Bestyrelsesmøde den 12. december 2016 kl

Transkript

1 Dato & tid 12. december 2016 / Referent Stine Hauge Nielsen Afbud Eik Dahl Bidstrup, Jens Elmelund, Charlotte Rønhof, Niels Arndt Nielsen Deltagere René van Laer, Vibeke Westh, Henning Bach Christensen, Christine Jørgensen, Janne Elsborg Larsen, Henriette Christiansen, Karsten Skawbo-Jensen, Irene Nørlund, Lars Bo Wiese-Hansen, Rebekka Abildtrup og Jakob Winther Kjærsgaard Fra Metropol: Stefan Hermann, Nicolai Kragh Petersen, Henrik Busch, Randi Brinckmann, Merete Ruager og Stine Hauge Nielsen. Ledelses- og Kommunikationssekretariatet Tagensvej København N Tlf. nr info@phmetropol.dk CVR Bestyrelsesmøde den 12. december 2016 kl Godkendelse af dagsorden 1.1 Dagsorden for bestyrelsesmøde den 12. december 2016 Beslutning Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 2.0 Godkendelse af referat af bestyrelsesmøde den 26. oktober Referat af bestyrelsesmøde den 26. oktober 2016 Beslutning Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. 3.0 Orientering: Løbende revision 3.1 Indstilling 3.2 Revisionsprotokollat af 25. november 2016 Bestyrelsen bemærkede og kvitterede for de positive (grønne) revisionskonklusioner. Bestyrelsen tog revisionsprotokollatet til efterretning og underskrev det. 4.0 Godkendelse: Budget 2017, herunder forecast Indstilling 4.2 Budget Uddybning af budget 2017 Rektor indstiller, at bestyrelsen vedtager det samlede budget for Metropol for 2017, herunder at der: budgetteres med et negativt regnskabsresultat i 2017 på 9,7 mio. kr. budgetteres med en drift i balance, når der korrigeres for træk på opsparede F&Umidler. 1

2 budgetteres med nye effektiviseringer fra effektiviseringsprogrammet på 7 mio. kr. budgetteres med et flerårsbudget, hvor der inkl. yderligere effektiviseringer i 2018 på 9 mio. kr. opnås et regnskabsmæssigt overskud fra 2018, således at det samlede træk på egenkapitalen i perioden maksimalt udgør 52 mio. kr. Professionshøjskoledirektøren bemærkede indledningsvist, at budgettet, som noget nyt, er opdelt i henholdsvis en budgetdel med hovedtal samt et uddybende bilag. Herefter fulgte en grundig gennemgang af budget 2017, hvortil der overordnet blev fremhævet følgende: at der budgetteres i 2017 med et negativt driftsresultat på 9,7 mio. kr. at der budgetteres med øgede indtægter på 11 mio. kr. ift. F vedrørende EVU og projekter. lønomkostninger for 553 mio. kr. Lavere niveau end i 2016, jf. omkostningsreduktionen, der blev foretaget ultimo driftsomkostninger for 267 mio. kr. Højere niveau end i 2016, hvor indkøb blev udskudt og aflyst som følge af den økonomiske situation på Metropol. drift i balance, når der korrigeres for trækket på opsparede F&U midler fra tidligere år. Hvad angår ordinær uddannelse STÅ indtægt samt risikovurdering - blev følgende fremhævet: i 2017 forventes STÅ-indtægter på 481 mio. kr., hvilket svarer til en reduktion på 1 pct. ift uddannelsestaxametrene reduceres årligt med 2 pct. frem mod 2020 som følge af regeringens omprioriteringsbidrag, svarende til et årligt fald i taxameterindtægten med ca. 10 mio. kr. den øgede STÅ-produktion i 2017 er årsagen til, at STÅ-indtægten kun falder med 4 mio. kr. Vedrørende efter- og videreuddannelse (EVU) fremhævede professionshøjskoledirektøren den proces- og aktivitetsstyring samt løbende opfølgning og risikovurdering, som er iværksat, samt at omsætningsbudgettet er budgetteret væsentligt lavere, idet vækstforudsætningerne for 2020 er nedjusteret med 65 mio. kr. Hvad angår EVU indtægter blev følgende fremhævet: fra 2016 til 2017 forventes en vækst i EVU indtægter på ca. 8 mio. kr. der forventes et lille fald i ÅU-indtægterne, ca. 2 mio. kr. der forventes stigende IDV indtægter, ca. 10 mio. kr. samlet set forventes et lidt lavere indtægtsniveau i 2017 end i Hvad angår forventning til indtægter og risikovurdering for projekter, herunder forventningen til ekstern finansiering, blev følgende fremhævet: 2

