Gevinstrealisering. / Digitaliseringschef Mette Harbo. Sundheds- og omsorgsforvaltningen 21. august 2017

Transkript

1 / Digitaliseringschef Mette Harbo Sundheds- og omsorgsforvaltningen 21. august 2017

2 Agenda Mål for Cura Dataunderstøttet implementering Den første kritiske periode Implementere i bund Få gevinsterne

3 Mål for Cura er bedre vilkår ikke effektiviseringer Godkendte gevinster Overblik over borgerens data Effektiv opgaveløsning Kvalitet i sundhedsfaglige dokumentation Optimalt tværfagligt samarbejde Accepterede negative effekter Tab af fagligt råderum national konsekvens af FSIII Negativ oplevelse af forandringen Ressourcekrævende implementeringsproces Ens dokumentationspraksis 3

4 Ønskede gevinster PROCES-GEVINST Gør mere Gør det rigtige 1. Ventetider 2. Dobbeltbehandling 3. Fejl 4. Ressourcespild EFFEKTIVITET = Reducere spild KVALITET = Overensstemmelse mellem målsætning og virkeligheden 1. Sager følger aftalte arbejdsgange 2. Servicemål indfries 3. Dokumentation efter standard (FSIII) 4

5 5 ens sorte hul Projektleverancer ens sorte hul Formål Nyt system og nye arbejdsgange Var det det hele værd? Good work. But I think we need just a little more detail right here! Kilde: : Skab mere værdi i dine projekter, Rytter, Lind & Svejvig (2015)

6 ens sorte hul Projektleverancer Kompetencer Adfærd Gevinster (Vi kan noget ens (Vi gør noget sorte (Vi hul gør det nyt) nyt) bedre) Formål Nyt system og nye arbejdsgange Forandringsledelse Kompetenceudvikling Gevinstopfølgning og -realisering Det var det hele værd Kilde: : Skab mere værdi i dine projekter, Rytter, Lind & Svejvig (2015) 6

7 Datadrevet gevinstrealisering - grundlag for implementering Hypercare God start, håndtere frustrationer og problemer 8. maj 1. juli Fastholde (implementere i bund) Gør vi det rigtige? August marts Effektvurdering Høste gevinster April ? Faktuelle data til at monitorere og justere Fokus på ét trin ad gangen Forskellige data til hvert trin 7

8 Fase 1: Hypercare Fastholde Effektvurdering Høste gevinster April ? Hypercare God start, håndtere frustrationer og problemer 8. maj 1. juli Gør vi det rigtige? August marts 8

9 Formål - Hypercare God opstart Hurtig handling Klar kommunikation Klare beslutnings -gange Håndtere frustration 9

10 Hypercare er synlighed og tilstedeværelse Døgnsupport Konstant monitorering og håndtering af kritiske issues Tilgængelige nøglepersoner Fællesskabsånd i hele SUF Feedback fra driften - flere gange dagligt

11 Generalprøve på Hypercare Prioritering Stresstest Kommunikation Lokation Formål med tavlemøder Hvad er support? Hvad er daglig ledelse? 11

12 Kommunikation i Hypercare Tavlemøde Driftsbeskeder Kurser Skypemøder 12

13 Tavlemøder Cura barometer Input fra driften Fælles forståelse af kritiske issues 13

14 Daglig status fra tavlemødet Kritiske issues løst for nyligt E-kommunikation med hospitalerne Fejl i borger med specifikke konverterede ydelser Aktuelt mest kritiske issues Ikke alle har Cura app Lange svartider i Cura generelt Handlingsanvisninger Sørg for at have device tændt, opladt og med internetforbindelse Opdatering af Cura er gennemført

15 Data fra supporten hvilke data har vi? Lokalområde Enhedstype Sagstype Cura emneord 15

16 Opkald og pres på supporten - realtidsvisning

17 Opkald og pres på supporten antal opkald pr. dag 600 Cura go-live Hypercare slut Opkald Besvaret 0 1. apr 1. maj 1. jun 1. jul 17

18 Antal sager / fejlrettelser sendt til leverandør Incidents Closed incidents Maj Juni Juli 18

19 Hvad var godt? Generalprøve Hvad er værd at kopiere? Tavlemøder Tæt dialog og fysisk samling 19

20 Hvad gjorde ondt? Akutte borgerbesøg Hvad ville vi gerne gøre anderledes? Borgerdata Efterregistreringer Antal borgere uden observation Liggetider for indlæggelsesadvis 20

21 Checkliste for hypercare Er organisationen på plads? Er organisationen og processerne afprøvet inden opstart? Hvad er de mest kritiske data, der skal måles på? 21

22 Fase 2: Fastholde - implementere i bund Fastholde Effektvurdering Høste gevinster April ? Hypercare God start, håndtere frustrationer og problemer 8. maj 1. juli Gør vi det rigtige? August marts 22

