De konkrete forslag til afbureaukratisering og effektivisering kan opdeles i tre dele:

Transkript

1 Afbureaukrisering og effektivisering i Viborg Kommune (bevillingssag) Baggrund KL og Regeringen konkretiserede i økonomiaftalen for 2010 en fælles målsætning om, kommunerne skal omstille aktiviteter med henblik på serviceforbedringer i størrelsesordenen 1 mia. kr. i 2010 og stigende med yderligere 1 mia. kr. årligt i mia. kr. svarer til 17 mio. kr. for Viborg Kommune. Sten bidrager med afbureaukriseringsforslag, der kan effektuere halvdelen, mens kommunerne selv skal effektivisere og forenkle for den anden halvdel. I budget er der indarbejdet en reduktion ved effektivisering i forhold til kommunale tiltag på 5 mio. kr. stigende til 34 mio. kr. i Samtidig er der indarbejdet en tilsvarende besparelse i forhold til forenkling af stslige regler - afbureaukrisering. Dog er besparelsen fra de stslige tiltag i 2010 indregnet med 8,5 mio. kr Stens bidrag 8,5 mio. kr. 17,0 mio. kr. 25,5 mio. kr. 34,0 mio. kr. Effektivisering 5,0 mio. kr. 17,0 mio. kr. 25,5 mio. kr. 34,0 mio. kr. I alt 13,5 mio. kr. 34,0 mio. kr. 51,0 mio. kr. 68,0 mio. kr. Økonomiudvalget godkendte på mødet den 18. marts 2009 (sag nr. 97) en procesplan for afdække mulige projekter vedrørende effektivisering og afbureaukrisering. På Hoved-MED s møde den 22. juni 2009 konsterede Hoved-MED, de udarbejdede forslag grundet den korte tidsfrist ikke havde en tilstrækkelig bredde og kvalitet. KL havde endvidere frems 82 forslag og henstillede til kommunerne, de ikke enkeltvis skulle indsende forslag. Det blev på baggrund af drøftelsen i Hoved-MED besluttet forlænge processen for samtidig sikre en bred medarbejderinddragelse, samt mere gennemarbejdede forslag. Økonomiudvalget fik en orientering om dette på mødet den 13. august 2009 (sag nr. 263). På Økonomiudvalgets møde den 30. september 2009 og igen den 28. oktober 2009 blev der orienteret om den igangværende proces for afbureaukrisering og effektivisering. I mail af 1. oktober 2009 fik Byrådet tilsendt et til Økonomiudvalget udleveret not (Proces for Afbureaukrisering og Effektivisering - stus pr. 29. september 2009), der beskriver den overordnede proces. Det blev i mailen endvidere oplyst, direktørerne i løbet af processen vil supplere med orientering i de enkelte udvalg om stus for arbejdet indenfor det enkelte udvalgs områder. Der har været gennemført en proces med bred inddragelse af ledere og medarbejdere, hvor ledere og medarbejdere har haft mulighed for komme med forslag til afbureaukrisering og effektivisering. De udarbejdede forslag har været drøftet på Hoved-MED s møde den 4. november 2009, og i perioden den 5. november 18. november 2009 er MED-systemet indenfor de respektive direktørområder inddraget i behandlingen af forslagene til afbureaukrisering og effektivisering. Hoved-MEDs beslutning fra mødet den 4. november 2009 fremgår af bilag nr. 11. De konkrete forslag til afbureaukrisering og effektivisering kan opdeles i tre dele: 1. Forslag til regelforenkling, som kan fremsendes til Indenrigs- og Socialministeriet (udfordringsretten). 2. Et kalog over egne effektiviseringsprojekter, som kan igangsættes og effektueres på kort og længere sigt (intern effektivisering). 3. Stslige initiiver til afbureaukrisering (stslig afbureaukrisering). Side nr.: 646

