Boligpolitisk Styregruppe torsdag d. 13. august 2015

Transkript

1 Boligpolitisk Styregruppe torsdag d. 13. august 2015 Mødedato Torsdag d. 13. august 2015 Mødested Bylaboratoriet, Teknik og Miljøforvaltningen, Kirketorvet Mødetidspunkt Kl. 16 Forventet sluttidspunkt Kl. 18 Deltagere Arne Sigtenbjerggaard, Peder Hummelmose, Benny Haugsted, Hans Helge Andersen, Tage Majgaard, Søren Peschardt, Niels Ågesen Øvrige deltagere Tommy Mølgaard, Torben Krogh, Erik Lønne Gottfredsen, Thomas Kirsten, Michael Sloth, Michael Petterson, Karen Sommer Møller. Karsten Pedersen, byggechef i Domea samt Henriette, kundeservicechef i Domea deltager i pkt. 2. Lotte Stensberg deltager i pkt. vedr. Ungdomsboliganalysen. Afbud: Ulla Varneskov, Karin Mortensen, Søren Ahle Hansen, Søren Peshardt, John Lassen Dagsorden 1. Godkendelse af referat og dagsorden. (5 min) 2. Domea har værtskabet (1 time) 3. Forslag om udarbejdelse af ansøgning om prækvalifikation til en boligsociale helhedsplan hos LBF (10 min) 4. Regnskab for 2015 samt opdateret budget (KSM 5 min) 5. Evt. 6. Orienteringspunkter. - Ungdomsboliganalyse v/ Lotte Stensberg (20 min) - udsættelse. Orientering fra Michael Petterson om status på arbejde med udsættelser på baggrund af rapport fra SFI. (10 min) - indberetning af opnåede resultater til Landsbyggefonden for 2014 for helhedsplanenerne og BolivVejle. Se evt. målopfyldelsesskemaer på - Udviklingsmedarbejder John Lassen stopper pr Forretningsudvalget indstiller, at stillingen ikke genopslås og at der evt. inddrages ekstern hjælp ad hoc til kommunikations- og andre opgaver. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden og referat Godkendt Pkt. 2 Domea har ordet Erik Lønne Gottfredsen introducerede og fortalte, at med Domeas nye strategi og effektivisering, og der er opnået en reduktion på 25 mio. kr. i Domea. Der er blevet samlet forskellige enheder centralt, herunder fra 12 udlejningssteder til 2 steder: i Høje Tåstrup og i Vejle. Det gav udfordringer i starten, da alle informationer omkring de enkelte områder ikke var nedskrevet. Henriette, kundechef i Domea vest fortalte om den landsdækkende kundeservice for boliger over hele landet. Udfordring at arbejde med alle de fælles opgaver. På hovednummeret kan man vælge øst eller vest. 25 medarbejdere til at udleje boligerne og svare på spørgsmål fra kommende og nuværende lejere. Hvor vi ikke har ventelisten sender vi ledige boliger til og også gennem lbf s fb. Der er omkring 6000 fraflytninger på årsbasis som skal genudlejes. Side 1 af 7

