Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 23. februar 2011 kl , Kronprinsessegade 14 Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Mødeleder: Ellen Vedelsby Indstillings- og drøftelsespunkter 1./../.. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 27. januar 2011 indstilles til godkendelse og underskrift. Referat af forretningsudvalgsmøde den 26. januar og 9. februar 2011 er vedlagt til orientering. Det ønskes fra enkelte medlemmer, at referatet bliver mere udførligt, da det ikke fremgår i hvilken ånd og tone diskussionerne foregår. Det ønskes sat på dagsordenen på kommende bestyrelsesmøde, hvordan referatet fremover skal udformes. Indtil da udformes referatet som et beslutningsreferat. Referat fra bestyrelsesmøde den 27. januar blev godkendt. FU-mødereferaterne blev taget til 2 Revisionsprotokol Revisionsprotokol vil blive forelagt på bestyrelsesmødet. Der blev informeret om ny indskrivning i forbindelse med byggesag (modtaget den 21. februar), som vil komme med på næste møde den 28. marts /. Strategiplan 2015 Bestyrelsen påbegyndte i oktober / november arbejdet med en strategiplan for 3B. Det afstedkom, at bestyrelsen på sit møde i december godkendte igangsætningen af udarbejdelse af strategiplan Nu er arbejdet så fremskredet, at kortlægningen af 3B er ved at være på plads, og derfor vedlægges denne til bestyrelsens drøftelse. Philippe Marcher /Deloitte gennemgik hovedtrækkene i kortlægningen. Bestyrelsen kom med en række kommentarer/spørgsmål til materialet. Yderligere bemærkninger til kortlægningen kan mailes til BFR eller RAL / ral 1

2 På baggrund af kortlægningen er der udset en række udfordringer, der skal analyseres i den kommende periode. På mødet vil både kortlægningen og udfordringerne for 3B blive uddybet ved direktionen og Phillip Marcher fra Deloitte. Det indstilles, at bestyrelsen tager kortlægningen til efterretning og drøfter udfordringerne. Tidsplan og videre forløb Philippe viste og gennemgik kort tidsplanen og det videre forløb. Der er indlagt mulighed for ekstra møde, hvis det skønnes nødvendigt. Bestyrelsen tog kortlægningen til efterretning og fortsætter drøftelsen af udfordringer på møde den 17. marts. 4 (5) Drøftelse / Indstilling Driftsstruktur (Punktet flyttet ned som punkt 5) Administrationen fremlagde på mødet i organisationsbestyrelsen d. 27. januar 2010 et oplæg til justering af driftsstruktur samt oplæg til principbeslutning om fordeling af udgifter til lokalinspektør mv. og om vejledende mødefrekvens. Bestyrelsen udsatte sagen til februarmødet, således at man kunne få belyst de rejste spørgsmål, herunder vedr. De økonomiske konsekvenser for afdelingerne Konsekvenser af en lavere mødefrekvens Omkostningerne ved at foretage rokade mv. Den 3. februar 2011 blev emnet drøftet på formandsmødet, herunder ikke mindst spørgsmålet om antallet af møder. Endvidere har administrationen belyst de rejste spørgsmål, særligt vedr. økonomi, og der henvises til det vedlagte notat om Evaluering og justering af driftsstruktur af 16. februar samt de vedlagte takstmodeller. Administrationen indstiller, 1. At bestyrelsen tager justeringen af driftsstruktur til efterretning, jf. det d. 27. januar fremlagte notat, dog således at justeringen først falder på plads i løbet af foråret (under hensyntagen til bl.a. lokalinspektørernes afvikling af restferie) og senest d. 1. maj Efter en lang debat blev konklusionen: Punkt 1: Bestyrelsen er indforstået med, at strukturændringen træder i kraft i perioden frem til 1. maj 2011, så omflytninger og praktiske tiltag i forbindelse med justeringen i øvrigt sættes i værk, samt at afdelingsbestyrelserne på forkant modtager information / ral 2

