Struktur for sammenlægningen af Concord Danmark og NGO FORUM

Transkript

1 Stående Udvalg den 5. maj 2014 Bilag H: Forslag til struktur for sammenlægningen Struktur for sammenlægningen af Concord Danmark og NGO FORUM Forord: Dette forslag til struktur for vores nye forening/platform/forum er udviklet af den fælles sammenlægningsgruppe, i en proces der bl.a. har inkluderet og bygget videre på det forslag til struktur, som blev vedtaget som arbejdsgrundlag for sammenlægningsgruppen, ved NGO FORUMs ekstraordinære årsmøde d. 23/1 2014, samt på Concord Danmarks generalforsamling den 12/ Den fremtidige struktur for den fremtidige kapacitetsudvikling er, efter en sideløbene proces, nu også inkluderet i forslaget. Introduktion Følgende indeholder et forslag med idéer og udkast til vision, principper, strukturer og fokus for et nyt organisatorisk set-up, hvori Concord Danmark og NGO FORUM sammenlægges. Se notat af 6/ for baggrund og detaljer omkring processen frem mod dette. Dette forslag til struktur bygger helt centralt på de kommende medlemmers generelle ønske om, at strukturen skal give endnu bedre mulighed for medlemsbasens interaktion, koordination og aktive deltagelse. Det har været en grundlæggende præmis, at vi skal opbygge en bred og demokratisk beslutningsstruktur, som danner solid baggrund for gennemsigtige og troværdige accountability mekanismer, både ift. de faglige/politiske indsatser inkl. fordelingen af puljemidler og i forhold til Danida og øvrige bevilgende myndigheder. For at facilitere en medlemsdrevet organisering, foreslår vi i udgangspunktet fire overordnede fora. Flere kan opstå og de fire kan ændre indhold det beslutter foreningens medlemmer. Hvert forum kan etablere arbejdsgrupper, netværk, referencegrupper mv. inden for de strategiske indsatser og temaer, som medlemmerne vælger at arbejde med. De etablerede fora vil have hver sin forperson, som bl.a. har ansvar for videndeling og koordinering af aktiviteter/indsatser på tværs af fora. Et fælles sekretariat får bl.a. til opgave, at rådgive og servicere medlemsdrevne aktiviteter, samt at facilitere og implementere medlemsdefinerede aktiviteter, som foregår i regi af de fire fora. Den nye forenings arbejde planlægges og gennemføres efter et årshjul, der giver en fast struktur for input, dialog, vedtagelser af fokusområder m.v. Årshjulet illustreret i Figur 2 på s. 11 danner samtidig basis for en fælles overordnet arbejdsplan. Foraenes mere specifikke arbejdsplaner er deltaljerede delmængder af den fælles årsplan. Den øverste styringsmekanisme er en årlig generalforsamling. Styringsmekanisme, organisatorisk opbygning, de initiale fire fora, sekretariatets rolle m.v. beskrives i de afsnit. 1

2 Vision og principper Det nye navn er: (til andet er besluttet anvendes navnet: NYT-FORUM) Medlemskab af NYT-FORUM er åbent for alle danske civilsamfundsorganisationer, som kan tilslutte sig NYT-FORUM s formål, og som har udviklings- miljø og humanitære udviklingsaktiviteter, herunder u- landsoplysning, som et kerneområde i deres arbejde. Medlemmer, som betaler årligt medlemskontingent, er stemmeberettigede i NYT-FORUM s øverste organ Generalforsamlingen. Overordnet vision for NYT-FORUM Den overordnede vision for den NYT FORUM er en mere retfærdig og bæredygtig verden, hvor mennesker kan leve fri for fattigdom og udøve deres menneskerettigheder, båret af et stærkt og mangfoldigt civilsamfund. NYT-FORUMs formål er: - At bidrage til fælles interessevaretagelse ift. Danida og EU, ift. vilkår, rammebetingelser m.v. af betydning for foreningens vision. - At udgøre en stærk politisk stemme, internationalt og i den danske debat, om miljø- og udviklingspolitikker, også på det humanitære område. - At bidrage til faglig udvikling, bl.a. via stærk koordinering med henblik på at optimere kapacitetsudvikling af det danske bistandsfaglige CSO-miljø. - At skabe en paraply for information og fælles kampagner. - At bidrage til fælles internationalt engagement i europæiske og globale civilsamfundsnetværk og bevægelser. Principper for arbejdet: NYT-FORUM vil: - være til for medlemmerne, defineres af medlemmerne og, i videst muligt omfang, være drevet af medlemmerne, gennem f.eks. arbejdsgrupper, netværk og lignede samarbejdsrelationer. - Give lige adgang for medlemmernes deltagelse og forankre al repræsentation i robuste ansvarlighedsmekanismer, med klare mandater og gennemsigtige informationsstrømme, hvor repræsentanter refererer til medlemmerne. - være en attraktiv samarbejdsplatform for medlemmernes fagfolk og ledere ansatte og frivillige. - facilitere synergi og sammenhæng mellem de mange forskellige tematiske arbejdsområder, som løftes inden for samarbejdets rammer og i koordination med andre netværk, f.eks. 92-gruppen og CISU. - arbejde u-bureaukratisk og udgøre et stærkt handlerum til de enkelte arbejdsgrupper, inden for strategiske rammer, fastsat af medlemmerne selv. 2

