Kapitel 1: Indledning

Transkript

1 Kapitel 1: Indledning Kontrakten mellem Biblioteksstyrelsen og Gentofte Kommune fastlægger målsætningerne for Københavns Amts centralbiblioteksvirksomhed, herunder virksomhedens strategiske grundlag, udvikling, aktiviteter, resurseanvendelse og vilkår i øvrigt for Kontrakten lægger op til styring af centralbiblioteksvirksomheden gennem en egentlig resultatkontrakt. Udviklingskontrakten skal generelt medvirke til Kvalitetsudvikling af centralbiblioteksfunktionen Fleksibilitet i opgavevaretagelsen og organiseringen af centralbiblioteksvirksomheden Aktivitetsafhængighed i resursetildelingen Brugerinddragelse og vurderinger Sammenhæng med den øvrige del af overbygningsfunktionen på folkebiblioteksområdet I tilknytningen til udviklingskontrakten udarbejdes hvert år et virksomhedsregnskab. I virksomhedsregnskabet samles en række informationer af både regnskabsmæssig og mere generel, oplysende karakter med henblik på at skabe et bedre og mere gennemskueligt grundlag for den fremtidige udvikling. Kontrakten indgås mellem Biblioteksstyrelsen og Gentofte Kommune. Kontrakten for 2002 er fortsat gældende. Denne kontrakt omfatter budgetåret 2003, og er ændret på følgende områder: I kontraktens kapitel 4 er Indsatsområderne indenfor Materialeoverbygning og lånesamarbejde samt Informationstjeneste reduceret, hvorimod indsatsområderne omhandlende Kompetence- og metodeudvikling, Samordning og særlig rådgivning samt Ikke-obligatoriske ydelser er opprioriteret. Der er foretaget en forenkling af de meget detaljerede resultatkrav indenfor de 4 indsatsområder, som omhandler de obligatoriske områder. Endvidere er der i kapitel 4 indarbejdet adskillige mål vedrørende implementeringen af den nye overbygningsstruktur, hvor der dels skal etableres et samarbejde med bibliotekerne i Frederiksborg Amt og dels skal ske en præcisering af samarbejdet mellem centralbibliotekerne og Statsbiblioteket samt DEF en for 2003 tager udgangspunkt i Videreudvikling af strategi og mål som beskrevet i udviklingskontrakten mellem Gentofte Kommune og Biblioteksstyrelsen for Strategi for centralbiblioteksvirksomheden og opgaveløsning som angivet af Kulturministeriet og Biblioteksstyrelsen i forbindelse med vedtagelse af den ny centralbiblioteksstruktur gældende fra

2 Kontrakten for 2003 har endvidere som formål at pege frem mod en kvalificeret løsning af de nye centralbiblioteksopgaver, der gælder fra Opgaver som Gentofte Bibliotekerne allerede i kontraktperioden har indrettet organisationen på at kunne varetage. Det gælder både for de traditionelle centralbiblioteksopgaver og for de nye opgaver og funktioner et moderne centralbibliotek skal varetage. Kapitel 2: Grundlag Gentofte Kommunes biblioteker varetager i henhold til bibliotekslovens 9, 10, 11 og 12 centralbiblioteksvirksomheden for Københavns Amt. Centralbiblioteket skal virke som overcentral for folkebibliotekerne ved at søge at fremskaffe materialer, dokumenter og informationer som folkebibliotekerne ikke selv råder over, men som er beregnet på at stille til rådighed for folkebibliotekets brugere. Disse materialer omfatter bøger, tidsskrifter, lydbøger og andre egnede materialer så som musikbærende materialer, videogrammer, elektroniske informationsresurser og multimedier. Desuden formidles kommunal- og statslig information samt information om samfundsforhold i øvrigt. Centralbiblioteket kan ikke opkræve betaling fra en anden kommune for lån, der formidles som led i varetagelse af centralbiblioteksvirksomheden. Desuden skal centralbiblioteket have et etableret serviceapparat med henblik på betjening og rådgivning af folkebibliotekerne. Centralbiblioteket skal have adgang til et passende udvalg af bibliografiske hjælpemidler som f.eks. den danske nationale fælleskatalog DanBib. Ligesom centralbibliotekets materialebestand løbende skal være afspejlet i lokaliseringsoplysningerne i DanBib. Centralbiblioteket medvirker til, at der blandt folkebibliotekerne sættes fokus på at forbedre de handicappedes tilgængelighed til bibliotekerne- såvel den fysiske tilgængelighed som adgangen til information og oplevelser i det hele taget bl.a. gennem målrettede ydelser og kompetenceudvikling i tilknytning til betjening af handicappede. Ligeledes medvirker centralbiblioteket til, at der sættes fokus på udviklingen af den børnekulturpolitiske indsats, samt bibliotekernes indsats i integrationen af etniske minoriteter. Endvidere skal centralbiblioteket ved opfordring fra områdets kommuner eller kommuneforeningen medvirke til nedsættelse af et rådgivende udvalg for centralbiblioteksvirksomheden. Kontrakten indeholder de løbende opgaver som centralbiblioteket varetager som overcentral for folkebibliotekerne, og som vederlagsfrit stilles til rådighed. I forbindelse med kørselsordningen kan der dog efter forhandling med de respektive kommuner/biblioteker om service og omkostningsniveau opkræves betaling. Kapitel 3: Oplysninger om institutionen 3.1 Generelt Gentofte Bibliotekerne er primærbibliotek for borgere i Gentofte Kommune og centralbibliotek for borgere i Københavns Amt. Gentofte varetager desuden en række 2

