- at medvirke til og støtte borgeren i at bevare eller genvinde sin arbejdsevne og vende tilbage til arbejdsmarkedet så hurtigt som muligt.

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Social- og Sundhedsforvaltningen Arbejdsmarkedsafdelingen Faglig metode på sygedagpengeområdet NOTAT Dato: Februar 2010 Af: Charlotte Palkinn Formål med faglig metode: Vores overordnede formål er: - at medvirke til og støtte borgeren i at bevare eller genvinde sin arbejdsevne og vende tilbage til arbejdsmarkedet så hurtigt som muligt. - at understøtte samarbejdet mellem Gladsaxe Kommune, kommunens virksomheder og andre relevante aktører for at nedbringe og forebygge sygefravær. - at yde en intensiv, aktiv indsats sammen med borgeren og øvrige samarbejdsparter, så vi forebygger udstødning fra arbejdsmarkedet. - at sikre en målrettet, tidlig indsats, så de tiltag, der iværksættes, fremmer rehabilitering og den hurtigst mulige vej tilbage til arbejdsmarkedet. Kendskab til arbejdsmarkedet Alle skal have et grundlæggende kendskab til arbejdsmarkedet, og alle skal være i stand til at være i professionel kontakt med arbejdsgivere. Som første prioritet skal et aktivt sygeforløb foregå på arbejdspladsen, såfremt den sygemeldte er i ansættelse. Først når denne mulighed er undersøgt og afvist af enten arbejdsplads eller af lægelige årsager, henvises den sygemeldte til aktivt forløb ved ekstern aktør. Opfølgningsindsatsen Den enkelte konsulent har - i samarbejde med borgeren - ansvaret for at vurdere, om arbejdet kan genoptages. Borgeren skal deltage i aktivt sygemeldings forløb sideløbende med den lægelige udredning/behandling. Konsulenten er derfor ansvarlig for at sikre, at der iværksættes erhvervsfremmende tiltag sideløbende med, at den lægelige udredning finder sted. Der indhentes kun de nødvendige oplysninger fra behandlende læger, men altid forud for, at borgerens forsørgelsesgrundlag bringes til ophør. Lægekonsulent høres ikke i sager, som er åbenlyse. Der skal ikke udarbejdes resumé af lægekonsulenterne i sager, som er tilstrækkeligt belyst. Konsulenten har selv ansvar for, at opdatere og resumere akterne. Alle forløb hos eksterne aktører, hos læger og sygehuse samt hos lægekonsulenten skal tjene et konkret formål, som bringer afklarings- og opkvalificeringsprocessen fremad. Ledelsen følger op på målet for opfølgningsindsatsen og holder løbende dialog med lægekonsulenterne og konsulenterne herom. Afvigelser fra målet skal begrundes konkret i hver enkel sag. J. nr G01

2 Holdninger Vi sidestiller en hurtig målrettet indsats med kvalitet i vores arbejde. Hurtig og kontinuerlig indsats sikrer socialfagligt, at udstødning og marginalisering undgås, og at lovgivningsmæssige krav på området opfyldes. Vurdering af uarbejdsdygtighed foretages udelukkende på grundlag af borgerens evne til at varetage et arbejde og uafhængigt af konjunkturforholdene på arbejdsmarkedet. Vi ser entydigt arbejde og aktivt liv som et gode, ikke som et onde også selvom man er syg. Det er vigtigt at holde fast i, hvem der bestemmer i sagerne. Når det fornødne beslutningsgrundlag er på plads, er det konsulenten der træffer afgørelse om uarbejdsdygtighed. Det forventes at alle konsulenter handler ud fra disse værdier. Borgernes medvirken Der skal fortsat være fokus på, at borgerne medvirker i opfølgningen. Såfremt der er tale om manglende medvirken, skal konsulenten tage initiativ til at standse sagen med det samme. Procedure/vurdering Det er en forudsætning for at opnå sygedagpenge, at borgeren er uarbejdsdygtig. Konsulenterne skal løbende vurdere, om der er tale om hel eller delvis uarbejdsdygtighed, og om 7 er opfyldt og/eller der er grundlag for brancheskift. Ressourceprofilen påbegyndes i forbindelse med anden opfølgningssamtale, så vi sikrer et stabilt afgørelsesgrundlag i alle sager. Der udfærdiges