Vejledning om dokumentation af kontrol på fødevareengrosvirksomheder

Transkript

1 Vejledning om dokumentation af kontrol på fødevareengrosvirksomheder 1. Indledning Omkring bilag 11 b og begrebet dokumentation Offentliggørelsesdato, opgavetype og dokumentationsform Offentliggørelsesdato Opgavetype Kontrolbesøg Administrativ kontrol Autorisation Forbrugerklage Analyseattest Dokumentationsform Kontrolrapport Foreløbig kontrolrapport Tillægsside Kontrolinformationsblanket Dokumentation af kontrollen Hvem skal den udførte kontrol dokumenteres overfor (Hvem skal have kontrolrapporten) Transportører Hvornår skal der ske dokumentation af kontrollen Dokumentation ved kontrolrapport Kontrol uden kontrolrapport Særligt vedr. certifikatudstedelse Særligt vedr. prøver Ændring af eksisterende kontroldokumentation Flere kontrolrapporter på én dag og kontrol strækker sig over flere dage Kontrolobjekt kontrolleres af flere fødevareafdelinger Identifikation af virksomheden navn, adresse, CVR-nr. mv Basis Kontroltype og kontrolundertype Ordinær kontrol Ekstra kontrol Anden kontrol Oversigt over kontroltyper og kontrolundertyper Kontrolaktivitet Analyseattest, opfølgning på prøver Autorisationer, Godkendelser mv Forbrugerklager Kontrolkampagne Prøveudtagning, understøttelse af kontrolbesøget Omstændigheder ved kontrollen Anmeldt/uanmeldt Fødevarestyrelsens udførende Kontrolsted/Kontrolstedstype Kontrolsted Kontrolstedstype Øvrige oplysninger Lovgivningsområde Kontrol af egenkontrol og faglig regel Kontrol af regler der ikke er fødevarelovgivning Veterinære regler, herunder dyreværn Specificeret lovgivningsområde Aktion/Sanktion (kontrolresultater) Aktion/Sanktion specificeret Tilsynsførendes bemærkninger Revideret 2. januar 2017 Side 1 af 43

2 6.6.1 Begrundelsestekster og Standardtekster Beskrivelse af kontrolfund Partshøring, vejledning, andre bemærkninger osv Mindre væsentlige overtrædelser (MVO er) Bilag Sanktioner Område hos kontrolobjekt Kampagner Regler og bestemmelser Handling, bøde, afgørelse m.v Handling Bøder og afgørelser Opfølgning på prøver (Prøver) Kontrolrapporttekst Tid og Faktura Historik og elite Kontrolhistorik (flytning, ejerskifte, ny registrering eller autorisation) Videreført kontrolhistorik efter anmodning Elite-smiley Kommentarer Virksomhedens kommentarer Fødevarestyrelsens oplyser Tillægsside Kontrolinformationsblanketten Kontrolresumé Generelt Kontrolresumédata Dokumentation Overblik Autorisationsrapport Vedhæftede filer Tilsynsførendes underskrift Appendiks Revideret 2. januar 2017 Side 2 af 43

3 1. Indledning 1.1 Omkring bilag 11 b og begrebet dokumentation Bilag 11 b beskriver, hvordan den tilsynsførende skal dokumentere al kontrol udført på engrosområdet. Vejledningen omfatter både dokumentation af kontrol udført som kontrolbesøg, men også administrativ kontrol og udtagning af prøver m.v. Der er en tilsvarende vejledning til dokumentation af kontrollen på detailområdet. Vejledningen fokuserer på dokumentation af al udført kontrol i det Digitale Kontrolsystem (DIKO), i stedet for på selve kontrolrapporten. Baggrunden for dette er, at kontrollen i det Digitale Kontrolsystem betyder, at dokumentation af kontrollen sker gennem skærmbilleder. Systemet er sat op til, at der ud fra de registrerede data printes en kontrolrapport og samtidig journaliseres til WorkZone. Den udførte kontrol dokumenteres således ved, at der registreres data i DIKO. Ved administrative kontroller skal data også registreres, men her skal ikke altid printes en kontrolrapport. Selve registreringen af data i de forskellige skærmbilleder, dvs. skærmbilledernes indhold og hvad man skal vælge ud fra de forskellige skærmbilleder m.v., er beskrevet i Vejledning om registrering i DIKO ved kontrolbesøg og administrativ kontrol på fødevareområdet. Det fremgår ligeledes af denne vejledning, hvilke oplysninger, der kommer med på den kontrolrapport, der printes ud. Bilag 11 b er så vidt muligt bygget op ligesom skærmbillederne i DIKO, og følger dermed også Vejledning om registrering i DIKO ved kontrolbesøg og administrativ kontrol på fødevareområdet. Bilag 11 b fokuserer på, hvordan den udførte kontrol dokumenteres. Vejledningen omhandler således, hvordan man beskriver den udførte kontrol, hvad der er kontrolleret, hvad der er observeret, hvad der er konklusionen (dvs. kontrolresultatet), hvornår der skal ske dokumentation af kontrollen osv. Det er vigtigt, at al udført kontrol er dokumenteret, dvs. at kontrolfund dokumenteres og registreres i det Digitale Kontrolsystem (DIKO), og at breve, notater, fotos og andre observationer journaliseres i WorkZone. Virksomheder med både detail- og engrosaktiviteter skal have en kontrolrapport svarende til hovedaktiviteten og dermed hovedbranchen anført i autorisationen eller registreringen. Dog skal virksomheder med hovedbranchen detail med engrosvirksomhed altid have en engrosrapport. Hvis en virksomhed både har fødevare- og veterinæraktiviteter, skal den både have en detail- eller engrosrapport samt en veterinær kontrolrapport. For virksomheder med fast kontrol dokumenteres kontrollens, således at der udfyldes én kontrolrapport hver dag for hvert autorisationsnummer. Én autorisation betragtes som ét kontrolobjekt, selvom dette kontrolobjekt er opdelt i forskellige afdelinger. Revideret 2. januar 2017 Side 3 af 43

