PROJEKTDOKUMENT. Rehabilitering i SOM. Journalnr.: 16/20152 Version: 1.0 Sidst opdateret: Styregruppemøde d. 14. februar 2017

Transkript

1 PROJEKTDOKUMENT Rehabilitering i SOM Journalnr.: 16/20152 Version: 1.0 Sidst opdateret: Styregruppemøde d. 14. februar 2017

2 Indholdsfortegnelse 2 Indhold 12 Ressourcer 3 Vejledning 13 Økonomi og finansiering 4 Dokumentets status 5 Baggrund og tidligere erfaringer 6 Den bærende idé 7 Formål 8 Målgruppen 9 De ønskede effekter 10 Leverancer 14 Interessentanalyse 15 Risici i projektet 16 Projektets hovedmilepæle 17 Afgrænsning til andre projekter 18 Kommunikationsplan 19 Forankringsrapport 20 Evaluering 11 Organisering 21 Bilag 2

3 Vejledning Dette dokument er projektets hoveddokument. Alle projekter har et hoveddokument igennem hele deres levetid. Dokumentet er en overordnet beskrivelse af projektet med beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er involveret i projektet, hvad økonomien er i projektet, og hvad projektets målsætning er. Dokumentet skifter status undervejs i projektet og skal derfor udvikles og uddybes, efterhånden som projektet gennemgår sine forskellige faser fra opstart, planlægning, udførelse samt projektafslutning og næste skridt. På side 3 er der mulighed for at krydse af, hvilken status dokumentet har på det pågældende tidspunkt i projektet. Det kan også læses nedenfor, hvilke krav der stilles til dokumentet undervejs. Opstart Planlægning Udførelse Projektafslutning og næste skridt Idébeskrivelse godkendt Projektbeskrivelse godkendt Forankringsaftaler godkendt Evaluering godkendt Afsnit 1 8 udfyldes Afsnit 1 8 videreudvikles Afsnit 15 udfyldes Afsnit 16 udfyldes Afsnit 9 14 udfyldes

4 Dokumentets status kryds af, hvor langt I er kommet Idébeskrivelsen (afsnit 1-8) Idébeskrivelsen er en overordnet beskrivelse af projektet og første skridt hen imod en uddybet projektbeskrivelse. Der er tale om en idébeskrivelse, når dokumentet er udarbejdet af projektlederen i dialog med projektejer. Idébeskrivelsen omfatter afsnittene 1-8. Disse punkter går igen i de efterfølgende versioner af projektdokumentet, men i idébeskrivelsen vil punkterne være overordnet beskrevet. Punkterne 1-8 udbygges og kvalificeres i de efterfølgende versioner til den endelige projektbeskrivelse. Projektbeskrivelse (afsnit 9 14) Der er tale om en projektbeskrivelse, når dokumentet er udarbejdet baseret på en grundig analyse af projektets omfang og fremgangsmåde og i samarbejde med projektets deltagere og organisationen i øvrigt. Punkterne 1-8 udbygges og kvalificeres i projektbeskrivelsen. Endvidere indeholder projektbeskrivelsen også afsnittene X X Forankringsrapport (afsnit 15) Der er tale om en forankringsrapport på det tidspunkt, hvor projektets leverancer er leveret, dokumentet er opdateret, og afsnittet om projektets udeståender og forankring er udfyldt. I forhold til projektbeskrivelsen udbygges dokumentet i forankringsrapporten med afsnit 15. Evaluering (afsnit 16) På det tidspunkt, hvor projektet afsluttes, og de sidste punkter om evaluering er udfyldt, er der tale om en evalueringsrapport, der gøres tilgængelig for organisationen. Evalueringen udbygger projektdokumentet med afsnit 16.

