Servicestrategi

Transkript

1 Arbejdsmiljøguide for Odder Kommune 1. Politikker Servicestrategi, Dok. Nr Version: 1 Niveau: 2 Dato Side 1 af 17 Servicestrategi Formål At fastlægge og beskrive rammerne for servicestrategien for i Odder Kommune. Ansvar Ledelsen Beskrivelse Dokument Navn:Servicestrategi Dokument #: Forfatter: AND10LL (Se næste side)

2 Servicestrategi

3 ODDER KOMMUNE Byrådsservice Lokalnummer 3354 Servicestrategi INDHOLD Bedst og billigst...5 Oversigt over indsatsområder...6 Bestiller-Udfører-Modtager (BUM) modellen...6 Frit valg af leverandør indenfor ældreområdet...6 Dialogredskab og styringskoncept...7 Økonomistyring...7 Indkøb...8 Kommunale samarbejder...9 Partnerskab...11 Udbud Varetagelse af opgaver for andre offentlige myndigheder Udbudspolitik Indledning...15 Bedst og billigst...15 Egnede opgaver Internt bud...16 Medarbejderinddragelse Kravspecifikation og kontrol EU-udbud...16 Personalets vilkår ved udlicitering Mulighed for at kunne tage opgaven tilbage Virksomhedernes personalepolitik og sociale ansvar... 17

4

5 Bedst og billigst I Odder Kommune vil vi løse opgaverne bedst og billigst. Dette gælder ikke mindst den service, vi tilbyder borgerne. Det er byrådets klare målsætning, at serviceniveauet pr. skattekrone skal være så højt som muligt. Derfor vil vi hele tiden videreudvikle kvaliteten og effektiviteten i ydelserne, så borgerne får så meget service for pengene som overhovedet muligt. Videreudviklingen gælder ikke kun serviceydelsernes antal, omfang og kvalitet, men også det informationsniveau og den grad af valgfrihed og brugerindflydelse der knytter sig til ydelserne. Servicestrategi giver svaret på, hvordan vi i de kommende år vil leve op til målet om at løse opgaverne bedst og billigst. Servicestrategien giver et overblik over: hvilke områder Odder Kommune vil have fokus på i de kommende års arbejde med kvalitetsog effektivitetsudvikling, og hvilke initiativer vi vil tage i anvendelse i dette arbejde. Et af de midler Odder Kommune vil tage i anvendelse er at udsætte den kommunale serviceproduktion for konkurrence. Servicestrategien indeholder således en udbudspolitik med Odder Kommunes overvejelser, om hvordan og på hvilke typer opgaver udbud skal anvendes. Som et led i servicestrategien for Odder Kommune indtænkes også de muligheder, der følger med digital forvaltning. Odder Kommunes vision på IT- området er, at digitaliseringen i Odder Kommune skal være identitetsskabende. Borgerne og erhvervslivet ser således brugen af IT som en naturlig kontakt med Odder Kommune, hvor IT bidrager til at skabe en åben, effektiv og helhedsorienteret service. Byrådet har udvalgt tre overordnede indsatområder for funktionsperioden: Kvalitet i byudviklingen Kvalitet i børnelivet Borgerinddragelse Demokrati Arbejdet med disse indsatsområder indebærer nytænkning i løsningen af eksisterende opgaver. Dette kan afføde indsatser, der har naturlig relevans for nærværende servicestrategi. Servicestrategien følges op i en redegørelse senest 30. september 2009.