faglige status i ressourceprofilen senest 3 måneder før sagen falder for generel varighed. Som hovedregel stopper udbetaling af sygedagpenge senest, når borgeren har været sygemeldt i 52 uger inden for de sidste 18 måneder (generel varighed). Der kan undtagelsesvis dispenseres fra hovedreglen. Kompetencen til at dispensere ligger hos teamleder/fagspecialist. Konsulenten indstiller til teamleder/fagspecialist senest 1 måned før, generel varighed indtræder. Såfremt teamleder/fagspecialist vurderer, at der ikke er grundlag for forlængelse, drøftes sagen med konsulenten. Hvis forlængelsen godkendes, noteres dette i journalen. Den faglige status udgør også et værktøj for ledelse/fagspecialist til at sætte fokus på behov for faglig sparring, både individuelt og i teams. For at fremme sagsbehandlingen har Gladsaxe Kommune udarbejdet arbejdsgange og standardskabeloner for den mest almindelige korrespondance på sygedagpengeområdet. Desuden er der implementeret it-løsninger med henblik på at reducere det administrative arbejde i opfølgningsteamet. Ventetid hos læge/på sygehus Det er vigtigt, at vi ikke bruger unødig tid på at vente på lægefaglige vurderinger hos læger eller på sygehuse, hvor ventetiden er meget lang. Vi skal ikke tolerere lang ventetid hos læger ej heller selvom dagpengemodtageren ønsker et konkret behandlingssted. Det vil næsten altid være muligt at shoppe lidt rundt og finde en relevant speciallæge eller et relevant sygehus, hvor ventetiden er kortere. Vi skal i den forbindelse kræve, at borgeren udnytter sin behandlingsgaranti og frie sygehusvalg til hurtigere behandling. J. nr G01 2

3 Vi bruger aktivt det frie sygehusvalg til at afkorte lange ventetider. Det gælder både det almindelige, frie sygehusvalg, hvor en borger frit kan vælge undersøgelse/behandling på alle offentlige sygehuse i Danmark og det udvidede, frie sygehusvalg ( 1 måneders garantien ), hvor borgere har krav på at komme til undersøgelse/behandling på private hospitaler for en lang række af de mest almindelige, ikke mindst kirurgiske, diagnoser. Konsulenterne vejleder borgeren/giver borgeren pålæg om at tage kontakt til hospitalet evt. via egen læge med henblik på henvisning til hospital med kortere ventetid. Ankesager Der må ikke fremsendes ankesager til Beskæftigelsesankenævnet, uden at der forud er foretaget kvalitetssikring af teamleder/fagspecialist. Konsulent udfærdiger som hidtil ankeskema og lægger hele sagen til teamleder/fagspecialist, der gennemgår akterne. I denne gennemgang er der særligt fokus på: 1. Argumentation, som understøttes af tidligere afgørelser, der er truffet af nævnet. 2. Retssikkerheden med særligt fokus på, om den sygemeldte er korrekt informeret om afgørelsens konsekvenser inden afgørelsen. 3. Foreligger der i sagen aktuelle lægelige akter, inden sagen sendes til nævnet. 4. Der fremsendes kun sager til nævnet, som er rimeligt sikre på stadfæstelse. 5. Er sagen ikke sikker udbedres evt. mangler, inden der tages stilling til, om den skal sendes til nævnet. Rettidighed Alle medarbejdere har løbende fokus på rettidigheden, således at alle sager følges op senest henholdsvis hver 4. og hver 13. uge, men der skal være fokus på indholdet af opfølgningen, så rettidighed ikke alene bliver selve målet. På baggrund af ekstern revisions bemærkninger vedrørende regnskab 2008 er der behov for særligt fokus på rettidigheden, idet der i flere sager forekommer afvigelser med få dage. Konsulenterne skal foretage rettidig opfølgning i sygedagpengesagerne senest ved hhv. 4. og 13. uge. Det betyder at opfølgningen ikke betegnes som rettidig når opfølgningen er sket dagen efter, og er det ikke muligt på dagen, skal opfølgningen foretages inden. På sygedagpengeområdet er der fastsat mål om 90 % rettidighed i opfølgningen af alle sager. Konsekvent brug af de