5 1.Baggrund og tidligere erfaringer Hørsholm Kommune vil i de kommende år opleve en særlig stor stigning i de +80-årige borgere. Befolkningsprognosen viser, at antallet af ældre over 80 år vil stige fra i 2016 til i 2021 og i 2026, svarende til en stigning på 43 %. Samtidig forbliver andelen af den arbejdsdygtige styrke på det nuværende niveau. Det betyder, at udgifterne stiger, men at indtægterne ikke følger med, hvis ikke der sker mærkbare ændringer. Dette betyder at Hørsholm Kommune allerede nu må udvise rettidig omhu og etablere arbejdsgange, der kan sikre at organisationen er gearet til fremtiden. Derfor har Center for Sundhed og Omsorg (SOM) de sidste par år haft strategisk fokus på ældre- og sundhedsområdet og har på den baggrund gennemført flere initiativer, som fx Aktiv Hverdag i , der har haft fokus på tidlig opsporing og rehabilitering. SOM har haft gode erfaringer med den generelle rehabiliteringsindsats til hjemmeboende borgere og ønsker nu, at udvikle denne indsats. Således sikres det også, at Hørsholm Kommune lever op til bestemmelserne i serviceloven, hvor det pr. 1. januar 2016 blev indført at Kommunalbestyrelsen skal tilbyde et korterevarende og tidsafgrænset rehabiliteringsforløb til personer med nedsat funktionsevne, hvis rehabiliteringsforløbet vurderes at kunne forbedre personens funktionsevne og dermed nedsætte behovet for hjælp efter 83, stk. 1. (Serviceloven, 83 a stk. 1).

6 2. Den bærende idé Center for Sundhed og Omsorg ønsker at udvikle den måde der arbejdes med rehabilitering på, ved at flere borgere modtager rehabiliteringsforløb samt at der udvikles et nyt koncept for rehabiliteringsforløbene. Der sammensættes et tværfagligt team af medarbejdere og der udvikles på de eksisterende arbejdsgange i SOM, særligt med fokus på visitationens rolle i borgerforløbet. Samtidig udvikles den måde der arbejdes med målopfølgning, både ift. det enkelte borgerforløb og på strategisk plan. På den måde vil vi få mere ud af det vi har, uden at gøre mere af det samme.

7 3. Formål Formålet er, at kommunen kan give den enkelte borger optimale muligheder for at genvinde sin tabte funktionsevne og derved også selvstændighed. Dette bidrager både med livskvalitet til borgeren, men er også en måde at ruste kommunen til at klare de udfordringer, der vil være på området i fremtiden. Desuden er indsatsen vedtaget som en del af budget Formålet bygger på Hørsholm Kommunes mission om at Få mere ud af det vi har og Center for Sundhed og Omsorgs kerneopgave: At vi sammen skaber forudsætninger for bedst mulige liv. OBS: beskriv sammenhæng med leverancer og milepæle. Hvorfor? Hvordan?

8 4. Målgruppen Borgermålgruppe Borgere der søger om hjemmepleje, som ikke allerede modtager hjemmepleje. Borgere der allerede modtager hjemmepleje, med særligt fokus på borgere der modtager under 2 timers indsats om ugen. Borgeren skal have et fysisk, psykisk eller socialt funktionsniveau til at indgå i samarbejdet omkring rehabilitering. Intern målgruppe Rehabiliteringsteam og faglig koordinator der arbejder med rehabiliteringsforløb samt medarbejdere og ledere i visitationen, hjemmeplejen, hjemmesygeplejen, de sagsbehandlende terapeuter, de trænende terapeuter samt medarbejdere på de midlertidige pladser og i akutteamet. I alt ca. 250 medarbejdere og ledere.

