Vejdirektoratet, Servicering af vintermateriel april 2013 Fælles Tilbuds-, afregnings- og bodsgrundlag (TABG)

Transkript

1 Indholdsfortegnelse A. GENERELT... 3 B. PRISREGULERING... 3 C. BETALING... 4 D. PRISFASTSÆTTELSE Generelt Særlig montering Timelønsarbejder m.v E. ENTREPRISEOPSTART Oprettelse af værksted m.v Skaffe manualer m.v. fra leverandører Udarbejde kvalitetshåndbog, procedurer m.v Vinterman kursus Overtage reservemateriel Vurdering af materiel (indsigelsesperiode) Kontakt med nye kørebaneentreprenører Afhente evt. lager fra tidligere entreprenør... 6 F. UDEN FOR BEREDSKABSPERIODEN Opbevaring af materiel Aftale afmontering af materiel med kørebaneentreprenører Afmontering, rengøring og konservering af kørebanemateriel Tilstandsvurdering af kørebanemateriel Materielgennemgang sammen med ordregiver Klargøring af kørebanemateriel m.v Montering af kørebanemateriel Instruktion af chauffører m.v Opgaver i forbindelse med modtagelse af nyt kørebanemateriel Årligt møde med alle værksteder Inspektion af materiel til stier, specialmaskiner m.v Kvalitet og Audit Opgaver Vinterman... 8 G. I BEREDSKABSPERIODEN Opbevaring af materiel Afholdelse af audits (Interne og eksterne) Administration i forbindelse med garantisager... 9 Side 1 af 13

2 4. Administration af forsikringssager Eftersyn, vedligehold og reparation Indsåning og kontrol af spredebillede Telefonsupport... 9 H. LØBENDE OPGAVER Drift af værksted m.v Opgaver i forbindelse med salg af materiel Deltagelse i driftsmøder Deltagelse i kurser Planlægning og administration af alle opgaver Input til planlægning af tildeling af materiel Registrering af reparationsomkostninger i Vinterman Lagerstyring Fremsendelse af faktura I. BODSBESTEMMELSER OG PRISREDUKTION Igangsætningsfrister Deltidsfrister Beredskabsperiodens start I beredskabsperioden Færdiggørelsesfrist Side 2 af 13

3 A. GENERELT Tilbuds-, afregnings- og bodsgrundlag (TAGB) angiver retningslinjer for ændring af arbejdet, prisfastsættelse, prisregulering og betaling, samt bodsbestemmelser. Mængderne er med mindre andet er anført skønnede, svarende til et års ydelser. Hovedpost 1, oprettelse og drift af værksted m.v. er en fast mængde og pris for entreprisen. Mængder for øvrige poster skal kunne variere ubegrænset uden ændring af enhedsprisen. Alle enhedspriser, timepriser m.v. gælder såvel tjenesteyder som underleverandører. Reservedele indkøbes af tjenesteyder i fornødent samråd med ordregiver og debiteres med faktura priser. Eventuelle rabatter på prislistepriser tilfalder ordregiver, medens kontantrabatter og lignende tilfalder tjenesteyder. Ordregivers betaling omfatter ligeledes evt. fragt. Evt. underentreprenører skal administreres så de ikke medfører ekstra udgifter for ordregiver. Der ydes ikke administrationsbidrag på indkøb af reservedele og regninger fra evt. underentreprenører. Økonomisk omfang for indkøb af reservedele er groft skønnet og fremgår af Særlige betingelser og beskrivelser for hver entreprise. Arbejdet ydes til fast pris i perioden 1. sept til 1. september De i nedenstående afsnit E H beskrevne ydelser skal som minimum indeholde samtlige de i Fælles Særlige arbejdsbeskrivelser anførte ydelser. B. PRISREGULERING Den tilbudte pris reguleres i tilfælde af statslige indgreb iht. Bygge- og boligstyrelsens cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder (Pris & Tid) 8 stk. 4 og 5, idet der reguleres både ved mer- og mindreudgifter. Der ydes tjenesteyder godtgørelse for ekstraordinære prisstigninger på et materiale iht. Pris & Tid 9, såfremt prisstigningen ikke godtgøres iht. anden regulering. Betaling for arbejder efter fastprisperiodens udløb, første gang den 1. september 2014, reguleres på følgende måde: Side 3 af 13

