[0] Manualen er sidst redigeret 1. juli 2016

Transkript

1 [0]

2 [1] Kapitel 6 Fakturering OPRETTELSE AF PRISLISTER OG FAKTURALINJER... 3 PRISLISTE... 3 Oprettelse og vedligehold af prislister... 3 FAKTURALINJER... 5 Oprettelse og vedligehold af fakturalinjer... 6 Nummer, Forsyningsform og Opgørelsestyper... 7 Linietype... 8 Overskrift/Tekstlinie... 8 Beregnet linie Ejendomsfaktor Beregnet linie Afkøling straf/belønning Beregnet linie Målt forbrug Beregnet linie Målerleje Beregnet linie Abonnement Momsberegning Aconto Subtotal / Total Beregn ny Aconto Layout Beregnet linje - Max. Effekt Varelinie Fri faktura Layout og kriterium for udskrivning EKSPORT AF FAKTURALINIER...26 AFGIFTER...27 OPSÆTNING Fakturalinje nummer 50000: Fakturalinje nummer 60000: Fakturalinje nummer Afgiftskomponent nummer PRISLISTE AFGIFTER FAKTURERING Aconto Budgetter UDSKRIFTER BEREGNING AF OPGØRELSER/BUDGETTER...34 Opgørelse Storforbrugeropgørelse Fiktive opgørelser Budgetter AFREGNINGSPROCEDUREN TOTAL FOR VÆRK Afstemninger Hovedkriterier Ejendom Opgørelsesstatus... 42

3 [2] Detaljeringsgrad Opgørelsestyper Periode Fakturalinje indbetaling/ udbetaling Kolonner Eksport til regneark INCITAMENTSTARIF OPSÆTNING OG LAYOUT...43 DEN GENERELLE MODEL...44 OPSÆTNINGSBILLEDE USPECIFICERET UDSKRIFTSLAYOUT SPECIFICERET UDSKRIFTSLAYOUT VIBORGMODELLEN...47 INCITAMENTSTARIF TILLÆG Opsætningsbillede Udskriftslayout HØJE-TAASTRUP MODELLEN...48 OPSÆTNINGSBILLEDE UDSKRIFTSLAYOUT GRÆNSER FOR FORVENTET RETURTEMPERATUR...49 FUNKTIONSBEREGNING TABELBEREGNING TABELBEREGNING TABEL TABEL TABEL TABEL TABEL strenget anlæg strenget anlæg TABEL TABEL BRUGERDEFINERET TABEL... 54

4 [3] Oprettelse af prislister og fakturalinier Prisliste Menupunkt Forudsætninger: Fakturering Priser Prisliste {UIP} Fakturalinjer skal være oprettet. Hver gang der oprettes en fakturalinje, der kræver en pris, skal prislistekartoteket vedligeholdes. Prislistekartoteket spiller en central rolle i systemet. Dels er det her, de forskellige afregningspriser anføres, dels vedligeholdes referencen til, hvilke finanskonti bogføring af opgørelser vedrører. Oprettelse og vedligehold af prislister Der er mulighed for at oprette et vilkårligt antal prislister, og da hver enkelt forbruger tilknyttes én prisliste, kan man således differentiere priserne for forskellige grupper af forbrugere. Til hver prisliste er tilknyttet en række prisblade ét for hvert år. Som minimum bør man have prisblade for indeværende år samt næste år til samtlige benyttede prislister.

5 [4] Før en prisliste er gyldig skal felterne til Finanskonto og Priser være udfyldte i modsat fald vil det ikke være muligt at bogføre opgørelser. Når fakturalinjen til håndtering af forbrug bogføres i ovenstående tilfælde komponentnummer 1500 vil både beløbet samt antal forbrugsenheder blive bogført på finanskontoen. Denne detalje kan blandt andet anvendes i forbindelse med en afstemning. Ønsker man at oprette en ny prisliste gøres følgende 1. Klik på + (Opret post) Ctrl + N 2. Angiv et unikt nummer, i form af et tal, der ikke er benyttet i prislistekartoteket i forvejen. 3. Angiv en sigende tekst. 4. Klik på (Gem) Systemet vil herefter foreslå at overføre priser og finanskonti fra en anden prisliste. Linierne i prislisternes prisblade styres og opdateres automatisk i forbindelse med vedligeholdelse af fakturalinjer. Dog skal man efter oprettelse af en ny fakturalinje tage stilling til bogføringskonto og pris. Bemærk: såfremt der ikke er tilknyttet en pris og et kontonummer til en fakturalinje i prislisten, vil denne ikke blive medtaget på opgørelser.

6 [5] Fakturalinier Menupunkt Forudsætninger: Fakturering Opsætning fakturalinjer {UP} Ejendomsfaktorer, der ønskes afregnet, fx ejendomsfaktor for A-areal, skal være oprettet. Målertyper skal være oprettet. Finansgruppekartoteket skal være vedligeholdt. Linietypogrammer skal være oprettet. Fakturalinjekartoteket er stedet, hvor opsætningen af systemets forskellige opgørelser vedligeholdes. Via fakturalinjer kan man eksempelvis opstille regler for, hvordan den variable afgift og den faste afgift afregnes. Det er også ved hjælp af fakturalinjerne, man styrer opgørelsernes layout i form af fx skrifttyper og linieskift. En opgørelses beregningsdel består af en række linier, der hver er baseret på en fakturalinjes beregning. Dvs. listen af fakturalinjer løbes igennem hver gang, en opgørelse dannes.

