1. Registrering af fremmøde og afbud

Transkript

1 REFERAT Møde: HUM Akademisk Råd Mødedato og tidspunkt: Fredag den 5. maj 2017, kl. 13:00-15:00 Sted: Kst samt CPH ACM15 (A) C Møderum Deltagere: Medlemmer: HUM Dekan; Mark Grimshaw; Jes Lynning Harfeld; Birthe Lund; Morten Søndergaard; Hanne Bruun Søndergaard Knudsen; Ditte Kolbæk; Kathrin Otrel-Cass; Anne Marie Fakultetskontoret på Humaniora og Samfundsvidenskab Fibigerstræde Aalborg Øst Sagsbehandler: Lone Corfixen Dato: Sagsnr.: Dokument.nr: Kanstrup; Thomas Ploug, Falk Heinrich, Alexandra Vartan (studerende; Laura Høvring Møller (studerende); Andreas Rytter (studerende); Thomas Enslev Mikkelsen (studerende) Observatører: Lone Stoustrup (Læring), Joan Vuust Milborg (Kommunikation), Henriette Badsberg Jensen (CGS) Gæster: Arbejdsmiljøspecialist Lars Brodersen; Afbud: Mark Grimshaw; Falk Heinrich; Alexandra Vartan; Hanne Bruun Søndergaard Knudsen; Morten Søndergaard; Henriette Badsberg Jensen Referat godkendt: Sagsfremstilling Referat Ansvarlig for opfølgning 1. Registrering af fremmøde og afbud Formand registrerede fremmøde og konstaterede, at AR var beslutningsdygtigt. 2. Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at dagsorden godkendes. 3. Bemærkninger til referat fra sidste møde Referat af mødet 1. februar 2017 er godkendt ved skriftlig høring den 16. februar 2017 og ligger på Akademisk Råds hjemmeside. Dagsorden blev godkendt. LC 1

2 4. Medarbejdertrivsel og arbejdsmiljø på universitetet (myte og realitet), med deltagelse af arbejdsmiljøspecialist Lars Brodersen Det indstilles, at AR drøfter temaet og evt. udtaler sig rådgivende til dekanen. Bilag 1 AAU s trivselsbarometer 2017 Det Humanistiske Fakultet Drøftelse og rådgivende udtalelser Dekanen indledte punktet ved at orientere om trivselsbarometeret. Tanken er, at man forsøger at tage temperaturen på universitetets trivsel. Barometeret er overordnet og kun en første indikator på det, hvis noget er galt. I barometeret er HUM på linje med de øvrige fakulteter, og på nogle punkter endda lidt bedre. Det er dog altid en god ide at tage en drøftelse af udviklingen med henblik på at kunne gøre det bedre. I det videre arbejde med trivselsmålingen vil rapporterne blive diskuteret i de forskellige samarbejds- og miljøudvalg. AR kan drøfte temaet og kan rådgive, men hovedtemaet og selve arbejdet ligger i universitetets samarbejds- og arbejdsmiljøorganer. AR spurgte, hvad succeskriteriet er i forbindelse med forbedring af arbejdsmiljøet. Der er ikke opstillet kriterier. AR vurderer, at det kunne være en fordel at opstille mål for, hvad ledelsen ønsker at arbejde hen imod: Er ledelsen tilfreds, hvis fx kun halvdelen af medarbejderstaben er tilfredse? Lars Brodersen svarede, at det kan være svært at placere sig et bestemt sted på tilfredshedsskalaen, så måske er det mest hensigtsmæssigt at tale om, hvorvidt der er en positiv udvikling i gang. Der er ikke foretaget en sammenligning mellem AAU s trivselsmåling og andre universiteters, hvilket AR finder kunne være relevant. AR spurgte, om man er bekendt med årsagerne til, at medarbejderne enten trives eller mistrives? Lars Brodersen svarede, at årsagerne spørges der ikke til i målingen, da erfaringen med arbejdet med arbejdsmiljø viser, at disse elementer skal drøftes mundtligt i de relevante fora for at give det bedste resultat. Et medlem af AR kunne fortælle, at på AU slog fx arbejdspres ud i målingen, og at det ville være nyttigt at vide, om der på samme måde er et eller flere temaer, som slår ud og kræver opmærksomhed på AAU. AR udtrykte bekymring for, hvorvidt ledelsen i kraft af at ledelsen stiller brede spørgsmål ønsker at tegne et glansbillede frem for at identificere trivselsproblemer. AR anbefalede, at ledelsen inddrager de forskere, AAU har inden for arbejdsmiljøområdet, i udfærdigelsen af undersøgelserne. AR spurgte om forholdet mellem trivselsbarometeret og APV, hvortil Lars Brodersen svarede, at APV ligger i et andet koncept. APV bygger på samtale frem for data, idet erfaringen er, det skaber mere udvikling at samtale end at behandle data. I APV-arbejdet foretages en kortlægning og en arbejdsmiljødrøftelse; trivselsbarometeret er kun én kilde til at måle arbejdsmiljøet. AR udtrykte bekymring for medarbejdere på psykologhjælp, idet indtrykket er, at der er mange, samt at emnet er tabubelagt. I forhold til spørgsmålene i trivselsmålingen anbefalede AR, at spørgsmålene gøres mere eksplicitte, idet svarene kan variere, alt efter om medarbejders besvarelse handler om universitetet som helhed eller om nærmeste forskningsmiljø/team/afdeling. 2

3 AR pointerede, at det er vigtigt at identificere, hvordan forskerne har det. AR finder det positivt med gode ambitioner for trivsel og anbefaler, at ledelsen lader sig inspirere af arbejdsmiljørapporter fra andre universiteter og foretager en sammenligning med andre universiteter. AR spurgte ind til, hvad det er for nogle ting, som kollegerne døjer med? Lars Brodersen svarede, at indtrykket af arbejdsmiljøet er, at langt størstedelen af de ansatte er tilfredse. Der er dog også ting, som presser, og som ikke er hensigtsmæssige, fx i forhold til administrative systemer og TAP-arbejde samt kvantificering af arbejdet og tidsforbrug med søgning af ekstern funding. Det er dog meget få, som har det meget svært og det er meget individuelt, hvad problemet er. For TAP erne handler det om stigende arbejdspres og flere opgaver, der skal løses hurtigere. Dette er et generelt billede for hele universitetet. AR diskuterede spørgsmålene i undersøgelsen og det stigende arbejdspres. Måden, de økonomiske midler fordeles på, kan medføre pres, fx i forhold til samarbejdet med andre institutter. Tværfagligt samarbejde kan føre til, at der ikke produceres BFI point nok i nærmiljøet, og på den måde stiller økonomimodellen sig i vejen for tværfaglige indsatser. Tværfaglighed giver arbejdsglæde, men risikoen er, at den bremses pga. økonomimodellen. På samme måde giver undervisning, rekvireret til andre institutter, færre penge i kassen til eget forskningsmiljø. AR vurderede på den baggrund, at bivirkningen af decentraliseringen af økonomien er, at de økonomiske diskussioner i for høj grad præger forskningsmiljøerne fremfor faglige diskussioner. AR vurderede, at også øget performancekrav og øget kvantitativ måling slår dårligt ud på arbejdsmiljøet. AR drøftede, hvordan det faglige fokus i fagmiljøerne kunne sikres. Der vil altid være performancekrav, som kan besværliggøre, at det faglige fokus fastholdes. AR medgav, at det er vigtigt at se tendensen i en tilfredshedsmåling, men anbefaler et mere specifikt fokus i spørgsmålene. AR drøftede de mange krav til forskeren: undervisning, ansøgninger, publikationer, administration, netværk, videnssamarbejde og meget andet. AR vurderede, at det er vigtigt i forhold til trivsel at se på, hvad forskerens tid bliver brugt på. AR anbefalede i fortsættelse heraf, at der bør ske en tydelig forventningsafklaring, da VIP har forventninger til hvilke ting, der understøttes administrativt af TAP. 5. Høring vedr. AAU Digitaliseringsstrategi Fakultetet har den 6. april 2017 Thomas Ploug havde som afsluttende bemærkning, at han mener, det er en glimrende undersøgelse, som for ham at se har en række videnskabelige kvaliteter. Gæst Lars Brodersen forlod mødet efter punkt 4. Drøftelse og rådgivende udtalelser Dekanen indledte punktet og orienterede kort om baggrunden for strategien. Det digitale landskab har forandret sig meget de sidste 20 år, så det er vigtigt at se på, hvad vi kan gøre bedre. Brugerinddragelse er kommet 3

4 modtaget høringsversionen af AAU s Digitaliseringsstrategi fra prorektor Inger Askehave. Høringen omhandler de 2 af 3 vedlagte bilag navngivet: AAU strategi Høringsversion 4. april 2017 og Handleplan AAU strategi Høringsversion 4. april 2017 Det tredje bilag Samlet præsentation af dataindsamling er ikke genstand for høring, men et dokument der forklarer om strategiens tilblivelse til orientering og forståelse af baggrund. Efter høringens afslutning og endelig redigering vil strategien blive indstillet til beslutning på et direktionsmøde. Høringsfrist 1. juni Det indstilles, at AR drøfter strategiudkastet samt udkastet til handleplan og rådgiver dekanen i formuleringen af et høringssvar. Bilag 2 AAU strategi Høringsversion 4. april 2017 Bilag 3 Handleplan AAU strategi Høringsversion 4. april 2017 Bilag 4 Samlet præsentation af dataindsamling 6. Shortlisting Shortlisting betyder konkret, at der blandt ansøgerne til en videnskabelig stilling udvælges 5 kandidater, hvor der laves en bedømmel- mere i fokus. Dekanen efterspurgte AR s kommentarer til de ting, der foreslås i strategien, og input til aspekter, der evt. er overset. AR kommentar-runde: - Kunde-delen mangler, idet digitalisering af undervisning mangler. - Der er tidligere efterspurgt en platform, hvor forskere kan mødes digitalt. Der er delvist lagt op til en sådan i strategien, men beskrivelsen kunne være mere præcis; det er særligt interessant for ansatte i CPH. - Det er vigtigt at pointere, at digitalisering ikke skal tage overhånd, så den studerende fx ikke møder sin vejleder personligt, da der er stor forskel på at sidde over for hinanden sammenlignet med et skype-opkald. - God ide at underviserne opkvalificeres til de digitale muligheder. - Det bør medtænkes, om der er noget i digitaliseringsstrategien, der kan lette/forenkle arbejdsgange. - Det bør fremgå, at det stadig er ok at bruge tavle og kridt - digitalisering er ikke en erstatning men et konstruktivt supplement. - Der er en mangfoldighed af elektroniske systemer, og der er en tendens til at glemme, at nye systemer ændrer procedurer. Fx giver princippet datafangst ved kilden mere administrativt arbejde for VIP, da de er kilden. - Strategien støttes, men er svær at forholde sig til, da den opfattes som en liste over nice-to-haves. Der savnes en prioritering af de skitserede ideer og en tydeliggørelse af, hvilke behov de skal løse hvad er need-tohave?. Endvidere bør det være transparent, hvor midlerne til de nye tiltag kommer fra, især hvis der er tale om en omprioritering. - Der bør være introduktioner til nye systemer, og man bør lægge vægt på support ikke kun online. - Systemerne skal matche folks behov, idet krav om brug af IT i undervisningssammenhæng opfattes som yderligere krav til underviseren. Det er særdeles vigtigt, at teknologien fungerer, og at der løbende følges op. - Digital forskningsformidling er positivt, men online artikler og fx podcasts er tidskrævende og dyrt. Drøftelse Dekanen indledte punktet. Han orienterede om, at AR kan rådgive, men dekanen beslutter. Shortlisting proceduren er lavet for at imødegå den udfordring, at meget VIP-tid går med at foretage bedømmelser. Sigtet med den nye procedure er at nøjes med at bruge tid på bedømmelse af ansøgere, som er interessante, og parkere de andre ansøgere. 4

5 se, som det kendes i dag. Ansøgere som ikke udvælges til bedømmelse informeres om, at de ikke er blandt de ansøgere, som udsættes for en videnskabelig bedømmelse, hvilket er en beslutning, som er truffet ud fra en samlet vurdering om hvilke ansøgere, der opfylder kriterierne i stillingsopslaget bedst. Dekanat og fakultetsledelsen ønsker at anvende shortlisting ved videnskabelige bedømmelser på HUM. Baggrunden for ønsket om at indføre shortlisting er en målsætning om at gennemføre ansættelser af videnskabelige medarbejdere hurtigere end det er tilfældet i dag og i den forbindelse reducere bedømmernes tidsforbrug på bedømmelsesarbejdet ved at reducere antallet af bedømmelser. Dette kan opnås igennem shortlisting, fordi man derved koncentrerer indsatsen om de mest kvalificerede kandidater til stillingen. En mindre arbejdsbyrde forbundet med bedømmelser vil forventeligt også medføre, at fakulteterne vil få lettere ved at tiltrække medlemmer til bedømmelsesudvalgene, hvilket yderligere kan forkorte ansættelsesprocesserne. Shortlisting er derfor kun relevant for rekrutteringsprocesser, hvor der er mange ansøgere. Shortlisting vil blive anvendt på alle typer af videnskabelige stillinger på fakultetet. Akademisk Råd vil stadig skulle godkende bedømmelsesudvalget, der skal udfærdige bedømmelsen af de 5 udvalgte ansøgere. Dekanen ridsede den almindelige bedømmelsesproces op. AR spurgte, hvor stort problemet er. Dette svinger meget men er særligt relevant for de stillinger, hvor der er mange ansøgere. Det kan dog også være relevant for andre stillinger. AR spurgte hvad årsagen er til, at det skal gå hurtigt. Dekanen ønsker at undgå at komme i en situation, hvor ansøger pga. lang bedømmelsestid får tilbudt andet arbejde i mellemtiden. Bedømmelsestiden er ca. 2 mdr. fra den dag, bedømmelsesudvalget modtager ansøgningsmaterialet denne tid kortes ned med den nye procedure. AR fandt, at shortlisting er en god ide, hvis det handler om afbureaukratisering, medmindre der kommer 6 ansøgninger, som alle er gode. Dekanen svarede hertil, at det er muligt at udvælge flere end 5 ansøgninger til bedømmelse. AR anbefalede flere detaljer i proceduren omhandlende, hvilke kriterier der skal være opfyldt, for at ansøger vælges ud til bedømmelse, da det kræver arbejde at vurdere, hvilke ansøgere der er kvalificerede. AR anbefalede, at man ser på andre universiteters procedurer på området. AR stillede spørgsmålstegn ved, om det er tilstrækkeligt med institutleder og bedømmelsesudvalgsformand i udvælgelseskomitéen. Endvidere stillede AR spørgsmål til, hvordan man hurtigt kan se egnetheden hos en ansøger. Dekanen svarede, at shortlisting kræver, at universitetets stillingsopslag er meget specifikke. AR påpegede potentielle interessekonflikter, idet formand og institutleder ved shortlistingen får mulighed for at påvirke processen, inden bedømmelsen finder sted: Formand kan fx være under pres, hvis der er ansøgere fra eget miljø. Institutleder kan have interesse i at favorisere kandidater med fx undervisningskompetencer frem for forskningskompetencer. Der kunne også være risiko for favorisering af interne kandidater frem for eksterne. AR foreslog, at det overvejes, hvad man stiller op ved uenighed mellem institutleder og bedømmelsesudvalgsformand. AR fandt det lidt ærgerligt, at der ikke længere vil være tid til fagfællebedømmelsen, især da VIP ansøgninger er meget tidskrævende. AR satte endvidere spørgsmålstegn ved, hvorvidt arbejdsopgaven blot flyttes, da institutleder og formand foregriber bedømmelsesudvalgets arbejde, og at der således reelt ikke spares tid alligevel. AR anbefalede, at proceduren tilføjes afsnit om, at proceduren evalueres, fx efter et år. AR pointerede, at det er vigtigt, hvordan man formulerer brevet til den ansøger, der ikke er valgt ud til bedømmelse, da det er meget tidskrævende at lave VIP-ansøgning. 5

6 Det indstilles, at AR drøfter og tager oplægget om shortlisting til efterretning. Den endelige procedure vedrørende shortlisting fremsendes til AR forud for mødet. 7. Fokus på match mellem administrative opgaver og ressourcer og grænsedragning mellem fakultet og institutter (HH) Gennemgang af papiret om Samarbejde og Arbejdsdeling på Det Humanistiske Fakultet, som er godkendt i Fakultetsledelsen. Drøftelse Dekanen indledte punktet. Det medsendte notat forklarer baggrunden for, hvorfor vi har områder, hvor der er forskellig praksis. Dette er det første notat i en række, og AR vil også få de næstfølgende notater forelagt. Beslutning AR tager notatet til efterretning og ser frem til at få mere information. Dekanatet har i samarbejde med FL i efteråret arbejdet med at afklare og beskrive arbejdsdelingen og samarbejdsfladerne på Det Humanistiske Fakultet. I dette arbejde er beskrevet: Hvilke generelle rammer for faglige og administrative aktivitet, der fastlægges på fakultetsniveau De tværgående strategiske indsatser, der ligger i HUM strategien Hvilke ydelser fakultetskontoret for HUM og SAMF leverer til fakulteterne Det indstilles, at Akademisk Råd: Forelægges notatkomplekset til orientering At der kan stilles afklarende spørgsmål 6

7 Bilag 5 Samarbejde og Arbejdsdeling 8. Valg til formandsposten Formand for AR vælges for 1 år, jf. forretningsordenen. Det indstilles, at AR vælger formand. Drøftelse Anne Marie Kanstrup genopstiller for 1 år. Ingen øvrige kandidater ønskede at opstille Beslutning Anne Marie Kanstrup blev valgt. Bilag 6 - Forretningsorden 9. Orientering Orientering fra formanden: Orientering fra dekanen: Opfølgning/opsamling på de tværfaglige forskningsindsatser og information om processen, jf. punkt 4 fra dette møde: Assets/281/281738_ref-dir uden-lukket-punkt- -d pdf Jævnfør punkt 4 i referat af AR-mødet , forelægges AR hermed revideret notat vedr. sammensætning af bedømmelsesudvalg: sets/291/291540_sammensaet ning-af-bedoemmelsesudvalgved-hum-og-samf-2017.pdf Orientering om høringen: Anmodning om input til ny vedtægt for AAU, bilag 7 høringsmail Ekstra orienteringspunkt: budgetopfølgningen marts 2017 Formanden meddelte, at hun har deltaget i brainstorm-møde hos rektor omkring budget. Dekanen: Intet ud over de skriftlige meddelelser Vedr. budgetopfølgning (ekstra orienteringspunkt) er dette kun en orientering. Der følges op på AR s budgetmøde. Medlemmer: Intet. 7

8 (fremsendt til AR separat i mail af ) Orientering fra medlemmer: 10. Tildeling af ph.d.-grader Anne Engholm Hedegaard Anne Jodon Cole Ann-Merete Iversen Christian Ravn Haslam Lone Hersted Hansen Marianne Riis Morten Lund Signe Schack Noesgaard Søren Smed Thomas Dyrman Winkel Det indstilles, at Akademisk Råd tildeler ph.d.-graden Beslutning AR tildelte graden til alle indstillede Kommentar Formuleringen i sagsfremstillingen skal ændres. Der skal ikke stå ph.d., da graden ikke er tildelt før efter mødet. Ph.d.-team Ph.d.-team Bilag 8 Sagsfremstilling Bilag Endelige indstillinger 11. Evt. Intet under dette punkt 8