Tilsynsrapport for varslet tilsyn ved Birkebakken 25. og 26. oktober 2012

Transkript

1 Aarhus Kommune, Socialforvaltningen, Tilsynsenheden Tilsynsrapport for varslet tilsyn ved Birkebakken 25. og 26. oktober november 2012 Oplysninger om tilbuddet Tilbuddets navn Tilbudstype og form Adresse Birkebakken Døgninstitution for børn og unge med betydelig og varigt nedsat funktionsevne jf. serviceloven paragraf 67. Til institutionen hører endvidere to bofællesskaber for voksne som modtager støtte efter serviceloven paragrafferne Hejredalsvej 144, 8220 Brabrand Telefonnummer adresse Web adresse Lederens navn Antal pladser og_beskaeftigelse/socialforvaltningen/sociale_institutioner/birkebakken Mona Engelbrecht Birkebakkens 46 pladser er fordelt på 5 afdelinger: 3 afdelinger for børn og unge i hovedbygningen på Birkebakken: Stuen med 8 pladser, 1. sal med 5 pladser og Ungdomsafdelingen med pladser. 2 bofællesskaber for voksne på samme matrikel: Birkebo med 10 pladser og Birkedalen med 12 pladser. Oplysninger vedrørende det aktuelle tilsyn Tidspunkt for tilsynets start og afslutning Tilsynsbesøget finder sted 25. oktober 2012 fra klokken til klokken 19.30, og 26. oktober 2012 fra 7.00 til klokken Hvornår og hvordan er tilsynet varslet Efter telefonsamtale 19. september 2012 med forstander Mona Engelbrecht om tilrettelæggelsen af tilsynsbesøget, er tilsynet ved Birkebakken samme dag varslet ved brev. Deltagere i tilsynet Ved besøgene på afdelingerne deltager de børn og voksne, som er til stede, samt de medarbejdere, som er på arbejde. Alle afdelinger ved Birkebakken er besigtiget ved dette tilsyn.

2 Ved tilsynsmødet deltager Mette Holst, pædagog Afdeling Birkebo Lone Svenningsen, Souschef Mariane Wedege, afdelingsleder Ungdomsafdelingen Mona Engelbrecht, forstander Pia Robertsen, pædagog Ungdomsafdelingen Merete Korterman, afdelingsleder Afdeling 1. sal. Fra Tilsynsenheden deltager tilsynsførende Signe Bang og Gunner Simonsen. Tilbuddets brugergruppe Birkebakkens målgruppe er børn og unge i aldersgruppen 0 18 år med en betydelig og varigt nedsat psykisk og fysisk funktionsevne. Bofællesskabernes målgruppe er voksne med en betydelig og varigt nedsat psykisk og fysisk funktionsevne. Ved tilsynet oplyses om, at der efter årsskiftet 2013 vil være 14 af de indskrevne unge, som er over 18 år. Ved Birkebakken er der i efteråret ved rådmandsindstilling truffet beslutning om omlægning af et fleksibelt antal børnepladser til voksenpladser i en periode, foreløbig for fem år, startende med omlægning af op til 14 pladser pr. 14. januar Det manglende flow i brug af pladserne optager Birkebakkens ledelse og medarbejdere meget, og der er aftalt drøftelse først i 2013 med Driftsområdet Familier Børn og Unge i forhold til fremtidig målgruppeafgrænsning og eventuel kapacitetstilpasning. Materiale der har indgået i forberedelse Oplysninger om Birkebakken på Tilbudsportalen Oplysninger om tilbuddet fra Birkebakkens hjemmeside Tilsynsrapport fra varslet tilsynsbesøg den 20. og 21. december 2010, samt uanmeldte besøg 30. maj 2011 og 17. august 2012 Referat fra MED-udvalgsmøder 21. juni og 27. september 2012 Kortlægning af arbejdsmiljøet på Afdeling Birkedalen, september 2010 Statusnotat vedrørende gennemført APV for Birkebakken 2011, 9. december 2011 Referater fra personalemøder: Afdeling Stuen, 4. september og 2. oktober 2012 Afdeling 1. sal, 4. og 18. september 2012 Ungdomsafdelingen, 12. og 18. september 2012 Afdeling Birkebo, 3. og 17. september 2012 Afdeling Birkedalen, 2. oktober 2012 Referat fra Pædagogisk Dag ved Birkedalen 19. september 2012 Eksempler på handleplaner og eller statusrapporter udvalgt af tilsynet fra alle fem afdelinger På hvilke måder har det været muligt at opleve det sociale liv og samspil i tilbuddet Torsdag den 25. oktober 2012 sidst på eftermiddag oplevede og observerede de tilsynsførende først det liv og samspil, som der var mellem beboerne indbyrdes, og mellem personalet og beboerne på Afdeling Birkedalen. Efterfølgende oplevedes samspillet og miljøet på Afdelingen Birkebo, hvor de tilsynsførende blev inviteret med ved aftensmaden. Fredag den 26. oktober 2012 oplevedes først det sociale liv, som der var om morgenen på Afdeling Stuen. Herefter oplevedes det liv og samspil, som udspillede sig ved Ungdomsafdelingen, og efterfølgende oplevedes morgenen på Afdeling 1. sal. Ved alle tre afdelinger til børn og unge oplevede de tilsynsførende et samspil i mellem børnene og et samspil i mellem børn og unge og medarbejdere i forbindelse med at alle skulle op, og have klaret morgenrutinerne inden busserne til fast tid afhenter til skole og beskæftigelsestilbud. 2