4 Primærproducenter kontrolleret af Fødevarestyrelsen skal have en engrosrapport, hvis virksomheden ikke har salg direkte til forbrugere, f.eks. producenter af spirede frø, tankkølefartøjer og strygning af rogn til konsum. Både detail- og engrosrapporter samt kontrolresuméer bliver offentliggjort på smiley-hjemmesiden. Kontrolrapporten til engrosvirksomheder og kontrolresumé har ikke smiley er, men de kan få en elite-smiley til ophængning. 2. Offentliggørelsesdato, opgavetype og dokumentationsform 2.1 Offentliggørelsesdato Ved samlet kontrolresultat markeres dette felt automatisk med samme dato som datoen for den udførte kontrol. Ved samlet kontrolresultat på 2,3 eller 4 skal dette felt udfyldes manuelt med den dato som kontrolrapporten skal offentliggøres fra. Når kontrolrapporten sendes med posten, skal datoen for offentliggørelsen ligge to hverdage efter, at den endelige kontrolrapport sendes til virksomheden. For yderligere omkring offentliggørelse af kontrolrapport mv., se vejledning om offentliggørelse af kontrolresultater. 2.2 Opgavetype Alle kontroller skal have en opgavetype. Her er det muligt at vælge mellem følgende Kontrolbesøg Kontrolbesøg vælges i alle de tilfælde, hvor der skal udføres et kontrolbesøg, uanset hvilken kontroltype, der vælges Administrativ kontrol Administrativ kontrol vælges, hvis der udføres kontrol, men ikke udføres et kontrolbesøg. Dette kan f.eks. være i forbindelse med kontrol af virksomheder, der kun forhandler fødevarer over internettet, eller ved kontrol af indsendt dokumentation Autorisation Autorisation vælges, når der udføres kontrol i forbindelse med, at Fødevarestyrelsen skal autorisere en virksomhed, der endnu ikke er i drift. Det er typisk i forbindelse med nyetablering af en virksomhed. Hvis der udføres kontrol af vilkår for autorisation i virksomheder, der er i drift, sker det i forbindelse med et kontrolbesøg. Det er f. eks ved autorisation som følge af indretningsmæssige ændringer eller ved udløb af en betinget autorisation. I disse tilfælde vælges opgavetypen kontrolbesøg. Se også afsnit 13. Revideret 2. januar 2017 Side 4 af 43

5 2.2.4 Forbrugerklage Forbrugerklage er en midlertidig opgavetype der vælges, når Fødevarestyrelsen modtager en relevant forbrugerklage, som der skal følges op på. Når kontrollen er gennemført og kontrollen skal afsluttes, skal opgavetypen ændres til kontrolbesøg eller administrativ kontrol. Opgavetypen forbrugerklager sikrer, at der i planlægningssystemet (PLS) kan beregnes en frist for kontrollens gennemførelse Analyseattest Analyseattest er en midlertidig opgavetype der vælges, når Fødevarestyrelsen modtager interne så vel som eksterne analyseattester, som der skal følge op. Når kontrollen er gennemført og kontrollen skal afsluttes, skal opgavetypen ændres til kontrolbesøg eller administrativ kontrol. Se nærmere om prøver i afsnit Dokumentationsform Den tilsynsførende skal også vælge dokumentationsform for kontrollen. Der er følgende dokumentationsformer: en kontrolrapport, en tillægsside, en kontrolinformationsblanket eller en autorisationsrapport Kontrolrapport Kontrolrapport skal vælges i de tilfælde, hvor der efter den udførte kontrol skal afleveres en kontrolrapport til kontrolobjektet. Der skal som udgangspunkt udarbejdes en kontrolrapport ved alle kontrolbesøg og i visse situationer ved administrativ kontrol. Nærmere om hvordan der skal ske dokumentation og hvordan se afsnit Foreløbig kontrolrapport Hvis kontrollen resulterer i et resultat 3 eller 4 skal der altid afleveres en foreløbig kontrolrapport til kontrolobjektet. Først når sagsbehandlingen er afsluttet, og der er skrevet påbud, forbud, bødeforlæg, tilbagetrækning af autorisation eller politianmeldelse eftersendes den endelige kontrolrapport. Er der tvivl om et forhold skal resultere i et resultat 1 eller 2, skal virksomheden også have en foreløbig kontrolrapport med et 2-tal og formuleringen Indskærpelse overvejes. Vil blive fremsendt med en beskrivelse af det konstaterede forhold. Når det rette aktion/sanktion, og derved det rette resultat, er besluttet, eftersendes den endelige kontrolrapport. Den efterfølgende sagsbehandling kan godt føre til et andet resultat end det tal, der står på den foreløbige rapport. Som udgangspunkt bør det være den strengeste sanktion, der anføres på den foreløbige kontrolrapport. Det vil som udgangspunkt ikke være muligt, at give en strengere sanktion på den endelige kontrolrapport, end der er anført på den foreløbige kontrolrapport. Dog er der visse undtagelser til dette. F.eks. ved eskalerende myndighedsudøvelse, altså hvor der har været noget forhistorie i kontrolobjektets sanktionshistorik, som taler for en strengere sanktion, end den der er anført på den foreløbige kontrolrapport. Selvom rapporten ikke offentliggøres, fungerer den stadig som partshøring, når kontrolbesøget er det eneste grundlag for en efterfølgende afgørelse eller sanktion. Revideret 2. januar 2017 Side 5 af 43

6 Når der gives kontrolresultaterne 3 og 4, vinges feltet Dette er en foreløbig kontrolrapport automatisk af. Dette kan ses under Udskriv og journaliser i DIKO. Hvis der som ovenfor beskrevet er tvivl i forbindelse med kontrolresultat 2, skal den tilsynsførende selv ind manuelt og vinge feltet Dette er en foreløbig kontrolrapport af. Der kommer automatisk til at stå Offentliggøres ikke på kontrolrapporten når den bliver printet ud. Den endelige kontrolrapport sendes efterfølgende med posten, sammen med afgørelsen. Se nærmere om dokumentation af kontrolrapport sendt med posten under afsnit Tillægsside Tillægssiden vælges, når der i forbindelse med kontrollen skal dokumenteres oplysninger, der ikke må offentliggøres. Det kan f.eks. være personfølsomme oplysninger eller ved kontrol af områder hvor Fødevarestyrelsen ikke har hjemmel til at offentliggøre kontrolresultatet. Tillægssiden printes ud på multiblanketten. Nærmere om anvendelse af tillægssiden, se afsnit Kontrolinformationsblanket Kontrolinformationsblanketten anvendes f.eks. som brev ved opfølgning på prøver uden anmærkninger, eller hvor det ved forgæves kontrolbesøg konstateres, at en virksomhed er permanent lukket. Kontrolinformationsblanketten printes ud på multiblanketten. Se nærmere om kontrolinformationsblanketten i kapitel Dokumentation af kontrollen 3.1 Hvem skal den udførte kontrol dokumenteres overfor (Hvem skal have kontrolrapporten) Kontrollen udføres og dokumenteres pr. kontrolobjekt. Kontrolobjekter er oprettet i Kontrol Objekt Registret (KOR). Kontrolobjektet skal normalt altid have en kontrolrapport ved afslutningen på et kontrolbesøg. Hvis det ikke kan lade sig gøre at printe rapporten, f.eks. fordi printeren er nede, skal den tilsynsførende skrive rapporten i hånden. Hvis der ved kontrol af en virksomhed konstateres overtrædelser, der vedrører en anden virksomhed, skal der rettes/forsøges taget kontakt til den pågældende virksomhed inden kontrollen iværksættes. Den pågældende virksomhed skal så vidt muligt oplyses om, at der vil blive foretaget en kontrol og have mulighed for at komme til stede ved kontrollen. Dette kontaktforsøg skal dokumenteres, jf. notatpligten. Hvis den pågældende virksomhed ikke ønsker at møde op ved kontrollen, udarbejdes en kontrolrapport til den ansvarlige virksomhed. Ved f.eks. kontrolbesøg på et lagerhotel, er det som udgangspunkt ejeren af lagerhotellet der er kontrolobjektet. Hvis der ved kontrolbesøget kontrolleres nogle varer, som ejes af en tredjemand, skal denne tredjemand, der er ejer af de oplagrede varer på lagerhotellet, have en selvstændig Revideret 2. januar 2017 Side 6 af 43