3 De primære indsatsområder og fokusområder for NYT-FORUM fastsættes af medlemmerne ved den årlige generalforsamling. De primære indsatsområder danner overskriften for de fora, der er fundamentet for foreningens arbejde. I udgangspunktet foreslås følgende overordnede indsats/fokusområder: - Danske miljø-, udviklings- og humanitære civilsamfundsorganisationers interessevaretagelse ift. Danida og EU (bl.a. gennem samtaler og forhandlinger) ift. vilkår, rammebetingelser mv. - Politisk arbejde i Danmark, på EU plan og internationalt - Oplysnings- og kampagnearbejde (i Danmark, på EU plan og internationalt) - Faglig og metodisk udvikling ift. udførelsen af udviklingsarbejde, fælles faglige temaer, aktuelle politiske dagsordener, samt ift. EU-funding. Hvert forum etablerer sine egne udvalg, arbejdsgrupper og referencegrupper eller lignende, i henhold til de overordnede strategiske rammer/arbejdsplaner som er udstukket på Generalforsamlingen. Det er også muligt, at nedsætte tematiske undergrupper ad hoc, på tværs af fora, når det giver mening for foraenes medlemmerne. Tanken er, at referencegrupper og arbejdsgrupper kan etableres og opløses, afhængigt af skiftende behov, politiske dagsordener og faglige udfordringer. Ligeledes vil de forskellige fora, efter beslutning ved generalforsamlingen, kunne opløses og nye etableres afhængigt af skiftende behov, politiske dagsordener, faglige udfordringer mv. Allokering af ressourcer, bl.a. sekretariatsbistand, fastlægges overordnet i forbindelse med fastlæggelse af arbejdsplan (se årshjul side 14) og mere detaljeret/løbende af koordinationsudvalget. Struktur, funktioner og organisation Foreningens struktur bygges op omkring de primære indsatsområder. I udgangspunktet danner de fire, der er nævnt ovenfor, basis for de fire foraer, der udgør de overordnede rammer for de faglige og politiske indsatser i organisationsdiagrammet på næste side. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Her fastlægger medlemmerne de overordnede organisatoriske og strategiske rammer for det arbejde, som vi vil fokusere på sammen. Her beslutter medlemmerne også de politiske- og strategiske rammer for faglige og politiske indsatser, herunder de overordnede arbejdsplaner for foraene. Den årlige prioriterings- og planlægnings proces er illustreret i Figur 2. Generalforsamlingen vælger medlemmerne til NYT-FORUMs juridisk ansvarlige Koordinationsudvalg. Alle danske civilsamfundsorganisationer, som kan tilslutte sig NYT-FORUM s formål, og som har udviklings- miljø og humanitære udviklingsaktiviteter, herunder u-landsoplysning, som et kerneområde, kan deltage i generalforsamlingen, men kun betalende medlemmer af NYT-FORUM har stemmeret. Sekretariatet implementerer, faciliterer og understøtter kapacitetsudvikling, informationsdeling, dialog, interessevaretagelse og medlemsinddragelse. Derudover supporterer og koordinerer sekretariatet indsatser i de etablerede fora. 3

4 På baggrund af udkast til årsbudget, udarbejdet af Koordinationsudvalget i samarbejde med sekretariatet, godkender Generalforsamlingen den årlige allokering af det samlede budget 1 for NYT- FORUM. Se den overordnede struktur på diagrammet (Figur 1) på næste side og de nærmere beskrivelser af de enkelte elementer på siderne derefter. Repræsentation og deltagelse: NYT-FORUM udgør en ramme for netværk, styrket koordinering og synergi. Sammen er vi på mange måder stærkere, men hver for sig er medlemmerne er meget forskellige og har forskellige tilgange og metoder også ift. de indsatser, som vi samarbejder om i regi af NYT-FORUM. Derfor kan hverken forperson, koordinationsudvalget, de fire fora eller underliggende arbejdsgrupper udtale sig, eller på anden måde agere, på vegne af alle medlemsorganisationerne, med mindre det er aftalt med involverede medlemsorganisationer forinden, f.eks. via en (ligeledes aftalt) sign-off eller sign-on procedure. Arbejdsplanen, der vedtages ved generalforsamlingen, fastlægger hvem der repræsenterer NYT-FORUM i faste og fortløbende indsatser/grupper/udvalg m.v. Koordinationsudvalget udpeger repræsentanter for NYT-FORUM ift. ad hoc repræsentative opgaver. 1 På nuværende tidspunkt: Finanslovsbevillingen, kontingentbidrag samt ekstrabevillingen til Verdens Bedste Nyheder. 4