3 Budgetteringen af eksterne projektindtægter i 2017 er baseret på igangværende projekter samt forventningen til projekter, der forventes påbegyndt i Der ses en tendens til, at Metropol indgår aftaler om projekter af større volumen, der strækker sig over flere år og dermed giver en mere stabil ekstern finansiering. Der knytter sig en risiko til opstart og gennemførelse af projekterne. Det kan indebære, at indtægten forskydes hen over året, og eventuelt også ind i Forventet risiko kvantificeres til +4 pct., svarende til ca. +2 mio. kr. -4 pct., svarende til ca. -2 mio. kr. Endvidere blev forventninger til løn- og driftsomkostninger, effektiviseringsprogram, samlet risikovurdering af indtægter fordelt på hhv. interne og eksterne faktorer samt flerårsbudgettet og forudsætninger i tilknytning hertil gennemgået. Bestyrelsen takkede for grundigt og gennemarbejdet materiale og gennemgang, som tydeligt viser, at der er taget tiltag til tættere styring herunder iværksat mere omfattende og systematiske opfølgnings- og early warning -mekanismer. Der blev spurgt ind til om man burde reducere yderligere i forecastet for EVU. Men på baggrund af den proces der ligger forud for budgettet, samt den tætte opfølgning, der nu løbende finder sted fastholdt man budgettet. Formanden orienterede om, at en endnu lavere vækst kan få betydning for beskæftigelsen. Rektor fremhævede, at ledelsen har en løbende tæt kontakt til HSU, FSU mm. om strategiske anliggender, og at det også er tanken med den nye opfølgningsmodel for EVU. Det er således vigtigt, at der informeres bredt om, at der nu følges mere systematisk op på strategi, mål og økonomi i relation hertil. Repræsentanterne i samarbejdsudvalgene opfordres til at videreformidle dette til resten af organisationen. Herefter fulgte en grundig drøftelse af status og fremtidig opfølgning på efter- og videreuddannelsesområdet herunder hvordan det undgås, at man havner i en lignende situation som i indeværende år. Bestyrelsen udtrykte ønske om at følge udviklingen meget tæt. Formanden understregede i forlængelse heraf, at bestyrelsen løbende vil blive præsenteret for udviklingen på området, og at formandsskabet på sine møder med rektor ligeledes vil følge udviklingen tæt. Bestyrelsen vil blive indkaldt ekstraordinært, hvis det skønnes nødvendigt. Formanden konstaterede endvidere, at Metropol i øjeblikket befinder sig en situation, hvor der naturligt nok hersker en vis bekymring for fremtiden, herunder hvorvidt den reviderede og nedjusterede vækstambition på EVU er realistisk og kan indfries. 3

4 En medarbejderrepræsentant efterspurgte om rektor også kunne give en status på HKU-møde. Rektor var imødekommende overfor at give status på et HKU møde, men understregede, at HKU ikke udgør et formelt organ i samarbejdsorganisationen, og at det derfor er noget HKU i givet fald må invitere ham til. Bestyrelsen vedtog det samlede budget for Metropol for 2017, herunder at der: budgetteres med et negativt regnskabsresultat i 2017 på 9,7 mio. kr. budgetteres med en drift i balance, når der korrigeres for træk på opsparede F&U-midler. budgetteres med nye effektiviseringer fra effektiviseringsprogrammet på 7 mio. kr. budgetteres med et flerårsbudget, hvor der inkl. yderligere effektiviseringer i 2018 på 9 mio. kr. opnås et regnskabsmæssigt overskud fra 2018, således at det samlede træk på egenkapitalen i perioden maksimalt udgør 52 mio. kr., jf. beslutningen i Orientering: Opsamling på personalereduktion orientering om og uddybning af konsekvenser 5.1 Indstilling tager orienteringen til efterretning. Rektor gennemgik kort forløbet frem til d.d. samt processen fremadrettet, og fremhævede, at det helt generelle indtryk er, at processen overordnet er forløbet tilfredsstillende, den alvorlige situation taget i betragtning. Der er frist til og med i dag (12.december) til at gøre eventuelle indsigelser i forhold til de varslede afskedigelser. Det er vurderingen af der er omkring 5 personer, der har gjort indsigelser. Når der er gennemført en evaluering af processen med B-siden vil rektor informere bestyrelsen yderligere. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, Rektor orienterer bestyrelsen yderligere, når det endelige tal for indsigelser kendes, og der har været afholdt evalueringsmøde med B-siden. 6.0 Orientering: Opfølgning på efter- og videreuddannelsesstrategien LUKKEDE BILAG 4

