Dagtilbudsledermøde. Fredag den 3. november 2017, kl Mødelokale 3, Rådhuset, Bytoften 2, Varde. Ikke tilstede: Hanne Sandholm

Transkript

1 Ref.: Lene Pedersen Sagsnr.: 17/11 Dokument nr.: /17 Dagtilbudsledermøde Fredag den 3. november 2017, kl Mødelokale 3, Rådhuset, Bytoften 2, Varde Ikke tilstede: Hanne Sandholm Referent: Lene Pedersen Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Godkendt Pkt. 2 Nyt fra dagtilbudschefen Anette Brodde Kl Opfølgning vedr. indvendig vedligehold. Møde med Susanne Fast Klynge nytårskur jf. tidligere mail er der inviteret til klynge nytårskur (tværfaglige klynger) er det den rigtige kreds der er inviteret? Kompetenceudvikling for mellemlederniveauet en kort orientering Opfølgning vedr. indvendig vedligehold Punktet vil komme på dagsordenen til kommende dagtilbudsledermøde. Klynge nytårskur Daglige ledere er velkomne til at deltage. Tilmelding til Lene P. Kompetenceudvikling for mellemlederniveau I den kommende struktur bliver vejen fra leder til mellemleder længere. Et forslag til kompetenceudvikling har været forelagt chefgruppen og kommer herefter direktionen, da der lægges op til, at det bliver et forløb på tværs af organisationen. Forløbet tænkes at bestå af 2 3 diplommoduler evt. skræddersyet til Varde Kommune. Det vil blive tilrettelagt således, at man på sigt kan få en hel diplom. Modulerne vil indeholde emner som hvad vi det sige, at være i en politisk styret organisation, hvad vil det sige at have personaleansvar. Hygiejnestyregruppen Der vil komme et brev fra Anette (hygiejnestyregruppen). Det drejer sig dels om en kommende erfaringsopsamling, hvor 5 hygiejnekontaktpersoner inviteres til at deltage i et møde, om opfølgning på mødet om hygiejneanbefalingerne den 7. juni og om en kommende audit i institutionerne, hvor sundhedsplejersken vil komme ud og gå en tur sammen med jer og drøfte /give råd ift. konkrete udfordringer. FTR vil blive briefet inden brevet sendes ud. Erfaringsopsamlingen kommer på baggrund af henvendelse fra FTR BUPL på vegne af TR gruppen. Data på børnene Der er igangsat en undersøgelse af, hvordan data på børnene opbevares i Tabulex, Hjernen og Hjertet samt Acadre. Der vil blive lavet en procedure for korrekt Side 1 / 6

2 opbevaring af data. Møder med BUPL Britta, Karen og Anette har månedlige statusmøder med BUPL og DL. På sidste møde blev der bla. spurgt til opslag af ledige stillinger. Alle er med i genplaceringsaftalen. Anette opfordrer til, at dagtilbuddene orienterer hinanden om ledige stillinger og ledige medarbejdere. Jf. genplaceringsaftalen, skal man være uden job for at være en del af aftalen. Det foreslås, at der laves en overgangsaftale, således, at medarbejdere som ikke er opsagte, kan være en del af genplaceringsaftalen. Det kunne være i form af en overgangsaftale, der gælder Billum Børnehave og de børnehaver, der bliver en del af en børneby. Anette har tirsdag den bragt dette op i proces- og afklaringsgruppen (struktur). Det er således allerede aftalt, at medarbejderne i Billum er omfattet af genplaceringsaftalen. Der vil på næste møde i gruppen ske en drøftelse af overgangsaftale for medarbejderne i afdelingerne i de kommende børnebyer, da der er behov for nærmere drøftelse af hvordan det kan håndteres i praksis, jf. man ikke ved, om/hvem der bliver overtallige. Midlertidige 0-2 årspladser blev oprettet på grund af pladsmangel i Varde By. Det viser sig, at der på nuværende tidspunkt er en overkapacitet. Anvisningen til pladsanvisningen er fremadrettet, at de faste pladser skal være fyldt til 95% før der anvises til midlertidige pladser (søskendebørn undtaget). Der vil ikke blive flyttet børn fra de midlertidige pladser. Pkt. 3 Fast punkt: Struktur Kl min Status på struktur, herunder Forhandlingsproces Marianne Morsing Hansen Bilag: Dok Inspiration til ledelse af fordringer Sagsnr17-11_Doknr _v1_Inspira Bilag: Dok Proces og projektplan Sagsnr _Dok nr _v1_proce Marianne Morsing Hansen præsenterer vedhæftet materiale, der er ment som en inspiration til, hvad der kan dykkes ned i. Materialet vil blive suppleret med en workshop om forandringsprocesser og klyngesamarbejde. Målgruppen for workshoppen vil være dagtilbudsleder, daglige leder, souschef og AMR. Styrelsesvedtægter og tildelingsmodel skal på udvalgsmøde d Tildelingsmodellen skal i høring. Det undersøges aktuelt, om vi kan bruge egne data i forhold til socioøkonomien. Side 2 / 6