7 kontrolrapport, hvis der konstateres en overtrædelse vedrørende tredjemands varer. Omvendt skal der ikke udstedes en kontrolrapport til tredjemand, hvis der ikke gives nogen anmærkninger vedrørende de pågældende fødevarer. Ejeren af lagerhotellet skal have en kontrolrapport uanset om tredjemand får en kontrolrapport eller ej, da der foretages kontrolbesøg på lagerhotellet. Kontrollen skal dateres den dag, hvor Fødevarestyrelsen får kendskab til overtrædelsen eller de oplysninger, der lægges til grund for overtrædelsen Transportører. En transportør anses som ét kontrolobjekt. Kontrollen af transportørens lastbiler, skal således dokumenteres under et og samme kontrolobjekt. Derved kan en transportør godt få flere kontrolrapporter på en og samme dag. Hvis kontrolresultaterne udelukkende har været 1 og 2, kan den kontrollerende afdeling udlevere rapporten på kontrolbesøget. Ved resultaterne 3 og 4 udleveres en foreløbig kontrolrapport til virksomheden. Hvis det ikke er muligt at lave en endelig kontrolrapport ved kontrolresultat 1 og 2, kan der også her laves en foreløbig kontrolrapport. I alle tilfælde hvor der i første omgang udarbejdes en midlertidig kontrolrapport, skal der efterfølgende udarbejdes en endelig kontrolrapport, som skal sendes til virksomheden, sammen med eventuelle afgørelser. 3.2 Hvornår skal der ske dokumentation af kontrollen. Der skal stort set altid ske dokumentation af kontrollen, uanset hvordan den udføres. Nedenfor vil dokumentation af kontrollen ved en kontrolrapport, samt ved dokumentation uden kontrolrapport (her dokumenteres data alene i systemet), blive gennemgået. For dokumentation af kontrollen ved tillægssiden og kontrolresumé, se afsnit 10 og Dokumentation ved kontrolrapport Udgangspunktet er, at der ved alle kontrolbesøg skal ske dokumentation af kontrollen for de relevante kontrolobjekter, og at der skal udleveres en kontrolrapport til kontrolobjektet ved kontrollens slutning. Hvis ikke det kan lade sig gøre at printe kontrolrapporten, skal den tilsynsførende skrive en kontrolrapport i hånden. Kontrolbesøg Her skal altid ske dokumentation af kontrollen ved en kontrolrapport. Administrativ kontrol Ved administrativ kontrol er udgangspunktet, at der skal ske dokumentation af kontrollen i form af en kontrolrapport ved anmærkninger. Som eksempler på denne kontrol kan nævnes: - Overtrædelser konstateret på anden måde end ved kontrolbesøg, f.eks. på baggrund af en politirapport. - Kontrol af indsendt dokumentation. Revideret 2. januar 2017 Side 7 af 43

8 Ved kontrol af virksomheder, der kun forhandler fødevarer over Internettet, skal der ske dokumentation af kontrollen i form af en kontrolrapport, uanset hvilket kontrolresultat kontrollen giver anledning til. Autorisationsbesøg i eksisterende virksomheder Ved autorisationsbesøg i eksisterende virksomheder, som udføres i forbindelse med et ordinært kontrolbesøg, skal kontrollen dokumenteres ved en kontrolrapport. Det kan f.eks. være tilfældet ved autorisation som følge af indretningsmæssige ændringer eller ved udløb af en betinget autorisation. Vedr. autorisationsbesøg i nye virksomheder, se afsnit Kontrol uden kontrolrapport. I nogle tilfælde dokumenteres kontrollen, uden der dannes en kontrolrapport. Dette gælder som udgangspunkt for administrativ kontrol uden anmærkninger. Dog er der en undtagelse til dette ved kontrol af fødevarevirksomheder, som udelukkende driver fødevarevirksomhed over internettet, og derved ikke har nogen fysisk adresse, hvor der skal føres kontrol. Denne type kontrol skal dokumenteres ved en kontrolrapport, på samme måde som ved kontrolbesøg. Ved autorisation af nye virksomheder skal kontrollen kun dokumenteres på en autorisationsrapport. Virksomheden er lukket Når virksomheden selv oplyser, at den er lukket, er der ikke tale om nogen kontrol. Derfor skal der ikke ske nogen dokumentation af dette i DIKO. I disse tilfælde udarbejdes der et brev til virksomheden i WorkZone, hvor det beskrives at virksomheden selv d.d. har oplyst, at den er lukket og derved ophørt. Herefter lukkes virksomheden i KOR. Ved forgæves kontrolbesøg, f.eks. når virksomheden er midlertidigt lukket på grund af ferie, udarbejdes der ikke nogen kontrolrapport. Konstateres det ved et forgæves kontrolbesøg, at virksomheden må antages at være permanent lukket dokumenteres dette i DIKO som en administrativ kontrol, uden der udarbejdes en kontrolrapport. Det forgæves kontrolbesøg dokumenteres ved at der udarbejdes en kontrolinformationsblanket med en standardtekst om at Fødevarestyrelsen ved forgæves kontrolbesøg har konstateret, at virksomheden må antages at være ophørt., og derved ikke længere eksisterer som fødevarevirksomhed. Virksomheden gives en frist til at oplyse andet. Kontrolinformationsblanketten sendes til virksomheden. Kontrolinformationsblanketten kan sendes med digital post til virksomheden. Fremsendelse af kontrolinformationsblanketten med digital post forudsætter, at virksomheden har et gyldigt CVR-nr. eller, at der er registreret et CPRnr. på ejeren i DIKO, som virksomhedens e-boks er knyttet op på. Efter fristen udløb registreres i KOR, at virksomheden er ophørt, hvis dette stadig er aktuelt Særligt vedr. certifikatudstedelse AFSNIT FØLGER! Revideret 2. januar 2017 Side 8 af 43

