a. Opret ny medarbejder a1. Kopier m edarbejder data a2. Indtast stam data a4. Fast lønlinje opret a5. Satser opret

Transkript

1

2 Vejledning til Lønkørsel i 3dPayroll Indholdsfortegnelse Copyright 1 Indledning 2 Løbende: 4 a. Opret ny medarbejder... 4 a1. Kopier m edarbejder data... 5 a2. Indtast stam data... 5 a3. Param etre (Pensionsordning, fri... telefon, fri bil etc.) 6 a4. Fast lønlinje opret... 6 a5. Satser opret... 7 a6. Løngrupper (Kantine/Personale)... opret/ret 8 a7. Ret anciennitetsdato... 9 a8. Lønkonto... 9 a9. Overførselsinform ation a10. Dim ension a11. Bestil Skattekort b. Fratræd medarbejder c. Ændre lønkode medarbejder d. Ændre data på medarbejder... (addresse, løn, bil, multimedie, afdeling, pension etc.) 15 d1. Ændre adresse d2. Tilføj param eter d3. Ændre param eter d4. Slet param eter d5. Ændre satser d6. Ændre dim ension d7. Ændre Pension d8. Ændre fast lønlinje Lønbehandling Skattekort: Hentning 2. Indlæsning Forberedelse: Indlæs kladder 4. Dan indberetningsskem a Inddatering løn/fravær: Tast tim er/sats i indberetningskem... a Tast fravær i registreringskalender Ret/slet fravær i registreringskalender Inddatering lønlinier: Lønlinier i m edarbejder - løntrans Lønlinier i kladde Indlæsning af indberetningskema: Indlæsning... 39

3 Kontrol af løn: Indlæs data i kladde 12. Beregn kladder 13. Håndtering fejl/advarsler 14. Udskriv lønsedler 15. Eventuelle rettelser Opdatering af løn: Opdatering af lønkladde (Herunder... håndtering posteringsfejl) Udskrift af lønsedler Posteringslister og bogføringsfil Bank og pensionsfiler LetLøn Kontrol af m odtagelse LetLøn Efterbehandling: Afstem ning SKAT 23. Afstem ning finans Eventuelt: DA Statistik

4 1 Copyright Dette dokument må hverken kopieres eller udgives uden skriftlig tilladelse fra DesignData Nordic ApS.

5 2 Indledning Nærværende vejledning er ikke en komplet manual, den er ment som en opstarts hjælp/ tjekliste til hjælp med lønkørsel, for mere dybdegående forklaringer, beskrivelser af funktioner, opsætninger m.m henvises til den online hjælpefil. Hjælpefilen fungere sådan at hvis du står inde i 3dPayroll med en åben menu, og markerer en linie og trykker på F1, åbnes et internet vindue. Den side du står i, i Payroll, er betydende for hvilket vindue hjælpen lukker op!, men er det ikke den specifikke side du har spørgsmål til er der følgende måder at manøvrere/søge på i hjælpen. Tryk på den grønne knap for at komme til indholdsfortegnelsen eller Index: Det vil åbne indholdsfortegnelsen: Her kan du se en gennemgang af 3dPayroll bygget op om menuerne. Ved klik på en linie hopper hjælpen til det punkt du har klikket på. Scroller du helt ned i bunden vil du kunne finde: FAQ - ofte stillede spørgsmål og Diverse Hotline

6 3 Er du ikke klar over hvilken menu dit spørgsmål relatere til og kan du ikke finde det i FAQ eller Hotline - så tryk på Index (Se næste billede) Under Index finder du en alfabetisk oversigt over emner og nøgleord i 3dPayroll. Ved klik på ABCD... linien hopper indexet til det valgte bogstav Ved klik på en emne linie hopper hjælpefilen til den side hvor det pågældende emne/ nøgleord forefindes.

7 4 Løbende: a. Opret ny medarbejder Opret medarbejder: Medarbejdere oprettes under menuen medarbejder. Når du står i medarbejderoversigten, klikker du på den første knap øverst til venstre:. Følgende billede kommer: Indtast det ønskede id. Indtast navn. Indtast ansættelsesdato. vælg lønkode. og vælg udskriftsindstilling. Når der klikkes "OK", oprettes medarbejderen. Tjekliste for nyoprettede medarbejdere - Har du: 1. Kopieret medarbejder data? 2. Indtastet stamdata?: - Stamværdier (Cpr.nr. og adresse) - Parametre (pensionsordning, elev, fri telefon, fri bil??) - Anciennitetesdato - Afdeling (Dimension) - Lønkonto - Overførselsinformation 3. Bestilt skattekort?

