Nr. Spørgsmål Svar Dato (for svar)

Transkript

1 Offentligt EU-udbud, udbud nr. 2016/S , Spørgsmål - Svar, Nr. 007, 22. November 2016 (akkumuleret) Svarene på nedenstående spørgsmål vil umiddelbart før Kontraktindgåelse, blive indarbejdet i kontraktgrundlaget (småjusteringer i prosa vil forekomme), medmindre ordregiver har offentliggjort reviderede dokumenter. Nr. Spørgsmål Svar Dato (for svar) 1 Vil Region Syddanmark tillade, at Enghouse Interactive (underleverandør på regionens nuværende Trio-løsning) må dele informationer med tilbudgivere om regionens Trio-løsning? Ja, det vil regionen naturligvis tillade. Lars Bindløv fra Enghouse Interactiv, kan kontaktes på mailadressen: Lars.Bindlov@enghouse.com 26. oktober Iht bilag 2, afsnit 9.3, sidste passus, hvor der står: Der er et tredje Contact Center etableret foreløbig benævnt UCCX 3-1 hhv. UCCX 3-2 i DC Odense med en Publisher og en Subscriber. Ip adresser og servernavn foreligger ikke p.t., er det så dette kontaktcenter, vi får adgang til ved besigtigelsen? Region Syddanmark stiller read only adgang til rådighed i besigtigelsen. Der vil være "read only" adgang til alle tre kontaktcentre. 26. oktober Bilag 12.3 med oversigten over licenser og HW, ligner at der er gået noget galt i konverteringen fra XLS. Det ville være en rigtig god hjælp hvis i kunne skaffe en icebraker rapport fra Cisco. Der er en komplet oversigt over installed base og hvilke kontrakter der kan overtages. 4 Kontraktbilag 03 -PKT Logs fra alle servere (event logs, database logs) hvilke systemer skal specifikt overvåges, skal indholdet i logs overvåges og i givet fald for hvad, og hvad skal de pågældende logs anvendes til? Ordregiver er ved en fejltagelse kommet til at vedhæfte "Underbilag 12.3 hardware og Licenser" som en PFD-fil. PDF-filen fjernes og erstattet af en XLS-fil (XLS- ark). XLS arket indeholder de oplysninger tilbudsgiver har brug for i dette udbud. I XLS arket fremgår der nogle pivottabeller. Ved at klikke på et tal i pivottabellerne vil man kunne få adgang til de bagvedliggende data. Det præciseres at overvågningen gælder alle logs der generes i Løsningen. Hvilke systemer der skal overvåges har ordregiver ikke stillet krav om under pkt. 4.2 i Kontraktbilag 3, det er derimod op til tilbudsgiver jf. konkurrencekrav Nr. 01 til kontraktbilag 03. Med kravet om at logs skal overvåges, jf. pkt. 4.2 i Kontraktbilag 3, menes at indholdet i logs skal gennemgås for fejl eller forhold der indikerer uhensigmæssigheder eller kommende fejlmuligheder i Løsningen. 26.oktober Kontraktbilag 03 - Pkt Overvågning af backup Skal det Tilbudsgiver skal overvåge, hvorvidt backuppen er kørt eller ej, og med eller uden overvåges, at backup en er kørt uden problemer, at backuppen er valid fejl/uhensigtsmæssigheder. Omkring validering af backuppen, så aftales det nærmere mellem eller andet? tilbudsgiver og ordregiver i transitionsfasen, jf. pkt. 4.6 i Kontraktbilag :46 1/24

2 6 Kontraktbilag 03 - Pkt Manglende opdateringer Hvilke systemer (firmware, operativsystemer, applikationer ) skal overvåges, og hvilket output forventer Region Syddanmark at få af denne overvågning? Der er tale om en vedligeholdelse opgave, og således udgår underpunktet " Manglende opdateringer" under pkt. 4.2 i Kontraktbilag 3, herefter. 7 Kontraktbilag 03 - Pkt Integrationer Kan Region Syddanmark uddybe, hvilke integrationer, der er tale om, og hvilket resultat man forventer af overvågningen? Der er tale om overvågning af integrationerne; henholdsvis protokollerne Q.SIG og SIP forbindelser mellem DECT udstyr og Løsningens Gateways. Overvågningen er altså på link niveau. Det tjerner alene det formål at vise om linket mellem de to er afbrudt eller fungerende. 8 Kontraktbilag 15.2 udbudsbetingelser - Kan Region Syddanmark bekræfte, at del IV a, A, B, C, D i ESPD en ikke skal udfyldes? Ordregiver bekræfter hermed at Leverandøren ikke skal udfylde del IV a, A, B, C, D i ESPD en. 9 Kontraktilag 02 - kundens it-miljø og as-is (samt Underbilag 12.3 De brugere skal korrigeres til at være ansatte. Ud af de førnævnte ansatte Hardware og licenser) - Afsnit Afsnit 3.1 beskriver at telefoniinstallation i august 2016 udvides til ca brugere (ved brugerlicens. Antallet af licenser dækker også OUH. er der ca brugere herover Løsningen, hvoraf ca af disse trækker på en sammenlægning med OUH). Underbilag 12.3 Hardware og licenser specificerer dog et langt mindre antal (bruger)licenser på telefoni-platformen. Er alle licenser inkl. OUH med i opgørelsen i Underbilag 12.3 Hardware og licenser? 10 Underbilag 12.3 Hardware og - Afsnit Kan Region Syddanmark stille en oversigt over Farlon licenser og eksisterende SW maintenance aftaler til rådighed? Desværre ikke, men ordregiver kan oplyse at vi har FARLON licenser til stk. telefoni brugere, samt 35 stk. licenser til omstillinger. Der er maintenacne på licenserne, har ordregiver fået oplyst af nuværende leverandør. 11 Kontraktilag 02 - kundens it-miljø og as-is - Afsnit Kan Region Syddanmark stille en oversigt over RecordIT licenser og eksisterende SW maintenance aftaler til rådighed? Desværre ikke, men ordregiver har licenser til 100 samtidige optagelser af RecordIt. Der er maintenacne på licenserne, har ordregiver fået oplyst af nuværende leverandør. 12 Kontraktilag 02 - kundens it-miljø og as-is - Afsnit Kan Region Syddanmark bekræfte at omlægning fra Trio til Farlon omstilling på OUH er gennemført inden kontraktstart? Ja, det bekræftes, at OUH er lagt over på Farlon omstilling inden kontraktstart, idet det allerede er sket, men I skal være opmærksomme på, at der i skrivende stund, fortsat er en Trio løsning (kontaktcenter) kørende på OUH, som en 3. parts-løsning, idet OUH fortsat anvender Trio Contact Center :46 2/24