9 Særligt vedr. prøver Prøvetagning, der skal dokumenteres på kontrolrapporten. Prøver der tages på den tilsynsførendes eget initiativ til understøttelse af det konkrete kontrolbesøg, skal dokumenteres på kontrolrapporten. Dette omhandler en meget lille del af de prøver, der tages og kun de prøver der udtages af den tilsynsførende på hendes/hans eget initiativ. Når prøverne tages som understøttelse af den konkrete kontrol, registreres kontrolaktiviteten på basisfanen i DIKO: Prøveudtagning, understøttelse af kontrolbesøget. Der afleveres en kontrolrapport til virksomheden for selve kontrolbesøget, og prøvetagningen dokumenteres på samme måde som resten af kontrollen, så den kommer til at fremgå under Tilsynsførendes bemærkninger. På kontrolrapporten skal det beskrives, hvilke prøver, der er udtaget, hvad prøverne analyseres for, samt om der er udtaget kontraprøve. Prøvetagning, der ikke skal dokumenteres på kontrolrapporten. Prøvetagning som ikke har sammenhæng med det konkrete kontrolbesøg, eller som tages uden et kontrolbesøg, skal ikke dokumenteres på en kontrolrapport men udelukkende i LIMS, hvorfra prøvekvittering udskrives. Dette gælder bl.a. prøver udtaget i forbindelse med prøveprojekter og kampagner. Behandling af prøveresultater, der er dokumenteret på kontrolrapporten: Resultaterne sendes af laboratoriet til den tilsynsførende eller anden relevant sagsbehandler, som er registreret i LIMS som modtager af svar. Den tilsynsførende skal herefter lave den opfølgning, der konkret vurderes at være nødvendig. Den kontrolrapport, der foreligger fra den dato prøven blev udtaget, rettes til, så bemærkninger og kontrolresultat fremgår af kontrolrapporten. Behandling af prøveresultater, der ikke er dokumenteret på kontrolrapporten: Når resultaterne overholder reglerne (ingen anmærkninger), og kontrolobjektet har en e- mailadresse, sender laboratorierne svaret (analyseattesten) direkte til kontrolobjektet. Registrering i WorkZone sker automatisk. Har kontrolobjektet ikke en adresse, sender laboratorierne altid svaret (analyseattesten) direkte til den, der er registreret i LIMS som modtager af svar. Svarmodtager skal herefter sende svarbrev og analyseattest til kontrolobjektet og registrere det på sagen i WorkZone. Når resultaterne ikke overholder reglerne, eller laboratoriet er i tvivl om hvorvidt resultatet kræver opfølgning, oprettes der automatisk en opgave i DIKO med opgavetypen Til fordeling, prøver. Opgaven oprettes hos den, der er registreret i LIMS som modtager af svar. Svarmodtager skal herefter dokumentere sagsopfølgningen som en administrativ kontrol eller som et kontrolbesøg i DIKO. Hvis flere analyseattester: Hvis der er flere analyseattester, samles disse på én og samme kontrol, hvis det kan lade sig gøre. Revideret 2. januar 2017 Side 9 af 43

10 Beslutningstræ om dokumentation af prøver: Prøver udtaget til at understøtte det konkrete kontrolbesøg Prøver udtaget uden at de understøtter det konkrete kontrolbesøg, f.eks. prøveprojekter og kontrolkampagner Resultat af prøven giver anledning til anmærkninger Resultat af prøven giver ikke anledning til anmærkninger Resultat af prøven giver anledning til anmærkninger Resultat af prøven giver ikke anledning til anmærkninger Kontroldata skal registreres i DIKO på eksisterende kontrol Kontrolrapport udleveret ved kontrolbesøget tilføjes anmærkning og eventuelle ændringer i resultat. Fremsendes til virksomheden med oplysning om, at den erstatter den tidligere kontrolrapport, sammen med analyseattesten. Kontroldata skal registreres i DIKO på eksisterende kontrol. Kontrolrapport udleveret ved kontrolbesøget tilføjes bemærkning om, at prøver ikke giver anledning til anmærkninger. Kontrolrapport sendes til virksomheden sammen med analyseattesten. Kontrolopgave oprettes i DIKO og kontroldata skal registreres. Kontrolrapport sendes til virksomheden. Laboratoriet sender prøveresultatet direkte til virksomheden, medmindre der er tvivl. Hvis laboratoriet sender til sagsbehandler oprettes en kontrolopgave i DIKO og kontroldata registreres. Ingen kontrolrapport, i stedet sendes en Kontrolinformationsblan ket, sammen med analyseattesten. 3.3 Ændring af eksisterende kontroldokumentation Forskellige situationer kan gøre, at en ellers endelig kontrolrapport skal ændres. Dette kan f.eks. være tilfældet på baggrund af et prøveresultat (ved en prøve der understøtter kontrollen), pga. en afgørelse fra domstolene eller at Fødevareministeriets Klagecenter kræver en omgørelse af Fødevarestyrelsens afgørelse, eller Fødevarestyrelsen af egen drift beslutter at omgøre en afgørelse. Hvis de kontroldata der ændres dokumenteres på kontrolrapporten, skal der fremsendes en ny kontrolrapport til kontrolobjektet Hvis en afgørelse truffet af f.eks. Fødevareministeriets Klagecenterets på nogen måde ændrer en afgørelse truffet af Fødevarestyrelsen, skal kontrolobjektet have en ny kontrolrapport. Det gælder også, hvis ændringen ikke får betydning for det samlede kontrolresultat, dvs. hvis der eksempelvis er tale om en omgørelse af en indskærpelse, og der også er givet et påbud. Revideret 2. januar 2017 Side 10 af 43

11 Hvis man ændrer en endelig kontrolrapport, skal det fremgå af kontrolrapporten, hvornår denne er ændret. Dette gøres med en standardtekst Ændret kontrolrapport pr. dato, som placeres i øverste skrivbare felt, på fanen Kontrolrapport tekst. 3.4 Flere kontrolrapporter på én dag og kontrol strækker sig over flere dage. Flere kontrolrapporter på én dag Det er muligt at give samme kontrolobjekt flere endelige kontrolrapporter på én og samme dag, jf. f.eks. afsnit om transportører ovenfor. Det kan f.eks. også være nødvendigt i de tilfælde hvor en virksomhed lukkes om morgenen og åbnes igen f.eks. om aftenen. Her skal kontrolobjektet have to endelige kontrolrapporter på én og samme dag. Da der kan gives flere kontrolrapporter på én dag, er det meget vigtigt, at start og slut tidspunkt udfyldes i DIKO. Vedr. registrering af tid, se afsnit 8. Dette gælder dog ikke for kødvirksomheder. Kontrollen strækker sig over flere dage I enkelte tilfælde, hvor der er en særlig begrundelse, kan et kontrolbesøg strække sig over mere end én dag. I de tilfælde udarbejdes én samlet kontrolrapport, der dækker alle dage for kontrolbesøget. Der udarbejdes således kun én kontrolrapport, og først når kontrollen er endelig færdig, foreligger der er en endelig kontrolrapport, som kan offentliggøres. Det skal fremgå af teksten på kontrolrapporten, hvornår kontrollen er gennemført, og der printes en kladde af kontrolrapporten i DIKO, som udleveres til kontrolobjektet, når kontrollen afbrydes. Ved daglig kontrol På virksomheder med daglig kontrol udfyldes en kontrolrapport en gang i døgnet. Observationer kan ikke gemmes til brug for senere reaktioner. I virksomheder med daglig kontrol kan observationer dog helt undtagelsesvist gemmes maksimalt én dag, hvis formålet med kontrollen - f.eks. verifikation af egenkontrolprogrammet - forspildes, hvis virksomheden gøres bekendt med observationerne. Disse observationer noteres i et særskilt notat, der journaliseres og observationerne påføres kontrolrapporten senest den efterfølgende dag. 3.5 Kontrolobjekt kontrolleres af flere fødevareafdelinger. Som udgangspunktet er det den fødevareafdeling som udfører den pågældende kontrol, som er ansvarlig for at dokumentere kontrollen, herunder bl.a. at udarbejde en kontrolrapport mm. Hvis der skal følges op på anmærkninger, foretages det opfølgende kontrolbesøg som udgangspunkt af den kontrolafdeling, hvor kontrolobjektet er hjemmehørende, medmindre andet aftales specifikt mellem afdelingerne. Ved udarbejdelse af kontrolresuméer ligger ansvaret hos den kontrolafdeling, hvor kontrolobjektet er hjemmehørende, medmindre andet aftales specifikt mellem afdelingerne. Revideret 2. januar 2017 Side 11 af 43