3 På hvilke måder har der været kontakt og dialog med tilbuddets brugere, pårørende, medarbejdere og ledelse Alle afdelinger ved Birkebakken er besigtiget ved tilsynsbesøget, og er besøgt på tidspunkter, hvor en stor del af såvel børnene og de unge, som de voksne beboere har været hjemme. Der har ved tilsynet været kontakt til børn og unge ved alle afdelinger, og til voksne i bofællesskaberne, hvor flere har fremvist deres værelse, og fortalt om deres indtryk ved botilbuddet. Tilsynet har i forbindelse med tilrettelæggelsen af dette varslede tilsyn over for Birkebakkens ledelse udtrykt ønske om, at forældre og pårørende skriftligt meddeles, hvordan Tilsynsenheden kan kontaktes, og at de samtidigt er inviteret til dialog med de tilsynsførende ved besøget. Der er fire pårørende til fire beboere i bofællesskaberne, og to forældre til to børn og unge ved Birkebakken, som tager imod tilbuddet om at deltage i dialogen med tilsynet. Ved dialogmødet giver forældrene udtryk for oplevelser og indtryk af det tilbud, som deres barn modtager. Der er såvel ved besøgende på afdelingerne som ved tilsynsmødet dialog med Birkebakkens medarbejdere og ledelse. Ved besøgende på afdelingerne informerer de tilstedeværende medarbejdere om såvel generelle forhold ved afdelingerne, som om konkrete forhold vedrørende enkelte børn, unge og voksne. Ved tilsynsmødet drøfter medarbejdere og ledelse en række forhold, som tilsynet ønsker belyst, og forhold som aktuelt optager Birkebakken. Modtagere af denne rapport Tilsynsenheden sender denne rapport til forstander Mona Engelbrecht, som sikrer at rapporten er til rådighed for Birkebakkens brugere og medarbejdere. Tilsynet anbefaler, at rapporten er genstand for orientering og drøftelse på kommende afdelingsmøder, MED-udvalgsmøder og bestyrelsesmøder. Tilsynsenheden sender tilsynsrapporten til socialdirektør Erik Kaastrup- Hansen, og til Socialforvaltningens ledelse ved Steinar Eggen Kristensen og Lotte Lyhne, og til Driftsområdet Familier, Børn og Unge ved Ann-Britt Wetche. Tilsynsrapporten vil være tilgængelig på Aarhus Kommunes hjemmeside: Pædagogik, omsorg og pleje Tilbuddets pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige målsætninger og praksis Ved Birkebakken er der fem afdelinger til både børn unge og voksne, afdelinger som har forskellige opgaver og praksis. På Birkebakkens hjemmesider findes følgende beskrivelser af afdelingerne og opgaverne: Birkedalen - I bofællesskabet Birkedalen bor 12 personer med nedsat psykisk funktionsevne heraf seks personer med Downs syndrom. Beboernes leve alder er år, mens deres udviklingsalder svarer til 1-6 år. Nogle af beboerne evner i begrænset omfang at deltage i daglige gøremål som madlavning, borddækning, lægge vasketøj sammen og lign. Computeren har en central plads som kommunikations redskab. Personalet benytter SMS (skriv med symboler) og billedmateriale til at fremme beboernes kontakt mellem arbejde og bosted. Nogle af beboerne evner at benytte pc en selvstændigt til spil, film, musik og lign. Beboerne deltager gerne i ferieture i mindre grupper, afstemt efter interesser, venskaber og funktionsniveau. Traditioner fylder meget i beboernes liv, hvorfor deltagelse i festival og ø-lejr for de flestes vedkommende er vigtige fix punkter i årets gang. Endvidere er der diverse fritidsaktiviteter nogle her på matriklen, andre i ekstern fritidsundervisningsregi, specielt tilrettelagt 3

4 for udviklingshæmmede. Aktiviteterne kan være maling, musik, ridning, svømning, højskole ophold og lign. Birkebo På Birkebo bor 10 voksne med nedsat psykisk funktionsevne. Birkebo er opdelt i to levegrupper: Nord og Syd. Alle har daglig beskæftigelse på forskellige beskyttede værksteder eller andre dagtilbud udenfor huset. Ud fra at det er beboernes hjem forventes at der hjælpes til med de dagligdags gøremål i det omfang, de kan klare det. Det sociale liv prioriteres højt, og alle deltager i diverse fritidsaktiviteter i og udenfor bofællesskabet. De kulturelle tilbud i byen, såsom biografture, koncerter, cafebesøg m.v. bliver flittigt benyttet. Der bliver også tid til at dyrke aktiviteter som ridning, svømning, musik, computer, maling m.v. En medarbejder orienterer om, at man er optaget af at skabe kontakter og