8 5 a1. Kopier medarbejder data Kopiér medarbejder data: Du kan herefter kopiere fra en anden medarbejders stamdata. Find en medarbejder, som ligner mest muligt. Du markere den nye medarbejder på listen og klikker på anden knap øverst til venstre: Følgende billede kommer: Medarbejder som skal kopieres fra tastes eller vælges(tryk på den lille pil). Der kan vælges at kopiere enkelte elementer fra medarbejderen, men det er ofte lige så let at kopiere alle og rette eventuelle forskelle bagefter. a2. Indtast stamdata Stamværdier Under faneblad "Stamværdier" tastes adresse og CPR. Bemærk, at feltet privat anvendes til fremsendelse af lønsedler pr. .

9 6 a3. Parametre (Pensionsordning, fri telefon, fri bil etc.) Blokken under adresse indtast indeholder parameter oplysninger såsom skattekort, pensionsordninger, fri telefon. Der indsættes nye parametre ved tryk på knappen: Tilføj nyt Parameter Vælg det ønskede parameter fra listen, i dette eksempel Skandia, og tryk ok. Tilføj herefter eventuelle øvrige parametre som gør sig gældende for medarbejderen. a4. Fast lønlinje opret Faste lønliner finder du under menu: Medarbejder - Løndata - Faste Lønlinier For at tilføje en ny lønlinie, såsom fast løntillæg, stil dig på den nederste tomme linie og tast enten lønarts nummer eller lønarts navn, alternativt kan du stille dig i det tomme felt "navn" og trække i den lille pil.

10 7 Vælg den ønskede lønart, og tast så fra dato, antal og sats (eller antal og beløb, så regner den selv sats) OBS! ved lønarterne Gage og Månedsløn SKAL antal = månedsnormtid (da det er antal systemet bruger til at beregne ATP) a5. Satser opret For timelønnede kan der være satser som skal rettes, sats rettelser for den enkelte medarbejder indtastes under Menu: Medarbejder - løndata - satser: Satsen tastes på den nederste tomme linie, tast nummeret eller navnet på satsen, indtast dato hvorfra satsen er gældende og tast til sidst satsen. Står lønarterne der allerede kan du nøjes med at ændre i selve satsen.

11 8 a6. Løngrupper (Kantine/Personale) opret/ret Under menu: Medarbejder - Løndata - Løngrupper. Her kan du tilføje løngrupper ved at stille dig på den nederste blanke linie, så fremkommer der en lille pil og ved træk i denne kan du se listen over løngrupper. For at stoppe en løngruppe, tast dato i feltet slut.

12 9 a7. Ret anciennitetsdato Anciennitetsdato finder du under Medarbejder - løndata - datoer. Hvis medarbejderen er ansat tidligere end næste lønperiode start eller har optjent anciennitet fra anden ansættelse er det her du skal ændre datoen. Tast da den egentlige ansættelsesdato/startdato i anciennitet i feltet Værdi. a8. Lønkonto Lønkonto og evt. egen pensionskonto Dette finder du under Medarbejder - Diverse - Konti for transaktioner Løn - vælg transaktionstype løn, indtast dato i feltet start, og indtast herefter reg. og konto nummer. Egen pension - vælg transaktionstype egen pension, indtast dato i feltet start, og indtast herefter reg. og konto nummer.

13 10 a9. Overførselsinformation Menu - Medarbejder - Diverse - Overførselsinformation Husk at tjekke overførselstypen Letløn/eIndkomst, det er her der sættes hvorvidt medarbejderen kører på hovedkort eller bikort

14 11 a10. Dimension Dimension finder du under Medarbejder - Kontering - Dimension. Hvis du har kopieret medarbejderen vil der her stå samme dimension som den medarbejder der er kopieret fra. Er denne ikke den rigtige, træk i den lille pil og vælg den rigtige dimension på listen. Feltet Dst. står for "fordeling" hvis der f.eks er en medarbejder som arbejder 50/50 mellem 2 dimension, tast da begge typer men sæt dst. på begge til 50 (dette tastes 0,5).

