CPH ACM15 (A) C

Transkript

1 REFERAT Møde: HUM Akademisk Råd Mødedato og tidspunkt: Mandag den 30. oktober 2017, kl. 13:00-15:00 Sted: Kst samt CPH ACM15 (A) C Møderum Deltagere: Medlemmer: HUM Dekan; Mark Nicholas Grimshaw-Aagaard; Jes Lynning Harfeld; Birthe Lund; Morten Søndergaard; Hanne Bruun Søndergaard Knudsen; Ditte Kolbæk; Kathrin Otrel- Cass; Anne Marie Kanstrup; Thomas Ploug, Falk Heinrich, Søren Gram Riisgaard (studerende); Laura Høvring Møller (studerende); Andreas Rytter (studerende); Thomas Enslev Mikkelsen (studerende) Observatører: Lone Stoustrup (Læring), Joan Vuust Milborg (Kommunikation), Henriette Badsberg Jensen (CGS) Gæster: Ole Søsted Jespersen, Janni Holm Bragason Afbud: Morten Søndergaard; Ditte Kolbæk; Lone Stoustrup; Joan Vuust Milborg; Referat godkendt: Sagsfremstilling Referat Ansvarlig for opfølgning 1. Registrering af fremmøde og afbud Ingen studerende var til stede, men AMK konstaterede, at AR var beslutningsdygtigt. 2. Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at dagsorden godkendes. 3. Bemærkninger til referat fra sidste møde AR godkendte dagsorden. Fakultetskontoret på Humaniora og Samfundsvidenskab Fibigerstræde Aalborg Øst Sagsbehandler: Lone Corfixen Dato: Sagsnr.: Dokument.nr: LC Referat af mødet er godkendt ved skriftlig høring den , og ligger på Akademisk Råds hjemmeside. 4. Budget for Det Humanistiske Fakultet (HH) med deltagelse af økonomimedarbejder fra fakultetskontoret Budgetudkast for Det Humanistiske Fakultet. Ole præsenterede budgettet, herunder hovedtrækkene fra finanslovsforslaget for I præsentationen indgik tabeller for taxameterudvikling og færdiggørelsesbonus samt en status på budget Endvidere indgik samlede indtægter 2018, interne bidrag, HUM fælles, indtægter videreført til institutter, stillingsprioriteringer, budget for strategiske puljer, resultatmål samt time- og kronenormer. 1

2 Det er væsentligt at bemærke, at der i lighed med tidligere år er tale om et budgetudkast, da det endelige budget først foreligger en uges tid efter dagens møde. Det indstilles, at AR drøfter og indstiller budgettet for hovedområdet til dekanen. Bilag medbringes på mødet og omdeles i forbindelse med fremlæggelsen. Præsentation: Uddannelsestaksterne bliver stort set som forventet. Taksterne videreføres i 2018 og Fra 2019 vides ikke præcis, hvad der sker, pga. taxameterreformen. Hovedtrækkene i reformen er et grundtilskud, et aktivitetsafhængigt tilskud på basis af STÅ og et kvalitetsafhængigt resultattilskud. Der er en pæn stigning i basisforskningsmidlerne i 2018 til AAU, og for HUM betyder det en vækst på 8,5 mio. i basisforskningsmidler i forhold til Fra forskningsreserven forventes der 3,3 mio. til HUM. Resultatmål: HUM må komme ud med et minus på max. 4 mio. i I 2017 var det max. 7 mio., hvilket forventes reelt at blive et lidt mindre træk, nemlig ca. 6 mio. Den nye budgetmodel kan muligvis påvirke de foreløbige resultatmål fremadrettet. Budgetmodellen vil komme i høring i Akademisk Råd på mødet i december. Indtægtsgrundlaget er næsten lagt fast i budget Uddannelsesindtægter forventes at falde, forskningsmidler forventes at stige. Eksternt finansierede projekter forventes at falde en smule. Samlet set et fald i indtægt på 3,3 mio. i 2018 i forhold til Samlet set stiger vi ca. 2 mio. i interne bidrag. HUM fælles: HUM s andel af HUMSAMF fakultetskontorets budget er faldet med knap , dels pga. den nye HR-struktur, hvor fakultetskontorets HR-medarbejdere er flyttet til servicecentret, og dels af den grund, at de to fakulteter betaler relativt efter størrelse. Der er oprustet på dekanatets strategiske puljer, som i 2018 udgør ca. 4 mio. Midlerne anvendes til den samlede fakultetsledelses strategiske ønsker. Fællesområdet er uændret. Samlet set en stigning i HUM fælles på 1,3 mio. Dekanen fortalte om budgettets stillingsprioriteringer: Overvejelserne og prioriteringerne omfatter bl.a. fastlærerdækning, generationsskifte og profilering. Der er lagt vægt på langsigtede perspektiver, og prioriteringerne skal også ses i sammenhæng med fx dimensionering. Ole præsenterede budgettets time- og kronenormer samt budgetforløb og -proces og afsluttede præsentationen. Power point præsentationen er vedhæftet referatet. Dekanen påpegede afslutningsvist, at kombinationen af vækst i finansiering af AAU-strategiske initiativer samt loftet over træk på egenkapitalen betyder, at 2018 budgettet er noget strammere for fakulteter og institutter end de mere ekspansive budgetter for 2016 og