3 opgaver som mødevirksomhed, kompetenceudvikling samt faglige og organisatoriske udviklingsprojekter enten regionalt eller på nationalt plan. Endvidere har Gentofte det faglige og økonomiske ansvar for flere nationale nettjenester. Gentofte Bibliotekerne består af Hovedbibliotek og 5 filialbiblioteker. Hovedbiblioteket er centralbibliotek for Københavns Amt, og huser ud over publikumsafdelinger for børn og voksne, biblioteksvæsenets ledelse, sekretariat, administration, indkøbs- og katalogafdeling, betjent- og kørselsafdeling samt edb-afdeling. 3.2 Forvaltning Gentofte Bibliotekerne har det forvaltningsmæssige ansvar for biblioteks- og kulturområdet i Gentofte Kommune, herunder sagsbehandling, forberedelse af dagsorden og protokollering i forbindelse med Kultur- og Fritidsudvalgets møder. Gentofte Bibliotekerne er organiseret som en del af Administrations- og Personaleforvaltningen, med Kultur- og Bibliotekschefen som leder med reference til Vicekommunaldirektøren. Kultur- og Bibliotekschefen har det daglige ansvar for det samlede kulturelle område blandt andet sagsforberedelse, sagspræsentation og opfølgning i relation til Kultur- og Fritidsudvalgets møder, hvor Kultur- og Bibliotekschefen er tilforordnet. I praksis betyder det en meget tæt sammenhæng mellem biblioteket og såvel det politiske som det administrative niveau. Det gælder både de daglige drifts- og udviklingsopgaver på biblioteks- og kulturområdet, samt i forhold til den generelle udvikling i kommunen inden for f.eks. digitale ydelser og organisations- og kompetenceudvikling, hvor biblioteket har en central rolle. 3.3 Centralbiblioteket Centralbiblioteksvirksomheden er integreret administrativt og fagligt i den samlede biblioteksvirksomhed. Den udføres og udvikles i tæt dialog med kommunerne/bibliotekerne i Københavns Amt både på bibliotekslederniveau og på det generelt biblioteksfaglige niveau. Gennem daglig kontakt og omfattende mødevirksomhed har bibliotekerne stor indflydelse på Gentofte Bibliotekernes varetagelse af opgaven som Centralbibliotek for Københavns Amt. Formelt drøfter og godkender bibliotekslederne årligt centralbibliotekets virksomhedsplan og centralbiblioteket har omkostningsberegnet centralbiblioteksydelserne i forhold til de opgaver, det er fastlagt i lovgivning og virksomhedsplan Organisation af centralbiblioteksvirksomheden Centralbiblioteksvirksomheden er en integreret del af Gentofte Bibliotekernes organisation. Organisationen er præget af stor dynamik. Den udvikles konstant for at udnytte og forbedre det fælles potentiale til at løse driftsopgaverne samt udvikle beredskabet til at se de ny muligheder, og integrere dem i centralbibliotekstilbuddet. Generelt er målet at definere organisationen i forhold til opgaverne og initiere den fleksibilitet, der er nødvendig for at ændre opgaverne eller tage nye til sig hurtigt, kvalificeret og effektivt. I praksis varetages centralbiblioteksopgaven af ledelse, sekretariat, serviceafdelinger og hovedbibliotekets publikumsafdelinger. 3

4 Ledelsesmæssigt varetages centralbiblioteksopgaven af Kultur- og Bibliotekschefen, Vicebibliotekschefen(driftsopgaver), Udviklingschefen (udviklingsopgaver) og afdelingslederne i de involverede afdelinger. Sekretariatsfunktionen varetages af Fagligt Sekretariat, hvor bl.a. cb-sekretæren og cbkonsulenterne hører til. Sekretariatsfunktionen omfatter ud over betjening af bibliotekerne i Københavns Amt også service over for bibliotekerne i København og Frederiksberg kommuner. De to sidstnævnte deltager mod betaling i den omfattende faglige møde- og kursusvirksomhed herunder fast deltagelse i alle fagudvalg, deltagelse i biblioteksledermøder og på lige fod med bibliotekerne i Københavns Amt i centralbibliotekets kurser, konferencer og temamøder samt EU-licitationer og andre indkøbsaftaler. Sekretariatsfunktionen for Biblioteksforeningen for Storkøbenhavn er ligeledes mod betaling placeret i Fagligt Sekretariat. De daglige driftsopgaver varetages fortrinsvis af Hovedbibliotekets Voksen- og Børneafdeling, Udlånsekspeditionen, Betjentafdelingen, Indkøbs- og Katalogafdelingen og Edb-afdelingen. Både drifts- og udviklingsopgaver løses tværgående i organisationen gennem en udviklet projektorganisation, der sikrer en optimal opgaveløsning på tværs af afdelinger og funktioner. Organisationsdiagram Kultur- og Bibliotekschef Lone Gladbo Fagligt Sekretariat John N. Hansen Edb-afdeling Peter Jensen Vicebibliotekschef Pia Hansen VOK BØ Berit Lærkes HUC Gert Larsen ORD Knud Bovbjerg DYS/ JÆG Kirsten Dahlfelt GEN/ VAN Peter Strøm ADM Marianne Jensen Elin Bjerregaard Indkøbsog Katalog Afdeling Elsebeth Rosler Betjent afd. Carsten Møller 4