3 ./. 3. At bestyrelsen godkender vedlagte model 3 for fordeling af udgifter vedr. lokalinspektør mv. (De angivne beløb til omfordeling er ekskl. sekretærer og kontorhold, og de endelige tal vil derfor være ca pct. højere.) 4. At indfasningen af modellen er med fuld ikrafttrædelse i 2012 for afdelinger med fordel heraf, mens den for afdelinger med ulempe sker over årene , således a. at ulemperne afbødes med hhv. 75, 50, 25 og 0 pct. i (fuld indfasning i 2015) b. at tilskud på op til hhv. 0,68 mio. kr., 0,45 mio. kr. og 0,23 mio. kr. i årene 2012, 2013 og 2014, i alt 1,36 mio. kr., afholdes af arbejdskapitalen c. at udgifterne til lokalinspektør mv. i 2011 regnskabsføres efter samme fordelingsnøgler, som de er budgetteret 5. At bestyrelsen godkender en vejledende norm for antallet af aftenmøder imellem afdelingen og lokalinspektøren, jf. det fremlagte. Bilag: Notat om Evaluering og justering af driftsstruktur af 16. februar samt regneark med tre takstmodeller. Punkt 2: Bestyrelsen beder administrationen arbejde videre med 1-2 modeller under hensyntagen til de faldne bemærkninger, herunder vedr. indfasning og mulighederne for en løsning på kort og længere sigt. Modellerne fremlægges på næste bestyrelsesmøde den 28. marts. Administrationen bedes endvidere på næste møde bekræfte, at kompetencen til at vælge fordelingsprincip ligger hos organisationsbestyrelsen. Punkt 3: Se vedr. pkt. 2. Punkt 4: Godkendt. Organisationsbestyrelsen lægger vægt på, at mødefrekvensen er vejledende og indfases med lempe, og at der fx på et kommende formandsmøde i 2012 følges op på erfaringerne med den vejledende mødefrekvens. 5 (6)./. Drøftelse / Indstilling Beretning (Punktet flyttet ned som punkt 6) Vedlagt skitse til beretning 2010 til drøftelse. Anette Hertz gjorde kort rede for at fokus skal være på hvad der sker ude i afdelingerne på fællesskabet. Listen er en bruttoliste og må gerne være kortere. Hvis de forskellige udvalg ønsker at bidrage til beretningen, skal de melde det ind til Anette Hertz. Bestyrelsen havde ingen yderligere kommentarer / ral 3

4 6 (4) Evaluering af Formandsmøde samt beslutning om foreningsmøde (Punktet flyttet op som punkt 4) Som noget nyt afholdt organisationsbestyrelsen den 3. februar møde med alle afdelingsformænd. Inkl. organisationsbestyrelsen og administrative medarbejdere var der ca. 40 deltagere, der repræsenterede mere end 30 afdelinger. Mødet, der blev afholdt i DGI byen, bar præg af stor lyst til diskussion af temaerne. Det indstilles, at bestyrelsen kort evaluerer mødet, herunder formen, deltagerkreds m.v. Endvidere bedes bestyrelsen drøfte, om der skal afholdes yderligere et formandsmøde / foreningsmøde i foråret, idet vi jo ikke nåede det sidste punkt på dagsordenen, serviceaftaler. Organisationsbestyrelsen besluttede at bibeholde formandsmødet, hvor der er mulighed for at tage et ekstra afdelingsbestyrelsesmedlem med. Der vil blive kigget på mødeformen. Der vil ikke blive afholdt foreningsmøder fremadrettet. Der blev lovet et ekstra møde inden udgangen af april med opfølgning på driftsstrukturen og om serviceaftaler. FU beslutter snarest ny dato og Administrationen indkalder herefter. 7 Indstilling, navn på nybyggeriet på Amagerfælledvej ( Trekantgrunden ) Bebyggelsen på Trekantgrunden på Amagerfælledvej består som bekendt af to karréer, hvoraf den ene består af 75 plejeboliger samt et dagtilbud bygget for SOF, Københavns Kommune, den anden er 53 almene AlmenBolig+ boliger. Hver karré udgør sin egen afdeling som følge af kravet til selvstændigt skema A til plejeboligerne og servicearealet. SOF har valgt at navngive deres institution Bostedet Amagerfælledvej, og navnet er allerede indarbejdet i det kommunale system. Almenbolig+ boligerne er karakteriseret ved at være bygget af miljøvenlige og vedligeholdelsesvenlige materialer og opføres desuden som lavenergi klasse A byggeri efter det Bygningsreglement Hvilket betyder at boligerne har et meget lavt energiforbrug / ral 4