venskaber, og at brugernes ungdomsliv prioriteres højt, og hvor der tales om kærester og følelser. Afdeling Stuen - På stuen bor otte børn og unge med multiple funktionsnedsættelser. Der lægges vægt på at give børnene og de unge aktiviteter, der stimulerer sanserne. De har stor glæde af svømmehal, legeplads og udflugter i naturen. Der arbejdes meget på at styrke kommunikationen beboerne imellem. Der er stor fokus på de muligheder, som computeren har til kommunikation og leg. Ungdomsafdelingen - Her bor 11 børn og unge, alle med betydelig nedsat funktionsevne. Deres handicap er af meget forskellig karakter. Alle har behov for støtte eller hjælp til at spise og til personlig hygiejne. Nogle er kørestolsbrugere. Andre er mere selvhjulpne. Nogle har også psykiske problemer, og andre har brug for tydelig struktur i hverdagen. For den sidste gruppe er der på afdelingen skabt en mindre enhed, som er mere overskuelig. For de unge på afdelingen forsøger man at finde en balance mellem at leve et ungdomsliv og være barn i psykisk forstand. Der lægges stor vægt på det sociale liv, og der satses en del på at tilbyde oplevelser både af kulturel og anden art. Afdeling 1. sal På afdelingen bor fem børn og unge, som har brug for en klar plan for hverdagen. Her er opbygget en struktur, der giver tryghed og genkendelighed. Fysiske aktiviteter er afgørende for de unge og børnene, der gør flittigt brug af Birkebakkens egne omgivelser på legepladsen eller tager på ture til skov og strand. Ved besøgene ved de enkelte afdelinger og ved dialogen med medarbejdere og ledelse ved tilsynsmødet får tilsynet kendskab til aktuelle forhold. Ved Afdeling Birkedalen opleves, hvorledes det store fællesskab ved afdelingen nu er opdelt i to undergrupper. Der orienteres om, at denne prioritering har baggrund i en noget vanskelig start for tilbuddet, hvor seks beboere fra et tidligere tilbud samlet flyttede ind, og hvor der samtidigt kom seks til. Denne konstruktion var meget vanskelig for flere beboere, og særligt en enkelt person reagerede voldsomt. Afdelingen har her været under stor belastning, hvilket blandt andet er blevet synligt gennem strakspåbud i forhold til det psykiske arbejdsmiljø og ved flere langtidssygemeldinger blandt personalet. Der er ansat ny afdelingsleder 1. juli 2012, som ved tilsynet orienterer om, at der nu er stor fokus på at få basis til at fungere for beboerne, og derfor også fokus på de pædagogiske og praktiske prioriteringer. Her nævnes blandt andet, at der aktuelt er en beboer, hvortil der er bevilget ekstra støttetimer, endvidere at det ved Birkedalen er prioriteret, at man får den varme aftensmad leveret ude fra. Desuden nævnes det, at der er fokus på at opdatere interne instrukser, på større skriftlighed og et mere aktivt brug af det elektroniske dagbogssystem. Ved besøget ved Afdeling Birkebo oplever de tilsynsførende, hvorledes tre beboere og en medarbejder i Syd er sammen ved et aftensmåltid, hvor de tilsynsførende også spiser med. Under måltidet fortælles om beskæftigelse og fritidsinteresser, og om hvorledes man som beboer ved Birkebo bidrager til fællesskabet med, at man på skift har en dag, hvor man hjælper til det 4

5 praktiske med at dække bord og rydde af. Beboerne fortæller om ledsageordning, og hvilke individuelle aktiviteter de foretager sig, når de er sammen med ledsager. Der er efter måltidet en af beboerne, som viser sit værelse frem, og her viser og fortæller om interessen for spil. I Nord møder de tilsynsførende først en beboer, som efter aftensmaden er ved at motionere på motionscykel. Der er en forældre på besøg ved afdelingen og sammen med datteren vises pigens værelse frem til de tilsynsførende. En medarbejder er under det forholdsvis korte besøg optaget af at støtte beboer på badeværelset i forhold til hygiejne. Ved Afdeling Stuen oplever de tilsynsførende hvorledes morgenens mange gøremål er organiseret, og hvorledes medarbejderne udfører opgaverne. Det opleves her, hvorledes børnene og de unge på skift spiser morgenmad i stuen, og hvordan der ydes hjælp til børnenes individuelle behov ved morgenrutinerne, når der skal gøres klar til at komme af sted til skole og beskæftigelse. Tilsynet har 16. august 2012 været på uanmeldt tilsyn ved afdelingen, og dette varslede tilsyn bekræfter indtrykkene ved det uanmeldte; at de tilstedeværende medarbejdere har et godt kendskab til de enkelte børn og unge og til deres behov for hjælp og støtte, at