3 Pkt. 4 Lederudviklingspuljen Overblik, beløb fastsættelse Kl Der er ca kr. tilbage i puljen i Beløbet overføres til 2018, hvor der planlægges et internat den marts. Der er indkaldt i kalenderen. Arbejdsgruppen bestående af Pia, Susanne B, Bente og Anette orienterer om arrangementet. Dagtilbudschefen foreslår at vi venter til efter sommerferien 2018 med at tage stilling til en evt. ny lederudviklingspulje fra Der er arrangeret et internat på Rungstedgård den marts Der vil blive arrangeret fælles buskørsel. Der er lavet aftale med Christian Ørsted til et workshop, og der er arrangeret en guidet tur på Karen Blixen Museet. Beslutningen om den fremtidige lederudviklingspulje tages i Pkt. 5 Praksis ift. indhentning af børneattester Kl Chefgruppen har drøftet forventningerne til lederne i forhold til indhentelse af børneattester og evt. behov for udarbejdelse af nærmere retningslinjer for området. Eksempelvis ift. hvornår der indhentes børneattester for håndværkere i skoler, dagtilbud, Tippen, Lerpøthus mv. Det påhviler arbejdsgiver at indhente børneattester ved ansættelser, herunder ved ansættelse af lønnede studerende (gælder også praktikanter der ikke er ansat, eller personer i arbejdsprøvning mv.). Link til Politi.dk hvor børneattesten kan søges elektronisk. Børneattester må ikke opbevares. Ledere i Varde Kommune kan læse flg. på Vores Varde om indhentelse af børneattester: Samtidig kunne man for et par uger siden læse dette på DK-nyt: Drøftelse: Er det praksis at indhente børneattester på fx håndværkere eller kunstnere, der hyres til en opgave? Ligger der altid internt notat på indhentet børneattest? Formålet med punktet er at drøfte praksis og klæde chefgruppen på ift. opdatering af retningslinjer for indhentelse af børneattester, samt sikre, at der altid laves et internt notat på pågældendes personalesag (Acadre sag ved personer der ikke er ansat), som dokumenterer, at -og hvornår der er indhentet børneattest. Punktet er udsat til næste møde. Pkt. 6 Oplæg til evaluering af Vardes kulturelle rygsæk for di mindste Signe Mejstrup Sørensen Signe Mejstrup Sørensen, Tanja Espersen og Karsten Rimmer Larsen deltager i mødet kl Der ønskes en drøftelse af oplæg vedr. evaluering af Vardes Kulturelle Rygsæk for de mindste. Giver formen mening i forhold til afholdelse eller kan det gøres anderledes? Bilag: Dok.nr Oplæg til evaluering Side 3 / 6

4 Sagsnr _Do knr _v1_op Signe Mejstrup Sørensen gennemgår oplægget til evalueringen. Der er enighed om at fokusgruppeinterview er en god måde at evaluere på. Der vil blive afholdt ét fokusgruppeinterview for hvert af de to forløb. Det forslås at interviewene afholdes i Varde, og gerne i tidsrummet kl Signe beder de daglige ledere og souschefer om at vælge én person, som skal deltage i fokusgruppeinterviewene. Der er forslag om at udvikle et årshjul for aktiviteter i dagtilbuddene. Signe laver et oplæg. Pkt. 7 Fast punkt: Nyt fra digitaliseringsgruppen Kl Løbende orientering og drøftelser om digitalisering i Børn og Læring. Orientering fra de seneste møder, herunder it-styregruppen for Børn og Læring, itstyregruppen for dagtilbud. Nyt om AULA. Bilag: Dok.nr Referat den IT Styregruppe dagtilbud Dok.nr Referat den IT Styregruppe og pædagogisk IT gruppe dagtilbud Sagsnr _Do knr _v1_201 Sagsnr _Do knr _v1_re Anette orienterer. Pkt. 8 BTU 2017 Maria Moesgaard deltager under punktet kl BTU en er afsluttet og skal for Udvalget for Børn & Undervisning den Svarprocenten var 55,4% og dermed under de 60% som sikrer validiteten. Forvaltningen arbejder med at gøre rapporten klar og vil give nogle overordnede tilbagemeldinger på resultatet. Forvaltningen vil i sagsfremstillingen til udvalget anbefale en forenkling af BTU en fremadrettet. Der vil være en lille proces, hvor vi får jeres input til relevante spørgsmål til en mere enkel brugertilfredshedsundersøgelse. Via PP giver Maria Moesgaard nogle overordnede tilbagemeldinger på resultatet. Sagsnr17-11_Doknr _v1_BTU d Når BTU en har været forelagt udvalget, vil hvert dagtilbud modtage en lokal rapport med Side 4 / 6