5 VI har afholdt en intern konkurrence med forslag til navngivning af AlmenBolig+ boligerne, og der er kommet mange gode forslag. Der er dog en del af forslagene som allerede er anvendt til almene afdelinger, andelsbebyggelser, institutioner eller plejehjem. Vi har nedsat en lille dommerkomite af Camilla Gregers-Høegh, Kommunikationsafdelingen, projektleder Mette Høgel fra Byg og Per Bro fra Byg. Dommerkomiteen har valgt at tage udgangspunkt i et af forslagene og digte lidt videre, og indstiller til Bestyrelsen, at tage endelig stilling blandt de nedennævnte forslag: 1. Grønnegården 2. Grønnehaven 3. Grønnehuset Det indstilles, at bestyrelsen vælger ét af de tre ovennævnte navne til de 53 AlmenBolig+ boliger at bestyrelsen tager til efterretning, at afdelingen med plejeboliger navngives Bostedet Amagerfælledvej Lars Emanuel foreslog i stedet for Manilagården. Bestyrelsen besluttede at give mandat til FU til at beslutte et navn inden den 3. marts. Input skal gives til FU senest på fredag den 25. februar. Bestyrelsen tog til efterretning, at plejeboligerne navngives Bostedet Amagerfælledvej. 8 Indstilling, vedtægter for Grundejerforening for fællesbyggerierne på Glødelampegrunden Det kommende nybyggeri på Glødelampegrunden består som bekendt af flere bygherre, nemlig Herlev Almennyttige Boligselskab, Herlev Boligselskab og 3B. Derfor har der fra starten af projektet været nedsat et fælles byggeudvalg, hvor Hans Peter Nielsen har været 3B s repræsentant. For at skabe ligevægt i forhold til de øvrige organisationer er det aftalt, at Villy Sørensen og Iris Gausbo indtræder i udvalget sammen med Hans Peter Nielsen. Det fælles byggeudvalg har bl.a. drøftet hvordan vedtægter for en kommende grundejerforening skulle udformes og der har været deltagelse i det Fælles Byggeudvalg af driftsfolk fra alle boligorganisationerne, driftschef Ole Rasmussen har deltaget fra 3B / ral 5

6 ./. Dette er resulteret i et udarbejdet sæt vedtægter for grundejerforeningen som alle i det Fælles Byggeudvalg har kunnet enes om, vedtægterne er vedlagt sagen. Hovedudgangspunktet i vedtægterne er, at det som opfattes som fællesarealer mellem byggefelterne, adgangsveje, fælles parkering og stier samt enkelte skure til maskiner ligger i grundejerforeningen, mens de enkelte boligorganisationer selv står for alt i byggefelterne. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender de vedlagte vedtægter. Bestyrelsen godkendte de vedlagte vedtægter. 9 Indstilling, navn på nybyggerierne på Glødelampegrunden Der flere gange været uformelle snakke om navngivningen i det Fælles Byggeudvalg. Omkring d. 17. januar foregår der en mailudveksling mellem flere Byggeudvalgsmedlemmer om navneforslag, og på mødet d. 1. februar er det sat på dagsordenen med følgende tekst: Pkt. 6.3 Navngivning af bebyggelsen og grundejerforeningen. Følgende forslag har været fremme pr. mail: HaB v/ Michael Judge: Havd med at tage udgangspunkt i vejnavnet og kalde bebyggelsen for Hørparken. Her er så masser af muligheder for at finde på afledte navne.. Spindekrogen, Tenen, Knevlet, Skættekrogen osv. Hør er sandelig også en smuk og nyttig plante, så på den måde har vi slået flere fluer med et smæk. HB/KAB: Edisonpark og navne på veje udledt af elektricitet. DAB: Vi har gravet lidt i de historiske kort omkring Hørkær, og følgende syntes at være interessant: På kort fra er der 3 stednavne, omkring grunden, der jo dengang / ral 6

