SAMMEN SKABER VI VÆRDI

Transkript

1 DI Videnrådgiverne er et branchefællesskab, der repræsenterer ca. 800 virksomheder, der har videnrådgivning som deres primære forretningsområde. Videnrådgivning til at udvikle, levere, formidle og omsætte viden og ny forskning til løsninger i form af services, rådgivning og teknologi. Læs mere på viden.di.dk SAMMEN SKABER VI VÆRDI Dygtige offentlige indkøb giver videnrådgivning af høj værdi DI Videnrådgiverne 787 København V viden.di.dk Tlf viden@di.dk

2 Lad os spare klogt Vi kommer ikke udenom, at det er tid til besparelser i det offentlige. Det er kun rimeligt i en situation, hvor dansk økonomi har været nede og røre bunden. Alle skal spare. Men lad os gøre det klogt. Den danske videnrådgiverbranche har stået for skud som et oplagt sted, hvor den offentlige sektor kan spare. Både politikere og avisernes lederskribenter har beskyldt konsulenter for at være medskyldige i galoperende offentlige udgifter ligesom der fra alle sider af det politiske spektrum er forslået besparelser på statens konsulentbudget. I DI Videnrådgiverne bakker vi op om, at man skal bruge eksterne rådgivere hensigtsmæssigt i den offentlige sektor. Men vi mener ikke, at politikerne bare hovedløst skal svinge sparekniven over videnrådgivere. Man bliver nødt til at undersøge, om disse giver værdifulde råd, eller om det bare er penge ud af vinduet. Vi mener, at den igangværende debat om staten, regionernes og kommunernes brug af eksterne rådgivere bygger for meget på myter og for lidt på fakta. Det vil DI Videnrådgiverne gerne råde bod på bl.a. med denne publikation. Her graver vi nemlig et spadestik dybere for at få flere fakta på bordet. Vi belyser, hvad videnrådgivning er, hvad den offentlige sektor køber, hvad der bruges på ekstern videnrådgivning og hvilken effekt, den offentlige sektor får for sine penge. Resultaterne skitseres i publikationen, hvor den overordnede konklusion er, at den offentlige sektor optræder professionelt, når den køber videnrådgivning. Der er dog stadig plads til forbedringer og muligheder for at lære af andres gode erfaringer, herunder fra den private sektor. Og det er helt nødvendigt, at det offentlige og erhvervslivet kigger hinanden over skulderen og arbejder sammen for at få pengene til at strække længst muligt i en sparetid. Derfor indbyder DI Videnrådgiverne til dialog mellem branchen og den offentlige sektor om, hvordan vi kan forbedre samarbejdet, så vi sammen kan sikre, at den offentlige sektor får mest og bedst videnrådgivning for pengene. Vores håb er, at denne pjece kan medvirke til at nuancere dialogen og debatten. God læselyst. Venlig hilsen Henriette Søltoft Branchedirektør, DI Videnrådgiverne sammen skaber vi værdi

3 » indhold 4 Resultater og budskaber 7 Myter og fakta om konsulenter i den offentlige sektor 7 Videnrådgivning er mere end rapporter 9 Den offentlige sektor er ikke videnrådgiverbranchens største kunde 9 Intet samlet overblik over det offentliges køb af videnrådgivning 9 Statens brug af videnrådgivning 0 Kommunernes brug af videnrådgivning 3 Myterne matcher ikke virkeligheden 5 Den offentlige sektor køber ikke ind i blinde 5 Strategisk indkøb i kommunerne i dag 7 Kommunerne tænker strategisk over de fremadrettede videnrådgivningskøb 7 Staten indkøber videnrådgivning af strategiske grunde 8 Den offentlige indkøber er en strategisk indkøber 2 Den offentlige sektor får value for money 23 Kommunernes egen vurdering af de indkøbte videnrådgiverydelser 26 Videnrådgivning giver stor værdi 29 Offentlige indkøbere er professionelle 29 De danske offentlige indkøbere sammenlignet med udenlandske 32 Sammenligning mellem danske kommuner og virksomheders brug af videnrådgivere 35 Kilder og baggrundsmateriale 36 Noter > C A S E S Energi, klima og miljø 3 Arbejdsmiljø 8 Udbudsrådgivning 9 Management Consulting 25 IT 3 Kommunikation 33 Byggeri 2 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 3

4 resultater og budskaber v Vi vil her prøve at komme i dybden med fakta om det offentliges køb og brug samt erfaringer med videnrådgivere. Resultaterne i denne publikation bygger på både danske og udenlandske undersøgelser af den offentlige sektors brug af videnrådgivere. Bl.a. har DI Videnrådgiverne i august 200 gennemført en rundspørge blandt 5 kommunaldirektører og 5 af de største danske virksomheder om deres brug af private videnrådgivere. Derudover er der trukket resultater ind fra bl.a. Økonomi styrelsen og Rigsrevisionen. Ligeledes har vi for sammenligningens skyld hentet oplysninger i udlandet. Det gælder bl.a. hos rigsrevisionerne i Norge og Storbritannien samt hos DI Videnrådgivernes britiske søsterorganisation, MCA, der netop har gennemført den hidtidig største undersøgelse af brugen af private videnrådgivere i både det offentlige og i private virksomheder. Hovedkonklusionerne i publikationen er: :: Videnrådgivning er ikke blot analyserapporter, men omfatter en stor variation i rådgivningsydelser; ingeniørydelser, advokatbistand, indkøbsoptimering, arbejdsmiljøsatsninger, energioptimering, effektiviseringer, kompetenceudvikling mm. :: Den offentlige sektor køber videnrådgivning strategisk. Staten, regioner og kommuner køber primært specialiserede rådgivningsydelser på specifikke områder, enten fordi de ikke har ressourcerne til at prioritere opgaven, eller fordi de ikke har ansat kompetencerne. :: Den offentlige sektor får value for money. Effekten og værdien af de videnrådgiverydelser, den offentlige sektor køber, er mere værd end den pris, videnrådgivningen har kostet. Der er ikke tale om udgifter, men om investeringer. :: Den offentlige sektor i Danmark er lige så god eller bedre til at indkøbe videnrådgivning som lande, vi ofte sammenligner os med. Den danske offentlige sektor er desuden lige så god til at indkøbe videnrådgivning som den private, men arbejder under andre forudsætninger, som ofte spiller ind i forhold til bevæggrunde for at købe videnrådgivning og for den oplevede værdi. Hvert kapitel i publikationen uddyber disse hovedkonklusioner. Desuden indeholder kapitlerne en række cases, hvor samarbejde mellem den offentlige sektor og private rådgivere har givet særdeles gode resultater for den offentlige sektor. Hvor videnrådgivning tydeligt har vist sig som en investering og ikke som en udgift. Endelig indeholder kapitlerne citater fra kommunaldirektører om deres opfattelse af og erfaring med videnrådgivere. På denne baggrund anbefaler DI Videnrådgiverne, at: Der skabes bedre overblik over den offentlige sektors udgifter til videnrådgivning i staten, i den enkelte kommune og i den enkelte forvaltning. Det vil forbedre muligheden for at træffe beslutninger omkring indkøb af videnrådgiverydelser. Den offentlige indkøber stiller krav til samarbejdet med videnrådgiveren. Jo mere bevidst man på forhånd er om, hvad der ønskes af videnrådgiveren, og jo bedre man kan beskrive opgaven, formålet og resultatkrav, desto bedre projekt får man i sidste ende. Videnrådgiverne skærper deres beskrivelse af, hvad de kan og vil levere i hvert enkelt projekt. Den offentlige indkøber fokuserer sammen med videnrådgiveren på at forankre resultaterne og forandringerne i organisationen. Overvejelser om effekt inddrages i diskussionen om besparelser på det offentliges brug af videnrådgivning. Den offentlige indkøber bliver sammen med den konkrete videnrådgiver bedre til at evaluere de enkelte projekter for at belyse effekten og værdien af videnrådgivningen, og om resultater har levet op til formål og forventninger. Videnrådgiverne bestræber sig på i højere grad at synliggøre, hvilken effekt deres ydelser har. Både ved salg af projektet, undervejs og efterfølgende. Offentlige indkøbere formulerer en strategi for anvendelse af videnrådgivere. Den offentlige sektor inddrager erfaringer fra den private sektor ved indkøb og brug af videnrådgivere. 4 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 5