15 12 a11. Bestil Skattekort HUSK at Bestille Skattekort for de nye medarbejdere Såfremt DER ER nye medarbejdere i lønkørslen skal der dannes en fil til upload hos Letløn. Gå ind under medarbejder menuen stiller dig i faneblad "stamværdier". Vælg knappen: Rekvirer rapporter: Her vælges, "Opret nye medarbejdere LetLøn" Vælg firma Skriv sti navn (der hvor du ønsker at filen til Letløn skal ligge) Og tast skæringsdatoen: ansat fra (derved dannes en fil med alle medarbejdere ansat efter denne dato) (klik på vis) Den fil, som dannes lægges op til LetLøn. Bemærk, LetLøn garanterer at skattekort er tilgængelige senest efter 3 timer. (oftest er det smart at bestille dem minimum dagen før man regner med at skulle bruge dem - Skat sender en når de bestilte skattekort ligger klar) (Log på SKAT, tast selv, eindkomst, indberette/forespørge på eindkomst/letløn, indberet lønoplysninger filopload, browse sæt fil ind (vælg kun den med tekst), klik på indsend GÅ UD)

16 13 b. Fratræd medarbejder Medarbejderen kan fratrædes på det tidspunkt, hvor fratrædelsesdatoen kendes. Under medarbejder - lønkoder findes knappen til at fratræde medarbejdere Ved tryk på knappen: ændre lønkode/fratræd medarbejder fremkommer det nedenstående vindue, heri vælger man om man ønsker at fratræde medarbejderen på et givent tidspunkt. Ændre datoen til det ønskede og tryk på Ok. Ferieafregning: Hvis medarbejderen er opsat således, at der skal udbetales penge til feriekonto, vil ferieafregning automatisk ske i forbindelse med lønbehandling. Hvis medarbejderen er opsat således, at der skal udskrives feriekort ved årets udgang, vil dette ske ved behandling af den sidste periode for året. Rettelser/ ekstra løn: Såfremt der på et senere tidspunkt, måtte være behov for rettelser af medarbejderens løndata, kan det ske ved - Efterpostering indtastes under medarbejder, den fratrådte medarbejder vil herefter dukke op i kladden. - Ved tryk på knappen hent fratrådt medarbejder inde i kladden.

17 14 c. Ændre lønkode medarbejder Medarbejderen kan sættes til at ændre lønkode fra det tidspunkt, hvor datoen kendes. Ved ændringer af lønkode gå da først ind under medarbejder - løndata - faste lønlinier. Er der her en fast lønlinie, tast da en til dato (svarende til dagen før lønkode ændring) Under Medarbejder - Lønkoder findes knappen til at ændre lønkode. Ved tryk på knappen: ændre lønkode/fratræd medarbejder fremkommer det nedenstående vindue, om man ønsker at ændre lønkode fra en given lønperiodes start. Sæt hak i Ændre lønkode Vælg den nye lønkode Vælg udskriftsindstillinger Vælg den ønskede periode Fjern hakket i behold faste lønlinier og tryk på Ok.

18 15 d. Ændre data på medarbejder (addresse, løn, bil, multimedie, afdeling, pension etc.) d1. Ændre adresse For at ændre adresse, , tlf og lign. skal du bare lukke menuen: medarbejder op, og trykke på fanen: stamværdier, så kan du overksirve de oplysninger som allerede er indtastet. d2. Tilføj parameter Når der skal tilføjes et parameter så som fri telefon, egen pension, skattekorts - tillægsoplysninger (ekstra frivillig skatte %) eller lign. benyt knappen "tilføj nyt parametersæt". Her er der mulighed for at tilføje parametergruppe: Herefter skal I huske at aktivere parameterværdien og taste eventuelle parameter (f.eks pensions %)

19 16

20 17 d3. Ændre parameter Hvis parameterværdien skal ændres tryk på knappen "Tilføj parameterindtast" herefter kan man aktivere en ny værdi på en given dato (parametrene kan aldrig aktiveres bagud for en lønberegning) når du har tilføjet det nye dato sæt kan du nu taste i værdi felterne

21 18 d4. Slet parameter Parametre kan kun slettes hvis de endnu ikke er blevet brugt til lønberegning, dette gøres ved at trykke på knappen: Slet parameterindtast Er parametret blevet benyttet vil der fremkomme en fejlmeddelse. Parametre som er blevet benyttet kan derimod annulleres, dette gøres på samme måde som det at ændre et parameter, tryk på knappen: Tilføj parametersæt I det pop up vindue som fremkommer taster du så den dato hvorfra parametret skal annulleres, hvorefter du sætter hak i annuller parametersæt.