7 var mark: 1. en gammel for længst nedrevet bebyggelse har heddet Enghave Huse 2. En anden bebyggelse har heddet Stationsgårdens Villaby 3. Der har ligget en stor gård ved navn Kildegård lidt længere mod vest. Kildegården er så vidt vi er orienteret, allerede brugt i Herlev, men kunne man forestille sig et miks, så der dannes Enghavegård eller måske stadig Enghave Huse. Indstilling: Til drøftelse/beslutning. På mødet foreslog vi navnet Glødelampen og med kvartersnavne som Kolben, Tråden og Fatningen. Vi fremhævede endvidere, at vi havde en boligafdeling med navnet Hørgården, og at navnet Hørparken derfor ville være et problem for os. Der var ingen af de to andre boligorganisationer der gik ind for Glødelampen, det kom derfor til en lodtrækning, med det udfald, at Hørparken blev udtrukket. Det skal understreges, at navnet Hørparken, såfremt det godkendes, vil være navnet for den samlede bebyggelse, men ikke for de enkelte delområder. Det vil altså være op til 3B at finde navne på de to boligafdelinger der skal opføres af os. Administrationen indstiller følgende: 1. at Bestyrelsen tager stilling til om de kan godkende navnet Hørparken Bestyrelsen kunne ikke godkende navnet Hørparken Såfremt Bestyrelsen ikke kan godkende navnet Hørparken : gives 3B s repræsentanter i det Fælles Byggeudvalg fuldmagt til at finde et navn i samarbejde med medlemmerne fra HaB og HB. Bestyrelsen gav fuldmagt til 3B s medlemmer i det fælles byggeudvalg til at finde et navn i samarbejde med medlemmerne fra HaB og HB / ral 7

8 10./.. Helhedsplan Fuglebakkekvarteret Afdelingerne Sangergården 1 & 2 og Vestergårdsvej er blevet tilbudt at gå med i en Helhedsplan for Fuglekvarteret. Helhedsplanen er blevet til i samarbejde med AAB og SAB. Oprindeligt søgte AAB selv Landsbyggefonden om en boligsocial indsats på Stærevej, da de oplevede en negativ udvikling i området med problemer med misbrugere, kriminalitet blandt unge, integrationsproblemer og generelt faldende engagement og ejerskab. Problemerne har en karakter som beboerdemokratiet og afdelingens driftspersonale ikke kan løse alene. AAB blev af Landsbyggefonden anbefalet at gå sammen med naboafdelinger, der havde lignende udfordringer og sammen lave en Helhedsplan, der kunne forankres som et blivende samarbejde og netværk i Fuglekvarteret. Landsbyggefonden har givet tilsagn om 5 mio. kr. til Helhedsplanen. Sangergården og Vestergårdsvej har stadig lidt restmidler fra Boligsocial Taskforce (nålestiksprojekt med midler fra Landsbyggefondens pulje fra 2006), og disse midler skal anvendes inden juni I den nye Helhedsplan vil det være muligt at anvende pengene indenfor den nye periode på 4 år. På den måde får afdelingerne en længere periode til at udforme kvalificerede små projekter i afdelingerne Der skal ansættes 2 medarbejdere i helhedsplanen, som vil kunne støtte op om projekter i 3Bs afdelinger. Afdelingsbestyrelserne fra Sangergården og Vestergårdsvej er inviteret til at sidde med i styregruppe for Helhedsplanen, ligesom de vil blive repræsenteret i de 3 netværksgrupper, der også bliver oprettet. Ifølge Helhedsplanen skal 3B ikke yde direkte tilskud, men medfinansiere med ressourcer. For 3Bs vedkommende drejer det sig om, at en boligsocial konsulent skal sidde med i en styregruppe, hvor tidsforbruget er beregnet til kr. for den 4-årige periode. Derudover er der beregnet kr. for udarbejdelse af Helhedsplanen (boligsocial konsulent i foråret 2010). Oveni det kommer en medfinansiering af ejendomsfunktionærtimer ca kr. pr. år dvs. i alt / ral 8

