at dokumentationen er fyldestgørende. 5 Forhåndsregistrering i SLS ØSC indrapporterer data i SLS. 6 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale blanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. 7 Fødsel/adoption Barnet fødes/modtages. Medarbejder har ansvar for at sende kopi Version: 7.1 Side 1 af 4 SBJ Barselsrefusion ver 7.1.doc

44 3.3 Refusion Barselsrefusion af fødselsattest/modtagelsesattest til arbejdsgiveren. 8 Modtager fødselsattest og laver endelig barselsaftale Kunden modtager kopi af fødselsattest/modtagelsesattest og udarbejder endelig barselsaftale med medarbejder. Barselsaftale journaliseres/arkiveres m.m. journaliseres på personalesagen Kopi sendes til ØSC evt. vedlagt kopi af vandrejournal. 9 Indrapportering i SLS ØSC indrapporterer barselsaftalen i SLS. 10 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol, at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte digitale lønblanket. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS. 11 Arkiverer kopi af det modtagne, som dokumentation på refusionssag ØSC modtager kopi af endelig barselsaftale som dokumentation. Version: 7.1 Side 2 af 4 SBJ Barselsrefusion ver 7.1.doc

45 3.3 Refusion Barselsrefusion Anmeld barselsrefusion 1 Udfylder DP401 (eller DP 400A ved barsel uden løn). ØSC udfylder blanket DP401/DP400A på Virk.dk. 2 Afholdelse/ændring af barsel Medarbejder afholder barsel, eller har generelle ændringer til den tidligere indgået barselsaftale. 3 Meddelelse om ændringer til barslen Kunden modtager meddelelse om ændring af barslen, f.eks. fortsættelse af barslen udover aftale. Kunden udfylder relevant digital lønblanket for ændring og sender den til ØSC. 4 Lønsagsbehandling ØSC modtager digital lønblanket Kontrollerer at alle felter i lønblanketten er udfyldt korrekt, og at dokumentationen er fyldestgørende. 5 Løbende udfyldes DP 402 ØSC udfylder kundens del af DP402 på Virk.DK. 6 Forhåndsregistrering i SLS Med udgangspunkt i refusionsblanketten (DP401/DP400A) indrapporteres den forventede refusion i SLS. 7 Medarbejder udfylder løbende DP402 Medarbejder udfylder medarbejderdelen af DP402, som er modtaget fra refusionsgiver (kommunen). Medarbejder sender DP402 tilbage til refusionsgiver dvs. bopælskommunen. (medarbejder) Version: 7.1 Side 3 af 4 SBJ Barselsrefusion ver 7.1.doc

46 3.3 Refusion Barselsrefusion Aktiviteten udgår HANDLING KUNDE Aktiviteten udgår Indhent refusion fra barselsfonden Ansæt vikar (opret barselsvikar) Version: 7.1 Side 4 af 4 SBJ Barselsrefusion ver 7.1.doc

47 3.3 Refusion Det sociale kapitel BESKRIVELSE AF OPGAVESPLIT Opret medarbejder (socialt kapitel) 1 Beslutter at ansætte en person under det sociale kapitel. Kunden beslutter at ansætte person under det sociale kapitel. 2 Indgår aftale med ny medarbejders hjemkommune eller jobcenter. Kunden indgår aftale med medarbejders hjemkommune om ansættelse under det sociale kapitel. Processen overgår til den almindelige tiltrædelsesforløb ( Opret medarbejder ). I forbindelse med registrering af tiltrædelse er det kundens ansvar at gøre ØSC opmærksom på, at der er ansat en medarbejder under det sociale kapitel, og kunden skal sørge for den nødvendige dokumentation i form af kopi af aftalen. Dette fremsendes sammen med kopi af ansættelseskontrakt mv. jf Herefter følges aktivitet jf Opret medarbejder og Anmeld refusion på socialt kapitel Version: 7.1 Side 1 af Det sociale kapitel ver 7.1.doc

48 3.3 Refusion Det sociale kapitel Anmeld refusion på socialt kapitel 1 Kontrol af SLS uddata ØSC kontrollerer i uddata 893 om der skal ansøges refusion. Såfremt ingen er ansat under det sociale kapitel, skal der ikke foretages yderligere. 2 Undersøger form for socialt kapitel job ØSC sagsbehandler og vurderer i dialog med kunden, under hvilken aftale personen er ansat. Aftalen bestemmer hvem/hvilke, der bliver refusionsgivere. 3 Udfylder ansøgnings skema til refusionsgiver ØSC udfylder de formelle skemaer til refusionsgiveren. En opgørelse over omfattede medarbejdere udarbejdes og sendes til kunden til orientering og evt. fuldstændighedskontrol. 4 Modtager orientering om forventet refusion Kunden modtager orientering og foretager evt. ad hoc fuldstændighedskontrol efter behag. 5 Forhåndsregistrering i SLS ØSC indrapporterer forventet refusion i SLS. 6 Godkendelse af SLS indrapportering Der kontrolleres ved personadskilt kontrol at indrapporteringen i SLS stemmer overens med fremsendte ansøgning. Oplysninger godkendes i SLS. Ved fejl og mangler rettes disse af ØSC i SLS Version: 7.1 Side 2 af Det sociale kapitel ver 7.1.doc