AARHUS UNIVERSITET REFERAT. Møde den: 23. marts Aarhus Universitet Århus. PURE-udvalg

Transkript

1 Møde den: 23. marts 2010 Aarhus Universitet 8000 Århus REFERAT PURE-udvalg Til stede: Carsten Riis, Anja Zimmerdahl Hansen, Morten Brendstrup- Hansen, Claus Jensen (for Pia Hvid Tønnesen), Birgitte Sønderkær, Nini Jensby Nielsen, Steffen Longfors, Jette Revsgaard (referent) Fraværende: Mogens Kilian, Uffe Henrik Engberg, Jytte Ringtved Dato: 05. maj 2010 Ref: jr Side 1/6 1. Orientering om processen med at omorganisere PUREarbejdet, ved dekan Carsten Riis 2. Intern fordeling af indikatormidler 3. Resultat af registrering for 2009 (se bilag) 4. Overgang til PURE 4 5. Projekter, nyt fra arbejdsgruppen 6. Evt. 1. Orientering om processen med at omorganisere PUREarbejdet, ved dekan Carsten Riis Baggrunden for omorganiseringen er, at PURE-arbejdet har udviklet sig fra at være et kommunikationssystem til at være mere forretningskritisk og biblioteksmæssigt. AU Kommunikation har derfor tidligere lavet en indstilling til rektoratet om en ny organisering, men denne blev ikke fulgt. Rektoratet har dog truffet en principiel beslutning om at flytte PU- RE-arbejdet fra AU Kommunikation, men afdelingen skal fortsat levere tal fra systemet til ledelsen. Carsten Riis blevet bedt om at se på sagen og at lave en ny indstilling. Carsten Riis: PURE bør have større bevågenhed fra ledelsen og repræsentanter herfra skal derfor inddrages i fremtiden. Statsbiblioteket er desuden blevet bedt om at forholde sig til opgaven, da Statsbiblioteket har en bevilling til at være bibliotek for AU. Den nye indstilling skal være klar den 6. april og input modtages gerne. PURE bliver et større og større system. Det skal ses som mere end et bib- Aarhus Universitet Aarhus Universitet Nordre Ringgade Århus C Tlf.: Fax: au@au.dk

2 Side 2/6 lioteksanliggende og bør derfor også have en sikker og engageret forankring i ledelsen og en forskningsstrategisk forankring. PURE-udvalgets opgaver er/bliver derfor at se ud over publikationsregistrering. Det er umiddelbart planen, at primær registrering ikke fjernes fra decentrale enheder da denne skal være tæt på forskerne for at få et højt informationsniveau. Diskussion: Carsten Riis bad om udvalgets input og følgende er et forsøg på at gengive medlemmernes pointer. Søren S.J.: 1. Grundlæggende mangler må ikke camoufleres med udvikling og visioner. Der skal være driftsikkerhed i systemet. 2. Infrastrukturen skal være i orden. 3. Man bør pleje professionalismen i registrering fx opstille modeller for lokal arbejdsdeling. Carsten R.: Drømmen er et system, hvor forskeren ikke ser systemet og skal ikke forholde sig til det. Det er en grundlæggende svaghed, at forskerne selv skal registrere, frem for at vi kan hente informationen direkte ind - derfor skal hjælp og information være tæt på forskerne. PURE bruges forskelligt på de forskellige institutioner fx studenterafhandling, projektafhandling, ujævn aktivitetsregsitrering bød man arbejde frem imod en samlet ensartet løsning? Birgitte S.: PURE er todelt: 1. korrekt dataregistrering her har bibliotekerne en vigtig rolle 2. Formidling / kommunikation. Dette kræver et sammenspil ml. to forskellige kompetencer. Søren S.J.: Ambitionsniveauet bør ikke fører til forhastede udviklinger. Man kan lade sig forblænde af muligheder og glemme basisfunktionalitet. Men dette betyder ikke at vi ikke skal udnytte mulighederne i PURE. Nini J. N.: De grundlæggende anvendelser/udviklinger af PURE bør være fastlagte og ensrettede for at få ensartet data på tværs af AU. Der bør være et minimumskrav, og derudover kan hovedområderne bruge systemet som de vil. Morten B.H.: Enig i en vis form for ensretning samtidig med, at der er mulighed for lokal udvikling. Birgitte S.: AU er ikke alene om at bestemme retning og standarter vedr. PURE. Der er både en national styregruppe og arbejdsgruppe hvordan