9 kr.. samt udlån af lokaler til en værdi af i alt kr. I alt skal 3B i den 4-årige periode medfinansiere med kr. AAB medfinansierer til sammenligning med kr. Det indstilles, at bestyrelsen godkender vedlagte indstilling. Bestyrelsen godkendte indstillingen vedr. helhedsplanen for Fuglebakkekvarteret. Byggesager 11 Indstilling vedr. dækning af ekstraudgifter i forbindelse ombygning af Hjulmagerstien 18, Remisevænget Øst I forbindelse med Urban renoveringen blev der arbejdet på et forslag om at flytte eksisterende lægeklinik fra Lygtemagerstien 16, 1. tv til Hjulmagerstien 18. Årsagen skyldtes først og fremmest lægernes ønske om bedre og større klinik samt især det forhold at der i ombygningsprojektet af Hjulmagerstien var indeholdt etablering ny elevator. Dette ville give lægerne mulighed for at betjene patienter der bruger kørestol. På dette grundlag påbegynder arkitektfirmaet Witraz arkitekter og Ingeniørfirmaet Wissenberg projektering og fremsender juli 2008 myndighedsprojekt til Københavns Kommune. i August 2008 modtages byggetilladelse for Hjulmagerstien 18. Af denne fremgår det at Kommunen giver afslag i flytning af lægeklinikken. Begrundelsen er at det i Byplanvedtægten fremgår at benyttelsen skal være til boliger. Rådgiver søgte dispensation i september 2008 med begrundelse i at det var en intern flytning i bebyggelsen af et erhvervslejemål samt at det fraflyttede erhvervslejemål ville blive reetableret til boligformål. Jan Kjello og Bilal Turan forlod rummet under behandling af punktet. På trods af diverse henvendelser til Kommunen fastholder Teknik- og Miljøforvaltningen afslaget. Bestyrelsen godkendte indstillingen og beløbet på kr dækkes af dispositionsfonden / ral 9

10 Dispositionsfonden ansøges om tilskud til dækning af rådgivernes honorar for myndighedsbehandling samt omprojekterings udgifter. Det bør ikke komme afdelingen til belastning at Kommunen, på trods af længere forhandlinger, fastholder deres afslag. Den samlede rådgiverudgift i forbindelse med sagen udgør kr. inkl. moms. Beløbet indstilles dækket af dispositionsfonden. Steffen Morild ønsker ført til referat, at han finder administrationens arbejde i sagen kritisabelt og ønsker en generel diskussion fremadrettet af administrationens håndtering af byggesager og kvalitetssikring i forbindelse med disse. 12 Indstilling vedr. dækning af arkitektudgifter i forbindelse med tagboliger i Toftegård I forbindelse med projekt om udskiftning af tag på de røde blokke i afdelingen Toftegård i Herlev, opstod ideen om at etablere nye selvstændige tagboliger i tagetagen, for dels at få lidt flere velbeliggende lejligheder i Herlev, dels at etableringen af nye boliger kunne give et tilskud til det nye tag. Der er tidligere etableret nye selvstændige tagboliger i de gule blokke i Toftegård. Byg satte derfor en arkitekt i gang med at skitsere på, hvordan tag og facader kunne renoveres, og hvordan der kunne indrettes nye tagboliger i tagetagen. Det blev adskilt i to projekter, således at der kunne laves økonomiske overslag på begge projekter, for at beboerne kunne tage stilling til om de ville godkende tagboligerne. På den måde var den økonomiske konsekvens af projekterne klarlagt, så beboerne kunne se hvad det kostede at få et nyt tag, og hvad det kostede, når der samtidigt blev etableret nye tagboliger, der kunne give et tilskud til det nye tag. Der blev indsendt skema A til Herlev Kommune og det blev godkendt på byrådsmødet d. 8. december I december måned blev vi dog opmærksomme på, at der var et lovgivningsmæssigt problem i sagen, idet det er forbudt at opføre nybyggeri på ejendomme med hjemfald / ral 10

