Strategi og handleplan Sygedagpengeområdet. Jobcenter Centrum Kontorchef Büyamin Simsek Afdelingsleder Gitte Krabbe Kurup

Transkript

1 Jobcenter Centrum Kontorchef Büyamin Simsek Afdelingsleder Gitte Krabbe Kurup Jobcenter Nord Kontorchef Søs Nielsen Afdelingsleder Mai-Britt Merrild Jobcenter Syd Kontorchef Jes Holmgaard Afdelingsleder Edda Luth Jobcenter Vest Kontorchef Marianne Eriksen Afdelingsleder Mette Skov Strategi og handleplan 2008 Sygedagpengeområdet Århus Kommune Beskæftigelsesforvaltningen Jobcenter Århus

2 PROAKTIV KOMMUNIKATION Kommunikation betyder til stadighed mere og mere både indadtil og udadtil i en stor organisation. Alle medarbejdere skal være klar over deres primære opgave, samt hvordan den enkelte medarbejder bedst muligt bidrager til at løse denne opgave. er Til at forbedre kommunikationen har Beskæftigelsesforvaltningen gennemført og vil gennemføre en række initiativer: A. Ledelsesinformation Beskæftigelsesforvaltningen har oprettet en informationsportal på Intranettet, hvor en lang række informationer løbende bliver lagt ind. Informationsportalen vil blive tilgængelig for såvel ledelse som medarbejdere. B. Øget kommunikation på intranettet Informationer om ledelsesbeslutninger, organisationsændringer, den daglige drift m.v. er væsentlige forhold for organisationen at informere om. Derfor vil Beskæftigelsesforvaltningen udmelde information af denne art på forvaltningens intranetside. C. Målinger og afrapporteringer til rådmand, beskæftigelsesudvalg, ledere og medarbejdere Politisk og administrativ ledelse, ledere og medarbejdere på relevante arbejdspladser, stabene m.fl. har behov for løbende at få informationer om situationen i driften. Derfor vil Beskæftigelsesforvaltningen træffe beslutning om, hvorledes denne information skal ske og hvad den skal indeholde. Det er intentionen, at disse informationer kan udlægges på nettet i løbet af første halvår D. Aktørmesse Et væsentligt element i at sikre det rigtige tilbud til den sygemeldte er kommunikationen mellem Beskæftigelsesforvaltningen og aktørerne. Det er erfaringen, at sagsbehandlere oplever at mangle tilbud, mens der samtidig er åbne tilbud, som sagsbehandleren ikke er bekendt med. For at styrke kommunikationen på dette område har Beskæftigelsesforvaltningen besluttet at arrangere en aktørmesse, hvor sagsbehandlere på sygedagpengeområdet kan orientere sig om de enkelte tilbud, hvad de indeholder samt - hvad der er ganske vigtigt skabe personlige kontakter til aktørerne. Messen gennemføres i foråret 2008.

3 Beskæftigelsesforvaltningens strategiplan Beskæftigelsesforvaltningen har i efteråret 2007 udarbejdet en strategiplan for organisationens aktiviteter de kommende år, den såkaldte diamantmodel. Strategien tager udgangspunkt i Århus Kommunes overordnede vision: Århus en god by for alle en by i bevægelse. Visionen skal ses i sammenhæng med Beskæftigelsesforvaltningens mission om at støtte kommunens borgere i at få eller bevare tilknytningen til arbejdsmarkedet. Grundlaget for missionen afspejles i diamantmodellen, som består af seks forskellige strategier, som alle tager udgangspunkt i borgeren i centrum. Sigtet er, at strategierne skal være retningsgivende for vores aktiviteter i Beskæftigelsesforvaltningen, hvilket betyder, at handlinger og initiativer skal være understøttende og udviklende for strategierne. Således tager nærværende strategi- og handleplan for sygedagpengeområdet ligeledes sit afsæt i borgeren i centrum med det formål at skabe en god by for alle - en by, som er inkluderende for alle dens borgere. Med strategi- og handleplanen er målet dels en styrket og mere effektiv forebyggelse af, at borgere bliver udstødt fra arbejdsmarkedet på grund af længerevarende sygdom, og dels en bedre inklusion på arbejdsmarkedet af borgere, som har vanskeligt ved at få et job på grund af sygdom. Yderligere ønsker Beskæftigelsesforvaltningen med strategi- og handleplanen, at skabe bedre forudsætninger for sygedagpengemedarbejdernes opgaveløsning, således at de i endnu højere grad end hidtil kan støtte sygemeldte borgere tilbage til arbejdsmarkedet. I det følgende vil de initiativer, som Århus Kommune har igangsat og vil igangsætte, blive redegjort for med udgangspunkt i diamantmodellen. Initiativerne er organiseret under punkterne: udvikle effektive arbejdsgange, sikring af korrekt drift, skabelse af attraktive arbejdspladser, udvikling af ledelse og proaktiv kommunikation. VJ /

