Budgetevaluering budget 2012 Ledere

Transkript

1 Budgetevaluering budget 2012 Ledere 1. Hvordan har du oplevet det at blive bedt om inspiration til besparelsesforslag og ønsker til budgettet allerede i februar/marts måned? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 1. Det har været godt at overveje, hvad der er vigtigst i egen organisation. Altså få fokus på kerneydelsen, når vi både skal finde besparelser og ønske udvidelser. Det er en fordel at være ude i god tid. Da jeg har mange ledere, som igen har en del medarbejdere og også lokale MEDudvalg under sig, er det meget vigtigt, at "være på forkant". Særligt har det været meningsfyldt at byde ind som samlede ledergruppe af daginstitutionsområde. Herved har vi som gruppe kunne tilkendegive en fagspecifik retning til hvordan vi mener at der skal prioreteres inden for 0-6 årsområdet. F.eks. at vi med afsæt i ny viden indenfor hjerneforskning, oplever at der er brug for et ekstra fokus på 0-2 års børns tilknytning til pædagogerne i daginstitutionerne. Derfor er det meget dejligt at opleve, at der er blevet lyttet og i 2012 er tildelt ekstra personaleressourcer til de 0-2 årige. Det er rigtig svært at tænke kreativt når man er i gang med at implementere igangværende besparelse. Det tog for lang tid at få politikerne på bane Det ligger ikke lige for at komme med forsalg til besparelser på et område man i forvejen virker meget udsultet. Rigtigt godt at komme tidligt i gang, kunne have muliggjort en grundig fagudvalgsbehandling i første halvår - inspiration til B2013. Det er altid rart at blive hørt. var ikke ansat på det tidspunkt Det er fint at starte tidligt, der kan være emner der skal tilbage og uddybes, så fint at starte i god tid.

2 2. Hvordan har du oplevet processen med udarbejdelse af effektiviseringsforslag og ønsker i foråret 2011 inden fagudvalgene udarbejdede deres endelige indstilling til Økonomiudvalget? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 2 Fint at opleve at indspark til fagudvalgene fik konsekvens i de forslag der blev udvalgt Jeg mener, det er rigtig vigtigt at komme ud til medarbejderne, samt diverse råd i god tid. Der indkommer fine forslag derfra, som videre kan anvendes i processen. Forbedringsforslag: Der var ikke tid nok til at få koordineret tværgående. Når forslagene indkommer, skal der anvendes tid på koordinering, da nogle områder vil have en afsmittende effekt på andre. Hvis f.eks. et sted foreslås lukket, så kan man forvente, at det koster flere ressourcer andet sted. Omtalte del af processen var der i 2011 ikke nok tid til. Det vil jeg have fokus på i 2012, da det har en afgørende betydning for "seriøsiteten" af det indkomne materiale. Det vil altid undre mig, at man kan lave et kæmpe materiale med ønsker og effektiviseringsforslag for et kæmpe millionbeløb, når der stort set ingen penge er til rådighed. Meget arbejde og tid til meget lidt nytte. Dette var en øvelse vi også kunne tage på tværs i chefgruppen Som i foregående svar, kan det være svært at se nye veje når man er presset og ikke rigtig ved hvordan igangværende tiltag kommer til at fungere - Ejendomsstaben indkøbsafdeling Ideen er god. Når der er opbygget en tillid mellem de forskellige sektorer, kan jeg godt forestille mig, at der kan komme noget konstruktivt ud af det. Kan medvirke til at sikre et bedre ejerskab, at institutionerne først kommer med deres forslag. Tilsvarende kunne der også havde været sikret et bedre ejerskab i fag udvalgene, hvis de havde kunnet prioritere blandt nogle af forslagen før den videre behandling i ØK og BY. Det kunne have været ønskeligt om afsættet havde været en nuanceret fordeling af effektiviseringskravene på tværs af fagudvalg. Jeg syntes at det er fint at i spørg om begge dele. var ikke ansat på det tidspunkt Jeg var her først 1. april, men har ikke hørt andet en Ok. Det er muligt at forholde sig til interne (lokale) forhold på Nebs Møllegård. Jeg har fundet at