9 5. De ønskede effekter Ønsket effekt 2017 (marts) Hvordan måles effekten Hvornår måles effekten Ansvarlig Min. 12 nye borgere visiteres til rehabiliteringsforløb pr. mdr. (60 % af baseline). I alt 120 borgere. Min. 14 nye borgere visiteres til rehabiliteringsforløb pr. mdr. (70 % af baseline). I alt 168 borgere. Udtræk i Analyseportalen. Hver måned. Borgere i rehabiliteringsforløb modtager i gennemsnit 35 timers indsatser. Borgere i rehabiliteringsforløb modtager i gennemsnit 35 timers indsatser. Udtræk i Analyseportalen. Hver måned. Min. 5 borgere i rehabiliteringsforløb bliver selvhjulpne efterfølgende pr. mdr. I alt 48 borgere. Min. 7 borgere i rehabiliteringsforløb bliver selvhjulpne efterfølgende. I alt 84 borgere. Udtræk i Analyseportalen. Hver måned. Maks 7 borgere overgår til hjemmepleje efter rehabiliteringsforløb. De har i gennemsnit brug for 0,5 t. mindre hjemmepleje end hvis de var visiteret direkte i hjemmepleje. Maks 7 borgere overgår til hjemmepleje efter rehabiliteringsforløb. De har i gennemsnit brug for 0,5 t. mindre hjemmepleje end hvis de var visiteret direkte i hjemmepleje. Hver måned. Hver mdr. bliver min. 10 borgere revisteret til 1 times indsats mindre om ugen. I alt 90 borgere. 2018: Hver mdr. bliver min. 10 borgere revisteret til 1 times indsats mindre om ugen. I alt 120 borgere. 2019: Hver mdr. bliver min. 5 borgere revisteret til 1 times indsats mindre om ugen. I alt 60 borgere. Udtræk i Analyseportalen. Hver måned. Borgerens oplevede niveau af selvhjulpenhed er øget

10 6. Ledelsesinformation monitorering af nøgletal Hvad Hvordan Hvornår Ansvarlig Hvor mange borgere i rehabiliteringsforløb har hjælpemidler vs. borgere i hjemmepleje (og hvilke?) Hvor mange borgere afsluttes efter hhv. opkald og visitationsbesøg? Antal nyvisiterede i alt Hvor mange timer er der sparet på borgere der bliver selvhjulpne? (Ifølge beregninger skulle de have haft 2,5 timer pr. mdr.)

11 6. Leverancer Organisationen er klar For at understøtte at projektet kommer bedst muligt fra start, udarbejdes der arbejdsgange, tværfaglig rehabiliteringsplan, infofoldere mm. Arbejdet opstartes af nuværende medarbejdere i SOM, når rehabiliteringsteamet starter overtager teamet ansvaret for at arbejde videre med udvalgte opgaver. Opgaverne fordeles mellem lederne og medarbejdere på lederforløbet og dokumenteres i opgavelisten. IT understøttelse er sikret Hver medarbejder/gruppe der udarbejder dokumenter o.lign. der skal kunne måles på, inddrager systemadministratorer ift. Nexus. Desuden er det nødvendigt at samtænke implementering rehabiliteringsprojektet og Fællessprog III både ift. planlægning af ressourceforbrug og IT teknisk. Samarbejde med frivalgsleverandører er etableret Leverandører informeres om projektet og rehabilitering skrives ind i de nye frit valgskontrakter. SOM har ændret arbejdsgange De nye arbejdsgange skal implementeres i praksis. Medarbejderne skal gennem en udviklingsproces, der kræver løbende kompetenceudvikling og internt fokus på projektet, især fra visitationen og ledelsen. Lederne mødes hver eller hver 2. måned. Kompetenceudvikling planlægges og udføres løbende. Budgetmål er indfriet Da projektet udspringer af en politisk beslutning i budget , er det nødvendigt med en kontinuerlig målopfølgning der sikrer at SOM indfrier budgetmålene. Der udarbejdes en plan for målstyring og ledelsesinformation. Styregruppen er ansvarlig for at følge op og kommunikere resultaterne løbende. Projektledelse gennemført og projektet overdraget til drift Der udarbejdes og godkendes div. projektdokumenter, som der løbende i projektet følges op på. Der etableres en følgegruppe, der inddrages i projektperioden. Ved projektets afslutning sikres overdragelse til drift. Projektleder er ansvarlig.

