Referat fra Budget-beboermøde på Galgebakken Tirsdag d. 25. marts 2014 Med behandling af regnskab, indkomne forslag, valg til afdelingsbestyrelse m.m.

Transkript

1 Referat fra Budget-beboermøde på Galgebakken Tirsdag d. 25. marts 2014 Med behandling af regnskab, indkomne forslag, valg til afdelingsbestyrelse m.m. Den korte udgave af Galgebakken årsregnskab 2013 blev husstandsomdelt en ugen inden mødet. (Det detaljere årsregnskab var lagt ud på Galgebakkens hjemmeside: og kunne hentes på Ejendomskontoret og på Afdelingsbestyrelsens kontor.) Sammen med regnskabet blev der omdelt et hæfte, som indeholdt materialet til de øvrige punkter på dagsordenen. Til beboermødet havde afdelingsbestyrelsen endvidere lavet et ændringsforslag til det indkomne forslag vedr. omfangsdræn. Ændringsforslaget var omdelt på bordene og blev under behandlingen af emnet fremvist via projektor. Til beboermødet blev uddelt 108 stemmesedler til 54 hustande, hvilket (v. 700 = 100%) svarer til, at 7,7% af Galgebakkens husstande var repræsenteret på mødet. Endvidere deltog driftsleder Susanne Palstrøm, driftsasistent Jan Allentoft samt områdeleder Martin Olsen i mødet. Som led i behandlingen af forslagene vedr. omfangsdræn mv. orienterede projektleder Jørgen Bach fra BO-VEST/BYG om relevante bygningsmæssige og geologiske forhold. 1) Dirigenter: Anita Sørensen blev valgt til dirigent og Birthe Y. Nielsen (medlem af GAB) til med-dirigent. 2) Referent: Sten Hansen (GAB sekretær) blev valgt til referent. 3) Stemmeoptællere: Søren Vinzent og Kristian Olesen blev valgt til stemmeoptællere. 4) Referaterne fra budgetbeboer-mødet 12. sept og beboermødet om legebanen 25. nov blev godkendt uden bemærk-ninger. 5) Forretningsorden: Den sædvanlige forretningsorden blev godkendt. Dagsorden: Den fremlagte dagsorden blev godkendt uden ændringer. Der blev dog opfordret til at finde en mere dækkende overskrift end blot Regnskabs-beboermøde, eftersom mødet også drejer sig om valg til afdelingsbestyrelsen. Dirigenten konkluderede, at valg til Afdelingsbestyrelsen bør indføjes i overskriften til næste år. 6) Beboerhusgruppen 6a) Nyt kommissorium for Beboerhusgruppen (side 4ø.i materialehæftet) Dorte Brink fortalte om baggrunden for forslaget: For en del tid siden aftalte Beboerhusgruppen med GAB, at der burde laves et tidssvarende kommissorium. I kommissoriet slås det fast, at Beboerhusgruppen bliver valgt på et beboermøde, og derfor er gruppen ansvarlig overfor beboermødet, både hvad angår gruppens aktiviteter og hvad angår økonomien. Endvidere er Beboerhusgruppen sparringspartner for aktivitetsmedarbejderen. Dette ikke forstået som arbejdsgiver, det er BO-VEST, men Beboerhusgruppen samarbejder med aktivitetsmed-arbejderen om aktiviteterne i beboerhuset og om arrangementer andre steder på Galgebakken og om udlånet. Samarbejdet foregår på Beboer-husgruppens møde ca. hver anden måned samt ved at snakke sammen hen ad vejen i det daglige. Dorte uddybede om økonomien, at størstedelen af det beløb, som Beboerhusgruppen disponerer over, bliver bevilget på det årlige budgetbeboermøde. Det drejer sig om udgifter til f.eks. fester, inventar i beboerhusene, udlånet osv. Dertil kommer indtægterne fra salg af varer ved spisehuse og andre arrangementer i beboerhuset. Både forbruget og indtægterne indgår i Galgebakkens årsregnskab, især under beboeraktivitetskontoen (konto 119) og til dels også under regnskabet for konto 118 (Drift af møde- og selskabslokaler /ref.). Dirigenten gjorde opmærksom på, at disse poster ikke var specificeret i det korte husstandsomdelte regnskab, men