forløbene om morgenen, hvor der er megen logistik, virker velorganiserede, og at medarbejderne virker rutinerede og erfarne. Ved Ungdomsafdelingen opleves ligeledes morgentravlhed, hvor nogle unge allerede er af sted, og hvor de sidste fire gør sig klar. Der er tre unge, som viser deres værelse til de tilsynsførende, og her præsenterer deres fritidsinteresser, og fortæller om indtryk fra afdelingens liv. En medarbejder orienterer om, at det opleves konstruktivt, at de unge afhentes på forskellige tidspunkter, da der er erfaringer for, at situationer hvor mange unge er samlet på et lille areal, kan være konfliktoptrappende. Den aktuelle fremtræden af de fysiske rammer ved Ungdomsafdelingen gør indtryk, da næsten halvdelen af gipspladerne i loftet på gangarealet bogstaveligt talt er rykket ned, og der er bidemærker i gerekterne rundt ved dørkarmene. Der oplyses om, at det er en indskrevet ung, som er ophavsmand til skaderne. Den unge har store vanskeligheder, som blandt andet kommer til udtryk ved, at han er meget urolig og udadagerende, og hvor han på trods af mandsopdækning ved et øjebliks uopmærksomhed formår at rykke lamperne ned fra loft og vægge. Der udtrykkes bekymring for, at den unge kan komme alvorligt til skade, hvis han kommer til at bide i en strømførende ledning. Der orienteres endvidere om, at vedkommende er meget højtråbende og støjende, og dette på et niveau, så man på skift tager opgaven med mandsopdækning, og at medarbejderne for at beskytte sig mod skader anvender høreværn, når man har denne opgave. Der oplyses om, at den unges adfærd giver anledning til stor uro blandt de øvrige unge på afdelingen, og at disse reagerer forskelligt på denne påvirkning. Nogle trækker sig til egne værelser, mens andre reagerer og bliver smittet af uroen. Med baggrund i det skriftlige materiale, ud fra tilsyn ved afdelingen, og efter dialogen med medarbejdere og ledelse om forholdene ved Ungdomsafdelingen, vurderer tilsynet, at der ved dette tilsyn hersker forhold omkring en enkelt ung ved Ungdomsafdelingen, som overstiger, hvad der er rimeligt at byde de øvrige anbragte unge. Opgaveløsningen med denne unge påvirker i stort omfang de øvrige unges levemiljø ved afdelingen. Det forhold, at medarbejdere i dette miljø ud fra et eget beskyttelseshensyn - anvender høreværn, når de i kortere perioder arbejder med den unge med store vanskeligheder, er sigende i forhold til, hvad de øvrige unge, som bor på afdelingen, udsættes for. På denne baggrund vil tilsynet henstille til, at Birkebakken i et samarbejde med Driftsområdet Familier, Børn og Unge samt med myndighedsområdet finder en løsning, hvor tilbuddet til den omhandlende unge organiseres således, at de beskrevne belastninger i forhold til de øvrige indskrevne unge reduceres væsentligt. 5

6 Ved Afdeling 1. Sal orienteres om, at der aktuelt er et konstruktivt samspil i gruppen af indskrevne børn og unge, og man søger at tilrettelægge aktiviteter, således at ikke alle er til stede i den lille opholdsstue samtidigt. Der orienteres endvidere om alders- og kønsfordeling for de fem indskrevne, og om de enkelte børn og unges vanskeligheder og udviklingspotentialer. Ved tilsynet er de to mindste børn ude af huset, og tilsynet møder de tre ældste unge, som via afdelingslederens formidling fortæller om deres interesser og beskæftigelsestilbud. Der er for nylig flyttet en beboer til Ungdomsafdelingen, og man har taget imod en ny pige. Ved indkøringen af denne nye beboer er der i en tre måneders periode bevilget ekstra ressourcer til at kvalificere modtagelsen. Der er prioriteret således, at den ekstra medarbejder anvendes til gruppen generelt, således at der frigøres faste medarbejdere til at forholde sig til den nye pige. Tilsynet ved Afdeling 1. Sal efterlader indtryk af at medarbejderne har et relevant overblik i forhold til børnegruppen og et stort kendskab til de enkelte børn. Aktiviteter og kontakt Tilsynet undersøger ved dette tilsyn hvordan tilbuddet spiller sammen med civilsamfundet (eksempelvis lokalområde, skole, klubber og erhverv) samt de frivillige organisationer. Som en del heraf ses der på, hvilke muligheder brugerne ved det enkelte tilbud har for deltagelse i det almindelige samfundsliv. Dette både i form af aktiviteter, der ikke er organiseret og iværksat af tilbuddet og aktiviteter, der er organiseret og iværksat af tilbuddet, med et inkluderende perspektiv. Samtidig undersøges det, i hvilken udstrækning