5 Generalforsamling Sekretariat Medlemsinddragelse og facilitering af dialog Koordinering, facilitering og implementering af politiske og faglige indsatser Koordinationsudvalg Koordinering og implementering af fælles oplysnings- og kampagne indsatser Kommunikation og informationsdeling Sekretariatsbistand til faglige og politiske indsatser j.f. vedtaget arbejdsplan Forvaltning og administration af finanslovsbevilling inkl. Puljen til støtte af kapacitetsudviklingsinitiativer Bevillingsudvalg Behandling af ansøgninger til Puljen baseret på indstilling fra bevillingskonsulent 5 medlemmer, hvoraf fire udpeges af Koordinationsudvalget og et medlem repræsenterer Koordinationsudvalget 5

6 Arbejdsgrupper Eller: Generalforsamling Forvaltning og rådgivning Faglige og politiske indsatser CSO Forum Arbejdsgrupper Sekretariat Koordinationsudvalg Medlemsinddragelse og facilitering af dialog Koordinering, facilitering og implementering af politiske og faglige indsatser Sekretariatsbistand til faglige og politiske indsatser j.f. vedtaget arbejdsplan Politik Forum Arbejdsgrupper Koordinering og implementering af fælles oplysnings- og kampagne indsatser Forum for Oplysning & Kampagne Arbejdsgrupper Kommunikation og informationsdeling Bevillingsudvalg Forvaltning og administration af finanslovsbevilling inkl. Puljen til støtte af kapacitetsudviklingsinitiativer Behandling af ansøgninger til Puljen baseret på indstilling fra bevillingskonsulent 5 medlemmer, hvoraf fire udpeges af Koordinationsudvalget og et medlem repræsenterer Koordinationsudvalget Forum for Kapacitetsudvikling Arbejdsgrupper 6

7 Politisk ledelse og organisering - Fokus på mangfoldighed, operationalitet og ansvarlighed Koordinationsudvalg NYT-FORUMs juridiske ledelse er Koordinationsudvalget, der består af medlemmer valgt af generalforsamlingen. Følgende overordnede retningslinjer danner udgangspunkt for mere detaljerede ToR s for forpersoner og Koordinationsudvalg: - Generalforsamlingen vælger en forperson for NYT FORUM. - Generalforsamlingen vælger en forperson for hvert forum. - Generalforsamlingen vælger to eller tre øvrige medlemmer til koordinationsudvalget, afhængigt af om der er sammenfald mellem forperson og forperson for et af foraene (i hvilket tilfælde der vælges 3 øvrige). - Der kan ikke sidde flere end én fra hver organisation i Koordinationsudvalget. - Fora-forpersonerne er drivende for samarbejde og netværk i foraene, samt koordinerende og fokuseret på muligheder for synergi på tværs af fora og i samarbejde med andre netværk. - Forpersonen er overordnet og udadvendt kontaktperson ift. foreningens politiske arbejde, med pligt til tilbagemelding og timelig koordination med resten af Koordinationsudvalget. Samtidig er forpersonen kontakt- og sparringsperson for sekretariatsleder. - Fora og sekretariat afrapporterer fire gange om året, én gang i kvartalet, til l Koordinationsudvalget. Derudover kan Koordinationsudvalget aftale ekstraordinære møder, såfremt det vurderes nødvendigt. - Sekretariatets hurtige respons drøftes med forpersonen, i samspil med den, ift. emnet, relevante fora-forperson. Koordinationsudvalget skal især facilitere koordination og synergi. Således har koordinationsudvalget ansvaret for at supervisere og koordinere den strategiske og forvaltningsmæssig implementering af NYT-FORUM s samlede budget, samt de af generalforsamlingen godkendte årlige arbejdsplaner. Driftsgruppen er en mindre del af koordinationsudvalget, som nedsættes for at sikre en u-bureaukratisk, men samtidig smidig, forvaltning og administration af den på finansloven allokerede bevilling (Kr. 9 millioner i 2014), medlemskontingenter samt andre bevillinger fra f.eks. Udenrigsministeriet. Lederen af sekretariatet vil fungere som sekretær på møder i koordinationsudvalget og driftsgruppen. Koordinationsudvalget fungerer som accountability-controller enhed for de fire fora, samt for lederen af sekretariatet. Foraene og lederen af sekretariatet rapporterer kvartalsvis til koordinationsudvalget. Koordinationsudvalget rapporterer til generalforsamlingen og indstiller, i samarbejde med foraene, årlige arbejdsplaner og budget. 7