4 Som grundlag benyttes Danmarks Statistiks "Lønindeks for den private sektor Industri, med basis 1. kvartal 2005 = 100. Som udgangsindeks benyttes 2. kvartalsindeks 2013 (2013K2), og som reguleringsindeks benyttes 2. kvartals indeks i 2014 og efterfølgende år. Den beregnede regulering gælder for den efterfølgende 1 års periode fra 1. september til 31. august. Reguleringen er i øvrigt underkastet de begrænsninger som prislovgivningen giver. C. BETALING Tjenesteyder udfylder løbende rekvisitioner med specifikationer om udført reparation m.v. i Vinterman. En gang om måneden danner ordregiver et fakturagrundlag på baggrund af rekvisitionerne, som tjenesteyder bruger som grundlag for fakturering. Entrepriseopstart, post 1.1 er engangsydelser der udbetales med 50 % den 30. september 2013 og 50 % den 31. oktober Post 1.2, drift af værksted udbetales med 1/12 hver måned i entrepriseperioden. Post 3.1 Kørsel i servicevogn afregnes efter antal kørte km, der dokumenteres med det GPS udstyr med dataoverførsel ordregiver leverer jf. Fælles Særlige arbejdsbeskrivelser. Betaling sker månedsvis bagud efter udført godkendt arbejde. Betalingen sker senest 20 arbejdsdage efter modtagelse af tjenesteyders a conto begæring ved indsættelse på en af tjenesteyder oplyst pengeinstitut konto. Faktura fremsendes iht. Lov nr af 27/12/2003, Lov om offentlige betalinger mv. som elektronisk faktura til ordregiver. EAN-numre og specifikationer til fakturering fremgår af Særlige betingelser og beskrivelser for hver entreprise. Ved afslutning af december måned skal faktura fremsendes til ordregiver med særlig kort frist, der oplyses årligt. D. PRISFASTSÆTTELSE 1. Generelt Forbrugsgods som tvist, klude og papir m.v. leveres af tjenesteyder som del af opgaven. Øvrige småmaterialer som filtre, pakninger, motorolie, hydraulikolie, fedt, konserveringsolier, frostvæske, bremsevæske, bolte, ringe, skiver, splitter o.l. betragtes som reservedele og betales i regning af ordregiver. 2. Særlig montering Vinterentreprenøren skal over for ordregiver stille med chassisbeslag, frontplade og Side 4 af 13

5 fremføring af el til front og/eller førerkabine på lastbilerne. Såfremt en vinterentreprenør ønsker montering af dette, eller dele af dette, udstyr på en lastbil, skal arbejdet afregnes direkte med vinterentreprenøren. 3. Timelønsarbejder m.v. Normaltimer Post omfatter tjenesteyders arbejdsløn for udførelse af arbejder der udføres som timelønsarbejde. Arbejderne honoreres med det til arbejdet medgåede dokumenterede timeforbrug. Timeforbrug regnes fra det tidspunkt arbejdet påbegyndes på værkstedet eller servicevognen påbegynder kørselen til et andet arbejdssted. Timeforbrug regnes til det tidspunkt arbejdet afsluttes på værkstedet eller servicevognen afslutter kørselen fra et eller flere andre arbejdssteder. Mandskabet skal anføres med navn eller nummer, datoen, tidspunkt for start og slut af reparation, transporttid samt lokaliteten for arbejdet og dette udførelse, skal registreres i Vinterman. Normaltimer godtgøres med den anførte timebetaling. Ydelsen omfatter alle tjenesteyders omkostninger til lønudbetaling inkl. sociale udgifter, tjenesteyders administration af og tilsyn med ansatte, fortjeneste m.v. Den normale ugentlige arbejdstid fastlægges i forbindelse med kontraktforhandlingerne og omfatter 37 timer. Der afregnes pr. 1 /4 time. Udkaldstillæg Post 4.6 omfatter udkald til arbejde efter udløbet af den daglige arbejdstid eller på arbejdsfrie dage betales 1 udkaldstillæg pr. udkaldt medarbejder. Ved efterfølgende udkald indenfor 4 timer efter forudgående udkald betales der ikke udkaldstillæg. Der betales ikke udkaldstillæg såfremt afhjælpning af fejl kan gennemføres ved Telefonkonsultation. Overtidstillæg Post Som tillæg til normaltimeløn betales pr. medarbejder et overtidstillæg pr. påbegyndt time for det antal overarbejdstimer, der er præsteret ud over normal ugentlig arbejdstid. Side 5 af 13