23 Kortlægge faktiske arbejdsgange baseret på digitale spor i Cura Uhensigtsmæssige vaner Ensartethed på tværs af byen Optimere procestid Månedlig rapportering Afvigelser fra arbejdsgange Gennemløbstider Ventetider Frekvenser Antal sager og andre relevante metrikker 23

24 6 processer er foreløbig udvalgt ud af i alt 20 processer 1. Korrespondancemeddelelse modtages og håndteres 2. FMK Advis modtages (ændringer i borgers medicin) 3. Bestilling af madlevering 4. Kom trygt hjem 5. Ansøgning om personlig/praktisk hjælp 6. Antal hjælpere i hjemmet 24

25 Eksempel fra foreløbig analyse FMK-advis (medicin-ændring) modtages og håndteres Usikkerhed om ændring er håndteret Stort tidsforbrug ved udsøgning Samme meddelelse åbnes af flere uden at blive behandlet Forventninger til CURA: Entydig fordeling og håndtering af opgaver

26 Fra kerneproces til afvigelser Kontrol model (FSlll) Forstå den faktiske hovedproces Udforsk afvigelser Forstå det fulde billede

27 Data hjælper os til at identificere udfordringer med implementering af system og arbejdsgange Eksempler? Følger brugerne vores retningslinjer for godkendelse af FMK ændringer? 0 hours 41 hours Hvor mange FMK ændringer registrerer vi i Cura stemmer dette med tidligere (KOS2)?

28 Udvikling siden implementering: - Godkendelsestid for ordineringer Timer Maj Juni Juli August

29 De interne retningslinjer er at ændringer skal godkendes straks (= samme vagt dvs. 8 timer) 29

30 Korrekt medicin-registreringer - audit 100% Cura go-live 80% 60% 40% 20% 0% Audit af Ubehandlede FMK-adviser Udfyldt Medicin dispenseret til pillebokse Udfyldt PN administration Udfyldt Anden medicin Korrekt givningstidspunkt Effekt er evalueret Kilde: Forbedringsindsatsen udvalgte plejehjem 30

31 Proceskortlægning til optimering af implementering Læring Dybdeanalyse Arbejdsgang Konfigurering Formidling, f.eks. gennem læringspakke Data om faktiske arbejdsgange Handleplan Prioritering Udvikling og test 31

32 Fase 3: Effektvurdering Fastholde Effektvurdering Høste gevinster April ? Hypercare God start, håndtere frustrationer og problemer 8. maj 1. juli Gør vi det rigtige? August marts 32

33 Metoder til effektvurdering Processer Tværgående samarbejde Sundhedsfaglig dokumentation Samarbejde med borgeren 33

34 Benchmark før og efter KOSII Cura Tre periodiske rapporteringer Afvigelser fra arbejdsgange Gennemløbstider Ventetider Frekvenser Antal sager og andre relevante metrikker 34

35 FMK opdateringer Cura KOS2 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul 35

36 Systemforvaltning

37 Governance for systemforvaltning med inddragelse af driften Direktionen Drifts- og Udviklingsforum (DUF) Digitaliseringsmatrix Systemforvaltningsforum Centerchefmøde Beslutningsforum for Digital strategi og Digitale projekter Beslutningsforum for systemforvaltning NY Én brugergruppe per type af enhed NY Brugergruppe Myndighed Brugergruppe Plejecentre Brugergruppe Rehabilitering Brugergrupper Brugergruppe Hjemmeplejen Brugergruppe Brugergruppe Brugergruppe Sygeplejen Aktivitetscentre + MTO Forebyggelse Brugergruppe Specialsystemer 37

38 Systemforvaltningsforum Vurdere, koordinere og beslutte ønsker til drift, support, vedligehold og videreudvikling fra brugergrupperne Formænd for Lokalområdechef Brugergruppe Myndighed Digitaliseringschef System- brugergrupper Brugergruppe forvaltnings- chef Myndighed Brugergruppe Myndighed Eksempler på opgaver Prioritering af ønsker på tværs af brugergrupper Prioriterer rammer for vedligehold Godkender systemkategorisering (systemkritikalitet) Godkender ændringer i serviceniveauer for drift og support Beslutter brugergruppers antal og afgrænsning samt udnævner brugergruppens formand 38

39 Brugergrupper Fagligt kvalificere de løsninger, der bliver leveret med den digitale portefølje. Følge SUF s systemer tæt inden for eget domæne. Niveau 3-chef (formand) Brugergruppe Myndighed Brugerrepræsentanter Brugergruppe Brugergruppe Systemkonsulent Myndighed Myndighed Eksempler på opgaver Fremsætte og motivere forslag til videreudvikling med udgangspunkt i brugernes behov Reviewe implementeringsscenarier Vurdere potentiale i ny teknologi Vurdere og igangsætte digital kompetenceudvikling Deltage i specifikation og test af ændret funktionalitet Give input til SUF Digital om systemsupport Støtte til læringsorganisationen ifm. implementering af ændringer 39