12 7. Organisering Projektejer Styregruppe Projektleder Projektgruppe Styregruppe Louise Høg (projektejer) Vibeke Alberg Hanne Dengsø Inge Jensen Louise Hansen (projektleder) Projektgruppe Ditte Heidi Kristensen Louise Hansen (projektleder)

13 9. Økonomi og finansiering 2017 (fra marts) Rehabiliteringsforløb for nye borgere kr kr Afventer Borgere m. under 2 timers indsats kr kr Afventer Ansættelse af teamkoordinator kr kr kr Budgetbesparelse, Budget kr kr kr Budgetbesparelse, Budget kr Kompetenceudvikling af medarb. kr Balance kr kr Forudsætninger (fra marts) Nye borgere, året i alt Nye borgere i rehabiliteringsforløb pr. mdr Heraf der fortsætter i hjemmepleje, pr. mdr. 7 7 Nye borgere i rehabiliteringsforløb pr. år Heraf der fortsætter i hjemmepleje, året i alt Timer pr. borgerforløb Timepris hjemmepleje, kr Timepris rehab. team, kr Udgift pr. rehab. forløb, kr

14 10. Interessentanalyse Interessenter Oplevede fordele Oplevede ulemper Håndtering Borgere med rehabiliteringspotentiale Mere helhedsorienteret tilgang til borgerens situation Får flere timers indsats i en periode end tidligere Øget livskvalitet pga. øget funktionsniveau og selvstændighed Stiller flere krav til borgeren Mister en del af den sociale kontakt med hjemmeplejen Tydelig entydig kommunikation fra første møde Medarbejdere i SOM Øget arbejdsglæde når borger får øget selvstændighed Usikkerhed ved forandringer Tydelig kommunikation fra ledelsen Ledere i SOM Vi overholder lovgivningen Vi arbejder smartere Mere kompleks opgaveløsning Samarbejdsflade med koordinator og visitator Lederforløb Supervision Politikere Vi lever op til lovgivningen. Vi er med på beatet Risiko for borgere der klager især fordi det er valgår Dagsorden hvert halve år med status Temaoplæg for KB Seniorråd og handicapråd Livskvalitet og selvstændighed for borgeren Bekymrede for besparelser og lavere serviceniveau Deltagelse på møder

15 11. Risici i projektet Forhindring Forebyggelse Evt. handling Opstart bliver yderligere forsinket Hyppige styregruppemøder i februar-april 2017 Vi kan ikke tiltrække de rigtige medarbejdere til de nye stillinger Vi bliver ved med at gøre som vi plejer Rehabilitering kun udvikles i rehab. teamet og bliver ikke en bærende metode i hele SOM Vi overholder ikke budgettet pga. borgergrundlag, ressourcer i rehab. forløb Dårlige historier i lokalpressen skaber uvilje mod projektet (OBS på valgår) IT kan ikke understøtte tilstrækkeligt (datatræk, dokumentation) Udfordringer i samarbejde med fritvalgsleverandører Organisationen kan ikke rumme flere store projekter samtidig (FSIII)/svært at holde fokus Ressourcer i teamet matcher ikke efterspørgslen (for meget hvid tid) Etablering af organisering, der tager højde for dette. Supervision Lang intro til rehab. team i hjemmeplejedistrikterne Fast mødestruktur på tværs af grupper Skarp målopfølgning og løbende tilpasning af indsatsen, hvis vi ikke lever op til målene Udsende pressemeddelelser med gode historier til pressen. Løbende dialog med seniorråd, politiske udvalg. Hver medarbejder/gruppe der udarbejder dokumenter o.lign. der skal kunne måles på, inddrager systemadministratorer ift. Nexus Ny kontrakt med fritvalgsleverandører. Dialog med leverandører infomøder ved ny kontrakt. Koordinering med FSIII når der planlægges undervisning. Lederforløb, hvor mellemledere inddrages. Gennemarbejdet økonomi, herunder borgerflow og ressourcer. Indskrives i arbejdsgange. Koordinator klædes på, til at være opsøgende. Flere borgere i rehabiliteringsforløb Teamet er opsøgende ift. at overtage indsatser fra hjemmeplejen, hvor det vil give mening at vurdere borgerens ressourcer ift. 83a.

16 12. Projektets hovedmilepæle Opstart Planlægning Udførelse Projektafslutning og næste skridt 1. januar-31. marts april september oktober december 2019 Se udspecificeret milepælsplan i bilag (excelark).

