Indstilling. Bevillingsmæssige konsekvenser ved indførelse af huslejemodellen i administrationsbygninger. 1. Resume. Til Århus Byråd via Magistraten

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd via Magistraten Teknik og Miljø Den 13. november 2008 Bevillingsmæssige konsekvenser ved indførelse af huslejemodellen i administrationsbygninger Ejendomsforvaltningen Teknik og Miljø Århus Kommune 1. Resume Byrådet vedtog den 22. oktober 2006 at indføre en ny huslejemodel for administrative bygninger i Århus Kommune pr. 1/ De af magistratsreformen afledte flytninger har betydet en forsinkelse i udrulningen af huslejemodellen, idet det var relevant at afvente, at de pågældende brugere var endeligt placeret i deres fremtidige lokaler. Med enkelte undtagelser er denne forudsætning nu opfyldt, så len kan formaliseres med 2008-budgettet og lokalefordelingen som basis. Forsinkelsen i indførelsen af huslejemodellen betyder samtidig, at den forudsatte evaluering fire år vil ske primo 2012 på basis af regnskabstallene for H.H. Seedorffs Stræde Århus C Sagsnummer EJD/08/00895 Sagsbehandler Hans Peder Larsen Telefon Direkte telefon Telefax E-post ejd@aarhus.dk E-post direkte hpl@aarhus.dk I den forudgående debat med forvaltningerne har et gennemgående tema været, om der er sikkerhed for huslejemodellens budgetneutralitet, dels i henseende til bygningsvedligehold, dels i henseende til driftsudgifter. Hvad angår bygningsvedligehold er det Ejendomsforvaltningens opfattelse, at det udførende ansvar for det fremtidige indvendige vedligeholdelsesarbejde bør forankres i Ejendomsforvaltningen og disponeres aftale. Hvad angår driftsudgifterne vedgår Ejendomsforvaltningen sig ansvaret for, at dispositionerne omkring servicekontrakter bringes i overensstemmelse med de forudsatte budgetmidler for For de partielle opsigelsesmuligheder lægger Ejendomsforvaltningen vægt på, at det skal være muligt at genudleje opsagte lokaler. Bevillingsmæssige konsekvenser ved indførelse af huslejemodellen i administrationsbygninger

2 Til hver enkelt administrationsbygning er udarbejdet en standardiseret lejekontrakt mellem Ejendomsforvaltningen som udlejer og pågældende magistratsafdeling(er). I kontrakterne er specificeret leje- og driftsudgifter samt de vedligeholdelses- og omrokeringsbeløb, der udlægges til den enkelte ejendom. Som bilag til lejeaftalerne indgår servicekontrakter for betjentydelser og aftaler om varetagelse af de drifts- og vedligeholdelsesmæssige opgaver, der er omfattet af de udlagte budgetter. Disse kontrakter er et tilbud fra Ejendomsforvaltningen om at sikre kontinuitet i opgaveudførelsen og vil samtidig give et optimalt grundlag for evaluering af huslejemodellen. For de forvaltningsenheder, der ikke er endeligt fysisk placeret magistratsreformen, vil budgetterne først blive udlagt når flytningerne er gennemført. Det indstilles, at budgetudlægget til disse forvaltninger gennemføres administrativt, når de fysiske forhold er bragt i orden. Et udkast til indstillingen har været fremsendt til magistratsafdelingerne til høring. De modtagne svar er bilagt denne indstilling. En række af de i høringssvarene anførte problemstillinger er følgende blevet afklaret, og eventuelle konsekvenser for budgetudlæggene er indarbejdet i nærværende indstilling. Derudover er høringssvarene kommenteret vedrørende de øvrige anførte problemstillinger. 2. Beslutningspunkter At 1) len budgetudlægges som beskrevet i indstillingen. At 2) Udlæg for de i indstillingen omtalte forvaltninger, der ikke er endeligt placeret, afklares administrativt, når de fysiske forhold er bragt i orden, og bevillingsmæssigt indstilles til byrådet i forbindelse med kommende indstillinger om forventet regnskab. at 3) Større uoverensstemmelser mellem udlagte beløb og faktiske udgifter udlignes administrativt i 2009 i forbindelse med indstilling om forventet regnskab for Side 2 af 11