3 13 Kontraktbilag 15 leverandørens tilbud og løsningsbeskrivelse - Det fremgår af Bilag 15, at Leverandøren udelukkende må angive sin løsningsbeskrivelse i celler med blå baggrundsfarve. Imidlertid er der således kun mulighed for at beskrive fire meget konkrete dele af løsningen under afsnit 2 LEVERANDØRENS BESVARELSE AF KONKURRENCEKRAV I RELATION TIL UNDERKRITERIET KVALITET : overvågning, kontaktcenter, service management og udvikling af driftsløsningen i kontraktperioden. Er det korrekt, at der ikke er mulighed for at beskrive den resterende del af løsningen, og at en sådan beskrivelse derfor ikke indgår i bedømmelsen? Ordregiver har angivet 6 konkurrencekrav i kontraktbilag 15, 1) "overvågning", 2) "kontaktcenter", 3) "service management", 4) "udvikling af løsningen i kontraktperioden", 5)"Transition" og 6) "overtagelsesprøve". Leverandøren skal alene besvare kontraktbilag 15 angivede konkurrencekrav, det er således udelukkende besvarelse af disse konkurrencekrav, der indgår i bedømmelsen af parametret "kvalitet". Alt andet indhold i hele udbudsmaterialet er minimumskrav, leverandøren skal ikke beskrive minimumskrav, men er blot forpligtet til at levere dem som Kontrakten og tihørende Kontraktbilag foreskriver dette. 14 Udbudsbetingelser - Pkt. 4 - Leverandøren anmoder om forlængelse af tilbudsfrist, så ny frist for aflevering af tilbud er fredag 2. december? Ordregiver udvider hermed tilbudsfristen til den 28.november 2016 kl Ligeledes udvides frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet, til den 16.november 2016 kl Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, kan alene forventes at blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. 15 Kan Ordregiver fremvise dokumentationen fra de seneste 6 måneders SLA rapporter for den nuværende Løsningen. - Kontraktbilag 6 16 Kan Tilbudsgiver forvente at den nuværende dokumentation stilles til rådighed og er tilstrækkelig for at udføre og vedligeholde Løsningen. Kontraktbilag 5 Tilbudsgiver stiller den nuværende dokumentation for de seneste måneders SLA rapporter (dog i ekstraheret form) til rådighed, hvilken offentligøres hurtigst muligt på hjemmesiden, hvor udbudsmaterialet forefindes. Tilbudsgiver stiller den nuværende dokumentation til rådighed, hvilket dog for nuværende bliver et uddrag af dokumentsamlingen (over 200 dokumenter) fra en for ordregiver og nuværende leverandørs Sharepoint-site. Uddraget af dokumentsamligen kan rekvireres via mailadressen, it.contract.mamgement@rsyd.dk, eftersom ordregiver ikke ønsker en offentligøres på hjemmesiden, hvor udbudsmaterialet forefindes. Vindende tilbudsgiver får i forbindelse med afklaringsfasen fuld adgang til førnævnte SharePoint-site. Hvorvidt det er tilstrækkeligt for at udføre og vedligeholde Løsningen, vil tilbudsgiver ikke kloge sig på, det må bero på tilbudsgivers kompetencer, erfaringer, modenhed mv :46 3/24

4 17 Kontraktbilag 15 Pkt 3.1 tabel 03C til 03G - I teksten er der angivet XX, som kontrakt periode. Vil Region Syddanmark venligst udfylde disse? Tabellerne fra Kontraktbilag 15 Pkt 3.1 tabel 03C til 03G, er en tro kopi af tabellerne i Kontraktbilag 12, pkt. 4.3 til 4.7 (tabel 03C til 03G), og af de tilhørende afsnit (pkt. 4.3 til 4.7) til tabellerne, fremgår det af teksten, at varigheden af vedligeholdelsen/hardwareservicen vælges af Kunden ifm. Kontraktindgåelsen ("Kunden vælger i forbindelse med Kontraktindgåelse, hvorvidt hardwareservicen/vedligeholdelsen pr. 01. marts 2017 skal dække en periode på 12 eller 36 måneder, herunder hvorvidt det skal være ELA eller ej, jf. underbilag 12.1 Servicekatalog og underbilag 12.2 Produktkatalog "). 18 Bilag 12 Pkt. 3 Implemente-ringsvederlag- I dette punkt refereres til pkt med dette findes ikke i bilag 12. De 2 stk. henvisninger til pkt. "4.14" under pkt. 3 i Kontraktbilag 12 er ikke korrkte, den korrekte henvisning er til pkt Bilag 3 Pkt. 7.6 Garanti for-pligtelser: I anførte punkt refereres til garantiansvar for servere, switche m.v. Kan Region Syddanmark afgrænse hvilket udstyr byder skal administrere garantiforpligtelser for? Det omhandler alt udstyr der tegnet service på, således der er producentgranti på udstyret. Det er producentgarantien der skal hjælpes med. 20 Bilag 15.2 Pkt Ad delkriteri-enummer 7: I teksten til beskrivelse af Ad delkriterienummer 7 beskrives der, at byder skal udfylde 10 celler. Men i tabel 6 er det muligt at udfylde 16 celler (Markeret med blå). Vil Region Syddanmark anvise hvilke af de 16 felter der skal udfyldes? Bilag 15.2 Pkt Ad delkriterienummer 7, affattes herefter således: "Tilbudsgiver skal afgive en pris for hver af de 16 stk. celler i de 3 tabeller (11 celler i Tabel 06, 2 celler i Tabel 07 og 3 celler i Tabel 08). De af tilbudsgiver 16 afgivne priser adderes til en totalsum, der herefter divideres med 16 (antallet af priser), således der fremkommer en gennemsnitlig pris." Hertil skal tilbudsgiver ikke udfylde "Pris I alt" kolonnen i Tabel 6 under pkt. 3.2 i Kontraktbilag 15, kolonnen udfyldes af ordregiver ifm. kontraktindgåelse. 21 Bilag 15.2 Pkt Ad delkriteri-enummer 6: I teksten til beskrivelse af Ad delkriterienummer 6 henvises til 92 stk. celler i tabel 5. Vil Region Syddanmark anvise hvilke celler der skal udfyldes? Det er samligte 92 stk. celler i Tabel 5, der er markeret med blå baggundsfarve, der skal udfyldes. (Bemærk, at sidste række i Tabel 05 på side 8 i Kontraktbilag 15, videreføres i første række i tabellen på side 9 i førnævnte Kontraktbilag 15). 22 Bilag 15 Pkt. 2.1 konkurrence-krav - Vil Region Syddanmark tillade, at byder laver et ekstra bilag med billeder og grafik, hvortil der kan refereres til if. med besvarelse af konkurrencekrav. Dette ønskes for, at give Region Syddanmark mulighed for at se billeder og grafik i naturlig størrelse. Leverandøren kan udvide de blå celler efter behov. Leverandøren kan således udvide cellerne og indsætte illustrationer deri. 23 Bilag 2 - Pkt. 5.1 Fysiskudstyr: Kan Region Syddanmark oplyse om Regionens Cisco VCS-C og VCS-E er fysiske enheder eller virtualiseret enheder? Hvis der sigtes til Bestående VCS controllers og ikke de nye Expressways er svaret fysiske bokse :46 4/24