kunne ses i det detaljerede regnskab, og Jens Ellesøe Olsen ville senere gennemgå dette som en del af årsregnskabet. Det blev drøftet, om kommissoriet har utilsigtede følger i fht. nogle vedtægter, som blev vedtaget af et beboermøde for vist nok 16 år siden. Konklusionen var, at formålet med kommissoriet alene er at tydeliggøre Beboerhusgruppens beføjelser og opgaver. Der står intet i kommissoriet om at erstatte eller opløse nogle vedtægter, hvorfor der ikke kan være noget problem i at Beboermødet vedtager kommissoriet. Dorte lovede dog, at Beboerhusgruppen vil finde de gamle vedtægter frem og undersøge, hvad der egentlig står i dem. Forslaget til kommissorium blev vedtaget med stort flertal for og en enkelt stemme i mod. Referat fra Beboermøde på Galgebakken 25. marts 2014 side: 1 af 6

2 6b) Godkendelse af Beboerhusgruppens beretning Dorte Brink fortalte om, hvad der er foregået i beboerhuset igennem det sidste års tid: De mange faste aktiviteter: spisehusene, foredrag, musikaftner, samt Galgebakkens traditionelle fester og arrangementer er forløbet som de plejer, og det vil sige rigtig godt og med flot deltagelse. Det høje aktivitetsniveau er båret af frivillige beboere med aktivitetsmedarbejderen som et uundværligt bindeled. Dertil kommer en mangfoldighed af beboergrupper syklub, kor, zumba, gymnastik, pensionister, yoga og mange flere som bruger beboerhusene uafhængigt af Beboerhusgruppen. Der er kommet trådløse routere både i det store og i det lille beboerhus. I det lille beboerhus, altså den gamle pub, er der blevet afholdt nogle små hyggelige aftenarrangementer med sang og musik. Kristian Olesen berettede om året helt store ekstra begivenhed, Galgebakkens 40 års jubilæum, som fandt sted sidst i august. Kristian har fungeret som Beboerhusgruppens tovholder igennem den lange forberedelsestid og igennem de døgn, hvor festen var på sit højeste. Han fremviste via projektor endvidere jubilæumsregnskabet og gennemgik hovedtallene: Den største udgift på knapt kr. var til musik. Alle optrædende havde en eller anden relation til Galgebakken, og de spillede og optrådte alle til et meget reduceret honorar. Udgifterne til sceneudstyr, lydanlæg, lydmand, lys og borde/bænke er også indeholdt i de kr. til musik. Udgiften til de store telte m.m. blev på knapt kr. Sammen med en række mindre udgiftsposter blev de samlede udgifter på godt kr., hvilket vil sige kr. mindre end de kr., som beboermødet havde bevilget til jubilæumsfesten. Beboerhusgruppens beretning og regnskabet for jubilæet blev godkendt med stort flertal. 6c) Valg til Beboerhusgruppen 7 af beboerhusgruppens hidtidige medlemmer havde på forhånd tilkendegivet, at de gerne vil fortsætte, og det samme havde Kitti Kristiansen, som er kommet til i løbet af året. Dorte Brink gjorde opmærksom på, at nogle af de opstillede ikke kunne komme i aften pga. andre vigtige møder, men der var tilsagn pr. mail fra dem alle. Dorte og dirigenten fremhævede, at der ikke er fastlagt et bestemt antal pladser i Beboerhusgruppen, og at alle på aftenens møde er meget velkomne til at stille op til Beboerhusgruppen, men der var ikke flere som meldte sig, og dirigenten konkluderede, at de 8 var valgt: Brita Rindom, Kristian Michael de Freitas Olesen, Niels Wilken, Maiken Refby, Line Kyed Knudsen, Anders Staunsager Larsen, Dorte Brink og Kitti Kristiansen. 