3 3. Baggrund Byrådet vedtog den 22. oktober 2006 at indføre en ny huslejemodel for administrative bygninger i Århus Kommune. len var oprindeligt forudsat implementeret pr. 1/ De omfattende omflytninger som følge af magistratsreformen har imidlertid betydet, at udrulningen af huslejemodellen vedrørende en række adresser først kunne gennemføres når de pågældende brugere var endeligt placeret i deres fremtidige lokaler. Med enkelte undtagelser er flytningerne magistratsreformen nu gennemført, og der vil med denne indstilling blive fastlagt aftalevilkår for hovedparten af kommunens administrative funktioner, således at intentionerne med huslejemodellen kan komme til udtryk i praksis ved, at len formaliseres med 2008-budgettet og lokalefordelingen som basis. Forsinkelsen i indførelsen af huslejemodellen betyder samtidig, at den forudsatte evaluering fire år vil ske primo 2012 på basis af regnskabstallene for Den forventede effekt Den grundlæggende idé med len er at gøre brugerne af administrationsbygninger budgetansvarlige for deres lokaleforbrug og for deres ændringer i lokaleindretningen, typisk som følge af organisatoriske ændringer, samt at forankre ansvaret for lokalernes vedligehold hos de respektive brugere. Hermed skærpes budgetansvaret, og brugerne vil skulle forholde sig til, om forbruget af ressourcer modsvarer de fordele, der er forudsat ved de lokalemæssige dispositioner. 5. De planlagte ydelser I de diskussioner, der har været med de enkelte magistratsafdelinger om implementeringen af huslejemodellen, har et gennemgående tema været, om der er sikkerhed for huslejemodellens budgetneutralitet, dels i henseende til bygningsvedligehold, dels i henseende til driftsudgifter. Hvad angår bygningsvedligehold er det Ejendomsforvaltningens opfattelse, at det udførende ansvar for det fremtidige indvendige vedligeholdelsesarbejde bør forankres i Ejendomsforvaltningen, således at der på aftalebasis sikres, at de reserverede budgetmidler til de enkelte Side 3 af 11

4 administrationsbygninger disponeres optimalt i henhold til en aftalt vedligeholdelsesplan. Dermed vil der også blive tilvejebragt et sikkert grundlag for evalueringen af huslejemodellen udløbet af den fireårs periode, der er forudsat i analyserapporten om modellens indførelse. Hvad angår driftsudgifterne har det specielt været diskuteret, hvorledes det kan sikres, at de kontraktmæssige forpligtelser vedrørende eksempelvis rengøring udlægges udgiftsneutralt til brugernes budgetansvar, når den kommunale budgetfremskrivning fremstår med en underdækning i forhold til prisfremskrivningen i de indgåede aftaler. Ejendomsforvaltningen vedgår sig ansvaret for, at dispositionerne omkring servicekontrakter bringes i overensstemmelse med de forudsatte budgetmidler for 2008, idet det formelle budgetansvar frem til denne indstillings vedtagelse fortsat er forankret i Ejendomsforvaltningen. Her vil ansvaret påhvile brugerne, helt i overensstemmelse med intentionerne i huslejemodellen. Endvidere har de partielle opsigelsesmuligheder været genstand for debat. Ejendomsforvaltningen finder det væsentligt for udnyttelsen af lokalerne, at det areal, der kan opsiges, udgør en genudlejelig enhed, således at lokalerne kan afgrænses for den enkelte bruger. I huslejemodellens rapport er dette typisk eksemplificeret som etagevis eller etagevis bygningsfløj, men med nærmere angivne undtagelser som f.eks. Rådhuset. 6. Organisering af indsatsen Til hver enkel administrationsbygning er udarbejdet en standardiseret lejekontrakt mellem Ejendomsforvaltningen som udlejer og pågældende magistratsafdeling(er). I kontrakterne er specificeret leje- og driftsudgifter samt de vedligeholdelses- og omrokeringsbeløb, der udlægges til den enkelte ejendom. Kontrakterne omhandler desuden de lejeforhold på normale betalingsvilkår, der i en række tilfælde har været gældende i de forskellige kommunale administrationsbygninger med Ejendomsforvaltningen som udlejer. Side 4 af 11

