Samarbejde mellem Jobcenter Glostrup og AMK Øst ift. at sikre, at dagpengemodtagere får de samtaler, de har krav på.

Transkript

1 Afrapportering Arbejdsmarkedskontor Øst Marts 2019 Sagsnr.: 19/00659 Samarbejde mellem Jobcenter Glostrup og AMK Øst ift. at sikre, at dagpengemodtagere får de samtaler, de har krav på. Baggrund Tidligere undersøgelser har vist evidens for, at et tidligt og intensivt kontaktforløb har god effekt i forhold til at bringe borgere i job. Det intensive kontaktforløb er således et vigtigt redskab til at få ledige og sygemeldte borgere tilbage på arbejdsmarkedet. Gennem en længere periode har Jobcenter Glostrup konsekvent ligget lavt i forhold til at give alle jobsamtaler til dagpengemodtagere set i forhold til lovens krav. Opgjort på landsplan for samme målgruppe ligger Jobcenter Glostrup også under landsgennemsnittet 1, men har haft en positiv udvikling i december 2018 Ministeren har stort fokus på det forhold, at mange jobcentre har en lav samtalevolumen på tværs af målgrupper (forstået som overholdelse af de lediges ret til et bestemt antal samtaler) herunder ledige a-dagpengemodtagere - og sendte derfor bl.a. i oktober 2018 breve til samtlige kommuner med data for jobcentrenes afholdelse af samtaler med de ledige. Glostrup Kommune fik ligeledes et brev fra Ministeren med opfordring til at rette op på det lave antal samtaler. På den baggrund har Jobcenter Glostrup og AMK Øst indgået et samarbejde om en undersøgelse af mulige årsager til, at jobcentret ikke til rette tid får givet de ledige dagpengemodtagere de jobsamtaler, de har krav på. Formålet med denne undersøgelse er, at Jobcenter Glostrup i højere grad fokuserer jobsamtalerne for dagpengemodtagere tidligt i ledighedsforløbet, så de ledige får det antal jobsamtaler, som de ifølge lovgivningen har krav på, til rette tid. Undersøgelsen skal således danne baggrund for at pege på opmærksomhedspunkter, som Jobcenter Glostrup kan bringe med videre i arbejdet med at skabe en god og effektiv forenklet beskæftigelsesindsats for dagpengemodtagerne. Undersøgelsens elementer Undersøgelsen af Jobcenter Glostrups udfordringer med afholdelse af de tidlige jobsamtaler med dagpengemodtagere har - udover forskelligt relevant skriftligt materiale fra Jobcenter Glostrup bestået af interviews med jobcenterchef, afdelingsleder og medarbejdere fra dagpengeteamet. 1 I oktober 2018 havde Glostrup en andel på 36 pct. af dagpengemodtagere med 6-9 mdrs. ledighed, der havde fået 6 samtaler eller mere. I november 2018 faldt dette til 23 pct., men i december oppe på 44 pct. Gennemsnittet i december på landsplan var 66,7 pct. 1