17 13. Afgrænsning til andre projekter Navn på projekt Indhold Grænseflade Ansvarlig/ kontakt Tværgående borgerforløb Tværsektoriel stuegang Implementering af FSIII Formålet er at gøre kontakten til kommunen enklere og minimere antallet af hjælpere i borgerens hjem for borgere, der modtager mange velfærdsydelser. Borgere der kommer på MTP efter indlæggelse på Nordsjællands hospital. Et udgående team planlægger og justerer det videre pleje- og behandlingsforløb sammen med borgeren ud fra borgerens livssituation, egne ønsker og forventninger. Der skal tages en ny version af omsorgssystemet i brug i SOM, der lever op til FSIII standarderne. Borgere der visiteres til rehabiliteringsforløb, kan være en del af tværgående borgerforløb. Borgere der visiteres til rehabiliteringsforløb, kan være en del af tværsektoriel stuegang. Medarbejdere der er en del af rehabiliteringsprojektet skal i efteråret 2017 modtage undervisning i FSIII og tage ny version af omsorgssystem i brug. Arbejdsgange skal tilpasses det nye system. Marianne Nyborg Helle Skude Louise Hansen

18 14. Kommunikationsplan Det overordnede budskab der går igen i kommunikationen omkring projektet er: Fælles om det gode liv. I skemaet herunder er der for hver målgruppe defineret et målgruppespecifikt budskab i forlængelse af det overordnede budskab. Se desuden udspecificeret kommunikationsplan i bilag. Det er projektlederen der er kontaktperson ift. presse og kommunikation. Projektleder og projektejer beslutter i samarbejde hvem der udtaler sig i pressemeddelelser og ved henvendelser fra journalister. Der sparres løbende med kommunikationskonsulenterne i Hørsholm Kommune. Interessent Budskab Primære aktiviteter Borgere med rehabiliteringspotentiale (samt deres pårørende) Medarbejdere og ledere i SOM Politikere, Seniorråd, Handicapråd Lokalsamfund og samfund Øget selvstændighed til borgerne Mundtlig kommunikation med medarbejdere samt skriftlig kommunikation gennem pjecer og på hjemmesiden. Mundtlig information gennem MEDsystem, på orienteringsmøder/gruppemøder, deltagelse i arbejdsgrupper. Mundtlig information på orienteringsmøder samt skriftlig information på mail. Skriftlig information gennem pressemeddelelser, hjemmeside, fagartikler.

19 Forankringsrapport 15. Forankring [Forankringsrapporten udarbejdes af projektlederen i dialog med projektejer ved afslutningen af udførelsesfasen. Den består af det ovenstående i opdateret form og af dette afsnit. Formålet er at få styregruppen til formelt at godkende nedlukning af projektet og sikre, at der tildeles ressourcer til de sidste indsatser og eventuelle udeståender. Dernæst skal nedenstående punkter besvares: Beskriv kort de væsentligste udeståender i forhold til forankringen Beskriv kort, hvilke aktiviteter der udestår for at kunne afslutte projektet Oplys, hvor mange effektive timers arbejde i organisationen der udestår, før projektet kan lukkes ned Oplys, hvilken dato projektet forventes at lukke Genbesøg skabelonen implementeringsovervejelser: Giver den viden, der er opnået gennem projektet, anledning til ændringer.]

