Den selvejende almene boligorganisation Carlshøj Afdeling B7-B15

Transkript

1 Den selvejende almene boligorganisation Carlshøj Afdeling B7-B15 DAB mrk Referat af ordinært afdelingsmøde onsdag den 14. september 2011 kl på Lyngby Stadion, Loungen, Lundtoftevej Velkomst Afdelingsformand Knud Kirk bød velkommen til de fremmødte beboere fra i alt 74 boliger, til formanden for boligselskabet Carlshøj Mona Bengtsson, til ejendomsleder Tommy Høj Jensen og til DAB s repræsentanter økonomikonsulent Mikael Christensen og forvaltningskonsulent Tormod Ousager. 2. Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg Knud Kirk foreslog på bestyrelsens vegne Mikael Christensen som dirigent. Han blev valgt uden modkandidater, takkede for valget og konstaterede afdelingsmødet indkaldt i overensstemmelse med boligselskabets vedtægter og dermed beslutningsdygtigt. Til referent blev valgt Tormod Ousager, og til stemmeudvalget valgtes Henning Jensen (B-7), Stig Krogh (B-11) og Tommy Høj Jensen fra ejendomskontoret. Herefter gennemgik dirigenten mødets dagsorden og nævnte herunder de indkomne forslag. Der var ingen indsigelser til dagsordenen. 3. Afdelingsbestyrelsens beretning Knud Kirk aflagde beretning med følgende emner: Administration:DAB Telefax: Beboerservice: Internet: Finsensvej 33 Postgiro: mandag - onsdag dab@dabbolig.dk 2000 Frederiksberg SE. Nr: torsdag Telefon: fredag F:\a\Carlshøj\3407\12 - Drift\832 afdelingsmøder\2011\referat.doc

2 Side 2 Ejendomsfunktionen er blevet omlagt, idet den hidtidige ejendomsledelse blev opsagt og fratrådte i efteråret I en midlertidig periode var Jens Hebo Olsen vikar som ejendomsleder, indtil vi fik ansat vores nuværende ejendomsleder Tommy Høj Jensen. Vi havde et ansættelsesudvalg med to fra selskabsbestyrelsen og to fra DAB, og Tommy blev valgt blandt mere end 100 ansøgere. Det har vist sig som et godt valg, for Tommy er en ildsjæl, der er meget engageret i arbejdet, og han er godt i gang med det store oprydningsarbejde, der har vist sig nødvendigt. Afdelingsbestyrelsen har sammen med selskabsbestyrelsen og de andre afdelingsbestyrelser medvirket i et seminar den april om visioner og strategi for boligselskabet Carlshøj og afdelingerne. Seminaret var planlagt af Claus Dahl sammen med DAB. Det var meget koncentreret og gav et godt fællesskab samt et godt grundlag for handleplaner for både selskab og de enkelte afdelinger. Stor tak til Claus, Tormod og de andre, der stod for seminaret. Der er foretaget en beskæring af de grønne områder. Resultatet er blevet meget flot. I søndags havde vi loppemarked. Det var en stor succes med mange fremmødte i det flotte vejr. Det vil vi gentage måske allerede næste år, selv om vi ikke kan love det samme sommervejr. Vi har desværre en del eksempler på, at vores husorden ikke bliver overholdt. Det gælder både med hensyn til hunde, katte, adfærd på opgange og i områderne samt henkastning af affald. Jeg vil opfordre alle til at overholde vores fælles husorden og til at hilse og tale pænt til hinanden. Efter klapsalver fra forsamlingen fortsatte Claus Dahl beretningen: Med henblik på at påbegynde en strategiproces har selskabet betalt for, at der er blevet udarbejdet tilstandsrapporter for alle afdelinger i selskabet. Formålet med dette er at skabe grundlag for udvikling af de enkelte afdelinger og bedre sammenhæng i 10-årsplanerne. Tilstandsrapporterne, der er udarbejdet af det rådgivende byggefirma Peter Jahn & Partnere, blev forelagt til drøftelse på det strategiseminar, som Knud nævnte før. Her deltog selskabsbestyrelsen, repræsentantskabet, afdelingsbestyrelserne samt repræsentanter for DAB. Et af resultaterne fra strategiseminaret var den folder om Carlshøjs vision og strategi, som blev udsendt til alle husstande i sommer. Næste trin bliver, at selskabsbestyrelsen i samarbejde med DAB omsætter dette til en samlet helhedsplan for Carlshøj med forslag til handleplaner for de enkelte afdelinger. Fordelen ved en samlet helhedsplan er, at den kan give mulighed for økonomisk støtte fra Landsbyggefonden med billige lån.