11 Der er hjemfald på Toftegård, og det var ikke muligt at finde en måde at betale hjemfaldet ud for afdelingen med så kort varsel. Vi har derfor været nødt til at lade sagen falde, idet den ikke ville blive godkendt i indberetningssystemet, og det har vi givet kommunen besked på. Arkitekthonoraret for udarbejdelse af projekt til tagboligerne og tag var aftalt til kr eks. moms. Dette skal ses i lyset af, at der er fire blokke med forskellig udformning, og dermed skal lejlighedstyperne varieres fra blok til blok, og det har været nødvendigt hele tiden at følge op med økonomiske overslag, idet vi skulle være sikre på, at det kunne lade sig gøre indenfor maksimumbeløbet til nye familieboliger. Derudover har vi bedt arkitekten om lave og beregne ændringer i to omgange pga. tidspres med at få sagen færdig til at indsende til den politiske behandling i kommunen. Samtidig er arkitekten blevet bedt om, at tage flere arbejder på de eksisterende facader med som en option i projektet. Begge dele har betydet ekstra arbejde for arkitekten i forbindelse med udarbejdelsen, og der har derfor et væsentligt større timeforbrug end forudsat i det aftalte beløb. Martin Baden forlod rummet under behandling af punktet. Ifølge timeopgørelse fra arkitekten er der brugt godt 325 timer til tagboligerne og 138 timer til tag- og facadeprojektet. På grund af det væsentligt større timeforbrug er der indgået en aftale med arkitektfirmaet om, at vi indregner de 138 timer i tagprojektet, mens de 325 timer nedskrives til ca. 263 timer svarende til kr. ekskl. moms, svarende til kr. inkl. moms til arkitektarbejdet til tagboligerne. Da administrationen ikke har undersøgt sagen tilstrækkeligt inden igangsætning og involvering af afdelingsbestyrelse, indstiller administrationen derfor til bestyrelsen at udgiften til arkitekthonorar på kr inkl. moms afholdes over dispositionsfonden. Steffen Morild ønsker ført til referat, at han finder administrationens arbejde i sagen kritisabelt og ønsker en generel diskussion fremadrettet af administrationens håndtering af byggesager og kvalitetssikring i forbindelse med disse. Administration beklager fejlen i sagsbehandlingen. Bestyrelsen godkendte indstillingen, og udgiften til arkitekthonorar på kr afholdes over dispositionsfonden / ral 11