5 Kapitel 4: Centralbibliotekets målsætning, strategi og indsatsområder Vidensamfund, informationssamfund, drømmesamfund. Uanset definitionen på det samfund vi er på vej mod indebærer det store og udfordrende forandringer for bibliotekerne. Demokratisk, individuel adgang til oplevelser og information uafhængig af tid og sted, tilgængelighed, validitet og kvalitet er nøgleord for borgernes forventninger til bibliotekerne. Teknologi, informationsmængde, nye medietyper samt hurtig og stadig forandring i brugsmønsteret betyder, at opgaven kun kan løftes, hvis bibliotekernes forandringsfrekvens øges. Derfor er et af de absolutte kerneområder i de kommende år bibliotekernes evne til at udvikle sig professionelt ikke kun på det biblioteksfaglige plan, men i høj grad også organisatorisk. Kompetence- og organisationsudvikling er og vil være i fokus. Det vil være nødvendigt at udvikle de personlige og faglige kompetencer på alle niveauer, organisationens samlede beredskab og det fælles potentiale, der er i samarbejde på tværs af bibliotekerne og med andre interessenter. De kendte biblioteksstrukturer er som en naturlig konsekvens af den almindelige udvikling ligeledes under forandring. En proces der er sat i gang både administrativt, lovgivningsmæssigt og i praksis. Mange udviklingsprojekter indikerer netop en forandring af opgavevaretagelsen i bibliotekerne. Især på Internetområdet hvor f.eks. Biblioteksvagten og Musikbibliotek.dk er eksempler på tjenester, der løses i fællesskab af velkvalificerede biblioteker, men for alle borgere i landet. Biblioteksloven tager hånd om den virkelighed bibliotekerne konfronteres med. Idegrundlag og opgaver præciseres f.eks. ved at ligestille medierne, og fastslå at kvalificeret formidling af information uanset medietype er en hovedfunktion for bibliotekerne. Centralbiblioteket spiller en central rolle som både katalysator og bagstopper, når bibliotekerne skal omsætte bibliotekslovens ideer og krav til virkelighed. Københavns Amt er karakteriseret ved en række store velfungerende kommuner med en veluddannet befolkning og en infrastruktur, der gør det muligt forholdsvis nemt at bevæge sig rundt i regionen. I Socialforskingsinstitutets undersøgelse af danskernes Kultur og Fritidsaktiviteter (Torben Fridberg : Kultur og Fritidsaktiviteter , Socialforskningsinstitutet 2000:1) fremgår det således, at hovedstadens forstæder generelt ligger øverst i forbrug af kultur- og fritid. Med hensyn til biblioteksbenyttelse siger 79% af de adspurgte, at de benytter biblioteket mod 56-74% i landets øvrige regioner ( side 287, bilag ). Af undersøgelsen fremgår det desuden, at jo længere uddannelse og større husstandsindkomst des mere benyttes bibliotekerne. Bibliotekerne i Københavns Amt har altså en brugergruppe, der har god uddannelse og i gennem årene har stillet krav til bibliotekernes service bl.a. på de områder, der er blevet obligatoriske med den ny bibliotekslov. I Københavnsområdet er bibliotekerne derfor langt med at opfylde lovens grundlag. Udfordringen for centralbiblioteket er, at alle biblioteker når det høje niveau; at inspirere, igangsætte og katalysere systematisk metode- og kompetenceudvikling, samt at være lokomotiv for, at nye veje og opgaver afprøves og integreres i bibliotekstilbuddet. I 2003 er udfordringen for Gentofte Bibliotekerne at nye og gamle opgaver løses og udvikles, samtidig med at der planlægges og arbejdes med hvorledes den nye centralbiblioteksstruktur kan fungere praktisk og organisatorisk fra 1. januar

6 4.1 Centralbibliotekets målsætning Gentofte Bibliotekernes målsætning og ambition er i et tæt samarbejde med brugerne at tage udfordringen op ved at fastholde centralbiblioteket som viden- og informationscenter, være katalysator for kompetenceudviklingen i regionen og være i front med udviklingen af nye tjenester, ydelser og samarbejdsformer. Hovedformålene i kontraktperioden er at Optimere materialeoverbygningen, lånesamarbejdet og formidlingen på alle relevante materialetyper Fastholde og udvikle funktionen som Informationstjeneste Tilbyde og formidle elektroniske tekstfiler og musiklicenser Være omdrejningspunkt og katalysator for kompetence- og metodeudvikling på både medarbejder- og ledelsesniveau Udbygge områderne rådgivning og vejledning Udvikle og integrere nye Internetydelser i et bredt samarbejde med andre biblioteker og interessenter Forberede at en stor del af ydelserne fra 2004 skal varetages i forhold til et større geografisk virkeområde 4.2 Strategi Strategien er en videreførsel af Gentofte Bibliotekernes hidtidige strategi, der bygger på Dialog med brugerne Fokus på at både drifts- og udviklingsopgaver har højest mulig standard i indhold og praksis Mange samarbejdspartnere og nye samarbejdsformer Fokus på at organisationen er kvalificeret, innovativ og fleksibel og i stand til at håndtere mange forskellige opgaver Med i front for den generelle udvikling af bibliotekerne 4.3 Indsatsområder Indsatsområderne er udpeget på baggrund af tilfredshedsundersøgelsen 2001 i Københavns Amt. Desuden er de et resultat af netværkssamarbejdet regionalt og nationalt om udvikling og løsning af biblioteksopgaver samt en konsekvens af den opgaveportefølje Gentofte Bibliotekerne forventes at varetage fra