3 Side 3/6 skal det hænge sammen med AU s model? Vi bør have repræsentanter med de rette kompetencer til at deltage i disse sammenhænge. Carsten R.: Organiseringen er endnu ikke færdigtænkt. Hvor bør fx formandskabet for det nye PURE-udvalg ligge? Disse ting er ikke tænkt til ende. En stærkere ledelsesmæssig forankring skal også styrke det centrale niveau i forhold til fx it-afdelingens arbejde. Ledelsesgangen skal tage ansvar, så hele organisationen forpligter sig på arbejdet. Søren S.J.: Vedr. it: Vi mangler et ordentligt værktøj for personhåndtering, og dette smitter af på brugernes oplevelse af PURE, selvom problemet ikke er i PURE. De fine målsætninger fortaber sig, fordi infrastrukturen ikke er i orden. Derfor er det vigtigt med ledelsesmæssig forankring. Birgitte S. : Det er også vigtigt med synliggørelse af det registrerede som en motivationsfaktor for forskerne. Søren S.J.: Der bør være et højt lokalt informationsniveau. Det er vigtigt at komme personligt rundt på afdelingerne og sætte et ansigt på. Der kan fx være en lokal projektleder, så der sker en kobling mellem de centrale og det lokale. Claus J.: En lignende struktur findes på DPU, og det fungerer rimeligt godt. Steffen L.: Der er nogle oplysninger på publikationerne, som kun forskerne ved. Det er derfor umuligt at koble forskerne helt af registreringerne. Der bør udvikles best practises for dette område. Det bør derfor både kigges på den ledelsesmæssige forankring og på de lokale arbejdsdelinger og gange. Sammenlægningen af servere vil give en mere ufleksibilitet end man er vant til på de forskellige fakulteter. Med en fælles server er det vigtigt, at der tages ledelsesmæssige beslutninger om forretningsmæssig udvikling af PURE fx i forhold til projektmodul osv. Ellers kan systemet blive opfattet som usmidigt. Søren S.J.: Specialtilpasninger er ikke ønskeligt, fordi det er for dyrt at vedligeholde. Det er et dilemma for det er også trist at dræbe en god idé. Jeg vil advare mod lokale tilpasninger, men det er jo relevant at tage allerede eksisterende moduler i brug.

4 Side 4/6 Birgitte S.: Det vil være ærgerligt at sænke overliggeren. På nationalt plan kan man samarbejde med andre universiteter, der også har udviklet og brugt nye moduler. På den måde holdes udgiften nede. Carsten R.: Man skal i nogle tilfælde stoppe ildsjæle selvom det kan være svært. Ellers får man skabt nogle uhensigtsmæssige løsninger, som giver problemer for fællesskabet. Morten B.H.: Hvis man vil have en specialtilpasning, må løsningen være, at man tager det op på nationalt niveau, og får det lavet det til en standardløsning. Steffen L.: Der er ikke penge i de nationale arbejdsgrupper til at få lavet alt det, som alle vil. Vi skal møde op i disse grupper med et klart signal om, hvad AU gerne vil. Her kan omme interessekonflikter internt og denne bliver større nu flere forskellige ting vi sætter gang i. Vi har kun kr. årligt på nationalt plan til at udvikle PURE for. Anja Z.: Det handler meget om forankring af den koordinerende funktion, hvor man skal få de forskellige spillere til at spille sammen, så outputtet giver mening. Problemet er, at man på ledelsesgangen ikke har specialistkompetencerne i forhold til PURE, men skal få alt det andet til at tale sammen hvordan det? Carsten R.: Det er ikke enkelt. Det er for snævert fx at sætte enten bibliotekarer eller it-folk til at tage ansvaret for et system som. Der skal være mere generelle kompetencer i spil til at styre organisationen. Søren S.J.: Det tyder på en klassisk projektorganisering med en passende dækning af kompetenceområder. 2. Intern fordeling af indikatormidler Der er nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra HR, IT og Budgetkontor. Denne skal komme med et oplæg til ledelsen til en fordelingsnøgle. Det har vist sig at være en vanskelig opgave. De penge, vi får fra indikatorprojektet er på baggrund af to år gammelt data. Det har ikke været muligt at rekonstruere, hvor folk var ansat på indberetningstidspunktet. Derfor skal oplysninger om, hvor forfatterne var ansat på registreringstidspunktet ligge til grund for den interne fordeling. Her kommer Atira med en løsning. Idéen fungerer, såfremt man registrerer en publikation i