5 Som bilag til lejeaftalerne indgår servicekontrakter for betjentydelser og aftaler om varetagelse af de drifts- og vedligeholdelsesmæssige opgaver, der er omfattet af de udlagte budgetter. Disse kontrakter er et tilbud fra Ejendomsforvaltningen om at sikre kontinuitet i opgaveudførelsen og vil samtidig give et optimalt grundlag for evaluering af huslejemodellen. Det vil være relevant at den følgegruppe, der blev etableret for at tilsikre huslejemodellens implementering, fortsætter med en sammensætning, der afspejler lejergrupperne. For de forvaltningsenheder, der fortsat ikke er fysisk placeret magistratsreformen, vil budgetterne først blive endeligt udlagt, når flytningerne er gennemført. Der er dog i denne indstilling indregnet et midlertidigt udlæg for en række af disse forvaltningers nuværende placering for at sikre en samlet opgørelse af budgetmodellens udlæg i de pågældende ejendomme. Følgende er berørt af dette: Planlægning og Byggeri, der med flytning fra Rådhuset påregnes samlet på Kalkværksvej 10, hvorfor huslejemodellen først får virkning for denne forvaltning fra Værdien af de nuværende lokaler på Rådhuset er indregnet i denne indstilling som et midlertidigt udlæg. Funktioner under Borgerservice, der flytter fra Søren Frichs Vej 36 G til Rådhuset, hvorfor huslejemodellen først får virkning for denne funktion fra Værdien af de nuværende lokaler på Søren Frichs Vej 36 G er indregnet i denne indstilling som et midlertidigt udlæg. Følgende funktioner, der skal placeres på Grøndalsvej 1 færdiggørelsen af tilbygningsprojektet: Natur og Miljø, Trafik og Veje, Socialcenter Syd, Jobcenter Århus-Syd, Ydelsescenter Syd, hvorfor huslejemodellen først får virkning for disse forvaltninger fra De tre sidstnævnte er nu placeret på Grøndalsvej 2, hvorfor værdien af lokalerne hér er indregnet som et midlertidigt udlæg. Funktionerne på Holmevej 180, der flyttes til Grøndalsvej 2 i 2011, hvorfor huslejemodellen først får virkning for disse forvaltninger fra Side 5 af 11

6 Desuden mangler udlæg for Borgmesterens Afdeling til lokaler på Rådhuset til 10 medarbejdere, samt tre fag til Sundhed og Omsorgs ledelsessekretariat. I begge tilfælde kan lokalebehovet først opfyldes udflytningen af Planlægning og Byggeri fra Rådhuset. Det indstilles, at det endelige budgetudlæg til disse forvaltninger afklares administrativt, når de fysiske forhold er bragt i orden, og bevillingsmæssigt indstilles til byrådet i forbindelse med kommende indstillinger om forventet regnskab. For så vidt angår Vestergade 55 udlægges alene driftsudgifter, idet ejendommen formelt tilhører Kultur og Borgerservice, der dermed har råderet over provenuet ved et eventuelt salg af ejendommen. Udkast til indstillingen har været fremsendt til magistratsafdelingerne til høring. De modtagne svar fremsendes med indstillingen som bilag 2. En række af de i høringssvarene anførte problemstillinger er følgende blevet afklaret, og eventuelle konsekvenser for budgetudlæggene er indarbejdet i indstillingen. Derudover skal der til høringssvarene gives følgende kommentarer: Fra Borgmesterens Afdeling: Elforbrug til serverrum ønskes opgjort særskilt for at indgå i budgettet til bestillerfunktionen for IT-drift: Ejendomsforvaltningen imødekommer dette ved at have iværksat målinger på serverrummene, således at rummenes elforbrug ikke udlægges som del af ejendommenes elforbrug. Resultatet vil indgå i forbindelse med indstilling om forventet regnskab for Fra Sociale forhold og Beskæftigelse: Der er fremsat kommentarer angående vedligeholdelsesansvaret, de overførte driftsbudgetter, partiel opsigelse og kælderlokaler. Ejendomsforvaltningen har imødekommet synspunkterne på disse områder gennem omformuleringer i denne indstilling og i lejekontrakterne. Vedrørende husleje, Grøndalsvej 2, gøres indsigelse mod at Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse er pålagt egenbetaling for 10 kontorarbejdspladser, idet man henviser til, at det ikke i indstillingen om lokalerokaden (om projekteringsbevilling til udvidelse af Grøndalsvej 1) fremgår, at afdelingen skal rømme 10 lokaler på Side 6 af 11