12 4. Identifikation af virksomheden navn, adresse, CVR-nr. mv. Oplysningerne omkring virksomheden der findes i KOR, overføres automatisk til kontrolrapporten, tillægssiden, kontrolresuméet eller kontrolinformationsblanketten, alt efter hvilket dokument kontrollen dokumenteres på. Det er således kun i de tilfælde, hvor der ikke er oplysninger i KOR om et bestemt kontrolobjekt, at den tilsynsførende skal udfylde felterne selv. Kontrolobjektet skal efterfølgende oprettes i KOR og data overføres til DIKO. De oplysninger, der bliver overført automatisk er: - Kontrolobjektets navn og adresse - CVR-nr. - Autorisationsnummer. Mobile virksomheders adresse er den, der fremgår af autorisation eller registrering. 5. Basis 5.1. Kontroltype og kontrolundertype Der findes tre kontroltyper: ordinær kontrol, ekstra kontrol og anden kontrol. Under hver kontroltype findes der flere forskellige kontrolundertyper. Der skal altid vælges en kontroltype og en kontrolundertype, når kontrollen dokumenteres i DIKO. De kontrolundertyper, som hører under henholdsvis ordinær, ekstra og anden kontrol, vil blive gennemgået nedenfor. Kontrolundertyperne bliver ikke vist på den kontrolrapport, der printes ud Ordinær kontrol. Standard/elitefrekvens Standard/elitefrekvens vælges, når det er kontrol efter de fastsatte kontrolfrekvenser i kontrolfrekvensvejledningen, der dokumenteres. Stikprøvekontrol transport fødevarer Stikprøvekontrol transport fødevarer vælges, når det er stikprøvekontrol af engrostransportører, der skal dokumenteres Ekstra kontrol. Opfølgning: Indskærpelse Opfølgning: Indskærpelse vælges ved opfølgende kontrol efter indskærpelse. Opfølgning: Påbud/forbud/bøde Opfølgning: Påbud/forbud/bøde vælges ved opfølgende kontrol efter påbud, forbud eller bøde. Opfølgning: Andet Opfølgning: Andet vælges ved opfølgende kontrol efter f.eks. analyseattester der ikke understøtter kontrollen. Bestilt: Anmærkninger Revideret 2. januar 2017 Side 12 af 43

13 Bestilt anmærkninger vælges når kontrolobjektet har bestilt et kontrolbesøg efter anmærkninger på seneste kontrol, og hvor Fødevarestyrelsen ikke foretager opfølgende kontrolbesøg Bestilt: certificering Bestilt: Certificering vælges når kontrolobjektet har bestilt et kontrolbesøg efter registrering som 3. partscertificeret med henblik på at få tildelt elitestatus. Bestilt: ejerskifte Bestilt: Ejerskifte vælges når kontrolobjektet har bestilt et kontrolbesøg efter ejerskifte. Skærpet kontrol Skærpet kontrol vælges ved skærpet kontrol. Det første kontrolbesøg i rækken af skærpet kontrol skal dog dokumenteres som Opfølgning: Indskærpelse eller Opfølgning: Påbud/forbud/bøde. Herefter dokumenteres kontrollen som skærpet kontrol Anden kontrol. AM/PM AM/PM vælges, når der alene dokumenteres kontrol af AM/PM på kødvirksomheder. Animalsk USA/Kina eksport Animalsk USA/Kina eksport vælges, når der dokumenteres kontrol, som foretages som daglig, ugentlig eller månedlig kontrol i virksomheder der eksporterer til USA/Kina. Animalsk USA/Kina eksport og AM/PM. Animalsk USA/Kina eksport og AM/PM vælges hvis der dokumenteres kontrol af både AM/PM og Animalsk USA/Kina eksport. Andet Andet vælges, når der dokumenteres kontrol hyppigere end standardfrekvensen, som f.eks. ved kontrol med specificeret risikomateriale, kontrol efter restriktionsbekendtgørelsen, kontrol af økologi osv. Andet vælges endvidere som kontrolundertype, når der dokumenteres kontrol, som ikke umiddelbart kan passes ind under en af de andre ovenfornævnte kategorier. Dette er således en opsamlingsbestemmelse Oversigt over kontroltyper og kontrolundertyper Beskrivelse af kontrollen Ordinær kontrol efter standard- eller elitefrekvensen Ekstra kontrol efter anmærkninger Ekstra kontrol på grund af relevant forbrugerhenvendelse Bestilt kontrolbesøg Kontroltype/Kontrolundertype Ordinær kontrol Standard/elitefrekvens Ekstra kontrol Opfølgning, indskærpelse, Opfølgning påbud/forbud/bøde eller Skærpet kontrol Ekstra kontrol Opfølgning: Andet Ekstra kontrol Revideret 2. januar 2017 Side 13 af 43