22 19 d5. Ændre satser Husk hvis du ændre på en sats som er i transaktioner i lønkladden, skal der importeres data igen, og genberegnes førend ændringen har effekt i lønkladden. Den nye sats tastes på den nederste tomme linie, tast nummeret eller navnet på den sats som skal rettes, indtast dato hvorfra satsen er gældende og tast til sidst satsen. Er der tale om generelle sats ændringer foregår dette i menu : Lønarter - satser Lønarten for timelønssats er Sats Timeløn, her er satsen tastet på generelt niveau og medarbejder niveau

23 20 Lærlinge satser Lærlinge satser ligger under Menu: Lønarter. Lønarten for lærlinge sats er: Sats lærlinge anciennitetsatser Skal denne sats opdateres så marker det øverste dato sæt og tryk på knappen Tast datoen hvorfra den nye sats skal gælde og tryk på Ok. Kopier sats Du kan nu ændre i satserne, ved at taste den nye sats i feltet sats yderst til højre, husk at rette alle ,99 = 1-1,99 = 2-2,99 = 3-3,99 = års års års års lærlinge lærlinge lærlinge lærlinge

24 21 d6. Ændre dimension Gå ind under kontering - dimensionsreferencer. (Det er vigtigt ikke at overskrive den gamle dimension, sæt altid en ny) Stil dig på det blanke felt i bunden, tilføj dimension, og indtast: Gyldig fra dato Ved hop ned på næste linie eller ved at markere linien, dukker der nu et felt op under fordeling hvori du kan vælge/taste det nye dimensionselement.

25 22 d7. Ændre Pension Hvis det er BA pension eller Danica Pension der skal ændres findes de under menu: Administration Lønparametre - Generelle Værdier (Egen pension og lign. vedligeholdes under den enkelte medarbejder - Stamværdier, men ændres på samme måde) Marker den pension du ønsker at ændre procenterne på Tryk på knappen: Tilføj parameter indtast Tast den dato hvorfra den nye pensions procent skal gælde og tryk Ok!

26 23 Du kan nu ændre i procentsatserne

27 24 d8. Ændre fast lønlinje For at rette eller "slette" en fast lønlinie er det nødvendigt at skrive en slutdato i feltet "til dato". Er det en rettelse til f.eks gage, taster du herefter ny linie, angiver den nye fra dato, antal etc. Er linjen allerede importeret i lønkladden, skal den ryddes først, dette gøres ved at åbne lønkladden, find medarbejderen og klik på fanen transaktioner, sæt hak i feltet "valgt" for den faste lønlinje du ønsker at rette i. tryk herefter på knappen ryd kladde, og du vil få beskeden ved tryk på ja, vil du nu kunne rette i den faste lønlinje. Skal medarbejderen have en helt ny lønlinje sæt da en slut dato i den eksisterende (sidste dag i sidste lønperiode) Tast herefter den ønskede lønart på den nederste blanke linje, og tast så fra dato, antal og sats (eller antal og beløb, så regner den selv sats) OBS! ved lønarterne Gage og 11302a - Månedsløn SKAL antal = månedsnormtid (da det er antal systemet bruger til at beregne ATP)

28 25 Lønbehandling Skattekort: 1. Hentning Skattekort hentes ved at logge på LetLøn og downloade skattekort i fast format. Log på SKAT, tast selv, eindkomst, indberette/forespørge på eindkomst/letløn, Skattekort download Vælg nyt fast record format og sæt hak i Alle aktuelle og fremtidige. og tryk start (gem fil i en mappe hvor du kan finde den igen, skat kommer med et foreslag, men kontroller det er det rigtige, sig "ja" til at overskrive (filen hedder altid Skattekort001.txt når den hentes) Luk Letlønsvinduet ned Såfremt der er flere firmaer. Så lav 1 firma ad gangen, så du ikke overskriver filen, når du henter en ny, gå til punkt 11. Indlæsning

29 26 2. Indlæsning Hvis der er beregninger i kladden, skal beregninger først ryddes. Dette gøres ved at gå i menuen lønkladde, åbne kladden, vælge knappen "ryd kladde" og sige "ja" til at gemme transaktioner, ellers vil alle dine indtastninger forsvinde! Skattekort indlæses ved at gå i menu "Firma" og tryk på knappen for "Bestil en overførsel" Vælg rapport "Indlæsning af elektroniske skattekort". Den komplette sti for den downloadede fil angives (eks. C:\ddn\Skattekort001.txt). Vælg typen af skattekortsfil som du downloaded fra SKAT's hjemmeside. Hvis der kommer fejlmeddelelser ved indlæsning, skriv cpr.nr., trækprocent og fradrag ned, og søg efterfølgende i medarbejder oversigten, i de fleste tilfælde stammer fejlmeddelserne fra fratrådte medarbejdere og medarbejdere på bi-kort/frikort som har flere arbejdsgivere. Indtast trækprocent og fradrag manuelt.