og hvordan tilbuddet motiverer og understøtter brugernes deltagelse heri. Ved Birkebakken er alle børn, unge og voksne ude at få oplevelser i andre sammenhænge ved skole eller beskæftigelsestilbud, hvor de her deltager i aktiviteter, og har kontakt til andre, og kontakten er som hovedregel til andre personer med lignende vanskeligheder og medarbejdere ved disse tilbud. Inden for Birkebakkens matrikel er der følgende muligheder for aktiviteter: svømmebassin, gymnastiksal, legeplads og øvrige udendørs arealer, og det at komme på ture og udflugter ud af huset i grupper, vægtes høj. Der orienteres om, at muligheden for at en beboer kommer af sted ud af huset på egen hånd med en medarbejder er under de nuværende økonomiske betingelser nærmest ikke eksisterende. En del ved Birkebakken har bevilget en ledsager op til 15 timer om måneden, og det er sammen med denne, at der kan tilrettelægges ture og oplevelser efter brugerens ønske. Såvel medarbejdere som forældre udtrykker i dialogen med tilsynet ved dette tilsyn bekymring over den påtænkte besparelse i ledsagerordningen, hvor der er udsigt til at mulighederne begrænses, og at brugerne derfor isoleres yderligere, og at livskvaliteten hermed forringes. Der spørges ved tilsynet ind til i hvilket omfang frivillige medtænkes som supplement til det faste personale. Der orienteres om, at man i ledelsen har drøftet brug af frivillige, og at man kan se frivillige som ekstra hænder, hvor det ikke handler om det faglige, eksempelvis ved arrangementer, hvor medarbejdere deltager sammen med beboere. Der har hidtil været flere tiltag; studerende som kommer i huset og skaber oplevelser, en forælder som tilbyder at reparere legepladsen. Der er erfaring for, at det kan være svært at forpligte frivillige unge mennesker til eksempelvis musikforløb på Birkebakken, uden at dette også indebærer en eller anden form for aflønning. I denne sammenhæng nævnes en ide om at lave en forening bestående af ældre, som kunne være en ressource for Birkebakken. I forhold til muligheden for at bruge forskellige frivillige som ledsagere problematiseres det forhold, at relationen til ledsageren har stor betydning for brugeren, og at ledsageren ofte opleves som en ven, efter der over tid er opbygget et tillidsforhold. 6

7 Det oplyses, at mange af Birkebakkens beboere har kontakt til Gellerup Kirke, og at der her arrangeres en julegudstjeneste for beboerne. Ved Gellerup Kirke er der kommet en ny præst, som endnu ikke er inviteret på besøg på Birkebakken. Efter dialog ved tilsynet er det de tilsynsførendes oplevelser og indtryk, at man ved Birkebakken er opmærksomme på vigtigheden af et samspil med omverdenen, at man forholder sig konstruktivt til at udnytte de muligheder, der viser sig for at skabe et sådant samspil. Sprogbrug og omgangsformer i tilbuddet Ved besøgene på afdelingerne og ved dialogen med medarbejderne og ledelsen ved tilsynet, er det de tilsynsførendes oplevelser og indtryk, at der er en god etik i den måde, som medarbejderne omtaler brugerne på. Kommunikationen i mellem brugere og medarbejdere foregår på en anerkendende måde, og kendetegnet for sprogtonen er, at dialogen foregår med indføling og respekt for den enkelte. Det er de tilsynsførendes indtryk, at de medarbejdere, som opleves i samspil med brugere ved besøget, har et stort kendskab til den enkelte bruger, også når det handler om tolkning af nonverbal kommunikation. Brugerindflydelse Brugernes har alt efter funktionsevne indflydelse på forhold, der vedrører indholdet af dagligdagen. Ønsker til mad og ønsker til aktiviteter konkretiseres og muliggøres i et samspil med de medarbejdere, som har et kendskab til den enkelte brugers ønsker og behov. Sundhed, sygdom, medicinering og hygiejne Ved Birkedalen ses ved det elektroniske dagbogssystem også, hvorledes oplysninger om beboernes medicinordination er organiseret. Her orienteres de tilsynsførende om, at opbevaring og håndtering af medicin følger de retningslinjer, som er beskrevet i Sundhedsstyrelsens vejledning og yderligere præciseret af driftsområdet. Ved Birkebakken findes der desuden egen instruktion til at sikre, at medicin håndteres hensigtsmæssigt. Eksempelvis er det alene fast personale, der er lært op i medicinhåndtering, der står for optælling af medicin, og der er herudover en kollega, der kontrollerer, at det er talt rigtigt op. En medarbejder giver ved tilsynsmødet udtryk for, at det kunne være konstruktivt med et