7 Indsatsområde 1: Materialeoverbygning, lånesamarbejde og formidling omfattende alle materialetyper Området er omdrejningspunktet for en væsentlig del af den velkendte og efterspurgte centralbiblioteksservice. Københavns Amts karakter og befolkningssammensætning medfører betydelige krav til både de kommunale biblioteker og centralbiblioteket med hensyn til materialeforsyning. Gentofte Bibliotekerne har en lang tradition som centralbibliotek i Københavns Amt for at indkøbe og opbevare danske og udenlandske materialer på overbygningsnivauet mellem folke- og forskningsbibliotek. Centralbibliotekets materialesamling er således over mange år opbygget til også at kunne matche områdets mange veluddannede brugere. Der er en udvikling i gang mod en mere præcis opgavefordeling mellem overbygningsbibliotekerne for at kunne tilgodese brugernes stadigt stigende behov for en kvalificeret og bredspektret bestand af både danske og udenlandske materialer. Denne udvikling hænger tæt sammen med nye metoder til at organisere materialevalget og nye aftaler om de konkrete indkøb af materialer. Gentofte har i 2002 taget initiativ til et samarbejde mellem alle biblioteker i Storkøbenhavn om indkøb af udenlandsk litteratur med en opgavefordeling mellem især Gentofte og København. Et arbejde der i 2003 skal udviddes til andre materialeområder og til at omfatte Frederiksborg Amt, som en forberedelse til den ny centralbiblioteksstruktur fra 1. januar Desuden skal der i 2003 etableres et samarbejde med de øvrige centralbiblioteker og Statsbiblioteket om en præcisering af opgavefordelingen vedrørende overbygningsfunktionen. Musik og multimedier i fast form er omfattet af udviklingskontrakten for samt 2003, men er fra 2004 ikke en del af Gentofte Bibliotekernes opgave som centralbibliotek. Opgaven er for region 1 tillagt Frederiksberg. Lånesamarbejdet omfatter alle de materialetyper Gentofte indkøber. Det er i praksis trykt materiale, lydbøger, musik, multimedier, videoer og sammensat materiale. I udviklingskontrakten for er det et resultatkrav at ligestille materialerne i lånesamarbejdet allerede inden bibliotekslovens obligatorier gennemføres. Det er afgørende for servicen til brugerne, at bestilt materiale leveres hurtigt og effektivt. Kørselsordningen er omdrejningspunktet om en kvalificeret løsning af denne opgave. Centralbiblioteket kører på alle hverdage til alle biblioteker i Københavns Amt og kørselsordningen er koordineret med Statsbiblioteket, kørselsordningerne i Frederiksborg Amt samt København og Frederiksberg Kommuner. Mål i 2003 for Opgaven: materialeoverbygning, lånesamarbejde og formidling omfattende alle materialetyper Gentofte indkøber og vedligeholder materialer på niveau som beskrevet i udviklingskontrakten for Der etableres et samarbejde med bibliotekerne i Frederiksborg Amt med henblik på at Gentofte fra 2004 kan varetage opgaven i forhold til de generelle og specielle ønsker, bibliotekerne og brugerne i dette område har. Samarbejdet med København, Frederiksberg og bibliotekerne i Københavns Amt om indkøb af udenlandsk litteratur videreudvikles og også bibliotekerne i Frederiksborg Amt inddrages. 7

8 Der etableres et samarbejde med Frederiksberg Bibliotek og andre biblioteker om den fremtidige opgavefordeling på musikområdet. Lånesamarbejde og formidling omfatter alle materialer Gentofte anskaffer. Lånesamarbejdet omfatter bestilling af dokumenter via First Search, OCLC, direkte bestilling via Libris og abonnement og bestilling på SVAR. Gentofte varetager kørselsordningen på sammen niveau som i Gentofte samarbejder med Biblioteksstyrelsen og øvrige interessenter om grundlaget for udlicitering af kørselsordningen Gentofte indgår i et samarbejde med de øvrige centralbiblioteker og Statsbiblioteket om en præcisering af materialeoverbygningen og lånesamarbejdet på landsplan. Indsatsområde 2: Informationstjeneste Indsatsområdet er under forandring. De traditionelle informationstjenester er stadig efterspurgte, men erstattes eller suppleres af nye elektroniske tjenester, og en stadig større del af de ydelser brugerne efterspørger vil være inden for dette indsatsområde. Også materialesamlingerne i amtets biblioteker vil ændres markant, hvor den generelle tendens vil være at gå fra fastformsudgivelser til elektroniske informationstjenester. Centralbibliotekets opgave er i den forbindelse at koordinere, rådgive og formidle de nye tjenester. Elektroniske tekstlicenser Området har været et fælles indsatsområde for centralbibliotekerne i Gentofte er projektansvarlig for projektet Licenser i Centralbibliotekerne, der har modtaget tilskud fra centralbibliotekspuljen og overbygningspuljen. Roskilde og Århus har deltaget i projektgruppen og de øvrige centralbiblioteker samt DEF og Statsbiblioteket i styre- og følgegrupper. Projektet er et godt eksempel på en nyorientering af centralbiblioteksvirksomheden, hvor projektledelsen som primær opgave har haft at skabe et fælles grundlag for licensaftaler i centralbibliotekerne og andre folkebiblioteker. Dels ved at afsøge markedet, kontakte og forhandle med danske og udenlandske leverandører og dels ved at opbygge og kompetenceudvikle netværket af centralbiblioteker over hele landet. Kurser og formidlingsinitiativer er væsentlige opgaver, og desuden er samarbejde med DEF et vigtig parameter i projektet. Erfaringerne har hidtil vist, at projektet også er et stort og krævende kompetenceudviklingsprojekt, hvor opgaven i høj grad er at understøtte de ændrede formidlingsformer, der er påkrævet, hvis brugerne skal have en reel mulighed for at få adgang til de mange relevante informationer, som de elektroniske tekstlicenser indeholder. Projektet afsluttes med udgangen af 2002, og er samtidig en del af Gentoftes opgaveportefølje fra Resultatkontrakten for 2003 skal således sikre kontinuitet mellem projektet og den ny centralbiblioteksstruktur. Mål 2003 for Opgaven: Informationstjeneste At fastholde og udvikle kvalitet, indhold og service af informations- og dokumentleveringen. At formidle informationer traditionelt og digitalt. 8