14 (Nedenstående gælder kun, når kontrolområdet ikke udføres i forbindelse med ordinær kontrol.) Når kontrolområdet kontrolleres hyppigere end standardfrekvensen f.eks.: - AM/PM-kontrol - Kontrol i forbindelse med USA/Kina-eksport. - Kontrol med specificeret risikomateriale - Kontrol jf. restriktionsbekendtgørelsen Når kontrollen ikke kan nås ved den fastsatte standardfrekvens f.eks. : - Økologikontrol - Kontrol med handelsnormer - Kontrol i forbindelse med 3. landseksport - Importkontrol udover kontrol ved indførsel af ikke animalske fødevarer med særlige restriktioner, f.eks. kontrol med import af kosttilskud.. - Kontrolkampagner, medmindre kontrollen gennemføres i forbindelse med ordinære eller ekstra kontrolbesøg. Bestilt certificering Bestilt anmærkninger Bestilt ejerskifte Anden kontrol AM/PM Animalsk USA/Kina-eksport Andet 5.2. Kontrolaktivitet Kontrolaktiviteter anvendes som en yderligere dokumentation af, hvilke aktiviteter den tilsynsførende har udført i forbindelse med kontrollen. Kontrolaktivitet skal ikke vælges hver gang, men kun når det er relevant. Der kan vælges flere kontrolaktiviteter for hver kontrol. Kontrolaktiviteten vises ikke på selve kontrolrapporten, med undtagelse af kontrolkampagner, disse vises på kontrolrapporten. Der er følgende kontrolaktiviteter: Analyseattest, opfølgning på prøver Denne kontrolaktivitet vælges, når der følges op på et eller flere analyseresultater, se nærmere om prøver i afsnit Autorisationer, Godkendelser mv. Denne kontrolaktivitet vælges, når eksisterende virksomheder (virksomheder i drift) autoriseres i forbindelse med et ordinært kontrolbesøg. Det kan f.eks. være i forbindelse med endelig autorisation eller ved ændringer af virksomhedens indretning, produktion eller vareudbud. Denne kontrolaktivitet omfatter ikke godkendelse af egenkontrolprogram, økologirapport eller frivillig mærkningsordning Forbrugerklager Denne kontrolaktivitet vælges, når kontrollen udføres på baggrund af en forbrugerklage Kontrolkampagne Denne kontrolaktivitet vælges, når der udføres kontrol i forbindelse med en kontrolkampagne. Revideret 2. januar 2017 Side 14 af 43

15 5.2.5 Prøveudtagning, understøttelse af kontrolbesøget Denne kontrolaktivitet vælges, når der på kontrollen foretages prøveudtagning, der understøtter kontrollen. Kontrolaktiviteten skal ikke vælges, hvis prøveudtagningen ikke understøtter kontrollen, og der derfor udelukkende er tale om et tidsmæssigt sammenfald mellem kontrol og prøveudtagning Omstændigheder ved kontrollen Omstændigheder ved kontrollen bruges til at dokumentere særlige omstændigheder i forbindelse med udførelsen af kontrollen. Omstændigheder ved kontrollen bliver ikke vist på en evt. kontrolrapport Anmeldt/uanmeldt Der skal altid vælges hvorvidt kontrollen er anmeldt eller uanmeldt. 5.4 Fødevarestyrelsens udførende Feltet Udførende TF udfyldes med den tilsynsførende der udfører kontrollen. Feltet Udførende FVST afd. udfyldes med den kontrolafdeling som udfører kontrollen, uanset om kontrolobjektet kommer fra en anden kontrolafdeling Kontrolsted/Kontrolstedstype Kontrolsted Dette felt vælges til at beskrive, hvor kontrollen rent fysisk har fundet sted, idet det gode kan være et andet sted end på kontrolobjektets adresse. Dette er f.eks. tilfældet ved stikprøvekontrol af engrostransportører på landevejen Kontrolstedstype Kontrolstedstype udfyldes kun, hvis kontrolstedet er forskelligt fra kontrolobjektet. Der kan, på fødevareområdet, vælges mellem følgende kontrolstedstyper: - Lager - Grænsekontrol - Offentlig vej 5.6. Øvrige oplysninger Under feltet Øvrige oplysninger vælges nummerplade anhænger og/eller nummerplade forvogn i de situationer, hvor der sker kontrol af transportører. Under feltet Øvrige oplysninger ligger også Kontrolbesøg med USA-auditenheden. Denne vælges når der udføres kontrol i samarbejde med USA-auditenheden. Revideret 2. januar 2017 Side 15 af 43

16 6. Lovgivningsområde De regler, der skal kontrolleres efter, er inddelt i tolv lovgivningsområder: - Hygiejne o Håndtering af fødevarer o Rengøring o Vedligeholdelse - Virksomhedens egenkontrol - Offentliggørelse af kontrolrapport - Mærkning og information - Godkendelser m.v. - Særlige mærkningsordninger - Varestandarder - Tilsætningsstoffer m.v. - Kemiske forureninger - Emballage m.v. - Andet Dokumentation og observationer ved kontrollen skal dokumenteres under de forskellige lovgivningsområder. Der kan kontrolleres flere lovgivningsområder pr. kontrol, ligesom der kan kontrolleres flere forskellige emner pr. lovgivningsområde. Før den udførte kontrol kan dokumenteres, skal der vælges et lovgivningsområde. Hvilke regler, der hører under de forskellige lovgivningsområder, fremgår af dette bilags Appendiks 1. Når der vælges et lovgivningsområde, er det muligt at tilføje kontroloplysninger. Dette sker via vinduet Delresultat. Her skal den tilsynsførende registrere kontroldata og beskrive konklusionen for hvert af de emner, der er kontrolleret i forbindelse med kontrollen, dvs. de forskellige forhold, der resulterer i kontrolresultat 1, 2, 3 eller 4. Ved opfølgning på anmærkninger givet ved en tidligere kontrol skal vinduet Delresultat tilgås ved at vinge af i tjekboksen Fulgt op under Emner til opfølgning under det relevante lovgivningsområde. Der kommer en dialogboks, der spørger, om du vil oprette et nyt delresultat. Det skal der svares ja til. På den måde bliver det tidligere kontrolresultat og opfølgningen kædet sammen. Ved opfølgning på anmærkninger, som kun delvist er efterkommet, se eksempel nedenfor under afsnit under indskærpelser. Delresultater er en eller flere resultater, der gives ved kontrol af et enkelt lovgivningsområde. Det er Aktion/Sanktion, der skal registreres og som automatisk giver et delresultat. Aktion/Sanktion kan f.eks. være Ingen anmærkninger som giver resultat 1, Indskærpelse som giver resultat 2, Forbud som giver resultat 3. Jf. tekst på kontrolrapporten. Lovgivningsområde med kun delresultat 1 (Ingen anmærkninger) Ved Aktion/Sanktion Ingen anmærkninger (delresultat 1) kan der samles flere forskellige observationer med Ingen anmærkninger i det samme delresultat-skærmbillede for et lovgivningsområde. Det betyder, at de forhold der er kontrolleret uden anmærkninger, kan samles i et delresultat. Revideret 2. januar 2017 Side 16 af 43