20 Evaluering 16. Evaluering [Projektevalueringen udfyldes ved afslutning af den sidste fase, projektafslutning og næste skridt. Evalueringen består både af en projektevaluering og en procesevaluering de skal samtidig være simple og anvendelige.] Projektevaluering [Formålet med evalueringen er at opgøre, om formålet med projektet er eller er på vej til at blive opfyldt, samt at opsamle de væsentligste erfaringer fra projektets gennemførelse til brug i senere projekter. Projektevalueringen kan udformes på baggrund af undersøgelse og besvarelse af nedenstående spørgsmål: Hvilke effekter (som beskrevet tidligere i dette dokument) er opfyldt? Beskriv dem. Hvilke effekter ikke opfyldt? Beskriv og begrund årsagen til, at de ikke er opfyldt. Hvad skal der til, for at vi høster effekten fra projektet? Hvad skal der igangsættes for at opsamle læring fra projektet? Procesevaluering [Formålet med denne evaluering er at opsamle viden og erfaringer til brug i senere projekter i organisationen. Det anbefales, at evalueringen foretages sammen med projektgruppen og de centrale ressourcer fra organisationen. I procesevalueringen skal det fremgå: Hvad der er de mest vellykkede ting ved projektets gennemførelse, dvs. ting, der er relevante at gentage i andre lignende projekter Hvad der er de ting ved projektets udførelse, der ikke fungerede så godt, og som burde gøres anderledes i andre lignende projekter.]

21 Bilag Bilag 1 : Effektkortet Bilag 2 : Business casen Bilag 3 : Interessentanalysen Bilag 4 : Risikoanalysen Bilag 5 : Implementeringsovervejelser Bilag 6 : Kommunikationsplanen

22 Bilag 1: Effektkort beskrivelse Gevinstkortet er en helt central del af at sikre ejerskab for forandringen og forankre gevinsterne i de dele af organisationen, der skal realisere dem. Ved at tage udgangspunkt i de gevinster, som man ønsker at opnå med projektet, har man langt højere sikkerhed for, at: Organisationen er interesseret i at bidrage til projektet og er klar over, hvilken indsats der er nødvendig for at modtage projektets leverancer og reelt realisere gevinsterne Projektet leverer en totalt set sammenhængende samlet leverance Gevinster kun tælles med én gang Gevinstkortet viser, hvordan ændret adfærd skaber performancegevinster, der medfører økonomiske gevinster. Således etableres en årsagssammenhæng i kortet, der er central for at forstå, hvordan leverancerne anvendes til at opbygge kompetencer, der igen er fundamentet for at opbygge en adfærdsændring, der igen er fundament for gevinstskabelse. Gevinstkortet viser derved den samlede værdiskabelse, og hvilke centrale dele der opbygger værdi. Samtidig er det en måde at fastlægge og kontrollere projektets scope/afgrænsning på. TIPS & TRICKS En forudsætning for en god gevinstkortlægning er, at nye projektdeltagere introduceres til projektets formål og baggrund mv., så gevinstarbejdet tager udgangspunkt i en fælles forståelse for projektet Inddrag gevinstejerne i udarbejdelsen af gevinstkort, men vær opmærksom på, at de ofte fokuserer på leverancer. Gevinstkortet giver mulighed for at synliggøre kompetenceopbygning, adfærd mv. så tidligt som muligt Ved at begynde med det/de strategiske mål sikrer man sammenhæng til visionen og undgår lettere at tælle gevinster mere end én gang Sådan bruger du gevinstkortet Du udarbejder gevinstkortet efter, du har udarbejdet projektets målhierarki og justerer løbende, hvis scope, leverancer eller formål ændres. Start med at indsætte leverancer og overordnet vision (eller formål). Gå derfra baglæns fra gevinster til adfærd til kompetencer. Brug hjælpespørgsmålene hvordan når du skal konkretisere fra vision mod leverancer og gennemtjek sammenhængen fra leverancer til vision ved at spørge hvorfor. 22

23 Bilag 1: Effektkortet Hvorfor? Projektleverancer Kompetencer (vi kan noget nyt) Adfærd (vi gør noget nyt) Effekter Formål T r æ n i n g F o r a n d r i n g s l e d e l s e Hvordan? 23

