Bestyrelsesmøde den 17. august 2017

Transkript

1 Bestyrelsesmøde den 17. august 2017 Tidspunkt: 17/ kl. 12:00-16:00. Mødested: Ballerup Rådhus Mødedeltagere: Leon, Bo, Jon, Jens, Michel Referent: Rasmus Ankomst og velkomst, Vi skal lige finde os til rette [15 min.] Dagsordenpunkt 1, Godkendelse af sidste referat Beslutning [5 min.] Sidste møde blev afholdt online den 16/ Referat findes her: Referatet er godkendt. Dagsordenpunkt 2, Status på projekter Orienteringer og korte drøftelser [30 min.] Sekretariatschefen afgiver en status på følgende, bestyrelsen opfordres til at komme med input. LoRa / MoRa projekterne. Aarhus projektet Udskiftning af APOS2-backend med LoRa herunder korrekt udstilling af data i MO med manuelle og automatiserede tests samt validering og funktionalitet og kvalitetssikring har kørt parallelt i juli måned. Aarhus Kommune har løbende testet og leverandøren har fejlrettet. Projektet har været en smule forsinket, således at leverandøren den 1. august afleverer dokumentation og 4. august afleverer den endelige kode. Der er diverse fejl og mangler i applikationen, som leverandøren mener primært må henføres til MO koden. Givet disse forhold ønsker Aarhus kommune længere tid til test og gennemgang af dokumentation inden en eventuel godkendelse af leverancen fra fase 1. Test og gennemgang af dokumentation er afsluttet den 1. september. Fase 2 af projektet afventer godkendelse da der har været en del overskridelse af tidsestimatet i fase 1 har man valgt at der skal foretages en re-estimering og godkendelse før en eventuel anden del kan igangsættes. Fase 2 af projektet vedrører integration mellem MO og LoRa vedr. Medarbejderorganisation. Fokus i Fase 1 har været integration mellem MO og LoRa vedr. linjeorganisation. Digit Side: 1

2 De 12 kommuner i Digit er midt i en analysefase som skal afdække om de går videre med en løsning baseret på LoRa/Mo og Rollekataloget eller om de vælger en kommerciel løsning. Torsdag d. 3/8 deltog leverandørerne Magenta og Digital Identity samt OS2s sekretariatschef i et informationsmøde hos Digit. Alle er meget positivt stemt for en løsning baseret på LoRa/Mo og Rollekataloget via OS2 fællesskabet. Men man ønsker ikke at stå alene og der er usikkerhed omkring den endelige beslutning da ikke alle i projektgruppens bagland er positive omkring open source vejen og den højere grad af egen involvering. Andet Opsamlende kommunikation fra OS2. Bestyrelsen bedes forholde sig til en udmelding fra OS2 omkring projekterne. Hvilken position tager fælleskabet, hvad med Rollekataloget frigives det open source og via OS2. Hvordan kan vi sikre at resultaterne fra LoRa/Mo kommer til gavn og ikke tabes på gulvet. Nyt på os2.eu OS2s hjemmeside er blevet udbygget med muligheden for at skilte med andre open source projekter via Open Source oversigten, Oversigten er en del af en større udvidelse i forbindelse med bestyrelsens snak omkring OS2 beredskab og at OS2 skal være i stand til at vejlede og hjælpe kommuner som ikke har arkitekter, udviklere eller andet teknisk personale ansat. Næste to elementer som hjemmesiden udbygges med er en lignende oversigt til vejledning og efterfølgende et idekatalog. Open source vejledninger doneret fra Aarhus Kommune er publiceret, disse er et eksempel på indhold som skal ligge i den nye vejledningsoversigt. På lidt længere bane er OS2loop i gang med at blive klargjort på (testbruger:os2ersejt). Her beriger sekretariatschefen løbende databasen med spørgsmål og svar så løsningen ikke er tom på lanceringsdagen. OS2cloud I OS2cloud er vi klar med Piwik som spiller 100%, det samme gør Discourse appen. Begge er 3. Parts OS produkter men relevante i offentlig kontekst hvis man ønsker at slippe fri af Google Analytics eller hvis man har brug for en enkel platform til debat. Discourse kan f.eks. erstatte Yammer og MS teams. OS2loop er 80% og derfor endnu ikke sluppet igennem sekretariatschefens kvalitetstest. Der er taget initiativ til at sætte OS2cloud leverandøren sammen med udviklerne af OS2loop og OS2display for på den måde at dels færdiggøre OS2loop app men også sikre at vi får udarbejdet en OS2display app. Forhåbningen er at begge dele kan være klar til Digitaliseringsmessen d. 28/9. Leverandøren af OS2cloud har rigtig mange ideer og tanker om alt det som OS2cloud skal. Meldingen fra sekretariatschefen er at han lige skal slå koldt vand i blodet så vi i fællesskab kan sikre at OS2s primære mål med løsningen indfries. Nemlig at vi sænker barrieren for at komme i gang med først og fremmest OS2 produkter. Kravmotor projektet kører allerede i OS2cloud og Rollekataloget er på tegnebrættet. Her har vi dog en udfordring med at OS2cloud højst sandsynlig ikke kan efterleve oppetidskrav da vi ikke har redundante servere. Leverandøren af Rollekataloget har i hvert fald for nuværende konkluderet at de ikke vil placere en så forretningskritisk applikation i OS2cloud. Side: 2