30 27 Såfremt der er flere firmaer gå tilbage til punkt 10. Hentning og hent skattekort for det næste firma

31 28 Forberedelse: 3. Indlæs kladder Gå i menuen: Lønkladde Vælg kladden og perioden Vil du ikke importere endnu så fjern hakket i importer alle. Tryk herefter på Ok. Hvis du vælger at importere alle, dette vil betyde at du kan se de faste lønlinjer m.m. under medarbejder løntrans. Luk kladden igen ved tryk i krydset

32 29 4. Dan indberetningsskema Gå i menuen: Administration - Håndtering af indberetningsskema Tryk på den yderste venstre knap: Udtræk nyt skema Indtast transaktionsdato Klik i det store hvide felt

33 30 Vælg det ønskede skema og tryk på Ok Skemaet kan du herefter finde i mappen: C:\DDN\Udtrækud

34 31 Inddatering løn/fravær: 5. Tast timer/sats i indberetningskema Find indberetningskemaet i C:\DDN\Udtrækud Indtast lønnen. Når du er færdig med at taste tryk på menuen file/fil, og gå ned til gem som/save as og gem skemaet under C:\DDN\UdtrækInd

35 32 6. Tast fravær i registreringskalender Menu : (Medarbejder - Diverse - Registreringer) Pile knapperne bruges til at rykke kalenderen frem eller tilbage: Et år tilbage En måned tilbage En måned frem Et år frem Ved tryk på knappen: Tilføj Medarbejderregistrering, fremkommer dette vindue:

36 33 Vælg den ønskede type registrering, indtast fra og til dato (Systemet foreslår de datoer du har markeret i kalenderen, så det er kun nødvendigt at taste hvis du enten har markeret forkert eller hvis du ikke markerede noget i kalenderen førend du trykkede på knappen) Efter tryk på ok vil registreringen være synlig i kalenderen, den vil den komme ind i kladden i den lønperiode indtastningen indgår i.

37 34 7. Ret/slet fravær i registreringskalender For at rette en forkert registrering i kalenderen er det nødvendigt at slette den først, herefter kan du så registrere en ny. Ved tryk på knappen: Slet Medarbejderregistrering, fremkommer dette vindue: Er der flere registreringer i det markered interval vil de alle være at se i vinduet, marker en registrering og tryk slet. Registreringen forsvinder nu fra kalenderen. Hvis der skulle en anden registrering ind, tryk på knappen: Tilføj Medarbejderregistrering Vælg den ønskede type registrering, indtast fra og til dato (Systemet foreslår de datoer du har markeret i kalenderen, så det er kun nødvendigt at taste hvis du enten har markeret forkert eller hvis du ikke markerede noget i kalenderen førend du trykkede på knappen) og tryk på Ok.

38 35

39 36 Inddatering lønlinier: 8. Lønlinier i medarbejder - løntrans Gå i medarbejder menuen, ind under løndata - løn trans: medarbejderen skal være ansat i den indlæste periode (dvs. medarbejdere hvor ansættelsesdato ligger efter indlæsningstidspunktet vil der endnu ikke kunne tastes på, ligeledes kan der ikke tastes på fratrådte medarbejdere) Hvis du valgte at importere data da du åbnede kladden vil du her kunne se de fastelønlinier og eventuelle løngrupper som medarbejderen er tilknyttet, disse linjer vil være grå. Vil du gerne rettet i dem efterfølgende, f.eks. hvis du har opdaget at vedkommende skal have en anden gage end den som står på linien, så sætter du hak i feltet valgt og trykker derefter på knappen: Ryd Dette vil fjerne denne linie fra løntrans og fra lønkladden hvorefter du kan rette i den under Medarbejder Løndata - faste lønlinier Stil dig på den nederste blanke linje, indtast lønartsnummer eller navn, tast derefter antal, beløb el. sats afhængigt at lønarten. Når du har tastet de ønskede linjer, hop videre til den næste medarbejder ved at vælge vedkommende på listen nederst til venstre eller ved at søge på medarbejderen i filter feltet. OBS! linjer tastet i løntrans forsvinder hvis selve lønkladden bliver ryddet uden bevar transaktioner. De lønarter som kan listes under linier på den enkelte medarbejder er de linier, som er angivet i indtastningsgruppen på medarbejderens lønkode. Hvis du mangler lønarter og ikke ved hvordan du lægger dem ind, tjek den online hjælpefil (stil dig på en linje i programmet og tryk på F1) eller kontakt da DesignData for hjælp på tlf.:

40 37 9. Lønlinier i kladde Gå i menuen: Lønkladde Vælg kladden og perioden Tryk herefter på Ok. Under transaktioner kan du nu se de importerede linier (de vil være grå). Der kan ikke rettes i importerede linier i kladden, men de kan slettes ved markering i "X". Stil dig på den nederste blanke linje, indtast lønartsnummer eller navn, tast derefter antal, beløb el. sats afhængigt at lønarten. Når du har tastet de ønskede linjer, hop videre til den næste medarbejder ved at vælge vedkommende på listen nederst til venstre eller ved at søge efter vedkommende i "filter ved" feltet. HUSK! hvis du trykker ryd kladde og trykker nej til at bevarer transaktioner, vil alle transaktioner blive rydtet, både dem som tastes her og de som eventuelt er blevet tastet under Løntrans. Transaktionsindtast Hvis det foretrækkes kan lønliner tastes i lønkladden under "skift indtastningsbillede" (denne knap

41 38 er først tilgængelig når en medarbejder er markeret og du har markeret en indtastningslinje) Her kan medarbejderne tastes i vilkårlig rækkesfølge. Ved skift tilbage (anvendes 2. icon fra venstre) til almindeligt visningsbillede, vil inddaterede linier vises under medarbejder.

42 39 Indlæsning af indberetningskema: 10. Indlæsning For at indlæse indberetningskemaet i 3dPayroll gå i menuen: Administration - Håndtering af indberetningsskema Marker det skema du har udtrukket og udfyldt, du vil kunne se at det endu ikke har været importeret ved at der ikke er hak i feltet: Importeret. Tryk på knappen: Importér skema

43 40 Find det ønskede skema og tryk på Open. Nu bliver indtastningerne i skemaet indlæst i 3dPayroll

44 41 Kontrol af løn: 11. Indlæs data i kladde Gå i menu : lønkladde Vinduet "Vælg kladde" vil fremkomme. Vælg kladden og tryk på Ok!

45 42 Marker kladde navnet øverst og tryk på knappen: Importér data Dette vindue vil fremkomme, sæt hak i Importér alle og tryk på Ok Herefter åbnes kladden ved tryk på OK

46 Beregn kladder Før lønberegningen er gennemført vil alle medarbejdere der har transaktioner være markeret med et (?) Ved klik på knappen "Beregn kladde" starter lønberegningen, hvis markeringen er på en enkelt medarbejder beregnes kun denne, ønskes hele kladden beregnet skal kladdens navn i toppen markeres. Når medarbejderen er markeret med betyder det, at medarbejderen ikke er beregnet. Efter lønberegningen vil de være markeret med et grønt hak betyder ok - beregnet. Et rødt minus efterfulgt af en undtagelse markeret med(!) betyder, at der er en afvigelse/fejl som skal håndteres førend medarbejderen kan opdateres. (se afsnit 15. Håndtering fejl/advarsler) Når alle medarbejdere er klar til opdatering er kladden ændret fra at have et rødt til et grønt hak. Resultatet af lønberegningen kan nu ses under resultat fanen

47 Håndtering fejl/advarsler Håndtering af advarsler Når kladden er blevet beregnet kan der komme advarsler/undtagelser ud for enkelte medarbejdere som eksemplet nedenfor: Ved at klikke på undtagelsen (linien med det røde udråbstegn) fremkommer der et vindue med oplysninger om hvad undtagelsen indebærer og hvordan du håndtere det. Nogen undtagelser såsom <<skattekort mangler>>, << Feriedage afholdte > max. feriedage på året >> kan annulleres. Annuller undtagelsen ved at sætte hak i det lille felt "Jeg er bevidst om undtagelsen og beslutter at fortsætte alligevel" og herefter trykke på Ok.

48 45 Andre undtagelser kræver at du laver ændringer og derefter genberegner medarbejderen, såsom <<Ingen sats timeløn>> Her er det ikke muligt at sætte hak i feltet, men når du læser beskrivelsen står der hvordan du håndtere undtagelsen. Tryk på annuller! Gør som beskrivelsen foreslår og genberegne medarbejdere.