24 Bilag 1: Effektkortet Projektleverancer Kompetencer (vi kan noget nyt) Adfærd (vi gør noget nyt) Effekter Formål Træning, inkl. materiale til superbrugere, brugere og ledere Evaluering af std. proces og evt. ny organisation i centeret Lokal tilpasning af generiske vejledninger T r æ n i n g Centermedarbejder e kan bruge systemet og forstå det samlede systemlandskab F o r a n d r i n g s l e d e l s e Centermedarbejder : Bruger itsystemet til godkendelse og attestering af ansøgninger Kontrollerer forholdstal på tværs af centre Håndterer bevillinger Anbefaler systemet til arbejdsgivere Giver hovedparten af arbejdsgivere velkomstpakker forudfylder ikke ansøgninger Vejleder borgere i at tage vejledninger om systemet med til arbejdsgivere Effektivitetsforbedringer for centermedarb. 16 min. kortere procestid/ ansøgning hos jobcenter medarb. 50 dage/år. Sparet i centeret for kommune på borgere It-systemet skal give: Mere effektiv og hurtigere sagsbehandling med højere kvalitet Bedre service til arbejdsgivere Bedre tilbud og service til borgere 24

25 Bilag 2 : Business casen [Projektnavn] Business case udarbejdes første gang med det formål at give en bedre vurdering af, om projektet kan betale sig. Business case anvendes af projektejer/styregruppe til at beslutte, om projektet skal gennemføres eller ej. Ved at udfylde skabelonen nedenfor er det muligt at skabe et overblik. Det vanskelige ved denne opgave er ikke at udfylde tabellen, men at sikre sig, at tallene er retvisende. Ofte vil tallene være baseret på skøn, og det er vigtigt at indgå i dialog med projektejer, organisationens medarbejdere, leverandører, projektgruppe og andre, der kan hjælpe med at kvalificere buddet. Det er vigtigt nederst på siden at angive, hvis nogle af tallene er baseret på meget usikre skøn eller andre forudsætninger. Her kan det også angives, hvis der er noget, der ikke er medtaget, som muligvis kunne påvirke resultatet af business casen. Hvor der i organisationen anvendes andre former for opgørelse af timer, anvendes disse. I opstartsfasen laves et overordnet bud på antal arbejdsdage. Dette bud udbygges og kvalificeres i projektbeskrivelsen.]

26 Bilag 3 : Interessentanalysen [Projektnavn] Vejledning Interessentanalysens formål er at sikre, at projektets mål, leverancer, succeskriterier samt fremgangsmåde er attraktive for de væsentligste interessenter. Endvidere er formålet at identificere ressourcepersoner og håndtere eventuelle modstandere og konflikter. Endelig har interessentanalysen til formål at planlægge en hensigtsmæssig beslutnings- og kommunikationsproces med henblik på involvering af interessenterne. Interessentanalysen gennemføres af projektgruppen i forbindelse med projektets opstart og justeres efter behov. Interessentanalysen skal omfatte væsentlige interessenter. Det kan være hensigtsmæssigt at behandle interessentanalysen med en vis diskretion. Udfyld nedenstående liste over interessenter og angiv evt. hvor de placerer sig i matrixen nedenfor. Nummerer evt. dine interessenter, så de nemmere placeres i matrixen.

27 Bilag 3 : Interessentanalysen

28 Bilag 3 : Interessentanalysen

29 Bilag 4 : Risikoanalysen [Projektnavn] [Vejledning Formålet med risikoanalysen er dels at vurdere, hvilke risici der er de alvorligste i forhold til projektets gennemførelse, dels at finde strategier for at overkomme og reducere disse risici. En risiko består altid af sandsynligheden for, at ét eller andet hænder samt konsekvensen af den pågældende hændelse. Risikoanalysen udføres ofte første gang på en planlægningsworkshop/opstartsmøde, men skal udføres mange gange gennem projektet, da risici ændrer sig gennem projektforløbet. Desuden opnår projektgruppen større indsigt og viden, som projektet skrider frem, hvilket gør, at man bliver opmærksom på nye eller andre risici. Risikoanalysen bruges af projektlederen og projektgruppen som et styringsgrundlag for dermed at skabe et overblik til styregruppen/projektejer over hvilke risici, som er aktuelle for projektet på et givent tidspunkt, og hvordan disse håndteres. Risikoanalysen kan vedlægges projektdokumentet som bilag. ]