2 Ad 1) Udfordringsretten Som en del af Stens afbureaukriseringsreform har kommunerne mulighed for indsende forslag til regelfritagelse/regelforenkling også kaldet udfordringsretten. Udfordringsretten betyder, regioner og kommuner kan søge dispension fra gældende love og regler. De relevante ressortministerier vil løbende behandle ansøgningerne, og de, der ansøger, får efterfølgende besked om, hvorvidt forslaget godkendes. Ved godkendelse af et forslag kan man efterfølgende lokalt ændre praksis efter nye regler. I processen er der udarbejdet 46 forslag til ansøgninger, hvor Viborg Kommune søger Indenrigs- og Socialministeriet om regelforenkling. Forslagene forelægges Økonomiudvalget med henblik på indsendelse til Velfærdsministeriet. I bilag nr. 1 kan forslagene ses i oversigtsform, mens forslagene i deres endelige form fremgår af bilag nr. 4. Det foreslås, når Indenrigs- og Socialministeriet har vurderet forslagene, og taget stilling til, hvorvidt Viborg Kommune helt eller delvist får dispension for de enkelte love og regler, vil der ske en fornyet politisk behandling af forlagene i de relevante udvalg med henblik på, om Forvaltningens praksis skal ændres til de nye regler. Ad 2) Intern effektivisering I 2010 skal opnås en besparelse på 5 mio. kr. ved intern effektivisering stigende til 34 mio. kr. i Med udgangspunkt i en bred involvering af ledere og medarbejdere i hele organisionen er der udarbejdet kaloger, der beskriver forslag til effektivisering. Samlet er der i løbet af processen fremkommet over 400 forslag og idéer fra ledere og medarbejdere. De fleste af disse forslag er stadig ubearbejdede. Der er produceret et kalog med ca. 340 uprioriterede ideer til effektivisering en såkaldt forslagskasse, som kan give inspirion til yderligere tiltag i forbindelse med budgetlægningen Disse forslag fremgår af bilag nr forslag er til en vis grad blevet bearbejdede, men forslagene mangler nærmere undersøgelse herunder en beregning af det økonomiske effektiviseringspotentiale. Forslagene indgår i et såkaldt bruttokalog, som kan indgå i budgetlægningen for Bruttokaloget fremgår af bilag nr. 6. Endeligt er der i alt 29 forslag, der er beskrevet i forhold til indhold og økonomi i kaloget som fremgår af bilag nr. 5, mens en kortftet oversigt findes i bilag nr. 2. Af de 29 forslag er 16 af dem tværgående forslag (heraf 13 forslag med besparelser i 2010), der kan hentes bredt i den kommunale organision. Forslag Helhedsorienteret sagsbehandling Elektroniske dagsordener til Byrådet Diverse IT og digitaliseringsforslag (6 forslag i alt) Udfasning af Forbrugsafgiftssystemet FAS Forrentning af likviditet betalingsfrister Digitalisering af ansættelsesskema Reducering af portoudgifter Digital indberetning af kørsel med overførsel til Lønsystemerne efter godkendelse I alt Kr. Side nr.: 647

3 Forslaget om helhedsorienteret sagsbehandling er udarbejdet med baggrund i, der hvert andet år foretages en såkaldt temarevision. Det tidligere Velfærdsministerium besluttede, temarevision 2009 vil være Kommunens indss mod misbrug af sociale ydelser. Formålet med temarevisionen er dels tilskynde kommunerne til forebygge fejludbetalinger, og dels få kommunerne til forestå en grundig efterfølgende kontrol med udbetaling af de velfærdsydelser, hvor der erfaringsmæssigt forekommer uberettigede udbetalinger. Viborg Kommunes helhedsorienterede indss har hidtil primært fokuseret på, ydelser udbetales på et korrekt grundlag. Det foreslås, der ansættes tre personer ved indførelse af den ovenstående kontrol. Disse ansættelser