6 Oversigt over indsatsområder Bestiller-Udfører-Modtager (BUM) modellen Odder Kommune ønsker at tillægge stigende vægt til den politiske rolle som bestiller af ydelser hos den kommunale organisation og/eller private leverandører. I BUM-modellen sondres der mellem, hvad der frembringes og hvordan det frembringes. Bestilleren, dvs. Byrådet, fastsætter således, hvad der skal frembringes - ydelsernes indhold, omfang, kvalitet og det resultat, man ønsker at opnå samt de ressourcemæssige rammer for serviceydelsen. Udføreren, dvs. institutionerne, andre udførende led i den kommunale organisation samt private leverandører, har på sin side høj grad af frihed til at vælge, hvordan ydelserne frembringes. Det vil sige vha. hvilke faglige og ledelsesmæssige metoder. Indførelsen af BUM-modellen indebærer følgende fordele: Byrådet får en mere direkte styring af, hvad der skal frembringes. BUM-modellen indebærer således politisk styring på det mere langsigtede og strategiske plan. Med udlægningen af ansvar til institutionerne øges effektiviteten og kvaliteten i kommunens serviceydelser. Udlægningen af ansvar til institutionerne giver den enkelte medarbejder større ansvarsfølelse og medejerskab til de opgaver, der skal løses og dermed større arbejdsglæde. Odder Kommune har derfor vedtaget at opgavevaretagelsen generelt for samtlige driftsområder organiseres efter BUM-modellen. Hver enkelt institution i Odder Kommune har således fået udlagt det fulde budgetansvar som en pose penge, herunder også den samlede lønsum. Som illustration kan nævnes, at ansvaret for vedligeholdelsen af institutionernes udenomsarealer er udlagt således, at det er op til den enkelte institution at afgøre, hvor stor en del af institutionens budget, der skal bruges på vedligeholdelse af udenomsarealerne. Det er ligeledes op til den enkelte institution, om man ønsker at indgå aftale med Driftscentret eller en privat leverandør om varetagelse af vedligeholdelsesopgaven. En sideeffekt af denne organisering er altså, at Driftscentret agerer på markedsvilkår, også når det gælder varetagelse af opgaver i andre dele af den kommunale organisation. Frit valg af leverandør indenfor ældreområdet Fra den 1. januar 2003 har modtagere af personlig og praktisk hjælp samt modtagere af madservice fået mulighed for frit at vælge mellem forskellige godkendte leverandører. Ordningen betyder, at borgeren frit kan vælge, hvem der skal levere de visiterede ydelser. Byrådet er løbende opmærksom på mulighederne for at udvide den eksisterende fritvalgsordning eller indføre frit valg på nye områder.

7 Odder Kommune benytter godkendelsesordningen som grundlag for det frie valg. Dette betyder, at kommunen indgår kontrakt med virksomheder, der opfylder kommunens kvalitetskrav. De godkendte leverandører fremgår herefter af en liste over leverandører, som brugeren kan vælge imellem. Valgfriheden afhænger naturligvis af, at der findes private leverandører, der er interesserede i at levere de pågældende ydelser. I forbindelse med BUM-modellen er der på ældreområdet taget konkrete organisatoriske tiltag med henblik på en skarpere adskillelse af på den ene side visitation (bestilling) og på den anden side pleje/praktisk bistand og madservice (udførelse) i form af oprettelsen af Odder Kommunes Visitationsteam. Det er Odder Kommunes Visitationsteam, der godkender private leverandører til frit valg-ordningen og følger op på kontrakterne med disse. På findes de dokumenter der beskriver, hvilke krav og vilkår private virksomheder skal leve op til for at opnå godkendelse af kommunen som leverandør. Kommunen skal selv leve op til de samme krav og vilkår. Dialogredskab og styringskoncept Odder Kommune har tidligere arbejdet ud fra kontraktstyring. Der arbejdes i øjeblikket i forvaltningen på at udvikle og indføre et nyt styringskoncept i Odder Kommune til afløsning af kontrakterne. Grundlæggende for det nye styringskoncept er, at: Selvforvaltningen består Kontrakterne i deres nuværende form afskaffes Dialog i forbindelse med den årlige budgetlægningsproces Behov for et styrings-/dialogredskab mellem direktør og leder Der arbejdes i 2007 på det nye styringskoncept. Implementeringen forventes påbegyndt i Odder kommune primo Økonomistyring Odder Kommune har vedtaget en strategi for økonomisk politik og finansiel styring. Strategien fastsætter nogle pejlemærker i forhold til kommunens overordnede økonomiske rammer for at tilvejebringe det fornødne finansielle grundlag for, at kommunens beslutninger om serviceniveauet kan føres ud i livet. For at Byrådet kan varetage sin overordnede koordinerende rolle for de forskellige serviceområder i kommunens opgaveløsning og udarbejde politikker for de enkelte serviceområder, anvendes målog rammestyring. Ved mål- og rammestyring fokuseres på styring af mål og økonomiske rammer frem for regulering af opgaveløsningen. På en stor del af serviceområderne er der indført rammestyring. Rammestyring betyder blandt andet, at det politisk fastsatte serviceniveau og visitationen til ydelser inden for disse områder som udgangspunkt skal sikre at budgetrammen overholdes. Med henblik på at sikre borgerne den bedste service, har Odder Kommune valgt en høj grad af decentralisering for at styrke selvforvaltningen, ressourceudnyttelse, integrere det faglige og det økonomiske ansvar, øge den økonomiske fleksibilitet og motivation hos ledere og medarbejdere.