5 24 Bilag 2 Pkt. 5.3 CUCM Platform: I oversigten anføres, at der er 4 routere til Ascom / Q.Sig integration. På oversigtstegning er der kun anført en på Svendbord lokationen. Kan Region Syddanmark oplyse hvilke andre lokationer der har Ascom / Q.sig integration og/eller dette er lavet i den lokale ISDN gateway. Oversigtstegningen er som nævnt ikke 100% ajourført. Der er Q.SIG integration på alle sygehus bortset fra OUH. Denne er realiseret i en Gateway der også har ISDN connectivitet 25 Bilag 2- oversigtstegning 2 - I tegningen er der påført en Cisco VG Er denne, at betragte som en del af det centrale miljø? 2. Såfremt VG310 er en del af det centrale miljø findes der yderlige VG310 eller andre analoge gateways by-der skal tage hensyn til? RSD benytter mange VG bokse. De er alle omfattet af Cisco service og en del af udbuddet. Den pågældende boks befinder sig i Svendborg, men der er flere i drift på alle sygehusene. Tanken hos OUH har været at kunne flytte de analoge tilslutninger i pågældende VG boks til en anden analog central som kan bruges i forbindelse med nøddrift. 26 Bilag 11 - Pkt. 1 - Leverandøren skal i forbindelse med de forskellige faser angive kravene til Kundens deltagelse. Leverandøren ser ikke mulighed for angivelse af svaret i bilag 15. Vil Region Syddanmark anvise, hvor leverandøren skal angive kravene til kundens deltagelse? Følgende sætning udgår: "Leverandøren skal i forbindelse med de forskellige faser angive kravene til Kundens deltagelse". Leverandøren skal således ikke angive kravene til Kundens deltagelse. 27 Bilag 4 - Transitionsprojektet - pkt 4, afsnit 2 og 4 - Følgende tidsrammer skal være overholdt i tidsplanen: Afklaringsfasen skal være afsluttet med godkendt afklarings-rapport senest 15 Arbejdsdage efter Kontraktens Ikrafttræden. Nej der står minimum 5 Arbejdsdage. Kunden forventer at bruge første del af transitionsfasen til behandling af afklaringsrapporten Ved beregning af ovennævnte frister er ikke indregnet den tid, som Kunden bruger til godkendelse. (hvilket er 5 dage iht. pkt. 5) Leverandøren forstår således, at afklaringsrapporten skal være godkendt senest 20 arbejdsdage efter kontraktens ikrafttræden. Kan Region Syddanmark bekræfte dette? :46 5/24

6 28 bilag 5 - Prøver og Dokumentation pkt. 6, Konkurrencekravet - Leverandøren skal beskrive sine forslag til kriterier til beståelse af Overtagelses-prøven, udover de mindstekrav der allerede er stillet til Overtagelsesprøven. Er det korrekt forstået, at det i denne sammenhæng alene drejer sig om Overtagelsesprøven if. med Transitionsprojektet? Ja det er korrekt forstået. Det er overtagelsesprøven i transitionsfasen. 29 Generelt spørgsmål, derfor ikke henvisning til bilag - Generelt spørgsmål. Vil Region Syddanmark venligst fremsende en sagsoversigt svarende til de 2 år under nærværende kontrakt? Ordregiver er ikke i stand til lave dette udtræk fra nuværende leverandørs servicemanagementsystem(er). Oversigten bedes opdelt på henholdsvis Måned/År omfattende følgende: Fordeling af Incidents/SR fordelt pr. Service pr. teknologi (CUCM, TRIO, Farlon, RecordIT, Video) Antal Incidents oprettet pr. service pr. teknologi område Antal SR oprettet pr. service pr. teknologi om-råde Fordeling på prioritets niveau Vil Region Syddanmark ligeledes oplyse, hvor mange Inci-dents der indenfor Netværk har haft major impact på UC miljøet i samme periode som ovenstående? :46 6/24

7 30 Generelt spørgsmål, derfor ikke henvisning til bilag. - Generelt spørgsmål. Vil Region Syddanmark oplyse om der er foretaget Failover/redundans test på UC løsningen (serviceniveau) under nuværende konkrakt og i givet fald hvornår? Det være sig både ift.: Cisco CUCM (incl. Contact Center) 3.parts produkter Nøddrift for Lægevagt og AMK Det er ikke sket. Der er alene lavet nøddriftstest af AMK og lægevagt. Failover/redundans afprøves kontrolleret i forbindelse med planlagte changes. Dette gælder såvel CUCM, UCCX som Farlon og Recordit. Nøddrift for lægevagt og AMK er beskrevet i Kontraktbilag 2. ISDN overløb er testet. WAN linjer er ikke testet i telefoniregi. Vil Region Syddanmark ligeledes oplyse, hvornår der sidst er gennemført failover/redundanstest på WAN og ISDN forbindelser mellem de 2 datacentre? 31 Generelt spørgsmål, derfor ikke henvisning til bilag. - Generelt spørgsmål, 3. parts kontrakter. Der er p.t. kun en aftale Eltel som indeholder servicemål og den omfatter hele Cisco UC komplekset samt Farlon og RecordIT. Der er ikke nogle SLA på leverandører til de andre platforme Kan Region Syddanmark oplyse, hvilke leverandøraftaler, som er omfattet af den nuværende kontrakt med tilknyttet servicemål? Kan Region Syddanmark ligeledes oplyse, hvilke kontrakter Regionen selv har ansvaret for i dag? 32 Bilag 3 - Pkt. 3.2 Cisco Helath Check - Kan Region Syddanmark bekræfte, at komponenter som er kortlagt i Cisco Healtcheck, men som ikke er udskiftet i transitionsperioden IKKE er omfattet af bod betingelserne? Nej. 33 Bilag 3 -Pkt Back-up - Vil Region Syddanmark bekræfte, at back-up omfatter konfigurationsbackup af enheder? Omfanget og proceduren for backup og restore skal beskrives i Driftshåndbogen i transitionsfasen. Det forventes at back-up også omfatter konfi-gurationsbackup af servere, gateway, omstillings software, og andre relevate dele i løsning :46 7/24

8 34 Bilag 3 - Pkt Af afsnittet fremgår, hvilke kredse hos Region Syddanmark som har adgang til leverandørens 2. level support. Vil Region Syddanmark udpege en central SPOC for samar-bejdet? Nej, men systemforvaltning vil indtræde i denne rolle i situationer der vedrører de centrale komponenter i løsningen. 35 Kontrakt - Pkt Region Syddanmark skriver følgende: Kunden kan pålægge leverandøren en bod på 10 tkr., for hver udeblevet eller mangelfuld opdatering af dokumentation. Ordregiver ønsker ikke at lave en udtømmende definition af begrebet. Der henvises bl.a. til elementerne i punkt 4.5 i kontraktbilag 3. Vil Region Syddanmark konkretisere mangelfuld? 36 Bilag 3 - Pkt Vil Region Syddanmark oplyse om der under den nuværende kontrakt foreligger en procedure beskrivelse for nøddrift? Er det i givet fald muligt, at få denne udleveret? Der foreligger ikke nogen egentlig central beskrivelse for procedure for nøddrift idet denne skal indtrædde automatisk. Det sker f.eks. Hvis et sygehus bliver isoleret fra netværket, hvorefter den lokale subscriber stadig vil afvikle trafik lokalt, men med begrænset kapacitet i forhold til offentlig net (ISDN). Derudover har sygehusene lokalt egne procedurer for nøddrift f.eks. med anvendelse af mobiltelefoner. Sygehusenes hovednumre er alle (Pånær OUH) omlagt til TDCs IN central således at hovednumrene via en TDC protal kan flyttes til en mobil søgegruppe. Nøddrift skal genbesøges i transitionsfasen. Nøddrift er beskrevet i Kontraktbilag 2 38 Kontraktilag 02 - kundens it-miljø og as-is- Afsnit Kan Region Syddanmark bekræfte at opgradering af Trio kontaktcenter til version 6.x er gennemført inden kontraktstart? Eller er det hensigten at opgraderingen skal gennemføres som en change efter kontraktstart? Trio kontaktcenter skal opgraderes i kontraktperioden, hvilket vil gøres via en ændringsanmodning. 08. november Bilag 3 - Der fremgår af bilag 3 ingen beskrivelser af Service Request, herunder kriterier, håndtering mv. Vil Region Syddanmark bekræfte om drift/support af Service Request er påtænkt indeholdt i drifts og support vederlaget? Tilbudsgiver kan ikke forholde sig til elementer, der ikke indgår i Kontrakten. Fastsættelse af vederlag fremgår af Kontraktbilag 12 og dennes underbilag, således vil øvrige nødvendige forhold, udover det af Kontarktbilag 12 og dennes underbilag indeholdte, blive håndteret via ændringsanmodninger (ændringshåndtering) i et omfang, der ikke udgør væsentlige kontraktændringer. 08. november 2016 Kan Region Syddanmark acceptere, at Service Requests faktureres separat og ikke som en del af Support og driftsvederlaget.? :46 8/24