5 Myter og fakta om konsulenter i den offentlige sektor Debatten om det offentliges køb af rådgivningsydelser har raset i medierne de seneste måneder. v Både politikere og avisernes lederskribenter har beskyldt konsulentbranchen for at have snablen nede i de offentlige kasser, og konsulenter for at være medskyldige i galoperende offentlige udgifter ligesom der fra alle sider af det politiske spektrum er foreslået besparelser på statens konsulentbudget. Generelt har debatten drejet sig om konsulenter, men ser man på de beløb, der debatteres, er der tale om videnrådgivning i langt bredere forstand end analyser og konsulentrapporter, der oftest er omdrejningspunktet i den offentlige debat. Det leder frem til spørgsmålene: Hvilke ydelser er det egentlig, at den offentlige sektor køber hos de private videnrådgivere? Hvor meget drejer det sig om? Og hvad dækker beløbene og de tilsvarende foreslåede besparelser over? Videnrådgivning er mere end rapporter Fra debatten i medierne får man ofte det indtryk, at det offentliges køb af rådgivning alene drejer sig om tykke udrednings- og evalueringsrapporter. Intet er mere forkert. Det offentliges køb fra private videnrådgivere omfatter mange forskelligartede ydelser, som de fleste slet ikke tænker på hører ind under rådgivning eller konsulentydelser. Et par eksempler: Når der skal anlægges fjernvarme, konstrueres og bygges ny infrastruktur, nye skoler eller ældreboliger, henter det offentlige i stort omfang bistand hos arkitekter og rådgivende ingeniører. Ligeledes køber det offentlige hjælp til revision og økonomistyring samt advokatbistand til indkøb og udbud, ligesom digitalisering af den offentlige sektor og implementering af nye IT-systemer ofte kræver hjælp hos eksterne IT-rådgivere. Også når det gælder HR, ledelse og arbejdsmiljø benytter det offentlige private videnrådgivere, f.eks. til udvikling af kompetencer hos både ledere og medarbejdere, til nedbringelse af sygefravær eller i forbindelse med rekruttering af ledende medarbejdere. De ydelser, som den offentlige sektor køber hos de private videnrådgivere, kan opdeles i forskellige typer og kategorier. Nedenfor ses en sådan opdeling, der omfatter de ydelser, det offentlige køber hos private leverandører. 6 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 7

6 Videnrådgivningsydelser Typer af ydelser IT-rådgivning Politikudvikling, analyser og strategi HR (Organisation-, leder-, medarbejderudvikling og rekruttering) Driftsoptimering og effektivisering Rådgivning til fysisk planlægning - Byggeri - Infrastruktur - Energi og miljø Eksempler Digital forvaltning, IT strategi, IT Management, IT rådgivning, implementering af systemer, E-Business, Web Services, IT Risk Management, Data Warehouse, Business Intelligence, optimering af IT, IT Projektledelse, IT-udbud m.v. Benchmarking, evalueringer, erhvervspolitiske analyser, økonomiske analyser, byudvikling m.v. Rekruttering, lederudvikling, ledelsesudvikling, coaching, forandringsledelse, værdibaseret ledelse, personaleudvikling, organisationsudvikling, kompetenceudvikling, Talent Management, interkulturel udvikling m.v. Produktivitetsudvikling, Lean og Six Sigma, produktionsudvikling, procesoptimering, logistik, Supply Chain Management, effektivisering, outsourcing m.v. Teknisk og ingeniør rådgivning: Byggeri, anlæg og klima, teknisk afprøvning og kontrol, teknologi og innovation m.v. Bygningsprojektering, bygherrerådgivning, energi renovering, byggeledelse m.v. Projektering af broer, veje, tunneller, jernbaner, trafikplanlægning, geoteknik og geofysik m.v. Energiplanlægning, energibesparelser, affaldshåndtering, miljøvurdering, klimarådgivning, miljøplanlægning m.v. For det andet er også ministeriernes indkøb af konsulentkøb hos hinanden inv Den offentlige sektor er ikke videnrådgiverbranchens største kunde Når man følger mediedebatten om det offentliges brug af videnrådgivere, kan man få den opfattelse, at branchen udelukkende lever af den offentlige sektor. Ifølge branchens egne oplysninger er den offentlige sektor en vigtig kunde, men langt fra den eneste. Salg til den offentlige sektor udgør ca. 42 pct. af videnrådgivernes samlede omsætning. Heraf udgør staten den største kundesektor med 25 pct. af omsætningen. Kommunerne står for ca. pct. af omsætningen, mens regionerne (inkl. sygehusene) står for 6 pct. af den samlede omsætning. Størstedelen af videnrådgivernes omsætning, 58 pct., hentes dog hos virksomheder i den private sektor. Intet samlet overblik over det offentliges køb af videnrådgivning Et andet omdrejningspunkt i debatten er de milliardbeløb, der nævnes i forbindelse med det offentliges køb af videnrådgivning. Det er store og tit forskellige beløb, der slynges ud. Forskellen bunder i to ting: For det første varierer det, hvilke videnrådgiverydelser der inddrages. For det andet findes der ikke et samlet overblik over det offentliges udgifter til videnrådgivning hverken i staten eller kommunerne. Statens brug af videnrådgivning I den statslige sektor er der ikke tradition for samlede opgørelser af brugen af forskellige rådgiverydelser. Som et led i den generelle effektivisering af de statslige indkøb er de enkelte ministerier dog i de seneste år begyndt at indberette deres udgifter til køb af videnrådgivere til Økonomistyrelsen. Disse oplysninger er dog af meget overordnet karakter. Eksempelvis fremgår det ikke, hvilken ydelse der er leveret, hvad de enkelte ydelser koster, eller hvilke ændringer ydelsen har medført. Disse oplysninger findes kun hos de enkelte afdelinger, der har foretaget indkøbet. Den seneste opgørelse fra Økonomistyrelsen, der er foretaget i 200, viser, at statens forbrug af videnrådgiverydelser er vurderet til omkring 4,2 mia. kr. i 2008 og 3,9 mia, kr. i Bag dette beløb gemmer sig indkøb af mange forskellige ydelser. For det første den flerfaglighed, der præger branchen. Det vil sige management consulting, HR, IT-rådgivning, rådgivende ingeniørydelser, design og kommunikation, advokatbistand og meget mere. Kommunikation og PR Kampagner, informationsmateriale, web-kommunikation, forandringskommunikation, PR, rekrutteringskommunikation m.v. Meningsmåling og markedsanalyse Opinionsundersøgelser, kampagneevalueringer, borgertilfredshedsundersøgelser, brugervenlighedstests m.v. IPR, patenter og juridisk rådgivning Design og formgivning Immaterielle rettigheder, arbejdsret, ekspropriation, erstatning, fast ejendom kommunale. Retsforhold, persondata, udlicitering og privatisering m.v. Industriel design og produktdesign, kommunikationsdesign og grafisk design, strategisk design, teknisk design, visuelle identiteter m.v. Omsætning fordelt på sektorer (pct.) Region (inkl. sygehuse) Statens forbrug af videnrådgivere fordelt på ydelser (mio. kr.) Samlede udgifter Økonomi-rådgivning Rådgivning til udbud og indkøb Revision, risikostyring, forsikringsrådgivning, offentlig private partnerskaber, budgettering m.v. Indkøbsanalyse og strategi, komplekse indkøb, tilbudsgivning offentlige udbud m.v. Kommune Stat 6 Privat Konsulentydelser (ej IT) IT-konsulentydelser Trivsel og sundhed Nedsættelse af sygefravær, fysisk- og psykisk arbejdsmiljø, sundhedsundersøgelser, sundhedsfremme, stresshåndtering arbejdsskader m.v Kilde: DI Videnrådgiverne Kilde: DI Videnrådgivernes Branchestatistik 200 Note: ) IT-konsulenter indbefatter bl.a. rådgivning inden for IT- og teleområdet, herunder strategisk rådgivning, sikkerhedsrådgivning, applikationsudvikling 2) Konsulentydelser indbefatter rådgivnings- og managementopgaver, analyseopgaver, ledelsesudvikling, uddannelse, oversættelse og tolkning. Kilde: Rigsrevisionen sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 9