8 De primære opgaver for koordinationsudvalget er følgende: - Koordinering af strategiske indsatser under foraene, med fokus på muligheder for synergi; - Strategisk supervision og koordinering I henhold til årlige arbejdsplaner (godkendt af generalforsamlingen); - Supervision af sekretariatets arbejde, iht. den af generalforsamlingen besluttede årsplan; - Ansvarlig for ansættelser og afskedigelse af sekretariatslederen; - Fastlæggelse af retningslinjer og anvisninger for sekretariatet, samt tilsyn med at ledelsen foregår i overensstemmelse hermed. - Sikre, at kun aktiviteter som ligger inden for de af generalforsamlingen udstukne strategiske rammer, modtager finansiering. - Budget supervision og kontrol i henhold til de af generalforsamlingen udstukne strategiske rammer og budgetallokering for faglige og politiske indsatser samt for sekretariatet; - Svare på henvendelser fra fora og sekretariatsleder ang. budget og bevillinger; - Klageinstans ift. budgetallokeringer; - Ansvarlig for at ansætte og afskedige sekretariatsleder. Forud for evt. afskedigelser af øvrige medarbejdere, skal sekretariatslederen høre Koordinationsudvalget. Fora Alle fora er åbne for alle medlemmer. Det forventes, at de organisationer som melder sig, sørger for at sikre kontinuitet i egen deltagelse i foraene. Foraenes forpersoner er med valget samtidig medlemmer af Koordinationsudvalget. Udover via denne forbindelse at facilitere synergi på tværs af fora, er forpersonerne ansvarlige for at rapportere til koordinationsudvalget omkring resultater og budgetopfølgning, samt udarbejdelse af årsrapport til fremlæggelse på den årlige generalforsamling. Fora-forpersonerne indstiller, på vegne af foraene, prioriteter for arbejdet ved den årlige medlemsworkshop og udarbejder, i samarbejde med sekretariatet, årlige arbejdsplaner og budgetter. Disse koordineres af Koordinationsudvalget og fremlægges for generalforsamlingen til diskussion og endelig beslutning. Deltagerne i et forum sørger derudover selv for allokering af ansvar, evt. ved nedsættelse af eget styreorgan, så der altid er styr på, hvem der arbejder med hvad. Deltagerne i et forum kan etablere arbejdsgrupper, som kan modtage støtte fra sekretariatet til aktiviteter og indsatser, af generalforsamlingen udstukne strategiske og økonomiske, og den af generalforsamlingen godkendte årsplan. Sekretariatet sørger for at dele viden om møder og anden aktivitet i foraene. Man kan melde sig som deltager i et forum eller en arbejdsgruppe, ved at kontakte foraet enten via sekretariatet, forpersonen eller eventuelle andre tovholdere for arbejdsgrupper. Alle fora skal løbende bidrage med input til muligheder for (fælles) kapacitetsudvikling, koordination og synergi. Dette er primært forpersonens ansvar, men understøttes også af sekretariatets medarbejdere. 8

9 I udgangspunktet arbejder vi gennem fire fora: CSO, Politik, Oplysning & Kampagner samt Kapacitetsudvikling. Rammerne for disse foras arbejde skitseres nedenfor. CSO forum I CSO forum mødes medlemmernes beslutningstagere omkring varetagelse af de rammer og vilkår, som miljø-, udviklings- og humanitære civilsamfundsorganisationer opererer med og i. Dette inkluderer interessevaretagelse ift. Udenrigsministeriet/Danida og andre statslige aktører, der er involveret i dansk udviklingspolitik. CSO forum arbejder med overordnede udviklingspolitiske strategier med særlig fokus på civilsamfundets rolle deri. Dette indebærer f.eks. deltagelse i udenrigspolitisk råd, den humanitære kontaktgruppe, dialog med Danida om rammer for civilsamfundets arbejde og strategiske drøftelser omkring ODA. CSO forum er også opmærksom på muligheder for deltagelse i overordnede styrende organer i relevante internationale netværk, f.eks. CONCORD EUROPE og VOICE. CSO forum vil have et fast Humanitært Udvalg for at sikre, at det humanitære område bliver stærkt forankret i NYT-FORUM. I opstartsfasen af NYT-FORUM frem til den første ordinære generalforsamling, er medlemmerne af CSO Forum de sammen, som hidtil udgjorde NGO FORUMs stående udvalg. Eventuelle ændringer ift. dette Forums medlemmer vedtages ved generalforsamlingen. De primære fokusområder for CSO forum er: - At styrke dialogen og samarbejdet mellem danske organisationer om dansk og international udviklingspolitik, inkl. humanitært arbejde, med indflydelse på rammebetingelser og vilkår. - At facilitere dialog og forhandling med relevante danske myndigheder og politikere om aktiviteter af fælles interesse for medlemsorganisationerne og relaterende til foreningens formål. - At fremme medlemsorganisationernes involvering og indflydelse på politikker, budgetter, administrative retningslinjer m.m. af fælles interesse for medlemsorganisationerne. - At indstille og vælge repræsentanter til samarbejdsorganer og referencegrupper med relevans for CSO FORUMs ansvarsområde. - At fremme NYT FORUMs deltagelse i europæiske og internationale civilsamfundsnetværk styrende organer og i deres strategiske indsatser indenfor CSO Forums arbejdsområde Politik forum Politik Forum vil samle politikfaglige ressourcepersoner omkring indsatser med fælles politiske dagsordener, der fremmer foreningens vision. Politik Forum vil fokusere på specifikt politisk arbejde, inkl. fortalervirksomhed, i Danmark, på EU plan og internationalt. Formålet med Politik Forum er, at skabe en stærk platform for fortalersamarbejde, mhp. at påvirke de strukturelle betingelser for at bekæmpe fattigdom og skabe bæredygtig udvikling globalt. Politik forums arbejde vil rette sig mod konkrete beslutningsprocesser, der har betydning herfor, f.eks. handelsaftaler, regnskabsregulering, virksomhedsansvar eller internationale processer som post 2015 eller Monterrey-processen omkring udviklingsfinansiering. Politik forum beskæftiger sig ikke med fundingmodaliteter hverken i Danmark eller på europæisk plan. Politiske processer som har fundingmæssige implikationer, f.eks. ift. arbejdet 9