3 Status og proces: I øjeblikket pågår et større arbejde med afstemning og opdatering i økonomisystemerne. Samlet budget skal afleveres 3. november. Budgettet lukkes den 7. november, og skal godkendes på bestyrelsesmøde den 18. december. Drøftelse AR drøftede budgettet og stillede en række spørgsmål. AR spurgte, hvorfor der er et fald i indtægt. Årsagen er, at HUM ikke ligger så godt på parameteret beskæftigelse. Grundbeløbet indgår på AAU som helhed, og AAU beslutter selv, hvordan det fordeles. Fordelingen er tænkt ind i budgetmodellen Hvad betyder det reelt for institutterne, at der er en nedgang? Institutterne får alle indtægterne, og beslutter selv, hvad de bruger dem til. Svaret ligger derfor hos institutterne. Hvorfor er der hop i resultatet mellem 18 og 19? Filosofien er, at man skal være forsigtig, selvom man har pengene i form af egenkapitalen. Eksempelvis kan taxameterreformen måske kræve et større træk på egenkapitalen senere. Hvordan er resultatmålene fastsat? Hvornår evaluerer man dem? Og hvor alvorligt skal vi tage dem? Målene er lavet ud fra en form for tilbageregning i forhold til den samlede egenkapital, idet nogle fremtidige aktiviteter forudses at give et træk, fx digitaliseringsstrategien. Evalueringen foretages af dekanatet. Målene overvåges som led i den jævnlige budgetovervågning, hvor det til stadighed vurderes, hvor stor en afvigelse i forhold til de 4 mio. der vil være acceptabel. AR påpeger, at det er vigtigt at tage afsæt i den økonomiske virkelighed på institutterne, og at være opmærksom på, at arbejdsbetingelser på tværs af institutter varierer. Hvad sker der, hvis instituttet kommer ud med minus? Dette vil ikke komme til at ske, da budgettet overvåges med jævne mellemrum, og der er løbende dialog. Hovedparten af økonomien er bundet op på stillinger, hvor den største afvigelse i så fald ville vise sig. AR påpeger, at medarbejderne er meget styret af institutternes økonomi, og anbefaler derfor dekanen at indstille til institutledelserne, at de italesætter budgetterne over for deres medarbejdere. Skævhed mellem bevillinger? Er der ingen ende på den? Stillinger/fastlærerdækning ift. hvad sker der i fremtiden, og tidsbegrænsede lektorater. Hvad er dekanatets holdning til det, at flere 3