8 I Odder Kommunes principper for økonomistyring, der erstatter Kasse- og Regnskabsregulativet, er fokus rettet mod det strategiske niveau. Her er det primære mål at fastholde det økonomiske overblik, frem for detaljeret kontrol uanset beløbsstørrelser og administrative omkostninger ved styring af den enkelte økonomiske transaktion. Økonomistyringen har traditionelt fokuseret på bevillingernes omfang, budgettering, budgetopfølgning, bogføring, kontrol, betaling og regnskabsaflæggelse. Nu er fokus i mindst lige så høj grad på ydelsernes indhold - hvad får man for pengene? Principperne for økonomistyring sigter altså ikke efter kontrol for enhver pris, men lægger derimod op til en afvejning af de ressourcemæssige omkostninger ved at gennemføre en kontrol set i forhold til en vurdering af væsentlighed og risiko. Som eksempel kan nævnes, at anvisningsbegrebet er integreret i den økonomiske styring eller som led i ledelsestilsynet. Dette har afløst den traditionelle anvisning i form af lederens påtegning af de enkelte regnskabsbilag. Et hovedprincip er, at så få personer som muligt involveres i selve bogføringsprocessen. Mindre kontrol kan medføre en øget risiko for fejl eller svig. Der ligger altså et element af risikovillighed i nærværende principper. Dette er et bevidst valg, en kalkuleret risiko, begrundet i erkendelsen af, at en for detaljeret kontrol koster personaleressourcer og organisatorisk smidighed. Indkøb Odder Kommune har abonnement hos SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S). SKI udbygges løbende i forhold til antallet af kontraktleverandører. Dette forbedrer Odder Kommunes muligheder for at optimere indkøbsmulighederne og opnå besparelser. I forhold til udarbejdelsen af kommunens budget planlægges der således med indhentningen af en besparelse som følge af øget brug af indkøbsaftalerne. I Odder Kommune er der som udgangspunkt en decentral indkøbsstruktur, hvor de enkelte afdelinger og institutioner selv foretager deres indkøb på basis af kommunens indkøbsaftaler. Der arbejdes dog mod at kommunens indkøbsaftaler gøres bindende for afdelinger og institutioner. Således at alle indkøb sker via indkøbsaftalerne. Som det er beskrevet i kommunens indkøbspolitik, skal fokus på arbejdsgangene omkring indkøb og den tilknyttede logistik sikre, at det nødvendige behov imødekommes til den lavest mulige omkostning bedst og billigst. I forbindelse med indførelsen af nyt økonomisystem i 2008

