Besparelser på 17,5% i KMD. Værdiskabende optimering af facility management-funktionen

Transkript

1 Besparelser på 17,5% i KMD Værdiskabende optimerin af facility manaement-funktionen

2 Besparelser på 17,5% i KMD Værdiskabende optimerin af facility manaement-funktionen Af Partner Lisbeth Bau Madsen lbaumadsen@basico.dk I 2012 taer vi i KMD det første skridt mod en mere professionel facility manaement-funktion. Men vi erkender hurtit, at vi stadi har processer, vi kan diitalisere o optimere. Måden, vi arbejder med vores leverandører på, træner lieledes til en bedre struktur for at reducere kompleksiteten, o vi har jobfunktioner, hvor vi ønsker at skabe et mere spændende o udfordrende jobindhold til de tilbaeværende medarbejdere. Sådan beskriver Katrine Grathe, Senior Cateory Manaer i KMD, motivationen for at nytæke o udvikle deres facility manaement(fm)-funktion. Målsætninen er lieledes at realisere de ønskede bespar elser på 15%. Læs med her o få indblik i, hvordan KMD når i mål o få inspiration til at lykkes med optimerinstilta på facility manaement-området, som iver pene på bundlinjen. I val af rådiver har vi stor fokus på at finde en medspiller, der forstår, at det er i implementerinen, det ælder de skal ikke bare levere skrivebordsarbejde. Vi er ikke interesseret i komplicerede løsniner, som vi ikke selv kan implementere, o som vil efterlade vores oranisation i et kaos med alt for få medarbejdere, samt leverandøraftaler o processer, vi ikke kan arbejde med. Derfor er det vitit at få tilknyttet en FM-specialist som Basico med kendskab til ledelses- o driftsansvar for en serviceoranisation, o som evner at udarbejde enkle SLA er o KPI er på alle serviceområder, fortæller Katrine. Grundi analyse iver konkrete anbefaliner I et optimerinsprojekt som KMD s er det alfa o omea at have en systematisk o detaljeorienteret tilan til at identificere de områder, der skaber besparelser. Ambitiøse besparelsesmål kræver det rette hold Katrines vitiste rolle som intern projektleder er at realisere de ønskede besparelser på 15% hurtist mulit. Men hvis alle ressourcer er bundet i driften, kan det være svært at finde de nødvendie kræfter til at udvikle o optimere. En situation du måske enkender? KMD væler derfor at tilknytte en rådiver, som kan se på situationen med friske øjne. I en stor oranisation, hvor hver afdelin bliver målt på forskellie resultater, er det aførende, at FM, indkøb o HR får etableret et tæt samarbejde med henblik på at optimere o udvikle facility manaement-funktionen. Derfor kan ledere fra alle tre stabsfunktioner med fordel være en del af styreruppen. BASICO / INDHOLD MÅ GENGIVES MED KILDEANGIVELSE / SIDE 2

