Bestyrelsesmøde 21. september 2011 kl Ryesgade 3F, 4., 2200 København N

Transkript

1 Tilstedeværende til bestyrelsesmødet Tilstede fra Bestyrelsen: Henrik Salée, Jørgen Juul Rasmussen, Anja Trier Wang, Simon Tøgern, Lena Haraldsson, Bo Møller Sørensen, Claus Hensing, Søren Slotsaa, Henning Christensen, Allan Holst, Jesper H. Pedersen, Arja Pasila, Bue Højlund Frøslev og Jarl P. Vistisen. Afbud fra: Henrik Fugmann, Lars Rosenkilde og Laust Joen Jacobsen. Tilforordnede: Ingo Østerskov, Jesper Rasmussen og Miriam Skjalm Lissner Referent: Miriam Skjalm Lissner 1. Konstituering af bestyrelsen Henrik Salée fremførte, at med udskiftningen af flere bestyrelsesmedlemmer hen over sommeren fandt han, at det var mest fair at vente med en konstituering af næstformandsposten til det næste bestyrelsesmøde (8. december). 2. Godkendelse af referat fra mødet d. 8. juni 2011 Bilag 2.a referat fra bestyrelsesmødet den 8. juni Revisionsprotokollater Bilag 3.a Revisionsprotokollat af 21. juni 2011 til fælles regnskabsopstilling og åbningsbalance pr. 1. januar 2011 for udspaltning fra Teknisk Erhvervsskole Center til Københavns Erhvervsakademi Bilag 3.b Revisionsprotokollat af 21. juni 2011 til fælles regnskabsopstilling og åbningsbalance pr. 1. januar 2011 for udspaltning fra CPH WEST (Uddannelsescenter København Vest) til Københavns Erhvervsakademi Bestyrelsen bakkede op om dette, og punktet blev derfor udsat til næste bestyrelsesmøde. Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Henrik Salée fastslog, at underskriften af de to revisionsprotokollater ville alle formaliteter i forbindelse med spaltningsprocesserne fra TEC og CPH WEST være gennemført fra KEAs side. Der er således ikke længere nogen form for udeståender imellem KEA og disse to institutioner. Herefter mangler alene godkendelsen fra Undervisningsministeriets side. KEA har dog fortsat et lille mellemværende i forhold til spaltningen fra kts, som han forventede vil blive klaret inden årets udgang. Herefter vil KEA fuldgyldigt være en institution i classic forstand. Ingo Østerskov supplerede med, at det er forventningen, at ministeriet behandler ansøgningen om spaltningerne inden næste bestyrelsesmøde. 1

2 4. Halvårsregnskab og estimat Bilag 4.a Halvårsregnskab og estimat for 2011 Bilag 4.b Takster på regeringens finanslovsforslag 2012 Bilag 4.c Ansøgere og optag til efterårssemestret 2011 Jesper Rasmussen redegjorde for halvårsregnskabets resultater. Der er et overskud på 4,7 mio. kr., hvilket er en markant forbedring i forhold til det første kvartalsregnskab. Dette skyldes dels en større aktivitet på deltidsuddannelserne end budgetteret, dels at indtægten fra en række selvbetalere først blev bogført i 2. kvartal, hvor denne indtægt kom KEA i hænde, pga. forsinkede opholdstilladelser til disse studerende. Endelig har det gennemførte løn- og ansættelsesstop nu slået igennem med stor styrke sammen med en god budgetdisciplin på uddannelsesområderne, hvorfor der har været særdeles godt styr på udgifterne. Samlet set forventes der på den baggrund med et konservativt skøn et samlet resultat for 2011 på 5,5 mio. kr., hvilket er ca. 4 mio. kr. over budgettet. Dette estimat baseres på det forhold, at løn- og ansættelsesstoppet nu er blevet lempet, hvilket vil slå igennem i det 2. halvår af Herudover har KEA haft en række udgifter i forbindelse med skybruddet den 2. juli 2011 som skal bæres af KEA i henhold til reglerne om Statens selvforsikring, som KEA er underlagt. Dette giver dog KEA et større råderum end forventet, herunder bl.a. til etableringen af videncentret. Likviditeten er meget tilfredsstillende, dog udestår en stor udgift til ombygningen af Prinsesse Charlottes Gade 38, hvor fase 1 vil være færdig i løbet af efteråret, og som vil koste ca. 15 mio. kr. Henrik Salée komplimenterede med, at det er godt med et økonomisk beredskab, samt at vi skal være opmærksomme på likviditetsbehovet, således at det får det rette niveau i forhold til KEAs omsætning. Det er således vigtigt, at disponible midler går til uddannelserne. Ingo Østerskov supplerede med, at med KEAs samlede omsætning er et overskud i denne størrelsesorden ikke for stor en sikkerhedsmargin, men at direktionen til stadighed prioriterer uddannelserne og derfor også kan se, at der nu kan være behov for disse lempelser på nogle uddannelsesområder. Henrik Salée kvitterede til slut for et pænt optagstal. Ingo Østerskov underbyggede dette med, at et optag på 1648 studerende var en stigning på ca. 15 % i forhold til 2010, men at endnu mere interessant var antallet af 1. og 2. prioriteter, der er markant højere end sidst. Dette signalerer et bevidst valg af KEA og lover godt for studiemiljøet og engagementet på uddannelserne. Bestyrelsen tog herefter halvårsregnskabet til efterretning. 2