9 arbejdes der med implementeringen af et e-handelsmodul. Dette modul forventes at effektivisere arbejdsgangene omkring indkøb betydeligt. Allerede i efteråret 2007 startes Gatetrade op som e-handelsportal på ældreområdet, da der på dette område er et veludbygget varekatalog. Målet er hele tiden at intensivere indkøbsarbejdet, og der arbejdes derfor løbende med følgende konkrete tiltag: Intern logistik optimering af den interne logistik indgår som et element i udarbejdelse af en udbudsforretning værktøjet vil være arbejdsgangsanalyser Partnering optimering af logistik og samarbejde indgår som elementer i forhandlingen med den enkelte leverandør Kommunale samarbejder kommunen ønsker at indgå i tværkommunale indkøbssamarbejder med det formål at opnå tilstrækkelig kvalitet til den bedste pris Antal leverandører antal leverandører nedbringes for at opnå bedre indkøbspriser og samtidig minimere kommunens administrative omkostninger Elektroniske indkøb indkøbsrutinerne skal automatiseres og dermed effektiviseres, og der ønskes primært aftaler med leverandører, som understøtter elektroniske indkøb Leverandørdatabase der udarbejdes en database med overblik over kommunale indkøbsaftaler Alle kommunale indkøbsaftaler skal viderebringes til indkøbschefen, der er ansvarlig for ajourføring af leverandørdatabasen. Ved alle udbud af varer og tjenesteydelser nedsættes der en indkøbsgruppe indkøbschefen er født formand Generelt arbejdes der mod at gøre kommunens indkøbspolitik til et effektivt værktøj, der indgår som en naturlig del i den kommunale hverdag. Kommunale samarbejder Målet er indgåelse af samarbejdsrelationer, der kan bidrage til kvalitets- og effektivitetsudvikling bl.a. i kraft af stor- og samdriftsfordele og kompetenceudvikling. Nuværende samarbejder: Odder Kommune indgår bl.a. i en række kommunale samarbejder på områderne: erhvervsudvikling - med 6 andre østjyske kommuner beredskab - med henholdsvis Århus, Samsø og Gedved kommuner samarbejde med otte østjyske kommuner vedrørende hjælpemidler affaldsselskabet Reno Syd, hvor Odder Kommune indgår som interessent i selskabet. Som følge af kommunalreformen er det blevet bestemt, at mindre kommuner skal indgå i forpligtende samarbejder med større kommuner på udvalgte områder. Det er således fastsat fra Indenrigsministeriet i bekendtgørelse 656 af 29. juni 2005, at Samsø Kommune skal indgå et forpligtende samarbejde med Odder kommune om opgaverne efter folkeskoleloven vedrørende pædagogisk-psykologisk rådgivning.

10 Formen for de forpligtende samarbejder vil være delegation, således at den eller de kommuner, der delegerer en opgave til en anden kommune, vil bevare ansvaret herunder det økonomiske ansvar for opgaven, idet alene udøvelsen overlades til en anden kommune. Der er tale om pligtmæssig delegation, dvs. at de delegerende kommuner ikke kan varetage udøvelsen af opgaverne. Det betyder bl.a., at en delegerende kommunalbestyrelse ikke vil kunne beslutte, at behandle en sag, som efter delegation i medfør af lovforslaget, skal behandles af den bemyndigede kommune. Odder Kommune har også indgået en samarbejdsaftale med Samsø Kommunale Musikskole. Samarbejdsaftalen betyder at bla. at: Al administration og ledelse varetages af Odder Kommunale Musikskole. Der udarbejdes fælles brochure for Odder Kommunale Musikskole og Samsø Kommunale Musikskole. Tilbud, sæsonlængde og priser harmoniseres så de følger Odder Kommunale Musikskole. Timerne på Samsø læses af lokale lærere i det omfang det er muligt. Lærerne ansættes ved Odder Kommunale Musikskole. Det vil være muligt for elever fra Samsø at komme til Odder hver 14. dag for at modtage musikskole-undervisning, der ikke kan dækkes af lærerne på Samsø. For de rejsende elever vil undervisningen kunne tilrettelægges således, at flere fag kan læses samme dag. Eksempelvis vil soloundervisning, sammenspil og teori kunne lægges sammen. Det indskrives i Odder Kommunale Musikskoles vedtægter at et antal pladser i bestyrelsen stilles til rådighed. Odder Kommunes Træningscenter (OKTC) er et eksempel på samarbejde mellem Odder Kommune og Region Midt (tidligere med Århus Amt). Træningscenteret blev oprindeligt etableret som følge af Ældreaftalen mellem Århus Amt og Odder Kommune. En aftale der i sin tid blev iværksat på grund af mange færdigbehandlede ældre på Odder Centralsygehus og lang venteliste på plejehjemspladser i Odder Kommune. Træningscenteret varetager i dag opgaver på baggrund af såvel service- som sundhedsloven. Træningscenteret samarbejder således både med Sygehuse i Region Midt samt med parter internt i Odder Kommune. Odder Kommunes Træningscenter har tæt samarbejde med Regionshospital Horsens / Brædstrup/ Odder - specifikt afdeling G5, hvor sammenhængende borger/patientforløb udfra individuelle behov er i fokus. Med placeringen af OKTC på Odder Sygehus har samarbejdet for fremtiden fået optimale fysiske betingelse. Træningscenteret varetager blandt andet opgaver så som: at forebygge visitering til plejehjem at begrænse / afkorte indlæggelser på sygehus. at videreføre påbegyndt behandling og derved lette hjemkomsten efter et sygehusophold. at øge selvhjælpsniveauet således at den ældres og dennes eventuelle pårørendes livsvilkår bedres. Af andre kommunale samarbejder kan det nævnes, at Odder Kommune har indgået aftale med en række af de omliggende kommuner om, at fejning af veje varetages af Driftscentret. Vejene indenfor byskiltene vedligeholdes af Driftscentret i samarbejde med Renosyd-kommunerne, dvs. Odder, Horsens, Silkeborg og Skanderborg Kommuner. Samarbejdet mellem Renosyd - kommunerne bygger på et samlet udbud, hvorved der sikres en konkurrencemæssig attraktiv pris.