3 FIGUR 1: PROJEKTFASEN ET OVERBLIK Step 1 Kommunikation Intern kommunikation vedr. opstart af projekt o fremtidi betydnin Step 3 Udbud o oranisation Udbud Leverandørforhandlin Udarbejdelse af kontrakter Udarbejdelse af nye funktions- o procesbeskrivelser på opaver i eet rei Administration, helpdesk, reception, byninsdrift o vedliehold samt tilsyn med datacentre Step 5 Opfølnin o drift Økonomiopfølnin Leverer leverandørerne til den aftalte pris? Leveranceopfølnin Leverer leverandørerne det, de skal, målt på aftalte KPI er? Løbende optimerin 6 mdr. Step 2 Dataindsamlin o analyse Dataindsamlin Leverandøraftaler o SLA er, herunder service- o kvalitetsniveauer Procesafdæknin o anlæsreistrerin Interviews o dialo med medarbejdere Step 4 Implementerin af ny løsnin Kommunikation o uddannelse Opkvalificerin af tilbaeværende medarbejdere Kontraktstyrin samt håndterin af leverandørsamarbejdet Nyt FM-system KMD Atrium Analyse o anbefaliner til nyt setup Kravspecifikation af renørins- o relaterede ydelser samt tekniske serviceeftersyn Udarbejdelse af 36 nye SLA er på tekniske anlæ såsom køleanlæ, ventilation, aircondition, dørautomatik, elevatorer, brandslukkere, printere m.v. Udarbejdelse af opdaterede SLA er på renørin, kantine, vinduespolerin, planter samt rønt o hvidt Genforhandlin af kantineaftale Nye snitflader mellem interne o eksterne leverandører Diitaliserin, procesoptimerin o ny oraniserin af interne serviceopaver Fra site manaers til landsdækkende proces- o personaleansvar Alle leverandøraftaler bliver ennemået, o arbejdsprocesser bliver studeret ned til mindste detalje ved at observere arbejdsane o interviewe medarbejdere for at få indblik i optimerinsmulihederne. Der kommer meet uundværlit input fra disse interviews, o mane af de implementerede anbefaliner stammer fra disse, uddyber Katrine. Eksempelvis diitalt selvbetjent æstereistrerin, herunder oså elektronisk parkerinsreistrerin i stedet for fysiske parkerinskort o et nyt setup for intern service, hvor samarbejdet med renørinsleverandøren bliver udnyttet mere optimalt (ref. oversit over optimerinstilta på næste side). Tidliere kom der f.eks. 4 forskellie medarbejdere/leverandører i alle print-/kopirum på samtlie lokationer o løste dalie opaver vedr. affald, renørin, opfyldnin, check m.v. Har I overblik over jeres serviceleverandører? Ved at reducere antallet kan I lette administrationsarbejdet o skabe et stærkere rundla for rabatter på timepriser, materialer etc. Derudover er det en od mulihed for at optimere jeres serviceaftaler. FM driver de mest synlie services o processer i en virksomhed. Derfor kan medarbejderne i din virksomhed bidrae med værdifuld input til driften ift. at reoranisere o redesine arbejdsopaver. BASICO / INDHOLD MÅ GENGIVES MED KILDEANGIVELSE / SIDE 3

4 FIGUR 2: EKSEMPLER PÅ OP T IMER INGST ILTAG I KMD Soft Services Kantine Kan tine dri ft ørin n Re Rece p ser tions vic e - esk lpd e H Renørin Reduktion af antallet af skraldespande o affaldscontainere Nye sæbedispensere o papirholdere, der reducerer forbruet Ændrede o optimerede snitflader mellem ene medarbejdere o leverandører Vinduespolerin Ko n tor ser vic e M se ått e r vi ce Ny o billiere leverandør Nye optimerede frekvenser Planter Vi n nd eli ue md spo le rin Posto Soft Services Køkkensammenlænin på den største lokation fra 2 kantiner til 1 Nedbemandin Øvrie besparelser ved fokus på: Mindre svind Bru af færre råvarer rundet sammenlænin Nyt setup tilpasset lokationernes indretnin o overholdelse af sikkerhedskrav/ flutveje Måtter Indkøb af måtter fremfor leje Reception Diitaliserin Nye mere interessante o udviklende opaver Nye processer o arbejdsane n eri m i pt io Tek nis ke a Hard Services æ nl En er Tekniske anlæ o ejendomsvedlieholdelse Reducerin i antallet af leverandører fra 78 til 16 samt optimerin af serviceaftaler Udarbejdelse af 36 nye Service Level Areements (SLA er) på tekniske anlæ såsom køleanlæ, ventilation, aircondition, dørautomatik, elevatorer, brandslukkere, printere m.v. Nye faste time- o materialepriser o rabatter old els e li e h Ej en do er ms æ rt ve d Vice v Hard Services Viceværter o ejendomsdrift Ændrede o optimerede snitflader mellem ene medarbejdere o leverandører Nye interessante o udviklende opaver Nye processer o arbejdsane E j e n d o m s d rift BASICO / INDHOLD MÅ GENGIVES MED KILDEANGIVELSE / SIDE 4