9 40 (side 12) Eftersom tilgængelighedskravet for serviceområdet Telefon-service er på 99,95 procent pr. kalendermåned, og den af Leverandøren opnåede tilgængelighedsprocent kun udgør 99,49, ifalder Leverandøren bod, der beregnes og opgøres således, hvis eksempelvis drifts- og supportvederlag for den pågældende kalendermåned, udgør henholdsvis kr ,- og kr ,-, hvor vederlagsfaktoren jf. tabellen under pkt. 2.2 ovenfor udgør 70%: (99,95 minus 99,49) X ((((60.000, ,-)X70%)X0,05)x70%) => 0,46 X ,- = ,- kr. Tilbudsgiver har ret i sin antagelse i spørgsmålet, vederlagsfaktoren er glemt i eksemplet, så tilbudsgivers forslag til ændret tekst, imødekommes. 08. november 2016 (side 13) Således udgør boden for den pågældende kalendermåned i alt kr ,-, eftersom tilgængelighedskravet for serviceområdet Telefonservice ikke er opnået. Leverandøren ønsker præcisering af Eksempel på bodsopgø-relse og anmoder om tekstændringer som vist ovenstående, hvoraf det fremgår, at boden udregnes ud fra det pågældende serviceområdes vederlagsfaktor :46 9/24

10 41 Hovedkontrakt pkt Kan ordregiver acceptere at der under pkt i forbindelse med ansvarsbegrænsning sker følgende tilføjelse/ændring: Nej, det kan ordregiver ikke accepterer, således fastholdes pkt i dens nuværende form. 08. november 2016 Parterne er ikke i noget tilfælde ansvarlig for driftstab, forvanskning af meddelelser, renteudgifter, mistede renteindtægter, tab af forventet besparelse, tidstab, følgeskader eller andet indi-rekte tab. Helt eller delvist tab og eller beskadi-gelse af data samt omkostninger til genetablering heraf samt udgifter til undersøgelse og udbed-ring af en skade/mangel anses for indirekte tab. i forbindelse med drift/håndtering af data tilføjes også: Fsva. aftaler, hvor Leverandøren drifter eller i øvrigt håndterer data, er Leverandøren ikke an-svarlig for kundens (a) tab af data, der er genereret efter seneste planlagte backup, og (b) andre tab af data, hvis den seneste backup måtte vise sig ikke at være anvendelig, f.eks. pga. korruption af eller vira i denne kopi, under forudsætning af, at Leverandøren har opfyldt aftalte krav til backup. 42 Hovedkontakt pkt I henhold til Kontraktens punkt er bestemmelsen uklar, idet "skadesbegivenhed" ikke er defineret. Kan Ordregiver udarbejde en definition på "skadesbegivenhed"? Det kan ordregiver ikke. 08. november Hovedkontakt pkt I henhold til Kontraktens punkt er bestemmelsen problematisk, idet der ikke er defineret en øvre grænse på erstatningspligten. Kan Ordregiver acceptere at der under pkt i forbindelse med erstatningspligten sker følgende tilføjelse/ændringer: "Leverandørens erstatningspligt for Leverandørens manglende opfyldelse af sine kontraktuelle forpligtelser er begrænset til DKK 3 mio. pr. skadesbegivenhed. Uanset det samlede antal skadesbegivenheder kan Leverandørens erstatningspligt dog aldrig overstige den samlede årlige kontraktværdi." Mellem nuværende 2. og 3. afsnit under pkt i Hovedkontrakten indsættes følgende afsnit, der herefter er gældende : "Uanset det samlede antal skadesbegivenheder kan Leverandørens erstatningspligt dog aldrig overstige DKK 10 millioner i kontraktperioden." 08. november :46 10/24

11 44 Underbilag 15.2, Udbudsbetingelser - Pkt I punktet står der følgende: Det er således ikke tilladt at Tilbudsgiver: Skriver i andre kontraktbilag Skriver udenfor de blå celler angivet i kontraktbilag 15. Vedlægger andet materiale som en del af deres tilbud Fremsender tilbud på andet vis end det der fremgår af nærværende Udbudsbetingelser og af kontraktbilag 15. Leverandøren kan udvide de blå celler efter behov. Leverandøren kan således udvide cellen og indsætte transitionsplanen deri. 08. november 2016 Betyder dette, at vi ikke må vedlægge en transitionsplan til konkurrencekrav Nr. 05 i kontraktbilag 15 leverandørens tilbud og løsningsbeskrivelse. 45 Kan Regionen oplyse følgende: Hvor mange telefoner er oprettet i Farlon og hvor mange agenter er oprettet? Hvor mange licenser er der i RecordIT serveren til samtidige optagelser? Version på kontaktcentre? Antal brugte IVR porte? Antal installerede licenser? Antal køer? Antal applikationer? 46 Bilag 6 - Pkt. 3.1, sidste afsnit - Skal en integration af Service Management systemer (mellem kundens og leverandørens Service Management systemer) beskrives og skal prisen for en integration indgå i kontraktens økonomi? Ordregiver har udarbejdet et nyt underbilag, Underbilag "Kapacitet af UCCX mv.", der offentliggøres. Såfremt ordregiver ønsker integrationen udarbejdet i kontraktperioden, vil det ske via ændshåndtering. 08. november november 2016 Såfremt en integration skal indgå i kontrakten, hvilke processer skal i givet fald integreres og er der krav til hvordan? :46 11/24