3 5. Nøgletal og benchmark Bilag 5.a Nøgletal for KEAs uddannelser 2010 Bilag 5.b Nøgletal for KEA, øvrige erhvervsakademier og professionshøjskoler 2010 Jesper Rasmussen gennemgik nøgletal for uddannelserne. Nøgletallene viser store forskelle mellem uddannelsesområderne mht. "dækningsbidrag" pr. STÅ. Den store spredning kan forklares med forskelle mht. STÅ pr. lærerårsværk og lønudgift pr. lærerårsværk., der ikke skyldes objektive forskelle mellem uddannelserne, men må tilskrives bl.a. historisk betingede studieordninger, lokale normer mht. holdstørrelser, omfang af overtid m.m. Forskellene kan dog i mindre omfang skyldes påvirkning fra nye uddannelser, der er under indfasning, og som derfor ikke har nået et langsigtet aktivitetsniveau. Ledelsen vil ikke foretage ændringer i forhold til uddannelserne på grundlag af nøgletallene alene, men lade dem indgå i det samlede analyseredskab i forbindelse med den kommende gennemgang af studieordningerne, idet målet er, at økonomiske forskelle mellem uddannelserne skal kunne begrundes. Ingo Østerskov supplerede med, at der er stor forskel på fleksibiliteten i tilrettelæggelsen af uddannelserne, herunder holdstørrelser, der varierer meget på tværs af uddannelserne. Men det er vigtigt at forholdene bliver analyseret nærmere, så der ikke opstår myter om, at nogle betaler for andre. Det blev fremført, at såvel forskelle i pædagogik og didaktik som eventuelle sammenhænge med fastholdelse/frafald også bør indgå i disse overvejelser, samt at disse kvalitative nøgletal også bør drøftes i bestyrelsen ved lejlighed. Jesper Hvidkjær Pedersen spurgte til, hvorvidt det er direktionens målsætning helt at undgå overtid eller fortsætte den økonomisk rationelle målsætning fra tidligere på ca. 20 % overtid. Ingo Østerskov fastslog, at det er et vigtigt indsatsområde, som nu er under kraftig reduktion, men at det nok ikke er realistisk at komme helt i bund pga. væksten i optag. Men direktionen har ikke en målsætning om at planlægge med det som en generel ordning, det skal således ikke kunne være et argument imod at påtage sig nye opgaver, at der ikke er rum pga. planlagt overtid. 6. Indkøbspolitik Bilag 6.a Udkast til Henrik Salée opsummerede, at bestyrelsen gerne vil se på disse nøgletal igen på et senere tidspunkt, suppleret med en række kvalitative nøgletal, og bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. Henrik Salée indledte med at understrege, at det var et udkast til en indkøbspolitik for KEA, som bestyrelsen kunne komme med 3