2 opkald på tlf. i 2014, mere end året før, med en højere svarpct. Og sek. Ventetid. Også længere åbningstid til 55 t ugentligt. Domea arbejder stærkt på at bleve papirløst og bruge Nemid til underskrift af lejekontrakter. Eks. 40% af kontrakterne underskrives digitalt. På opsigelser er der en behandlingstid på 4 min., lejekontrakt på 4,5 min., lejetilbud 2 min. Hver gang der kan sættes strøm til en service kan vi spare tid. Dvs. at vi kan spare stillinger. Det gælder om at gøre det før servicen går til andre ting. Alt det der har at gøre med varme hænder skal vi gøre lokalt. Øvrige ting centralt. Men det har være med udgangspunt i kundernes behov. Det vurderes løbende om der er behov for de lange åbningstider, men vi skal være tilstede ligesom ejendomsmæglerne. Se uddybet i bilag med plancher Domea kundeservice Carsten Pedersen, byggechef fremlagde status for arbejdet med Domeas Problemramte afdelinger i Vejle, dvs. status for bygningsmæssige tiltag: renovering, nedrivning, salg, huslejeniveau. Generelt er tomgang mndre end for et år siden og nogle af sagerne er behandlet i LBF. Andre venter stadig. Carsten Pedersen opfordrer til en fælles drøftelse med Vejle Kommune om det er den rigtige vej at gå, så der er en fælles holdning inden involvering af bestyrelserne. Tilskuddet fra kapitalfonden er ikke så stort : kr. pr. femtedel, resten skal tages i dispositionsfonden. Der må laves en fælles tidsplan. For Domea Egtved ønskes skema A godkendt i år. Se plancher for uddybning: Almene boliger i Vejle kommune Bilag: Powerpoint: Domea kundeservice Powerpoint: Almene boliger i Vejle kommune Pkt. 3 Forslag om udarbejdelse af ansøgning om prækvalifikation til boligsocial helhedsplan LBF for Sagsfremstilling: Den nuværende bevilling fra Landsbyggefonden, der finansierer 75 % af samarbejdet mellem Vejle Kommune og kommunens boligorganisationer i form af BolivVejle og de boligsociale helhedsplaner, udløber ved udgangen af Følgelig har der i løbet af foråret været fokus på at afklare det fremtidige samarbejde og der har i den forbindelse været nedsat 2 grupper til at beskæftige sig med henholdsvis det boligsociale samarbejde og det boligstrategiske samarbejde. Organiseringen af de 2 grupper har af forskellige årsager vist sig uhensigtsmæssig blandt andet har det været vanskeligt at arbejde i samme hastighed og dermed sikre fælles fodslag. Forum for koordination og udvikling (FKU) har d drøftet sagen og foreslår, at indstille til Boligpolitisk Styregruppe (BPS), at nedsætte éen arbejdsgruppe i stedet for de eksisterende to og at arbejdsgruppen skal udarbejde et forslag til en samlet ansøgning om prækvalifikation til Landsbyggefonden for Side 2 af 7

3 perioden med udgangspunkt i den nuværende økonomiske ramme. Som bilag er vedlagt et notat der indeholder:: Kort historik Status på det boligsociale arbejde under helhedsplanerne Status på det boligstrategiske samarbejde Gennemgang af de centrale bestemmelser, der har betydning for en ansøgning Mulighederne Økonomisk ramme Landsbyggefondens bestyrelse har d. 19. marts 2015 vedtaget et nyt regulativ vedrørende den boligsociale indsats i udsatte boligafdelinger ( midlerne). Regulativet er vedlagt som bilag. Heraf fremgår det, at midlerne kan ydes til udsatte boligafdelinger ( 2 i regulativet) og som i tidligere år, uddeles årlige rammer med løbende ansøgninger og løbende behandling af ansøgninger (dvs. ingen fast ansøgningsfrist). En ansøgning om støtte til en boligsocial indsats (boligsociale aktiviteter og huslejestøtte) falder i 2 faser: 1. Først indgives en ansøgning med henblik på at blive prækvalificeret. En ansøgning indeholder en kortfattet beskrivelse af afdelingen/boligområdet, et udfyldt spørgeskema for hver ansøgende afdeling og et foreløbigt budgetforslag. 2. Ansøgere, hvor ansøgningen på baggrund af fondens sagsbehandling prækvalificeres, skal udarbejde en helhedsplan. Der er ændrede krav til indhold og organisering. Der skal bl.a. laves en interessentanalyse. Det er afdelingerne der skal søge. Ansøgningen om prækvalifikation skal fremsendes med anbefaling af kommunen (BPS er tilstrækkelig), mens den endelige helhedsplan skal indsendes til Landsbyggefonden efter godkendelse i Byrådet. Landsbyggefonden har oplyst, at der som udgangspunkt kan ydes støtte til de samme afdelinger som i dag. Desuden kan der laves partnerskabsaftaler med afdelinger, hvor der er en afsmittende virkning af de udsatte boligområder. Afdelinger der forlods ønsker at vurdere, om de kan forvente støtte til en boligsocial helhedsplan kan rette en konkret henvendelse til sagsbehandler i fonden, men angivelse af afdelingsnummer, boligselskab og adresse. Det er muligt at søge prækvalifikation og så evt. senere trække ansøgningen tilbage hvis det viser sig, at der ikke er tilslutning på afdelingsmødet om at indgå i en fremtidig helhedsplan. Hovedbestyrelsen i AAB behandler på deres møde d en positiv indstilling til at der udarbejdes en ansøgning om prækvalifikation, for de afdelinger af AAB som er omfattet, med mulighed for at udvide til andre afdelinger der ønsker at indgå enten direkte eller gennem partnerskabsaftale. Indstillingen til AABs hovedbestyrelse er vedlagt som bilag. Hvis BPS kan tilslutte sig, at nedsætte en arbejdsgruppe til at udarbejde ansøgning om prækvalifikation vil en kommende ansøgning om prækvalifikation til en boligsocial indsats de kommende 4 år ( ) på nuværende tidspunkt principielt indeholde følgende byggesten: - Etableringen af en samlet bestyrelse for boligsociale indsatser med særligt fokus på de overordnede strategiske indsatser (fx beskæftigelse, uddannelse, sundhed, kriminalitetsforebyggende samarbejde etc.) samt det brede kommuneperspektiv. Regulativet beskriver i 6 stk. 2 fondens krav til bestyrelsen og krav om entydig ledelse. Side 3 af 7