7) Godkendelse af Afdelingsbestyrelsens beretning (side 2-3 i materialehæftet) Biba Schwoon formand for Afdelingsbestyrelsen spurgte efter spørgsmål og kommentarer til beretningen, som var optrykt i det husstandsomdelte materiale. Søren Vinzent ville gerne høre lidt uddybende om affaldsforsøget, som netop er gået i gang. Biba skitserede baggrunden for forsøget. Bl.a.: Det startede med et tilbud fra Kommunen, om at Galgebakken kunne deltage i et mindre forsøg. Senere er forsøgskonceptet blevet udvidet. Kommunen følger forsøget bl.a. ved at veje affaldsmængderne. Der bliver mulighed for at spørge og få yderligere information på nogle af de kommende onsdagsspisehuse. GAB og Agendagruppen vil gerne medvirke til at udbrede viden om forsøget og at gøre brug af forsøgserfaringerne. F.eks. kan vejningen af affaldet give et bedre grundlag for at minimere affaldsmængderne. Det kommunale forsøg skal køre ½ års tid, og man regner med at ordningen efterfølgende kan fortsætte. Afdelingsbestyrelsens beretning blev godkendt med stort flertal. Referat fra Beboermøde på Galgebakken 25. marts 2014 side: 2 af 6

3 8) Godkendelse af årsregnskab a) Fremlæggelse og diskussion af årsregnskab 2013: Jens Ellesøe Olsen, som er medlem af GAB og af Økonomiudvalget fremlagde årsregnskabet: Årets resultat fremgår af forsiden på den husstandsomdelte light -udgave af regnskabet: Et overskud på godt kr. På de følgende sider i det lille regnskab vises forbruget opgjort på de overordnede kontoer, og der sammenlignes med de bevilgede budgetbeløb. Her er der ikke de store udsving. Årets overskud bliver i regnskabet (konto 407, side 3 i lightudgaven) lagt sammen med overskuddene fra de foregående år. Ved udgangen af 2013 er det opsamlede resultat således blevet til 3,8 mio. kr. Heraf er der dog 1,1 mio. kr., som allerede er disponeret i budgettet for Overskuddet, som er til rådighed for de kommende 3 års budgetlægning, er altså på 2,7 mio. kr., hvilket gør det realistisk, at vi kan undgå huslejestigninger. Dertil kommer Andre henlæggelser på konto 406 (side 3 i lightudgaven). Andre henlæggelser indeholder dels et beløb på 1,4 mio., der er resultatet af et tidligere forlig om salg af institutionsbygningerne, og dels en overførsel fra VAs dispositionsfond på 1,5 mio. kr. (note 30 på side 23 i det detaljerede regnskab/ref.) Endvidere orienterede Jens kort om, hvordan det detaljerede årsregnskab, som bl.a. kunne fås ved henvendelse på Ejendomskontoret, i store træk er skuet sammen. 8b) Regnskaberne for beboeraktivitetsmidlerne og GAB s rådighedsbeløb. På grundlag af det detaljerede årsregnskab orienterede Jens først om konto 118: Særlige aktiviteter, dvs. udgifterne til drift af fællesvaskeriet og drift af beboerhusene (note 7 til konto 118/203 på side 15 i det detaljerede årsregnskab/ref.). Udgifterne til driften af vaskeriet og beboerhusene modsvares delvist af de indtægter, som fremgår andet sted i regnskabet (note 7 til konto 203 under Indtægter på side 9 i det detaljerede årsregnskab /ref.) Herefter gennemgik Jens Konto 119 (note 8, side 16 i det detaljerede årsregnskab): Denne konto indeholder bl.a. løn til aktivitetsmedarbejder og GAB sekretær, men også udgifterne til de mange beboeraktiviteter i Beboerhuset, i Afdelingsbestyrelsen m.fl. Specielt vedrørende posten på kr. til indkøb af ipads til Afdelingsbestyrelsen, så redegjorde Jens for, at Afdelingsbestyrelsen i 2013 havde besluttet at investere i ipads, selv om udgiften ikke var lagt ind i budgettet for Beslutningen skyldes både et behov for et ordentligt værktøj til brug under GAB møderne, og et ønske om at mindske behovet for brug af papir, kopimaskine osv., som vokser voldsomt, efterhånden som helhedsplanen skrider frem. Cafeens driftsomkostninger er sat til kr., hvilket passer nogenlunde, men ikke