7 [6] Oprettelse og vedligehold af fakturalinjer For hver fakturalinje afgøres først ved hvilke opgørelsestype fakturalinjen skal benyttes. Dernæst beregnes liniens værdi efter de opstillede regler, og herefter defineres det, hvordan og hvornår linien indregnes. Rækkefølgen af fakturalinjer styres af feltet NR, hvorfor det er vigtigt at vælge et fornuftigt nummer ved oprettelsen af nye fakturalinjer. Fakturalinjen med laveste nummer udskrives først. Ovenstående skærmbillede viser fakturalinjekartoteket. Skærmbilledet viser i fanen Liste en oversigt over samtlige oprettede fakturalinjer i systemet og i fanen Detaljer vises detailinformation på den i listen markerede fakturalinje. Ud over de synlige funktioner placeret i navigatoren kan man desuden ændre nummer på en allerede oprettet fakturalinje. Dette skyldes den føromtalte vigtighed af fakturalinjernes rækkefølge. Ønsker man at ændre nummer på en fakturalinje klik da på ikonet (ændre nr). I linjen med ikoner findes desuden værktøj til at kopiere en eksisterende fakturalinje til en ny, ligesom man kan rette teksten på fakturalinjen. Bemærk: Oprettes en ny fakturalinje, der baserer sig på en pris, skal man efterfølgende vedligeholde Prislistekartoteket. Ved oprettelse eller redigering af fakturalinjer opstartes en wizard, der guider brugere gennem forløbet. Fakturalinjerne kan alternativt eksporteres fra en anden klient og indlæses som XML-fil. Kontakt supporten for yderligere information. Systemet giver mulighed for at oprette forskelligartede fakturalinjer. I det efterfølgende beskrives de fakturalinjer, der pt. er aktuelle for systemet. Man kan i wizarden møde andre fakturalinjetyper, men det anbefales kun at anvende de beskrevne, der er listet nedenfor: Overskrift/Tekstlinie Beregnet linie Ejendomsfaktor Beregnet linie Målt forbrug Beregnet linie Målerleje Beregnet linie Abonnement Beregnet linie Afkøling straf/belønning Momsberegning Aconto Subtotal / Total Beregn ny Aconto Aconto saldolinie Layout Beregnet linie - Max. Effekt Afkøling (Fremført Energi) - straf/belønning Afgiftsoplysning Fast tekstformat

8 [7] Wizarden er bygget op af følgende trin: Indtastning af data til nummer og valg af opgørelsestyper Indtastning af forsyningsform og linietype samt liniens tekst Indtastning af data på baggrund af linietype Layout og kriterier for udskrivning Nummer, Forsyningsform og Opgørelsestyper Når wizarden er aktiveret fremkommer først et skærmbillede, hvor der skal angives et unikt nummer til identifikation af fakturalinjen. Som nævnt tidligere er det vigtigt at vælge et velovervejet tal, da rækkefølgen fakturalinjerne afspejler rækkefølgen af fakturalinier. Endvidere kan det være en fordel at køre med et spring i numre, for at sikre at man på et senere tidspunkt kan indsætte en fakturalinje i listen.

9 [8] I næste trin vælges forsyningsformen. Systemet foreslår forsyningsform 0, der indikerer at pågældende fakturalinje vil gælde for samtlige oprettede forsyningsformer. Der er mulighed for at vælge en specifik forsyningsform - fx. 1 = fjernvarme. Linietype Efter at have valgt nummer og opgørelsestyper i første step, samt forsyningsform i andet step, skal man i andet step også vælge fakturalinjens linietype, og der skal angives en forklarende tekst til fakturalinjen. Denne tekst bør vælges med omhu, da det for nogle fakturalinjers vedkommende er den tekst, der medtages på opgørelsen. Er teksten irrelevant for den pågældende fakturalinje, kan man nøjes med at taste et mellemrum. Overskrift/Tekstlinie Ønsker man at danne en fri tekstlinie på opgørelser kan man benytte sig af typen Overskrift/Tekstlinie. Udover at kunne skrive en tekst, der kan fylde en sidebredde, foreligger der mulighed for at anføre teksten i op til 12 kolonner, som en fakturalinie er opdelt i. Skærmbilledet viser et eksempel på en tekstlinie opdelt i kolonner. Teksten her er tænkt som overskrift til en efterfølgende linie baseret på Målt forbrug. Kolonneoversigt: 1 Målernummer 2 Startaflæsning 3 Enhed 4 Slutaflæsning 5 Enhed 6 Forbrug 7 Enhed 8 Enhedspris 9 Kroner per enhed 10 Pris 11 Enhed

10 [9] Generelle parametre for de enkelte linietyper: Moms incl/excl moms om der er momspligt på den ydelse fakturalinjen repræsenterer. Parameteren Indregnes har betydning for følgende.:

11 [10] Indregnes før moms betyder, at linien tælles med i beløbet, der skal bogføres i Finans og på acontoen, og at liniens beløb skal tælles med i fakturalinjen for momsberegning, hvis en sådan findes. Indregnes efter moms lægger tilsvarende liniens beløb til det bogføringsmæssige beløb, men medregner ikke beløbet i en evt. momsberegning. Indregnes ikke, kun oplysning medfører, at liniens beløb ikke medregnes i det bogføringsmæssige beløb. Denne parameter sættes typisk for linier visende pålignede renter/gebyrer eller evt. restance. Her kan man ydermere vælge, at man kun vil have teksten udskrevet. Beregnet linie Ejendomsfaktor Denne type fakturalinje kan med fordel benyttes, når man ønsker at beregne en differentieret afgift, der er forskellig for de enkelte forbrugere og som ikke baserer sig på forbruget. Nedenstående skærmbillede viser opsætning, der skal beregne en fastafgift baseret på BBR- Boligareal og BBR-Erhvervsareal. BBR-Erhvervsarealet vægtes med 50 %. Der regnes forholdsmæssigt på antal dage, dvs. fastafgiften deles ud på antal dage. Fastafgiften gælder for arealer: (A+0,5*B)=(Boligareal+0,5*Erhvervsareal) i intervallet 0 til enheder, og indregnes i opgørelser før moms. En efterfølgende udregning af momsbeløbet medtager fastafgiften. Felter: Ejendomsfaktor nr: Angiver hvilken ejendomsfaktor, komponenten er baseret på. Drop down boksen viser de oprettede ejendomsfaktorer.