7 Ministeriernes forbrug af videnrådgivning i 2008 Gennemsnit Skatteministeriet Forsvarsministeriet Miljøministeriet 296 Beskæftigelsesministeriet Undervisningsministeriet Justitsministeriet Transportministeriet Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Finansministeriet Økonomi- og Erhvervsministeriet Kulturministeriet Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Velfærdsministeriet Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling Klima- og Energiministeriet Udenrigsministeriet Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration 6 5 Kirkeministeriet 2 Statsministeriet Millioner Opgørelsen er generelt forbundet med usikkerhed. Tal for Udenrigsministeriet og Transportministeriet er baseret på indrapporteringer på to kvartaler i 2008, og Klima- og Energiministeriets beløb er baseret på tre kvartaler i Udenrigsministeriets udenlandske repræsentationer indgår ikke i tallene. Samlet set er der anvendt 3,7 mia. kr. i ministeriernes områder, hvilket i 200 er blevet opjusteret til 4, mia.kr. Kilde: DI Videnrådgiverne beregninger og Økonomistyrelsen 2009 pct. og 2 pct. af de samlede udgifter, mens Kirkeministeriet og Velfærdsministeriet lå i bund med under én pct. Udover ministeriernes størrelse, skal de relativt store forskelle på ministeriernes udgifter til videnrådgivere også ses i relation til omfanget af de tilknyttede styrelser og institutioner og deres funktionsområder (eksempelvis universiteter og politiet). Endeligt tager denne etårige opgørelse ikke højde for større enkeltstående projekter, som f.eks. store anlægs- eller udviklingsprojekter. Disse kræver brug af videnrådgivning i ét år, men ikke i andre år. Således kan en del af eksempelvis Skatteministeriets udgifter til videnrådgivning i stort omfang tilskrives digitaliseringsprocessen af SKAT og omlægningen af skat.dk, der netop fandt sted i den periode, som opgørelsen omfatter. Set over en bred kam er konklusionen, at staten anvender i alt under én pct. af sine samlede udgifter på konsulent- og rådgivningsydelser. Af de samlede driftsudgifter i staten udgør anvendelsen af videnrådgivere 3,8 pct. > C A S E Energi, klima og miljø e5-gruppen består foruden af videnrådgivervirksomheden Orbicon Leif Hansen af DHI, Dong Energy, Picca Automation og Stjernholm. De fem virksomheder tilbyder sammen danske forsyningsvirksomheder energi- og driftsoptimeringer. Samarbejdet giver den systematik og fastholdelse af fokus, der skal til, for at besparelserne bliver en realitet og bliver ved med at være det. Gruppen har blandt andet udført en opgave for Sønderborg Forsyning, der kan se frem til omkring 20 pct. lavere elregning. Samtidig vil forsyningsvirksomheden få fornyet en del materiel og optimeret processerne i forsyningen. Først er potentialet blevet lokaliseret, og derefter er der blevet udarbejdet et katalog med prioriterede indsatser, som har tilbagebetalingstider på fem år og derunder. Sønderborg Forsyning har alt i alt fået afdækket et besparelsespotentiale på omkring kwh/år. Gruppen har igennem de seneste år screenet mere end 50 renseanlæg, 300 pumpestationer, 20 vandværker samt kildepladser. Totalt set er der lokaliseret besparelsespotentialer på over 40 millioner kwh/år rundt på danske forsyningsanlæg. Besparelsespotentialet er typisk pct. af forsyningernes samlede energiforbrug. kluderet. Det gælder eksempelvis ydelser fra Danmarks Statistik, samfundsanalyser fra FORA under Erhvervs- og Byggestyrelsen eller evalueringer fra Danmarks Evalueringsinstitut, EVA, der udforsker og udvikler kvaliteten af dagtilbud for børn, skoler og uddannelser. Rigsrevisionen estimerer, at 0 pct. af de 4,2 mia. kr., der blev brugt på eksterne rådgivere i 2009, bestod af sådanne interministerielle ydelser. Som det fremgår, er der ikke bare store variationer i, hvad staten køber af videnrådgivning. Der er også stor forskel på, hvor mange ressourcer de enkelte ministerier bruger på konsulent- og rådgivningsydelser. Gennemsnitlig blev der brugt 97 mio. kr. i hvert ministerium i Men det tal dækker over store forskelle imellem ministerierne. Eksempelvis brugte Skatteministeriet i 2008 over en halv mia. kr. på rådgivere, mens beløbet i Statsministeriet lå under én mio. kr. Bag de store forskelle på forbruget gemmer sig flere faktorer: Først og fremmest er størrelsesforskellen mellem de enkelte ministerier betydelig. Statsministeriet har ansat 88,6 årsværk og har et årligt forbrug på godt 9 mio. kr. Til sammenligning har Forsvarsministeriet i den anden ende af skalaen over årsværk og en samlet udgift årligt på 22,2 mia. kr. For at få et billede af de enkelte ministeriers forbrug af videnrådgivning sammenlignes de enkelte ministeriers udgifter til videnrådgivning med de samme ministeriers samlede udgifter i figuren side. Miljøministeriet og Skatteministeriet havde i 2008 det relativt største forbrug til private videnrådgivere med henholdsvis 4 Kommunernes brug af videnrådgivning Også når det gælder kommunernes brug af private videnrådgiverne, er det vanskeligt at få et samlet overblik. Indenrigs- og Sundhedsministeriet har ganske vist fastsat en række proceduremæssige krav for kommunernes budget og regnskab 2, men generelt er der vide rammer for, hvordan hver enkelt kommune kan registrere sine udgifter. Det har i praksis resulteret i, at ikke blot kommunerne, men også de enkelte forvaltninger i kommunerne, fører regnskaberne meget forskelligt. Særligt når det gælder udgifterne til eksterne videnrådgivere, er der ikke tradition for at opgøre udgifterne centralt under en særlig konto i det kommunale budget. Og det til trods for, at Indenrigs- og Sundhedsministeriet har defineret hovedkonto 6 som konto for fællesudgifter og administration m.v. og dermed også den konto, som eksterne konsulentudgifter skal konteres under. Ofte henføres udgifterne til private videnrådgivere dog til de enkelte udvalg og administrative enheder, som bevillingen er givet under, og derudover til det område og den aktivitet, bevillingen omfatter. Derfor er det meget vanskeligt at få et overblik over kommunernes udgifter til videnrådgivere selv inden for den samme kommune. Udgiften til videnrådgivning som procentandel af ministeriernes samlede udgifter i 2008 Miljøministeriet 4,2 Skatteministeriet 2,3 Økonomi- og Erhvervsministeriet 9,9 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri 5,3 Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse 4,6 Finansministeriet 3,3 Kulturministeriet 3,0 Forsvarsministeriet 2,5 Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration 2,5 Transportministeriet 2, Justitsministeriet 2,0 Statsministeriet 0,8 Klima- og Energiministeriet 0,7 Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 0,6 Undervisningsministeriet 0,6 Udenrigsministeriet 0,5 Beskæftigelsesministeriet 0,5 Kirkeministeriet 0,3 Velfærdsministeriet 0, pct. Kilde: DI Videnrådgiverne beregninger og Økonomistyrelsen sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi

8 Kommunen har ikke lavet en opgørelse over brugen af eksterne videnrådgivere, men det vil være muligt at gøre det. Det kræver dog en ensartet bogføring i de enkelte forvaltningsgrene, og tekstmæssigt kan der være variationer på, hvordan man beskriver køb af eksterne videnrådgivere. Det er de færreste kommuner, der har lavet systematiske opgørelser over deres forbrug af eksterne videnrådgivere, netop fordi det er så vanskeligt at få et samlet overblik. Et par kommuner har for enkelte år opgjort udgifterne til eksterne videnrådgivere eller deres udgifter på særlige områder som f.eks. økonomistyring. Det er ofte sket på foranledning af kommunalbestyrelser, som har ønsket et overblik over udgifterne. DI Videnrådgiverne har fået aktindsigt i disse opgørelser af eksternt videnrådgiverforbrug for tre kommuner og analyseret, hvordan de pågældende kommuners forbrug af videnrådgivning egentlig fordeler sig. Det drejer sig om København, Rebild og Randers Kommune. Oplysningerne for forbrug af rådgiverydelser stammer fra kommunerne selv. Disse opgørelser er dog ikke fuldstændige 3, ligesom opgørelserne for de tre kommuner er fra forskellige år. For Københavns Kommune er der primært tale om aktindsigt i udgifterne til eksterne rådgivere i forbindelse med projektet God økonomistyring, der drejede sig om oprydning i økonomistyringen i primært Teknik- og Miljøforvaltningen. Opgørelserne over rådgiverforbruget i Rebild og Randers Kommune viser, at begge kommuner har brugt en relativ stor andel af deres rådgiveromkostninger på bygge og anlæg, infrastruktur og energi og miljø. I Konstitueret kommunaldirektør Bjørn Thomsen, Frederiksberg Kommune. Rebild Kommune omfattede udgifterne til disse områder i 2009 over 80 pct. af de samlede udgifter til eksterne rådgivere, mens det i Randers Kommune udgjorde over 45 pct. af de samlede udgifter til eksterne rådgivere. I Randers Kommune blev ca. 0 pct. af udgifterne til eksterne rådgivere i 2008 anvendt til IT-rådgivning, mens Rebild Kommune ifølge opgørelsen ikke brugte midler til eksterne rådgivere på dette område i De øvrige udgifter til eksterne rådgivere er i begge kommuner spredt jævnt ud på forskellige rådgiverområder, bl.a. driftsoptimering og effektiviseringer, der må betragtes som en engangsinvesteringer, som på sigt giver kommunerne besparelser. Nedenfor er fremlagt et overslag over, hvor store udgifterne til eksterne rådgivere er i forhold til kommunens samlede administrative udgifter. I Københavns Kommune lå udgifterne til eksterne rådgiverydelser omkring økonomistyring i årene på under én procent af kommunens administrationsomkostninger. I 2009 steg tallet til to en halv pct. Denne stigning skyldes i høj grad ekstraordinær oprydning i kommunens økonomistyring og kan derfor ikke tolkes som et udtryk for den generelle udvikling i kommunens brug af eksterne videnrådgivere på dette område. Gennemsnitligt ligger Københavns Kommune på et udgiftsniveau til videnrådgivere på økonomiområdet på,4 pct. af kommunens administrationsomkostninger for den treårige periode. Det svarer til, at udgiften var på 59 kr. pr. borger i 2007, 85 kr. i 2008 og 227 kr. i Randers Kommune har for 2008 kun opgjort forbruget på eksterne rådgivere for årets første otte måneder. Derfor er tallet skaleret op til at dække hele regnskabsåret. Efter opskaleringen brugte Randers Kommune i 2008 tre pct. af kommunens administrationsomkostninger på videnrådgivning, og heraf altså en stor del til infrastruktur samt byggeri- og anlæg. Hvis man fjerner disse omkostninger idet den slags ydelser i høj grad er afhængige af kommunens beslutninger om at bygge nyt eller renovere eksisterende byggeri og anlæg er den totale udgift på to pct. af administrationsomkostningerne. Hvis man ikke medregner bygge- og anlægsområdet svarer Randers Kommunes brug af videnrådgivere til 80 kr. pr. borger i kommunen om året. Rebild Kommune har i 2009 brugt, hvad der svarer til otte pct. af administrationsomkostningerne på eksterne videnrådgivere. Det høje tal skyldes primært store udgifter til byggeri og anlæg samt infrastruktur. Hvis disse poster igen fjernes, var Rebilds forbrug på tre pct. af kommunens udgifter til administration. At tallet stadig er relativt højt, kan bl.a. forklares ved, at Rebild Kommune i 2009 har haft projekter om olieforurening og vandforsyning. Pr. borger var Rebild Kommunes udgifter til videnrådgivere i 2009 på 65 kr., når der renses for udgifter til rådgivere til bygge- og > C A S E Arbejdsmiljø Dagplejen i Horsens ønskede at øge trivslen og på sigt nedbringe sygefraværet blandt kommunens dagplejere. I samarbejde med videnrådgivervirksomheden CRECEA A/S indledte dagplejen en helhedsorienteret indsats omkring arbejdsmiljø og sundhedsfremme. Myterne matcher ikke virkeligheden Myterne omkring konsulenter og størrelsen af den offentlige sektors konsulentbrug er til at tage og føle på. Fakta er dog, at konsulenter dækker over videnrådgivning i bredeste forstand. Det vil sige management consulting, rådgivende ingeniørydelser, advokatbistand, it-rådgivning, kommunikationsrådgivning, indkøbsoptimering, HR og ledelse mm. Fakta er desuden, at selvom den offentlige sektor er en meget væsentlig kunde for videnrådgivningsbranchen, så er det trods alt den private sektor, som står for knap 60 pct. af branchens samlede omsætning. Efter en forundersøgelse satte videnrådgivervirksomheden en række målrettede aktiviteter i gang. De bestod af tilbud om fysioterapeutiske behandlinger kombineret med ergonomisk rådgivning om dagplejernes arbejde i eget hjem. Sundhedsfremmeindsatsen bestod af konditest, rådgivning om motion og en fælles motionsevent for alle dagplejere. Endelig bød indsatsen på et kommunikationskursus for dagplejerne for blandt andet at ruste dem til svære samtaler med forældre. Interessen for at deltage i både konditest, motionsarrangement, fysioterapeutisk behandling og kommunikationskursus var stor, og efter projektets afslutning viste resultaterne blandt andet, at dagplejernes gennemsnitlige kondital var steget, og at det gennemsnitlige BMI var faldet. Endelig kan det konkluderes, at der mangler overblik over det offentliges køb af videnrådgivning både indholdet i ydelserne, men også hvad der bruges af offentlige midler på videnrådgivning. Det skyldes forskellig kontering i stat, kommuner og helt ned i den enkelte forvaltning, og denne praksis er med til at mudre billedet, når der diskuteres besparelser på konsulentkontoen. En sådan konto findes ikke, og derfor afløser det ene høje tal det andet i debatten om besparelsespotentiale. Det manglende overblik over den samlede udgift gør ganske enkelt alle bud lige gode. På baggrund af vores gennemgang af rådgiverbrugen i den offentlige sektor, skønner vi, at staten i alt anvender under én pct. af sine samlede udgifter på videnrådgivning. Det er sværere at danne sig et samlet overblik over brugen i kommunerne. Men i de tre kommuner, hvor DI Videnrådgiverne har fået aktindsigt, varierer udgifterne til videnrådgivere som vist fra år til år og fra kommune til kommune afhængig af de helt konkrete projekter i kommunerne. Når fakta på den måde udrydder myterne, bliver der plads til en meningsfuld debat om besparelser på det offentliges brug af videnrådgivning. På denne baggrund anbefaler DI Videnrådgiverne, at: Der skabes bedre overblik over den offentlige sektors udgifter til videnrådgivning i staten, i den enkelte kommune og i den enkelte forvaltning. Det vil forbedre muligheden for at træffe beslutninger omkring indkøb af videnrådgiverydelser. anlæg. 2 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 3

9 Den offentlige sektor køber ikke ind i blinde Når man følger den offentlige debat, kan man få det indtryk, at det vrimler med vidensrådgivere, at der er en kvote på konsulentbudgettet, der skal opfyldes, og at det gøres af offentlige indkøbere uden megen omtanke. Rigsrevisionen har i sin analyse fra 2007 af statens indkøb af videnrådgivning populært sagt beskrevet et strategisk offentligt indkøb som et indkøb, hvor indkøberen forinden beskriver, hvornår man skal bruge videnrådgivere, til hvad og i hvor stort et omfang. Desuden skal indkøberen inden indkøbet lægge en strategi for, hvordan man sikrer sig, at man har fået det, man ønskede. Forudsætningen for et godt videnrådgivningskøb er, at kommunerne er meget skarpe på, hvad der skal bestilles og gode til at beskrive, hvad der ønskes leveret. Kommunaldirektør Tove Baisgaard, Billund Kommune. Strategisk indkøb i kommunerne i dag At indkøbere i kommunerne agerer strategisk, kan ses af DI Videnrådgivernes rundspørge blandt kommunaldirektører fra august 200. Her har DI Videnrådgiverne spurgt, hvorfor kommunerne anvender eksterne videnrådgivere. Rundspørgen viser, at kommunerne bruger eksterne videnrådgivere af strategiske årsager. De adspurgte kommunaldirektører fremhæver således, at Adgang til specialiseret viden, som ikke er tilgængelig internt i kommunen er den altdominerende væsentligste bevæggrund for at anvende eksterne videnrådgivere. Andre bevæggrunde spiller også i nogen grad en rolle. Det gælder Manglende kompetencer eller kapacitet i kommunen samt Hvad er jeres bevæggrunde for at benytte eksterne videnrådgivere? Adgang til specialiseret viden som ikke er tilgængelig internt i kommunen Manglende kompetencer eller kapacitet i organisationen Ønske om at opnå et uvildigt, eksternt perspektiv Evne eller mulighed til at træffe bedre beslutninger Opkvalificering af ledere og medarbejdere Hjælp til udførelse og/eller levering af tidsbegrænsede projekter/opgaver Mere effiktiv og efficent udførelse af kommunes arbejdsopgaver Bemærk: Ved ikke var også en svarmulighed, men ingen af de adspurgte svarede dette. Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge august I høj grad I nogen grad Slet ikke 4 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 5