10 med den danske eller EU s civilsamfundsstrategi/politikker ligger derfor i udgangspunktet i CSO forum, men der sikres en tæt koordinering mellem de to fora, f.eks. via tværgående arbejdsgrupper. Politik Forum må også forventes at være den primære operationelle kontaktflade til 92-gruppen, og der vil være mulighed for at nedsætte fælles arbejdsgrupper med 92-gruppen, f.eks. i forbindelse med post 2015 arbejdet. De primære fokusområder for Politik Forum er: - At fremme danske CSO-synspunkter vedr. politiske dagsordener og processer i relation til foreningens vision, særligt ift. til internationalt samarbejde, inkl. EU. - At foretage analysearbejde mhp. konkret fortalervirksomhed inden for relevante danske-, EUog internationale politiske dagsordener og processer. - At indstille og vælge repræsentanter til relevante danske, europæiske og internationale u- landskommissioner og samarbejdsorganer, med fokus på politikudvikling og influering. Forum for Oplysning og Kampagner Forum for Oplysning og Kampagner vil have specifikt fokus på styrkelse af oplysning og kampagnearbejde i Danmark, EU og internationalt. Forum for Oplysning og Kampagner vil primært henvende sig til beslutningstagere/medarbejdere med ansvar for kampagner, kommunikation og/eller oplysning. De primære fokusområder for Forum for Oplysning og Kampagner er: - At koordinere og udvikle oplysnings- og kampagnearbejde med fælles interesse for en gruppe af medlemsorganisationer; - At tage konkrete initiativer og forestå offentlige kampagne- og oplysningsaktiviteter, med henblik på at påvirke den offentlige opinion og det politiske miljø, finansieret af medlemmerne eller i det omfang NYT-FORUM modtager ekstra bevillinger hertil, i fællesskab; - At fremme mulighederne for at indgå i europæisk og internationalt oplysnings- og kampagnearbejde, for mindre grupper af medlemmer eller det samlede Forum. Indsatsområdet vil omfatte det nuværende initiativ: Verdens Bedste Nyheder, i det omfang initiativet får forlænget bevillingen efter Ovenstående vil blive justeret efter medlemsmøde omkring Forum for Oplysning og Kampagner d. 19. maj, Forum for Kapacitetsudvikling Forum for Kapacitetsudvikling vil have fokus på at styrke vores fælles faglige og organisatoriske kapacitetsudvikling, bl.a. vha. fokus på behov og udbud, for at sikre, at den bedst muligt kommer medlemmerne til gode. 10