dygtigste, eksterne aktører og udvikling af idelle standardforløb Alle forløb hos eksterne aktører skal tjene et konkret formål, som bringer afklarings- og opkvalificeringsprocessen fremad. Fagspecialisterne har udarbejdet et tilbudskatalog over de eksterne aktører, som Gladsaxe Kommune har indgået aftale med, fordi de erfaringsmæssigt leverer gode resultater. Tilbudskataloget er et målrettet arbejdsredskab for konsulenterne til at finde den relevante aktør. Der kan ikke henvises til andre aktører, medmindre fagspecialist eller teamleder har godkendt dette. De eksterne aktører evalueres og kataloget vedligeholdes løbende. Udvikling af ideelle sagsforløb til bestemte diagnosetyper I forhold til visse diagnoser har det vist sig gavnligt at udvikle erfaringsbaserede, ideelle sagsforløb, således at sagerne som udgangspunkt, dvs. så længe de skrider fremad som forventet, behandles efter på forhånd aftalte og gennemprøvede standardforløb. I disse sagstyper anvendes bestemte eksterne aktører og læger/sygehuse, som allerede har vist og dokumenteret, at de kan løse opgaverne, og som har en rimelig kort ventetid. Det er tilsvarende J. nr G01 3

4 lettere for konsulenterne, at der ikke skal tænkes forfra hver gang i sager, som ligner hinanden. Der er særligt fokus på bestemte diagnoser, hvor der er stor risiko for, at sygefraværet bliver af længere varighed: Piskesmæld. Piskesmældsskader tager typisk udgangspunkt i et konkret traume/ulykke, men er karakteriseret ved, at det ofte kan være svært for konsulenterne at vurdere skadens omfang og dens betydning for borgerens arbejdsevne. Det gælder både i forhold til borgerens nuværende job og i andre, alternative beskæftigelsesmuligheder. Borgeren klager ofte over fysiske begrænsninger og smerter, som det kan være vanskeligt at påvise objektivt. Der er tilsvarende heller ikke lægefaglig konsensus om behandling af og prognose for piskesmældsskader. Der er i 2008 derfor opstillet et standardforløb for sager med piskesmæld, som skal følges - med mindre andet aftales med teamleder/fagspecialist. Konsulenterne benytter (i de sager, hvor det er nødvendigt) de eksterne aktører til afklaring, som fremgår af tilbudskataloget. Som udgangspunkt starter borgere med denne diagnose i risikogruppen, men når vi har sikret at forløbet er iværksat efter hensigten og vi følger målsætningen om hurtigst mulig vej tilbage til arbejdsmarkedet, kan sagen omkategoriseres til hhv. kat. 1 eller 3. Depression, stress, misbrug, angst og ondt-i-livet. Førstegangssamtalen skal som hovedregel altid være personlig og skal afholdes inden 8. uge. Ved denne samtale afdækkes, om der er relevant behandling i gang, eller om der skal iværksættes samarbejde med egen læge eller andre om relevante behandlingsmæssige tiltag. Effekten af et aktivt forløb for borgere med stress m.v. er, at mange raskmeldes til hidtidigt eller til andet erhverv. Hvis borgeren har tilknytning til arbejdsmarkedet, etablerer fastholdelseskonsulenterne derfor straks et samarbejde med arbejdspladsen, så den sygemeldte enten kan raskmeldes til andre funktioner evt. blot i en overgangsperiode - eller kan genoptage arbejdet delvist. Der kan anvendes fastholdelseskonsulenter til at få afdækket mulighederne på arbejdspladsen. Hvis der ikke kan etableres forløb på den nuværende arbejdsplads, eller der ikke er en arbejdsplads, skal den sygemeldte deltage aktivt i erhvervsfremmende tiltag hos anden aktør. Hvis det i starten af sygdomsforløbet skulle vise sig, at der ikke kan iværksættes erhvervsfremmende aktiviteter, skal den sygemeldte fortsat kategoriseres i kategori 2, idet det vurderes, at arbejdsevnen er væsentligt truet så længe, der er tale om passiv sygemelding. Når den sygemeldte er aktivt syg, arbejdes der med, at arbejdsidentiteten fastholdes, borgerens motivation og udvikling af ressourcer til