4 indkøbspolitik for Københavns Erhvervsakademi bemærkninger til. Det blev herefter påpeget, at der kunne suppleres i forhold til at tydeliggøre de grundlæggende økonomiske principper for indkøb, for indkøbsregler ved (EU-)projekter i KEA, at principper fra regnskabsreglerne om prokura, 4 øjne på en faktura og sammenhæng med KEAs formål kunne fremstå mere eksplicitte, samt at regler for leasing bør formuleres mere tydelige. Henrik Salée kvitterede afslutningsvist med, at dette var endnu et punkt, hvor KEA fulgte op på revisionens bemærkninger om de indsatsområder, KEA som en ny institution skulle følge op på. 7. Nørrebro Campus Bilag 7.a Status for Nørrebro Campus Med disse bemærkninger in mente tog bestyrelsen herefter indkøbspolitikken til efterretning. Henrik Salée opsummerede fra sidste bestyrelsesmøde, at udsættelsen af indflytningstidspunktet og de økonomiske forhold for udlejer havde resulteret i en anbefaling om en genforhandling samt revurdering af projektets hensigtsmæssighed og vilkår. Jesper Rasmussen redegjorde for status, hvor der er tale om et års forskydning af indflytningsdato til 1. januar 2013, at KEA fortsat vil kunne forlade projektet, uden at der kan gøres økonomiske indsigelser mod KEA, samt at det var lykkedes at få alle datoer, herunder for indeksering, skubbet med 1 år, hvilket havde resulteret i en nettobesparelse på ½ mio. kr. årligt i hele lejeperioden. Der pågår fortsat forhandlinger med en ny udlejer, der kan overtage projektet fra Oscar Jensen Gruppen, og det er forventningen, at dette falder på plads i oktober måned. På den baggrund finder direktionen, at det samlede projekt fortsat har en sund økonomi og nogle gode perspektiver for KEA, hvorfor direktionen fortsat anbefaler, at KEA fastholder projektet. Udover dette har KEA fået mulighed for at udvide lejemålet, hvilket muliggør en samling af administrationen, etableringen af et mere ambitiøst videncenter samt øget aktivitet pga. de øgede optagstal. Dette vil samtidig betyde, at KEA får et stort sammenhængende areal samt en bestemmende indflydelse over for udlejer. Disse nye m2 vil blive tilføjet i en allonge til kontrakten, og dermed få de samme vilkår som det øvrige lejemål. Herudover undersøger KEA pt muligheden for at overtage lejemålet af de eksisterende lejligheder med henblik på at etablere kollegieværelser og lejligheder til (internationale) studerende og gæsteundervisere. Dette afhænger dog af, at der kan etableres en 4

5 juridisk model, der muliggør denne aktivitet. Endelig indstillede direktionen, at KEA med det forventede salg af Lersø Park Alle 2 indfrier et lån i Frederikkevej Henrik Salée fandt, at dette ville gøre komplekset til en mere entydig KEA-bygning, men samtidig at det ville ændre på balancen imellem ejede og lejede bygninger, så lejeandelen ville stige. 8. EA2015 [mundtlig orientering] Bestyrelsen gav rektor lov til at gå videre med de skitserede planer, og formandskabet til at godkende en eventuel allonge, hvis den forelå inden næste bestyrelsesmøde. Denne allonge skal dog omsendes til bestyrelsen, når den foreligger. Ingo Østerskov orienterede om EA2015-handlingsplanen, som stadig er i proces. Initiativet har tilsyneladende vundet gehør på politisk niveau, idet daværende undervisningsminister Troels Lund Poulsen på Sorømødet i august at se på de nuværende uhensigtsmæssigheder og i den forbindelse åbnede for muligheden af at genoverveje lovens bestemmelser om at skulle overføre PBA-uddannelserne til professionshøjskolerne i Og dette er der tilsyneladende bred politisk opbakning til. Herudover afventer man samtidig ministeriets reaktion på den indmelding, der skulle afgives før sommerferien om de enkelte akademiers proces frem mod en classic status. Dette kan således også komme til at få konsekvenser for processen. Henrik Salée supplerede med, at styregruppen prioriterer 3 områder: samarbejdet med erhvervslivet, der kan synliggøre behovet for en selvstændig sektor en fornuftig behovsafdækning, der kan sikre det rigtige udbud af uddannelser klare kriterier for en godkendelse i evalueringen i 2013 Der er således nedsat 3 arbejdsgrupper, som kommer med et indspil på disse områder. Anja Trier Wang opfordrede i den forbindelse KEA til at gå foran og lade sig benchmarke på de 10 kriterier, der indtil videre er opstillet som indikatorer for et stærkt erhvervsakademi, frem til næste bestyrelsesmøde. Dette fastslog Henrik Salée, at KEA selvfølgelig skal være med til. 9. Megaprojektet på KEA Bilag 9.a Status for megaprojektet på KEA Bestyrelsen tog dette til efterretning. Ingo Østerskov gav en kort status for de mange delprojekter, der indgår i det såkaldte megaprojekt i KEA: Placeringen af KEAs uddannelser inden for de 2 kommende 5