10 Videnrådgivere er opdateret på deres specifikke område, og har derfor en viden, som vi aldrig selv vil kunne opdyrke. Ønske om at opnå et uvildigt, eksternt perspektiv, f.eks. i forbindelse med omstrukturering og rekruttering. At kommunerne bruger eksterne videnrådgivere strategisk understøttes også af andre af kommunaldirektørerne svar. Således tilkendegiver mere end hver tredje af de adspurgte kommunaldirektører, at mindre end 25 pct. af de opgaver, som de eksterne konsulenter udfører, kan udføres af de nuværende interne kompetencer i kommunen. Hertil kommer, at hver tredje oplyser, at ca. halvdelen af opgaverne kan løses ved hjælp af de nuværende interne kompetencer i kommunen. Kun én ud af fem af de adspurgte kommunaldirektører mener, at hovedparten af opgaverne kan løses ved hjælp af nuværende, interne kompetencer i kommunen. Kommunaldirektør Anders Hvid Jensen, Ishøj Kommune. Den strategiske brug af eksterne rådgivere kommer også til udtryk ved, at kommunerne i høj grad tilpasser brugen af eksterne videnrådgivere til de aktuelle behov i kommunen og til at løse særlige projekter. De tre kommunale cases, der blev refereret i foregående kapitel, illustrerer meget godt, at de offentlige indkøbere tænker strategisk på den måde, at de indkøber videnrådgivere til særligt faglige bidrag, når der skal løses specifikke opgaver. Således viser projektet God økonomistyring, der skulle sikre oprydning i økonomien og en bedre fremadrettet økonomistyring i Teknik og Miljøforvaltningen i Københavns Kommune, at indkøb af videnrådgivning først og fremmest bestod bl.a. af en ny økonomistyringsmodel og modernisering af it-systemet samt en mindre del anvendt til driftsoptimering, effektiviseringer samt omorganisering af rutiner og arbejdsopgaver. Generelt set, hvor stor en andel af de opgaver, der udføres af eksterne videnrådgivere, vurderer du, ville kunne løses ved hjælp af nuværende, interne kompetencer i kommunen? Under en fjerdedel Opgørelserne over konsulentforbruget i Rebild og Randers Kommune viser, at begge kommuner har brugt en relativ stor andel af deres videnrådgiveromkostninger på bygge og anlæg, infrastruktur og energi og miljø. Dette hænger sammen med større bygge- og anlægsprojekter i de to kommuner i den pågældende periode. Som en naturlig følge af at skulle projektere og bygge anvendte kommunerne rådgivere i form af arkitekter, ingeniører og bygherrerådgivere. Kort sagt køber kommunerne den hjælp, de har brug for. Denne strategiske tilgang bekræftes i DI Videnrådgivernes rundspørge blandt kommunaldirektører, hvor flere kommunaldirektører oplyste, at bl.a. anlæggelse af ny skole og ældreboliger påvirkede deres forbrug af eksterne rådgivere meget i projekterings- og byggefasen. Vi har ikke eksperter ansat til mere specialiserede analyser og opgaver, og vil ikke undvære det eksterne perspektiv. Kommunerne tænker strategisk over de fremadrettede videnrådgivningskøb Kommunernes strategiske indkøb influerer desuden på deres forventninger til efterspørgslen efter videnrådgivning fremadrettet. I øjeblikket smitter kommunernes trængte økonomi og de deraf følgende behov for at finde besparelser således i høj grad af på kommunernes forventede efterspørgsel efter videnrådgivning. Således viser DI Videnrådgivernes rundspørge blandt kommunaldirektører, at der inden for de næste tre år helt klart forventes en større efterspørgsel efter især rådgivningsydelser, der kan bidrage til at effektivisere og nedbringe udgifterne i kommunerne på forskellige områder. Næsten halvdelen af de adspurgte kommunaldirektører svarer, at de forventer at anvende flere eksterne rådgivere i forbindelse med udbud og indkøb, der kan bidrage til at reducere de offentlige udgifter. Næsten en tredjedel af de adspurgte kommunaldirektører forventer desuden at bruge flere eksterne rådgivere til effektivisering og driftsoptimering, der kan forbedre og formindske udgifterne til administration og sagsbehandling. Og et tilsvarende antal forventer også på energi- og miljøområdet et større behov for ekstern rådgivning bl.a. i forbindelse med energiforbedringer, der kan reducere energiforbruget. Staten indkøber videnrådgivning af strategiske grunde Ligesom kommunerne benytter staten også eksterne rådgivere primært på grund af deres specialiserede viden og som ad hoc baseret inddragelse. Det kommer bl.a. til udtryk i et svar til Folketingets Finansudvalg, hvor Finansministeren begrunder statens brug af eksterne konsulenter og rådgivere på følgende måde 4 : Kommunernes forventninger til indkøb af videnrådgivning i de kommende tre år Rådgivning til udbud og indkøb Energi og miljø Effektivisering og driftsoptimering IT-rådgivning IPR, patenter og juridisk rådgivning Infrastruktur Politikudvikling, analyser og strategi Trivsel og sundhed (arbejdsmiljø, sundhed mv) Kommunikation og PR (kampagner, informationsmateriale, web-kommunikation mv.) Rådgivning til fysisk planlægning (teknisk og ingeniør rådgivning) Brugen af konsulenter giver således en række fordele, herunder mulighed for brug af specialistviden i begrænsede perioder eller til afgrænsede formål, hvor det vil være en dyrere og mere ressourcekrævende løsning at vælge intern varetagelse af opgaven Større Samme/ uændret Mindre Ved ikke Ca. halvdelen Ca. 3/4 Næsten alle Kommunaldirektør Tomas Therkildsen, Vordingborg Kommune. Økonomirådgivning (inkl. revision) Meningsmålinger og markedsanalyse HR (Organisation-, leder-, medarbejderudvikling og rekruttering) Ved ikke Bygge og anlæg 0 3 Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge august Design og formgivning Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge august sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 7

11 Foto: Steen Evald, Bech-Bruun > C A S E Udbudsrådgivning På landets universiteter er der løbende behov for at indkøbe forskelligt avanceret apparatur. Særligt de forskningsbaserede uddannelser har behov for eksempelvis teleskoper, lasere, måleudstyr og instrumenter til brug for undervisning og forskning. En del af udgifterne hertil afholdes af midler fra forskningsrådet under Videnskabsministeriet. Forsknings- og Innovationsstyrelsen udbød en kontrakt omat etablere og drive en brugertjeneste for de relevante universiteter, som skulle indeholde såvel mulighed for teknisk rådgivning til forskerne som gennemførelse af indkøb af instrumenter mv. efter en konkurrenceudsat model med udbud. Videnrådgivervirksomheden Bech-Bruun blev tildelt kontrakten med de medicotekniske afdelinger i Region Syd, Region Midt og Rigshospitalet som tekniske underleverandører. Videnrådgivervirksomheden har bidraget med at etablere de relevante processer for at strømline rådgivning, opstilling af kravspecifikation, gennemførelse af udbud og tildeling af kontrakt. Der er i kontraktens første år blevet gennemført et stort antal udbud og indkøb. Den strukturerede proces estimeres til at indebære årlige besparelser på op til 30 pct. De største videnrådgiverudgifter i vores regnskab, er til byggeri og anlæg. Vi er f. eks. ved at bygge en ny skole, hvorfor de fleste af udgifterne til videnrådgivere, er til rådgivende ingeniører. Kommunaldirektør Mogens Hegnsvad, Gribskov Kommune. > C A S E Management Consulting Regeringen ønsker en offentlig sektor med mindre bureaukrati og med mere tid til velfærd. Desuden skal de offentlige ledere og ansatte, der er tættest på borgerne have større frihed til selv at beslutte, hvordan opgaver løses. Regeringens afbureaukratiseringsplan Mere Tid til Velfærd har som mål, at kommunerne i højere grad lokalt skal kunne beslutte, hvordan hjælpen og plejen på ældreområdet tilrettelægges. Ansatte i hjemmeplejen og i plejecentre skal bruge mindre tid på at dokumentere, og mere tid på at yde omsorg til de ældre. Derfor skal plejeplaner være frivillige. Sagsbehandlingen i forbindelse med visitation skal forenkles, og tilsynet med plejecentre skal målrettes. Videnrådgivervirksomheden Deloitte Business Consulting A/S har bistået Finansministeriet og Socialministeriet med at forenkle statslige regler og krav til opgavevaretagelsen i kommunerne blandt andet inden for ældreområdet. Initiativerne er blevet til i en tæt inddragelse af de ledere og medarbejdere, der har problemstillingerne tæt på til hverdag. På ældreområdet aflastes medarbejdere i kommuner og regioner for administrative opgaver for omkring 4 millioner kroner, som følge af ændrede regler og krav i forlængelse af Mere Tid til Velfærd planen. Dette billede af statens brug af eksterne rådgivere bekræftes også af de undersøgelser, som Rigsrevisionen foretog i både 2007 og 200, hvor statslige myndigheder indgik i undersøgelsen. 5 I sine beretninger fra både 2007 og 200 tegner Rigsrevisionen generelt et positivt billede af de statslige myndigheders køb af eksterne konsulentydelser. Rigsrevisionen definerer i deres beretning fra 200 en strategisk anvendelse af konsulenter som at institutionerne har udarbejdet en skriftlig strategi på området, og at institutionerne anvender de private konsulenter i overensstemmelse med strategien. Det konkluderes i rapporten, at én af de tre undersøgte institutioner har en strategisk anvendelse af videnrådgivere, mens de to øvrige har en delvis strategisk anvendelse, men dog køber ind i overensstemmelse med overordnede overvejelser. Kritikken går overordnet på, at ikke alle strategier for anvendelse af konsulenter er nedskrevne. Der er således i beretningen ikke nogen kritik af de enkelte indkøb. Det fremhæves tillige, at myndighederne som regel har valgt den billigste og/eller bedste rådgiver, og undersøgelsen beskriver generelt de offentlige kunder som værende kompetente og professionelle konsulentkøbere, der evaluerer videnrådgivningen og den opnåede værdi af denne. Men når den økonomiske situation spidser til, er der alligevel grund til at overveje, om man i hver enkelt indkøbsfunktion kan handle endnu mere strategisk og derved få et endnu bedre videnrådgivningsprojekt, som bedre opfylder det, man efterspørger i situationen. På baggrund af de kvalitative udsagn i rundspørgen blandt kommunaldirektørerne anbefaler DI Videnrådgiverne, at: Foto: Peter Fallesen I forhold til vores fremadrettede efterspørgsel efter videnrådgiverydelser, forventer jeg en svag stigning som følge af reduktion i medarbejderstaben. Vi vil opleve et øget behov for arme og ben og hjernekraft til tidsbegrænsede opgaver, men vi oplever også et ekstra behov for specialiseret viden, som kommunen ikke kan eller vil fastholde og opdyrke internt. Kommunaldirektør Jens Christian Birch, Næstved Kommune. Den offentlige indkøber er en strategisk indkøber Sammenfattende kan det siges, at de offentlige indkøbere i staten og kommunerne agerer strategisk. I modsætning til den fremherskende myte, er de offentlige indkøbere bevidste om, hvad de skal bruge for at supplere deres interne ressourcer enten fordi de i den specifikke situation mangler ressourcerne til at løfte en opgave, fordi de ønsker et udefrakommende perspektiv, eller fordi der er tale om specialistkompetencer, som man ikke har ansat. Den offentlige indkøber stiller krav til samarbejdet med videnrådgiveren. Jo bedre man kan beskrive opgaven, formålet og resultatkrav, desto bedre projekt får man i sidste ende. Videnrådgiverne skærper deres beskrivelse af, hvad de kan og vil levere i hvert enkelt projekt. Den offentlige indkøber skal sammen med videnrådgiveren fokuserer på at forankre resultaterne og forandringerne i organisationen. 8 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 9