11 Partnerskab Odder Kommune ønsker i de kommende år at undersøge mulighederne for at indgå partnerskaber med henblik på øget kvalitet og brugerinddragelse. I partnerskaber betragter kommunen sine samarbejdsparter private leverandører såvel som organisationer og borgere som ligeværdige samarbejdspartnere. Alle deltagerne i partnerskabet skal opleve en gevinst noget for noget. Der vil altså være tale om at inddrage eksterne aktører i et gensidigt forpligtende samarbejde om opgaveløsningen. Odder Kommune indgår også i tættere partnerskaber med private leverandører. Som eksempel på dette er etablering af fælles selskab med privat partner, har Odder Kommune omdannet Odder Madservice til et fælles selskab efter lov nr. 384 om kommuners og amtskommuners samarbejde med aktieselskaber m.v., den såkaldte samarbejdslov. Formålet med at indgå i et partnerskab med en privat leverandør er at opnå en synergieffekt mellem den private og kommunale knowhow inden for madservice. Denne synergieffekt forventes at kunne medføre en fortsat kvalitets- og produktudvikling. I forhold til en traditionel udlicitering indebærer aktieselskabsmodellen et længerevarende partnerskab mellem kommune og privat leverandør, der dækker over flere år end en typisk kontraktperiode ved en udlicitering. Dette kan bidrage til en større forsyningssikkerhed og en større interesse fra begge parter i at investere i samarbejdet. Selve selskabsdannelsen er sket efter EU-udbud af såvel de omfattede ydelser som valget af den private partner, der skal indgå i selskabet. Der er indgået kontrakt med vinderen af udbuddet, Det Danske Madhus om etableringen af det fælles selskab Det Danske Madhus Odder A/S. Det fælles selskab trådte i kraft den 1. januar Odder Kommune har igennem en længere årrække været førende indenfor digital forvaltning og brugen af IT til optimering af opgaveløsningen. Som følge heraf er der etableret et partnerskab med KMD. Begge parter har en fælles vision om, at partnerskabet skal understøtte en yderligere effektivisering af processer og arbejdsgange i Odder Kommune, herunder en øget anvendelse af digital selvbetjening. For Odder Kommune giver det mulighed for stor indflydelse på udformningen af nye systemer/produkter fra KMD så de i højere grad tilpasses de behov, Odder Kommune har. KMD har den fordel, at de med Odder kommune får mulighed for at afprøve ideer til nye systemer/produkter samt får indblik i de aktuelle strømninger i den kommunale verden. Andre mulige partnerskabsprojekter kan fx være: byggemodning, idrætshaller, grønne områder, skolerenoveringer og integration. Blandt de første skridt i partnerskabsprojekter er afklaring af: hvordan det gode partnerskabs-projekt kan tilrettelægges og gennemføres også tidsmæssigt, så der reelt er mulighed for at opnå gevinsterne ved partnerskab