3 Side 3 Men intet bliver sat i gang, uden at der først er informeret om det, og det er forelagt og vedtaget på et afdelingsmøde. Inden det sker, vil selskabsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen indgående drøfte behov og muligheder, før der bliver fremlagt forslag til behandling på afdelingsmøde. Selskabet har søgt Lyngby-Taarbæk Kommune om tilladelse til at udskifte motorerne i varmecentralen, men det er blevet afvist på grund af kommunens plan om at fremføre fjernvarme til området. Vi forventer dog, at fjernvarmen først vil være en realitet omkring 2018, så derfor overvejer vi i stedet at renovere motorerne, så de kan fungere frem til dette tidspunkt. Den varme, som vi selv producerer, er ligeså billig som fjernvarme, og vi har derfor overvejelser om at drøfte andre strukturer som konkurrence til fjernvarme i området. Der var herefter mulighed for at kommentere eller stille spørgsmål til beretningen, og der fremkom bemærkninger til følgende emner: Varmecentralen Jim : Hvad er kommunens argument for ikke at tillade udskift- Poppelhegnet 14 ning af motorerne? Claus Dahl : Kommunen vil gerne have fjernvarme i hele kommunen - dels fra Nordkraft, dels fra Vestforbrænding. Men der Er også interesse i at have en anden energikilde som alternativ, og det vil vi gerne drøfte med kommunen. Bent Midstrup : Vær opmærksom på, at der ikke er vedtaget varmeplan i B-11 Byrådet. Der er investeret 800 mio. kr. i en slambrænder samt et milliard-beløb i at udvide Lynetteværket. Dunja Geran : Tak for en stor indsats fra afdelingsbestyrelsen. Radiatorer Kit, B10 : Hvornår bliver radiatorerne skiftet? Tommy Høj Jensen: Mht. udskiftning af JAGA-radiatorerne, så forventer vi at modtage tilbud i næste uge. Isolering Jack, B-15 : Kan vi få forbedret isoleringen for at modvirke fugt? Pernille Glerup : Det er virkelig et stort problem. Man hundefryser i en kold lejlighed med fugt. Kan der gøres noget for ekstra isolering? Hanne Petersen : I 15 år har jeg klaget over en kold endegavl. Hvorfor er der ikke sparet op til at få det lavet?

4 Side 4 Claus Dahl : Konkret i B-8 er der planlagt udbedring af indgangspartiet, så man undgår minusgrader i opgangen. Mht. isolering af gavle, så har der været gode erfaringer i B-7. Der har dog ikke været pengemidler til også at foretage gavl-isolering andre steder, men det indgår i overvejelserne i forbindelse med udarbejdelse af den kommende helhedsplan, så der forhåbentlig kan komme støtte til finansieringen. Vi må dog også tage hensyn til, hvad der er dyrest isoleringsprojektet eller at bruge mere varme. Vinduer Lotte Rahbæk : Vinduerne er også kolde. Er der nogen planer med dem? Tommy Høj Jensen: Vi er i gang med at indhente tilbud på udskiftning af vinduer. Det fremgår også af budgetforslagene. Når tilbud er modtaget, vil de blive forelagt for bestyrelsen. Opgange Pernille Glerup : Opgangen trænger til at blive malet. Hvis det kan hjælpe B-8 vil jeg gerne selv være med til det. Helge, : Jeg tilslutter mig maling af opgange. Der er huller i væg- B-10 gene, og det giver et ghetto-look. Knud Kirk : Der har været en gennemgang af opgangene, og det er noteret, hvor der er behov. Det bliver malet i løbet af de kolde måneder. Andet Dunja Geran : * Man bør ikke kommentere på opsagte medarbejdere. Lyngvej 28 * Det er en selvfølge, at man skal være sød og rar. * Affald døren står åben hele dagen. * Visionsfolderen er pæn, men bortset fra det, så aner man ikke, hvad der foregår i afdelingen. * Tak til Knud for et stort arbejde. Hermed sluttede debatten, og dirigenten konstaterede, at forsamlingen tog beretningen til efterretning. 4. Fremlæggelse af regnskab 2010 til orientering Bestyrelsen havde bedt Mikael Christensen forelægge regnskaberne. Med udgangspunkt i det husstandsomdelte regnskabsmateriale orienterede han om, at følgende generelle forhold havde haft indflydelse på regnskaberne:

5 Side 5 Vandudgifter var blevet lavere end budgetteret Merudgifter til lønninger i forbindelse med personaleændringerne på ejendomskontoret var blevet betalt af selskabet Renteindtægter var blevet mindre end budgetteret som følge af lavere rente end forventet Der var ekstraordinære indtægter som følge af refusion af lønsumsafgifter Han gav herefter mulighed for at stille spørgsmål til de enkelte regnskaber. Der fremkom følgende bemærkninger: B-7 : Ingen bemærkninger B-8 : Ingen bemærkninger B-9 Richard Petersen : Hvad er overskuddet brugt til? kr. er anvendt til at dække resterende lån i egne midler til tidligere forbedringsarbejder, og resten, kr., er overført til overskudskonto, hvorfra det så bliver tilbageført som indtægt over de kommende tre budgetår. B-10 Bent Høvald : Hvordan er overskuddet disponeret? kr. er anvendt til at dække underskudssaldo fra tidligere år, og resten, kr., er anvendt til at nedbringe lån i egne midler til tidligere forbedringsarbejder. B-11 Dunja Geran : Hvorfor er der et særligt regnskab for hver afdeling? Hver afdeling er en selvstændig økonomisk enhed, så der er pligt til at udarbejde særskilt regnskab for hver enkelt. Bodil Madsen : For at der ikke skal deles så meget papir ud, så får hvert hus kun omdelt sit eget afdelingsregnskab og budget. Sådan har det været de seneste 10 år. Dunja Geran : Hvorfor er der så ikke en bestyrelse for hver blok? Claus Dahl : I begyndelsen af 80 erne vedtog vi og fik lov til at have en fælles afdelingsbestyrelse for alle B-afdelingerne. Og sådan er det stadig. B12 : Ingen bemærkninger

6 Side 6 B13 : Ingen bemærkninger B14 : Ingen bemærkninger B15 : Ingen bemærkninger Da der herefter ikke var flere spørgsmål eller bemærkninger til regnskaberne, konstaterede dirigenten, at regnskaberne hermed var fremlagt til forsamlingens orientering. 5. Forelæggelse af budgetforslag 2012 til godkendelse Bestyrelsen havde bedt Mikael Christensen forelægge budgetforslagene. Han orienterede om følgende generelle budgetændringer: Ejendomsskatten forventes at stige med 7%. Vandudgifterne forventes budgetmæssigt at stige til 66,00 kr./m3. Der flyttes midler og udgifter fra almindelig vedligeholdelse til planlagt vedligeholdelse. Det sker med henblik på at forbedre både opsparing til og planlægning af vedligeholdelsen i overensstemmelse med den langsigtede plan, der lægges for hver enkelt afdeling. Det indebærer for de fleste afdelinger en større renovering, som i langtidsbudgetterne forventes gennemført i Som Claus Dahl nævnte, er der gået et arbejde i gang med at forberede udarbejdelse af en helhedsplan med henblik på at kunne opnå støtte hertil fra Landsbyggefonden. Der var følgende generelle bemærkninger hertil: Richard Petersen : Det er vigtigt at vedligeholde tagene! Det som ikke kan vente bliver lavet iht. langtidsplanerne. Det gælder fx. vinduer, mens resten afventer en stør re gennemgribende renovering i forbindelse med helhedsplanen. Dirigenten satte herefter afdelingsbudgetterne til debat og afstemning hver for sig. Det gav følgende resultater: B-7 Budgettet med stigning på 4,81% blev godkendt ingen stemte imod. B-8 Budgettet med stigning på 4,81% blev godkendt ingen stemte imod.