12 47 Bilag 3 - Pkt. 1.5, 2. afsnit - Skal leverandøren arbejde direkte i Kundens Service Management system, ServiceNow, vedr. changes? Kan Region Syddanmark uddybe, hvad der menes med at dokumetere ændringer i Kundens ITSM sagstyring? Ja, leverandøren skal arbejde direkte i Kundens Service Management system, ServiceNow, ifm. changes. 2. afsnit under pkt. 1.5 i Kontraktbilag 3, erstattes med følgende afsnit: "Leverandøren skal registrer enhver change i Kundens ITSM sagsstyringssystem og overholde kundens Change Management processer jf. underbilag 9.1 Change Managementproces." 08. november Hovedkontrakt punkt 21.2: Den listede erstatningsbegrænsning forekommer meget høj. Denne tilbudsgiver foreslår, at den samlede erstatningsbegrænsning sættes til kontraktens værdi over hele driftsperioden. Mellem nuværende 2. og 3. afsnit under pkt i Hovedkontrakten indsættes følgende afsnit, der herefter er gældende : "Uanset det samlede antal skadesbegivenheder kan Leverandørens erstatningspligt dog aldrig overstige DKK 10 millioner i kontraktperioden." 08. november Hovedkontrakten punkt 21.2: Det er forståeligt med en trappemodel, men %-satserne forekommer meget høje. Denne tilbudsgiver foreslår, at det månedlige bodsbeløb sættes til 10%. Dette kan kombineres med trappemodellen og der kan med fordel tilføjes en bonus-struktur, således at den vindende leverandør kan vinde noget af boden tilbage. Eks. ved en opgørelse én gang i kvartalet. Det forekommer urimeligt, at det af Region Syddanmark foreslåede max-niveau på 50% bevares, hvis det én gang er nået. Mellem nuværende 2. og 3. afsnit under pkt i Hovedkontrakten indsættes følgende afsnit, der herefter er gældende : "Uanset det samlede antal skadesbegivenheder kan Leverandørens erstatningspligt dog aldrig overstige DKK 10 millioner i kontraktperioden.". Ordregiver forstår dog ikke spørgsmålets indhold omkring bod og incitament, eftersom Hovedkontraktens pkt kun omhandler erstatning? 08. november Tabel 13 i underbilag 12.2, ser ikke ud til at være i overensstemmelse med ciscos produktkategorisering. Er RSD enig i dette? Ordregiver har udarbejdet et revideret version af underbilag 12.2 (ændringsmarkeringen vil fremgå af bilaget). Materialet er offentliggjort på hjemmeside 08. november :46 12/24

13 51 Jeg forsøger at udfylde den medfølgende ESPD, men hver gang jeg forsøger at uploade den til Ordregiver har nu efterprøvet ESPD bilaget. Det skulle meget gerne virke som det skal. Ordregiver kan desværre ikke give et svar på, hvorfor Leverandøren oplever dette problem. 09. november 2016 kommer denne besked: Den uploadede fil kunne ikke læses korrekt. Er det en gyldig ESPDanmodning eller et gyldigt ESPD-svar. Ved i hvorfor eller har i oplevet, at andre har samme problem? 52 bilag 6 Pkt. 5.2, afsnit 1. Vil Region Syddanmark venligst uddybe, hvordan henvendelser via telefon og mail ønskes besvaret og hvad der dermed kan kategoriseres som en besvarelse? Ordregiver har i Bilag 6 Pkt 5.2 angivet følgende: "Autosvar og telefonkøer er ikke at ligestille med besvarelse". O g ønsker ikke at uddybe det yderligere. Henvendelsesformen vi mail er ikke omfattet af Pkt Pkt 5.2 er ikke afgrænset til Incidents. 09. november 2016 Såfremt kunden henvender sig på telefonen: skal telefonen besvares ( røret løftes ) indenfor 5 minutter. Er det dermed besvarelsen af telefonen, der er afgørende og målepunktet for servicen? Kunden henvender sig via mail: skal leverandøren reagere på mai-len ved at besvare den aktivt via en ny mail eller telefonisk vende tilbage (indenfor 5 min.) om mod-tagelsen af mailen? Er det korrekt forstået, at alle henvendelser vedr. dette punkt udelukkende drejer sig om incidents? Og at rapporteringen af servicemålet derfor udelukkende drejer sig om besvarelsestid vedr. incidents? :46 13/24

14 53 Kontraktbilag 06 servicemål, afsnit 5 side 11, Eksempel på bodsopgørelse. Det ser ud til, at bod også omfatter tidsrummet fra Leverandørens klarmelding til og med kundens afprøvning. Bør bodsopgørelsen ikke være tidspunktet for leverandørens klarmelding, såfremt kundens afprøvning viser, at uhensigtsmæssighederne på den primære feature var afhjulpet? Ordregiver imødekommer ikke leverandørens forslag og fastholder det i materialet angivede betingelser. 09. november Kontraktbilag 15 Tabel 03E og Tabel 13 RSD ønsker i Tabel 03E i kontraktbilag 15, at få oplyst en fast pris for vedligehold af alt TRIO software i løsningen. I Tabel 13 i kontraktbilag 15 ønsker RSD oplyst rabatsatser i pct. i forhold til vejledende pris i forbindelse med TRIO Software Licens Initiel, 1 års Software Licens vedligehold, samt 3 års Software Licens vedligehold. Ifølge denne tilbudsgivers oplysninger er RSD TRIO software i løsningen en version 4.0, som er i EOS. Hvis denne tilbudsgivers oplysninger er korrekte, så er det ikke længere muligt, at indkøbe licenser ej heller support og vedligehold af Region Syddanmarks TRIO software i løsningen. Hvordan forholder Region Syddanmark sig til dette? Som oplyst i svaret til spørgsmål 38 skal TRIO opgraderes. Ordregiver efterspørger aktuelle licenser og aktuel support og vedligholdelse. 09. november Underbilag 15.2 Udbudsbetingelser pkt Her fremgår det, at såfremt Tilbudsgiver ikke respekterer de givne retningslinier for besvarelsen, kan tilbuddet blive erklæret Ikke konditionsmæssigt Denne tilbudsgiver ønsker at kunne medsende bilag i form af procestegninger, tidsplaner o.l., som ikke er læsbare når de indsættes i de blå celler i kontraktbilag 15. Der er således ikke tale om yderligere materiale, men blot læsevenlige udgaver at det der allerede forefindes i besvarelsen. Hvordan stiller RSD sig til det? Al relevant information til besvarelse af Konkurrencekravene, skal skrives ind i de omtalte blå celler. Det er således ikke tilladt at medsende bilag. 09. november :46 14/24