12 hvordan der i de enkelte projekter skabes fælles mål og klarhed over roller og beslutningskompetencer hvordan man får både de organiserede interesser og de mindre organiserede med når der skal indgås partnerskaber hvordan medarbejderne opnår den nødvendige proceskompetence. Udbud Hidtidige udbud: Odder Kommune har inden for de seneste år udbudt opgaver inden for bl.a. kollektiv trafik, rengøring, forsikring og bankforretninger. Herudover udbydes løbende en lang række opgaver inden for det tekniske område, herunder eksempelvis: asfaltarbejder, snerydning samt en række opgaver i tilknytning til spildevandsanlæg og kloaknet. Nedenstående er eksempler på opgaver, der løses som følge af udbud: Transport med siddende patienter og børn med særlige behov samt administrationen af dette varetages efter udbud af Taxa Odder. Wulff Bus A/S vandt udbuddet om bybuskørsel i Odder Kommune, og kontrakten trådte i kraft 1. juli 2003 og løber frem til 1. juli I mellemtiden har Arriva opkøbt Wulff Bus, så bybuskørslen nu varetages af dette selskab. Skolebusdriften varetages af Malling Turistfart igennem Midt Trafik. Vedligeholdelsen af vejstrækninger uden for byskiltene er udliciteret til LMK Vej A/S. Kontrakten er indgået for 15 år, begyndende fra 1/ Kontrakten er på 2 mio. kroner årligt. Det er op til LMK Vej A/S selv at prioritere midlerne i kontraktperioden i forhold til den aftalte opgavevaretagelse. Da Odder Kommune modtog opgaven omkring vedligeholdelsen af åbne vandløb, blev denne udliciteret til JS Naturpleje. Det skønnes, at opgaven udføres billigere, end hvis kommunen selv havde varetaget opgaven. Kvaliteten vurderes at være uændret. Den kommunale ældreservice varetager ældretransporten på grundlag af et kontrolbud. Det overvejes løbende om der er områder, der egner sig til udbud. Eksempelvis kan her nævnes Hjælpemiddelområdet, der som følge af kommunalreformen er blevet væsentligt udvidet. Som følge af denne udvidelse har området nu en størrelse, hvor der kan være mulige stordriftsfordele, som kan høstes ved et udbud eller i samarbejde med andre eventuelt i partnerskab. Byrådet igangsætter en analyse af området, for at vurdere den bedste og billigst mulige løsning af opgaven, herunder om opgaven løses bedst og billigst i udbud. Varetagelse af opgaver for andre offentlige myndigheder Ifølge Lov nr. 378 kan en kommune udføre de samme opgaver for andre offentlige myndigheder, som kommunen kan løse for sig selv. Forudsætningen er, at opgaven forinden har været udbudt. Kravet om forudgående udbud gælder dog kun, hvis opgavens værdi overstiger kr.

13 Odder Kommune har vedtaget en strategi for varetagelse af opgaver for andre offentlige myndigheder (dok.nr ). Ifølge strategien har Økonomiudvalget efter indstilling fra det pågældende fagudvalg stående bemyndigelse til at godkende afgivelsen af et tilbud. Strategien præciserer, at Odder Kommune som hovedregel ikke afgiver tilbud på opgaver, der indebærer overtagelse af medarbejdere i henhold til Virksomhedsoverdragelsesloven, da dette indebærer et ekstra usikkerhedsmoment. Strategien bygger på de lovbestemte krav til den omkostningsberegning der ligger til grund for regnskabsaflæggelsen. Strategien indskærper, at tilbudsafgivelsen er bindende ikke alene eksternt over den offentlige myndighed, man indgår kontrakt med men også internt i Odder Kommune. Hvis de reelle omkostninger viser sig at overstige de omkostninger, man har lagt til grund for tilbuddet, skal institutionen dække disse inden for eget budget. I strategien er fastlagt kriterier for fordeling af overskuddet fra opgavevaretagelsen. Bruttoindtægterne går til den udførende institution til dækning af de direkte omkostninger og til kommunekassen til dækning af de indirekte omkostninger. Resten af overskuddet fordeles mellem institution og kommunekasse efter en nærmere fastsat nøgle. Denne fordelingsnøgle skal på den ene side afspejle, at det i sidste ende er kommunen, der løber den økonomiske risiko, og på den anden side at der gives en økonomisk tilskyndelse for institutionen til at afgive tilbud. IT - strategi Odder Kommunes IT-vision er: Digitaliseringen i Odder Kommune skal være identitetsskabende. Borgerne og erhvervslivet ser brug af IT som en naturlig kontakt med Odder Kommune, hvor IT bidrager til at skabe en åben, effektiv og helhedsorienteret service. Visionen konkretiseres gennem nedenstående 6 pejlemærker, der også kan opfattes som delvisioner. Pejlemærke 1 Demokrati OdderNettet er med til at skabe og teste nye former for demokrati og inddragelse. Pejlemærke 2 - Servicering Borgere og virksomheder tilbydes IT-baseret service og selvbetjening, som er førende blandt danske kommuner. OdderNettet er kommunens digitale omdrejningspunkt og ansigt udadtil. Pejlemærke 3 Opgaveløsning