30 Bilag 4 : Risikoanalysen

31 Bilag 5 : Implementeringsovervejelser [Projektnavn] Målgruppen for implementeringsovervejelserne er i første omgang projektleder og projektgruppe, som kan starte dokumentet op i analyse- og planlægningsfasen. Senere kan projektejer/styregruppe også komme ind over. Formålet med implementeringsovervejelserne er at bidrage til, at der i projektet tages stilling til, hvordan forandringsledelse og transition fra projekt til drift håndteres i projektet. Med implementering menes: Det der skal til for at sikre, at projektets leverancer forankres i organisationen på en måde, således at de forventede effekter realiseres. Implementeringsovervejelserne vedrører både overgangen til drift og selve driftssituationen. Det er vigtigt, at implementeringsovervejelserne påbegyndes i analyse- og planlægningsfasen. Dokumentet kan derefter naturligt genbesøges i slutningen af gennemførelsesfasen. Alle aktiviteter skal overflyttes til milepælsplan eller kommunikationsplan for at sikre, at de håndteres og får tildelt en ansvarlig. Overvej, hvordan denne skabelon anvendes bedst muligt i PowerPoint?

32 Bilag 6 : Kommunikationsplanen [Projektnavn] Kommunikationsplanen skal sikre, at projektet har en plan for, hvordan og hvornår der skal kommunikeres til relevante interessenter i projektet. Formålene er at sikre opbakning og ejerskab i projektet, samt at skabe eller fastholde kendskab til projektet blandt relevante interessenter. Projektlederen skal tage stilling til om kommunikationen i og om projektet er så kompleks, at der skal udarbejdes en kommunikationsstrategi evt. i samarbejde med kommunikationsafdelingen. Der bør tages stilling til projektets kommunikation allerede i idéfasen. Kommunikationsplanen indgår i projektets indsatsområder og opdateres ved faseskift, milepæle og/eller væsentlige projektændringer. Udarbejd kommunikationsplanen efter interessentanalysen og risikoanalysen er lavet, da de begge giver værdifuldt input. Interessentanalysen giver prioritering i kommunikationen. Brug derfor interessentanalysen til at definere kommunikationens målgrupper, og hvad deres oplevede fordele og ulemper er. Data fra risikoanalysen bruges, fordi en væsentlig del af risikohåndteringen sker ved kommunikation og involvering af interessenter. Er der f.eks. identificeret modstand mod forandringer eller manglende kendskab til projektets leverance hos slutbrugerne, skal tiltag mod dette være indarbejdet i kommunikationsplanen. Kommunikationsplanen kan vedlægges som bilag til projektdokumentet. Målgruppe og budskab [Beskriv, hvem målgruppen for kommunikationen er. Målgrupperne er sandsynligvis allerede identificeret via interessent- og risikoanalysen. Dernæst formuleres budskabet til den pågældende målgruppe: Hvad er det, målgruppen skal vide? I planen skal budskabet ikke nødvendigvis formuleres i dets endelige udformning.] Kommunikationskanal [Når målgruppen og budskab er defineret, bestemmes kanalen til kommunikationen: Skal der afholdes kick-off-møder, udsendes personlige breve eller oprettes en hjemmeside? Kanalen bestemmes af, hvad målet med kommunikationen er. Generelt skal personlig dialog og involvering tages i brug, når interessenten skal ændre adfærd. Mere upersonlige kanaler som intranet eller brochurer er velfungerende til at oplyse og informere - specielt hvis det drejer sig om større grupper af interessenter, som det f.eks. vil være meget tidskrævende at have personlig dialog med.] Effekter [Her beskrives succeskriterier for kommunikationen. Hvordan kan vi konstatere, at vi er lykkedes med kommunikationen? Hvad er det helt konkret, interessenterne skal gøre anderledes som følge af kommunikationen?] Timing og ansvar [Igennem et projektforløb kan der være tidspunkter, hvor det er lettere at komme igennem med sine budskaber. Beskriv hvilke anledninger der er? Desuden skal der udpeges en ansvarsperson for indsatsområdet eller for de kommunikationsindsatser.]

33 Bilag 6 : Kommunikationsplanen

34