helt, fordi Beboerhusgruppens regnskab blev færdigt for sent til, at det eksakte resultat kunne nå med ind i Galgebakkens årsregnskab. Udgiften modsvares omtrentlig af indtægterne fra salg af varer. Kristian Olesen fra Beboerhusgruppen undrede sig over differencen mellem udgifterne på kr. til jubilæet, som han tidligere havde redegjort for, og årsregnskabets udgift på kr. til Jubilæum under konto 119. Jens kendte ikke umiddelbart årsagerne, men han ville undersøge det nærmere og skrive om det i den næste Galgebakke Post. (se nr. 383, side 14 / ref.) 8c) Afstemning om årsregnskab 2013 Regnskabet blev godkendt med et stort flertal for. Referat fra Beboermøde på Galgebakken 25. marts 2014 side: 3 af 6

4 9) Behandling af indkomne forslag 9a) Dispensation til C3 ombygning (side 4n. i materialehæftet) Forslaget om dispensation var stillet af to naboer, Britt Erdmann Demir, Vester 8-15 og Christine Laval Hjæresen, Vester 8-13, som gerne vil have deres boliger ombygget til 2 stk. C3 boliger. (Altså ombygning af en toværelses C2 rækkehusbolig og en fireværelses C4 rækkehusbolig til to treværelsers C3 rækkehusboliger/ref.) På mødet fortalte de to om deres personlige bevæggrunde for at ansøge beboermødet om dispensation fra reglerne for ombygning til C3 boliger. Driftsleder Susanne Palstrøm orienterede ved brug af overheads om reglerne for ombygning til C3 boliger: Reglerne er vedtaget på et beboermøde i april 1999 (referatet findes i Galgebakke Posten nr. 242, juli 1999). Der kan laves i alt 44 ombygninger til C3 boliger på Galgebakken. Indtil nu (pr. 25. marts 2014) er der lavet i alt 30 ombygninger, så der er 14 ombygninger tilbage i kvoten. Imidlertid er der tilbage i tiden og før Susanne startede på Galgebakken blevet udført 6 stk. C3 ombygninger i strædet Vester 8, hvilket er 4 ombygninger mere end de 2 ombygninger, som reglerne tillader for strædet. Dette er årsagen til, at Susanne ikke har kunnet give tilladelse til de to aktuelle C3 ombygninger, men har måttet henvise de to ansøgere til beboermødet for dispensation. Beboermødet var positiv indstillet til at give de to naboer dispensation. Debatten drejede sig mest om de eksisterende regler for C3 ombygninger og om, hvorvidt reglerne burde ændres. Ved afstemningen var der stort flertal for at give de to ansøgere dispensation for reglerne, hvad angår antallet af C3 ombygninger i deres stræde. 9b) Underskudsgaranti til Tårnprojektet (side 5ø. i materialehæftet) Birthe Y. Nielsen fremlagde forslaget om, at Galgebakken stiller en underskudsgaranti på kr. til færdiggørelse af Tårnet. Birthe gjorde opmærksom på, at selv om hun er medlem af GAB, så er forslaget stillet af hende personligt. Birthes forslag har baggrund i hendes deltagelse i Tårngruppen, som er en arbejdsgruppe fælles med Hyldespjældet. Kunstneren Peter Hesk, som har designet Tårnet, har sat byggeprojektet i gang. Problemet er, at der pga. ekstra udgifter til pilotering og fundering af tårnet og heraf følgende forsinkelser, ekstra tidsforbrug og fordyrelser mangler et beløb på ca , hvis alle udgifterne, herunder løn til kunstneren, skal kunne dækkes ind. Det er halvdelen af dette beløb, dvs kr., som Birthe foreslår, at Galgebakkens Beboermøde stiller underskudgaranti for. Under debatten kritiserede mange, at projektet ikke kunne holdes inden for budgetrammen på ½ mio. kr. fra Realdania, fordi dette var præmissen for det Tårnprojekt, som et flertal på et tidligere beboermøde godkendte, også selv om der dengang blev udtalt skepsis med hensyn til budgetrammens holdbarhed. Der var også kritik af, at