finansieres gennem det forventede provenu ved reducerede udbetalinger af ydelser. Det samlede provenu vil være på i alt 1 mio. kr. i 2010 stigende til 1,8 mio. kr. i Forslaget om elektroniske dagsordener til Byrådet indebærer, alle dagsordener og bilag i fremtiden udelukkende udsendes digitalt. Forslagene under IT og digitalisering er primært af teknisk karakter. Besparelsen i 2010 på 5 mio. kr. for de interne effektiviseringsforslag foreslås fordelt på de enkelte udvalg, jf. nedenstående tabel. Som det fremgår af tabellen, er der i 2010 fundet et besparelsespotentiale på ca. 3,1 mio. kr. på de tværgående initiiver. De resterende 1,8 mio. kr. foreslås fordelt jævnt på politiske udvalg og politikområder, der svarer til områdernes budgetandel. Det er herefter de enkelte fagudvalg, der skal tage stilling til, hvordan man når sin andel af de 1,8 mio. kr. - enten ved hjælp af de forslag, der fremgår af kaloget (bilag nr. 5), eller nogle af forslagene fra bruttokaloget eller forslagskassen. Der gøres opmærksom på, da de konkrete stslige forslag udgør 8,6 mio. kr., er de kommunale reduktioner bevillingsmæssigt indregnet med 4,9 mio. kr., så den samlede sum forts udgør 13,5 mio. kr. I efterfølgende tabel er reduktionerne fordelt på de enkelte udvalg. I første tal-kolonne er beløbene for de konkrete initiiver, som foreslås indarbejdet på nuværende tidspunkt vist (specifikion af beløbene fremgår af bilag nr. 9), og i 2. tal-kolonne er vist en forholdsmæssig fordeling af den resterende besparelse for nå 4,9 mio. kr. Tværgående Resterende Sum (1.000 kr.) initiiver reduktion Økonomiudvalget Børne- og Ungdomsudvalget Socialudvalget Beskæftigelsesudvalget Kulturudvalget Teknisk Udvalg Miljøudvalget Beredskabsudvalget Total Side nr.: 648

4 Ad 3) Stslig afbureaukrisering Regeringen offentliggjorde den 24. september 2009 Stens handlingsplan for frigørelse af ressourcer til service i kommunerne Handlingsplanen indeholder en redegørelse for i alt 95 stslige initiiver, som i 2010 skal frigøre ca. 500 mio. kr. i kommunerne - svarende til de ovenfor nævnte ca. 8,5 mio. kr. i Viborg Kommune. I oktober måned 2009 fremlagde Regeringen endvidere en plan for mindre bureaukri i kommuner og regioner - Mere tid til velfærd. Planen indeholder 105 forenklingsforslag indenfor de store velfærdsområder: folkeskolen, dagtilbud, arbejdet med udste børn og unge, ældre, handicapområdet, integrions- og udlændingeområdet samt sundhedssektoren. Planen summerer op til ca. 830 mio. kr. indenfor det kommunale opgaveområde. Stens handlingsplan for frigørelse af ressourcer til service i kommunerne 2010 indeholder afbureaukriseringsforslag, der i alt forventes udgøre en besparelse på ca. 8,6 mio. kr. i 2010, og svarer således til Stens samlede bidrag i 2010, jf. den indledende tabel ovenfor. Stens handlingsplan fremgår af bilag nr. 12. Forslagene i Mere tid til velfærd er endnu ikke forhandlet endeligt på plads af Regering og Folketing, men forventes være grundlaget for stens bidrag i 2011 og frem. Mere tid til Velfærd fremgår af bilag nr. 13. Regeringens to planer er nu gennemgået med henblik på en vurdering af effektiviseringspotentialet i Viborg Kommune, og Forvaltningens egne vurderinger fremgår af den økonomiske oversigt over stslige forslag til afbureaukrisering, som fremgår af bilag nr. 3. En uddybning af de enkelte forslag fremgår af bilag nr. 8. I alt vurderes det, man umiddelbart kan effektuere i alt knap 