4 UDVIKLE EFFEKTIVE ARBEJDSGANGE 1. LEAN I maj 2006 igangsatte Beskæftigelsesforvaltningen et LEAN-pilotprojekt i fem afdelinger inden for sygedagpengeområdet. Projektet blev implementeret på hele området i 2007, og arbejdet hermed vil også fortsætte i Målsætningerne for dette arbejde blev fremlagt for ledere og medarbejdere på møde den 25. januar LEAN-projektet arbejder med, hvordan man kan tage ved lære af og udbrede bedste praksis med det formål at forenkle og effektivisere sagsgangene. Men også medarbejdernes trivsel er centralt i LEAN-projektet. Der arbejdes i denne forbindelse med, hvordan man via mere effektive sagsgange kan fremme den enkelte medarbejders trivsel, og dermed skabe et bedre arbejdsmiljø for arbejdspladsen som helhed. er På baggrund af arbejdet med LEAN har Beskæftigelsesforvaltningen gennemført og vil gennemføre en række tiltag: A. Organisationstilpasning Med udgangspunkt i LEAN principperne vil Beskæftigelsesforvaltningen arbejde mod en ensartet organisering af sygedagpengeafdelingerne. Med afsæt i bedste praksis vil Jobcenter Nords organisering på sygedagpengeområdet blive benyttet som model for de øvrige centre, idet denne organisering har vist gode resultater. Dette betyder, at dagpengemodtagelsen (DPM), som modtager alle sygedagpengesagerne, beholder de sager, hvor der ikke skal foretages en indsats, mens de øvrige sager straks visiteres til dagpengeopfølgning (DPO) til en intensiv opfølgning. Med opdelingen bruges mindre tid på sager, der forventes at løse sig selv, mens der bliver mulighed for at bruge mere tid på de mere komplicerede tilfælde. B. Normering For at sikre overensstemmelse mellem arbejdsmængde og ressourcer i sygedagpengeafdelingerne overvåger ledelsen i Beskæftigelsesforvaltningen normeringen nøje. Dette gøres med henblik på handling og intervention i de tilfælde hvor en uligevægt eksisterer. Således vil der i 2008 blive tilført ekstra ressourcer til DPM efter intern omprioritering af Beskæftigelsesforvaltningens midler. SKABE ATTRAKTIVE ARBEJDSPLADSER Gennem de seneste 2 år er antallet af løbende sygedagpengesager steget med 18 %. Det øgede sagstal har sammen med ny og kompliceret lovgivning øget arbejdspresset for medarbejdere og ledelse i sygedagpengeadministrationen. er Der er derfor taget flere konkrete initiativer for at genskabe attraktive arbejdspladser i afdelingerne: A. Vilkår for arbejdet Afdelingerne er blevet tilført ekstra ressourcer i 2007 som følge af de seneste års stigning i antallet af sygemeldte borgere. Konkret har hver af de decentrale jobcentre fået bevilliget to ekstra sagsbehandlere. Byrådet blev på møde den 13. juni 2007 orienteret herom, og orienteringen blev taget til efterretning, efter behandling i Beskæftigelsesudvalget, den 27. juni B. Læring Viden på sygedagpengeområdet er afgørende for den indsats Beskæftigelsesforvaltningen kan yde den sygemeldte. Derfor sker der løbende en opdatering af lovgivning, indsatsmuligheder m.v. C. Sparring Et væsentligt element i løsningen af opgaven at få den sygemeldte tilbage til arbejdsmarkedet er sparring. Derfor har Beskæftigelsesforvaltningen indgået en række partnerskabsaftaler, så indsatsen kan koordineres med eksterne aktører. Ligeledes benyttes sociallægeinstitutionen som sparringspartner for sagsbehandlerne i deres afklaring af den sygemeldte. D. Incitamenter i lønsystemet Det skal kunne betale sig at yde en ekstra indsats. Derfor tages der initiativ til en drøftelse med de faglige organisationer om muligheder og modeller for at skabe økonomiske incitamenter i lønsystemet. C. Benchmarking Beskæftigelsesforvaltningen har som følge af stigningen i antallet af sygedagpengesager over 52 uger sat ekstra fokus på området. I LEAN-projektet foretages en løbende benchmarking på sager over 52 uger mellem de decentrale centre.