anlægsarbejdet er sat i gang, inden at Beboermødet har haft mulighed for at tage stilling til forslaget om en underskudsgaranti, fordi aftenens Beboermøde hermed ikke er helt frit stillet til at sige nej. Andre gav modsat udtryk for, at selv om det er meget beklageligt, at budgettet ikke har kunnet holde, så er det grundlæggende positivt, at der er nogle beboere, som har taget initiativ til, at vi får noget nyt på Galgebakken. Dette bør anerkendes ved at stemme ja til underskudsgarantien. Ved afstemningen var der 62 stemmer for at bevilge en underskudsgaranti på kr., 15 stemmer imod, og 15 som ikke stemte. Forslaget var hermed vedtaget. (Senere på aftenen blev det oplyst, at Hyldespjældets Beboermøde også havde godkendt en underskudsgaranti på de resterende kr.) Referat fra Beboermøde på Galgebakken 25. marts 2014 side: 4 af 6

5 9c) Undersøgelse af udgifter til omfangsdræn (side 5 n. i materialehæftet) Poul Albret og Benny Klausen uddybede deres intentioner med at fremsætte et forslag om at: Beboermødet pålægger Galgebakkens Afdelingsbestyrelse at finde ud af, hvad det vil koste at etablere omfangsdræn i forbindelse med den kommende renovering af Galgebakken.. Bl.a.: - De har igennem et længere stykke tid prøvet at gøre Afdelingsbestyrelsen, BO-VEST, VA, div. rådgivere, Albertslund Kommune opmærksom på, at der er nogle problemer med drænforholdene og jordbundsforholdene på Galgebakken, som giver fugt i krybekældrene, og som kan forårsage/forværre indeklimaproblemer i boligerne. - Galgebakkens helhedsplanrenovering indbefatter bl.a. sokkelisolering og dermed et omfattende opgravningsarbejde ved husenes sokler. Ved den lejlighed, og inden reetablering, kan det være en god ide at nedlægge omfangsdræn, således at vand i jorden ledes bort, inden det giver fugt i krybekældrene og i boligerne. - De foreslår som et første skridt at få sat pris på en sådan etablering af omfangsdræn. Begge forslagsstillere tilsluttede sig imidlertid ændringsforslaget fra Afdelingsbestyrelsen om at starte med en undersøgelse til nærmere belysning af problemernes omfang. Benny bemærkede dog, at ordet påstand i begrundelsen for ændringsforslaget ikke var korrekt. Der er tale om nogle konstaterede problemer med fugt i og omkring krybekældrene, som alle med konkret kendskab til forholdene er klar over, hvilket Beboermødet egentlig blot burde tage til efterretning som fakta. Benny stillede dog ikke noget forslag om ændring af formuleringerne. Orientering om Galgebakkens jordbundforhold og drænkonstruktioner Inden fremlæggelsen af Afdelingsbestyrelsens forslag orienterede projektleder Jørgen Bach fra BO- VEST/BYG om Galgebakkens jordbundsforhold sammenholdt med relevante bygningstekniske aspekter ved Galgebakkens nuværende drænkonstruktioner. Dette skete på baggrund af netop indhentet information fra firmaet GEO: Under et tyndt lag muld findes et massivt lerlag, der formodentlig er meget lidt gennemtrængeligt for vand. På kortmateriale fra 1850 ses to moseområder foroven og forneden på den temmelig stejle skråning, hvor Galgebakken efter udjævninger blev bygget i Jørgen Bachs konklusion var, at vandindholdet i jorden på store dele af Galgebakkens område kan være meget højt. Sammenholdt med viden om det nuværende drænsystems konstruktion, hvor drænrørene er lagt i jorden inde under krybekældrenes jordgulve, så giver det god mening at foretage en grundigere undersøgelse af jordbundsforholdene og drænsystemets funktionsevne. Jørgen Bach anså det for meget sandsynligt, at udgiften til forundersøgelsen på kr. ville blive finansieret af Landsbyggefonden