3 Digitaliseringsmessen 17 Af erfaring fra sidste år har vi valgt ikke at planlægge det helt vilde på selve standen. Det er simpelthen umuligt at trænge i gennem. Vigtigst er det at være til stede og synlig. Vi vil i stedet være proaktive og forsøge fange folk andre steder. Så planen er: - Kontakt de tre andre på standen i forhold til optimal indretning. Sidste år var det ret rodet. - Vi kører minimaliststand og begrænset program. - Tjek de andre standes program for at se om der er steder vi skal blande os i en debat eller andet. - Blikfang bliver balloner med logo som vi kan få til at svæve højt og flot rundt om på messen. - Vi pakker en OS2 materiale kuffeter og aflevere til alle OS2 leverandører på messen. Dem er der 13 af. - Vi udarbejder talepapir så vi alle er 100% skarpe i fortællingen om fællesskabet og deleøkonomien. Her nedtones open source og porteføljen og modellen og mulighederne tales op. - Vi forbereder også talepapir på porteføljen men også produkter som er i perifirien eller på vej ind i OS2 (Lora / Mora, Rollekatalog, Stsorgsync, Open desk, OS2forms) - Særligt fokus på Kravmotor og OS2cloud. Også her er fællesskabet i virkeligheden fortællingen. - Men generelt ønsker vi at bevæge os mere ud på messen og forsøge at være alle steds værende og synlige. - Vi håber at kunne hijacke de socale kanaler og ambitionen er at få optaget video interviews på dagen. Deltagelsen I i KOMBITs Paneldebat: Kommunale fællesskaber og DI Digital Sekretariatschefen har lovet at stille op til debat hos KOMBIT. Bestyrelsen opfordres til at drøfte strategien så OS2 deltagelse er koordineret. LoRa / MoRa og OS2MO Sekretariatschefen fremlægger status. Bestyrelsen drøfter OS2s involvering og fremtidige indsats for at samle trådende i LoRa, MO og andre projekter. Det besluttes at OS2 tager initiativ til at få foretaget et code review. Sekretariatschefen går videre med opgaven og forsøger at indhente støtte. Ballerup Kommune vil gerne støtte og vi spørger evt. Aarhus, Digit, Frederikshavn, Odense og de gamle MO kommuner. Digital Identity eller Special Minds nævnes som mulige leverandører af code review. Bestyrelsen drøfter om OS2 skal nedsætte en arbejdsgruppe. Der tages ikke en endelig beslutning men der er bred enighed om at OS2 fortsat skal have en rolle og sikre en fornuftig forankring og deling af projekterne. Bestyrelsen drøfter endvidere at der er basis for en egentlig sekretariatsfunktion som kan varetage kommunernes interesse og agere projektejer. Det besluttes at arbejde videre med og række ud til Digit i den henseende. Nyt på OS2.eu Sekretariatschefen fremlægger status på nye tiltag og funktioner på os2.eu. Nye funktioner som er direkte afledt af bestyrelsens tidligere drøftelser på bestyrelsesseminaret og bestyrelsesmøder. Side: 3