internt genopfriskningskursus i medicinhåndtering udbudt til medarbejderne ved Birkebakken, og dette initiativ modtages positivt ved ledelsen. Brugerøkonomi Det orienteres ved tilsynet, at brugernes økonomi håndteres på Birkebakken efter de gældende vejledninger. Der er valgt en løsning, hvor der ikke er oprettet NEM-ID til brugerne, og hvor en administrativ medarbejder sørger for, at der er kontanter til rådighed. Magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten Ved dette tilsyn er der særligt fokus på at undersøge hvordan, der arbejdes med konflikthåndtering ved de enkelte tilbud, herunder magtanvendelse og håndtering af og opfølgning ved sådanne episoder, samt kendskab til regelsæt om magtanvendelse. Der eksisterer forskellige regelsæt og vejledninger i forhold til magtanvendelse over for døgnanbragte børn og for indgreb i selvbestemmelsesretten hos voksne. Med baggrund i det forhold, at man ved Birkebakken står for at ændre børnepladser til voksenpladser ved alle tre afdelinger, er det tilsynet anbefaling, at der sættes fokus på de aktuelle bekendtgørelser og vejledninger om magtanvendelse, således at medarbejdere til enhver tid - uanset om børnene og de unge er omfattet af den ene eller den anden bekendtgørelse er bekendte med de forskellige beføjelser, som der arbejdes under. 7

8 Samarbejde med pårørende, herunder håndtering af klager Ved dialogmødet med pårørende gives der generelt udtryk for stor tilfredsheds med den indsat, som personalet leverer ved tilbuddene ved Birkebakken. De pårørende føler sig meget velkomne på Birkebakken, hvor personalet opleves meget lydhøre for de forhold, som forældrene ønsker drøftet. Men der er også forhold, som bekymrer forældrene. De nye økonomiske vilkår opleves at begrænse mulighederne for brugernes adgang til oplevelser, som giver livskvalitet. Der udtrykkes ligeledes stor bekymring i forhold til den belastning som medarbejderne er udsat for, hvor der frygtes afmagtsreaktioner, så som sygemeldinger Pårørende forholder sig også aktivt til de forhold, som deres børn har bed tilbuddene. Eksempelvis orienterer en pårørende, som de tilsynsførende møder ved besøget ved Birkebo om, at det er en bevidst prioritering fra vedkommendes side, at den unge ikke har TV på værelset, da forældrene ønsker at understøtte, at den unge ikke isolerer sig på værelset, men er opsøgende i forhold til fællesskabet. Eksternt samarbejde Ved Birkebakken er der et koordinerende samarbejde med Stensagerskolen og de dagtilbud som beboerne benytter. Der samarbejdes desuden med læger og speciallæger, ligesom der samarbejdes med sagsbehandlerne ved myndighedsområdet. Birkebakken henter eksperthjælp og søger rådgivning ved VISO, som der er gode samarbejdserfaringer med. Klager over tilbuddet Det oplyses i forbindelse med dette tilsyn, at der siden seneste tilsynsbesøg ikke har været klager over tilbuddene ved Birkebakken. Tilbuddets fysiske og organisatoriske rammer Fysiske rammer Siden seneste varslede tilsyn er der ved Afdeling Birkedalen opført en skillevæg i det store fællesrum, således at der nu er mulighed for opdeling i mindre grupper. De tilsynsførende oplever hvorledes denne opdeling fungerer i praksis, herunder at døren er aflåst. Tilsynet oplever og vurderer, at de fysiske rammer ved afdelingerne Stuen, Ungdomsafdelingen og 1. Sal er under pres, og fremstår noget utidssvarende og ikke særligt godt egnede til at løse de opgaver, som findes ved afdelingerne. Tilsynet er bekendt med, at det er aftalt med driftsområdet, at der i begyndelsen af 2013 skal drøftes målgruppeafgrænsning og kapacitetstilpasning, at disse drøftelser også omfatter forslag til bygningsmæssige ændringer som konsekvens af dette. Struktur Birkebakken er en døgninstitution for børn og unge med betydelig og varigt nedsat funktionsevne jf. SEL 67, og hvor SEL 76 hidtil har været anvendt i forhold til de indskrevne unge, som har ophold ud over det 18. År. Der er ved Rådmandsbeslutning truffet afgørelse om, at man fra 1. januar 2013 omlægger op til 14 af de 24 pladser til voksenpladser, foreløbig i en periode på fem år. Den omlægning indebærer ikke, at de unge over 18 år skal samles på en afdeling, men hvor man ud fra fokus på funktionsniveau hos brugerne bibeholder den nuværende specialisering af afdelingerne. Der vil administrativt blive foretaget en opdeling i forhold til budget og regnskab, herunder at de over 18-åriges egenbetaling modregnes i taksten, således at der fremkommer to forskellige takster. 8