2 Glostrups tiltag I Jobcenter Glostrup har man siden ministerbrevet i oktober 2018 forsøgt at få et overblik over de mulige årsager til, at ledige dagpengemodtagere ikke i tilstrækkelig grad får de jobsamtaler, som de har krav på. Det er jobcenterchefens opfattelse, at der ikke i sig selv er tale om, at medarbejderne har en lav volumen i antal samtaler, hvorfor fokus har været på: afdækning af, om medarbejderne registrerer jobsamtaler korrekt, så afholdte samtaler reelt figurerer i STARs opgørelser at få udarbejdet retvisende rapporter om samtaler gennem det kommunale sagsbehandlingssystem Momentum at sparre direkte med andre jobcentre, der har gode erfaringer med produktionsstyring af samtaler, ligesom medarbejdere og afdelingsledere har deltaget på AMK Øst s Produktionsstyringsseminar i november 2018 og i netværksmøde for medarbejdere om praktik i forbindelse med brug af Momentum OPUS-LIS i januar 2019 at sætte gang i et projekt i samarbejde med konsulentfirmaet mploy med henblik på at styrke styring og produktionsplanlægning i jobcenteret (via puljemidler fra implementering af LAB) Tabel: Udviklingen i antal samtaler tidligt i ledighedsforløbet, a-dagpengemodtagere: Gennemsnitligt antal afholdte samtaler pr. ledig Andel der opfylder krav 2018 Antal personer Oktober 53 4,8 36% November 52 4,6 23% December 56 5,3 44,6% Kilde: Jobindsats.dk Note: Kravet er mindst 6 samtaler inden for de første 6 måneders ledighed Opmærksomhedspunkter AMK Øst kvitterer for, at Glostrup har rettet fokus på udfordringen og i december 2018 øget andelen af ledige a-dagpengemodtagere, der får det antal tidlige samtaler, som de har krav på. Vores gennemførte undersøgelse giver grundlag for at pege på en række opmærksomhedspunkter i forhold til at styrke produktionsstyringen af jobsamtaler for dagpengemodtagere inden for områderne Ledelse, Organisering og Medarbejdere, Produktionsstyring og Politik. Hvert enkelt område gennemgås nedenfor: 1. Ledelse Jobcenter Glostrup fremhæver de ledelsesmæssige udfordringer det meste af 2018: En mangeårig teamleder for dagpengeområdet ophørte ultimo I forlængelse heraf gennemførtes en organisationsændring, hvor to afdelinger blev lagt sammen til én. Den nyudnævnte leder af den sammenlagte afdeling ophørte efter 5 mdr. i foråret Siden foråret 2018 har jobcenterchefen i praksis været fungerende teamleder for både a-dagpenge- og sygedagpengeteamet. 2

3 Den nye afdelingsleder (tidligere teamleder for sygedagpengeteamet) for den nye samlede afdeling Job- og Arbejdsfastholdelse er netop kommet retur fra barsel den 15. januar 2019, og ledelsesgruppen på tre afdelingsledere og jobcenterchefen er nu fuldtallig. Desuden nævnes en konstant udfordring med, at afdelingen Job- og Arbejdsfastholdelse har været fordelt på 2 adresser (Dommervangen og Rådhuset). Stort set hele afdelingen vil blive samlet på Dommervangen fra marts 2019 sammen med afdelingslederen, dog ikke de 4 nye medarbejdere i Indsats-gruppen, der vil blive placeret på Rådhuset pga. pladsmangel i Dommervangen. Endelig nævnes som hovedudfordringen, at man er overgået til Momentum i marts 2018, og at det hidtidige strukturerede styringsmateriale ikke siden har kunnet gennemføres. Glostrup udtrykker, at der med fordel kan arbejdes mere med produktionsplanlægning og produktionsopfølgning og ønsker at have fokus på datastyring af produktionen fremover. Undersøgelsen peger på følgende opmærksomhedspunkter ift. ledelse: o Der er behov for tydelighed om, hvilke forventninger ledelsen har til medarbejderne (både hele teamet og hver enkelt medarbejder) ift. produktionskrav. o Ledelsesbeslutninger om produktionen kan med fordel italesættes løbende overfor teamet herunder ift. antal samtaler, styring af samtaler, indhold og kvalitet, overordnet målsætning fx ift. særlige branchefokus mv. o Medarbejderne kan med fordel inddrages og ansvarliggøres mere ift. at opfylde både lovens krav og særlige politiske og ledelsesmæssige retningslinjer for Glostrup. o I forbindelse med dels samarbejdet med mploy om projekt med fokus på at styrke planlægningen af indsatsen (midler fra LAB-puljen), og dels de iværksatte initiativer til at styrke den tekniske produktionsstyring er det oplagt at tænke disse to initiativer tæt sammen, så der sikres sammenhæng mellem selve produktionsplanlægningen og det tekniske setup i jobcenteret. 2. Organisering og medarbejdere I undersøgelsen nævnes på alle niveauer, at Jobcenter Glostrup har en god afdeling med dygtige og engagerede medarbejdere, der er motiverede for at opfylde de lediges rettigheder i forbindelse med. jobsamtaler. Jobcenter Glostrup ligger godt på andre resultater bl.a. er ledigheden faldet ud over det forventede niveau og har et ønske om at forbedre resultaterne på jobsamtaler. Alle har udtrykt forventning om, at sammenlægningen på samme adresse vil have positiv effekt også ift. at sikre, at samtaler bliver afholdt rettidigt. Undersøgelsen peger på følgende opmærksomhedspunkter ift. den fremtidige organisering: o Særlig opmærksomhed på, at dagpengeteamet næsten fordobles med tilførelse af 4 nye medarbejdere fra 1. marts 2019 mhp. fokus på indsats for at mindske langtidsledigheden. Teamet er nu på 5 medarbejdere. o Fordelingen af medarbejdergruppen i de forskellige teams i afdelingen, fx ift. administrative og sagsbehandlere; uddannelsesbaggrund og forskellige kompetencer mv. o Overvejelser ift. dagpengeteamets sårbarhed ved længerevarende sygdom mv. o Overvejelser om fordele og ulemper ved forskellige sagsfordelingsmetoder: egne sager i form af fordeling efter cpr., branchetilhørsforhold, ledighedslængde el. lign. eller åbne sager, hvor ledige kan booke aftaler hos alle sagsbehandlere. 3