den fremtidige tilknytning til arbejdsmarkedet udbygges, i det det forventes, at sygdomsperioden vil kunne afkortes ved en målrettet indsats. Såfremt borgeren ikke kan vende tilbage til arbejdspladsen, skal der iværksættes en tværfaglig afklaring, og i den forbindelse foretages en bredere vurdering af arbejdsdygtigheden i forhold til pågældendes uddannelse og beskæftigelsesområde, jfr. sygedagpengelovens 7, stk. 3. Der vil selvfølgelig være situationer, hvor behandlingsforløb medfører indlæggelse og længerevarende massiv tilknytning til behandlingssystemet. I disse situationer vil erhvervsfremmende tiltag skulle iværksættes i tæt samarbejde med den behandlende instans. Hensigten med den intensive, aktive indsats er, at det erfaringsmæssigt afkorter sygdomsforløbet og forebygger udstødning fra arbejdsmarkedet. J. nr G01 4

5 Der er i 2008 opstillet et standardforløb for sager med stress, ondt i livet m.v., som skal følges - medmindre andet aftales med teamleder/fagspecialist. Konsulenterne benytter (i de sager, hvor det er nødvendigt) de eksterne aktører til afklaring, som fremgår af tilbudskataloget. Som udgangspunkt starter borgere med disse diagnoser i risikogruppen, men når vi har sikret at forløbet er iværksat efter hensigten og vi følger målsætningen om hurtigst mulige vej tilbage til arbejdsmarkedet, kan sagen omkategoriseres til hhv. kat. 1 eller 3. Kræft. Borgere med kræft har grundlæggende helt de samme rettigheder og pligter vedrørende sygedagpenge som alle andre borgere. Sygdommens karakter, hvor prognosen ofte er usikker, og hvor borgeren typisk er stærkt følelsesmæssigt belastet, rejser dog nogle særlige udfordringer i forhold til at afklare patienterne korrekt, herunder - så vidt det er muligt - fastholde dem på arbejdsmarkedet i deres sygdomsperiode. Første kontakt til den sygemeldte tages personligt. I den forbindelse afdækkes det, i hvilken grad borgeren er uarbejdsdygtig, og i hvilken behandling borgeren er. I de sager, hvor der foreligger tvivl om sygdommens karakter forud for henvendelsen, skal egen læge kontaktes først, ligesom borgeren kan kræve, at egen læge kontaktes. Den behandlingsmæssige del følges op ved henvendelse til behandlingsstedet, så diagnose, prognose og behandlingsplanen kan blive afdækket. Der er meget individuelle behov, men den sygemeldte bør støttes i at bevare tilknytningen til sin aktuelle arbejdsplads, evt. via fastholdelseskonsulent, så det kan afdækkes, om arbejdet vil kunne genoptages delvist i sygdomsperioden. Er der ikke en arbejdsplads, tilbydes den sygemeldte aktivitet, hvor krav om deltagelse afhænger af funktionsniveauet under sygdomsforløbet. Konsulenterne bør støtte både den sygemeldte og dennes familie i at få relevant rådgivning og støtte til at få talt med andre, f.eks. projekt Livtag med Kræft. Disse sager kategoriseres i kategori 3 længerevarende sygdomsforløb. Inden varighedens indtræden skal der indhentes nye lægelige oplysninger fra det behandlende hospital. Hvis sygdommen er så alvorlig, at den ikke kan helbredes, skal der af de lægelige oplysninger fremgå, at der er tale om en terminal tilstand, før der kan dispenseres for varigheden på alvorlig sygdom. Det er konsulentens opgave i hele sygdomsforløbet at forberede den sygemeldte på, at der skal tages stilling til andet forsørgelsesgrundlag ved varighedens indtræden. Der pågår løbende samarbejde med Forebyggelsescenteret, udvikling af nye projekter og rehabiliteringstiltag med henblik på, at støtte den kræftramte og dennes familie bredt. Samarbejde med Ydelsesenheden I Ydelsesenheden på rådhuset modtages anmeldelser om sygdom, og der fremsendes oplysningsskema til borgeren. Der er indledt et intensivt samarbejde imellem Ydelsesenheden og Opfølgningsteamet, som har resulteret i flere effektiviseringstiltag. Ydelsesenheden sikrer nu, at sagerne overdrages uafhængigt af om Ydelsesenheden har modtaget oplysningsskema i sagen. Sagerne modtages i Opfølgningsteamet senest en uge efter anmeldelsen om sygdom er indgået og sagerne fordeles dagligt i Opfølgningsteamet. Dette har resulteret i at sagerne som hovedregel tilgår Opfølgningsteamet, så der kan foreta- J. nr G01 5