11 De primære fokusområder for Forum for Kapacitetsudvikling er: - At styrke fælles faglig kapacitetsudvikling af de danske civilsamfundsorganisationer, gennem løbende behovsafklaring og formulering af fælles strategiske prioriteringer for støtte til kapacitetsudviklingsinitiativer og tværgående kapacitetsudviklingsindsatser. - At styrke og koordinere tværfaglige kapacitetsudviklingsindsatser og arbejde målrettet med forankring af de tværgående indsatser i miljøet og de deltagende organisationer. - At koordinere metodeudvikling, videndeling og læring inden for kapacitetsudvikling. Forum for Kapacitetsudviklings primære opgaver består i, at koordinere og sikre det strategiske fokus i de tværgående kapacitetsudviklingsindsatser, samt løbende at vurdere det samlede udbud af kapacitetsudviklingsinitiativer støttet af Puljen. Forum for Kapacitetsudvikling har ansvaret for at tværgående kapacitetsudviklingsindsatser, aktiviteter og andet arbejde implementeres i overensstemmelse med de af generalforsamlingen fastsatte strategiske rammer og allokerede budgetter. Forum for Kapacitetsudvikling mødes minimum to gange om året, og det forventes at forummets medlemmer deltager i den årlige Markedsplads i årets første kvartal, samt i den årlige prioriteringsworkshop for den nye CSO platforms medlemmer, der begge er centrale dele af den årlige planlægningscyklus. Forum for Kapacitetsudvikling vil primært henvende sig til personer med fælles interesse for, og engagement i, at løfte de danske civilsamfundsorganisationers samlede kapacitet, til at arbejde med udvikling, miljø og humanitært arbejde, samt ansvar og kompetence til at løfte deltagelsen ind som læring i egen organisation. Det kan konkret være ledere med direkte personaleansvar (fra mellemstore og store udviklingsorganisationer), beslutningstagere (fra mindre organisationer) samt CISU programmedarbejdere. Sekretariat 2014 vil være et overgangsår i sekretariatet. De personalemæssige ressourcer fra hhv. Concord Danmark og NGO-FORUM slås sammen, når den nye forening vedtages, men økonomisk set afsluttes årets aktiviteter af praktiske grunde i regi af hver af foreningerne. I resten af 2014 gennemfører sekretariatets medarbejdere de aktiviteter, der allerede er allokeret ressourcer til ift. specifikke indsatser og planer i de to gamle netværk. Samtidig er sekretariatslederen ansvarlig for at sikre at sekretariatets samlede kompetencer og ressourcer bliver tilpasset, udviklet og defineret, så sekretariatet kan levere den indsats som NYT-FORUM fordrer. Dette skal i høj grad være gennemført, når NYT-FORUM afholder den første ordinære generalforsamling i efteråret Sekretariatet skal bl.a. kunne levere på medlemsinddragelse, kompetenceudvikling og tilvejebringelsen af synergiske effekter af aktiviteterne i NYT-FORUM. Sekretariatets ansatte har således en aktiv og proaktiv - rolle i forhold til facilitering, koordinering, metodeudvikling, opsamling af ny viden, publicering etc., med henblik på at levere synlige og direkte anvendelige produkter, metoder og redskaber, som medlemsorganisationer kan bruge. De ansatte vil også facilitere og koordinere indsatser igangsat af arbejdsgrupper og referencegrupper under de etablerede fora, yde faglig og politisk sparring og analyse, implementere brede, tværgående kapacitetsudviklingsindsatser, samt medvirke til at udvikle og kvalificere den faglige og politiske dagsorden for de forskellige arbejdsgrupper, faglige netværk osv. 11

12 Det er endnu ikke klart, hvor mange ressourcer sekretariatet vil have på længere sigt. I udgangspunktet vil sekretariatet i resten af 2014 være bemandet med følgende årsværk.: - 1 årsværk til sekretariatets ledelse, kommunikation og servicering af politisk ledelse. - 3 årsværk til kapacitetsudvikling, herunder pro-aktiv trendspotting, implementering, facilitering, koordinering, rådgivning, videndeling og dokumentation. - 3 årsværk til politik arbejde (inkl. videndeling og formidling). - 0,5 årsværk til forvaltning, administration mm Studentermedhjælpere og praktikanter Derudover har vi i resten af 2014 i princippet både økonomiske og sekretariatsmæssige ressourcer til den specifikke indsats omkring Verdens Bedste Nyheder, der dog som hidtil gennemføres eksternt i resten af Ressourcer, som allerede er allokeret til koordination af eksisterende netværk, vil fortsat være til rådighed herfor året ud, hvorefter den nye struktur træder i kraft. Sekretariatets primære funktioner er: - Administration og forvaltning af bevilliget budget til indsatser under foraene. - Koordinering, facilitering og implementering af politiske og faglige indsatser, herunder pro-aktiv sporing og formidling af nye nationale/internationale tendenser, metoder og praksisser, som kan have relevans for danske miljø- og udviklingsorganisationer, facilitering af den årlige behovsafklaring og prioritering af de tværgående indsatser, udvikling og implementering af de prioriterede tværgående indsatser, facilitering af fælles refleksion i miljøet, herunder dokumentation og formidling af politiske og faglige indsatsers resultater og effekt. Se rammen for den samlede indsats omkring kapacitetsudvikling i bilag F. - Rådgivning til politikudvikling og fortalervirksomhed, oplysning og kampagner, iht. aktiviteter og indsatser i de fire fora. - Koordinere, strukturere og kommunikere information og viden, herunder koordinere, facilitere og administrere fælles hjemmeside og anden fælles kommunikation. - Yde general sekretariatshjælp og services til de foraene. - Administration, koordinering og rådgivning ift. Puljen til kapacitetsudviklingsinitiativer 2, bl.a. inkluderende: o Rådgivning og vejledning i forbindelse med udviklingsfasen, herunder støtte til behovsafklaring og formulering af udviklingsmål (ansøgningsprocessen). o Rådgivning og vejledning i forbindelse med implementeringsfasen, herunder metodisk/faglig støtte til at omsætte kapacitetsopbygning til praksis i deltagende organisationer. o Rådgivning og vejledning i forbindelse med dokumentationsfasen, herunder metodisk/faglig støtte til at dokumentere resultaterne/effekten af initiativet i de deltagende organisationer 2 Pulje til støtte af kapacitetsudviklingsinitiativer baseret på forskellige mindre udsnit af CSO-miljøets specifikke kapacitetsopbygningsbehov 12

