RAMS PROG TATU PROGRAMSTATUS

Transkript

1 RAMS PROG S TATU AU på STADS Oktober 2010 Indholdsfortegnelse 1. AU på STADS Generelle informationer og issues Top 5 issues Projektstatus fra de 14 projekter... Fejl! Bogmærke er ikke defineret.

2 2 1. AU på STADS Overordnet status: GRØN Programmets status er stadig overordnet sat til grøn. Nye metoder i procesprojekterne I de seneste måneder er der sat fokus på, at procesprojektgruppernes arbejde med at definere fremtidige arbejdsprocesser har været for uensartet. Der er brug for en mere ensartet dokumentation som grundlag for både udarbejdelsen af krav, testarbejdet og udarbejdelsen af præsentationer og uddannelsesmateriale. Med udgangspunkt i procesprojekternes arbejde er der derfor iværksat en kortlægning af proceslandskabet, hvor kongstanken er, at de studieadministrative arbejdsgange inddeles i forretningsservices. En problemstilling i den forbindelse er, hvordan fastlæggelsen af en best practice understøttet i de studieadministrative systemer, kan kobles med det aktuelle arbejde vedrørende organiseringen af studieadministrationen, som pågår i Den faglige forandringsproces. Procesgrupperne er under pres i arbejdet med procesbeskrivelserne på tre niveauer (level 1, 2, 3), hvorfor det planlagte testforløb er udskudt til oktober. Udpegede testressourcer fra hovedområderne vil blive forsøgt indlemmet i de eksisterende procesgrupper for at opnå et samspil mellem testarbejdet og de øvrige opgaver i procesgrupperne. Datakonverteringen Konverteringen af data opfattes stadig som programmets potentielt største showstopper/risiko. Dels pga. kompleksiteten i at konvertere til nye strukturer, dels pga. fejl og mangler i konverteringsprogrammellet. Konverteringsarbejdet vurderes at være forsinket 1-3 måneder i forhold til oprindelige plan. Der er dog fortsat fremdrift: Byggeklodserne er på plads for de 1-faglige og 2-faglige uddannelsestyper, og pt. er støbeskeen for de mere komplekse uddannelser fastlagt. Den er endnu alene afprøvet på en enkelt uddannelse fra Økonomi, men forventes at kunne håndtere de mest komplekse uddannelser (NAT). Forsinkelse i datakonverteringen har desuden betydning for, hvilke data der er tilgængelige i testmiljøet, og det har tydeliggjort afhængigheden mellem procesgruppernes behov for data og konverteringsarbejdet. Udviklingsopgaver Udviklingsopgaverne falder i fire kategorier: 1) Krav som løses via STADS-samarbejdet og indgår i samarbejdets udviklingscyklus med halvårlige releases 2) Krav i forbindelse med integrationer til øvrige systemer 3) Krav som løses via den konsoliderede Studieordningsgenerator, EDDI hos AU IT 4) Krav som løses via Uden-om-KOT projekt i UNI-IT regi For at sikre den samlede løsning er der etableret en Løsningsansvarsgruppe, som blandt andet har til opgave at identificere integrationer med tilstødende systemer. Der er planlagt en rundtur på hovedområderne med henblik på at afdække STADS-systemets effekt på omkringliggende systemer, og i samarbejde med hovedområderne at planlægge deres håndtering. Udviklingen af EDDI (akronym for EDucational DesIgner) er i gang med første udviklingsperiode hos AU IT. Udviklingen af Uden-om-KOT-projektets ansøgningsdel og opsætningsfunktionalitet sker som i UNI-IT regi og udbudsmaterialet hertil udarbejdet. Der afventes en afklaring mht. til systemunderstøttelsen af Internationale Udvekslingsstuderende. Her er KU s DIK-system i spil som et muligt STADS-model, men pga. tidspres på KU pga.

3 3 STADS-idriftsættelsen er løsningen pt. usikker. AU skal derfor overveje en plan B, dog skal det erindres, at AU heller ikke i dag har en all round systemunderstøttelse af de internationale studerende.

4 4 2. Generelle informationer og issues Ny intern programleder STADS-programmet har fået ny intern programleder, Anders Færgemand Høyer, som skal løfte koordineringen og fremdriften i programmet frem til overgangen. Steffen Skovfoged bevarer rollen som ekstern programleder, og vil, ud over at være programejer, repræsentere AU i STADS samarbejdets systemejerkreds og -strategiarbejde. Informationsmøde om STADS afholdt Den 21. september blev afholdt et Informationsmøde om STADS-projektet henvendt til den brede målgruppe af kommende STADS-brugere. Fremmødet var stort med ca. 140 deltagere, som fik en præsentation af tidsplanen set fra en brugervinkel, en forsmag på virkeligheden efter overgangen til STADS og den nye studieordningsgenerator EDDI samt planerne for brugerkurser. Materialet fra informationsmødet er tilgængeligt på Omorganisering i projektporteføljen Der er sket en mindre omorganisering af projekterne. Der er etableret et Løsningsansvarsprojekt, som varetager.. Projektet viderefører opgaver og projektdeltagere fra Systemstrategiprojektet, som nedlægges. Derudover er en sammenlægning af projekterne Undervisningsudbud og Studieordninger (EDDI) undervejs.

5 5 2.1Top 5 issues Prioritet: Beskrivelse: Betydning: Status: #1 Kobling mellem arbejdsgangene defineret i AU på STADS med den faglige forandringsproces Ved overgangen til nye systemer etableres nye arbejdsgange og processer med afsæt i standardisering og harmonisering af itunderstøttelse af arbejdsprocesse og forretningsgange. Processen vil have stor betydning for forandringsprocessensmulige handlingsrum - og vice versa. Der planlægges en fælles workshop mellem AU på STADS styregruppen og den administrative forandringsgruppe med fokus på arbejdsgange og forretningsprocesser til brug for det videre arbejde med mulige administrative modeller for organisering. #2 Plan B hvis KU s DIKintegration til håndtering af internationale studerende ikke iværksættes Hvis KU s DIK-system ikke kan lade sig gøre, skal AU have en plan B. Derfor ønskes en snarlig afklaring. Uni IT v. JHN har opgaven vedr. afklaring Status efter første møde med KU: 1)KU er tidspresset grundet STADS idriftsættelse 2)1 uges analyse arbejde skal afklare udfordringer 3)Der er to modeller: - afkobling af DIK eller - AU som kunde på DIK (ligesom KU-Life er det i dag), men med integration til AU STADS. #3 Behov for afklaring af, om der bliver et AU LIS projekt, som kan opfylde studieadministrationens behov. Afgørende for STADS LIS projektet, om det skal stille krav til et AU LIS projekt, eller både skal definere krav og sikre løsning. STADS-projektet har lavet en indstilling, som forelægges Styregruppen d. 1. oktober. #4 Integrationer af tilstødende systemer på fakultetsområder Der har ikke hidtil været fokus i programmet på tilstødende systemer på hovedområderne. Integration med tilstødende systemer kan vise sig forretningskritisk. Der er planlagt en rundtur på hovedområderne med henblik på at afdække STADS-systemets effekt på omkringliggende systemer, og i samarbejde med hovedområderne at planlægge deres håndtering. #5 Datakonvertering er forsinket 1-3 måneder Potentiel største risiko for programmets tidsplan. Der er fortsat fremdrift i konverteringsarbejdet. Afhængighed til tilgængelige data i testmiljø til brug for afprøvning af arbejdsprocesser og testarbejde. Der er etableret direkte kontakt til Logica ang. Konverteringskrav. Procesgrupper skal i højere grad selv etablere nødvendige data?