9 At indgå i et samarbejde med de øvrige centralbiblioteker og Statsbiblioteket om en præcisering af opgaven. At indkøbe og formidle licenser og andre elektroniske informationsresurser til bibliotekerne i Københavns Amt. At beskrive samarbejdet med Statsbiblioteket og DEF med henblik på Indsatsområde 3: Kompetence- og metodeudvikling på medarbejder og ledelsesniveau Potentialet i Københavns Amt er stort. Veludbyggede bibliotekssystemer med mange højt fagligt kvalificerede medarbejdere har medført kommunale bibliotekstilbud af høj karat. Imidlertid er der helt klart et behov for at optimere indsatsen ved at udnytte det store faglige potentiale i en bredere satsning. Tværgående samarbejde, projektarbejde og projektledelse, metode- og ledelsesudvikling er nogle af de områder, der skal satses på for at opfylde ambitionen om, at centralbiblioteket og områdets biblioteker er en drivkraft i den danske biblioteksudvikling. Indsatsområdet tager bl.a. afsæt i den omfattende mødevirksomhed, der foregår i centralbibliotekets regi. Dels i form af det månedlige biblioteksledermøde og dels i netværket af faglige møder og kurser. Denne virksomhed er beskrevet under indsatsområde 4: Samordning og særlig rådgivning. Fagudvalgene er kernen i den faglige udvikling, og der er formelt 10 fagudvalg inden for de væsentligste områder af biblioteksvirksomheden. Bibliotekerne deltager med hver en repræsentant i hvert fagudvalg, og udvalgene holder i gennemsnit fire møder årligt. Biblioteksledermødet vurderer løbende, om fagudvalgenes sammensætning og indhold modsvarer de aktuelle behov i bibliotekerne. Grundlaget er således til stede for i et bredt amtsligt samarbejde at videreudvikle de faglige og ledelsesmæssige kompetencer og metoder, således at de modsvarer borgernes krav om veludbyggede biblioteker med fagligt kvalificeret personale på alle niveauer. Det faglige netværk suppleres af kurser og temadage, der tilrettelægges, koordineres og gennemføres af centralbiblioteket. Fagudvalgsstrukturen omfatter hele det storkøbenhavnske område inklusive København og Frederiksberg. København og Frederiksberg deltager også i kurser og temadage arrangeret af centralbiblioteket ligesom bibliotekerne i Frederiksborg og Roskilde amter benytter tilbuddet. Det faglige netværk og det brede udbud af kurser og temadage giver et kvalificeret grundlag for at videreudvikle området. Den generelle vidensdeling og erfaringsudveksling er til stede. Målene for 2003 bygger på indsatsen i , og der er særligt i fokus på fortsat at fastholde linien i den systematiske kompetenceudvikling i amtet / regionen både med hensyn til den faglige udvikling og udvikling af metoder og samarbejdsformer. Samarbejdet om møder og kurser omfatter også København og Frederiksberg. I forlængelse af den fælles indsat i forbindelse med Det Særlige Udviklingsprogram vil det i 2003 betyde, at bibliotekerne i Frederiksborg Amt bliver en permanent del af det regionale kompetencesamarbejde ligesom bibliotekerne i Roskilde Amt på udvalgte områder inddrages i samarbejdet. Opgaven vil desuden skulle løses i samarbejde med biblioteker over hele landet og ikke mindst i samarbejde med eksterne samarbejdspartnere for at løfte opgaven kvalificeret både biblioteksfagligt og metodisk. 9