4 Sekretariatschefen fremlægger en udfordring med login og brugeroprettelse. Bestyrelsen drøfter emnet og kommer med ideer om at udnytte OS2saml og OS2sso. Sekretariatschefen undersøger mulighederne for at implementere på os2s egne digitale løsninger så OS2s medlemskommuner kan logge direkte ind. Bestyrelsen drøfter endvidere hvordan vi kan og skal skilte med afledte OS2 moduler som f.eks. OS2saml. OS2cloud Sekretariatschefen giver status. Bestyrelsen drøfter teknikken omkring databehandleraftale. OS2 kan lave en standard databehandleraftale som kommunerne kan benytte overfor Origo. OS2 vejleder medlemmerne men det er brugerne af OS2cloud eget ansvar at indgå databehandleraftaler. OS2 anbefaler at kommuner som ikke har en egen skabelon benytter KL/Kombits skabelon. Kravmotor projektet er oppe at køre på OS2cloud og Brian Graversen må gerne lave en konklusion på Syddjurs klippekort. En konklusion som skal være med til at gøre servicen bedre. Digi messen Bestyrelsen drøfter at planlægningen for messen ligger godt i tråd med beslutninger truffet på bestyrelsesseminar. OS2 skal ud og gøre sig synlige. Bestyrelsen drøfter deltagelse i Paneldebat. Vi skal slå på OS2 kerneværdier, hullerne i markedet, det handler om at dele, få mere for pengene. Beskriv fællesskabet. Ting fællesskabet, det blev ikke gjort for at spare penge. Vi skal ikke tale OS2 op. OS2 skaber bedre rammer, brug kravmotor og evt. Kitos som eksempel. Dagsordenpunkt 3, Kravmotor projekt ind i OS2 Beslutning [10 min.] Styregruppen for Kravmotor projektet, et projekt OS2 er med til at finansiere, har besluttet at ønsket er at placere projektet i OS2. Det er et projekt som bør indplaceres på niveau 2 i OS2s governancemodel. Det indstilles derfor at bestyrelsen godkender at Kravmotor projektet bliver et OS2 projekt. Forventningen er at lancerer løsningen på digitaliseringsmessen og være klar med tilslutningsaftale. Løsningen lanceres på OS2cloud. Sekretariatschefen giver status og indstiller at projektet godkendes som OS2 projekt/produkt. Jon og Leon uddyber med information om at projektet griber om sig, KL har inviteret SKI ind. Samt KL peger på projektet som noget der forbedre kommunernes IT-indkøb. Bestyrelsen godkender projektet som et OS2 projekt. Det forventes at placere OS2kravmotor på niveau 2. Det besluttes at fremtidig vedligehold skal bringes op overfor andre instanser: KL, SKI og andre. SKI vil gerne hvis de kan. Side: 4

5 13: Dagsordenpunkt 4, SKI aftalerne forklaret Orientering og drøftelse [30 min.] Leon vil forklare hvordan mekanikerne i SKI aftalerne fungere. Der lægges op til at bestyrelsen drøfter hvordan OS2 kan formidle dette til vores leverandører og medlemmer. Leon gennemgår SKI aftalerne 02.15, og Bestyrelsen drøfter mulighederne og beslutter at OS2 skal bruge nogle kræfter på at fortælle medlemmer hvordan de kan bruge SKI og aftalerne. Vi skal give indsigt. Dagsordenpunkt 5, OS2iot Drøftelse og beslutning [30 min.] Ideoplæg til projektet OS2iot præsenteres. Der lægger op til at bestyrelsen drøfter potentialet i et iot netværksserver projekt i OS2 regi. Bestyrelsen bedes endvidere drøfte om og hvordan OS2 kan løfte opgaven. Bilag: OS2iot tegning og intern mail tråd (publiceres ikke) om initiativet. Bo gennemgår projektet og tankerne bag. Bestyrelsen drøfter efterfølgende, følgende emner fylder: Kan vi lave nationale standarder som kommunerne kan benytte. Vigtigt at understøtte alle standarderne, ingen skal udelukkes. Der er ikke et dansk produkt i forvejen, så vi udfylder et hul. De udenlandske produkter som er på markedet er meget dyre. Vi mangler standarder for ito og vi vil gerne skabe disse standarder. Vi skal arbejde på at få KL med i forhold til at definere de her standarder. Det er vigtigt i forhold til nationale strategier at der er et ophæng til KL. Det her er et rigtig godt samfundsprojekt. Men kræver klare ejerforhold så det ikke karambolere med forvaltningsloven. Projektet beskrives med let forståelige hverdagsting som kommunen varetager. F.eks. beredskab. OS2 skal være meget tydelige i kommunikationen. Vi skal sikre at alle kan forstå hvad det er og hvad hensigten med projektet er. Vi skal være på forkant med at der potentielt kan skabes noget som har en stor værdi. Det kan blive meget uklart hvem der egentlig ejer den værdi og hvordan forvaltes denne værdi. Bestyrelsen beslutter at der skal arbejdes videre med iot projektet i OS2 regi. Det besluttes endvidere at OS2 skal sikre at der nedsættes en referencegruppe (styregruppe) bestående af flere interessenter. Det aftales endvidere at projektansøgningen køres forbi Leon til gennemlæsning. Side: 5