4 o Håndtering af arbejdspukler, planlagt/ikke-planlagt fravær mv. (fx makkerpar/bagvagt, anden aktør, vikarkorps mv.) herunder fordele og ulemper ved den nuværende organisering blandt dagpengeteamets 5 medarbejdere. o Tilrettelæggelse af samtaleindkaldelser (både fællessamtaler med a-kasser og individuelle samtaler) så der samtidig er størst effektivitet, få administrative udfordringer og lavt samlet timeforbrug. o Snitflader mellem sygedagpenge- og a-dagpengeområderne og fælles forståelse for arbejdsgange, når ledige skifter mellem ydelserne. o Overvejelser om hvordan og hvor ofte produktionsplanlægningen bør justeres. Fx i forbindelse med sæsonudsving, fald i ledigheden, ændring i ledighedsprofilen/lediges brancher m.v. o Overvejelser ift. behovet for en medarbejder med særligt fokus på at udarbejde produktionsdata herunder fordele og ulemper ved placering centralt på Rådhuset. 3. Produktionsplanlægning og -opfølgning Jobcenter Glostrup har tidligere (Opera) arbejdet med et velfungerende LIS-system. Efter overgangen til Momentum har det ikke været muligt at få samme slags data. Hertil kommer, at der i jobcentret ikke pt. er en særlig medarbejder med datakvalifikationer, der kan udarbejde ledelsesinformation gennem OPUS-LIS (tidligere IT-ansvarlig er på barsel indtil august 2019). Der er enighed om, at der er et stort behov for at få etableret løbende opdateret og korrekt ledelsesinformation til brug for produktionsstyring af hele organisationen. Formålet med produktionsstyringen på ledelsesniveau er selvsagt at give ledelsen muligheder for at følge tæt, hvilke aktiviteter der gennemføres i organisationen, og om det sker til rette tid mv. Der er mindst 2 elementer heri: 1. Løbende at få udarbejdet data, der giver det nødvendige og tilstrækkelige overblik i en kort og lettilgængelig form 2. Kontinuerligt at bruge data til at motivere og engagere medarbejdere og som konkret opfølgningsværktøj. Undersøgelsen peger på følgende overvejelser og opmærksomhedspunkter ift. at udarbejde ledelsesinformationen: o Hvor hyppigt skal borger til samtale (lovkrav, politiske eller ledelsesmæssige mål mv.) Særligt vigtig, når forenklingsloven træder i kraft pr. 1. juli o Omsætning af strategi for kontaktforløbet (fx særlig indsats tidligt i ledighedsforløbet) til konkrete data til opfølgning. o Overvejelser ift. samtalevarighed og kadence, fx om det skal være ens eller differentieret blandt ledighedsgrupper? o Sikring af lettilgængelig og omsættelige data til afdelingslederne, der ikke selv trækker data/udarbejder lister eller oversigter, men som (særligt i begyndelsen) skal have data leveret løbende. o Normtal for samtaler pr. sagsbehandler herunder ikke mindst tydeliggørelse af og løbende (fx ugentlig) opfølgning på, om normtallet nås. o Brug eksisterende data (muligheder i Momentum og Jobindsats.dk) indtil et fuldstændigt ledelsesinformationssystem er udarbejdet. En fyldestgørende ledelsesinformation kan bl.a. indeholde: o Tilgang og afgang, overblik over antal og flow af borgere. o Oversigt over løbende samtalefrekvens for alle målgrupper. 4