7 Side 7 B-9 Budgettet med stigning på 4,80% blev godkendt ingen stemte imod. B-10 Budgettet med stigning på 3,10% blev godkendt 4 stemte for, 1 stemte imod. B-11 Bent Midstrup : Vi må som beboere forlange en uafhængig advokat til at føre tilsyn med byggeprojektet. Endvidere må der undersøges støttemuligheder i andre fonde, dvs. ikke kun i Landsbyggefonden men også i fx. RealDania, og hvis der er en byggeskade så også i Byggeskadefonden. Før der kan gå en renovering i gang, skal der foreligge en rapport, og der er altid tilknyttet en advokat. Byggeskadefonden er først oprettet omkring 1990, så 50 erbyggeri som Carlshøj er ikke omfattet af denne. Eventuelle beboerkrav kan tages op i forbindelse med det afdelingsmøde, hvor renoveringsplanerne vil blive fremlagt til godkendelse. Der kan ikke sættes noget i gang eller optages lån, uden at projektet er godkendt af beboerne. Dunja Geran : Hvor fremgår antenneindtægter? Indtægter fra udlejning af antennepositioner skal føres På konto , som hedder kældre m.v.. Det er uanset, at antennerne selvfølgelig sidder på taget. Herefter blev budgettet med stigning på 5,11% godkendt ingen stemte imod. B-12 Budgettet med stigning på 2,95% blev godkendt ingen stemte imod. B-13 Budgettet med stigning på 5,21% blev godkendt ingen stemte imod. B-14 Budgettet med stigning på 4,50% blev godkendt ingen stemte imod. B-15 Marianne : Hvorfor skal vaskemaskinerne udskiftes? De er jo kun 5 år gamle. Hvad er udskiftning af betalingssystem? Og hvorfor udgifterne til vejbelægning på p-plads? Bodil Madsen : Der kommer ekstra 8-kilo vaskemaskiner og tørretumbler, der kun tager minutter.

8 Side 8 Betalingssystemet vil frigøre ejendomskontoret fra at have penge liggende og for besvær med at håndtere dem. Claus Dahl : Veje og stier er et fælles anliggende for alle afdelinger, så der er en fordeling, der dækkes af alle. Dvs, at B-15 er med til at betale for nye p-pladser andre steder. I den her omgang bl.a. som erstatning for de 22 p-pladser, der fal der væk ved B-11, og det forhold, at der allerede er for få p-pladser på Lyngvej. Herefter blev budgettet med stigning på 4,98% godkendt ingen stemte imod. Dirigenten konstaterede, at hermed var alle budgetforslag godkendt som fremlagt. Der var herefter PAUSE fra kl indtil mødet blev genoptaget kl : 6. Behandling af indkomne forslag a. Overdækning af altaner (S & Pia Jensen, Lyngvej 18) Forslagsstillerne havde ikke yderligere bemærkninger, end der fremgik af forslaget. Knud Kirk fremhævede, at gennemførelse af forslaget vil kræve ansøgning til Lyngby-Taarbæk Kommune; der skal være en tegning, der sikrer ensartet udførelse; der vil være krav om anvendelse af håndværkere, og fællesskabet bør betale de fælles omkostninger ved udarbejdelse af projektet. Claus Dahl oplyste supplerende, at der ikke forelå nogen tilladelser, og at kommunen har været negativt indstillet. Bent Midstrup nævnte, at der i B-15 har været et forsøg gennem 25 år. Pia Jensen anførte, at tanken i hendes forslag er, at det er en individuel beslutning, om man vil etablere overdækning, og at den der søger, selv skal betale de udgifter, der er forbundet med opsætningen. Dirigenten oplyste, at alle principielt har ret til at stemme, men eftersom forslaget kun vil være relevant for B-9, B-10, B-12, B-13, B-14 og B-15, så kan man opfordre øvrige til at undlade at stemme. Forslaget blev herefter sat til afstemning ved håndsoprækning. Stemmeudvalget konstaterede 15 stemmer for, men 20 stemmer imod, og forslaget var dermed ikke vedtaget.