3 mit bud, i nogen grad ville være for useriøst, når jeg har skullet forholde mig til centrale forhold. Dette ud fra manglende kendskab 3. Hvordan har du oplevet processen efter Økonomiudvalgets behandling af budgettet i juni og frem mod den endelige vedtagelse af budgettet i oktober 2011? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 3 Må ærligt indrømme at jeg ikke har fulgt det så intenst da vi havde lavet vores del af arbejdet. Så jeg har været afventende. Alt for omfattende materiale, da vi fik tilsendt materiale for alle afdelinger. I denne fase burde man kun få materiale fra egen afdeling. Usikker på de politiske prioriteringer Jeg må indrømme, at jeg ved meget lidt om processen. Når drøftelsen sker på politisk niveau, ser jeg ikke, at jeg har rolle i processen. Portalen er et godt redskab til at give ensart information til hele BY i.f.t. budgetspørgsmål. Det kunne have været godt om de skemaer der præsenterer de samlede forslag havde været udarbejdet allerede forud for budgetprocessen og fastholdt gennem hele processen, bedre logistik og lavere ressourcetræk. Det kan med fordel genovervejes, at gøre brug af budgetseminarer og informationsmøder for ledere og andre interessenter. Som sagt, er den fulgt på sidelinjen

4 4. Hvordan har du oplevet de tidsfrister, der har været afsat til at udarbejde henholdsvis inspirationsmateriale, besparelsesforslag og ønsker gennem budgetprocessen? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 4 Det er nok typisk at altid ønske sig god tid. Men vi nåede at tale om det i personalegruppe og på bestyrelsesmøde. Endvidere lavede ledergruppen i fællesskab et skriv, som jeg er rigtig godt tilfreds med og som har været med til at give retning til mange høringssvar. Både og - som nævnt under punkt 2. Starten af processen og inddragelse lokalt har været godt. På mit område - med mange lokale MED og mange forskellige afdelinger, som kan være indbyrdes relaterede, så var der tidsmangel til den tværgående koordineringsopgave. De indkomne forslag var isoleret set ganske udmærkede, men kunne ikke stå alene, da nogle af dem havde en afsmittende effekt på andre. Dette vil jeg have mere fokus på i 2012 og håber, det bliver indlagt i procesplanen, så det også er muligt at sætte yderligere fokus på dette tværgående arbejde:-) Der foregik mange andre processer i skolevæsenet på samme tidspunkt. Reelt har der sikkert været tilstrækkelig tid, men jeg foreslår, at der næste år offentliggøres en procesplan, så vi kan planlægge vore skolebestyrelses- og MED- møder efter deadlines. Oplevelsen af for lidt tid, kan hænge sammen med uklarhed i budgetprocessen, herunder ikke mindst da mange budgetrapporteringsopgaver/regnskab 2010 falder i samme periode som budgetproces var ikke ansat på det tidspunkt Det har i indeværende år ikke været muligt (for mig at se)på tilfredsstillende vis, at efterkomme arbejdet med materialet i tilstrækkeligt omfang.(min ambition) Dette, da dels tidsfrister og deadlines går på tværs af andre interne forhold og dels at omfanget af opgaver til MED-udvalget i øvrigt, er stigende og udfordrer os i et omfang ud over, hvad jeg mener vi har kapacitet til. Derfor, har der ikke været den MED-proces som jeg mener I har lagt op til. Dette er beklageligt. Vi har dog forholdt os til materialet!

5 5. Hvordan synes du det har været at arbejde med de faste skabeloner til effektiviseringsforslag og ønsker? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 5 Jeg er mere til prosa end til faste skemaer. Umiddelbart synes jeg, at det materiale, som vi hidtil har anvendt, var godt og brugbart. Jeg oplever ikke den store ændring med det nye, som også er ok, men mit håb vil da være, at vi i 2012 ikke undervejs skal ændre kurs og anvende andre materialer end det vi er startet ud på. Det var frustrerede for institutionslederne og gav en del mer- arbejde. -men al begyndelse, tænker og håber jeg:-) Tror det er ok, når de er kendt i forvejen, lidt sværere at skifte undervejs i processen Synes skabeloner - forslag etc. er svære at blive forstå for en ikke regnskab/bogholderkyndig. Det er rigtig svært at formidle til personale og bestyrelser Til dato har det været forskelligt fra år til år. Det er selvfølgelig en god idé at arbejde med faste skabeloner - det har vi også været vant til de tidligere år. Afgørende er det imidlertid at skabelonerne er lette at arbejde i og at der gennem hele processen er konsekvens i måden der arbejdes med dem på. Skabelonerne har bl.a. haft felter der skulle slettes for tekstindhold samt ændring af format inden ny tekst kunne indføjes. Der var rammer om noget indhold, som gjorde at tekstindklip "forsvandt". Ved pdf-fremsendelse i korrekt rækkefølge, blev vi senere bedt om fremsendelse i word - måske burde skemaerne kunne hentes fra et fælle-drev e.lign. Denne logistiske opgave bør planlægges grundigt i.f.t. B2013.