5 Side 5/6 PURE på det tidspunkt, hvor den udgives. Fordelingen af midler bliver derfor endnu et argument for at registrere løbende. 3. Resultat af registrering for 2009 Fælles gennemgang af bilag. Bemærkninger: I løbet af 2009 har man på det kliniske område fundet 80 peer reviewed artikler fra Tendensen er den samme på alle områder tallene forandrer sig over tid, når der arbejdes videre med data. Enkelte steder er der fald tallene vil derfor givetvis også ændre sig. Det er uheldigt, at man på den måde kommer til at optrykke tal i årsrapporten, som ikke stemmer. Rektor har derfor bedt om, at man i årsrapporten 2009 også trykker det korrigerede tal for Vi laver en trækning for 2009 i september og igen til marts, og håber på at forskellen her ikke er for stor. Registreringen er trods alt nogenlunde stabil. Det ser ud som om, at vi er ved at have registreringer på universitetsplan, som vi kan stole på. Tallene præsenteres også til først kommende møde i den faglige koordinationsgruppe 4. Overgang til PURE 4 Informationer: PURE 4 skal tages i brug inden høstning i september. Opgradering af PURE 4, sammenlægning af servere og ibrugtagning af portal gøres på én gang. Atira tager opgaven på sig og er projektledere på processen. Økonomien/budgettet er i orden. Opgradering til PURE 4 giver os arbejde med information ude i organisationen. Gennemgang af tidsplan (bilag). Der sigtes mod et Setup, hvor medarbejderne kun har én hjemmeside med al information integreret. Denne hjemmeside er forankret i et institut. Login til fælles-pure bliver via WAYF (samme kode som fx til CMS et) PURE-udvalget bedes melde en person ind fra hvert hovedområde, som kan teste PURE 4 i perioden 3/5-4/ Vi har én uge til test i løbet af perioden. Vi får senere mere præcise oplysninger om, hvad der skal foregå. Den endelige konvertering og implementering forventes at ske i august. Processen er ikke konstrueret endnu

6 Side 6/6 Diskussion: Atira sikrer, at eksisterende portaler kører uden problemer internt i portalen. Det kan blive et problem for fx ASB at der linkes fra CMS et til nuværende adresser i PURE-portalen. AU Kommunikation taler med Atira om en løsning Design på hjemmeside og PURE-portal bliver ensartet, så det ikke gør en synlig forskel for slutbrugeren. Der bliver en overgangsordning indtil alle hovedområder er i TYPO 3. Der er dialog med it-afdelinger på NAT og SAM om overgang til PUREportal, men det foregår ellers i regi af TYPO 3-projektet. ASB er kommet med forslag til forbedringer af layoutet på Find en forsker. Dette tages til efterretning. Forslag til udbredelse af PURE 4: vejledninger i form af streaming / film, kurser, pakker til de, der gerne vil påtage sig at formidle på eget hovedområde, pdf på hjemmesiden med dokumentation. Central dokumentation i det hele taget. 5. Projekter, nyt fra arbejdsgruppen Der er pt. intet nyt fra arbejdsgruppen. 6. Evt. ASB igangsætter et forsøg, hvor Kommunikationsafdelingens aftale med Infomedia udvides med feeds til PURE, således at presseomtaler kan synliggøres på forskernes personlige hjemmesider.