4,8 mio. kr. i Dog vurderes det, gevinsterne ved indkøb og udbud (ca. 1,1 mio. kr.) kan hentes ved bruge flere ressourcer på gennemførelse af udbud, og herigennem realisere yderligere besparelser på indkøb og ikke som anført af sten som følge af Stens indkøbsaftaler m.v. Ligeledes skønnes det, der kan hentes en gevinst inden for IT og digitalisering, som modsvarer Stens vurdering på ca. 1 mio. kr. ved hjælp af egne digitaliseringstiltag, herunder eksempelvis elektroniske blanketter og øget brug af digitale løsninger frem for papir. Dette giver således en samlet besparelse i 2010 på i alt ca. 6,8 mio. kr. De resterende ca. 1,8 mio. kr., som Stens forslag ikke umiddelbart kan give af besparelser inden for primært Job & Velfærd (beskæftigelse, integrion, handicapområdet, det sociale område samt ældreområdet), foreslås for beskæftigelsesområdets vedkommende fundet ved, der er igangs en proces, hvor hele den beskæftigelsesrettede indss retænkes blandt andet på grund af ændret lovgivning og grundet ændrede konjunkturer på arbejdsmarkedet. Den ændrede lovgivning tager udgangspunkt i, alle berørte borgere såvel ledige som sygemeldte kontinuerligt skal i aktivitet. Retænkningen er således rettet mod 1) styrke kvaliteten af indssen, samtidig med ressourceanvendelsen optimeres, og 2) Viborg Kommune får nedbragt udgifterne til overførselsområdet dels via en langt højere hjemtagelse af refusion på området og dels via en højere beskæftigelseseffekt som følge af en tidligere og mere intensiv indss. På den resterende del af Job & Velfærds område foreslås opnået et beløb svarende til stens vurderinger af gevinsten ved afbureaukriseringsforslagene ved hjælp af en forenklet Bestiller-Udfører- Modtager model (BUM model) på ældreområdet. Der forelægges Socialudvalget kommissorium, tids- Side nr.: 649

5 og procesplan for udarbejdelse og implementering af en forenklet BUM model på ældreområdet på førstkommende møde. Oversigt over Stens forslag til afbureaukrisering Stens vurdering Viborg Kom- Område 2010 mune 2010 Sygefravær Vedr. IT og Digitalisering Indkøb Beskæftigelse Integrion Vedr. Handicapområdet, Det Sociale Område og Ældreområdet Folkeskolen Retænkning på beskæftigelsesområdet Forenklet BUM-model på ældreområdet I alt Folketinget godkendte den 5. november 2008 en aftale omftende 39 nye initiiver til nedbringelse af sygefraværet. I forlængelse heraf har Viborg Kommune igangs initiiver til nedbringelse af sygefraværet med 10 % frem til hvor der igangsættes forskellige aktiviteter, og hvor enkelte enheder bl.a. har mulighed for trække på intern konsulentbistand i forbindelse med nedbringelse af sygefraværet. Regeringen vurderer, Viborg Kommune kan spare kr. i forbindelse med en reduktion i sygefraværet. Potentialet foreslås fordelt svarende til områdernes budgetandele. I bilag nr. 10 er reduktionerne i 2010 på baggrund af samtlige stslige tiltag vist pr. politikområde. Fordeling af reduktionerne på bevillinger (politikområdeniveau) Som nævnt indledningsvist er der på budgettet for 2010 indregnet en samlet reduktionspulje på 13,5 mio. kr. som effektiviserings- og afbureaukriseringsgevinst. Beløbet består af 5,0 mio. kr. som Viborg Kommunes egne effektiviseringsforslag og 8,5 mio. kr., hvor Sten skal foretage de nødvendige afbureaukriseringstiltag, så Kommunen kan reducere udgifterne med de 8,5 mio. kr. I nærværende sag forudsættes den samlede besparelse på 13,5 mio. kr. fordelt på politikområder og de nødvendige tillægsbevillinger meddelt (idet bevillingsniveauet for 2010 er fastlagt til politikområdeniveau). Der er således ikke tale om ændre det totale driftsbudget, men alene fordele den reduktion, som allerede er indregnet i en sum i budgettet for Da de konkrete stslige forslag udgør 8,6 mio. kr., er de kommunale reduktioner bevillingsmæssigt indregnet med 4,9 mio. kr., så den samlede sum forts udgør 13,5 mio. kr. Side nr.: 650