6 E. ENTREPRISEOPSTART Tilbudsprisen på post 1.1 må højest udgøre det samme beløb som tilbudsprisen på post Oprettelse af værksted m.v. Post 1.1 omfatter etablering af et eller flere værksteder i entrepriseområdet. Ydelsen omfatter anskaffelse og drift af værktøj og udstyr, herunder udstyr til gennemførelse af justeringer og funktionskontroller af vintermateriellet, samt nødvendigt intern flytning af materiel på værkstedet med truck eller lignende. Ydelsen omfatter en vaskeplads nær værkstedet, forsynet med varmt og kold vand fra 1 slange og en højtryksrenser samt fornødent opmarch plads/venteplads for vinterentreprenørernes lastbiler i forbindelse med reparation m.v. af udstyr. 2. Tilvejebringelse af manualer m.v. fra leverandører Ydelsen er en del af oprettelsen af værksted, post Udarbejdelse af kvalitetshåndbog, procedurer m.v. Ydelsen er en del af oprettelsen af værksted, post Vintermankursus Ordregiver honorerer deltagelse i en aftalt kursusdag med 3.000,- kr. pr deltager inkl. transportgodtgørelse. Evt. merudgifter i forbindelse med deltagelsen f.eks. til transport, afholdes af tjenesteyder. 5. Overtagelse af reservemateriel Ydelsen er en del af oprettelsen af værksted, post Vurdering af materiel (indsigelsesperiode) Ydelsen er en del af oprettelsen af værksted, post Kontakt med nye kørebaneentreprenører Ydelsen er en del af oprettelsen af værksted, post Afhentning af evt. lager fra tidligere entreprenør Ydelsen er en del af oprettelsen af værksted, post 1.1. Side 6 af 13

7 F. UDEN FOR BEREDSKABSPERIODEN 1. Opbevaring af materiel 2. Aftale afmontering af materiel med kørebaneentreprenører 3. Afmontering, rengøring og konservering af kørebanemateriel Ydelsen omfatter alle nødvendige arbejder og administration for afmontering af en lastbilspreder/lastbilplov på opbevaringspladsen, fuldstændig rengøring og konservering. Det påhviler tjenesteyder at udføre alt nødvendig transport af materiel og udstyr (betjeningsbokse, løse kabler m.v.), mellem opbevaringspladsen og værkstedet. Udgifterne hertil skal være indeholdt i enhedspriserne for post 2.2 henholdsvis post 2.4. Lastbilspredere afregnes efter post 2.2. Lastbilplove afregnes efter post Tilstandsvurdering af kørebanemateriel Ydelsen omfatter en tilstandsvurdering af og et reparationsoverslag for en lastbilspreder/lastbilplov. Lastbilspredere afregnes efter post 2.2. Lastbilplove afregnes efter post Materielgennemgang sammen med ordregiver 6. Klargøring af kørebanemateriel m.v. Godkendelse af galger og kæder afregnes med dokumenterede afholdte udgifter. 7. Montering af kørebanemateriel Ydelsen omfatter alle nødvendige arbejder og administration for montering af en lastbilspreder/lastbilplov på opbevaringspladsen. Det påhviler tjenesteyder at udføre alt nødvendig transport af materiel og udstyr (betjeningsbokse, løse kabler m.v.), mellem værkstedet og opbevaringspladsen. Udgifterne hertil skal være indeholdt i enhedspriserne for post 2.1 henholdsvis post 2.3. Montering af lastbilspredere afregnes efter post 2.1. Montering af lastbilplove afregnes efter post Instruktion af chauffører m.v. Det påhviler tjenesteyder at instruere chaufførerne, jf. Fælles Særlige arbejdsbeskrivelser. Udgifterne inkl. administration skal hertil skal være indeholdt i enhedspriserne for montering, post 2.1 og Opgaver i forbindelse med modtagelse af nyt kørebanemateriel Side 7 af 13

8 10. Årligt møde med alle værksteder 11. Inspektion af materiel til stier, specialmaskiner m.v. Kørsel? 12. Kvalitet og Audit 13. Opgaver Vinterman Side 8 af 13

9 G. I BEREDSKABSPERIODEN 1. Opbevaring af materiel 2. Afholdelse af audits (Interne og eksterne) 3. Administration i forbindelse med garantisager 4. Administration af forsikringssager 5. Eftersyn, vedligehold og reparation Ved arbejder udført fra servicevogne i beredskabsperioden honoreres timer til transport. Kørsel i servicevogne honoreres efter post 3.1. Der ydes kun transportgodtgørelse (timer og km) inden for entrepriseområdet. 6. Indsåning og kontrol af spredebillede Ved arbejder udført fra servicevogne i beredskabsperioden honoreres timer til transport. Kørsel i servicevogne honoreres efter post 3.1. Der ydes kun transportgodtgørelse (timer og km) inden for entrepriseområdet. 7. Telefonsupport Der afregnes minimum for én time. Side 9 af 13