12 13 Taastrup Torv, status Der vil på bestyrelsesmødet blive orienteret om sagens stade. Til orientering kan oplyses, at der afholdes møde med Sophienberg gruppen på mandag den 21. februar, hvor vi håber at komme videre i sagen. Der er et udkast på en betinget købsaftale som gennemgås på FU hurtigst muligt. Der planlægges efter en Skema A- ansøgning til kommunen senest 14. september 2011 med indflytning ultimo Orienteringspunkter 14./. Ledige boliger og lejetab Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 31. december, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 31. december ,00 kr. og ,50 for forbrug for de lejemål som er kommunal anviste i 2010 i alt ,50. Som det fremgår af oversigten, er der ledige boliger i Egedalsvænge, Brohuset og Bryggergården. I Egedalsvænge er der 12 ledige ungdomsboliger. I Bryggergården er 1 ungdomsbolig lejet ud via CIU fra den 15. december. I Brohuset er 1 bolig ledig, de er sendt en lejekontrakt til underskrift til en ansøger. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Bestyrelsen tog orienteringen til 15./.. Restancer og udsættelser pr Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over vores rykkerprocedure. Heraf fremgår, at der i perioden 1. januar 2009 til 31.december 2009 var 58 udsættelser. For hele 2010 har der været i alt 83 udsættelser i 3B s boligafdelinger. Der har således været 25 flere udsættelser i 2010 end i Der er udsættelsessager, som vi ikke vil forhindre, f.eks. hvis der er klagesager i forbindelse med husordensager eller ulovlig fremleje i de pågældende boli / ral 12

13 ger. I disse situationer fastholder 3B, at lejeren bliver sat ud med fogeden. Det er vores opfattelse, at fogedretten i København i 2010 har reduceret deres behandlingstid betydeligt; dette kan bl.a. være en af årsagerne til, at der er flere udsættelser i København. Initiativer i Københavns Kommune På baggrund af de mange udsættelser gennem det seneste år, har Københavns Kommune og BL s 1. kreds ifm. rammeaftalen for udlejning af almene boliger i perioden 1. jan til 31. dec forpligtet sig til i tæt samarbejde at forebygge udsættelser. I de situationer, hvor det ikke har været muligt at hjælpe borgeren med råd og vejledning og det derfor kommer til en husordensag, vil Københavns Kommune bede huslejenævnet og beboerklagenævnet om tidlig underretning. Underretningen vil finde sted allerede, når sagen bliver modtaget, frem for når den bliver behandlet. Københavns Kommune er i gang med at gennemgå deres procedure med henblik på at finde områder, hvor kommunikationen kan forbedres for at forebygge udsættelser. I forhold til gennemgangen af procedurerne vil BL s 1. kreds i samarbejde med Københavns Kommune nedsætte et udvalg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Bestyrelsen tog orienteringen til 16./. Fraflytningsprocent pr Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger i perioden 1. januar 2008 til 31. december Heraf fremgår, at fraflytningsprocenten i 2008 var 11,0 % 2009 var 12,3 % 2010 var 11,5 % / ral 13

14 Der har i 2008 og 2009 været påbegyndt fremtidssikringsprojekter i flere afdelinger, hvor nogle beboere på opfordring af 3B er blevet genhuset i anden bolig i 3B, da deres bolig har skullet bruges til lejlighedssammenlægning. I Valby er et tidligere institutionslejemål blevet sammenlagt med nogle boliger i løbet af På Herlevgårdsvej og Australiensvej har der f.eks. været fremtidssikringsprojekter i gang siden Der er boliger, som ikke er blevet lejet ud efter fraflytning, inkl. boliger hvor lejerne er blevet genhuset i den periode. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Bestyrelsen tog orienteringen til 17 Salg af K14, orientering og status Bestyrelsen har tidligere godkendt, at 3B forsøger at afhænde Kronprinsessegade 14 med henblik på erhvervelse af andet kontorhus. Til bestyrelsens orientering har 3B siden beslutningen om salg fået flere henvendelser vedr. køb af huset, men for at sikre den korrekte pris, har vi valgt at udbyde huset til salg gennem RED../. Salgsprospekt er vedlagt til orientering. Som det fremgår af prospektet udbydes huset på den måde, at de bydende kan afgive indikative og betingede bud. På baggrund heraf udvælges 2 til 3 af tilbuddene, hvorefter der er en periode hvor køberne har mulighed for at udføre en due diligence. Endelig frist for afgivelse af ubetingede købstilbud vil være 15. april. På baggrund heraf forventes der at foreligge en indstilling til bestyrelsesmødet den 10. maj vedr. et eventuelt salg af Kronprinsessegade 14. Det indstilles, at orienteringen tages til Bestyrelsen tog orienteringen til / ral 14