5 7.0 Godkendelse: Prioriterede indsatsområder i rektors resultatlønskontrakt Indstilling drøfter og beslutter, hvilke indsatsområder der særligt skal vægtes i rektors resultatlønskontrakt for 2017 Formanden indledte med at ridse proceduren vedr. resultatlønskontrakt for rektor op hvor bestyrelsen beslutter prioriterede indsatsområder og hvor kompetencen til at indgå selve kontrakten er delegeret til formandskabet. Bestyrelsen drøftede og tilsluttede sig de foreslåede 8 mål (de 5 strategimål + de tre øvrige mål) dog med den bemærkning, at mål om overholdelse af budget skal have en betydelig vægt. 8.0 Drøftelse: Evaluering af bestyrelsesarbejdet (nov okt. 2016) 8.1 Indstilling 8.2 Rapport - evaluering af bestyrelsesarbejdet drøfter og evaluerer bestyrelsesarbejdet med henblik på eventuelle justeringer på baggrund af resultatet af spørgeskemaundersøgelsen (bilag 8.2). drøfter emner for kommende temadrøftelser/møder og deep dives samt evt. konkrete forslag til højere grad af involvering Formanden kvitterede for, at alle bestyrelsesmedlemmer havde besvaret evalueringen og opsummerede hovedresultaterne, som dels er meget positive og dels ikke udviser store udsving sammenlignet med Endvidere kunne det konkluderes, at der efterspørges flere temamøder og formanden foreslog således, at der afholdes to temamøder om året af ca. 2-3 timers varighed fx ét i foråret og ét i efteråret (sammen med uddannelsesudvalgene (formænd)), samt at fokus for temamøde i foråret kunne være: Hvor ser vi uddannelsessektoren om 3-5 år (både et strategisk blik på sektoren samt et politiskperspektiv og studenterperspektiv). Bestyrelsen foreslog forskellige oplægsholdere fx Minister for Offentlig Innovation, Sophie Løhde eller departementschef Agnete Gersing. Bestyrelsen supplerede med forslag om, at et seminar med overnatning også kunne være relevant, da bestyrelsen dermed også ville få lejlighed til at lære hinanden endnu bedre at kende. 5

6 Flere fremhævede og roste i forlængelse heraf temamødet vedr. EVU, som blev afholdt i september, og hvor bestyrelsen blev bedt om at "trække i arbejdstøjet" og medlemmernes kompetencer blev sat i spil på en ny måde. Der var enighed om at det ville blive for trangt med deep dives mv. på ordinære temamøder og at det derfor primært skal ske på separate (tema)møder. Af forslag til emner for kommende temamøder blev følgende forslået: - tendenser inden for EVU området - digitale muligheder - Metropol og PH'ernes svar på diverse velfærdudfordringer (styring, respons, indhold og rammevilkår). - Oplæg med public affairs vinkel + rammevilkår (fx med Michael Kristiansen, Peter Mogensen eller Søs Marie Seerup som oplægsholder). - Danske Professionshøjskoler (DP): de indre linjer fokus politisk evt. oplæg ved Carsten Koch. Alternativt: Hvad er det for en dagsorden og politisk fokus de har. Undervejs fremhævede flere, at bestyrelsens rolle ikke blot at være beslutningsorgan, men også som sparringspartner for ledelsen. Det blev drøftet hvorvidt der forud for/i forbindelse med bestyrelsesmøder skulle være afsat tid, hvor bestyrelsen holdt møde uden ledelsens tilstedeværelse ("bestyrelsens kvarter"). Det blev i forlængelse heraf aftalt, at man kan bede formanden om at få "bestyrelsens kvarter" såfremt bestyrelsen ser et behov herfor. Bestyrelsen drøftede og evaluerede bestyrelsesarbejdet Bestyrelsen drøftede emner for kommende temadrøftelser/møder (se forslag ovenfor) og deep dives samt evt. konkrete forslag til højere grad af involvering herunder: Bestyrelsen besluttede, at der årligt afholdes to temamøder, hvoraf det ene (efteråret) er det årlige møde med uddannelsesudvalgene. Bestyrelsen besluttede, at der skal afholdes et temamøde i starten af 2017 (fx februar) med tema: Hvor ser vi uddannelsessektoren om 3-5 år (LKS arbejder i samarbejde med formandskabet videre med at fastlægge dato og program). Bestyrelsen åbnede endvidere op for muligheden for at afholde et møde/seminar med overnatning. Bestyrelsen besluttede, at den ad hoc kan bede formanden om at få "bestyrelsens kvarter" såfremt der vurderes at være behov herfor. 9.0 Drøftelse og godkendelse: Udvidede retningslinjer for udlejning af lokaler på Metropol 9.1 Indstilling 9.2 "Brev til rektorerne på de videregående uddannelser. 9.3 HvemerMetropolUdlejningsserviceokt2016 flyer. 6