7 nuværende tidspunkt, men først når byggeriet af tilbygningen er gennemført. Betalingen for de ekstra arbejdspladser er nu aftalt til kr. Magistratsafdelingen anfører endvidere et krav om forøgelse af budgetoverførslen på kr. som kompensation for merudgifter ved flytning i 2004 af familiebehandlingen fra Valdemarsgade 18 til Rosenkrantzgade. Kravet bunder i et forventet salg af Valdemarsgade 18, hvorved den nuværende aftale om refundering af lejeindtægter for de fraflyttede lokaler skal tages op til nyvurdering. Det er aftalt, at Sociale forhold og Beskæftigelse ved salg af Valdemarsgade 18 (den tidligere hospitalsbygning) budgetoverføres hvad der svarer til 75% af lejeindtægten for de fraflyttede lokaler. Fra Sundhed og Omsorg: Det ses som et problem, at der udlægges budget til udgifter, hvor der ikke sker prisfremskrivning, hvilket indebærer en udhuling af afdelingens driftsbudget: Der henvises til de generelle budgetforudsætninger for, at budgetterne ikke fuldt ud fremskrives med prisudviklingen. Der resterer 2 uafklarede forhold i forbindelse med huslejekontrakterne: Revurdering af afdelingens lokalebehov og manglende aftale om huslejefinansiering i forbindelse med strukturreformen: Ejendomsforvaltningen har foreslået et kompromis angående disse forhold til fuld og endelig afgørelse. Fra Kultur og Borgerservice: Ønsker en opstramning af teksten, så det fremgår at borgerservicefunktionerne Familieydelsen, Kontrolgruppen samt Opkrævningen, såfremt sidstnævnte ikke udbydes, flytter fra Søren Fichs Vej 36 G til Rådhuset: Flytningen af disse funktioner skal nødvendigvis prioriteres sammen med de øvrige behov for flere lokaler på Rådhuset, der er tilkendegivet fra de øvrige magistratsafdelinger. Fra Børn og Unge: Afdelingen vurderer, at der vil være væsentlige merudgifter ved indførelsen af huslejemodellen, hvorfor det foreslås, at der redegøres for de enkelte afdelingers forventede udgifter. len er budgetneutral for afdelingerne, og de merudgifter, der henvises til, skyldes indflytning af funktioner, der ikke tidligere har Side 7 af 11

8 været placeret i de af Ejendomsforvaltningen administrerede ejendomme. De samlede udgifter for de enkelte ejendomme (lejemål) fremgår af lejekontrakterne. Afdelingen lægger afgørende vægt på frit leverandørvalg mht. indvendig vedligeholdelse og diverse serviceydelser, og det foreslås, at denne frihed stadig er til stede som beskrevet i tidligere indstilling. Det frie leverandørvalg har hele tiden været en væsentlig forudsætning for indførelse af huslejemodellen. Som nævnt tidligere i indstillingen: De fremsendte servicekontrakter er et tilbud om at sikre kontinuitet i opgaveudførelsen og vil kunne give et optimalt grundlag for evaluering af huslejemodellen. De partielle betingelser for opsigelse kan gøre det meget vanskeligt at opsige lejemål, og dermed sikrer indstillingen ikke i alle tilfælde, at der er tale om lejemål på lige fod med lejeforhold på det private ejendomsmarked. Ejendomsforvaltningen finder det er væsentligt for udnyttelsen af lokalerne, at det areal, der kan opsiges, udgør en genudlejelig enhed. Hvordan dette sikres vil afhænge af bygningsindretningen, idet det må være et krav, at lokalerne kan afgrænses for den enkelte bruger. 7. Konsekvenser for ressourcer De udlagte budgetter modsvarer Ejendomsforvaltningens driftsudgifter på de enkelte ejendomme under forvaltningens budgetansvarsområde. Den forudsatte medfinansiering fra vedligeholdelsesmidlerne til flytninger under Magistratsreformen har som konsekvens, at der i 2008 bliver et mindre udlæg vedrørende flytninger og omrokeringer, der vedrører følgende ejendomme: Grøndalsvej 2: Sociale Forhold og Beskæftigelse: Børn og Unge: Værkmestergade 15: Sociale Forhold og Beskæftigelse: kr kr kr. Udgifter til bygningsvedligehold blev i rapporten om huslejemodellen fikseret til 12,3 mio. kr. (i 2008-priser), hvoraf de 10 % er reserveret ombygnings- og forandringsprojekter. Side 8 af 11