15 56 Spørgsmål 8 ordregivers svar: Odregiver bekræfter hermed at Leverandøren ikke skal udfylde del IV a, A, B, C, D i ESPD en - men punkt IV A og D er der allerede udfyldt med ja. Kan ordregiver bekræfte, at det er korrekt forstået, at vi ikke skal udfylde IV a, A, B, C, D selvom både A og D er udfyldt på forhånd? Ordregiver bekræfter hermed at Leverandøren ikke skal udfylde følgende del i ESPD bilaget: "IV: Udvælgelseskriterier" pkt. A,B,C og D 09. november Kontraktbilag 16 - databehandleraftale, afsnit 2, side 3. - I henhold til Kontraktbilag 16 - databehandleraftale afsnit 2, virker teksten kladdeagtig og ufærdig. Kan Ordregiver fremsende et opdateret kontaktbilag 16? Ordregiver offentliggøre revideret version af Kontraktbilag 16 (ændringsmarkering vil fremgå af dokumentet). Endvidere har ordregiver offentliggjort to nye underbilag til bilag 16. 1) Underbilag 16.1 Databehandlerinstruks, 2) Underbilag 16.2 Informationssikkerhedspolitik 09. november Kontraktbilag 03 Krav til Ydelser og Leverancer punkt 4.2 Overvågning: RSD lister en række delelementer i løsninger der skal overvåges, og de fleste af dem kan vi forholde os til og håndtere, men vi har brug for at RSD uddyber hvad der menes med følgende delelementer: 1) Manglende opdateringer, 2) Servere services og 3) Integration Ordregiver har besvaret ligende spørgsmål tidligere, se spørgsmål nr. 6 angående "Manglende opdateringer" og spørgsmål nr. 7, anående "integrationer". Begrebet "server services" udgår og ændres til "Overvågning af kørende services på servere, som har indflydelse på driften af Løsningen" 09. november Spørgsmål-svar nr Nr Leverandøren ønsker præcisering af svaret. Er det korrekt forstået, at leverandøren lever op til minimumskravet, når leverandøren leverer færdig afklaringsrapport indenfor 15 arbejdsdage fra kon-traktstart og godkendelse af kun-den sker herefter? Ja 09. november Bilag 3- Pkt Er det korrekt forstået, at Region Syddanmark jf. bilag 02, afs. 8 omfatter ansvaret for alle komponenter? Specifikt henvises til Videoendepunkter, som IKKE er en del af nærværende udbud. Vil Region Syddanmark bekræfte, at alle Video Endepunkter ikke er omfattet af kontrakten? Pkt. 4.8 i Kontraktbilag 3 affattes herefter således: IP telefoni-endepunkter og video-endepunkter ifølge pkt. 8 i kontraktbilag 02 skal softwareopdateres op til 2 gange årligt (kalenderår) på Kundens foranledning. Forudsætningen for softwareopdateringerne er naturligvis, at endepunktudstyret er kvalificeret til opdatering, ved at endepunktudstyret er omfattet af den af producenten fornødne support/vedligeholdelse. Det sker ved at leverandøren skal stille en kvalificeret konsulent til rådighed 2 Arbejdsdage årligt (1 Arbejdsdag pr. opdateringssekvens), som en del af det faste driftsvederlag, jf. kontraktbilag 12, pkt Yderligere opdateringer håndteres som ændringsanmodninger :46 15/24

16 61 I henhold til Kontraktbilag 06 - Servicemål, afsnit 2.3, side 4, Vil Ordregiver acceptere følgende tilføjelse, Tidspunktet for hvornår noget igen er tilgængeligligt, fastsættes til det tidspunkt, hvor Kunden meddeler Leverandøren, at funktionaliteten igen virker efter hensigten, efter Kundens forudgående afprøvning heraf. Men at tiden fra Leverandøren klarmelder en service til Kunden har efterprøvet denne klarmelding, kun medregnes i et evt. SLA brud, hvis Kunden konstaterer at servicen stadig ikke er tilgængelig og fejlen dermed ikke er rettet? Nej, se ordregivers svar på spørgsmål 53, ovenfor. 62 Kunden har i bilag 6, afsnit 5.1 Eksempel på bodsopgørelse, ikke indregnet vederlagsfaktoren. Leverandøren er i tvivl om hvorledes denne skal indregnes i boden. Beskriver vederlagsfaktoren den procentdel af vederlaget, som en given service max kan bodbelægges? Vil Kunden give et eksempel på bodsberegning med vederlagsfaktoren? Se svaret på spørgsmål 40, ovenfor. Vederlagsfaktoren anvendes til at opdele impact på serviceområderne, således at bodsopgørelsen for eksempelvis serviceområdet "Borgerservice", ikke bodsmæsigt opgøres på det fulde (100 %) driftsvederlag (Tabel 03A, kontraktbilag 12) og vedligeholdelsesvederlag (Tabel 03C til Tabel 03F, kontraktbilag 12), med derimod til vederlagsfaktoren 4 %, hvilket således er 4 % af det fulde månedelige beløb for driftsvederlag (Tabel 03A, kontraktbilag 12) og vedligeholdelsesvederlag (Tabel 03C til Tabel 03F, kontraktbilag 12). 63 Ordregiver har i hovedkontrakten, punkt 7.2 andet afsnit anført, Leverandøren er berettiget til at bede om, at Leverandørens forretningskritiske information fjernes fra Driftshåndbogen samt godkende at dette er sket, forinden Driftshåndbogen overgives til Tredjemand. Hvad der i den henseende er forretningskritisk information, afgøres af Kunden alene. Da tilbudsgiver under alle omstændigheder må være nærmest til at vurdere hvilken information der er forretningskritiske foreslås det et sidste punktum i afsnittet således at bestemmelsen får følgende ordlyd: Leverandøren er berettiget til at bede om, at Leverandørens forretningskritiske information fjernes fra Driftshåndbogen samt godkende at dette er sket, forinden Driftshåndbogen overgives til Tredjemand. Hvad der i den henseende er forretningskritisk information, afgøres af Leverandøren alene.. Ændringen i bestemmelsen vil betyde at bestemmelsen bliver entydig og risikoen for at parterne ender i en deadlock formindskes. Ordregiver ønsker at beholde nuværende ordlyd af pkt. 7.2, eftersom Leverandøren efter orlyden er berettigede til anmode om fjernelse af forretningskritiske information i Driftshåndbogen, hvilket ordregiver i videst mulig omfang vil efterleve :46 16/24

17 64 Ordregiver har i hovedkontrakten, punkt 11.1 tredje afsnit anført, Leverandøren modtager eksempelvis ikke vederlag for medgået tid ved deltagelse i fx samarbejdsorganisationen eller ved deltagelse i planlægningsmøder, krisemøder mv. Ordregiver bedes opliste, yderligere situationer hvor der ikke ydes vederlag for medgået tid, da den nuværende bestemmelse alene eksemplificere med tre situationer, således at Leverandøren og Kunden ikke senere i kontraktperioden skal diskutere hvad Leverandøren kan modtage vederlag for. Det kunne være møder af "salgs" karakter. Eksempelvis omkring hvilke muligheder har enheden for at indkøbe nyt videoudstyr eller hvordan skal vores konfiguration tilpasses så den bedre afspejler enhedens behov. Kan også være omkring overvejelser for arkitekturmæssig udvikling herunder opgraderinger. De indledende knæbøjninger i form af overvejelser, sonderinger, afklaringer er en del af leverandørens mødedeltagelse. 65 Der henvises til følgende punkter i hovedkontrakten: 11.8, 20.1 og Det fremgår af punkt at: Kunden kan misligholde nærværende Kontrakt ved væsentligt og gentagen manglende medvirken eller væsentligt og gentagen manglende betaling. Leverandørens udtømmende beføjelser er angivet i det følgende. Herudover har Leverandøren ingen beføjelser i forhold til Kunden eller øvrige rettigheder i anledning af Kundens eventuelle misligholdelse. Ordregiver ønsker ikke at ændre på bestemmelserne, eftersom ordregiver er en offentlig myndighed og har dermed betalingsevnen. Såvel som Kunden kan opsige kontrakten såfremt Leverandøren misligholder kontrakten væsentligt, så må det også være muligt for Leverandøren at opsige kontrakten, såfremt Kunden væsentligt misligholder sin betalingsforpligtelse. Ordregiver bedes tilføje, at Leverandøren kan hæve kontrakten, såfremt Kunden væsentlig misligholdelser sine betalingsforpligtelser. 66 Tilbudsgiver er i tvivl om, hvorvidt Kunden forventer, at Tilbudsgiver skal house løsningen grundet teksten i kontrakten pkt Umiddelbart er der ikke plads i prisbilaget til at prissætte denne ydelse. Housing-delen varetages af ordregiver, i dag er det outsourcet, men det kan komme på tale om en hjemtagning til ordregiver egen driftscenter, se endvidere kontraktbilag :46 17/24