6 campusklynger udmeldes i denne uge med forbehold for, at der kan ske ændringer, hvis der sker markante ændringer i aktiviteten på de enkelte uddannelser, eller hvis der indgås yderligere lejemål, som anslået under punkt 7. Der er forhandlinger i gang om arbejdstidsaftalerne, samtidig har KEA opsagt samtlige eksisterende arbejdstidsaftaler for at få et fælles grundlag for uddannelserne på KEA. Den nye fælles arbejdstidsaftale skal etableres under den nuværende centrale arbejdstidsaftale for erhvervsuddannelsesområdet. Der er ved at blive udarbejdet en HR politik, som hviler på statens regler, men som fokuserer på de bagvedliggende værdier for at signalere, at KEA vil væk fra en rettighedstilgang til det at arbejde på KEA til en afklaring af, hvad der forventes af medarbejderne. Der arbejdes fortsat på at gøre vidensbegrebet stærkere. Det indgår desuden som et element i arbejdstidsforhandlingerne. Der arbejdes videre med at sammentænke KEAs fællesfunktioner, derunder de administrative opgaver Ledelsesmodellen udfordres løbende og har været tema på et ledelsesudviklingsforløb, der er kørt hen over det sidste ½ år. Model for ressourceallokering indgår indirekte som element i arbejdstidsaftalerne, som det skal tænkes sammen med. Alle studieordninger skal igennem et review, så de lever op til KEAs ambitioner og til fremtidens krav. Der er fokus på output. Dette arbejde forventes færdigt til studiestart efteråret Samlet set er der tale om temmelig radikale ændringer for KEAs indre maskinrum, når disse elementer er på plads. 10. Status for selvevaluering Bilag 10.a Status for selvevaluering af KEA Henrik Salée kvitterede for projektet som et rigtigt godt projekt. Henrik Salée påpegede, at det fortsat er på forsknings- og vidensdelen, at KEA halter bagefter. Ingo Østerskov erkendte dette og fastslog, at bl.a. derfor havde KEA ansat videnchef Pernille Berg, som vil have fokus på dette område. Forventningen er, at om 7-8 måneder vil vurderingen af dette kvalitetsfelt se helt anderledes ud. Henrik Salée supplerede med, at denne oversigt fremadrettet bør udbygges med de nye benchmarking-felter. Anja Trier Wang opfordrede til, at ambitionsniveauet blev hævet i forhold til aftagerrelationen, så den blev systematiseret og bragt i anvendelse, og i forhold til indsatsen med at inddrage eksterne, herunder internationale, undervisere på KEA. Ingo Østerskov bemærkede, at det kommende CRM-system netop 6

7 forventes at kunne systematisere kontakten til såvel aftagere som kommende og tidligere studerende. Bestyrelsen tog herefter selvevalueringen til efterretning. 11. Akkreditering af uddannelser og udbud Ingo Østerskov forklarede kort, at der pågår en proces i forhold til PBA i smykker, teknologi og business, som var indstillet til et afslag, Bilag 11.a Oversigt over men som nu bliver revurderet i EVA. akkrediteringer af (nye) uddannelser og udbud på KEA 12. Eventuelt Anja Trier Wang opfordrede til, at det på et senere bestyrelsesmøde ville blive drøftet, hvorledes KEA anvender og agerer i forhold til brug af eksterne konsulenter på efteruddannelsesområdet. København, den 8. december 2011 Godkendt af bestyrelsen for Københavns Erhvervsakademi Ingo Østerskov lovede, at der på næste bestyrelsesmøde vil blive fremlagt en Code of Conduct samt en forretningsmodel, som erhvervsakademierne er ved at udvikle i fællesskab på netop dette område. Henrik Salée (formand) Anja Trier Wang Lena Haraldsson Bo Møller Sørensen Søren Slotsaa UDTRÅDT AF BESTYRELSEN Lars Rosenkilde Allan Holst Arja Pasila Bue Højlund Frøslev _ Jørgen Juul Rasmussen _ Simon Tøgern _ Henrik Fugmann _ Claus Hensing _ Laust Joen Jakobsen _ Henning Christensen Jesper H. Pedersen Jarl Panzeri Vistisen 7