5 kommentarer. Herefter lægges det op til, at det drøftes i ledelsesteamet og derefter i forældrebestyrelsen, hvordan der skal arbejdes videre med resultatet. Maria ønsker input til hvordan kommende BTU er kan forenkles og hvordan svarprocenten kan forbedres. Input skal sendes til hende mamh@varde.dk senest den Input på mødet: - Interview i stedet for spørgeskema evt. fokusgruppeinterview. - Bruge forældrebestyrelserne på en anden måde ind i BTU en. - Kun ét spørgeskema til forældre med flere børn i dagtilbuddet. - Spørgsmål skrives i et sprog som forældrene forstår. Punktet kommer på dagsordenen til næste dagtilbudsledermødet, hvor BTU en er offentliggjort. Pkt. 9 LIS Sygefravær v/tajma Demirovic og Nikolaj Dybdal Vinther Tajma Demirovic og Nikolaj Dybdal Vinter deltager i mødet Kl Analyse og Økonomistyring vil fremvise sygefraværsrapporter i LIS samt vise, hvordan rapporterne kan tilgås. Nicolaj Vinther viser, hvordan dagtilbudslederne får adgang via Rollebaseret indgang. Hver måned vil man modtage en mail med et link til LIS. Dette link skal åbnes i Explorer. Nicolaj viser eksempler på sygefraværsrapporter på kommuneniveau og på institutionsniveau. Graferne viser gennemsnit på sygefravær de foregående 12 måneder. Dette gør, at tallene er renset for sæsonudsving. I november 2017 vil dagtilbudslederne modtage en vejledning til adgang til rapporter for eget dagtilbud på personniveau. Pt. er det ikke muligt at sætte eget dagtilbud som foretrukken. Der arbejdes på denne funktion. Han gør opmærksom på, at når der vælges et andet faneblad, vises det dette faneblad på kommuneniveau. En medarbejder tæller kun 1 gang i statistikken for 0-5 dage, selvom medarbejderen haf haft f.eks. 1 sygefraværsdag 3 gange i perioden. 56 og nedsat tjeneste tæller med i sygefraværsstatistikken. Der vil i fremtiden blive udarbejde et nærværsrapport, hvor fokus flyttes fra fravær til nærvær. Pkt. 10 KL s effektiviseringsnetværk Kl Drøftelse af forslagene fra KL's effektiviseringsnetværk, som Varde Kommune har deltaget i. Fokus på forslagene på dagtilbudsområdet. Anette gennemgår kort forslagene for dagtilbudsområdet. Vi sætter fokus på udvalgte forslag over en række dagtilbudsledermøder. Side 5 / 6

6 Fokus i dag: 4.3 Strategisk arbejdstilrettelæggelse. Bilag Dok.nr Samlet rapport for effektiviseringsnetværk 2017 Sagsnr17-11_Doknr _v1_Bilag p Punktet udsat til næste møde. Pkt. 11 Fast punkt: God start Intet nyt siden sidst. Pkt. 12 Evt. Giftige planter udenfor hegnet Inga Holm Jensen. Punktet på næste dagtilbudsledermøde. Underretning Bente Sørensen. Punktet på dagtilbudsledermødet i januar. Næste møde: Den , kl Kommende punkter Lederudviklingspuljen Overblik, beløb fastsættelse Punktet på i september 2018? Dialogmøde Dagtilbudsledergruppens oplæg til dialogmødet Punktet på i marts hvert år Kontoen Lovpligtige syn, øvrige tj. ydelser v/maiken 10 min Eksempel: I 2016 havde Dagtilbuddet Øst en udgift på kr ,77 på kontoen lovpligtige syn heraf kr ,74 til alarmsystemet. (Lindpro) I 2017 har der frem til nu, været en udgift på kr ,38 til alarmsystemet. Der er i 2017 budgetteret et forbrug på kr ,00, hvilket svarer nogenlunde til, hvad der var budgetteret i Dertil kommer at ledere eller medarbejdere bliver ringet op på alle mulige tidspunkter af døgnet, når alarmen går (tilsyneladende uden grund). Jeg ønsker en dialog om følgende: Kan vi blive kompenseret for de ekstra udgifter - vi ikke selv har indflydelse på vedr. til alarmsystemet? Kan der indgås en bedre aftale evt. med et andet firma? Skal systemet forsat anvendes ved nybyggeri når udgifterne er så store? Side 6 / 6