12 Den offentlige sektor får value for money Når den offentlige sektor vælger at benytte videnrådgivere, sker det ud fra et ønske om at tilføre organisationen eksterne kompetencer. Dermed opnår det offentlige en effekt- eller værdiforøgelse, som man ikke kan opnå på egen hånd. v Det er vanskeligt at måle effekten og værdien af de videnrådgiverydelser, som den offentlige sektor køber. Det skyldes kompleksiteten og mangfoldigheden i videnrådgiverydelser sammenholdt med deres immaterielle karakter. Som udgangspunkt bør værdien af videnrådgiverydelser, der leveres i den offentlige sektor, vurderes fra sag til sag. Og det skal ske på baggrund af de succesparametre og virkemidler, der er opstillet for den konkrete opgave. Der eksisterer dog undersøgelser af den værdi, som videnrådgivere tilfører kunderne. Den største og mest omfattende undersøgelse er foretaget af DI Videnrådgivernes engelske søsterorganisation Management Consultancies Association, MCA, der har gennemført en undersøgelse af over 800 konsulentprojekter og 30 kundeinterviews fra både den offentlige og private sektor. Undersøgelsen viser, at 58 pct. af de adspurgte private og offentlige købere af rådgiverydelser er meget tilfredse, 4 pct. er tilfredse, mens kun én pct. erklærer sig utilfreds med den ydelse, som private rådgivere har leveret. De meget tilfredse kunder anslår, at værdien af ydelserne er mellem dobbelt og 20 gange så høj som udgiften til at hyre videnrådgiverne. De fleste svarer mellem otte og tolv gange. I gennemsnit vurderes anvendelse af videnrågivere i Storbritannien at give seks pund i afkast for hvert pund brugt på videnrådgivere. I dansk sammenhæng findes der ikke en tilsvarende undersøgelse, men der er mange overbevisende eksempler på, at brugen af videnrådgivere betaler sig. 20 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 2

13 > Nyborgcasen: Det offentlige sparer penge ved at bruge private videnrådgivere DR Nyhederne viste søndag den 30. maj 200 et længere indslag om, hvordan kommunerne ved at bruge eksterne videnrådgivere kan løse deres opgaver bedre og derved opnå besparelser. Baggrunden var, at fem videnrådgivere fra eksterne konsulentfirmaer den 8. og 20. maj 200 besøgte Nyborg Kommune, hvor de på udvalgte områder vurderede muligheden for at gennemføre besparelser. Målet var at finde effektiviseringsmuligheder og besparelser i Nyborg Kommune, der ikke redu- cerer serviceniveauet i forhold til borgerne, og som i praksis kan gennemføres i 200. Sparebandens besøg i Nyborg gav anledning til et konkret sparekatalog, der indeholdt potentielle besparelser fra 23,9 mio. kr. til 35,3 mio. kr. på kort sigt inden for sundhed, indkøb, ældreområdet, digitalisering og administration. Det gennemsnitlige besparelsespotentiale er dermed 29,6 mio. kr. Nyborg Kommune vurderer dog selv, den kan spare 6,5 mio. kr. altså lidt over halvdelen af det gennemsnitlige potentiale fundet af Sparebanden. På visse områder afviser Nyborg Kommunes besparelsesforslagene, fordi kommunen vurderer, at det ikke er muligt, eller den ikke ønsker at gennemføre de organisatoriske ændringer, der er nødvendige for at kunne høste effektiviseringsgevinsterne. Det skal dog ikke overskygge, at kommunen på mellem halvdelen til to tredjedele af områderne tilslutter sig Sparebandens spareforslag. I tabellen nedenfor er videnrådgivernes ( Sparebandens ) vurdering samlet sammen med Nyborg Kommunes egen vurdering af besparelsespotentialet. Vi har gode erfaringer med at køre forløb med videnrådgivere, både inden for de bløde opgaver, hvor de er meget inde over at definere opgaven, og til de mere hårde opgaver, som byggeri og anlæg, hvor de løser opgaverne ud fra en bestillingsliste. Kommunaldirektør Anders Hvid Jensen, Ishøj Kommune Hvor tilfreds har jeres kommune generelt været med de opgaver videnrådgivere har udført? Meget tilfreds Tilfreds Hverken-eller Bemærk: Utilfreds eller meget utilfreds var også svarmuligheder, men ingen af de adspurgte svarede dette. Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge, august > Hvor meget kan spares på landsplan? DI Videnrådgiverne har skaleret besparelsespotentialerne fra Nyborg Kommune op på landsplan 6. Beregningerne bygger på de forskellige scenarier, som Sparebanden opstiller: det lave bud, det høje bud samt det gennemsnitlige bud. Dertil kommer også en beregning baseret på kommunens egen vurdering af mulige besparelser. Der er foretaget en halvering af de forskellige besparelsespotentialer for at tage højde for, at de forslag, der foreligger, er specifikke for Nyborg Kommune, og dermed afhænger af både ændringer i lovgivninger og af forskelle i de lokale strukturer. De forskellige scenarier giver følgende besparelsespotentialer. Hvis scenariet for den lave besparelse fundet af Sparebanden kan realiseres med blot halvdelen, er der på landsplan tale om et potentiale på, mia. kr., mens det høje besparelsespotentiale vil give,7 mia. kr. Gennemsnitligt er der altså et besparelsespotentiale på,4 mia. kr. for hele landet. Beregningerne viser samtidig, at hvis en gennemsnitlig kommune kan spare blot halvdelen af det, som Nyborg Kommune selv mener, at den kan realisere, er der tale om en besparelse på knap 800 mio. kr. på landsplan. Sammenligning af vurdering af sparepotentiale i Nyborg Kommune Beløb i Sparebande, Sparebande, Kommunens Heraf indgår Undersøges mio. kr. lavt højt vurdering i planer nærmere Sundhed 4,4 4,4 0,0 0,0 indkøb 2,5 4,0 4,0 4,0 Ældre 2,0 5,6 7,7 7,5,5 Digitalisering 2,5 7,3 2,3 2,2,4 Administration 2,5 4,0 2,5 2,5 I alt 23,9 35,5 6,5 6,2 2,5 Kilde: Nyborg Kommune, Økonomiafdelingen: NOTAT vedrørende samlet vurdering af sparebandens forslag til besparelser i Nyborg Kommune på kort sigt i 20, 26. maj 200, side 2 Scenarier for besparelsespotentiale på landsplan Beløb i mio. kr. Sparebande, Sparebande, Sparebande, Kommunens lavt højt gns. vurdering En gennemsnitlig kommue skal spare 23,3 34,4 28,9 6, Ud fra et besparelsespotentiale på 50 pct.,6 7,3 4,4 8,0 Besparelse på landsplan.42,4.687,3.44,9 788,7 Kilde: DI Videnrådgivernes beregninger Kommunernes egen vurdering af de indkøbte videnrådgiverydelser DI Videnrådgiverne har i rundspørgen august 200 spurgt kommunaldirektørerne om, i hvor høj grad de vurderer, at kommunerne får pengene ind igen, når de bruger videnrådgivere. Generelt har de adspurgte kommunaldirektører ytret stor tilfredshed med opgaver, som videnrådgivere har udført. Således er mere end hver fjerde meget tilfredse og over halvdelen angiver, at de er tilfredse. Kun hver femte af de adspurgte svarer hverken-eller. Ingen af de adspurgte kommunaldirektører har svaret, at de er utilfredse med de leverede ydelser. DI Videnrådgiverne har også spurgt kommunaldirektørerne om, i hvor høj grad de vurderer, at kommunerne får pengene ind igen, når de bruger eksterne videnrådgivere. Er det din vurdering, at I får pengene ind igen, når I bruger eksterne videnrådgivere? Ja, værdien er større end omkostningerne Værdien er lig med omkostningerne Ved ikke Bemærk: Ingen af de adspurgte svarede at værdien var mindre end omkostningerne. Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge, august 200 Her er det helt tydeligt, at kommunaldirektørerne vurderer, at den værdi, som videnrådgivning tilfører kommunen, står mål med omkostningerne. Således har næsten halvdelen af de adspurgte kommunaldirektører svaret, at værdien er større end omkostningerne, mens næsten halvdelen af de adspurgte vurderer, at værdien er lig med omkostningerne. Ingen af de adspurgte kommunaldirektører vurderer, at omkostningerne er større end værdien sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 23