6 ges rettidig opfølgning fra første samtale, og så borgeren kan varsles i god tid om fremmøde i Jobcenteret. Opfølgningsteamet har fra modtagelse af sagen fokus på Dagpengelovens 7 og tager stilling til uarbejdsdygtigheden løbende. Sager der er indberettet for sent fra arbejdsgiver (sagsart 49), som betyder at der ved henvendelsen til kommunen allerede er tale om et længerevarende forløb, tilgår Opfølgningsteamet samme dag som Ydelsesenheden får kendskab til sagen. Det betyder, at opfølgningen kan påbegyndes øjeblikkeligt og uafhængigt af yderligere oplysninger Opfølgningsteamet bygger sagen op fra grunden. Teamstruktur Siden Januar 2010 har alle konsulenter arbejdet med sagerne fra start til slut og fastholdelsesfunktionen er nu en naturlig del af alles arbejde, da der altid skal tages kontakt til evt. arbejdsgiver i forbindelse med første opfølgningssamtale. En konsulent, der tidligere udelukkende var beskæftiget med fastholdelse, vejleder nu de øvrige konsulenter om fastholdelse og etablering af fleksjob og behandler desuden alle fra gaden sager, passer hot line telefonen til de praktiserende læger, er back-up på 56 sagerne, og er primusmotor i samarbejdet med de faglige organisationer. Opfølgningsteamet er nu et stort team, hvoraf 5 konsulenter i marts skal undervises med henblik på funktion som koordinatorer i Det store TTA-projekt fra 1. april En administrativ medarbejder indkalder dagligt borgere til informationsmøde og efterfølgende førstegangssamtale hos konsulenterne. Den administrative medarbejder behandler desuden anmodninger om aktindsigt og 56-ansøgninger. Borgerne deltager i informationsmøde umiddelbart efter at sagen er modtaget fra Ydelsesenheden informationsmødet varetages af en konsulent, der informerer om lovgivning på området med særligt fokus på borgernes ret og pligt. Desuden forberedes borgerne på den første opfølgningssamtale. Alle førstegangs samtaler er som hovedregel personlige. I sagsgangen prioriteres lovens mindste krav, rettidigheden, opbygning af afgørelsesgrundlag samt iværksættelse af aktive forløb i form af enten fastholdelse, afklaring og/eller rehabilitering. Teamet skal have fokus på 7 vurderinger. Alle sager skal senest ved 8. uge vurderes med hensyn til, om borgeren er fuldt uarbejdsdygtig i ethvert erhverv, jf. Beskæftigelsesankenævnet praksisundersøgelse om stop for udbetaling af sygedagpenge efter sygedagpengelovens 7. Alle konsulenter skal så vidt muligt sikre at borgeren er afklaret i forhold til fremtidige beskæftigelsesmuligheder, inden generel varighed indtræder ved 52 uger. Makkerordning Makkerordning sikrer, at der sker løbende kompetenceudvikling/udveksling i teamet, samt at konsulenterne dækker ind for hinanden i forbindelse med ferie, sygdom og andet fravær. Mødestruktur Teamleder og fagspecialist afholder møde med teamet en gang om ugen af 1½ times varighed. Mødet anvendes til emner, der er af fælles interesse: Orientering fra teamleder, oriente- J. nr G01 6