6 14: Dagsordenpunkt 6, Ekstra medarbejder i OS2 Drøftelse og beslutning [30 min.] Sekretariatet for OS2 og OS2 som fællesskab vil i høj grad have gavn af ekstra hænder til at løfte de mange opgaver med at drive fælleskabet og indfri forventninger. En ny medarbejder tænkes primært at skulle løfte kommunikationsopgaver og koordineringsopgaver. En funktion som vil give et stort løft til udbredelse og forståelse af OS2. Samtidig med at det i dagligdagen vil give en god dynamik i opgaveløsningen. Sekretariatschefen præsenterer økonomien og der lægges op til at bestyrelsen drøfter om der skal, hvordan og hvornår OS2 kan tilføres ekstra ressourcer? Bestyrelsen har talt om emnet før, bestyrelsen har bland andet aftalt at der ikke skal ændres på kontingent i indeværende år. Når vi skal kigge fremad på ambitioner og kontingent for 2018/19 er ressourcerne i OS2 sekretariatet et centralt emne. Bilag: Excel regneark med estimeret omkostning og variable indtægtsberegning. Grundet tidspres holdes dagsordenspunktet til en kort drøftelse og det besluttes at medtage punktet på fremtidigt møde. Bestyrelsen har ved tidligere lejligheder drøftet emnet om ressourcer i OS2 sekretariat og hvordan vi sikre at fællesskabets medlemmer får mest muligt ud af OS2. Der er bred enighed om at det er vigtigt at vi tager fat i emnet nu og dermed er på forkant med information. Vi skal sikre at OS2 også får de kommuner med som kan kategoriseres værende ikke aktive i dag. Vi skal matche vores værdiudbud med forventninger og ønsker. OS2 højner modenhed. OS2 anerkender at ikke alle kan være på samme modenhedsniveau. Ressourcer i et OS2 sekretariat er centralt i spørgsmålet om hvad vi kan gøre for at hjælpe til at hæve niveau. Ved at melde sig ind hjælper man sin modenhed i gang. Sekretariatschefen medtager input og dagsordenspunkt på fremtidigt bestyrelsesmøde. Dagsordenpunkt 7, DocCloud netværk Drøftelse og beslutning [30 min.] Firmaet DocCloud er interesserede i at skabe et samarbejde omkring de kommuner der benytter deres løsning. Ønsket og henvendelsen til OS2 tager sit afsæt i dialog med Anne Dandanell fra Kalundborg og Michael Hald, KL som har nævnt at et sådan netværk bør/kan bo i OS2. Ønsket er et samarbejde som skal dele viden om bl.a. optimeret anvendelse af de data som leveres. Samarbejdet skal definere nye behov, få dem udviklet i fællesskab, samt sikre dataudveksling og integrationer til andre systemer. Netværket skal ikke være forbeholdt DocCloud kunder men kan også give mening for andre der ønsker at dele viden om IT-driften. DocCloud løsningen er gearet til at 3. part kan udvikle moduler og tanken er ikke at DocCloud skal være egenrådig. Netværket skal være drevet af kommunerne via OS2. DocCloud ( med Michaels ord: Side: 6