10 Mål 2003 for Opgaven: Kompetenceudvikling At videreføre og udvikle den kompetenceindsats der blev igangsat i forbindelse med Det Særlige Udviklingsprogram. At udvikle og formalisere samarbejdet med bibliotekerne i Frederiksborg Amt. At udvikle, tilbyde og afvikle faglige kurser, temadage og studieture At tilbyde kurser inden for projektarbejde samt pædagogik og formidling i samarbejde med eksterne professionelle kursusleverandører. At afholde kontaktmøde for alle biblioteksansatte i ØstDanmark med aktuelle faglige emner. At tilbyde metoder f.eks. benchlearning der medvirker til at biblioteksansatte med udgangspunkt i den daglige arbejdssituation kan forandre og prioritere arbejdsgange og serviceprofil. At optimere sekretariat og administration til at håndtere opgaven for et udviddet virkeområde med bibliotekerne i Frederiksborg Amt som nye primære interessenter. Indsatsområde 4: Samordning og særlig rådgivning Gentofte varetager opgaven gennem daglig faglig rådgivning, gennem struktureret mødevirksomhed og gennem målrettede konsulentydelser på biblioteksfaglige områder, samt områderne organisation, administration og metoder til udvikling af bibliotekerne. Opgaven varetages i forhold til Bibliotekerne i Københavns Amt og den personlige rådgivning og vejledning varetages i højere grad på tværs af kommune- og amtsgrænser, som en naturlig følge af personalets ekspertise og de udviklingsopgaver Gentofte løser i landsdækkende netværk. Biblioteksledermødet og fagudvalgene er basis i den løbende samordning både på det overordnede bibliotekspolitiske niveau og i forhold til den brede faglige opgaveløsning i området. Den særlige rådgivning og samordning på specifikke områder er ofte et resultat af drøftelserne i det faglige netværk. Information og Kommunikation er væsentlige elementer i samordning af den fælles indsats for området. Den daglige kontakt gennem fagudvalg, ledermøder og almindelige konsulentydelser bliver suppleret med Information og Kommunikation via bl.a. cb-bladet og cb-hjemmesiden. I 2003 skal opgaven udvikles i forhold til bibliotekerne i Frederiksborg Amt, således at både den faglige mødevirksomhed, den personlige faglige rådgivning og vejledning samt konsulentydelser på alle relevante områder er på plads til den ny centralbiblioteskstruktur træder i kraft i Opgaven udvikles i tæt samarbejde med bibliotekerne i Frederiksborg Amt, og de ønsker bibliotekerne i det Storkøbenhavnske område har til centralbiblioteket. Gentofte lægger desuden stor vægt på at indgå i et nationalt samarbejde om folkebiblioteksopgaven, således at de fælles resurser og ideer kommer brugerne til gavn. Gentofte har mange samarbejdspartnere: Folkebiblioteker, Forskningsbiblioteker, Biblioteksstyrelsen, DEF, FKKA, Kommunernes Landsforening, Danmarks Biblioteksforening, Dansk BiblioteksCenter, Danmarks Biblioteksskole, Faglige foreninger og organisationer, Danmarks Radio og en række private firmaer inden for f.eks. kompetence og webudvikling. Desuden samarbejder Gentofte på tværs af landegrænser i Øresundsregionen. Samarbejdet om folkebiblioteksopgaven vil være et fokusområde i 2003, da det er nødvendigt at præcisere opgave og resursefordelingen mellem overbygningsbibliotekerne for både de trykte og de elektroniske materialer for at kunne efterleve intentioner i den ny centralbiblioteksstruktur, når denne træder fuldt i kraft. 10

11 Mål 2003 for opgaven: Råd og vejledning At afholde biblioteksledermøder og fagudvalgsmøder på samme niveau som i 2001 og At nydefinere og tilrettelægge opgaven under titlen Fra fagudvalg til netværk, således at den kan varetages i forhold til bibliotekerne i Frederiksborg Amt fra At gøre den faglige erfarings- og ideudveksling tilgængelig gennem cb-bladet på Kryds og Tværs og Gentofte Bibliotekernes cb-hjemmeside Forsat at udvikle opgaven i samarbejde med bibliotekerne i Københavns Amt på områderne: Daglig faglig vejledning på alle relevante områder, mødevirksomhed på leder- og medarbejderniveau, konsulentydelser, individuelle rekvirerede rådgivningsopgaver samt information og kommunikation. At rådgive og vejlede biblioteker uden for virkeområdet efter nærmere aftale og på forespørgsel. Gentofte indgår i et forprojekt med Esbjerg, Herning, København, Nykøbing F., Odense, Roskilde, Vejle, Ålborg og Århus om koordinering af materialeindkøb sammen med Statsbiblioteket. Gentofte samarbejder som ansvarshavende med DEF og Statsbiblioteket om elektroniske tekstlicenser. Gentofte samarbejder om fælles insats for Internetydelser i foreningen: De Kommunale Bibliotekers Nettjenester. Gentofte samarbejder med de øvrige forsøgsbiblioteker og Statsbiblioteket om musiklicenser. Gentofte samarbejder med de øvrige ansvarshavende biblioteker og Biblioteksstyrelsen om kompetenceudvikling på landsplan. Ikke-obligatoriske tjenester og ydelser i centralbiblioteksvirksomheden Gentofte varetager såvel nationale som regionale drifts- og udviklingsprojekter. En række af de tværgående projekter er medtaget under de øvrige opgaver f.eks. elektroniske tekstlicenser, Kompetenceudvikling og Internetydelser. Derudover er der nye opgaver, der skal indgå som en del af centralbiblioteksprofilen i 2003 og fremover. Regionalt gælder det konsulentfunktioner i forhold til særlige opgaver som f.eks. den regionale børnekulturkonsulent og konsulenten for biblioteksbetjening af etniske minoriteter. Nationalt er det først og fremmest udvikling og vedligeholdelse af bibliotekernes fælles faglige netværk som det sker i forbindelse med musikbibliotekernes toolbox og udviklingsprojektet centralbibliotek.dk. Mål 2003 for Opgaven: Særlig aftalte tværgående regionale og nationale drifts- og udviklingsprojekter Gentofte fastholder og udvikler funktionen som regional børnekulturkonsulent i forhold til Københavns Amt og Kommunerne i Københavns Amt. Endvidere etableres et samarbejde med kommunerne i Frederiksborg Amt. Gentofte Bibliotekerne er ansvarlig for udvikling og drift af Musikbibliotek.dk Gentofte er ansvarlig for udvikling og drift af Musikbibliotekernes Toolbox. Gentofte er ansvarlig for udvikling af Centralbibliotek.dk 11