4 5. God videnskabelig praksis, med deltagelse af jurist fra fakultetskontoret Som følge af ny lov på området vedr. videnskabelig uredelighed samt universitetets vedtægt skal de Akademiske Råd på fakulteterne i løbet af 2017 (og 2018) forholde sig til fremme af god videnskabelig praksis. Indledende oplæg ved dekanen. Det anbefales, at rådet på dette møde forholder sig til, hvorledes de vil adressere spørgsmålet om, hvordan rådet kan fastlægge retningslinjer til fremme af en god videnskabelig praksis, og samler indholdsmæssigt op på et kommende møde. Bilag 1 Den danske kodeks for integritet i forskning, november 2014 lektorer bliver tidsbegrænset ansat? Dekanen svarer, at det vil være positivt, hvis den urimelige historiske forskel kunne elimineres. Dekanens holdning til tidsbegrænsede lektorater er, at det fortsat vil være en sjældenhed, og at det kun i få tilfælde kunne være relevant. Det er tidligere blevet meldt ud, at skat til fællesområdet ville falde. Dette er ikke sket, og AR spørger til årsagen. Dekanen svarer, at problemet opstod i, at direktionen undervurderede, hvor mange ressourcer, der skulle bruges på den nye universitetsstrategi. Der har været en ad hoc-agtig vækst af nye tiltag i forbindelse med Viden for Verden og digitaliseringsstrategien. Går udgiften til de nye strategiske tiltag fra driften? Dekanen: Ja, kronen kan kun bruges én gang. Strategiarbejde bliver indarbejdet i den nye budgetmodel, så overraskelser undgås fremadrettet. De strategiske tiltag skulle gerne forbedre driften på længere sigt. AR indstillede budgettet til godkendelse. Drøftelse Janni præsenterede sig selv og sine opgaver i forbindelse med arbejdet med god videnskabelig praksis (GVP). Indtil videre har der været yderst få sager om brud på GVP, som har medført en sanktion. Dekanen indledte drøftelsen: Den nye kodeks er god anledning for AR til at overveje, hvad vi kan gøre for at fremme GVP. Dekanen foreslår en kortlægning af de eksisterende tiltag, hvor vi forsøger at klæde forskere på (undervisning, kurser, oplæring og supervision). AR kunne overveje yderligere tiltag, eksempelvis en pixi-udgave af kodeks. Fakultetet er allerede på vej med kortlægning, men der er ingen afslutningsdato for arbejdet endnu. Janni uddybede, at kortlægningen handler om, hvordan fremme af GVP bedst implementeres, og hvem har ansvaret. Den handler om, hvad vi allerede har af tiltag, og hvad vi mangler centralt og decentralt, fx i forbindelse med forfatterskaber. AR s rolle er at fastsætte rammer og retningslinjer. AR spørger til, hvorvidt universitetet ikke allerede har tilsluttet sig Vancouver-reglerne. Dette bekræfter dekanen, men AR kunne overveje, om de måske skal uddybes. AR s opgave er at tilrettelægge arbejdet, og at rådgive om fastlæggelse af tiltag der fremmer GVP. På møde 2 i 2018 kommer dekanen og Janni med et oplæg og et idekatalog til AR. Økonomiteam 4