7 Kort fortalt er DocCloud en platform, som leverer en fuldautomatisk daglig konfigurations dataindsamling på tværs af servere og services. Denne data kan så præsenteres i flere formater, såsom reel dokumentation, Analytics værktøjer, dag for dag konfigurations ændringer og dynamisk server sammenligning. Ovenpå disse leveres yderligere mulighed for alarmering. Lavpraktisk leverer løsningen er konfiguration dokumentation, der altid er opdateret og en dybdegående ændringshistorik, men endnu vigtigere så leverer den muligheder for Operational Insights og Configuration Analytics, som de færreste om nogen IT afdeling har i dag. Vores løsning er i dag enten kørende eller under implementering ved - Mariagerfjord Kommune - Kalundborg Kommune - Lemvig Kommune - Struer Kommune - Kolding Kommune - Silkeborg Kommune - Sorø Kommune Der lægges op til at bestyrelsen drøfter om OS2 skal og hvordan OS2 kan faciliteter et samarbejde af denne slags. Det er jo vigtigt at OS2 ikke skaber monopoler, så hvordan kan OS2 faciliteter et netværk omkring en kommerciel løsning. Hvordan bibeholdes åbenheden og relevansen til OS2s strategi og hvordan sikre vi at et sådant samarbejde kan være med til at skabe yderligere åbenhed fremfor et enkelt-leverandørforhold. Kan OS2 skabe en økonomi omkring netværk af denne type og ligefrem få ekstra ressourcer som dermed kan styrke OS2s evner til at faciliteter netværk og samarbejder (faggrupper). Kan vi udnytte denne form for samarbejder til at skabe yderligere værdi omkring et OS2 medlemskab og dermed styrke incitamenter for at blive og være medlem af fælleskabet. Grundet tidspres udsættes dagsordenpunkt til kommende bestyrelsesmøde. 15:00 Pause 10 min, deltagere som skal gå kan gå Dagsordenpunkt 8, Executive summary af rapporten: Open source i dansk tværkommunalt samarbejde Præsentation og drøftelse [20 min.] Vi kalder Anders op på skype og han vil give en kort præsentation af de vigtigste erfaringer fra rapporten. Samtidig vil der være mulighed for bestyrelsen til at stille uddybende spørgsmål. Bilag: Rapporten, man kan med fordel begynde sin løsning ved afsnit 10, side 41. Anders er igennem på Skype og giver en opsummering af de vigtigste analyser og opdagelser fra specialet. Bestyrelsen stiller efterfølgende uddybende spørgsmål. Tak til Anders og Iben for et virkelig godt stykke arbejde. Vi er blevet klogere og konklusionerne fra specialet tages med videre i OS2s strategi og værdiudbud. Side: 7

8 Dagsordenpunkt 9, Andre orienteringer og eventuelt [15 min.] - Kommunikationsmedarbejder, løntilskud o Det er aftalt at Terese skal begynde i løntilskud hos ITK/OS2 og løfte kommunikationsopgaver. Terese er 27 og Cand. It it, kommunikation og organisation. - Innovationspraktikant o Sekretariatschefen har lavet en aftale om innovationspraktik med Allan Grauenkær fra Københavns Kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Center for Digitalisering og Innovation. Allan kommer derfor til Aarhus og er i praktik hos OS september. - KTC udmeldelse. o KTC ønsker at minimere omkostningerne i foreningen og mener ikke at OS2 medlemskabet er relevant for dem. Derfor har de udmeldt sig af OS2. - Sekretariatschefen skal være far o Ja du læste rigtigt. - Michel giver en kort opsummering på angreb og rygter imod fællesskaberne - GEO området, Hvad er der af muligheder, udfordringer som kunne løses i OS2. o Opgave: afdække hvilke muligheder er der hos vores medlemmer i forhold til løsninger på GEO/teknisk område. - Andet Det besluttes at hovedparten af punkterne overleveres skriftligt ovenstående. Det konkluderes at OS2-fællesskabet ikke er direkte under beskydning fra brancheorganisationer for opgavetyveri eller andet. OS2 gør heller ikke noget forkert og arbejdsgruppen har også samlet de gode argumenter for OS2. På GEO området, har vi en manglende opfølgning. Det besluttes at vi skal prøve at lave en workshop for at afdække hvad er behov og hvordan vi kan hjælpe hinanden bedst muligt. Under andet nævnes det at vi mangler en OS2 kogebog eller vejledning for hvordan man gør når et projekt går fra lokal forankring til fælleskab i OS2. Sekretariatschefen notere ønsket på opgavelisten. Det nævnes endvidere at OS2kitos har udsendt ny tilslutningsaftale hvor 56 har skrevet under på den nye aftale. Der er 78 kommuner tilsluttet og man rykker de resterende for tilslutning til ny aftale. Side: 8