18 67 I kontraktens bilag 18.3 har Ordregiver mulighed for at kræve forholdsmæssigt afslag, såfremt der er tale om en mangelfuld ydelse UDEN Leverandøren har haft mulighed for at afhjælpe først. Dette er en væsentlig økonomisk risiko at lægge over på Tilbudsgiver, som uden tvivl må skulle kapitaliseres. Tilbudsgiver har derfor følgende forslag til ændring: Som udgangspunkt ønsker ordregiver altid afhjælpning, men bestemmelsen er indført i kontrakten, til at dæmme op for tilbudsgivers eventuelle manglende mulighed herfor, hvilket kan belaste ordregivers drift. Bestemmelse skal i sådan en situation give ordregiver mulighed for dækningskøb eventuelt ved producenten. Tilbudsgivers forslag forkastes herved. Såfremt Leverandøren har udført afhjælpning 2 gange på samme issue, har Kunden mulighed for at kræve et forholdsmæssigt afslag i det faste vederlag til Leverandøren eller det vederlag, der vedrører den mangelfulde ydelser, i forhold til værdien af den manglende leverede Ydelse. Kundens ret til bod ved manglende overholdelse af servicemål, jf. kontraktbilag 06, udelukker ikke Kunden fra at kræve forholdsmæssigt afslag, dersom det forholdsmæssige afslag overstiger bodsbeløbet 68 Ang. kontrakten pkt. 24.1: Tilbudsgiver ønsker at gøre opmærksom på, at Kunden til enhver tid altid har det endelige ansvar for, at Kundens kontrakt overholder de til enhver tid gældende udbudsregler, jf. udbudsloven, LOV nr af 15/12/2015 Ja, i henhold til udbudsloven, har ordregiver altid det endelige ansvar. 69 Ordregiver har i kontraktbilag 06 punkt 2.2. indsat en tabel med krav til bl.a. tilgængelighed samt en vederlagsfaktor for de enkelte serviceområder. Ordregiver har desuden i kontraktbilag 06 punkt 5.1. indsat eksempler på bodsberegningen i kontrakten. Af disse beregninger indgår vederlagsfaktoren dog ikke. Ordregiver bedes derfor forklare og eksemplificere hvordan Vederlagsfaktoren påvirker bodsberegningen. Se spørgsmål 40 og 62, samt svarene herpå, ovenfor. 70 Kontraktbilag 15, Tabel 14: Kan Ordregiver informere os om, hvordan vi skal sætte de to priser ind? Skal Tilbudsgiver bare selv skrive to priser 1 for 12 mdr. og 1 for 36 mdr.? Tilbudsgiver skal blot afgive en enhedspris for hver af de 6 celler i Tabel :46 18/24

19 71 Kontraktbilag 4 - Transitionsprojekt, pkt. 6 Leverandørens ydelser i Transitionsfasen, side 5, bullet 8, Etablering af fakturering til Kundens forskellige enheder og opsætning af system så Kunden centralt kan overvåge faktureringen. Spørgsmålet går på den centrale overvågning. Der er to måder at løse dette på. Enten stiller Leverandøren denne funktionalitet til rådighed via sine egne systemer eller så mærker leverandøreren alle fakturaer således at Ordregiver selv kan lave disse udtræk. Hvis Ordregiver selv skal lave udtrækkene skal fakturerne mærkes med kontraktnummer som et element i OIOUBL referencen i klassen hvor "ID" findes. Denne tilbudsgiver har fået oplyst, at RSD benytter NemHandel systemet til håndtering af faktura. Ved forespørgsel hos NemHandel, oplyses, at denne funktion er noget RSD selv kan sætte systemet op til at gøre, og at der kan trækkes flere forskellige typer at rapporter / statistikker ud af NemHandel systemet. For at sikre, at vi nu også har forstået punktet korrekt, bedes RSD uddybe, hvad det er der forventes, at Leverandøren skal tilbyde under dette punkt. 72 I underbilag 12.2 er tabel 13 blevet ændret, og tilbudsgiver vil høre, om samme tabel i bilag 15 så også skal rettes til? 73 I relation til svar nr. 52, i Spørgsmål-svar nr. 005: Vil Region Syddanmark venligst uddybe, hvilke øvrige henvendelser (udover incidents), der kan være gældende via telefon/portal? Ja, naturligvis. Revideret kontrakbilag 15 ("Kontraktbilag 15 - Leverandørens Tilbud og Løsningsbeskrivelse (161114)") offentligøres hurtigst muligt på hjemmesiden, hvor udbudsmaterialet forefindes. Ordregiver ønsker ikke at uddybe svaret i spørgsmål 52, da det kan være en del af konkurrencekrav nr. 03 "Service Management". Skal alle typer af henvendelser kunne besvares 24/7 på både telefon og portal? :46 19/24

20 74 I relation til svar nr. 52, i Spørgsmål-svar nr. 005: Leverandøren ønsker præcisering af autosvar og telefonkøer er ikke at ligestille med besvarelse. Eksempel: Hvis Region Syddanmark opretter en ServiceRequest via leverandørens web-portal (dvs. henvendelse via Portal), så vil leverandøren besvare via en autogenereret mail med specifikt sagsnummer. Vil en autogenereret mail med specifikt sagsnummer (fremsendt indenfor 5 min.) opfylde mini-mumskrav? Hvis det ikke er tilfældet, skal leverandøren så sende en mail eller ringe tilbage og bekræfte? Nej, så er minimums kravet ikke opfyldt. Ja, leverandøren skal vende tilbage. 75 Herudover har jeg et spørgsmål i relation til spørgsmål 15, har Region Syddanmark stillet den nuværende dokumentation for de seneste måneders SLA rapporter til rådighed? Ordregiver har i spørgsmål nr. 15. skrevet, at til ordregiver vil offentliggøre dokumentation for de seneste måneders SLA rapporter på hjemmesiden. Svaret på spørgsmål 15 ændres. Tilbudsgivere kan rekvirere Seneste månedes SLA rapporter (dog i ekstraheret form) via mailadressen, It.contract.management@rsyd.dk 76 Kontraktbilag 15 leverandørens tilbud og løsningsbeskrivelse, Tabel 14: Skal priserne angives pr. bundle eller pr. stk.? Udtrykket "pris pr. styk" indgår i samtlige kolonneoverskrifter, så der er tale stykpriser/enhedspriser. 77 Generelt, bilag: Iht tidligere svar på spørgsmål vedr. vedhæftning af bilag, ønsker Tilbudsgiver at få at vide, om vi må fremsende forbrev/resumé sammen med vores tilbud. Ja, men sådanne dokumenter indgår ikke i bedømmelsen. 78 Kan Ordregiver Pærcisere hvad der er revideret i Kontraktbilag 15? Der er foretaget ændringer i: "Tabel 13, Rabatsatser for Cisco, Farlon og Trio Produkter", samtidig har ordregiver tilføjet "(optioner)" i selve titel i afsnit Er mail adressen skrevet korrekt ind i svar til spørgsmål 16? Nej, mailadressen er ikke skrevet korrekt ind. Hermed rettes mailadressen til it.contract.management@rsyd.dk 80 Spørgsmål Nr. 29 -Kan Region Syddanmark istedet levere en samlet oversigt over antal Incidents samt prioritet på overordnet niveau? Ordregiver fastholder svaret i Spørgsmål :46 20/24