6 6. Har skabelonerne gjort det nemmere for dig at drøfte og udarbejde dit materiale til budget 2012? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 6 Som spørgsmål 5 Jeg oplever, at vi også hidtil havde fokus på økonomien, og at vi i det store hele var godt med på området. Samtidig er jeg helt klar på, at det er et stykke arbejde, som løbende skal fortsætte med tæt opfølgning. Metoden, som vi anvender til økonomistyring, fungerer for mig at se rigtig godt. Der er en samarbejdsrelation mellem administrationens økonomimedarbejdere, mellem institutionslederne og undertegnede. Hver måned gennemgås status og ved udsving tager vi straks fat på en mere dybdegående undersøgelse deraf. Som svar ovenfor

7 7. Hvordan vurderer du den hjælp du evt. har fået fra din fagforvaltning i forbindelse med budget 2012, hvis du har haft brug for hjælp? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 7 Jeg oplever, at administrationens økonomimedarbejdere til fulde er der for mit område. Hvis ikke jeg havde dem så tæt på både undertegnende og mine institutionsledere, så kunne man frygte, at resultaterne ikke blev nået i samme grad. Den tre-enighed, som vi har skabt, oplever jeg, giver pote. Vi kan tage fat på problemerne / udfordringerne straks og økonomimedarbejderne ser hurtigt udsving og faglederne kan straks sætte handling i gang. Jeg mener, at denne model er meget medvirkende til, at vi når vore resultater. Der har ikke altid været "klare svar". Men ikke så det gav forvirring eller problemer.

8 8. Hvordan vurderer du den hjælp du evt. har fået fra Økonomistaben i forbindelse med budget 2012, hvis du har haft brug for hjælp? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 8 Jeg har ikke haft behov. Vore administrationsmedarbejdere klarer til fulde opgaveløsningen relateret til omtalte model ovenover. Jeg har ikke bedt om hjælp, og ved ikke, hvad jeg kunne have fået hjælp til.

9 9. Hvordan synes du forståeligheden har været af det udsendte budgetmateriale gennem hele budgetprocessen? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 9 Der er mange sider at forholde sig til og det kommer hurtigt til at blive gentagelse på gentagelse. Jeg har ikke den forkromede løsning, men opdeling i fagforvaltninger og pixi udgaver kan være en hjælp. Det var der jo allerede i år. Men måske stadig arbejde med enkelhed og overskuelighed. Præcis og ganske ok. Igen håber jeg, at vi i 2012 får lidt bedre tid på tværgående koordinering. Vigtigt er det også, at materialet ikke ændres undervejs, da det i den grad koster megen tid og skaber frustrerede ledere. - men det tror jeg da også på, igen al begyndelse:-) Er tydeligt udarbejdet ud fra at man har en økonomi eller handelsskolebaggrund og det kan være svært forståeligt for udenforstående - men materialet var uoverskueligt. Det er bl.a. et spørgsmål om tillid til, at der ikke gemmer sig noget under forvaltningsområder, jeg ikke har meget med at gøre. Det er svært at gennemskue når man ikke er uddannet i økonomi. Men måske for meget info på en gang, gerne kort og præcist. Dog blev der sendt for meget materiale ud For mig er det svært at se bag om budgettallene. Jeg ved det kan være en balance gang, men måske en kort, men mere uddybende kommentar til de vigtigste budgettal kan være en hjælp.

10 10. Hvordan vurderer du dit behov for at få det udsendte budgetmateriale gennemgået f.eks. ved et møde med Økonomistaben? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 10 Fint med en generel orientering og gennemgang af " rigets" tilstand, så der er skabt forståelse for den situation vi står i. Dernæst overordnede præmisser for budgetlægning og så kan jeg selv arbejde derfra. Det kan jeg ikke kommentere på, da jeg hidtil har anvendt vores egen økonomiafdeling. - og igen som nævnt, det fungerer yderst tilfredsstillende. Hvis ikke denne model var til rådighed, så ville jeg frygte, at vore resultater ville blive dårligere. Det at være 3 forskellige parter på et område, alle med tæt og lokalt kendskab, gør en mærkbar forskal for mig at se. Fint med hurtig gennemgang, men meget væsentligt at have mulighed for at stille spørgsmål Jeg har ikke behov for møder, men et mere overskueligt og læsevenligt materiale Som nævnt ovenfor på et stort fælles orienteringsmøde for alle ledere og øvrige interessenter.