9 Energiudgifter er udlagt ud fra et gennemsnit af de senere års forbrug, reduceret med effekten af vedtagne besparelser. Med baggrund i ændringer i lokalernes udnyttelse i forbindelse med magistratsreformens omflytninger, de beskedne driftsmæssige erfaringer fra Grøndalsvej 2, og eventuelle tilbagebetalinger vedr. udgifter til fjernvarme og el finder Ejendomsforvaltningen det relevant at indstille, at større uoverensstemmelser mellem udlagte beløb og faktiske udgifter vurderes/udlignes i forbindelse med indstilling om forventet regnskab for Eventuelle direkte tilbagebetalinger vedrørende tidligere års udgifter til fjernvarme og el vil ikke indgå i de driftsudgiftsbeløb, der udlægges. De enkelte afdelingers udlagte budgetter kan opgøres således: Side 9 af 11

10 Udmøntning af huslejemodellen for Borgmesterens Afdeling Sociale forhold og Beskæftigelse Teknik og Miljø Sundhed og Omsorg Kultur og Borgerservice Børn og Unge Alle afdelinger i alt af af af af af af af m2 m2 m2 m2 m2 m2 m2 Erhvervsareal 8.435, , , , , , ,5 Andet areal m2 m2 m2 m2 m2 m2 m , ,0 665,0 222,0 767, , , kr kr kr kr kr kr kr , , , , , , ,2 Driftsudgifter for 2008 (1.000 kr.) El, vand, vame 835, ,2 364,3 748,2 500,8 784, ,1 Energimærkerefusion 0,0 13,3 0,0 0,0 0,0 3,6 16,9 Haveanlæg, udvendig renhold, vintervedligehold 50,1 280,7 9,6 76,9 10,4 72,0 499,6 Vagt 549,0 855,0 248,3 312,8 108,9 40, ,5 Budkørsel 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kantine 203,5 758,9 92,2 642,2 349,0 237, ,3 Rengøring og vinduespolering Diverse rengøringsartikler Sikkerhedspapir mv. i alt Alm vedligehold og installationer 1.062, ,4 518,8 791,3 781,7 907, ,1 40,7 200,9 28,9 41,1 41,6 63,3 416,5 19,0 107,3 8,6 28,1 14,5 17,6 195,1 272, ,7 193,9 324,6 286,4 410, ,5 Flytning/omrokering 84,5 413,8 60,3 102,7 81,9 134,1 877,2 I alt 3.116, , , , , , ,0 Samlet udlæg , , , , , , ,2 Det bemærkes, at udgifterne vedrørende IT-SOS lokaler på Grøndalsvej 1 for 2008 er placeret under Sundhed og Omsorg, og under Borgmesterens Afdeling fra Fordelingen for magistratsafdelingerne på de enkelte ejendomme er bilagt indstillingen. Side 10 af 11

11 Peter Thyssen / Poul Spliid Pedersen Bilag Bilag 1: Afdelingsvis fordeling af udlæg på de enkelte ejendomme (kopi til alle/+ elektronisk) Bilag 2: Magistratsafdelingernes høringssvar (kopi til alle/+ elektronisk) Bilag 3: Tillægsbevilling: T (vedlagt originalsagen/-elektronisk): Tidligere beslutninger 22. februar 2006: Ny huslejemodel for administrative bygninger i Århus Kommune Side 11 af 11