7 ring fra fagspecialist og fagligsparring der udfærdiges altid referat af disse møder. En gang i kvartalet afholdes dette møde sammen med Ydelsesenheden. Opera og controlling Opera er implementeret, og der pågår en yderligere løbende udbygning af registreringspraksis. Controllingen på området er gradvist blevet udbygget, således at ledelsen nu modtager følgende ledelsesinformation: - Oversigt over rettidighed på konsulentniveau - Oversigt over sager i aktivitet på konsulentniveau - Oversigt over hvor mange samtaler der skal afholdes pr. konsulent - Oversigt over fordeling af kategori 1,2,3 sager - Oversigt over opfølgningsplaner på konsulentniveau - Oversigt over sagsflow på konsulent niveau - Oversigt over ophørs årsager på konsulentniveau Denne ledelsesinformation bruges aktivt til at sikre, at metode følges og til at skabe overblik over udfordringerne på sagsantal og -fordeling. Ledelsestilsyn For alle konsulenter der varetager sagsbehandling gælder: Teamleder foretager ugentligt ledelsestilsyn på rettidigheden i hele opfølgningsteamet. På baggrund af controlling-materiale foretages individuelle drøftelser med konsulenter, der ikke opfylder rettidigheden, og der iværksættes tiltag, så konsulenterne støtter hinanden i teamet, og målet nås. F.eks. kan der på teammøde foretages omfordeling af opgaverne. Eller teamleder inddrager flere kolleger i at skabe balance på en sagsstamme, der afviger fra målet. For alle i Opfølgningsteamet gælder: Teamleder foretager månedlig opfølgning på sagsflow på den enkelte sagsstamme som følge af Controlling-materiale, klager fra borgere vedrørende sagsbehandler samt oplysninger fra fagspecialist vedrørende den enkelte medarbejder. Ved opfølgningen foretages vurdering af, om der er grundlag for individuelle tiltag. Individuelle tiltag kan være dialog med konsulenten om indholdet af afvigelserne og fastlæggelse af plan for, hvordan og hvornår afvigelserne er rettet til. Dialogen anvendes også til at få afklaret evt. tvivl om opgave løsning, vurdering af behov for kompetenceudvikling og i yderste konsekvens advarsler/påtaler. Forud for individuelle samtaler kan fagspecialist anmodes om at foretage stikprøve kontrol på den enkelte konsulent. Fagspecialist anmodes ligeledes om behovsbestemt kontrol på bestemte sagstyper, så det sikres at aftaler overholdes. F.eks uger sager, hvor der aktuelt er særlig fokus på, om aftalerne i disse sager er overholdt. Hvis det ikke er tilfældet, kontaktes konsulenten. Materialet fra denne gennemgang overdrages til teamleder, der sikrer at observationerne indgår i den månedlige gennemgang. Jfr. ovenstående. Afvigelser der skyldes behov for opkvalificering af teamet, drøftes med konsulenterne og fagspecialist og kan resultere i, at fagspecialist gennemgår specifikke emner med konsulenterne, og/eller sætter særligt fokus på bestemte emner i dagligdagen og ledelsestilsynet, eller iværksættelse af eksterne undervisningsforløb. J. nr G01 7

8 På baggrund af controller-materiale fremsendes løbende skriftlige instrukser til Opfølgningsteamet på rettidigheden. Teamleder anvender både skriftlig og mundtlig instruks til alle konsulenter omkring, forventninger til opgaveløsningerne. For alle konsulenter der varetager sagsbehandling i langvarige sager gælder: Ledelsestilsyn på sager over 40 ugers varighed udføres individuelt med konsulenterne hver 14. dag af teamleder/fagspecialist. Teamleder/fagspecialist sikrer den faglige linje i sagerne, og konsulenterne modtager individuelle anvisninger på enkeltsags niveau, med henblik på at forebygge dispensation i langvarige sager. Tilsynet med de langvarige sager indeholder også skærpet opmærksomhed på implementering af ny lovgivning og kontrol af metodeanvendelse, så ressourceprofilen anvendes som gennemgående redskab. De aftaler, der indgås i sagerne, følges op hver 14. dag. Afvigelser fra aftalerne påtales over for konsulenten, og følges anvisningerne ikke informeres teamleder skriftligt af fagspecialist. For nye medarbejdere gælder: Teamleder afholder samtaler med de nye medarbejdere løbende efter ansættelsen, og senest efter 1½ måned foretages individuel prøvetidssamtale. I opfølgningsteamet er aktuelt mange nye medarbejdere dette fordrer daglig kontakt til nye medarbejdere, oplæring og deltagelse i kurser, for at sikre, at de er klædt på til at løse opgaverne. J. nr G01 8