49 Udskriv lønsedler For at udskrive kontrol lønsedler (før opdatering af kladde) Marker kladde navnet "Funktionær" og tryk på knappen: rekvirer rapport (OBS! for udskrift af en enkelt medarbejder marker medarbejderens navn før tryk på knappen, så kommer der kun udskrift på den ene medarbejder) Sorter evt på diverse dimensioner og medarbejder id. Vælges ingen sortering vises lønsedlerne i Medarbejder Id rækkefølge Ved tryk på vis bliver lønsedlerne vist på skærmen. Ved tryk på udskriv sendes de til printer. På lønsedler udskrevet herfra vil der stå " "

50 Eventuelle rettelser Hvis der er rettelser til lønlinierne, tast dem direkte i kladden under de medarbejdere det berører, genberegn medarbejderne med ændringer. Hvis rettelsen ikke kun er en ny lønlinie, men f.eks. en egen pension som skal have ændret %, da dobbelt klikkes på medarbejderens navn i kladden. Følgende vindue vil fremkomme: Tryk ja for at gemme de indtastede lønlinier. Efter du har trykket på ja, vil systemet lukke medarbejderbilledet op på netop den medarbejder som du har dobbeltklikket på. (For vejledning til ændring af pension og lign, se kapitel: Løbende - d. Ændre data på medarbejder.) Når du har ændret det nødvendige på medarbejderen, går du tilbage til kladde billedet, det ligger stadig åbent bagved, herinde genberegner du så medarbejderen.

51 48 Opdatering af løn: 16. Opdatering af lønkladde (Herunder håndtering posteringsfejl) Når du er helt tilfreds med lønnen, kontrol lønsedlerne etc. tryk på knappen: opdater kladde Der går lidt tid så vær tålmodig, når kladden er opdateret vil vinduet med vælg kladde dukke op, tryk annuller! Håndtering af fejl Hvis der ved opdatering af lønkladden er posteringsfejl, vil systemet komme med en advarsel, automatisk sætte et rødt minus tegn ved den/de medarbejdere som ikke stemmer, hvorefter systemet åbner fanen fejl. Eksempel: Som det kan ses på ovenstående billede er der en posteringsfejl på medarbejder Cand Alt: Postering balancerer ikke (Diff.: -575,00)

52 49 Ved kig på resultat for Cand Alt's resultat kan det ses at der er en transaktion på hjemmearbejde der stemmer med differencen på 575,00 kr. Det tyder på at lønarten: hjemmearbejde ikke er konteret. Lønarten slås op under menuen Lønarter. Ganske rigtig er der ingen kontering under de 4 faner, så Cand Alt er Timelønnet administration sættes posteringsreference n for på lønkode niveau, og da der ikke er en specifik finanskonto dertil i dette firma, posteres lønarten på Gage kontoen. Herefter genberegnes medarbejder Cand Alt ved tryk på Beregn kladde og når beregningen er gennemført trykkes igen på Postér og kontroller kladde Der er ikke længere posteringsfejl i kladden og et kig på detail posteringerne viser at Hjemmearbejde nu er konteret korrekt. Lønkladden kan nu opdateres

53 Udskrift af lønsedler Under menuen Transaktioner. Marker transaktionen. Vælg knappen yderst til højre og udfyld som vist nedenfor: Og tryk på udskriv.

54 Posteringslister og bogføringsfil For at trække posteringslister og bogføringfil Marker transaktionen. Vælg knappen "rekvirer rapporter", yderst til højre De første felter udfyldes automatisk af systemet. Det er dog muligt at overskrive posteringstekst og bilagsnummer ved at udfylde felterne: Alt. Posteringstekst Alt. Bilagsnummer Stinavn: det er her bogføringsfilen vil blive lagt. (Eks.: C:/DDN/Finans) Filtype til eksportfil: Navision Feltseparator: Skal ikke udfyldes når det er Navision. Filtypenavn:.txt Dimensioner: udfyldes med 001 Ved tryk på knappen udskriv, bliver bogføringsfilen dannet og lagt i mappen og posteringslisten bliver udskrevet på printer. Alternativt kan der trykkes på vis, så vil filen blive dannet og posteringsrapporten vises på skærmen.

55 Bank og pensionsfiler Så skal filerne til bank og pension trækkes (en for hver overførsel) Marker transaktionen, og marker derefter en af bankoverførslerne i den nederste blok. Tryk på knappen: Bestil en overførsel Marker teksten bank og pensions overførsler Sæt hak i udfør valgte overførsel, og tryk på vis. (det tager en rum tid før filen er dannet) Når filen er dannet fremkommer denne meddelse, som også fortæller hvor filen er blevet lagt. Gentag dette for samtlige bank og pensionsoverførsler -

56 LetLøn Marker transaktionen, og marker derefter letløns overførslen i den nederste blok. Tryk på knappen: Bestil en overførsel Marker øverste linie "Indberetning til Letløn" og tryk på udfør. Herefter logger du, på Skat's tast selv side. Vælg: eindkomst / CPS

57 54 Indberette/forespørge på eindkomst/letløn Herefter vælges filupload

58 55 Der åbnes et vindue hvor du kan finde frem til filen som lønsystemet har dannet Tryk på browse. (Systemet danner 2 filer det er filen som ender på.txt som skal uploades.) Tryk på Indsend i nederste højre hjørne. (Hvis du er i tvivl om hvor din fil er blevet lagt kan du se stien under menuen Firma - Transaktionskonti). HUSK - at kontrollere at Letlønsfilen er modtaget - se næste afsnit

59 Kontrol af modtagelse LetLøn En times tid efter upload af Letlønsfilerne logger du på SKAT's Tast-selv igen for at tjekke at filerne er modtaget korrekt Gå i eindkomst / CPS Tryk på forespørg/ Tilbagefør indberetninger

60 57 Vælg perioden der er indberettet for både i fra og til og tryk på søg.. Det du skal kigge efter i dette billede er hvad bogstav der står i feltet status. M = modtaget (ingen fejl alle oplysninger er modtaget) D = Delvist modtaget (Der er fejl - men nogle af indberetningerne er modtaget) A = Afvist (Der var en fejl som har gjort at alle indberetninger i filen er blevet afvist) Hvis der står M er alt godt og du kan afstemme SKAT Står der enten D eller A, skal der findes ud af hvori fejlen bestod Er du i tvivl om hvordan du finder fejlen, kontakt Designdata Nordic APS.

61 58 Efterbehandling: 22. Afstemning SKAT Bør gøres HVER måned - efter besked om at indberetningerne er modtaget af letløn. Log på Tast-Selv - Indberette/forespørge på eindkomst/letløn Herefter klik på afstemning af indberetninger. Under menuen afstemning af indberetninger er der mange valgmuligheder, i denne vejledning fokusere vi på de 2 afstemningstyper som er relevante for afstemning mellem 3dPayroll og Skat, nemlig sumoplysninger for virksomhed og sumoplysninger pr. medarbejder.

62 59 Sumoplysninger for virksomhed er meget nyttig til den månedlige afstemning når du bare gerne vil se en samlet total. Vælg først alle indberetninger. Derefter vælg sumoplysninger for virksomhed. Ved at vælge sumoplysninger for virksomhed vil det ikke være muligt at vælge medarbejdere. Vælg dernæst perioden og klik på start knappen.. Det giver et billede som dette. Du kan herefter enten markere alle linjerne og trykke ctrl + c, og åbne et excel ark og indsætte det, eller du kan bestille det som fil, skat vil herefter give besked når filen er klar, hvorefter den kan downloades og indlæses i excel. Det resulterende excel ark vil se sådan her ud: og det er nu klar til at sammenligne

63 60 med rapporten du kan trække fra 3dPayroll Afstemning af indberetninger sumoplysninger pr. medarbejder er ligeledes god til den månedlige afstemning, på trods af at den er specificeret ud på alle virksomhedens medarbejdere der i bunden en virksomhedstotal. Vælg alle indberetninger. Vælg sumoplysninger pr. medarbejder. Vælg alle medarbejdere. Vælg dernæst perioden og klik på start knappen.. Da I har mere end 150 medarbejdere vil I få valget at bestille denne rapport som fil (Det er en komma separaret fil som så kan indlæses i Excel) Afstemningsrapport fra 3dPayroll Bør udtrækkes HVER måned - efter besked om at indberetningerne er modtaget af letløn. Her trækkes en lønarts rapport for hver kalender

64 61 Under medarbejder Stamværdier tryk på knappen rekvirer rapport Kør rapporten: SKAT "Indkomstbeløb - sum. per." Vælg kalender, periode og firma. Sæt hak i gruppér på firma Vælg medarbejder: <alle> (ingen gruppering her) Med denne opsætning får du en rapport der minder meget om Skat's sumoplysninger for virksomhed For en rapport som minder om Skat's sumoplysninger pr. medarbejder sat hak i "Gruppér på medarbejder" Denne rapport kan nu bruges til afstemning med den fra skat. Bemærk hver kolonne overskrift starter med et tal i parentes - dette korrespondere med skat's felt nummerering

65 Afstemning finans Er under udarbejdelse

66 63 Eventuelt: DA Statistik For at trække rapport til DA-Statistik, tryk på menupunktet firma. Og herunder trykker du så på knappen "Bestil en overførsel" Herefter fremkommer det følgende pop-up vindue: Vælg overførselstypen DA Statistik, og vælg herefter firma, årstal, ugenummer (vælg alle hvis det drejer sig om årsstatistikken) Skriv herefter stinavnet til der hvor du ønsker at den dannede fil skal lægges, vælg lønkode og tryk udfør. og du vil få en meddelse i stil med:

67 64 Tryk OK, find filen, og den.