17 I særlige tilfælde må flere forskellige observationer med Ingen anmærkninger ikke samles under et samlet delresultat. Det gælder f.eks. ved kontrol af emner under en kontrolkampagne og ved opfølgning på anmærkninger. Hvis der gives delresultat 1 på en kontrolkampagne og ved samme kontrol også gives delresultat 1 i forbindelse med den øvrige kontrol, må disse delresultater ikke samles under et samlet delresultat Lovgivningsområde med delresultater 2, 3 eller 4 Hvis der gives en Aktion/Sanktion, der giver delresultat 2, 3 eller 4, ved kontrol indenfor samme lovgivningsområde, skal der altid oprettes et nyt delresultat for hver Aktion/Sanktion. Det betyder, at de konstaterede overtrædelser af reglerne hver resulterer i et nyt delresultat. Flere forskellige observationer kan kun samles i samme delresultat-skærmbillede for et lovgivningsområde, når de hører til den samme overtrædelse af reglerne. 6.1 Kontrol af egenkontrol og faglig regel Under lovgivningsområdet egenkontrol skal udelukkende stå kontrolresultater om virksomhedens skriftlige egenkontrol, det vil sige om egenkontrolprogrammet. Kontrolresultater fra kontrol af de faglige regler skal stå under de andre lovgivningsområder. Til egenkontrolprogrammet hører: - Risikoanalyse, risikovurdering, eventuelle flowdiagrammer, udpegning af kritiske kontrolpunkter samt håndtering, overvågning, grænseværdi, frekvens og korrigerende handling for de kritiske kontrolpunkter. - Registreringer for hvert kritisk kontrolpunkt, afvigerapporter og eventuelt kundeklager. - Revision af egenkontrolprogrammet. Når der sker kontrol af, om en faglig regel er overholdt, og om der er udført skriftlig egenkontrol for overholdelse af reglen, skal der gives kontrolresultater for begge lovgivningsområder. Kontrol af procedurer, registreringer og implementering af kritiske kontrolpunkter dokumenteres under Virksomhedens egenkontrol, mens kontrol af de faglige regler skal dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel. Resultaterne er ikke nødvendigvis identiske der kan f.eks. godt stå et 2-tal ved den faglige regel og et 1-tal ved egenkontrol, når den målte opbevaringstemperatur ikke overholder lovgivningen, men registreringerne i egenkontrolprogrammet er i orden. Når den tilsynsførende, på baggrund af kontrol med virksomhedens egenkontrolprogram, vælger at give et påbud om reviderede egenkontrolprocedurer, skal 3-tallet dokumenteres under lovgivningsområdet Virksomhedens egenkontrol. Når den tilsynsførende tillige har kontrolleret overholdelse af den faglige regel i virksomheden, skal resultatet af denne kontrol dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel. Når den tilsynsførende på baggrund af kontrol med en faglig regel vælger at give et påbud om, at virksomheden skal indføre skriftlige procedurer for en god arbejdsgang, som f.eks. en rengøringsplan og kontrol af udført rengøring, skal det dokumenteres under lovgivningsområdet for den faglige regel, her Hygiejne, rengøring. Revideret 2. januar 2017 Side 17 af 43

18 For kødvirksomheder, hvor der gælder særlige regler, f.eks. USA/Kina-virksomheder gælder ovenstående retningslinjer også. Dog skal man være opmærksom på, at kontrol med særlige regler dokumenteres som beskrevet i planlægningsarket. Det er således ikke alle disse særregler, som skal dokumenteres som beskrevet ovenfor. Dokumentation af kontrol skal desuden altid ske i overensstemmelse med inddelingen af regler under lovgivningsområde, som er vist i appendikset bagest i dette bilag. Kontrol af Metode Dokumentation på kontrolrapport Gode arbejdsgange (art. 4 i hygiejneforordningen) Visuel og analytisk kontrol. Under faglig regel Kritiske kontrolpunkter (art. 5 i hygiejneforordningen) HACCP (art. 5 i hygiejneforordningen) Specifik lovgivning kræver skriftlig egenkontrol enten i form af procedurer eller i form af både procedurer og dokumentation af kontrol (Eksport, import, materialer og genstande, prøvning for BSE, frekvenser hakket kød m.m.) Audit. Kontrol af kritiske kontrolpunkter: Procedurer, overvågning, registrering, afvigerapporter, implementering og effekt. Audit. Risikoanalyse, kritiske kontrolpunkter, procedurer, overvågning, korrigerende handlinger, revision Audit. Kontrol. Under egenkontrol ved kontrol af procedurer, registreringer og implementering. Under faglig regel ved kontrol af kritiske kontrolpunkter, f.eks. temperaturer (effekten). Under egenkontrol Under faglig regel. Hvis virksomhedens risikoanalyse medfører kritiske kontrolpunkter her, skal det dokumenteres som beskrevet under kontrol af kritiske kontrolpunkter. Økologi egenkontrol Dokumentation (f.eks. art. 18 og 19 i fødevareforordningen) Kontrol. Audit Kontrol. Verifikation, dokumentkontrol Under faglig regel. Under faglig regel Revideret 2. januar 2017 Side 18 af 43

19 Andre lovgivningsområder (Offentliggørelse, uddannelse, mærkning, godkendelser, særlige mærkningsordninger, varestandarder, tilsætningsstoffer, kemiske forureninger, emballage) Kontrol. Under faglig regel. Hvis virksomhedens risikoanalyse medfører kritiske kontrolpunkter her, skal det dokumenteres som beskrevet under kontrol af kritiske kontrolpunkter. Eksport til tredjelande Kontrol. Audit. Under faglig regel. For kødvirksomheder: Jf. liste over fødevareregler fordelt efter lovgivningsområde eller på tillægsside, samt planlægningsarket, som detaljeret angiver hvor de forskellige regler skal placeres. Dokumentation på kontrolrapporten: 6.2 Kontrol af regler der ikke er fødevarelovgivning. Ved kontrol af vegetabilske bi- og restprodukter og særlige sporbarhedsregler for fisk, samt kontrol med miljøbeskyttelsesloven har vi ikke hjemmel til at offentliggøre kontrolresultaterne. Resultatet af kontrollen skal derfor dokumenteres på tillægssiden til kontrolrapporten, herunder bemærkningerne. Der er lavet standardtekster til denne kontrol i DIKO. Se nærmere om tillægssiden i afsnit Veterinære regler, herunder dyreværn. Kontrol af veterinære regler skal dokumenteres på en veterinær kontrolrapport til slagteriet, når slagteriet er ansvarligt for overtrædelsen, dvs. når kontrollen er rettet mod slagteriet. Der er ikke hjemmel til offentliggørelse af kontrolresultater på veterinærområdet, herunder dyreværnsområdet, og kontrolresultaterne må derfor ikke fremgå af fødevarekontrolrapporten. Kontrol af dyrevelfærd rettet mod primærproducenten eller transportøren skal ikke dokumenteres for slagteriet, og dermed heller ikke med på den kontrolrapport, som slagteriet modtager - medmindre forholdet har betydning for slagteriet. Kontrolresultater fra Loven om hold af dyr og biproduktforordningen skal dokumenteres på en veterinær kontrolrapport. Se kontrolvejledningens bilag 11c om dokumentation af kontrol på veterinærområdet, særligt afsnit Specificeret lovgivningsområde Dette felt skal altid udfyldes, når lovgivningsområdet, der kontrolleres, er nærmere specificeret, som f.eks. lovgivningsområdet Særlige mærkningsordninger der er opdelt i følgende 2 specificerede lovgivningsområder: økologi og FMO (frivillig mærkning oksekød). Desuden findes specificerede lovgivningsområder der svarer til USA lovgivningsområderne til kødvirksomheder der er USA godkendt. Revideret 2. januar 2017 Side 19 af 43