6 (1.000 kr.) Tværgående initiiver - intern Resterende reduktion - intern Intern effektivisering - i alt Stslige initiiver Total Økonomiudvalget Børne- og Ungdomsudvalget Socialudvalget Beskæftigelsesudvalget Kulturudvalget Teknisk Udvalg Miljøudvalget Beredskabskommissionen Total Specifikion af fordelingen pr. politikområde fremgår af bilag nr. 9 og 10. Bilag Bilag nr. 1: Oversigt over ansøgninger til Indenrigs- og Socialministeriet vedr. udfordringsretten Bilag nr. 2: Oversigt over interne effektiviseringsforslag Bilag nr. 3: Økonomisk oversigt over stslige forslag til afbureaukrisering Bilag nr. 4: Ansøgninger til Indenrigs- og Socialministeriet vedr. udfordringsretten Bilag nr. 5: Interne effektiviseringsforslag Bilag nr. 6: Intern effektivisering Bruttokalog Bilag nr. 7: Intern effektivisering Forslagskasse Bilag nr. 8: Udmøntning af stslige forslag til afbureaukrisering Bilag nr. 9: Fordeling af interne forslag til effektivisering på politikområdeniveau Bilag nr. 10: Fordeling af stslige forslag til afbureaukrisering på politikområdeniveau Bilag nr. 11: Beslutningsrefer fra møde i Hoved-MED den 4. november 2009 Bilag nr. 12: Stens handlingsplan for frigørelse af ressourcer i kommunerne i 2010 Bilag nr. 13: Mere tid til Velfærd (Bilag nr samt udsendes ikke i papirudgave, men kan ses elektronisk på Viborg Kommunes hjemmeside). Bilag nr. 14: Oversigt over kommentarer til forslagene til afbureaukrisering og effektivisering fra de respektive Fælles-MED for forvaltningerne og stabene (omdelt på Økonomiudvalgets møde). (Bilagene vedlægges ikke i papirudgave til denne dagsorden, idet de tidligere er sendt til Byrådets medlemmer som bilag til Økonomiudvalgets dagsorden). Indstilling Økonomiudvalget indstiller, de 46 forslag til regelforenkling/regelfritagelse også kaldet udfordringsretten - fremsendes til Sten, og endelig stillingtagen til, om Viborg Kommune ønsker udnytte godkendte udfordringer efterfølgende afklares i de relevante politiske udvalg i en proces med inddragelse af MED systemet, de tværgående besparelsesforslag med et økonomisk potentiale på kr. ved den interne effektivisering gennemføres og fordeles på politikområder og udvalg som anført ovenfor, Side nr.: 651

7 den resterende reduktion ved den interne effektivisering på i alt kr. fordeles på politikområder efter budgetandel, jf. ovenfor, hvorefter de respektive udvalg med baggrund i kalogerne vedr. de interne effektiviseringsforslag udmønter denne besparelse, Stens forslag til afbureaukrisering udmøntes som besparelser som anført ovenfor og specificeret i bilag nr. 10, og der i 2010 meddeles tillægsbevillinger (omplaceringer) til de enkelte politikområder som specificeret i bilag nr. 9 og 10. Per Møller Jensen deltog ikke i Økonomiudvalgets behandling af sagen. BESLUTNING: Indstillingen fra Økonomiudvalget godkendes. Per Møller Jensen, Rikke Cramer Christiansen, Allan Clifford Christensen og Kenneth Mortensen deltog ikke i Byrådets behandling af sagen. Side nr.: 652