på samme måde som de andre forundersøgelser. Afdelingsbestyrelsens ændringsforslag til pkt. 9c ovf. Jens Ellesøe Olsen fremlagde afdelingsbestyrelsens ændringsforslag: Beboermødet pålægger Galgebakkens Afdelingsbestyrelse via Totalrådgiverteamet v/nova5 at iværksætte undersøgelse stikprøvevis af: - om de eksisterende dræn under husene fungerer? - om jordbundsforholdene i bebyggelsen hindrer afvanding af krybekældrene? - om de eksisterende dræn er tilstrækkelige til at afvande husene? - og hvis ikke om omfangsdræn, etableret for hvert hus/husrække vil afhjælpe evt. problemer GAB foreslår, at man i første omgang får undersøgt de ovenfor nævnte forhold ved at kontakte firmaet GEO. Jens medgav Poul og Benny, at der i forundersøgelserne til helhedsplanen nok burde have været mere fokus på fugt i krybekældre, drænforhold mv. Men der har altså været rigtig meget andet at se til for deltagerne i afdelingsbestyrelsens byggeudvalg. Hvis forslaget fra Poul og Benny var fremkommet på et tidligere tidspunkt i forløbet, så var der nok også gået mere i dybden med dette problem. Hensigten med afdelingsbestyrelsens ændringsforslag er nu at få undersøgt nøjere i hvor stor udstrækning, der er behov for omfangsdræn, og et bedre kendskab til behovet er en forudsætning for at kunne lave et pålideligt prisoverslag. Dirigenten bragte Afdelingsbestyrelsens ændringsforslag til afstemning. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. Referat fra Beboermøde på Galgebakken 25. marts 2014 side: 5 af 6

6 10) Valg til Galgebakkens Afdelingsbestyrelse 10a) Valg til medlemmer Afdelingsbestyrelsen Der var 5 pladser på valg i afdelingsbestyrelsen for en periode på 2 år. Der var 5 GAB medlemmer Niels Keller, Annette Schrøder, Steen Søndergaard, Biba Schwoon og Niels Wilken som genopstillede. Endvidere stillede Lasse Wilson op til valget. Med 6 kandidater til 5 pladser skulle valget foregå skriftligt ved brug af stemmesedler. Der kunne stemmes på op til 5 personer pr. stemmeseddel (jf. de respektive punkter i forretningsordenen). Resultatet af afstemningen blev (med antal stemmer i parentes): Niels Keller (53), Annette Schrøder (48), Steen Søndergaard (63), Biba Schwoon (50), Niels Wilken (53), Lasse Wilson (52). Med 48 stemmer blev Annette Schrøder ikke valgt ind i afdelingsbestyrelsen. 10b) Valg af suppleanter til Afdelingsbestyrelsen 4 beboere Bo Ragnvald, Henrik Nordfalk, Anita Jensen og Annette Schrøder - stillede op som suppleanter til Afdelingsbestyrelsen. Der var ikke fastsat et bestemt antal suppleantpladser, og alle var valgt. Suppleanternes rækkefølge afgøres ved lodtrækning i Afdelingsbestyrelsen. 11)Valg af intern revisor Ingen stillede op til posten, så Økonomiudvalget varetager fortsat funktionen. 12) Valg til Albertslund kommunes brugergruppe Birthe Y. Nielsen blev genvalgt som Galgebakkens repræsentant i Brugergruppen, og Leif Neergaard blev genvalgt som suppleant. 13) VAs kommende generalforsamling den 20. maj 2014 Biba Schwoon orienterede kort om generalforsamlingens emner. 14) Eventuelt Her kom en række korte spørgsmål og information en række emner (indsamling af beboernes erfaringer med skimmelsvamp, sikkerhed på den nye legebane, affaldsordningen og p-pladsskiltning). 25.april 2014 Dirigent: Formand for Afdelingsbestyrelsen: Referent: Anita Sørensen Biba Schwoon Sten Hansen Bilag til originalreferatet: 1. Det husstandsomdelte materialehæfte 2. Budget og regnskab for Galgebakkens jubilæumsfest Afdelingsbestyrelsens ændringsforslag til pkt. 9c Referat fra Beboermøde på Galgebakken 25. marts 2014 side: 6 af 6