20 6.4 Aktion/Sanktion (kontrolresultater) Under aktion/sanktion dokumenteres den aktion/sanktion, som Fødevarestyrelsen finder nødvendig over for kontrolobjektet. Når der vælges en sanktion, bestemmes kontrolresultat automatisk. Aktioner/sanktioner og kontrolresultater hænger sammen som vist: Aktion/sanktion Kontrolresultat Betydning Ingen anmærkninger 1 Kontrollen har ikke haft anmærkninger til de kontrollerede regler. Indskærpelse 2 Der er givet indskærpelse Påbud 3 Der er givet påbud, forbud eller Forbud Autorisation, godkendelse eller autorisation/godkendelse/ registrering er suspenderet registrering suspenderet Bødeforlæg, administrativ 4 Der givet et administrativt bødeforlæg, Bødeforlæg, politiet Politianmeldelse Autorisation, godkendelse eller registrering inddraget/frataget indgivet politianmeldelse eller virksomheden har fået frataget autorisation eller har fået meddelt periodevist salgsforbud i henhold til økologireglerne. Det er vigtigt, at bødeforlæg ændres til politianmeldelse i DIKO, når dette sker i praksis. 6.5 Aktion/Sanktion specificeret Aktion/sanktion specificeret bruges på fødevareområdet til at dokumentere, at der er givet f.eks. MVO (mindre væsentlig overtrædelse) og Her og nu forbud. 6.6 Tilsynsførendes bemærkninger Under hvert delresultat findes der begrundelses- og standardtekster. Disse vælges til at beskrive den tilsynsførendes bemærkninger Begrundelsestekster og Standardtekster Begrundelsestekster er tekster, som er lagt ind i systemet under hvert lovgivningsområde. Teksterne er delt op efter hvilken sanktion, der gives. Således kan der, under hvert delresultat vælges mellem nogle tekster, der svarer til den sanktion, der er valgt. Teksterne skal hjælpe til, at der ikke skal skrives så meget. Den tilsynsførende vil dog stadig skulle beskrive nogle ting selv. Begrundelsesteksterne skal således ses som et supplement til beskrivelse af kontrollen. Standardtekster er tekster, som ikke hører til noget lovgivningsområde. Dvs. det er generelle tekster om f.eks. vejledning, der kan sættes ind, uafhængigt af hvilket lovgivningsområde, man har valgt Beskrivelse af kontrolfund. Det er vigtigt at følgende beskrives grundigt: - Hvad er kontrolleret (f.eks. opbevaringstemperaturer, papir og sæbe ved håndvask) - Hvor er det kontrolleret (f.eks. kølerum i lagerlokale 1, håndvask på toilet) Revideret 2. januar 2017 Side 20 af 43

21 - Hvad er observeret (kontrolfund) - Hvad er konklusionen (f.eks. Ingen anmærkninger/ok, indskærpelse, osv.) Ved beskrivelsen af, hvad der er observeret (kontrolfund), er det meget vigtigt, at beskrivelsen er detaljeret og tilstrækkeligt beskrevet, så man kan se præcis hvad overtrædelsen går ud på. Herunder er det vigtigt at beskrive f.eks. perioden for dokumentation af egenkontrol, eller antal varer og hvilke varer, der er tale om i forbindelse med overtrædelsen. Ved vurderingen af, hvor detaljeret beskrivelsen skal være, skal det tages med i vurderingen, at det efterfølgende skal kunne læses og forstås præcis hvad det er, der er kontrolleret, samtidig med at bemærkningerne skal være korte og præcise. Det er således heller ikke tilstrækkeligt at skrive, at der er kontrolleret kemiske forureninger. Det skal her beskrives hvilke kemiske forureninger der er tale om. Det er vigtigt at beskrive hvor i virksomheden, der er udført kontrol, og hvad der blev observeret og konkluderet. F.eks. skal der for måling af temperaturer stå i bemærkningerne, hvor køleskabet står, hvilke varer der er målt på, hvor mange varer der er tale om, samt hvordan målingen er foretaget, og hvad konklusionen på målingerne er. Et andet eksempel er, at der for Varestandarder stå i bemærkningerne, om det er kontrol af varestandarder, handelsnormer for fjerkræ eller handelsnormer for frugt og grøntsager. Et eksempel kan ligeledes være ved kontrol af om virksomheden udtager prøver til kontrol af overholdelse af mikrobiologiske kriterier, herunder om disse prøver udtages som påkrævet efter microbiologiforordningen. Her skal dokumenteres hvorvidt de pågældende prøver er taget, samt om dette er sket efter gældende kriterier. Der er udarbejdet et sæt autotekster i DIKO til kontrol af disse mikrobiologiske kriterier. I enkelte tilfælde er teksten på lovgivningsområdet dog selvforklarende f.eks. Instruktion i hygiejne, så der kun behøver at stå f.eks. Instruktion i hygiejne: Ingen anmærkninger. Mens Hygiejne, håndtering altid skal have tilknyttet bemærkninger. Hvis der f.eks. ikke står, i hvilken del af virksomheden rengøring er kontrolleret, betyder det, at hele virksomhedens rengøring er kontrolleret. I disse tilfælde skal der angives at kontrollen er af hele virksomheden. Kontrol af at kontrolrapporten er hængt op skal stå under lovgivningsområdet Offentliggørelse af kontrolrapport med bemærkning som Kontrolrapport er ophængt, Visning på hjemmeside i orden eller en lignende formulering. Alle observationer skal beskrives, uanset om kontrolresultatet er 1,2,3 eller 4. Hvis der gives flere kontrolresultater for samme lovgivningsområde, skal alle resultater beskrives. Bagatelagtige overtrædelser, som dokumenteres under kontrolresultatet 1, skal også beskrives på kontrolrapporten som en bagatelagtig overtrædelse. Baggrunden for dette er, at den bagatelagtige overtrædelse kan ses og kontrolleres igen, herunder sanktioneres, hvis det vurderes at der ikke længere kan være tale om en bagatelagtig overtrædelse. Der skal være klar overensstemmelse mellem beskrivelsen af kontrolfundene og kontrolresultatet. Er der valgt aktion/sanktion indskærpelse, kan der kun vælges begrundelsestekster, der vedrører indskærpelser. Det er vigtigt at være opmærksom på, at man ikke må ændre den valgte tekst til en anden aktion/sanktion, f.eks. påbud. Ønsker man at beskrive et påbud, skal der vælges en begrundelsestekst for et påbud, under kontrolresultat 3. Det skal fremgå af bemærkningerne, om der er fysisk kontrol eller dokumentkontrol, hvor dette kan give anledning til tvivl. Revideret 2. januar 2017 Side 21 af 43