12 Gentofte er sammen med Statsbiblioteket ansvarlig for drift og vedligehold af Digitale Årbøger. Gentofte er sammen med Dansk BiblioteksCenter ansvarlig for drift og vedligehold af Litterturtolkninger. Gentofte tager initiativ til, indgår og administrerer fælles indkøbsaftaler for bibliotekerne i Københavns Amt Særlige projekter hvor der ydes eller forventes tilskud fra overbygningspuljen eller udviklingspuljen Gentofte varetager administration og redaktionen/ledelsen af flere Internetydelser, der har bred appel til brugerne. Desuden er Gentofte med i redaktions og projektgrupper af en række andre Internetydelser. Endelig er Gentofte projektleder på flere væsentlige Internetydelser, der understøtter netværk og betjening af brugerne. De er medtaget under opgaven Særligt aftalte tværgående regionale og nationale drifts- og udviklingsprojekter. Internetydelser vil skulle varetages i 2003 men også de følgende år. Redaktion, driftsafvikling og udvikling af Spørg Olivia jævnfør særskilt ansøgning til Overbygningspuljen Den centrale redaktion og administration er placeret i Gentofte, men redaktionsgruppe og vagthavende bibliotekarer er opbygget i et netværk blandt biblioteker i hele landet. Gentofte er sammen med Albertslund Bibliotek ansvarlig for, at projektet med den etniske konsulent gennemføres i overensstemmelse med målene i ansøgningen og den nationale indsats på området, og medvirker desuden til at forankre projektet med henblik på drift fra Ansvarlig for dele af redaktionen af Litteratursiden.dk - folkebibliotekernes litteraturportal. Udviklingsprojekt der overgår til drift i Ansvarlig for dele af redaktionen af Skrivopgave.dk - folkebibliotekernes uddannelseshjemmeside. Driftsafvikling af danskebilleder.dk folkebibliotekernes lokalhistoriske billedarkiv på Internettet. Uden for indsatsområderne: Fællesudgifter Kontakt til centralbiblioteket Kontakt via telefon, telefax, , hjemmeside Åbningstid med mulighed for personlig kontakt til centralbiblioteket: Mandag 10 22, tirsdag - fredag 10-19, lørdag og søndag i vinterhalvåret Særlig cb- hotline mandag fredag kl (mandag til kl. 22), lørdag og søndag Mulighed for at bestille, reservere og forny materialer via centralbibliotekets hjemmeside døgnet rundt alle ugens dage Biblioteksvejviseren for Storkøbenhavn redigeres af og er tilgængelig via centralbibliotekets hjemmeside med angivelse af handicapforhold for alle biblioteker i Storkøbenhavn 12

13 Serviceapparat Informationsteknologi i alle arbejdsprocesser alle medarbejdere har arbejdsplads med pc er og adgang til de relevante adminstrative og faglige programmer samt Internet. Fagligt kvalificeret personale der løbende ajourfører og udvikler den faglige viden og de personlige kompetencer iøvrigt Tidssvarende bygning, møde- og kursusfaciliteter Ledelse og administration Fællesudgifter Personaleledelse og administration Økonomistyring Udarbejdelse af strategier og politikker 2004 Virksomhedsregnskab 2002 Tilfredshedsundersøgelse 2002 Rejseomkostninger i forbindelse med mødevirksomhed vedrørende overbygningsfunktioner er indeholdt i centralbiblbiotekstilskuddet Kapitel Centralbibliotekstilskuddet Til finansiering af de i kapitel 4 nævnte indsatsområder og målsætninger modtager Gentofte Bibliotekerne i aftaleperioden fra Biblioteksstyrelsen et årligt tilskud. Nedenfor er opstillet en budget- og bevillingsmæssig oversigt for centralbiblioteksvirksomheden for kontraktperioden. Budget 2003: Budget i mio. kr INDTÆGTER Centralbibliotekstilskud Bevilling til * Spørg Olivia * Etnisk konsulent Indtægter fra Danske Billeder Kørselsordning Kurser København og Frederiksberg for deltagelse i Det Biblioteksfaglige samarbejde Indtægter i alt UDGIFTER Indsatsområde 1 Materialeoverbygning, lånesamarbejde og formidling af alle materialer Anskaffelse og vedligeholdelse af materialer, materialer

14 anskaffelse og vedligeholdelse af materialer, personale (incl. katalogiseringer) lånesamarbejde og formidling af materialer, materialer lånesamarbejde og formidling af materialer personale Kørselsordning, personale Kørselsordning, materialer (udliciteret) Bibliografiske hjælpemidler og søgeværktøjer, materialer (udgifter til trykte referenceværker er indregnet under materialeoverbygning) Indsatsområde 2 Informationstjeneste Informationstjeneste, materialer Informationstjeneste, personale folkebibliotekssamarbejdet Indsatsområde 3 Kompetence- og metodeudvikling Indsatsområde Samordning og særlig rådgivning Ikke-obligatoriske tjenester og ydelser Fællesudgifter Generel ledelse og administration Edb-systemer, hjemmeside, Pc ere m.m Rengøring, opvarmning, el. telefon m.m Udgifter i alt Udgifter til særlige projekter : Spørg Olivia Etnisk konsulent Udgifter til ikke obligatoriske opgaver: Kurser Danske Billeder Udgifter i alt Der er tale om et samlet tilskud til centralbiblioteksvirksomhed. Tilskuddet skal disponeres på en sådan måde at de opgaver og mål som er opstillet i kapitel 4, kan gennemføres. 14