14 Det er svært at opgøre værdien af videnrådgivere generelt. På udbudsområdet er det enkelt. Der kan man hurtigt se, hvor meget man har sparet. Frederiksberg Kommune har brugt mio. kr. til konsulentydelser på udbudsområdet, og det har vi sørme fået mange gange igen. Også ved Lean-projekter har det resulteret i store besparelser på tiden brugt til sagsbehandling, højere kvalitet og bedre service til borgerne. Konstitueret kommunaldirektør Bjørn Thomsen, Frederiksberg Kommune. > C A S E IT Odense, Vejle, Herning og Holstebro Kommuner og Region Nord er blandt de over brugere af det offentligt ejede økonomisystem ØS Indsigt, som videnrådgivervirksomheden EG Management Consulting har været med til at udvikle. Projekt ProKomp skulle øge videndelingen blandt brugerne og udvikle kompetencer og processer. Deltagerne startede med at gennemgå nutidige og designe fremtidige processer i løbet af tre workshops, som samtidig hjalp gruppen til at få en fælles referenceramme. Gennem arbejdet med at etablere fremtidsprocesserne fik kommunerne og regionerne en værktøjskasse, de kan køre videre med selv. Desuden er nøglebrugere blevet sammensat til en superbrugerorganisation, som fungerer som netværk for alle regioner og kommuner. Projektet har givet overblik til at øge digitaliseringen og skabe og afvikle gode processer, der sikrer, at ressourcer bliver anvendt optimalt. Det er nu også muligt for kommunerne og regionerne at sammenligne sig på tværs af organisationer. Undervejs blev forskellige Quick Wins identificeret og hurtigt implementeret, så de sikrer væsentlige effektiviseringsbesparelser. Foto: Kennett Krebs Generelt har de adspurgte kommunaldirektører vanskeligt ved at sætte tal på, hvor meget merværdi videnrådgiverne skaber, når de udfører opgaver for kommunerne. Det afhænger fuldstændig af den enkelte opgave. Én kommunaldirektør vurderer, at værdien er mere end dobbelt så stor som omkostningerne, og en anden kommunaldirektør anslår, at de videnrådgivere, der bruges i hans kommune, i gennemsnit skaber en merværdi, der er mere end fem gange større end omkostningerne. På udbudsområdet vurderer han endda, at kommunen har fået mere end 0 eller endda 20 gange sine udgifter til videnrådgivere hjem igen. Det er de adspurgte kommunaldirektørers generelle opfattelse, at de eksterne videnrådgivere er værdiskabende. Således oplyser en femtedel af de adspurgte kommunaldirektører, at de eksterne videnrådgivere i høj grad formår at påvise, at de skaber værdi, mens 0 ud af 5 svarer, at videnrådgiverne i nogen grad formår at påvise, at de skaber værdi. Kun to ud af de I hvor høj grad vurderer du, at jeres eksterne rådgivere formår at påvise, at de skaber værdi? I høj grad 5 kommunaldirektører angiver, at videnrådgiverne i mindre grad formår at påvise, at de skaber værdi. En anden måde til at belyse kommunernes tilfredshed med de leverede ydelser på er, om man i kommunerne vurderer, at det økonomisk og tidsmæssigt bedre kan betale sig at løse opgaverne internt i kommunen. Til dette spørgsmål svarer over halvdelen af de adspurgte kommunaldirektører, at det ikke kan betale sig økonomisk og tidsmæssigt at løse opgaverne internt i kommunen, mens seks ud af 5 mener, at det delvist vil kunne betale sig. Kun én ud af 5 kommunaldirektører vurderer, at det kan betale sig økonomisk og tidsmæssigt at løse opgaverne internt i stedet for af eksterne videnrådgivere. Der er stor lighed mellem resultatet i den engelske undersøgelse fra MCA og DI Videnrådgivernes rundspørge blandt danske kommunaldirektører og private virksomheder. Andelen af tilfredse og meget tilfredse kunder i DI Videnrådgivernes rundspørge er 84 pct. i Danmark og hele 99 pct. i Storbritannien. Selvom der er en større andel af Ville det kunne betale sig økonomisk og tidsmæssigt at løse det angivne procenttal af opgaver internt? Nej kunderne i Storbritannien, der er meget tilfredse, er andelen af tilfredse og meget tilfredse kunder i Danmark og Storbritannien begge steder meget høj. I den britiske undersøgelse er konklusionen, at der er en direkte sammenhæng mellem tilfredsheden hos kunden og den oplevede værdi af den leverede ydelse. Når det er så svært at bedømme effekten af videnrådgivning, er det ekstra vigtigt, at videnrådgiverne bidrager hertil. Både for deres egen skyld, men også for at kunne dokumentere, at de offentlige midler bruges fornuftigt. I nogen grad 7 I mindre grad Delvist Ja Bemærk: Slet ikke var også en svarmulighed, men ingen af de adspurgte svarede dette. Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge august 200 Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge august sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 25

15 Offentlige og private kunders tilfredshed med køb af videnrådgivning i Danmark og i Storbritannien Pct Danmark Storbritannien Meget tilfreds Tilfreds Hverken-eller Utilfreds 3 0 Ved ikke Kilde: DI Vindrådgivernes rundspørge (interview med 5 kommuner og 5 virksomheder) august 200 samt MCA 200 Value of Consulting Da det britiske marked ikke adskiller sig i væsentlig grad fra Danmark, vil effektvurderingen fra den britiske undersøgelse også gælde for danske myndigheders brug af videnrådgivere. Der er således god grund til at antage, at den offentlige sektor i Danmark får pengene flere gange igen, når den bruger private videnrådgivere. Videnrådgivning giver stor værdi Sammenfattende kan man sige, at de offentlige indkøbere får value for money, når de køber videnrådgivning. Når man sammenligner effekten/værdien af ydelsen med prisen, viser det sig nemlig, at de offentlige indkøbere i høj grad oplever, at indkøbene betaler sig. Det giver de adspurgte kommunaldirektører udtryk for i rundspørgen, hvor knap hver anden vurderer, at værdien var større end udgiften. Tilsvarende mener over halvdelen, at det ikke vil kunne betale sig at løse opgaverne selv. de offentlige indkøbere om at blive bedre til at dokumentere effekt og værdi af videnrådgivningsprojekter. På denne baggrund anbefaler DI Videnrådgiverne, at: Overvejelser om effekt inddrages i diskussionen om besparelser på det offentliges brug af videnrådgivning. Den offentlige indkøber bliver sammen med den konkrete videnrådgiver bedre til at evaluere de enkelte projekter for at belyse effekten og værdien af videnrådgivningen, og om resultater har levet op til formål og forventninger. Videnrådgiverne bestræber sig på i højere grad at synliggøre, hvilken effekt deres ydelser har. Både ved salg af projektet, undervejs og efterfølgende. Videnrådgivning er på den konto at betragte som en investering frem for en udgift. Det bør på den ene side afspejles i de politiske krav til besparelser, og samtidig på den anden side sætte endnu højere krav til videnrådgivningsbranchen, men også til 26 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 27

16 Offentlige indkøbere er professionelle Danske myndigheders anvendelse af videnrådgivere har som nævnt mødt meget kritik fra både medier og politikere. Kritikken beror primært på omfanget af brug af private rådgivere frem for formålet og effekten. v Vi har tidligere vist, at de offentlige danske indkøbere er strategiske indkøbere, der får værdi for skatteydernes penge. Alligevel er der ofte en kritisk tone i debatten. Man får let indtryk af, at de offentlige indkøbere burde gøre det endnu bedre. En sammenligning med andre indkøbere viser imidlertid, at de danske offentlige indkøbere kan forbedre sig, men at de samlet set optræder meget professionelt. De danske offentlige indkøbere sammenlignet med udenlandske Når det offentliges brug af videnrådgivere skal vurderes, er det således oplagt at sammenligne med udenlandske offentlige indkøbere. Eftersom vigtigheden af strategisk indkøb er påvist, er det et oplagt parameter at sammenligne på. I dansk og international sammenhæng er der løbende gennemført undersøgelser af det statslige myndigheders køb af privat rådgivning. I dansk sammenhæng har Rigsrevisionen i 2007 og 200 undersøgt statens brug af videnrådgivere. I den seneste undersøgelse fra september 200 gennemgik Rigsrevisionen tre casemyndigheder samt indberetninger fra Økonomistyrelsens indkøbsdatabase. I 2007 indgik ti statslige myndigheder i undersøgelsen. 7 Rigsrevisionens undersøgelser viser, at myndighederne i reglen vælger den billigste og/eller bedste rådgiver. 28 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 29