9 Internt samarbejde og kommunikation Det formelle samarbejde ved Birkebakken varetages i MED udvalg, og ud fra indtryk fra mødereferater vurderes det, at relevante forhold vedrørende tilbuddets drift er på dagsordenen, at referaterne har en udformning, således at medarbejdere, som ikke har deltaget i møderne, også har mulighed for at orientere sig i indholdet. Det konkrete arbejde med brugerne understøttes af et elektronisk dagbogssystem, hvor alle medarbejdere kan orientere sig i om brugernes forhold. Alle fastansatte medarbejdere er oprettede til at modtage elektronisk post, hvor relevante informationer formidles til alle. Der er orienteres om, at der er planlagt afdelingsmøder samtidigt ved alle afdelinger, så der nu er skabt mulighed for at kunne samle alle medarbejdere til information og drøftelse. Arbejdstilrettelæggelse Det generelle indtryk fra tilsynet ved Birkebakkens afdelinger er, at medarbejdernes ressourcer tilrettelægges konstruktivt i forhold til de opgaver, som der er med brugerne. Eksempelvis kan nævnes: Ved Afdeling Stuen opleves at såvel nattevagten, som en medarbejder, som har en stilling der er delt imellem rengøring og medhjælp, er med om morgenen for at få det hele til at gå op i en højere enhed. Ved Afdeling Birkedalen er der som udgangspunkt tre medarbejdere på arbejde eftermiddag og aften, og efter den nye opdeling aftales det løbende hvilke af medarbejderne, som har ansvar for de enkelte grupper og ligeledes aftales det på dagen, hvor den tredje medarbejders ressourcer bedst finder anvendelse. Ved Ungdomsafdelingen er der tilført ekstra ressourcer i forhold til mandsopdækning af en enkelt ung, og disse ressourcer har man måttet finde internt i organisationen. Det er de tilsynsførendes indtryk, at arbejdet på døgnafdelingerne tilrettelægges ud fra hvornår beboerne er til stede på afdelingerne, og i øvrigt ud fra gældende overenskomster og aftaler. Arbejdsmiljø Det fremgår af referat fra MED-udvalgsmøde, at der arbejdes aktivt med sygefravær, og at dette i øvrigt vurderes som værende lavt blandt institutionens medarbejdere. Man har deltaget i et pilotprojekt Fokus på langtidsfriske, hvilket har givet anledning til refleksioner over hvilke værdier, der er på spil i feltet; så som meningsfyldt arbejde og gode kolleger, og vigtigheden af at opleve anerkendelse fra kolleger og ledelse. Af notat om opfølgning på APV ved Birkebakken fremhæves det positive i forhold til det psykiske arbejdsmiljø; at have gode kompetente kolleger, at der er plads til humor i arbejdet, og fleksibilitet i tilrettelæggelse af fremmødet. Modsat giver arbejdsmiljøet udfordringer, hvor der er tværgående problemstillinger ved afdelingerne; konflikthåndtering og affektsmitte, ønsker om kompetenceudvikling, og en oplevelse af ikke at være tilstrækkelig i forhold til beboernes behov på grund af reduktion i ressourcerne. Fastholdelse og rekruttering af nye medarbejdere Temaet om fastholdelse og rekruttering af nye medarbejdere har ikke været genstand for tilsynets undersøgelser ved dette varslede tilsyn. 9

10 Personaleudvikling personaleuddannelse Ved dette tilsyn orienteres om, at man ved Birkebakken efter oplæg fra Bo Hejlskov Elvén i forhold til håndtering af problemskabende adfærd hos udviklingshæmmede aktuelt er fagligt inspireret af en anerkendende rogivende tilgang, hvor det er forståelsen, at det er udviklingstrinnet hos brugeren, som er betydende, og at det er vigtigt, at man ikke stiller for store krav; at man skal søge at møde brugeren, der hvor vedkommende er. Hvis der er forhold, som ikke fungerer, så er det ikke brugeren, som skal disciplineres, men derimod medarbejderen som skal forandre strategi. Birkebakken har i flere omgange henvendt sig til VISO for at få faglig støtte og rådgivning i forhold til at løfte komplicerede opgaver, og man har fået positiv respons på alle henvendelserne. Der har således været konstruktive forløb omkring enkelte brugere, hvor der er gode erfaringer og resultater. Ledelsen er optaget af, hvordan denne viden kan udbredes og deles på alle tilbuddets afdelinger. Samtlige fastansatte pædagoger ved Birkebakken har været på temadag i forhold til systemisk tænkning. Igangværende eller planlagte udviklingstiltag Det er aftalt at Birkebakkens team til pædagogisk støtte i eget hjem i en forsøgsperiode skal udvides fra at være enkeltstående rådgivning, til at man kommer oftere i hjemmet. Der