9 Side 9 b. Tilladelse til indekat (Bettina Evers-Jahnsen, Poppelhegnet 6) Forslagsstilleren motiverede forslaget, herunder at hun sammen med en jurist havde gennemgået dette samt det efterfølgende forslag om husordenændringer. Den almene lejelovs almindelige regler regulerer også husdyrs adfærd i boligafdelingen Bent Midstrup ønskede oplyst, om forslaget var stillet med henblik på at lovliggøre en nuværende indekat. Bettina Evers-Jahnsen afviste dette. Claus Dahl fremhævede, at såfremt husdyrhold medfører skader på boligen, så skal den der har forrettet skaden selv betale for at få det udbedret. Hvis pengene hertil ikke kan inddrives, så skal fællesskabet betale. Dirigenten satte herefter forslaget til afstemning ved håndsoprækning, idet han oplyste, at afdelingsmødet efterfølgende kan beslutte urafstemning om forslaget. Stemmeudvalget konstaterede 38 stemmer for forslaget men væsentligt flere imod. Forslaget var dermed ikke vedtaget. c. Ændring af husorden for dyrehold (Bestyrelsen) Dirigenten oplyste, at forslaget bortfaldt, eftersom det var stillet under forudsætning af vedtagelse af det forudgående forslag b om indekat. d. B-7: Forsøg med ændring af varmefordeling (Bestyrelsen) Claus Dahl forelagde og motiverede forslaget om at søge Lyngby-Taarbæk Kommune om - i en forsøgsperiode - at give dispensation for kravet om varmefordeling i henhold til individuelle varmemålere, således at afdelingens samlede varmeforbrug i stedet fordeles efter fast fordelingstal. Hensigten hermed er at opnå en adfærdsændring, som giver en bedre opvarmning af bygningerne og dermed reducerer risikoen for udvikling af skimmelsvamp. Efter meget kort debat satte dirigenten forslaget til afstemning ved håndsoprækning blandt de fremmødte beboere fra B-7 og konstaterede forslaget vedtaget. e. B-8: Aflåsning af hoveddør (Line Wassmann, Lyngvej 53) Forslagsstilleren motiverede forslaget, herunder at aflåsning ville modvirke støjgener, kuldegener samt utryghed, fx. i forbindelse med trick-tyverier. Klaus Jørgensen var imod forslaget, eftersom låsemekanismen ikke virker godt andre steder, fx. i B-11.

10 Side 10 Claus Dahl oplyste, at problemerne med låsesystemet i B-11 skyldes for tynd tråd, men at dette formentlig ikke vil være et problem i B-8. Pernille oplyste, at døren kunne være farlig for småbørn, eftersom den er svær at åbne og lukke. Dirigenten afsluttede debatten og satte forslaget til afstemning ved håndsoprækning blandt de fremmødte beboere for B-8. Med 10 stemmer for og 4 stemmer imod blev forslaget vedtaget. 7. Valg af formand Knud Kirk meddelte, at han havde besluttet sig til ikke at genopstille som formand, eftersom han ville prioritere job og andre aktiviteter. Som ny formand foreslog han medlem af bestyrelsen Jesper Lykke Clausen. Jesper Lykke Clausen accepterede opfordringen og præsenterede sig. Han nævnte bl.a., at flere generationer af hans familie havde boet i Carlshøj, og han selv havde været medlem af afdelingsbestyrelsen i et år. Endvidere at beboerne gennem demokratiet selv bestemmer, hvad der skal ske i afdelingen, og at han gerne tog imod idéer og spørgsmål fra beboerne. Der meldte sig ikke andre kandidater, og Jesper Lykke Clausen blev dermed valgt som formand for en 2-årig periode. Forsamlingen klappede, og formanden for boligselskabet, Mona Bengtsson, overrakte Jesper Lykke Clausen en buket blomster og ønskede ham tillykke med valget. Jesper Lykke Clausen takkede for valget og takkede den afgåede formand Knud Kirk for hans arbejde og store engagement, hvorefter forsamlingen klappede igen. 8. Valg af øvrige medlemmer af afdelingsbestyrelsen Med valg af Jesper Lykke Clausen som formand var tre bestyrelsesposter til besættelse. De nuværende medlemmer Knud Kirk og Claus Dahl erklærede sig begge villige til at modtage genvalg. Herefter opstillede yderligere to kandidater, der præsenterede sig Kith Krog, B-10. Hun oplyste, at hun arbejder som personaledirektør, har interesse for bygningerne, kan tænke kreativt og gerne vil arbejde for støttemuligheder gennem kontakt til fonde. Flemming Samuelsen, B-14. Han oplyste, at han arbejder som skibsfører, har boet i Carlshøj i 1 år og har fået en flot modtagelse, som han gerne vil kvittere for gennem bestyrelsesarbejde.