5 6. Opsamling på fokuspunkter til Det Strategiske Digitaliseringsråd (DSD) I fortsættelse af punkt 4 på sidste møde Tema om hverdagens digitalisering samles op på de fokusområder, som AR anser som de væsentligste for dekanen at arbejde for i DSD. AR anmodes om at anbefale 2-3 fokusområder. AR har positive tilbagemeldinger på det obligatoriske kursus for ph.d.-studerende om god videnskabelig praksis. Kurset er meget populært og har mange deltagere. AR påpeger, at synlighed om sådanne tiltag er vigtig, fx en hjemmeside. AR nævner samtidig etiske godkendelser, og Janni kan bekræfte, at der er tiltag i gang på området. Endvidere vurderer AR, at institutional review boards (IRB) kunne være oplagte at have på AAU. AR finder desuden, at det er væsentligt med klare definitioner, fx hvordan defineres forskning. AR opfordrer til, at administrationen tænker i hjælp og service i stedet for opbremsning. AR anbefaler oprustning på den forskningsetiske front. Det er et område, som er godt at have fokus på, og universitetet kunne evt. overveje en etisk komité. AR anbefaler også, at dataopbevaring tænkes sammen med digitaliseringsstrategien. Janni indskyder, at der pågår et arbejde med persondataforordningen. AR samler indholdsmæssigt op på møde 2 i Drøftelse Dekanen indledte drøftelsen: Det er indlysende, at mange ting er nyttige, så der bliver en prioriteringsopgave for DSD i forhold til, hvad der er mest påtrængende. Det er vigtigt at inddrage brugerne. Det er desuden vigtigt i prioriteringen at se på, hvis behov det er, der skal tilgodeses. HUM er et af de mest digitale fakulteter, så prioriteringsspørgsmålene bliver centrale. AR ønsker at gøre opmærksom på, at der savnes fokus på tydelig arbejdsdeling ved ITsystemer, typisk de administrative systemer. Der bør ses på tidsudgiften, og på hvem der gør hvad. Dekanen: Det er vigtigt at tænke på, at IT-systemer ikke bare kører, men også skal være brugerorienterede. AR påpeger, at det er tidskrævende for VIP, at arbejdsopgaver bliver flyttet fra TAP til VIP. AR anbefaler, at DSD gør sig overvejelser om: Hvem er brugeren? Hvordan drøftes det? Hvem beslutter? Det kan være svært at huske systemet fra gang til gang, når man ikke bruger det hele tiden. AR mener, det ikke er VIP ernes behov, der er taget udgangspunkt i, og at det kan LC 5

6 Orientering Orientering fra formanden: være en udfordring, hvor man skal registrere den tid, der bruges på registrering og oplæring. AR anbefaler, at dekanen fokuserer på selve anvendelsen af IT, når han sidder i rådet. AR anbefaler, at dekanen orienterer fra rådet, når der har været møde. Der har været møde med rektor. Mødet handlede om budgetprioriteringer. Rektor blev opfordret til, at der prioriteres langsigtet. Alt i alt var det et positivt dialogmøde. AR spørger til en spørgeskemaundersøgelse fra ministeriet. AMK vil spørge rektor om undersøgelsen på næste møde. AMK meddeler, at der er møde med rektor igen i uge 45. LC AMK Orientering fra dekanen: (Udsat fra sidste møde) Håndtering af inhabilitet i bedømmelsesudvalg. Som følge af problemstillinger omkring inhabilitet i bedømmelsesudvalg, er der blevet efterlyst vejledningsmateriale, som skal synliggøre opmærksomhedspunkter, der kan være med til at undgå nogle inhabilitetssager. Notat og instruks er lavet for at tydeliggøre rolleog ansvarsfordeling. Bilag 2 Roller og Ansvar ved sammensætning af bedømmelsesudvalg Orientering fra medlemmer: Nyt fra ULD v/kathrin Otrel-Cass: 7. Tildeling af ph.d.-grader Susanne Winther Det indstilles, at Akademisk Råd tildeler ph.d.-graden. Dekanen uddybede kort notatet. AR ønsker, at udvalgene gøres opmærksom på reglerne, da kun de selv ved, om der fx er publikationssamarbejde. Intet fra medlemmerne. Udvalget arbejder på en handlingsplan, som skal færdiggøres i løbet af de næste par uger, da den skal være færdig i I løbet af 2018 skal der være møder om en lang række emner: rekruttering og karriereudvikling, hvordan kan ligestilling fremmes, work-life-balance i alle livets faser, hvordan håndteres det, når medarbejdere vender tilbage på job. Fokus i øjeblikket er køn, fx internationalisering og diversitet. Rådet tager også drøftelserne i AR med i sit arbejde. AR tildelte graden. AR kommenterede, at det var en utrolig lang bedømmelse, og ønsker at henstille til, at retningslinjer for bedømmelser overholdes. HR-team Ph.d.-team Ph.d.-team Ph.d.-skolen 6

7 Bilag 3 Endelige indstillinger 8. Evt. Intet under dette punkt 7