10 H. LØBENDE OPGAVER 1. Drift af værksted m.v. Post 1.2 omfatter alle nødvendige ydelser for drift og opretholdelse af et eller flere velfungerende værksteder i entrepriseområdet til løsning af de beskrevne arbejder for entreprisens gennemførelse. Ydelsen omfatter drift af værktøj og udstyr, herunder kamera til særlige dokumentationer efter aftale med ordregiver, udstyr til gennemførelse af justeringer og funktionskontroller af vintermateriellet, samt nødvendigt intern flytning af materiel på værkstedet med truck eller lignende. Alle udgifter til lastbil for transport af spredere og plove mellem ordregivers opbevaringsplads(er) og værkstedet skal være indeholdt i post 1.2, drift af værksted. Ydelsen omfatter forrentning og afskrivning eller tilsvarende, inkl. forsikringer m.v., af det nødvendige antal servicevogne inkl. evt. underentreprenørers servicevogne, og for anskaffelser af værktøj og indretning af alle servicevogne, herunder mobiltelefoner (smartphone med Android eller ios styresystem) med abonnement. Drift af alle servicevogne. Brændstof o.l., skal være indregnet i post 3.1. Ydelsen omfatter drift af vaskeplads nær værkstedet, forsynet med varmt og kold vand fra 1 slange og en højtryksrenser samt fornødent opmarch plads/venteplads for vinterentreprenørernes lastbiler i forbindelse med reparation m.v. af udstyr. Ydelsen omfatter drift af indendørs arealer til opbevaring af kontrolbokse, løse kabler m.v. til spredere og plove og til reservedele jf. Fælles særlige arbejdsbeskrivelser. Ydelsen omfatter forsikring af ordregivers materiel i tjenesteyderens varetægt, som beskrevet i Fælles særlige arbejdsbeskrivelser. 2. Opgaver i forbindelse med salg af materiel 3. Deltagelse i driftsmøder 4. Deltagelse i kurser Ordregiver honorerer deltagelse i en aftalt kursusdag med 3.000,- kr. Evt. merudgifter i forbindelse med deltagelsen f.eks. til transport, afholdes af tjenesteyder. 5. Planlægning og administration af alle opgaver Ydelsen omfatter alt planlægning og alt administration m.v. for servicering af materiellet i entrepriseområdet og for administration af alle øvrige arbejder beskrevet i Fælles særlige arbejdsbeskrivelser, eksklusiv Auditørens arbejde og eksklusiv ydelserne under pkt.f3 (Afmontering, rengøring og konservering af kørebanemateriel), F7 (Montering af Side 10 af 13

11 kørebanemateriel) og F8 (Instruktion af chauffører m.v.). 6. Input til planlægning af tildeling af materiel 7. Registrering af reparationsomkostninger i Vinterman 8. Lagerstyring 9. Fremsendelse af faktura Side 11 af 13

12 I. BODSBESTEMMELSER OG PRISREDUKTION 1. Igangsætningsfrister Arbejdet skal påbegyndes den 1. september 2013 med de i Fælles særlige arbejdsbeskrivelser anførte arbejder under pkt. B, Entrepriseopstart. Den 1. oktober 2013 skal tjenesteyder have etableret sit værksted og kunne udføre reparationer hhv. eftersyn og vedligehold i beredskabsperioden. Umiddelbart herefter skal tjenesteyder afhente reservedele ved den/de tidligere tjenesteydere og flytte evt. reserve- og overskudsmateriel til opbevaringspladserne. Ved overskridelse af igangsætningsfristerne vil der blive opkrævet bod på 5 af kontraktsummen pr. påbegyndt uge. 2. Deltidsfrister Beredskabsperiodens start Tjenesteyder skal hvert år inden den 1. oktober have udleveret og monteret materiel til alle vinterentreprenører samt instrueret entreprenørens chauffører. Ved overskridelse af deltidsfrister vil der blive opkrævet bod på pr. stk. materiel (spreder og plov) pr. påbegyndt uge. I beredskabsperioden Der betales bod for overskridelse af udkaldsfrist pr. gang, baseret på normaltimeprisen for mekanikere: min. 1 * timepris min. 3 * timepris - udover 60 min. 5 * timepris - udeblivelse 8 * timepris Påbegyndelse af Akutte reparationer Ved forsinket påbegyndelse af udkald til akut fejlafhjælpning vil der blive opkrævet bod på 300 kr. pr. påbegyndte halve time. Færdiggørelse af Akutte reparationer Ved forsinket afslutning af reparationer vil der blive opkrævet bod på 150 kr. pr. påbegyndte halve time. Påbegyndelse af Ikke akutte reparationer Ved forsinket påbegyndelse af reparationer vil der blive opkrævet bod på kr. pr. påbegyndt døgn (hverdage). Færdiggørelse af Ikke akutte reparationer Ved forsinket afslutning af reparationer vil der blive opkrævet bod på 500 kr. pr. påbegyndt døgn (hverdage). Alle tidsfrister fremgår af Fælles betingelser. Side 12 af 13