4 - Etablering af lokale styregruppe/følgegrupper med fokus på de lokale aktiviteter (fx klyngeråd, opgangsambassadører, ferieaktiviteter, frivilligaktiviteter etc.). - Boligsociale aktiviteter i Løget og Finlandsparken / Nørremarken herunder med lokale boligsociale medarbejdere - En model for mere effektiv udbredelse af boligsociale indsatser til andre boligområder fx i form af en eller flere flyvende boligsociale medarbejdere - Et fællessekretariat med ændrede funktioner såsom personaleansvar for boligsociale medarbejdere m.fl., projektledelse, tværfaglig koordination, sikring af strategiske samspil samt evt. øvrige funktioner såsom fælles kommunikation/image. - Fortsættelse af Boligpolitisk Styregruppe i forhold til overordnede boligstrategiske drøftelser. Landsbyggefonden har tidligere oplyst, at der vil være lokale orienteringen omkring de nye bestemmelser efter sommerferien. Disse er imidlertid ikke blevet datosat, men sagsbehandler i fonden er villig til at deltage i et møde og drøfte mulighederne. Et organisationsdiagram kunne se ud i stil med nedenstående: Boligpolitisk strategigruppe (boligpolitik og fælles styringsdialog fx betjenes af Vejle Kommune) Styringsdialog (hele kommunen) Boligsocial bestyrelse Boligsocialt fællessekretar iat (placeret hos boliger.) Afdelinger med boligsociale helhedsplaner Afdelinger med partnerskabsaftaler Indstilling: Det foreslås: - at der søges prækvalifikation hos Landbyggefonden om en boligsocial helhedsplan med udgangspunkt i nuværende økonomisk ramme - at boligorganisationerne melder ind med de områder der ønsker at deltage i en Side 4 af 7

5 ansøgning om prækvalifikation eller indgå i partnerskabsaftaler. - at der nedsættes en arbejdsgruppe til at udarbejde ansøgningen bestående af 2 til 3 fra boligorganisationer fra organisationsniveau, 1 fra kommunen, 1-2 forretningsfører samt sekretariatsleder som sekretær for gruppen. Andre deltagere, eksempelvis nuværende lokale projektkoordinatorer inddrages ad hoc. - at arbejdsgruppen kan anvende nødvendig ekstern bistand dækket at nuværende økonomisk rammer - at ansøgningen tager udgangspunkt i de ovenfor nævnte principielle byggesten - at invitere LBF til møde snarest muligt mhp. at afklare tvivlsspørgsmål, herunder hvad fonden har som ufravigelige krav og hvilke der kan forhandles - at ansøgningen skal godkendes i BPS d Bilag : Notat Regulativ for udmøntning af boligaftalen Indstilling til AABs hovedbestyrelse Beslutning: Det blev vedtaget, at der søges om prækvalifiktation for de afdelinger det er muligt for. Det blev præciseret fra AAB, at det er vigtigt lokale afdelingsformænd og boligsociale medarbejdere er med i arbejdsgruppen. Det blev drøftet hvorvidt Domea kan indgå i en ansøgning, evt. som partnerskabsaftale. Det blev præciseret fra borgmesteren, at der ikke vil blive lavet andre samarbejdsfora end dette, men vi kan stadig tilgodese både de boligsociale helhedsplaner og andre relevante emner som i dag. Pkt. 4 Regnskab for 2015 samt opdateret budget Sagsfremstilling: Der er uforbrugte midler fra 2014 på i alt kr. Heraf kr. i projektorganisation pga. vakant stilling i 5 måneder i fællessekretariatet. Nogle af midlerne skal reserveres til timebetaling til Vejle Kommune til mødeplanlægning og ØsterBO til opdatering af hjemmeside. Desuden er der overført kr. fra konto til kommunikation samt kr. til evaluering. Det betyder, at der er ekstra projektmidler i 2015 og Hvis midlerne ønskes anvendt til andre formål end tidligere skal det godkendes af Landsbyggefonden. Punktet blev ikke behandlet. Bilag: opgørelse over forbrug p Side 5 af 7