13 samt understøttelse af koordinering og erfaringsudveksling mellem initiativerne. o Systematisk opsamling og formidling af erfaringer, ny viden, nye metoder og ny (lovende) praksis fra initiativerne og kommunikation af disse med henblik på fælles læring og dokumentation i CSO-miljøet. Sekretariatet skal have egne kontorfaciliteter, administration, og ledelse. Sekretariatet bliver på denne måde uafhængig af en værtsorganisation. Sekretariatet vil søge at søge at lave en service-aftale med værtsorganisationen i forhold til bogholderi og juridiske funktioner, da dette vurderes at være det mest cost-effektive. Arbejdsplan Det er en central præmis for vores fælles arbejde, at vi ikke kun vælger det ud, som de mange vil men at der også er muligheder for at få støtte og opbakning til mindre aktiviteter. Arbejdet i NYT-FORUM følger en fælles, årlig planlægningscyklus (koordineret med 92-gruppen og andre relevante netværk/aktører), så vi får de bedste muligheder for synergi og koordination. De overordnede linjer/temaer beskrives i NYT-FORUMs årsplan som vedtages på generalforsamlingen. Hvert forum laver arbejdsplaner (evt. med støtte fra sekretariatet), der spiller ind i den årlige fælles planlægningscyklus. Arbejdsplanerne skal på linje med Concords nuværende format for arbejdsplaner inkludere en vurdering af behovet for sekretariatsressourcer. Overgangsåret Efter den stiftende generalforsamling starter foreningens arbejde med de centrale processer i 2. kvartal. Da vi, i sidste halvdel af 2014, skal gennemføre de allerede eksisterende arbejdsplaner for resten af 2014 i hhv. NGO-FORUM og Concord Danmark, må det forventes, at sekretariatets ressourcer til arbejdet ift. årshjulet er færre i 2014 end de vil være fremover. Årshjul Den årlige prioriterings- og planlægningscyklus følger et årshjul. Se dette på næste side. 13

14 FIGUR 2: Årshjul der illustrerer den årlige prioriterings og planlægnings cyklus. 4. Kvartal Årsplan Koordinationsudvalgsmøde med drøftelse af årsplan. Færdiggørelse af udkast til årsplan Primo oktober: Generalforsamling med præsentation af regnskab & beslutning om årsplan. Pulje Ansøgningsrunde: Frist 10. oktober 1. Kvartal Årsplan Markedsplads og medlemsmøde: Opsamling, evaluering og deling af læring og resultater fra Foraenes arbejde året før. Regnskab godkendes af KOU Pulje: Markedsplads: Synliggørelse og mobilisering. 3. Kvartal Årsplan Research v. sekretariatet, baseret på medlemshøring. Dialog i fora og færdiggørelse af oplæg til fælles workshop. Fælles årsplanprioriterings og strategi workshop. 2. Kvartal Årsplan Medlemshøring: Hvad skal der arbejdes med til næste år? 'Trendspotting' i Fora Pulje Ansøgningsrunde: Frist 10. april 14

15 Koordinering med eksterne civilsamfundsaktører NYT-FORUM vil generelt koordinere og samarbejde med andre aktører, platforme og netværk. Sekretariatet og 92-gruppen vil dele kontorfaciliteter og til dels infrastruktur, for at styrke det daglige samarbejde. Sekretariatslederen vil etablere formelle koordinationsmekanismer med koordinatorer og ledere fra andre platforme og netværk. Derudover lægges konkrete temaer med mulighed for samarbejde med andre aktører, platforme og netværk ud til de enkelte arbejdsgrupper, under de etablerede fora. Repræsentanter for andre platforme, netværk mv. inviteres til at deltage i den årlige generalforsamling, som observatører, hvor synergi og fællesdagsordener koordineres og samtænkes. Mulige snitflader og fællestemaer med 92-Gruppen: - Finansiering (ODA/Klima) - Internationale klimaforhandlinger - CSR - Handel - Landbrug og fødevaresikkerhed - Post 2015 Mulige snitflader og fællestemaer med CISU: - Kapacitetsudvikling - CSO politik og finansiering - Oplysning- og kampagnearbejde Andre samarbejdspartnere kan inkludere forskning- og uddannelsesinstitutioner, internationale CSO platforme, mv. Internationale netværk Generalforsamlingen tager stilling til hvilke internationale netværk foreningen skal være medlem af og på hvilke vilkår (enkelte medlemmer eller den samlede platform, f.eks.) I udgangspunktet er NYT FORUM medlem af de internationale netværk, som hhv. Concord Danmark og NGO FORUM er/var medlem af. Se bilag?? 15