15 18./. Rejsegilde Trekantsgrunden 3. marts 2011 Invitationen til rejsegildet på Amagerfælledvej/Trekantsgrunden er vedlagt. Administrationen opfordrer alle der har mulighed for det og lyst til at møde op til rejsegildet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Bestyrelsen tog orienteringen til 19 Studietur 2011 Studieturen vil i år, som tidligere informeret om, gå til Malmø og Stockholm, hvor man i de seneste ti år har arbejdet med omdannelse af havne- og erhvervsområder til nye bæredygtige boligområder samt med omdannelse af boligområder fra 1960 erne. Temaet for turen vil være bæredygtighed, byomdannelse og ghettobebyggelser./.. 3B har fra Jens Michael Nielsen modtaget et oplæg samt et budget, som er vedlagt til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Bestyrelsen tog orienteringen til 20 Valg af afdelinger til sundheds- og digitalt beboerdemokratiprojekt FU orienterer om, at afdeling Bryggergården er valgt til at deltage i det tidligere omtalte sundhedsprojekt. Valget af afdeling til projekt vedr. digitalt beboerdemokrati er udskudt til næstkommende FU. Der henvises til tidligere udsendte bilag. Administrationen checker op på om Toftegård er registreret som interesseret og vender tilbage til Martin Baden. Bestyrelsen tog orienteringen til 21 Almene boligdage september 2011 Temaet for Almene Boligdage 2011 vil være lidt mere af det hele og arrangementet vil foregå som en blanding af fællesoplæg, workshops, konferencer og ekskursioner. Formålet er at give deltagerne indblik i nogle af de mange spændende aktiviteter, der foregår rundt om i landet, men også inspiration til nye måder at arbejde på / ral 15

16 Information om Messen Messen er åben for alle mod entré. Selve det faglige arrangement bliver dog forbeholdt de, som er tilmeldt Almene Boligdage gennem deres boligorganisationer. 3B har foreløbig budt ind med følgende aktiviteter: En stand på messen, hvor 3B vil: Profilere 3B s boligafdelinger og muligheden for at skrive sig på ventelisten Informere om AlmenBolig+ afdelinger Profilere 3B som arbejdsplads, herunder job muligheder Derudover planlægges der ekskursion til Mølleholmen, hvor vi vil vise plejeboliger, bygget som passivhus samt til en prøvebolig på Trekantsgrunden, evt. i samarbejde med KAB. Tidsplan - BL Den egentlige invitation inkl. program udsendes ultimo marts 2011 og fra april 2011 vil det være muligt via 3B at tilmelde sig arrangementet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Bestyrelsen tog orienteringen til 22 Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Fra direktionen: Andre: Villy Sørensen orienterede om: Møde med Vestergården 1. Referat fra møde vil blive tilsendt bestyrelsen Damkjærvej/Stubmøllevej har valgt ny bestyrelse og Harry Ottosen er valgt som formand. Dyvekevænget, Partnerskabet forsøger at få en teatertrup derud for på den måde at få dem interesseret i at etablere en afdelingsbestyrelse / ral 16

17 Møde med Herlev kommune sammen med repræsentanter fra de to andre organisationer omkring Glødelampegrunden. Dagsordenen var anvisningsaftale i forbindelse med udlejningen af nybyggeriet samt kommunens opsplitning af grundkapital over tre budgetår. Kommunen vil udarbejde referat fra mødet, som vil blive tilsendt bestyrelsen. Jan Kjello orienterede om, at Urbanplanen (undtaget Hørgården) holder fælles fastelavn. 23 Øvrigt Intet Dato: Navn: / ral 17