6 Pkt. 5 Orienteringspunkter - Fremlæggelse af resultater fra Analyse af behov for ungdomsboliger v/ Lotte Stensberg Baggrund at gøre Vejle til en attraktiv by på mange måder. Herunder fokus på studieboliger. Analysen sat i gang af Uddannelsesrådet. Vi er nået over målsætningen. 10% af de studerende i Vejle har svaret. 59% bor udenfor Vejle by. Når man har valget flytter man ind til Vejle. Men hvor de i dag foretrækker at bo i midtbyen kan man godt forestille sig at bo i østbyen og havnen. 73 pt. forventer at flytte til Århus for en videregående udd. Borgmesteren opfordrede Boligselskaberne til at overveje, hvordan de kan bidrage med studieboliger. Vi har fået flere uddannelser, så det er vigtigt med studieboliger som vi har for få af. De må sende et tilbud. Der er budget d så hurtigst muligst hvis der er grundtilskudtilskudskroner. Bilag. Powerpoint Studieboliganalysen -Udsættelser: SFI rapporten Udsættelse af lejere viser kommunal forskelle og udviklingen i udsættelser fra Analyseafdelingen oplyser, efter henvendelse til SFI, at de væsentligste tal i undersøgelsen antallet af effektive udsættelser - stammer fra byretternes indberetninger. Den første del af pjecen omhandler antallet af udsættelser i forhold til antal lejerfamilier. Her er tallene altså ikke sat i forhold til variable som befolkningssammensætning, antal almene boliger, arbejdsmarked osv. Her ligger Vejle Kommune i kategori 5, hvilket indikerer, at kommunen har et højt antal udsættelser i forhold til antal lejerfamilier. Ud fra dette er det ikke til at sige noget om, hvordan kommunen klarer sig i forhold til andre kommuner, da der kan være mange grunde til det høje antal udsættelser, jf. de nævnte variable. I anden del af pjecen er det derimod muligt at sammenligne Vejle Kommune med andre kommuner, da man her har medtaget forhold som typisk vil påvirke antallet af udsættelser (herunder andelen af almene boliger). Det man har gjort er at estimere et forventet antal udsættelser i forhold til kommunens karakteristik og så set hvordan kommunen reelt klarer sig altså en form for benchmarking. Her scorer Vejle Kommune også 5, hvilket vil sig, at kommunen har et højt antal udsættelser, selv når man ser i forhold til kommunens karakteristik. Kommunen har med andre ord flere udsættelser end man kan forvente. Den positive historie er, at kommunen fra perioden og til perioden er gået fra en score på 5 til 4. Kommunen har altså forbedret sig, om end man fortsat ligger i den dårlige ende. Boligorganisationerne har oplyst, at der var 79 udsættelser i 2013 og 71 udsættelser i Bilag: pixi af SFI rapport samt oplysninger fra AAB og ØsterBO over udsættelser. Michael Petterson fremlagde status. Her ser vi på udsættelser på baggrund af en fogedsag, dvs. økonomi. Der har været et fald i Udsættelser fra kategori 5 til 4. Det kan ikke oplyste hvad det betyder i antal. Udsættelser udgør i ,78% af de 9094 lejeboliger. 29 af de 47 har haft en aktiv sag i Jobcentret.. Understøttende tiltag: - fast procedure når der er skriftlig henvendelse fra fogedretten, projektfremskudt sagsbehandling, lovmæssige ændringer og øvrige tiltag. Side 6 af 7

7 - Indrapportering til LBF for 2014 fra henholdsvis de boligsociale helhedsplaner i Løget og Nørremarken samt BolivVejle (se evt. de indsendte Målopfyldelsesskemaer pr til Landsbyggefonden på - John Lassen stopper pr Forretningsudvalget indstiller, at stillingen ikke genopslås og at der evt. inddrages ekstern hjælp ad hoc til kommunikations- og andre opgaver. Side 7 af 7