5 Nu løser 1 person/leverandør alle opaver, o vi sparer derved mane skridt o ressourcer, fortæller Katrine. Alle delelementer af analysen resulterer i 3 større optimerinspotentialer: 17,5% af scope, hvilket overstier målsætninen på 15%. Herudover er alle løsniner o serviceaftaler skalerbare med fokus på løbende optimerin, så KMD fremadrettet ikke blot sikrer, men oså øer besparelserne. 1. Centraliserin o diitaliserin 2. Færre medarbejdere i den tilbaeværende FMoranisa tion med fokus på øet arbejdslæde i form af mere spændende o udfordrende jobindhold 3. Færre leverandører En solid plan sikrer succesfuld implementerin For at nå i mål udarbejder KMD i samarbejde med Basico en solid plan, der sikrer fundamentet for implementerinen (ref. projektplanen s. 6). Kontrakter med eksterne leverandører o interne jobbeskrivelser bliver tænkt sammen o udspecificeret, så arbejdsfordelin o snitflader bliver knivskarpe. De bliver oså standardiseret, så de er ensartet o ennemskuelie; et tilta der ør det nemmere at arbejde med dem i dalidaen. Derudover er hovedfokus på at opkvalificere de tilbaeværende medarbejdere i KMD s facility manaement-oranisation. Fra at være udførende på de dalie opaver skal de nu styre kontrakterne o håndtere leverandørsamarbejdet. En opave, der tidliere var ledelsens. Der er mane eksempler på, hvordan dalidaen har ændret si for den interne FM-oranisation i KMD. Før optimerinsprojektet arbejdede KMD med 59 KPI er til kvalitetsenneman af udendørs arealer: Har ræsset den ritie højde? Er træerne beskåret korrekt m.v.? For at skabe bedre dialo mellem artner o KMD bliver antallet af KPI er reduceret til 17. Kvalitetsopfølninen bliver yderliere simplificeret ved at erstatte et omfattende Excel-ark med et overskuelit oversitskort over matriklen. Tilta, som ør hele kvalitetsmålinen mere overskueli o danner rundla for et lant mere konstruktivt o udviklende samarbejde. Gevinsterne af det nye fm-setup i KMD I samarbejde med Basico realiserer KMD besparelserne pr. 1 april 2016 i henhold til tidsplanen på 6 måneder (ref. projektplanen s. 6). I oktober 2016 bliver det verificeret, at facility manaement i KMD har opnået en årli besparelse svarende til ca. Når I væler jeres leverandør-setup, skal I tae udanspunkt i jeres kerneforretnin. Hvad er jeres behov? Hvilke ressourcer har I internt? Hvad er det optimale setup for udviklin af jeres kerneforretnin? I skal derfor overveje jeres optimale FM-setup rundit ift. følende løsniner: Én leverandør (IFS) Én eller flere leverandører, der håndterer flere områder (Multi) Specialiserede leverandører inden for forskellie områder (sinle services) Eet rei Det er en stor fordel, hvis alle jeres løsniner o serviceaftaler er skalerbare. Det vil sie, at I kan skalere op o ned, når i oplever ændrede forhold. I udlejer lokaler/byniner o har ikke lænere bru for jeres serviceleverandører til at varetae en opave som f.eks. renørin Færre medarbejdere, der skal bespises i kantinen Facts om KMD En af landets største softwarevirksomheder med ca medarbejdere Placeret i Ballerup, Ålbor, Århus o Odense Ejer en række datterselskaber i Sverie, Nore, Polen o Finland Bliver i 2012 solt til kapitalfonden Advent International En omsætnin i 2015 på ca. 5,2 mia. kr. Skal vi hjælpe di med dit næste optimerinsprojekt? Kontakt Partner Lisbeth Bau Madsen på / lbaumadsen@basico.dk o hør mere om, hvordan vi kan hjælpe jer. BASICO / INDHOLD MÅ GENGIVES MED KILDEANGIVELSE / SIDE 5