5 o Overskredne frister, hvem mangler samtale/indsats. o Kommende frister, eks. de næste 14 dage. o Overblik over samtaler, der aflyses/udsættes. Undersøgelsen peger på behov for følgende overvejelser og opmærksomhedspunkter ift. at anvende og udbrede ledelsesinformationen og sikre fokus på produktionsstyring hele vejen gennem organisationen: Produktionsstyring på teamniveau o Sæt produktionsstyring på dagsordenen: Etablering af fastlagte produktionsstyringsmøder eller produktionsstyring som et tilbagevendende dagsordenpunkt på møderne mellem jobcenterchef og afdelingsleder. o Evt. hjælp til bedre udnyttelse af systemet. Der kan eksempelvis udarbejdes arbejdsgangsbeskrivelser ift. forskellige udtræk fra systemer (OPUS-LIS og/eller Jobindsats.dk), der kan hjælpe afdelingslederen i den daglige planlægning og opfølgning. o Klar opgavefordeling: Tag stilling til, hvem der gør hvad ift. at trække lister og data og omsætte denne viden til medarbejderne. o Sæt mål/delmål og følg jævnligt op på de fastlagte produktionsmål. Produktionsstyring på medarbejderniveau o Skab mulighed for overblik over egen sagsstamme, til- og afgang og status ift. tilbud - fx i form af medarbejderspecifikke dashboards/rapporter eller lignende, som kan fungere som et hjælperedskab til styring af egen sagsstamme. o Følg konsekvent op på ledelsestilsyn både samlet i teamet og enkeltvis - herunder med fokus på både kvalitet og rettidig afholdelse af samtaler og indsats. o Gå endnu tættere på opgaveløsningen og undersøg, hvis rettidigheden falder og/eller er for lav. Hvad er udfordringerne her-og-nu fx med booking af tider, indkald, brug af lister eller andet, der står i vejen for at få afholdt de rigtige samtaler? o Sæt mål/delmål og følg jævnligt op på de fastlagte produktionsmål, også på medarbejderniveau. 4. Politiske rammer Glostrup har et godt samarbejde med det politiske niveau, der netop på baggrund af en investeringscase har tildelt jobcentret ekstra midler til at ansætte 4 nye medarbejdere i et særligt indsatsteam, som de kommende to år primært skal have fokus på at mindske langtidsledigheden. Den nuværende Beskæftigelsesplan er 2-årig ( ) med justerede mål for Som noget nyt vil der for 2019 blive udarbejdet underliggende produktionsplaner pr. afdeling i jobcentret med yderligere mål for indsatsen, på dagpengeområdet fx med mål for samtaler og aktiviteter ift. de enkelte målgrupper. Her kan der peges på følgende opmærksomhedspunkter: o Følg løbende op på mål og oplæg til indsatser fra Beskæftigelsesplan med underliggende produktionsplaner. Gør opfølgningen letomsættelig. o Inddrag de enkelte teams i politikernes mål- og resultatopfølgning, så der skabes ejerskab og fokus på jobcenterets produktionsstyring. 5

6 Praktisk information Undersøgelsen er foretaget i januar Dette afrapporteringsnotat er udarbejdet af AMK Øst på baggrund af interview med jobcenterchef Nicolaj Drøschler og afdelingschef Xhemile Emini samt interviews med 4 medarbejdere fra afdelingen Job- og Arbejdsfastholdelse. Interviewet med 2 af medarbejdere foregik med metoden Workflow, hvor organiseringen af og det administrative set-up for sagsbehandlernes praksis for det intensive kontaktforløb blev gennemgået via en borgerrejse fra nyledig til 6 måneders ledighed med alle facetter. Desuden er indgået relevant fremsendt materiale (bl.a. Beskæftigelsesplan , materiale vedr. business case, Ledelsestilsyn for forsikrede ledige mv.) For uddybende spørgsmål kontakt arbejdsmarkedsdirektør Jens Folman (jfo@star.dk), fuldmægtig Camilla V. Mortensen (cam@star.dk) eller specialkonsulent Birte Dreyer Kristensen (bdk@star.dk). 6