14 Opgaveløsning sker baseret på effektiv anvendelse af IT, som frigør ressourcer og skaber høj servicekvalitet. Odder Kommune vil vælge de IT-systemer, hvor anvendelsen understøtter de mest effektive arbejdsprocesser for sagsgangene. Specielt vil Odder Kommune sikrer, at der altid er et målbart økonomisk, ressourcemæssigt eller servicemæssigt rationale ved investering i IT. Pejlemærke 4 - Medarbejdere Medarbejderne arbejder og kommunikerer digitalt. Pejlemærke 5 IT-infrastruktur Den samlede IT-infrastruktur er standardiseret, integreret og fleksibel. Odder Kommune vil løbende vedligeholde og udviklede den samlede IT-infrastruktur, så denne er standardiseret, integreret og fleksibel. Pejlemærke 6 - Ledelse Ledere i Odder Kommune går forrest og medvirker til at realisere IT-strategien.

15 Udbudspolitik Udbudspolitik for Odder Kommune (Vedtaget i byrådet ) Indledning Dette arbejdsgrundlag beskriver de overordnede principper for, hvordan en sag om udbud af kommunale opgaver kan udføres. Principperne anvendes, når nye opgaver udpeges som egnede til udbud og ved kontraktfornyelse. Bedst og billigst Odder Kommune ønsker, at de opgaver, kommunen har ansvaret for, skal løses bedst og billigst, og at dette skal opnås ved hjælp af konkurrence om opgavevaretagelsen. Odder Kommune sætter fokus på den økonomisk mest fordelagtige opgavevaretagelse, som specificeret i indkøbspolitikken: tilstrækkelig kvalitet til billigste pris. Dette skal opnås ved, at: de bedste og billigste leverandører findes ved hjælp af udbud af opgaverne, de opgaver, der evt. allerede måtte være udliciteret regelmæssigt sendes i fornyet udbud. Konkurrenceudsættelse Ifølge aftalen om kommunernes økonomi 2007 mellem Kommunernes Landsforening og regeringen skal byrådet i udbudspolitikken opstille mål for konkurrenceudsættelsen af de kommunale opgaver i perioden I 2005 konkurrenceudsatte kommunerne 19,8 pct. af opgaverne. Det er målet, at denne andel skal stige til 25 pct. i Målet gælder for alle kommuner og alle opgaveområder under ét. Andelen af konkurrenceudsatte opgaver opgøres i øjeblikket på baggrund af den private leverandørindikator (PLI). Indenrigsministeriet arbejder i øjeblikket med udviklingen af en ny indikator (IKU), der også medregner de konkurrenceudsatte opgaver, hvor kommunen selv vinder opgaven. Den nye indikator vil således give et bedre billede af kommunens egentlige konkurrenceudsættelse af opgaverne. Den private leverandørindikator viser andelen af kommunernes brug af private leverandører til udførelse af tjenesteydelser (i forhold til den del af kommunernes samlede opgaveløsning, der må varetages af private leverandører). For Odder Kommune har tallene for den private leverandørindikator de seneste tre år udviklet sig således i forhold til landsgennemsnittet. Tabel 1 Nøgletal for konkurrenceudsættelse i Odder Kommune målt ved Den private leverandørindikator Odder Kommune Landsgennemsnit 14,0 % 16,3 % 17,7 % 18,8 % 19,8 % 20,1 %