12 [11] Tidsinterval: Op/Nedtælling: Angiver om beløbet gælder hele året, eller deles ud pr. antal dage (fx flytteopgørelser, storforbrugeropgørelser) Der er mulighed for at styre antallet af gange, en fakturalinje af denne type, er blevet brugt i en opgørelse på en forbruger. Dette kan gøres ved at oprette en ejendomsfaktor, der skal virke som en tæller og tælles op/ned efter eksempelvis en årsopgørelse. Man kunne tænke sig en situation, hvor man ønsker at lade en forbruger afdrage et tilslutningsbidrag i x-antal betalinger, Her kunne man tildele den oprettede tæller værdien X og lade fakturalinjen tælle ned på tælleren med nulkontrol. Herved vil fakturalinjen kun aktiveres X gange (sålænge tælleren ikke har værdien 0). Indregn Ejendomsfaktor: Angiver ekstra ejendomsfaktor, der kan indregnes i ejendomsfaktorværdien. Værdien kan vægtes i %. Valgfri. Enheder: Min og max benyttes: Der regnes med værdi X inden for intervallet min<=x<=max Alle enheder, dog mindst min. enheder: Der regnes med værdi X inden for intervallet min<=x Pr. påbegyndt enhed: Der regnes med værdi X inden for intervallet pr. påbegyndt<=x Beregnet linie Afkøling straf/belønning Ønsker man at motivere forbrugere af fjernvarme til at tilstræbe en god afkøling, har man mulighed for ved valg af denne linietype, at afregne med et tillæg for dårlig afkøling og/eller afregne med et fradrag ved god afkøling. Afregnings-komponenten kræver blot, at forbrugeren har en energi/m3-måler.

13 [12] Skærmbilledet viser en fakturalinje, der er sat op til at afregne for dårlig afkøling. Der beregnes et tillæg såfremt, der på ejendommen har været en samlet afkøling på under 30º C. Tillægget gælder for differencen mellem den faktiske afkøling og kravet på 30º C. Der afregnes med den i prislisten angivne procentdel af energiprisen, hvilket typisk er 1 %. Fakturalinjen anvendes ikke, hvor der har været målerskift. Denne fakturalinje kan overstyres på de enkelte installationer ved i Vedligeholdelse af installationer på fanebladet Andre oplysninger at udfylde felterne vedr. afkølingsgrænse. Dette kan med fordel benyttes ved ejendomme beliggende i yderdistrikterne af ledningsnettet, der ikke får en rimelig høj fremløbstemperatur.

14 [13] Felter: Type : Afkølingsgrænse Angiver om der er tale om tillæg for dårlig afkøling eller fradrag for god afkøling Angiver kravet til minimal afkøling. Overskredet grænse: Angiver ved hvilken grænse man ønsker at afregne tillæg/fradrag. Max tillæg/fradrag: Angiver hvilken maksimal værdi af den variable afgift man ønsker at afregne med, Typisk 10 %. Afregning: Anvend ved: Angiver om prisen i prislisten er opgivet i kr. pr grad eller i procent af den variable afgift. Angiver om man ønsker at medtage beregningen ved ejendomme med foretaget målerskift. Kan med fordel benyttes hvis man har skiftet målere pga. defekt. Desuden kan man vælge en delperiode eller lade den være forbrugsuafhængig, men den bør dog ikke vælges. Beregnet linie Målt forbrug Denne linietype benyttes til afregning af den variable afgift. Det er muligt at opstille fakturalinjen for de i systemet oprettede tælleværker og enhedstyper, dvs. at det er mulig at opstille komponenten til at afregne såvel fjernvarme, vand og el. Man kan vælge at indregne en ejendomsfaktor i komponenten. Dette giver mulighed for at håndtere erhvervsrabat. Skærmbilledet nedenfor viser en fakturalinje opsat for en fjernvarmemåler. Der vil på opgørelser blive vist start- og slutmålerstand for energi og m3 samt dato for slutaflæsningen. Der vises flowmålernr., og der beregnes kun et forbrug, hvis forbruget X har ligget i intervallet Fra<=X<=Til

15 [14] Tip Det er muligt at afregne både energi og flow på en måler. For at dette kan gøres skal en parameter sættes i systemets opsætningsskærmbillede {IY}. Under fanebladet Faktura skal der mærkes af i feltet m3-afregning ved målere med energitælleværk. Efterfølgende skal der sættes en fakturalinje op til m3-afregning. Der kræves altså 2 fakturalinjer. Felter: Vis målerstande start/slut: Vis kun forbrug: Tælleværk: Angiver at der foruden forbruget skal vises målerstande. Angiver at der kun skal vises forbrug. Angiver hvilket tælleværk, der benyttes. Enhed: Vis afkøling: Angiver hvilken enhedstype, der benyttes. Angiver om der skal beregnes en yderligere linie, visende afkølingen med/uden m3-målerstande. Kun aktuel for målere med såvel energi som m3-tælleværk. Vis dato for slutafl.: Angiver om der skal beregnes en yderligere linie visende dato for slutaflæsning. Ofte en god idé hvis aflæsningstidspunktet afviger fra afregningens slutdato. Ejendomsfaktor: Der kan angives en ejendomsfaktor, som kan indregnes i forbruget som faktor eller procent. Benyttes ved udregning af erhvervsrabat.

16 [15] Kategori: Interval: Afgift: Kan benyttes, hvis man i Vedligeholdelse af installationer på fanebladet Andre oplysninger har sat kategori på. Det kunne blive aktuelt ved bimålere eller lign. Herudfra vælges så de forbrugere, der er tilknyttet en aktuel kategori. Der er mulighed for at afregne den variable afgift med forskellig enhedspris i forskellige forbrugsintervaller, afregning med knæk. Der angives i fald dette er valgt en minimumsværdi og maksimumsværdi for forbruget. Afgiftsstyring kan fx anvendes i forbindelse med vandsystemer, hvor man ønsker at køre med afgiftsstyring af enhederne. Det kræver at man i Indstillinger, Priser osv., Afgifter har oprettet en afgift med tilhørende fakturalinje. Beregnet linie Målerleje Denne linietype benyttes til at beregne målerleje. Målerlejen beregnes ud fra hvilken kategori, den elektroniske målertype tilhører. Derfor er det af stor betydning, at man har kategoriseret sine målere omhyggeligt, hvis man afregner målerleje forskelligt ved forskellige målertyper. Felter: Kategori Tidsinterval Angiver hvilken kategori af målertyper, målerlejen omhandler. Angiver hvorvidt målerleje skal deles ud pr. dag.

17 [16] Sættes der vinge i feltet Ved periode lig regnskabsår og udfyldes feltet med År, sættes perioden til år i stedet for 365 dage. Beregnet linie Abonnement Denne linietype beregner en afgift, der er uafhængig af en forbrugers ejendomsdata. Der kan som eksempel være beregning af et abonnement, der er uafhængig af BBR- Boligareal. Endvidere kan denne linietype benyttes, hvis der afregnes flyttegebyr. Skærmbilledet viser en komponent, der er sat op til at beregne abonnement, fordelt per dage. Der vises enhedspris på opgørelsen.

18 [17] Felter: Tidsinterval: Angiver om beløbet gælder hele året, eller deles ud per antal dage fx flytteopgørelser, storforbrugeropgørelser. Aflæsning (Flyttegebyr) Ved periode lig regnskabsår angiv år I henhold til gældende lovgivning er det muligt at differentiere på forbrugere, der selv aflæser og forbrugere, værket aflæser. Hvis du ønsker at påligne de forbrugere, værket aflæser et gebyr for aflæsningen, kan skal du i flytteguiden ved indtastning af flytteaflæsningen angive aflæsningskilden. Opret derefter en fakturalinje af typen Abonnement og sæt vinge i Check på aflæsningskilde og skriv koden: 10 i indtastningsfeltet. Prisen hentes efterfølgende fra denne fakturalinjes pris i prislisten. Hvis du ønsker angivelsen 1 år i stedet for 365 dage, skal du sætte vinge i og skrive ordet år i indtastningsfeltet. Vis enhedspris: Angiver om der skal vises enhedspris på opgørelsen. Relevant når der regnes per antal dage.

19 [18] Hvis der sættes vinge i Ved periode lig regnskabsår. og udfyldes med År, vil perioden blive vist som år i stedet for 365 dage. Momsberegning Denne linietype benyttes til at beregne momsbeløbet for opgørelsen. Beløbet, der beregnes moms af, er beregnet ud fra opsætningen af de øvrige fakturalinjer. Det er punktet Indregnes, der er afgørende for hvilket beløb, der beregnes moms af. Reglen er, at det beløb, der regnes moms af, er summen af de fakturalinier i opgørelsen, der ligger før momslinien og har sat koden indregnes i opgørelser før moms. Momssatsen kan enten vises som helt tal med decimaler eller som helt tal uden decimaler. Momskontoen hentes via konto for udgående moms angivet i forbrugerens finansgruppe. Momsberegning vil typisk anvendes ved multiafregninger, hvor der afregnes for flere forsyningsformer på samme tid, og hvor man ønsker at differentiere de forskellige momsbeløb mellem forsyningsformerne.

20 [19] Aconto Denne linietype benyttes til at vise forbrugerens samlede pålignede ratebeløb, evt. restancer og forudbetalinger. Desuden bruges linietypen også til rykkergebyrer, åbne- og lukkegebyrer, samt øvrige gebyrer. Skærmbilledet ovenfor viser en komponent, der er sat op til at vise en forbrugers pålignede ratebeløb. Gebyrerne indregnes dog normalt ikke, men medtages kun som oplysning. Felter: Mulige påligninger: Angiver hvilken type påligning, man vil have med. Påligning: Betaling: Pålign.+Betal.: Angiver alt, hvad der er pålignet. Angiver det samlede betalte beløb af arten Betalt aconto. Denne benyttes normalt ikke. Angiver differencen mellem påligninger og betalinger, Pålignet aconto og Betalt aconto. Denne parameter bruges, når man på opgørelser ønsker restancebeløb eller forudbetalinger vist.

21 [20] Subtotal / Total Denne linietype benyttes til at vise sammentællinger. Fx kan man ved hjælp af denne linietype vise en sammentælling af det samlede fakturabeløb ekskl. moms. Hvilke beløb, der tælles med i sammentælling, bestemmes af en Niveaukode. Eksempel Variabel afgift Fastafgift 1.500,00 kr 1.000,00 kr Total excl moms 2.500,00 kr(niveaukode 10) Moms 625,00 kr Total incl moms 3.125,00 kr(niveaukode 11) Pålignet aconto 3.000,00 kr- Til indbetaling 125,00 kr (niveaukode 12) En subtotal/total-linie vil medregne beløb fra tidligere linier fra en subtotal/totallinie med en højere niveaukode. Beregn ny Aconto Linietypen anvendes ved budgetter til at angive kommende periodes pålignede acontorater. Dette sker typisk i forbindelse med årsopgørelsen, hvor mange benytter en opsætning, der medtager næste års budget i bunden af opgørelsen. Endvidere kan man danne enkeltstående budgetter til eksempelvis nyindflyttere. Antallet af acontorater kan være bestemt af flere faktorer. Generelt angiver antallet af udfyldte betalingsdatoer for gældende regnskabsår i vedligeholdelsesskærmbilledet Rater, datoer mv. Er der tale om et budget for en indflytter, har man mulighed for at indtaste nummeret på første gældende ratenummer. Ønsker man at køre med individuelle ratenumre på forbrugerne, er der mulighed for at oprette en ejendomsfaktor, der kan indeholde information vedr. ratenumre. For at denne mulighed kan udnyttes, skal man sætte en parameter i opsætningsskærmbilledet {IY} under fanebladet Faktura. Det anbefales, at man kontakter DFF-EDB, før denne parameter sættes. Felter: Afrundes til hele kr: Afrundes til hele enheder: Angiver at afrunding sker på beløbet. Hvad der afrundes til indtastes i nedenstående indtastningsbillede. Benyttes ikke af systemet.

22 [21] Beregning: Benyttes ikke af systemet. Layout Denne linietype benyttes til at styre udformningen af opgørelser mht. tvunget sideskift og bundmargin. Felter: Lodret positionering: Sideskift: Afstand fra bund: Gældende for øvrige: Angiver komponentens funktion vedr. bundmargin Angiver at komponentens funktion tvunget sideskift Angiver bundmargin Benyttes pt. ikke af systemet. Vil altid gælde for øvrige sider

23 [22] Beregnet linje - Max. Effekt Ønskes maxeffekt afregnet, kræver det, at der i de elektroniske målertypers benyttede tælleværkstyper indgår EFFEKTMAX. Varelinie Fri faktura Denne fakturalinje anvendes til redigering af varelinerne på en fri faktura. Brugeren skal tage stilling til om varenummeret skal skrives med ud på fakturaen eller ej. Derudover skal fritekst tileller fravælges. Desuden kan friteksten indrykkes med tabulator ved vinge i Indryk Fritekst. Varelinierne på en fri faktura er foruddefinerede, men værket har mulighed for at tilføje en fritekst til den enkelte varelinie. Denne fritekst indtastes i finanskladden ved indtastning af varelinie i feltet FRITXT. Teksten vil blive udskrevet i henhold til ovenstående valg. Til slut vælges linietypogram for varelinierne.

24 [23] Layout og kriterium for udskrivning Efter at have indtastet specifik information på baggrund af linietype, skal der tages stilling til generelle parametre vedr. skrifttype, linieskift og kriterier for, hvornår fakturalinien skal udskrives. Skærmbilledet viser, at komponenten vil sørge for, at fakturalinien vil blive udskrevet med linietypogram nr. 3, såfremt fald liniens beløb er forskellig fra 0. Liniens beløb udskrives med fortegn. Ved valg af kriterium skal man tage stilling til i hvilke situationer, man ønsker at se en fakturalinie. Har man for eksempel valgt at oprette en fakturalinje til visning af restance, vil det være uhensigtsmæssigt at lade linien udskrive ved enhver lejlighed. En forbruger uden restance vil sikkert finde linien overflødig. Ved at højreklikke i det hvide felt under teksten Linien udskrives vises de oprettede nøgleord. Liniebeløbet er defineret som liniens ialtbeløb. Er der tale om en tekstlinie, er liniebeløbet lig tidligere linies ialtbeløb. = lig med

25 [24] < mindre end > større end <> forskellig fra OR AND eller og Fx: ([LINIEBELOEB] > -100) AND ([LINIEBELOEB] < 100) Desuden er følgende kriterier tilgængelige: BETEGNELSE NØGLE- ORD KRITE-RIUM SYNTAKS ANVENDELSE [FIRMANAVN] X Udskriv firmanavn [FORBRUGERNR] X X = forbrugernummer angivet i numerisk form Udskriv forbrugernummer eller, hvis kriterium tilføjet, udskrives kun på det angivne forbrugernummer [AKTIVNR] [PBSNR] X X Udskriv forbrugerens aktivnummer Udskriv PBS-nummer som angivet under fanebladet Opkrævning [WEBPINKODE] X Udskriv webpinkode [KUNDEGRUPPE] X =,<,>,<> kundegruppenr i numerisk form. Indstillinger Småkartoteker Kundegruppe Udskrives kun på forbrugere tilknyttet den angivne kundegruppe [BETALINGSFORM] X =,<,>,<> 0(PBS) eller 10(giro) eller 20(PTG) Udskrives kun på forbrugere med den angivne betalingsform [FORSYNINGSFORMHAVES#1] X Tallet udskiftes med forsyningsform i numerisk form. Indstillinger Småkartoteker Forsyningsform Udskrives kun på forbrugere tilknyttet den angivne forsyningsform

26 [25] [STEMMERET#1] X Tallet udskiftes med forsyningsform i numerisk form. Indstillinger Småkartoteker Forsyningsform Udskrives kun hvis forbrugeren har stemmeret i den angivne forsyningsform [EFAKTORTEKST#1] X X Tallet udskiftes med nummeret på den ejendomsfaktor, man ønsker at udskrive værdien for. Nøgleordet efterfølges af =,<,>,<> kriterium Udskriver værdien på den valgte ejendomsfaktor eller hvis kriterium tilføjet, udskriver kun hvis værdien overholder kriteriet [BETALINGSDATO] X Udskriv opgørelsens betalingsdato [DAGSDATO] X Udskriver systemdatoen [PERIODEFRA] [PERIODETIL] [YYFRA] [YYTIL] [YYYYFRA] [YYYYTIL] X X X X X X Udskriv opgørelsens periode fra Udskriv opgørelsens periode til Udskriv opgørelsens årsmærke fra med to cifre Udskriv opgørelsen årsmærke til med to cifre Udskriv opgørelsens årsmærke fra med fire cifre Udskriv opgørelsen årsmærke til med to cifre [AARSMAERKE] X X =,<,>,<> årsmærke [ANTALENHEDER] X =,<,>,<> kriterium Udskriv årsmærket eller udskriv kun hvis årsmærket er lig det angivne Udskriv hvis forbruget overholder kriteriet. [ELEKNR] [MEKNR] X X Udskriver det elektroniske målernummer Udskriver flowmålernummeret

27 [26] [HAANDNR] [AFGIFTTEKST] [ALFASOG] X X X Udskriver håndterminalnummeret Udskriver teksten på afgiften. Indstillinger Priser Afgifter Udskriver værdien i feltet Alternativt søgefelt på fanebladet Andre oplysninger på Installationen [INSTFORB] X Anvendes ikke [EJDFORB] X Anvendes ikke Eksport af fakturalinjer Der i Finans- og Forbrugerprogrammet mulighed for, at eksportere alle fakturalinjer for én klient og indlæse disse i en anden klient. Dette sker via knapperne Eksporter fra fil og Importer fra fil under Indstillinger Priser Fakturalinjer. Ved indlæsning af fakturalinjerne bibeholdes de eksisterende fakturalinjer, og den eksisterende fakturalinje overskrives ikke, hvis der findes en fakturalinje med et tilsvarende nummer i den importerede fil.

28 [27] Afgifter Menupunkt Fakturering Priser Afgifter Forudsætninger For at programmet kan håndtere afgifter, som eksempelvis, grøn afgift på vand skal relevante fakturalinjer, priser og afgifter oprettes. Endvidere skal der under Indstillinger Systemmiljø Finans sættes et flueben i feltet; benyt afregningssystemet til håndtering af kulørt afgift.

29 [28] Opsætning Det er vigtigt at være opmærksom på, at når afgiftssystemet benyttes, skal fakturalinjerne for beregnet forbrug altid vises. Dvs. de må ikke være sat til kun at blive vist såfremt beløbet er < 0 eller > 0. Der skal oprettes en linie til beregning af afgiften på det målte forbrug. Det vil sige en fakturalinje af typen Beregnet linie målt forbrug. Her er det vigtigt at være opmærksom på, at der i feltet afgift skal angives det afgiftsnummer, der er oprettet under punktet Indstillinger Priser osv. Afgifter. Se nedenfor. Dernæst skal oprettes linier til specifikation til momsregistrerede kunder over beregnet og betalt afgift.

30 [29] Nedenfor er vist et eksempel herpå: Fakturalinje nummer 50000: Er en angivelse af kolonneopsætningen til den endelige linie, her nummer / Linietypen er layout, hvorefter følgende positionering vælges:

31 [30] Fakturalinje nummer 60000: Denne linie er en ganske almindelig overskrift/tekst linie. Fakturalinje nummer Fakturalinje nummer oprettes også som en overskrift/tekstlinie med tekst i kolonner som defineret i fakturalinje nr Afgiftskomponent nummer Denne linie er den faktiske linie for afgift, hvor der angives hvilken afgift, der ønskes specificeret ved at referere til det under afgifter oprettede nummer.

32 [31]

33 [32] Prisliste Prislisten skal tilføjes prisen på vandafgiften samt henvisning til finanskonto hvorpå dette posteres. Afgifter Fakturering Priser Afgifter. Vandafgiften skal oprettes som afgift med henvisning til fakturalinjenummeret.

34 [33] Fakturering Ovenstående fakturalinjer giver følgende udseende på opgørelserne: Aconto På acontobilledet er der mulighed for se specifikationen af afgiften på den enkelte påligning ved at højreklikke med musen. Budgetter I øvrigt skal man ved anvendelse grønne afgifter være opmærksom på at der IKKE må foretages manuelle rettelser til acontopåligninger. Dvs. at eventuelle rettelser skal foretages ved beregning af nyt budget. Dog må der rettes manuelt, hvis acontoraten nedskrives til 0. Udskrifter Under Aconto Udskrifter Afgiftsoversigt kan udskrives en liste der specificerer afgiften fordelt på rater og forbrugere.

35 [34] Beregning af opgørelser/budgetter Menupunkt: Forudsætninger: Fakturering Beregn Faktura. Brev til fakturahoved oprettet. Fakturalinjer tilrettet. Prislister oprettet. Finansgrupper tilrettet. Forbrugeren skal være korrekt tilknyttet prisliste/finansgruppe Forbrugersystemet tilbyder beregning af forskellige typer af opgørelser: Opgørelse en årsopgørelse Mellemopgørelse en ratevis opgørelse baseret på målt forbrug på registrerede mellemaflæsninger. Benyttes normalt til større varmeaftagere, der har et meget varieret forbrug over året. Fiktiv opgørelse en opgørelse, der ikke foretager nogen form for bogføring, og som baserer sig på mellemaflæsninger. Flytteopgørelse afregning til udflytter Budget (rent) benyttes til beregning af budgetterede acontorater Prognose En fiktiv opgørelse med indbygget forecast på resten af regnskabsårets forbrug og acontorater

36 [35] Opgørelse En årsopgørelse består som udgangspunkt af en afregningsdel men kan dog suppleres med en budgetdel. En opgørelse baserer sig på aflæsninger af typen Årsaflæsning, hvorfor en opgørelse kun vil indregne forbrug, såfremt der er indtastet en årsaflæsning på forbrugeren. BEMÆRK En forbruger, der ikke er årsaflæst, modtager en årsopgørelse, der alene afregner fastafgiften. Når alle opgørelser skal beregnes i forbindelse med en årskørsel, er det ikke en fordel at have flueben i feltet Kontroludskriv. Storforbrugeropgørelse En forbruger kan kun afregnes som storforbruger, hvis værket har oprettet en kundegruppe til dette formål samt tilknyttet de aktuelle storforbrugere til denne kundegruppe {Indstillinger Småkartoteker Kundegrupper}. BEMÆRK Angivelsen af ratenummer på mellemopgørelser har ingen relation til ratenumrene på almindelige acontorater. Et ratenummer på en mellemopgørelse tjener det ene formål, at identificere betalingen heraf. En mellemopgørelse baserer sig på aflæsninger af typen Mellemaflæsning, hvorfor en storforbrugeropgørelse kun vil indregne forbrug såfremt, der er indtastet en mellemaflæsning på storforbrugen.

37 [36] Der bør ikke dannes mellemopgørelse til storforbrugere i forbindelse med en årskørsel. I stedet skal den sidste mellemopgørelse erstattes af en årsopgørelse. BEMÆRK: Storforbrugere skal ikke pålignes almindelige acontorater. Fiktive opgørelser En fiktiv opgørelse benyttes primært til at informere en forbruger om, hvordan det hidtidige forbrug har været. Den fiktive opgørelse resulterer ikke i en bogføring, ligesom forbrugerens acontobeløb ikke ændres herved. Den fiktive opgørelse baserer sig på mellemaflæsninger, hvorfor en indregning af forbruget forudsætter en mellemaflæsning Ønsker man, at den fiktive opgørelse i stedet skal basere sig på en årsaflæsning, skal der flueben i feltet: fiktiv opg. benytter årsaflæsning. Budgetter Beregning af enkeltstående budgetter benyttes ved beregning af et budget til en nyoprettet forbruger, ved en flytning til budgettering af nyindflytterens acontorater eller i forbindelse med en årskørsel. Ved dannelse af et enkeltstående budget skal man tage stilling til, om budgettet vedrører dette regnskabsår eller det næste regnskabsår. Budgetberegningen kan baseres på én af de følgende beregningsmetoder: Restforbrug: Skønnet forbrug: Budgetteret forbrug: Restforbrug delår: Angiv Acontorate Budgettet beregnes efter et forbrug svarende til restforbruget på installationen. Budgettet beregnes efter et forbrug svarende til det skønnede forbrug på installationen: Forventet, dette regnskabsår, hele regnskabsår. Budgettet beregnes efter installationens budgetterede forbrug: Budgetteret, næste år. Budgettet beregnes efter installationens restforbrug. Restforbruget udregnes som værende forventet forbrug, hele året fraregnet forbruget på registrerede flyttere. Det beregnede restforbrug, kan dog ændres inden budgetberegningen. Denne beregningsmetode er velegnet i forbindelse med flytning eller nyoprettelse: Forventet, dette regnskabsår, rest. Forbruget beregnes ud fra en angivet acontorate. Metoden kan med fordel benyttes, hvis en forbruger eksempelvis ringer ind og beder om en fast rate på DKK 2.000,00. Metoden kan kun benyttes for forbrugere med én installation. Beregningen vil først beregne den samlede fastafgift, hvorefter restbeløbet forudsættes måtte skulle dække det variable forbrug, restforbruget opdateres herefter med den herved beregnede energimængde.

38 [37] Alle beregningsmetoder giver mulighed for indtastning af fra hvilken rate, beregningen skal være gældende, hvilket er relevant ved nytilsluttede forbrugere, nye indflyttere eller når nuværende forbrugere skal nyberegnes pga. ændringer i forudsætninger for beregningen.

39 [38] Afregningsproceduren. Dannelse og udskrift af afregninger mv. foregår trinvis: 1. Afregningen beregnes inden udskrift {Fakturering Beregn faktura}. Kladdeudskrift som skærmbillede kan efter ønske foretages under dette menupunkt, ved at sætte flueben i feltet: kontroludskrift. 2. Kladdeudskriften udskrives evt. Kladdeudskrifter får ikke tildelt et fakturanummer, men har i stedet teksten: ej godkendt. Kladdeudskrift vil normalt ikke være relevant, når der er tale om en samlet dannelse af årsopgørelser, da datamængden vil være for omfattende. Normalt vil man i dette tilfælde i stedet benytte Total for værk 3. Er der tale om komplet dannelse af årsopgørelser, bør der nu udskrives en Total for værk, for endelig kontrol af alle opgørelser {Fakturering Kontroller faktura Total for værk} 4. Beregnede afregninger, der efterfølgende fortrydes, skal slettes i menupunktet: {Afregninger kontroller faktura Slet opgørelser }, og efterfølgende genberegnes med nye parametre. EKSEMPEL Gennemgang af Total for værk for samtlige årsopgørelser viser, at enkelte opgørelser ikke er korrekte. Vi udskriver for nærmere undersøgelse kladdeudskriften for disse udvalgte forbrugere. Fejlen observeres, hvorefter den forkerte beregning slettes, fejlen rettes og der foretages en genberegning af disse få opgørelser. Herefter genudskrives og kontrolleres Total for værk. 5. En beregnet afregning bogføres under {Fakturering Bogfør}. På skærmbilledet kan man selektere efter forbrugernumre, opgørelsestype eller begge dele. Når selektionen er sat op klikkes på knappen: Forslag, hvorefter de opgørelser, der matcher søgningen, vil blive vist i indholdsruderne: Dato og Antal opg. Et efterfølgende klik på knappen OK vil medføre, at de valgte afregninger bliver tildelt et fakturanummer, samtidig med at finansbogføringen bliver dannet og placeres i kladde 11, der efterfølgende skal bogføres.

40 [39] BEMÆRK Det anbefales ikke at have flueben i feltet: Vis udskrift, hvis den pågældende bogføring gælder en samlet bogføring af årsopgørelser til alle forbrugere. I stedet henvises til det følgende punkt. 6. Såvel en bogført som en ej bogført afregning kan genudskrives et vilkårligt antal gange {Fakturering Udskriv faktura}. 7. Afregninger, der er bogførte, kan ikke annulleres, i stedet dannes en kreditnota, der modposterer hele den udskrevne faktura {Fakturering Kreditnota}.

41 [40] Total for værk Forudsætninger: Opgørelser skal enten være beregnet eller både beregnet og bogført. Total for Værk er en udskrift, der benyttes til afstemning af de beløb, værket har faktureret forbrugerne i forbindelse med flytteopgørelser, storforbrugeropgørelser og/ eller årsopgørelser. Denne udskrift kan i afstemningssituationer sammenholdes med følgende udskrifter: Forbrugsstatistik {TUF} for at kontrollere om den variable afgift er faktureret korrekt. Yderligere kan Total for Værk benyttes til afstemning af de driftskonti i Finanssystemet, der vedrører afregning. Indstillinger Priser Prisliste. Det skal dog bemærkes, at fordi Total for Værk er en stationær liste, kan man ikke afstemme værkets tilgodehavender med denne liste.

42 [41] Afstemninger Månedlig kontrol af flytte- og mellemopgørelser. Kontrol i forbindelse med årskørslen. Hovedkriterier Ejendom Fra: Angiver start i intervallet af forbrugere Til: Angiver slut i intervallet af forbrugere

43 [42] Opgørelsesstatus Man kan vælge at medtage bogførte, ej bogførte eller begge dele på udskriften. Detaljeringsgrad Total for Værk kan udskrives på to niveauer: sum- og detailnivau. Typisk vil man starte med at udskrive på sumniveau for derefter at foretage en afstemning til acontoudskrifter og forbrugsstatistik. I fald der skulle være differencer, kan man efterfølgende medtage en detailliste for at kontrollere de enkelte forbrugere. Opgørelsestyper Der er mulighed for at vælge én eller flere af nedenstående typer: Opgørelser Mellemopgørelser Flytteopgørelser Periode Der skal tages stilling til, hvilket datointerval udskriften skal udskrives for. Typisk vil man ved en årskørsel angive regnskabsårets startdato og regnskabsårets slutdato. Udover datoangivelse skal man tage stilling til, hvorvidt datointervallet gælder for afregningsperioden eller for bogføringsperioden. Sidstnævnte kan med fordel anvendes ved afstemning. Startdato: Slutdato: Angiver startdato i datointerval Angiver slutdato i datointerval Afregningsperiode: Angiver at datointervallet afspejler afregningsperioden Bogføringsperiode: Angiver at datointervallet afspejler bogføringsperioden. Fakturalinje indbetaling/ udbetaling Total for værk kan lave en sammentælling af antal udbetalinger og antal indbetalinger. Dette kræver dog, at disse felter er udfyldt med henholdsvis fakturalinjen for udbetaling og fakturalinjen for indbetaling {Indstillinger Priser Fakturalinjer}. Kolonner Fanebladet Kolonner benyttes til at opsætte hvilke og hvor mange data, man ønsker at se på detaillisten. Der er mulighed for at vælge op til 10 kolonner. Kolonnerne bestemmes ud fra de fakturalinjer, der er opsat i systemet. Da papirstørrelsen desværre begrænser det mulige kolonne-antal til 10, skal kolonnevalget overvejes nøje, det kan fx være en god idé fortrinsvis at vælge fakturalinjer, der refererer til sumlinier. Kriterierne for en kolonne er:

44 [43] Fakturalinje: Kolonnebredde: Budgetdel Fakturabeløb vises baseret på angivet fakturalinje Bredden af kolonnen i 10.-del mm. Der kan sættes flueben i dette felt, såfremt værket har udskrevet årsopgørelser med budgetdel og efterfølgende ønsker budgetdelen med på total for værk. BEMÆRK Det kan være en hjælp at udskrive en liste over alle værkets fakturalinjer: Indstillinger Priser Udskrifter Fakturalinjeliste Eksport til regneark Da udskriften som før omtalt er begrænset til 10 kolonner, kan det i stedet være en fordel at benytte eksportfunktionen på udskriften, hvorved der dannes en fil til videre behandling i et regneark. Vælges eksportfunktionen, er det underordnet hvilke kolonner, der er opsat i kolonnevalget, da alle kolonner overføres til filen. Er der beregnet opgørelser inklusiv ny acontoberegning, overføres også alle kolonner vedrørende budgetterne til datafilen. Selv med et begrænset kendskab til brugen af regneark, vil man opnå mange fordele i efterkontrollen, ved at kunne sortere data efter forskellige kriterier. BEMÆRK: Total For Værk kan altid genudskrives fx vedrørende tidligere år, da den baserer sig på beregnede fakturalinier. Incitamentstarif opsætning og layout Der er tre hovedstammer inden for layout: Den generelle model, Viborgmodellen og Høje Taastrup modellen. Den generelle model outputter den forventede afkøling med den faktiske, og kan gøre dette i en komprimeret og en specificeret version. Prisberegningen sker via. x grader manglende afkøling * y kr/grad. Viborgmodellen giver lidt flere informationer, og outputter fremløbs- og returløbstemperatur, sammenholder med den forventede returtemperatur, og giver evt. straf ud fra dette. Prisberegningen sker ved, at den manglende afkøling

45 [44] i grader bruges som procenttal af enhedsprisen for en kwh, og ganges med det totale energiforbrug: x grader manglende afkøling * 0.01 * y kr/kwh * z forbrugt MWh. Høje Taastrup modellen giver som output noget der ligner den komprimerede generelle model, men introducerer et bundfradrag Den generelle model Opsætningsbillede

46 [45] Uspecificeret udskriftslayout

47 [46] Specificeret udskriftslayout

48 [47] Viborgmodellen Incitamentstarif tillæg Opsætningsbillede Udskriftslayout

49 [48] Høje-Taastrup modellen Opsætningsbillede Udskriftslayout

50 [49] Grænser for forventet returtemperatur Under Indstillinger Rater, datoer mv fanebladet Incitament kan opsættes forskellige metoder til beregning af den forventede returtemperatur. Funktionsberegning Ud fra en belastningsfaktor samt radiatoreksponent 1 og 2, beregnes en returtemperatur. Tabelberegning 1 FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR , , , , Tabelberegning 2 FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR , ,5

51 [50] , , , , , , , , , , ,

52 [51] 64 30, Tabel 3 FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR Tabel 4 FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR

53 [52]

54 [53] Tabel 5 FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR <ALLE> 50 Tabel 6 FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR <ALLE> FREMFØRT TEMPERATUR - 20 Tabel 7 1-strenget anlæg FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR 57 FREMFØRT TEMPERATUR FREMFØRT TEMPERATUR FREMFØRT TEMPERATUR FREMFØRT TEMPERATUR FREMFØRT TEMPERATUR 30 2-strenget anlæg FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR 57 FREMFØRT TEMPERATUR FREMFØRT TEMPERATUR FREMFØRT TEMPERATUR 30

55 [54] FREMFØRT TEMPERATUR FREMFØRT TEMPERATUR 36 Tabel 8 FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR Tabel 9 FREMFØRT TEMPERATUR FORVENTET RETURTEMPERATUR <ALLE> 30 Brugerdefineret tabel Indtast værkets egen tabel med angivelse af forventet returtemperatur efter fremført temperatur.