11 11. Hvordan har du oplevet den feed back, som du har fået på det materiale (effektiviseringsforslag, ønsker, høringssvar mm), som du har udarbejdet i løbet af budgetprocessen? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 11 Har kunnet se det slå igennem i forslag så føler mig godt nok dækket ind. Måske huske at skrive, at høringer kun er til inspiration. Politiske beslutninger er noget andet. Jeg kan høre at der kommer frustrationer eks. vis blandt personale, når der træffes andre beslutninger end det der var ønsket. Igen - har anvendt egne økonomikolleger, derfor kan jeg ikke svare... Har ikke fået feedback Jeg oplever ikke, at vi har fået feedback mener ikke jeg har fået en egentlig feed back på materiale, men mener bestemt vi er blevet hørt i vores ønsker Jeg tror ikke, der er kommet feed back. Feed back fra hvem og af hvilken karakter? Jeg mindes ikke, at jeg har fået nogen feed back. Har vist ikke fået nogen... Jeg har ikke fået feedback og jeg har heller ikke lagt op til at få feedback

12 12. Hvordan har du alt i alt oplevet budgetprocessen i år i forhold til tidligere (inddragelsesmåde, proces, tidsfrister, forståelighed af materiale, mulighed for at inddrage medarbejdere og interessenter)? Har du supplerende kommentar til spørgsmål 12 Jeg har oplevet det som et stort og grundigt arbejde. Måske er jeg også farvet af at vores område har fået penge, så er det jo svært at være utilfreds. Men måske har vi fået penge fordi vi gjorde det meget tydeligt hvad kerneopgaven er? Som nævnt flere gange - mere tid til at sammenholde tværgående på de store områder. Det er blevet bedre i år, men kan blive endnu bedre. Den bedste budget proces jeg har oplevet mens jeg har været i Ringsted Kommune Processen har været bedre en tidligere år. Tidsmæssig bedre planlægning Vi er jo blevet hørt i nogle af vores ønsker. Men ønsker at fremtidige materiale udarbejdes mere forståeligt Ringe fordi materialet var meget omfattende og svært at gennemskue. Rigtig godt fordi processen har demonstreret et ønske om at inddrage både MED-udvalg og bestyrelser. Processen har været mindre klar og mere presset. Desuden plejer der at være en tættere inddragelse af fagudvalgene. Den planlagte mindre inddragelse af fagudvalgene betød desuden undervejs ændringer af budgetprocessen. Jeg har følt mig inddraget i modsætning til andre år, samtidig har det været lettere at involver personalet i processen fordi mit overblik har været større. Mine besvarelser er med udgangspunkt i Børnehuset Stakhavegård, ikke i dagplejen, som er noget mere rodet! Første gang.,. Materialet har været tydeligt og gennemskueligt. Det samlede materiale er blevet præsenteret i det lokale MED-udvalg. Koncentrationen har været omkring Nebs Møllegårds lokale budgetproces.

13 13. Har du forslag til forbedringer må du meget gerne skrive dem herunder Start med klare politiske prioriteringer - hermed er forventningsafstemningen nemmere. Oversigt over processen med deadlines, der er forpligtende også i forhold til udsendelse af oplæg. Høringsbrev, der forklarer hvad der ventes af os, hvem der er høringsparter og hvem svaret skal sendes til. Der har tidligere været afholdt møder som oplæg til budgetprocessen, der gav nogle af de forklaringer, jeg har efterspurgt i ovenstående. Jf. ovenfor og vi ser frem til at deltage i planlægningen af budgetproces Jeg mener, at vi ikke i Nebs Møllegårds MED-udvalg, har mulighed for at stille op til den samlede budgetproces i det omfang, der lægges op til. Dette ud fra at det er yderst ressourcekrævende og at de frister og deadlines samt det omfang der lægges op til gør at vi skulle have flere møder. Vigtigt for mig som leder af Nebs Møllegård er at sikre en lokal budgetproces. Jeg forholder mig i meget lille grad til Ringsted kommunes centrale. Der hvor vi har drøftet denne har handlet om forhold der direkte har berørt os.(naturligvis) eksempelvis. Ejendomsadministration, indkøb, Problem: Der er for korte frister, generelt for meget høringsmateriale og vi har for få MED-møder En turbulent ledelsessituation her på Sdr. Parkskolen har ikke levnet megen plads til at gå i dybden med budgettet for Vi har haft rigeligt at se til i forhold til opfølgning på det igangværende budgetår. I øvrigt har skolestrukturdebatten fyldt meget på MED-møderne. Her har vi naturligvis inddraget snakken om økonomi. Alt i alt hilser jeg velkomment, at der er tiltag i gang i forhold til at gøre økonomien mere overskuelig for os, som i dagligdagen har forpligtelsen til at få enderne til at nå sammen.