5 2. Rette tilbud Et afgørende element i opfølgningsarbejdet er en afklaring af den sygemeldtes arbejdsevne og mulighederne på arbejdsmarkedet. Denne afklaring kan ofte ikke klares af sagsbehandler, men kræver et særligt tilrettelagt forløb. Beskæftigelsesforvaltningen råder over en bred vifte af tilbud som sagsbehandlerne kan benytte, udbudt af såvel interne som eksterne aktører. Tilbuddene er meget differentierede, men alle med det sigte at forberede den syges tilbagevenden til arbejdsmarkedet. For at tilvejebringe de rigtige tilbud til borgerne er det nødvendigt løbende at tilpasse udbuddet af tilbud til borgernes behov. Beskæftigelsesforvaltningen sikrer en løbende tilpasning mellem udbuddet af tilbud og borgernes behov via månedlige behovsanalyser baseret på de decentrale centres indmeldinger. 3. Partnerskabsaftaler opdatering og operationalisering En af de væsentlige indsatser i sygedagpengeopfølgningen er arbejdspladsfastholdelse. Den hurtigste, billigste og bedste indsats i en dagpengeopfølgning er at sikre, at den sygemeldte kan vende tilbage til sin gamle arbejdsplads. Det vil ofte være tilfældet, at der kan blive tale om særlige foranstaltninger for at sikre en tilbagevenden til arbejdspladsen. For at kunne tilvejebringe en bedre koordineret indsats og smidiggøre arbejdsgangene er det afgørende, at der er gode kontakter til arbejdsgivere og faglige organisationer, hvorfra de pågældende sygemeldes. En metode til at opnå dette samarbejde er gennem partnerskabsaftaler. er Beskæftigelsesforvaltningen har indgået partnerskabsaftale med Skejby Sygehus ligesom en ny aftale med Århus Sygehus er ved at blive forhandlet på plads. I februar 2007 indgik Beskæftigelsesforvaltningen og Personaleafdelingen en samarbejdsaftale om fælles indsats for at få sygemeldte tilbage i arbejde. Aftalen indeholder en beskrivelse af metode og forventninger til samarbejdet. Gennem 2007 er partnerskabsaftalen blevet implementeret på de kommunale arbejdspladser, men processen er endnu ikke færdig. Yderligere er Beskæftigelsesforvaltningen ved at forny sin partnerskabsaftale med LO. Fem af de største a-kasser, Metal Århus, TIB, 3F, FOA og HK er inddraget i udformningen af den nye aftale. Den nye aftale vil blive afprøvet i samarbejde med de fem nævnte a-kasser.