16 Budget 2014 bliver, også budgetmæssigt, et overgangsår. Således afsluttes årets aktiviteter af praktiske grunde økonomisk i regi af værtsorganisationer, som de sammenlagte foreninger, Concord Danmark og NGO FORUMne. De samlede aktiviteter samles i et bro-budget, der præsenteres og skal godkendes ved den stiftende generalforsamling Indkomsten for 2015 vil i udgangspunktet være: Finanslovsallokering: DKK ,- Medlemskontingenter: DKK ,- ++ SAMLET BUDGET FOR 2015: ca. DKK ,- Bevillingen til Verdens Bedste Nyheder gælder 2014 ud. Om den efterfølges af en ny eller en anden bevilling til fælles oplysning er endnu ikke afklaret. Ved den første ordinære generalforsamling i oktober 2014, vil Koordinationsudvalget præsentere et foreningsbudget for Det skal som minimum definere allokeringen af ressourcer til hhv. aktiviteter og administration, og f.eks. indeholde Områder/enheder her helt overordnet estimeret: Sekretariatsudgifter inkl. husleje, kontorfaciliteter, www, mødeudgifter i forbindelse med udvalg, arbejdsgrupper, mv. Sekretariatspersonale (lønpakker) Årsbudget Kapacitetsudvikling og faglige indsatser (3 årsværk) - Politiske indsatser, administration og rådgiving (5 årsværk) Pulje til faglige netværksinitiativer (aktiviteter) Tværgående kapacitetsudviklingsindsatser (aktiviteter) Politik (aktiviteter) Oplysningsarbejde og kampagner (ingen midler p.t.) 0 Forvaltning og administration Total

17 Procesplan for beslutningstagere og arbejdsgruppe Nuværende aktiviteter og indsatser i hhv. Concord Danmark og NGO FORUM forventes at køre videre indtil beslutningen om sammenlægning er truffet og i praksis også i resten af 2014, hvor begge de gamle organisationer skal levere ift. tidligere vedtagne og godkendte arbejdsplaner/budgetter. Budgetallokeringen for 2014 følger budgetterne for 2013 og baseres på årsplaner besluttet af hhv. CONCORD s Generalforsamling og NGO FORUM Årsmøde. Evt. ekstrabevilling på finansloven (kr ) forvaltes af det nye Forretningsudvalg. Arbejdsplaner for 2014 sammenkøres og ændres, så vi kan igangsætte årshjul for arbejdet i 2015, så snart sammenlægningen bliver effektueret. Netværksinitiativer fortsætter under nuværende procedurer og retningslinjer, indtil udgangen af Dog indføres nye regler for pulje-bevillinger fra juli 2014, således at ansøgning for 2015 og frem kan behandles og bevilges under de nye regler. Ansatte i NGO FORUM s sekretariatet fortsætter under nuværende kontraktbetingelser i 2014, og underlægges sekretariatslederen, så snart sammenlægningen er effektueret. Ansatte i Concord Danmark fortsætter ligeledes under nuværende kontraktbetingelser i 2014 og underlægges ligeledes Sekretariatslederen, så snart sammenlægningen er effektueret. Der må for alle ansattes vedkommende forventes ændringer og justeringer i kontraktforhold, arbejdsbeskrivelser og -funktioner, når det nye sekretariats opgaver og arbejdsfunktioner er godkendt. Varsling af ændringer skal ske i henhold til betingelser fastsat i ansættelseskontrakt. Eventuelle nyansættelser foretages af den nye sekretariatsleder, i samarbejde med det nye Koordinationsudvalg. 17

18 Aktiviteter april 2014 januar 2015 Apr Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Færdiggøre organisationsbeskrivelse, vedtægter samt forretningsorden for hhv. Generalforsamling og Koordinationsudvalg Ovenstående i høring blandt de kommende medlemsorganisationer. Færdiggøre budgetallokeringsmodel Færdiggøre budgetter og arbejds- og procesbeskrivelser for fora, arbejdsgrupper, netværksinitiativer mv. Herunder arbejdsgange i forhold til indstilling og godkendelse af prioriteter, arbejdsplaner og budget. Stående Udvalg beslutning om fremtidige procedurer for puljen til støtte til netværksinitiativer (med ikrafttrædelse 1/1-15) Stiftende Generalforsamling med valg af forperson(er) samt øvrige medlemmer af Koordinationsudvalg. Konstituering af Koordinationsudvalg Etablering af sekretariat inkl. nye kontorfaciliteter og flytning af sekretariat(er) Udarbejdelse af nye arbejds- og profilbeskrivelser for sekretariatsmedarbejdere Evt. nyansættelser (annoncering og rekruttering) Etablering af (nye) arbejdsgrupper med arbejdsplaner/business cases (drives af forpersoner og sekretariat) Konstituering af Bevillingsudvalg med nye ansøgningsprocedurer for Puljen til kapacitetsudviklingsinitiativer for 2015 Ansøgningsrunde: Frist for ansøgninger Medlemshøring iht. årsplan Research af emner fra høring v. sekretariatet Fælles prioriterings- og planlægningsworkshop Rulleplansrapportering, rulleplan og nyt rulleplansbudget til UM Generalforsamling med godkendelse af årsplan og budgetallokering Alle bevillinger, arbejdsprocesser, sekretariatsarbejde implementeres iht. nye regler og procedurer NYT-FORUM er fuldt ud etableret og alle aktiviteter, budgetter m.v. for 2015 startes op iht. den vedtagne arbejdsplan: JANUAR