17 Sammenligning af forbedringspotentialet i nationale myndigheders indkøb af videnrådgivning Danmark (200) Danmark (2007) England (2006) Norge (2004) > C A S E Kommunikation Statslige myndigheder bør generelt dokumentere de overvejelser der ligger bag brugen af private rådgivere. 2 ud af 3 af de undersøgte institutioner har kun en delvis strategisk anvendelse af rådgivere. Statslige myndigheder er generelt kompetente og professionelle indkøbere af videnrådgiver-ydelser. En del myndigheder vurderer ikke konsekvent, om ydelsen er leveret rettidigt i den aftalte kvalitet, og om deres egen projektstyring har understøttet købet af konsulentydelsen. Der sker der ofte ikke en opsamling af øvrige relevante positive og negative erfaringer. Myndighederne udviser generelt forbedret og mere strategisk brug af konsulenter, men der mulighed for at øge den strategiske anvendelse. Myndigheder indsamler ikke tilstrækkelig data for de gennemførte projekter med henblik på at opsmale erfaringer. Myndigheder kan blive bedre til strategisk at vurdere hvornår interne ressourcer kan anvendes frem for at benytte private rådgivere. Generelt er det grund til at rejse spørgsmål ved om statslige myndigheder gennemføre videnrådgiverkøb på en tilstrækkelig omkostnings effektiv måde. ¾ af de statelige myndigheder mangler skriftlig aftalegrundlag ved rådgiverkøb. For få statslige myndigheder har udarbejdet en skriftlig strategi for brug af videnrådgivere. D. 3/ gik Danmark over til det digitale tv-signal en overgang, der berørte hele befolkningen. Videnrådgivervirksomheden Advice A/S udgjorde Sekretariatet for Det Nye Tv-signal i to år og stod dermed for opgaven at sikre, at danskerne kendte til ændringen. Med et budget på 42 mio. kr. var kampagnen den hidtil største offentlige oplysningskampagne. Opgaven blev givet af Mediesekretariatet under Kulturministeriet, og målet var både maksimalt kendskab blandt alle danskere, og at de direkte berørte handlede i forbindelse med ændringen. Kampagnen blev gennemført gennem samarbejde med detailhandelen og aktører i mediebranchen, samt en omfattende netværksindsats med blandt andre hjemmeplejen, frivilligorganisationer og ældreforeninger. Effekten af kampagnen blev løbende målt og tilpasset ud fra konkrete målespørgsmål. Den danske kampagne blev den mest vellykkede blandt de lande, der er gået over til det nye tv-signal. Hele 99,7 pct. af de berørte danskere kunne se tv efter overgangen. European Broadcasting Union betegner kampagnen som eksempel til efterfølgelse for oplysning om konvertering til digitalt tv. Den fælles statslige indberetning af rådgiverkøb skaber et større overblik over udgifter og ydelsestyper. Myndighederne har ikke et tilstrækkeligt samlet overblik over udgifterne til køb af konsulentydelser samt overblik over, hvordan købet er sammensat. Myndigheder kan blive bedre til at konkurrenceudsætte rådgiveropgaver og dermed undgå direkte tildeling. Det er anbefales at statslige myndigheder udarbejder retningslinjer for brug af videnrådgivere. Det er særligt behovet for kompetencer, viden og en uvildig vurdering, der ligger til grund for de myndighedernes køb af rådgivere. Hovedparten af myndighederne har ikke formuleret en samlet strategi for, i hvilke situationer de ønsker at købe konsulentydelser på det eksterne marked. Tværgående evalueringer af gennemførte projekter kan forbedres. De statslige myndigheder opsamler ikke i tilstrækkelig grad erfaringer fra gennemførte rådgivereforløb. Myndighederne må sikre, at en samlet strategi udmøntes og efterleves i forbindelse med myndighedernes køb af konsulentydelser. De statslige myndigheder har ikke i tilstrækkelig grad fokus på at overføre viden fra videnrådgivere til organisationen i forbindelse med rådgivningsforløb. Kilde: Rigsrevisionen: Beretning til Statsrevisorerne om statens anvendelse af private konsulenter, september 200, Rigsrevisionen RB A30/07, National Audit Office 2006, Riksrevisjonen Dokument nr. 3:8 I både Storbritannien og Norge er der inden for de seneste år foretaget lignende undersøgelser af de centrale myndigheders anvendelse af videnrådgivere. På tværs af de tre lande er konklusionen, at de statslige myndigheder generelt udviser hensigtsmæssig adfærd i deres anvendelse af private videnrådgivere. I dansk og britisk sammenhæng vurderes myndighederne endda i højere grad at udvise hensigtsmæssig adfærd end tilfældet er i Norge. Den danske stats brug af videnrådgivere adskiller sig således ikke på afgørende vis fra de nabolande, som vi normalt sammenligner os med, og er i enkelte tilfælde endda bedre. Desuden kan det ses af sammenligningen, at det i høj grad er de samme udfordringer og forbedringsmuligheder, der gør sig gældende på tværs af landene. v 30 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 3

18 Sammenligning mellem danske kommuner og virksomheders brug af videnrådgivere For yderligere at belyse det offentliges brug af videnrådgivere har DI Videnrådgiverne spurgt 5 større danske virksomheder om deres brug af videnrådgivere. På den måde kan man sammenligne den offentlige tilgang med den private og dermed fremhæve eventuelle tværgående læringspotentialer. Overordnet set er konklusionen, at den private og offentlige sektor begge er professionelle indkøbere af videnrådgivning. Hvor tilfreds har jeres kommune/virksomhed generelt været med de opgaver jeres eksterne rådgivere har udført? Meget tilfreds 2 8 Tilfreds Forskellige forudsætninger gør sig gældende og kommer også til udtryk i de kvalitative udsagn, som kommunaldirektørerne har suppleret rundspørgen med. Af særlige forudsætninger og udfordringer for den offentlige sektor er udbudsreglerne og derudover det faktum, at den politiske ledelse i kommunerne ind imellem ønsker en uvildig ekstern vurdering eller sætter projekter i gang, som forvaltningerne skal følge op. Dette har typisk to konsekvenser: For det første er erfaringen, at manglende ledelsesmæssig forankring mindsker tilfredsheden med videnrådgivning. Og for det andet giver politisk motiverede projekter ikke 3 Hverken-eller 0 Ved ikke Virksomhederne Kommunerne altid mening for forvaltningen. Derfor er tilfredsheden med disse projekter alt andet lige også mindre, uanset at sådanne projekter lever op til bestillingen. Både kommuner og virksomheder udtrykker generelt tilfredshed med de opgaver, som eksterne videnrådgivere løser. I ingen af tilfældene er der decideret utilfredshed med de eksterne videnrådgivere, men de private virksomheder er generelt lidt mere tilfredse end kommunerne. Det bunder formentlig til dels i de årsager, der er skitseret ovenfor. Tilsvarende vurderer de private virksomheder i højere grad end kommunerne, at de får pengene ind igen, når de bruger eksterne videnrådgivere. Tre ud af fire af de adspurgte virksomheder svarer, at gevinsten er større end omkostningen, når de bruger private rådgivere. Men ligesom for kommunerne er det vanskeligt for de private virksomheder at sætte tal på, hvor stor effekten eller værdien er i forhold til omkostningerne til videnrådgivning. Også de adspurgte virksomheder fremhæver, at det afhænger meget af, hvilken type videnrådgivning, der er tale om, og den konkrete opgave. Adgang til specialiseret viden som ikke er tilgængelig internt i organisationen? Virksomheder Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge, august Kommunerne I nogen grad I høj grad Slet ikke Ved ikke Ligesom hos kommunerne er den væsentligste bevæggrund for at anvende ekstern rådgivning hos de private virksomheder først og fremmest adgang til specialiseret viden, som ikke er tilgængelig internt i virksomheden. Derudover anvender virksomhederne i større omfang end kommunerne eksterne Hjælp til udførelse og/eller levering af tidsbegrænsede projekter/opgaver? Virksomheder Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge, august 200 videnrådgivere i forbindelse med tidsbegrænsede projekter/opgaver. Omvendt spiller det for kommunerne en større rolle at opnå et uvildigt, eksternt perspektiv end for virksomhederne. Det skal som nævnt formodentlig ses i lyset af, at kommunerne arbejder i en politisk kontekst, hvor det ind imellem vurderes som 3 2 Kommunerne I høj grad I nogen grad Slet ikke Ved ikke Ønske om at opnå et uvildigt, eksternt perspektiv? Virksomheder Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge, august 200 nødvendigt at få en ekstern second opinion for at kunne træffe beslutninger. Kommentarerne i rundspørgen blandt kommunerne bekræfter også, at det til tider er kommunalpolitikerne, der fremsætter ønske om eksterne vurderinger for at få et bedre beslutningsgrundlag Kommunerne I høj grad I nogen grad Slet ikke Ved ikke Bemærk: Utilfreds var også en svarmulighed, men ingen af de adspurgte svarede dette. Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge, august 200 Er det din vurdering, at I får pengene ind igen, når I bruger eksterne rådgivere? Ja, værdien er større end omkostningerne 2 7 Værdien er lig omkostningerne Ved ikke Virksomhederne Kommunerne Bemærk: Nej, værdien er mindre end omkostningerne indgik også som en svarmulighed, men ingen af de adspurgte svarede dette. Kilde: DI Videnrådgivernes rundspørge, august 200 v > C A S E Byggeri Børnehuset Solkernen er en nyopført vuggestue til 55 børn i Odense. Videnrådgivervirksomheden Moe & Brødsgaard A/S har været rådgivende ingeniør på projektet. Børnehuset er Danmarks første vuggestue opført som et passivhus. Bæredygtigheden fungerer på flere planer i huset. Der er bæredygtigt energiforbrug og indeklima, bæredygtig placering samt bæredygtig pædagogisk arkitektur. Flere faktorer i designet og konstruktionen, eksempelvis husets placering i forhold til solen, tæthed, solafskærmning og ventilation, er optimeret for at mindske varmetab og energiforbrug. Det lave energiforbrug spiller desuden sammen med husets indeklima, der er optimeret bl.a. ved hjælp af et orangeri og varmegenvinding. Selve bygningen er udformet, så børnenes motorik og sanser bliver stimuleret. Her er både trygge rammer for de mindste og plads til eventyr på egen hånd for de større børn. Bæredygtig tankegang bygger på respekt for det omgivende samfund. Derfor er Børnehuset Solkernen designet, så arkitekturen harmonerer med områdets eksisterende slagteribygninger. 32 sammen skaber vi værdi sammen skaber vi værdi 33