6 4. Samarbejde med staten i Jobcenter Århus Den 1. januar 2007 åbnede et nyt jobcenter i Århus, hvor staten og Århus Kommune i samarbejde skal fungere som én indgang til det offentlige beskæftigelsessystem for alle borgere og virksomheder i Århus-området. Til at udvikle samarbejdet er der gennemført en analyse af muligheder for at etablere samarbejde mellem staten og kommunen i Jobcenter Århus. På baggrund af analysen er der fremkommet konkrete forslag til samarbejdsområder, hvoraf ledelsen i jobcenteret blandt andet har udvalgt sygedagpengeområdet, som et fokusområde i Målet med samarbejdsprojektet er, at skabe en større sammenhæng i indsatsen for den enkelte borger på tværs af statens og kommunens indsats. Borgerne skal opleve en smidig og fleksibel overgang samt en fælles linie i indsats og aktiviteter. Der er nedsat en arbejdsgruppe vedrørende sygedagpengemodtagere med deltagere fra såvel stat som kommune. Første møde i arbejdsgruppen afholdes tirsdag den 4. marts Placering af virksomhedskonsulenter i Jobcentrene I efteråret 2007 blev der gennemført et serviceeftersyn i Jobcenter Århus. Formålet med serviceeftersynet var at identificere eventuelle muligheder for optimering af den nuværende organisering og opgavefordeling. Rapporten fremkom med en række anbefalinger til effektivisering af arbejdsgange. På sygedagpengeområdet anbefalede rapporten en justering af indsatsen hos virksomhedskonsulenterne for at styrke samarbejdet mellem sagsbehandler, virksomhedskonsulent og arbejdsplads i arbejdet med sygedagpengesager. UDVIKLING AF LEDELSE 1. Styrkelse af ledelsen på sygedagpengeområdet På baggrund af de seneste års stigning i antallet af sygemeldte borgere har Beskæftigelsesforvaltningen styrket området gennem en række initiativer, herunder styrket ledelsen. Byrådet blev på møde den 13. juni 2007 orienteret herom. Orienteringen blev taget til efterretning, efter behandling i Beskæftigelsesudvalget, den 27. juni er Beskæftigelsesforvaltningens ledelse har haft stor fokus på sygedagpengeområdet det seneste år og vil ligeledes fremadrettet afsætte ekstra ledelsesmæssige ressourcer hertil. Blandt andet er Beskæftigelseschefen formand for LEAN styregruppen. Også på de decentrale centre er ledelsen blevet styrket. I 2007 fik hvert center bevilliget en ekstra afdelingsleder, således at fire ekstra afdelingsledere er blevet ansat på sygedagpengeområdet. Foruden den ledelsesmæssige styrkelse har Beskæftigelsesforvaltningen skabt ekstra bevågenhed på sygedagpengeområdet ved afholdelse af månedlige møder mellem Beskæftigelseschefen og de lokale ledelser. Disse møder er med til at sikre, at bedste praksis udbredes til alle jobcentre. Til at styrke jobkonsulentindsatsen på sygedagpengeområdet vil den del af virksomhedskonsulenterne, som arbejder med den borgerrettede kontakt, blive placeret på de decentrale jobcentre. 6. Særlige projekter/innovation En væsentlig faktor i Beskæftigelsesforvaltningens arbejde med at skabe effektive arbejdsgange er innovation. Som led heri har Beskæftigelsesforvaltningen etableret flere særlige projekter, som arbejder med nye tiltag i indsatsen:

7 A. Forebyggelsesfonden Beskæftigelsesforvaltningen er blevet bevilliget ca. 7 mio. kr. af Forebyggelsesfonden til tre projekter, som skal kvalificere indsatsen for sygemeldte borgere. Projekt Helbred og arbejdsliv er blevet bevilliget ca. 4 mio. kr. til styrkelse af samarbejdet mellem Århus Kommune og sundhedssystemet, herunder primært de praktiserende læger. Projektet skal via en tidlig og effektiv koordinering af indsatsen, inddragelse af alle relevante aktører samt en effektiv anvendelse af kommunikationsteknologi styrke indsatsen for sygemeldte borgere. De to øvrige projekter, som tilsammen er blevet bevilliget ca. 3 mio. kr., har til formål henholdsvis at støtte sygemeldte med depression samt støtte borgere, der har en usikker tilknytning til arbejdsmarkedet på grund af smertetilstande. Førstnævnte projekt vil udvikle og afprøve en tilgang, bl.a via psykologiske metoder, som kan virke forebyggende i forhold til tilbagefald af depression og udstødelse fra arbejdsmarkedet. I projektet vedr. smertehåndtering skal den sygemeldte borger i samarbejde med psykolog, læge og fysioterapeut lære at håndtere og leve bedre med dennes smerter. er Projekt Helbred og arbejdsliv etableres på Jobcenter Vest i samarbejde med de praktiserende læger i området. Ligeledes etableres en særlig enhed i jobcentret med henblik på at skabe en ny praksis for inddragelse af den praktiserende læge. Projekterne vedr. depression og smertehåndtering etableres i sociallægeinstitutionens regi. B. Århus Kommunes genoptræningscenter Marselisborg Centret Fra 1. januar 2007 overtog kommunerne opgaver på genoptræningsområdet. I Århus Kommune er genoptræningen samlet på Marselisborg Centret. Beskæftigelsesforvaltningen har meget opmærksomhed rettet mod fasen mellem sygehusbehandling og tilbagevenden til arbejde. Målet er at sikre en god faglig kvalitet i behandlingen samt gode patientforløb for borgerne. Beskæftigelsesforvaltningen har udstationeret en medarbejder i Marselisborg Centret for at sikre en bedre koordineret indsats for den sygemeldte borger.

8 SIKRING AF KORREKT DRIFT 1. Undervisning Gennem de senere år er der kommet mange lovændringer på sygedagpengeområdet. Samtidig har lovgivningen ændret karakter fra rammestyring til detailstyring. Ændringerne og deres betydning har skabt store udfordringer for medarbejderne, hvorfor en generel opkvalificering af medarbejderne er nødvendig. Beskæftigelsesforvaltningen gennemfører derfor et undervisningsforløb med tre moduler for alle sygedagpengemedarbejdere. Første modul blev afholdt 16. januar 2008 og de to efterfølgende moduler vil blive afholdt henholdsvis 7. maj og 10. september. Undervisningsforløbet gennemføres af ekstern underviser Susanne Wiederquist. 2. Instruktioner Beskæftigelsesforvaltningens grundlag for at administrere dagpengeområdet findes i lovgivning, bekendtgørelser m.fl. samt interne instruktioner, som skal supplere lovgivningen med lokale beslutninger om administration og arbejdsgange. Generelle retningslinier findes i Schult Lovguide, mens interne instruktioner ligger på intranettet. Administrationsgrundlaget kan opleves uoverskueligt og fragmenteret for sagsbehandleren. En del af problemet er løst ved at indlægge bestemmelserne i blanketter og breve. F.eks. implementerede Beskæftigelsesforvaltningen en ny opfølgningsplan i 2007, som skal sikre, at lovgivningens krav opfyldes i det løbende sagsarbejde. På sygedagpengeområdet er der kun få og relativ korte instruktioner. Med snarlig udsendelse af en ny, meget detaljeret vejledning fra Arbejdsmarkedsstyrelsen er det planen så vidt muligt at fjerne lokale instruktioner og i stedet bruge vejledningen som administrationsgrundlag. 3. Vikarkorps Sygedagpengelovgivningen indeholder mange frister for sagsbehandlingen. Hvis administrationen ikke overholder disse frister kan refusionen bortfalde. Det er derfor vigtigt, at organisationen er bemandet således, at det er muligt at overholde disse frister - også under ferier og længere tids sygdom. Beskæftigelsesforvaltningen etablerer et bydækkende vikarkorps, som forankres lokalt, men administreres centralt i Beskæftigelsesforvaltningen.