7 drøfter og godkender forslag til udvidede retningslinjer for udlejning af lokaler på Metropol Der var bred opbakning til retningslinjerne. Det blev påpeget, at det også er vigtigt med gode procedurer. Bestyrelsen udtrykte overraskelse over variansen på tværs af uddannelsesinstitutioner. Næstformanden bemærkede, at mulighederne på Metropol for at leje lokaler ikke er særlig synlige udadtil, og foreslog at det kunne overvejes at sende materiale herom til fx de faglige organisationer. Bestyrelsen drøftede og godkendte forslag til udvidede retningslinjer for udlejning af lokaler på Metropol Godkendelse: Ændring af udpegningsorganisation, uddannelsesudvalg Katastrofe- og Risikomanageruddannelsen (KRM) 10.1 Indstilling 10.2 Skema over udpegningsorganisationer KRM. godkender at Novo Nordisk A/S (afdelingen Corporate Risk Management) vælges som privat udpegningsorganisation til uddannelsesudvalget for Katastrofe- og Risikomanageruddannelsen i stedet for Falck Danmark Formanden orienterede kort om sagen og anbefalede i forlængelse heraf at bestyrelsen fremadrettet delegerer kompetencen til formandskabet fsva. godkendelse af ændringer i de enkelte uddannelsesudvalg, der måtte forekomme i løbet af den 4-årige udpegningsperiode. Bestyrelsen godkendte at Novo Nordisk A/S (afdelingen Corporate Risk Management) vælges som privat udpegningsorganisation til uddannelsesudvalget for Katastrofe- og Risikomanageruddannelsen i stedet for Falck Danmark. Bestyrelsen besluttede endvidere fremadrettet at delegere kompetencen til formandskabet til at godkende enkeltorganisations/enkeltpersons ændringer i sammensætning inden for de enkelte uddannelsesudvalg, der måtte forekomme i løbet af den 4-årige udpegningsperiode. (Ledelses- og kommunikationssekretariatet sørger for, at forretningsordenen bliver præciseret i overensstemmelse hermed). 7

8 11.0 Drøftelse og orientering: Opsamling på årligt møde uddannelsesudvalg & skriftlige årlige orienteringer fra uddannelsesudvalgene 11.1 Indstilling 11.2 Årlige orienteringer 2016 fra uddannelsesudvalgene 11.3 (SEKUNDÆRT BILAG) Opsamling på årligt møde den 8. november evaluerer og drøfter det årlige møde med uddannelsesudvalgene inkl. set up, tager de årlige skriftlige orienteringer fra uddannelsesudvalgene til efterretning. Bestyrelsen kvitterede med positiv tilbagemelding på det nye set up både hvad angår de skriftlige orienteringer (som dog som samlet dokument var meget omfangsrigt) og hvad angår det årlige møde med uddannelsesudvalgene som var præget af engagement, relevans, og videndeling. Og der var stor opbakning i bestyrelsen til at det nuværende set-up gentages næste år. Næstformanden så det som et startskud til øget aktivering af uddannelsesudvalgene og opfordrede til at det nu blev overvejet at bringe tilbage til udvalgene, hvordan man får samarbejdet/videndelingen mv. til fortsat og fremadrettet at blomstre, da udvalgene og deres medlemmer er vigtige ambassadører for Metropol. Bestyrelsen evaluerede og drøftede det årlige møde med uddannelsesudvalgene og tog de årlige skriftlige orienteringer fra uddannelsesudvalgene til efterretning. Det årlige møde mellem bestyrelse, direktion og uddannelsesudvalg (formænd) er fastsat til den 21. november 2017 kl Rektor orienterer 12.1 Rektor orienterer 12.2 Rektor orienterer mundtlig orientering Bestyrelsen bemærkede endnu engang, at det er interessant at se, hvor mange aktiviteter, der er i gang på Metropol. Mht. nyhed omkring hhv. undersøgelse af Sygeplejestuderendes niveau af sundhedskompetence og esundhedskompetence samt nyhed omkring digital diabetes bemærkede næstformanden, at digitaliseringens betydning for uddannelser og arbejdsmarkedet er yderst relevant. Bestyrelsen tog rektor orienterer til efterretning. SEK. BEMÆRKNING: 8

9 På opfordring og ønske fra formandskabet vil der fremadrettet - mellem bestyrelsesmøderne og ca. 3-4 gang årligt - udarbejdes et nyhedsbrev til bestyrelsen og som bestyrelsen ud over som information til sig selv også kan bruge til videreformidling til eksterne interessenter (som endvidere også har mulighed for selv at abonnere på det). Endvidere tænkes nyhedsbrevet tilsendt uddannelsesudvalgene. Det første nyhedsbrev forventes at udkomme i februar Evt. På spørgsmål vedrørende hvorvidt Danske Professionshøjskoler mfl. gør noget proaktivt i forhold til omprioriteringsbidraget, orienterede formanden om, at Danske Professionshøjskoler, blandt andet i rektorkollegiet og i formandskollegiet i mange sammenhænge har møder med ordførere og ligeledes løbende møder med ministeriet og embedsværket. 9