11 Side 11 Herefter meddelte Knud Kirk, at han trak sit kandidatur tilbage, således at de to nye kunne komme med i bestyrelsesarbejdet. De tre tilbageværende kandidater, der hermed alle var valgt, aftalte deres respektive valgperioder således: Claus Dahl Flemming Samuelsen Kith Krog 2 år 2 år 1 år 9. Valg af suppleanter til afdelingsbestyrelsen Knud Kirk meddelte, at han gerne ville være bestyrelsen behjælpelig som suppleant. Der meldte sig ikke andre kandidater, og Knud Kirk var hermed valgt som suppleant for en 1-årig periode frem til det ordinære afdelingsmøde i september Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer Dirigenten oplyste, at der er praksis for, at afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens 5 medlemmer af repræsentantskabet. Ingen tilkendegav at ønske anden fremgangsmåde, og dirigenten konstaterede derfor, at denne praksis fortsætter, hvorfor der ikke blev afholdt valg. 11. Eventuelt Der blev drøftet følgende emner Antenneregnskab Dunja Geran : Af antenneregnskabet udsendt 10/ fremgår, at hver husstand betaler 75,95 kr. om måneden for administration af antenne. Det er alt for meget. Beløbet 75,95 kr. dækker hele året Der er en beklagelig trykfejl i en overskrift i det udsendte antenneregnskab. Men der er kun opkrævet de 75,95 kr. for hele året ikke for hver måned. Vaskemaskine B-10 Beboer : Jeg klagede for ½ år siden over, at der kommer over svømmelse, når vaskemaskinen tømmer vand ud. Tommy Høj Jensen: Vi er opmærksomme på det, men det kræver en kameraundersøgelse af kloakken at finde det, der skal udbedres. Dette er indeholdt i det budget, der netop er godkendt for næste år.

12 Side 12 Hække & lys Beboer : Folk løber gennem hækkene, og der mangler lys på dørtelefoner. Tommy Høj Jensen: Hegnet mellem B-12 og B-13 vil blive videreført til B14. Jesper Lykke Clausen Vi vil drøfte det på møde i afdelingsbestyrelsen. Cykel-oprydning Beboer : Der trænger til oprydning af cykler i kælderen. Tommy Høj Jensen: Der er oprydning under forberedelse. I løbet af de kommende uger vil ejendomskontoret udsende beboerbrev om cykel-oprydning. Kommunikation Dunja Geran : Vi ønsker en mere synlig afdelingsbestyrelse det er vanskeligt at få kontakt, og vi får ikke noget at vide om udvalg om antenne. Tommy Høj Jensen: Jesper Lykke Clausen Antenneforhold varetages af driftsgruppen, som man kan kontakte. Vi er ved at opbygge en hjemmeside med kontaktinfoog -muligheder. Og man er også meget velkommen til at kontakte mig direkte, som jeg sagde tidligere eller i for bindelse med næste bestyrelsesmøde. Da ikke flere ønskede ordet til eventuelt, konstaterede dirigenten dagsordenen for udtømt, takkede for god ro og orden under mødet og gav herefter ordet tilbage til den afgående formand Knud Kirk. Han takkede de fremmødte for et godt møde, dirigenten for god mødeledelse samt bestyrelsen og DAB s repræsentanter for godt samarbejde i hans tid som afdelingsformand. Han ønskede herefter alle en god hjemtur og afsluttede mødet kl Tormod Ousager Referent Mikael Christensen Dirigent