15 Tilskud 2003 Tilskuddets størrelse er beregnet ud fra Biblioteksstyrelsens forventede tilskud til aktiviteterne i aftaleperioden pågrundlag af de love og tilskudsregler er gældende ved aftaleindgåelse Det aftalte tilskud for 2003 er udregnet udfra bevillingstallene for Forslag til Finanslov 2003, pr. 28. juni 2002 (i niveau 2002 priser). Tilskuddet er på kr. Tilskuddet betales forud i månedsvise rater. Hvis der med virkning for aftaleperioden sker ændringer i Kulturministeriets lovgivning som indebærer en ændring af de statslige tilskud på områder, der er omfattet af aftalen, vil tilskuddet blive reguleret tilsvarende. Se bestemmelserne nedenfor. I de tilfælde hvor Finansministeriet og Kulturministeriet i forbindelse med de årlige forhandlinger om rammerne for finanslovforslaget gennemfører besparelser i bevillingen på finansloven, vil der ske en reduktion af tilskuddet. Reduktionen beregnes forholdsvist til besparelsen i finanslovsbevillingen. Finansministeriet foretager i løbet af et finansår opfølgning af udgiftspolitikken. Denne opfølgning kan resultere i at der gennemføres dispositionsbegrænsninger. Der vil normalt være tale om generelle procentvise besparelser af visse typer udgifter. I de tilfælde hvor Finansministeriet gennemfører disposit ionsbegrænsninger på tilskudsområdet, kan der ske en begrænsning af tilskuddet. Begrænsningen beregnes forholdsvist til begrænsningen af finanslovsbevillingen. Centralbiblioteksfunktionen varetages som et integreret led i et kommunalt folkebibliotek der har den fornødne faglige styrke til at påtage sig og videreudvikle opgaven. Derved opstår en synergieffekt der har værdi både for hjemkommunens bibliotek, for de øvrige folkebiblioteker i området og for dansk biblioteksvæsen. Derfor modsvares tilskuddet til centralbiblioteksvirksomheden i udviklingskontraktperioden af en kommunal finansiering af det folkebibliotek som varetager centralbiblioteksvirksomheden i det omfang som fremgår af bilag 1. Hvis kommunen i aftaleperioden reducerer den kommunale egenfinansiering i forhold til, hvad der er angivet i bilag 1, skal dette umiddelbart meddeles Biblioteksstyrelsen. Se kapitel Projektbevillinger Til særlige projekter på overbygningsområdet for folkebibliotekerne som styringsmæssigt er forankret i centralbiblioteket ydes følgende tilskud fra CB-puljen. Tilskuddene udgør i aftaleperioden: kr. Tilskud over 1 mio. kr. udbetales månedsvis forud. Tilskud på mellem 0,1 og 1,0 mio. kr. udbetales kvartalsvis forud med rater på en fjerdedel af årets tilskud. Tilskuddene ydes som faste kronebeløb der ikke vil være omfattet af eventuelle besparelser i aftaleperioden. Centralbibliotekets og andre bidrag til finansieringen af projekter skal fremgå af et bilag 2. Bevillingen til disse projekter bortfalder som udgangspunkt ved kontraktens udløb og videreføres derfor ikke med mindre dette specifikt aftales i forbindelse med indgåelse af en ny kontrakt. 15

16 Kapital 6: Kontraktforhold, resultatvurdering og revision Kontrakten indgås mellem Biblioteksstyrelsen og Gentofte Kommune. Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2003 og løber indtil den 31. december 2003 hvor kontrakten ophører, med mindre andet aftales. Efter enighed mellem parterne kan der føjes yderligere initia tiver til kontrakten. Centralbiblioteket skal for hvert af aftaleårene indsende et revideret virksomhedsregnskab med oplysninger om centralbibliotekstilskuddets anvendelse efter de retningslinier som Biblioteksstyrelsen hvert år udarbejder. Herunder om iværksatte initiativer, udviklingen i indsatområderne, samt hvorvidt de enkelte resultatkrav og mål er indfriede. Oplysningerne skal være Biblioteksstyrelsen i hænde senest den 1. juni det efterfølgende år. Afrapportering i virksomhedsregnskabet erstatter dog ikke den tilbagemelding som bør foregå løbende igennem året eller specifikt er aftalt i kontrakten. Hertil kommer at centralbiblioteket skal indsende de statistiske oplysninger til Biblioteksstyrelsen som kræves i forbindelse med Biblioteksstyrelsens forpligtigelse til indsamling og udarbejdelse af en national biblioteksstatistik. Ved kontraktperiodens afslutning skal institutionen i virksomhedsregnskabet for 2002 aflægge en samlet rapportering om resultatopnåelsen i udviklingskontraktperioden. Rapporteringen skal belyse centralbiblioteksvirksomhedens organisering, aktiviteternes omfang og karakter samt eventuelle justeringer og reformer i institutionen. Genforhandling/justering af kontrakten i kontraktperioden kan finde sted ved væsentlige ændringer af det grundlag hvorpå kontrakten er indgået, og i øvrigt når parterne er enige herom. En sådan væsentlig ændring vil foreligge hvis der efter aftaleindgåelsen sker ændringer i Kulturministeriets lovgivning eller i den kommunale finansiering, se aftalens kapitel 5. I disse situationer vil der derfor skulle optages drøftelser og opnås enighed mellem parterne om reguleringen af bevillingen. Kan der ikke opnås enighed mellem parterne om reguleringen, kan de vælge at lade den eksisterende aftale fortsætte uændret. Hvis der heller ikke kan opnås enighed om en uændret fortsættelse af den eksisterende aftale, bortfalder aftalen for den resterende del af aftaleperioden. Hvis kommunen, som indgår i aftalen, ønsker det, kan der forhandles om opsigelse af aftalen. Opsigelse af aftalen vil kunne ske med virkning fra det første fulde finansår efter opsigelsen finder sted. Opsigelsen skal varsles minimum et halvt år inden en 1. januar. Hellerup, den 14. august 2002 Biblioteksstyrelsen Gentofte Kommune 16