21 81 Spørgsmål nr Region Syddanmark oplyser i spg./svar nr. 30, at der ikke er foretaget redundanstest/failover på CUCM, UCCX, Farlon og RecordIT. Er Region Syddanmark indstillet på at udføre redundans test&failover på nævnte områder sammen med den nuværende leverandør forud for en ny kontrakt? Såfremt leverandøren i afklaringsfasen fremsætter ønske om at gennemføre redundanstest på de nævnte komponenter, vil Ordregiver ikke modsætte sig dette ønske, hvis Ordregiver kan betrygges i at det kan gøres tilstrækkeligt sikkert. En evt. test skal gennemføres i transitionsfasen, og Ordregiver vil i den forbindelse stille krav om detaljeret planlægning fra leverandørens side, som sammen med Ordregivers øvrige nøddriftmuligheder og forretningens accept, skal danne et fælles grundlag mellem de involverede/berørte parter for testen. 82 Bilag 06 - Pkt. 3.1, afsnit 7 - Fejlafhjælpning anses først for påbegyndt henholdsvis afhjulpet, når dette faktisk er sket, og Kunden har modtaget underretning herom, samt efterprøvet det. En sådan efterprøvning skal ske uden ugrundet ophold. Ordregiver imødekommer ikke leverandørens forslag og fastholder det i materialet angivede betingelser. Det synes ikke rimeligt, at afhjælpning i det beskrevne alene er leverandørens ansvar. Hvis ikke der kan opnås kontakt til den pågældende fejlmelder/kontaktperson pr. telefon. Vil Region Syddanmark overveje, at ændre teksten til, at afhjulpet er opfyldt på det tidspunkt, hvor leverandøren har fået telefonisk kontakt med fejlmelder - og eller sendt mail fra sagssytemet. Forslag til ny tekst: Fejlafhjælpning anses for påbegyndt henholdsvist afhjulpet, når dette faktisk er sket, og er opfyldt på det tidspunkt, hvor leverandøren har fået telefonisk kontakt med fejlmelder - og eller sendt mail til samme fra sagssytemet. 83 Spørgsmål nr Leverandøren ønsker præcisering af svaret. Vil Region Syddanmark bekræfte, at det er månedspriser, som skal indsættes i det blå felt? Ja, der er tale om månedspriser. Hvis ikke det kan bekræftes, an-moder leverandøren om konkret svar på hvilken periode den faste pris XX dækker: Måned, årlig eller 3 år :46 21/24

22 84 Det reviderede Kontraktbilag 15 Leverandørens Tilbud og Løsningsbeskrivelse, give anledning til en enkelt spørgsmål.: Region Syddanmark har fremsendt et revideret Kontraktbilag 15 med ændringer i tabel 13. Denne tilbudsgiver ønsker at få oplyst/defineret, hvilken Cisco software, som hører under punkterne: o Cisco Prime Collaboration o Cisco platformsoftware o Cisco (klient) licenser 1)Prime Collaboration: er en softwarepakke. 2) Cisco Platform Software: Hvis der skulle forefindes produkter, der har en omkostning skal de anføres her.3) Cisco (klient) licenser: sidestilles med brugerlicenser. 85 Kontrakt pkt Forlængelsesmuligheden er på 4 gange ½ år. Da produktleverandørerne kun forlænger service med 1 år ad gangen vil en forlængelse på kun ½ år påføre leverandøren et tab for betaling af servicegebyrer til producenten. Vil Ordregiver ændre muligheden for forlængelse af kontrakten til 2 gange 1 år, hvilket også svarer til normalen i markedet? Forslag til tekst: Kunden har ret til at forlænge Kontrakten op til 2 gange, hver gang med en periode på 12 måneder. Kunden skal give Leverandøren meddelelse om en sådan forlængelse senest 3 måneder før Kontraktens ordinære udløb. Ordregiver imødekommer ikke Leverandørens forslag. Leverandøren vil blive holdt skadesfri, da Ordregiver betaler servicen up front enten 1 årigt eller 3 årigt (se vederlagsbilaget). Det betyder at Ordregiver selv betaler for hele serviceperioden, selvom Kontrakten evt. skulle udløbe på et tidligere tidspunkt. Såfremt vi står i ovenstående situation, vil Ordregiver anmode producenten om at overdrage den sidste del af serviceaftalen til den nye Leverandør ved kontraktudløb. Leverandøren kan ikke kræve ekstra betaling for den del af servicen som kommer udover kontraktperioden. Priserne og Rabatsatserne angivet i nærværende udbud, er således også gældende for den del af servicen som løber udover kontraktperioden :46 22/24

23 86 Bilag 16 - databehandleraftale (revideret) - Pkt. 5 - I bilaget står der: Nej, tilbudsgiver skal ikke på nuværende tidspunkt udfylde punkt 15 i bilag AD HOC ARBEJDSPLADSER Databehandleraftalen skal udelukkende udfyldes af den vindende tilbudsgiver. I det omfang, databehandlingen sker fra ad hoc arbejdspladser Databehandleraftalen skal udfyldes og underskrives af den vindende tilbudsgiver umiddelbart før (fjernarbejdspladser eller hjemmearbejdspladser) skal dette beskrives i kontraktunderskrivelsen. Den vindende tilbudsgiver skal i forbindelse med underskrivelsen, punkt 15. fremsende deres sikkerhedspolitik iht. nævnte punkter. Såfremt Databehandleren foretager databehandling fra ad hoc arbejdspladser, skal Databe-handleren sikre, at disse lever op til de sikkerhedsmæssige krav i denne Databehandleraftale med bilag samt Datatilsynets IT-sikkerhedstekster herom. Databehandleren skal blandt andet opfylde og dokumentere følgende: Beskrivelse af anvendt krypteret forbindelse mellem ad hoc arbejdspladsen og Databe-handlerens/Dataansvarliges netværk Anvendelse af 2-faktor-autentifikation Databehandlers interne instruks til egne medarbejdere vedrørende ad hoc arbejdspladser Skal tilbudsgiver udfylde punkt 15 i bilag 16, og skal vi vedhæfte vores sikkerhedspolitik iht ovenstående punkter? 22. november Kontraktbilag 15, afsnit skal følgende tabeller udfyldes: -"Tabel 03C fastvederlag for vedlihold af Cisco software", "Tabel 03D Fast vederlag for vedligehold på software (Farlon)", "Tabel 03E Fast vederlag for vedligehold på software (Trio)", "Tabel 03F Fast vederlag for vedligehold på software (Recordit)", "03G Fast vederlag for Cisco Hardwareservice".?? Nej, Tabel 03C, 03D, 03E, 03F og 03G i Kontraktbilag 15 skal ikke udfyldes. De nævnte tabeller 22. november 2016 udfyldes ud fra de rabatsatser og priser, der er angivet i underbilag Udfyldelse af tabellerne (03C til 03G i kontraktbilag 12) sker umiddelbart lige inden kontraktuderskrivelse. Se Kontraktbilag 12 punkt 4.3 til 4.7 for nærmere info :46 23/24