er seks pædagoger fra Birkebakken, som deltager på deltid i dette udviklingsprojekt, og bemanding på Birkebakken dækkes af vikarer. Øvrige emner tilbuddet ønsker fremført Ved dialogmødet med ledelse og medarbejdere blev det anført, at det faktum at Birkebakken er en selvejende institution med driftsoverenskomst med Aarhus Kommune er et forhold, som rejser mange problematikker. Eksempelvis er man ikke omfattet af arbejdsmiljøcertifikation, og medarbejderne er ikke som de kommunalt ansatte omfattet af aftalerne om deltagelse i udviklingspolitikken ved afskedigelse. Tilsynets vurdering Birkebakken er en døgninstitution for børn og unge med betydelig og varigt nedsat funktionsevne jf. servicelovens paragraf 67. Til institutionen hører endvidere to bofællesskaber for voksne som modtager støtte efter servicelovens paragraffer Gennemsnitsalderen ved Birkebakkens børn- og ungeafdelinger har over en årrække været stigende, og som konsekvens af dette sker der nu en formel omlægning af børnepladser til voksenpladser. Med baggrund i det skriftlige materiale, ud fra tilsyn ved afdelingerne, og efter dialogen med medarbejdere og ledelse og efter dialog med pårørende og brugere om forholdene ved Birkebakken, kan opsamlende nævnes: At medarbejdernes ressourcer tilrettelægges konstruktivt i forhold til de opgaver, som der er med brugerne. At de tilstedeværende medarbejdere ved Afdeling Stuen har et godt kendskab til de enkelte børn og unge og til deres behov for hjælp og støtte, at forløbet om morgenen virker velorganiserede, og at medarbejderne virker rutinerede og erfarne. 10

11 At medarbejderne ved Afdeling 1. Sal har et relevant overblik i forhold til børnegruppen og et stort kendskab til de enkelte børn. At der ved Ungdomsafdelingen hersker forhold omkring en enkelt ung, som overstiger hvad der er rimeligt at byde de øvrige anbragte unge. På denne baggrund vil tilsynet henstille til, at der findes en løsning, hvor de beskrevne belastninger i forhold til de øvrige indskrevne unge reduceres væsentligt. At der er en god etik i den måde, som medarbejderne omtaler brugerne på. At tiltale foregår med indføling og respekt for den enkelte og i en god sprogtone. At de medarbejdere, der opleves i samspil med brugere ved besøget, generelt har et stort kendskab til den enkelte bruger, også når det handler om tolkning af nonverbal kommunikation. At pårørende generelt giver udtryk for stor tilfredsheds med den indsats, som personalet leverer ved tilbuddene. De pårørende føler sig meget velkomne på Birkebakken, hvor personalet opleves meget lydhøre for de forhold, som forældrene ønsker drøftet. At der også er forhold, som bekymrer forældrene. Nye økonomiske vilkår opleves at begrænse mulighederne for adgang til oplevelser, som giver livskvalitet. Der er stor bekymring i forhold til den at den belastning, som medarbejderne er udsat for, skal resultere i afmagtsreaktioner. At medarbejdere og ledelse ved Birkebakken er opmærksomme på vigtigheden af brugernes samspil med omverdenen, at man forholder sig konstruktivt til at udnytte de muligheder, som der viser sig for at skabe sådanne samspil, herunder mulighederne for at bruge frivillige som supplement til den faglige indsats. At man ved Birkebakken står for at ændre børnepladser til voksenpladser på alle tre afdelinger, hvorfor det er tilsynets anbefaling, og at der sættes fokus på de aktuelle bekendtgørelser og vejledninger om magtanvendelse, således at medarbejdere til enhver tid - uanset om børnene og de unge er omfattet af den ene eller den anden bekendtgørelse er bekendte med de forskellige beføjelser, som der arbejdes under. Tilsynet har ikke ved forberedelsen, udførelsen eller ved bearbejdelsen af tilsynet fundet forhold, der giver anledning til påbud, men har en henstilling og en anbefaling: Det henstilles: At Birkebakken i et samarbejde med Driftsområdet Familier, Børn og Unge, samt med myndighedsområdet finder en løsning, hvor tilbuddet til en ung organiseres således, at de beskrevne belastninger i forhold til de øvrige indskrevne unge reduceres væsentligt. Det anbefales: At der i forbindelse med omlægningen af pladser fra børnepladser til voksenpladser sættes fokus på de aktuelle bekendtgørelser og vejledninger om magtanvendelse, således at medarbejdere til enhver tid - uanset om børnene og de unge er omfattet af den ene eller den anden bekendtgørelse er bekendte med de forskellige beføjelser, som der arbejdes under. 11