13 Ved manglende dataoverførsel fra GPS i servicevogne, eller manglende tilsvarende data indsendt via en browser eller en app, vil der blive opkrævet bod på kr. pr. påbegyndt reparation. 3. Færdiggørelsesfrist Tjenesteyder skal gennemføre alle arbejdsopgaver indtil den 1. oktober Ved overskridelse af færdiggørelsesfristen vil der blive opkrævet bod på 2 af kontraktsummen pr. påbegyndt uge. Hertil kommer evt. bod for overskridelse af deltidsfristen ved beredskabsperiodens start. 4. Tilbageholdelse og prisreduktion Såfremt kvalitetssikringen ikke udføres i omfang som fastsat i Fælles Særlige arbejdsbeskrivelser og trufne aftale, eller interne audits ikke er rettidig eller korrekt gennemførte, godkendes den eller de rekvisitioner i Vinterman, som manglen drejer sig om ikke. Manglen skal være afhjulpet inden 14 dage. Såfremt dette ikke sker reduceres prisen med værdien af det udførte arbejde. Ved gentagne mangler ved kvalitetssikringen eller interne audits, kan ordregiveren efter skriftligt påkrav ophæve entrepriseaftalen. Side 13 af 13

14 AFREGNINGSPLAN - SERVICERING AF VINTERMATERIEL Entrepriseopstart Timeløns arbejder Indeholdt i enhedspriser TBL Post Oprettelse værksted m.v. x 1.1 Skaffe manualer mv. fra leverandører x 1.1 Udarbejde kvalitetshåndbog, procedurer mv. x 1.1 Vinterman kursus kr pr. dag Overtage reservemateriel x 1.1 Vurdering af materiel (indsigelsesperiode) x 1.1 Kontakt med nye kørebaneentreprenører x 1.1 Afhente evt. lager fra tidligere entreprenør x 1.1 Uden for Opbevaring af materiel x 1.2 beredskabsperioden Aftale afmontering af materiel med kørebaneentreprenører x 1.2 Afmontering, rengøring og konservering af kørebanemateriel x 2.2 / 2.4 Tilstandsvurdering af kørebanemateriel x 2.2 / 2.4 Materielgennemgang sammen med ordregiver x 1.2 Klargøring af kørebanemateriel m.v. x 4 Montering af kørebanemateriel x 2.1 / 2.3 Instruktion af chauffører m.v. x 2.1 / 2.3 Opgaver i forbindelse med modtagelse af nyt kørebanemateriel x 4 Årligt møde med alle værksteder x 1.2 Inspektion af materiel til stier, specialmaskiner mv. x 4 Kvalitet og Audit x 4 Opgaver i Vinterman x 1.2 I beredskabsperioden Opbevaring af materiel x 1.2 Afholdelse af audits (interne og eksterne) x 4 Administration i.f.m. garantisager x 4 Administration af forsikringssager x 4 Eftersyn, vedligehold og reparation x Indsåning og kontrol af spredebillede x Telefonsupport x 4 Løbende opgaver Drift af værksted m.v. x 1.2 Opgaver i.f.m. salg af materiel x 4 Deltage i driftsmøder op til en gang månedligt x 1.2 Deltagelse i kurser kr pr. dag Planlægning og administration af alle opgaver x 1.2 Input til planlægning af tildeling af materiel x 1.2 Registrering af reparationsomkostninger i Vinterman x 1.2 Lagerstyring x 1.2 Fremsendelse af faktura x 1.2