16 Byrådet i Odder Kommune har som målsætning at fastholde de seneste års udvikling. Der har de seneste år været en gennemsnitlig stigning i nøgletallene for Odder Kommune på 1,85 % hvert år. Det er Byrådets målsætning at fortsætte den igangværende udvikling. Med en årlig stigning på 1,85 % vil Odder Kommune i 2010 opfylde målsætningen fra aftalen mellem KL og regeringen om en konkurrenceudsættelsesgrad på 25 %. Dette betyder at Byrådet løbende vurderer mulighederne for udbud af egnede opgaver. Egnede opgaver Vurderingen af, hvorvidt en opgave egner sig til at sende i udbud skal bero på følgende faktorer: Kan ydelserne beskrives i en grundig og præcis kravspecifikation? Er der et tilstrækkeligt antal kvalificerede tilbudsgivere til at sikre en reel konkurrencesituation? Internt bud Odder Kommune ønsker, at kommunens egne institutioner/driftsenheder får adgang til selv at afgive et tilbud på lige vilkår med private leverandører. Det er en forudsætning for interne bud, at opgaven kan adskilles regnskabsmæssigt og ledelsesmæssigt fra resten af kommunen. Odder Kommune lægger vægt på, at den institution eller driftsenhed, der måtte ønske at udarbejde et internt bud, ydes den fornødne bistand til selve tilbudsudformningen. Bistanden kan evt. have form af ekstern konsulentbistand. Medarbejderinddragelse Odder Kommune lægger vægt på medarbejdernes engagement og inddragelse i forbindelse med udbud på det område, hvor de arbejder. Odder Kommune tilstræber desuden generelt åbenhed omkring de politiske og administrative beslutningsprocesser før og under udbudsprocessen. Personalets løbende inddragelse er derfor af central betydning i denne sammenhæng. Udbudsprocessen skal i øvrigt følge gældende regler om medarbejderinddragelse, herunder eksempelvis udliciteringsprotokollatet om samarbejdsudvalgets inddragelse. Kravspecifikation og kontrol Odder Kommune lægger vægt på, at der afsættes tilstrækkelige ressourcer til en grundig kvalitetskontrol baseret på en præcis kravspecifikation for at sikre, at ydelsen lever op til de opstillede mål og kvalitetskrav. EU-udbud Odder Kommune lægger vægt på gennemsigtighed og konkurrence på lige vilkår. Derfor skal EU s udbudregler følges. Personalets vilkår ved udlicitering Efter virksomhedsoverdragelsesloven indtræder de valgte leverandører umiddelbart i de eksisterende rettigheder og forpligtelser over for de ansatte i henhold til individuelle ansættelsesaftaler og gældende kollektive overenskomster om løn, arbejdstid mv. Dette gælder kun i den pågældende overenskomstperiode. Efter udløb af den pågældende overenskomstperiode vil medarbejderne typisk overgå til en privat overenskomst.

17 Odder Kommune ønsker, at personalets løn- og ansættelsesvilkår ikke gøres ringere ved en udlicitering. Odder Kommune vil derfor i forbindelse med udlicitering forhandle overgangsordninger, hvor det er muligt. Mulighed for at kunne tage opgaven tilbage Odder Kommune ønsker at bevare muligheden for selv at kunne genoptage produktionen, efter en udlicitering - eller eksempelvis i forbindelse med en konkurs hos en privat leverandør. De udliciterede ydelser skal med henblik herpå i videst mulig omfang produceres ved hjælp af kommunens eksisterende produktionsapparat. Virksomhedernes personalepolitik og sociale ansvar Odder Kommune ønsker, at leverandørernes personalepolitik, herunder spørgsmålet om videreuddannelse og øvrig faglig udvikling af medarbejderne, skal være blandt de kriterier tilbudene bedømmes udfra. I øvrigt forventer Odder Kommune, at leverandøren vederlagsfrit påtager sig et socialt ansvar, hvis udstrækning nøje er afstemt med opgavernes karakter og mængde. Ansvaret skal modsvare kommunens tilsvarende opgaver, herunder at anvende skånejobs, fleksjobs, revalidering, jobtræning m.v. Dokument #: