Ny model for organisering af ejendomsområdet i Assens Kommune

Transkript

1 Ny model for organisering af ejendomsområdet i Assens Kommune Strategisk perspektivering af ejendomsområdet Afrapportering April 2019

2 Indhold 1 Indledning Hvorfor en ændret organisering af ejendomsområdet Assens Kommune? Grundlæggende fællestræk i de to modeller for ny organisering af ejendomsområdet... 5 Samlet ejerskab til kommunens ejendomme... 6 Samlet politisk forankring af ejendomsområdet under et udvalg... 6 Samling af det faglige og økonomiske ansvar for alle kommunens ejendomsopgaver... 7 Organisatorisk samling med et lokalt afsæt... 8 Distriktsstruktur... 9 Etablering af ny samarbejdsmodel for ejendomsdrifts- og serviceydelser Forskelle mellem model 1 og Ejendomme og områder Opgaver og budgetter

3 1 Indledning Assens Kommune besluttede i forbindelse med budgetvedtagelsen for 2019, at der skulle arbejdes med et mere strategisk perspektiv på ejendomsområdet, så ressourceforbruget til drift og vedligehold blev optimeret. Aftalen blev indgået med afsæt i en økonomisk analyse af ejendomsområdet fra 2018, hvor der blev peget på en række potentielle effektiviseringsmuligheder inden for det samlede ejendomsområde. I forlængelse heraf blev det besluttet at arbejde videre med at samle den økonomiske styring og organisering af opgaverne på ejendomsområdet, ligesom der blev udpeget et effektiviseringspotentiale i budgetterne for Med henblik på at indfri de økonomiske potentialer og sikre en samlet og sammenhængende organisering af ejendomsområdet har der i foråret 2019 været gennemført en forberedende proces, hvor der dels skulle ske en præcisering og tydeliggørelse af, hvordan der kunne arbejdes mere strategisk med ejendomsområdet i Assens Kommune, dels ske en nærmere analyse af to udvalgte modelforslag. Efter valg af model vil der i efteråret 2019 skulle arbejdes videre med yderligere konkretisering og beskrivelse af den nye fælles ejendomsfunktion, herunder opgaver, budgetter, organisering og serviceniveauer. Det forberedende analysearbejde har været forankret i hhv. en politisk og en administrativ styregruppe, hvor førstnævnte har bestået af borgmesteren samt formændene for kommunens stående udvalg. Styregrupperne har på en række møder i første halvdel af 2019 drøftet en række perspektiver og opmærksomhedspunkter knyttet til ambitionen om at implementere en fælles, strategisk ejendomsdrift i Assens Kommune, ligesom styregrupperne har fastlagt de overordnede principper for den fremtidige model til strategisk ejendomsdrift. Det har været en central del af det forberedende analysearbejde at få skabt en bred inddragelse af ledere og medarbejdere, der enten i det daglige arbejder med kommunal ejendomsdrift eller er ansvarlige for de kommunale opgaver, som foregår i ejendommene. Inddragelsen er primært foregået gennem: Følgegruppemøder med deltagelse af repræsentanter for hhv. tekniske serviceledere og - medarbejdere og repræsentanter for skoleledere, institutionsledere mv. Workshops med relevante fagområder med deltagelse af fagchefer, servicemedarbejdere, decentrale ledere mv. Dels i forhold til at få afdækket aktuel praksis, dels ift. at drøfte ledelsesmæssige og opgavemæssige fordele og ulemper ved forskellige former for opgavevaretagelse på ejendomsområdet Drøftelser i det nedsatte MED-underudvalg til HovedMed udvalget Notatet er opbygget således, at der i afsnit 2 indledningsvis kort redegøres for baggrunden for den ændrede organisering på ejendomsområdet. Dernæst gennemgås i afsnit 3 de grundlæggende fællestræk i de to modeller, hvorefter det i afsnit 4 beskrives, hvordan de to modeller adskiller sig fra hinanden. Bilag 1 indeholder en skematisk oversigt over de to modeller, mens Bilag 2 indeholder en samlet oversigt over de gennemførte dialogaktiviteter i forberedelsesprojektet, ligesom Bilag 2 også opsummerer en række af de væsentlige opmærksomhedspunkter, som dialogen med kommunens ledere og medarbejdere har afdækket. 3

4 2 Hvorfor en ændret organisering af ejendomsområdet Assens Kommune? Assens Kommune har i 2019 og i de kommende år på linje med en lang række øvrige kommuner sat politisk fokus på kvalitet, effektivisering og arealoptimering inden for ejendomsområdet. I 2017 ejede Assens Kommune 126 ejendomme med et samlet areal på ca m 2. De kommunale ejendomme udgør en betydelig værdi for Assens Kommune, ligesom drift og vedligeholdelse af det samlede ejendomsområde udgør en væsentlig udgift for kommunen svarende til ca. 85 mio. kr. årligt. Opgaverne på ejendomsområdet i Assens Kommune er ganske omfattende og dækker over en lang række forskelligartede opgaver - fra praktiske dag-til-dag opgaver, planlægning og gennemførsel af store vedligeholdelsesprojekter til udførelsen og styringen af den løbende drift, rengøring mv. En ny organisatorisk ramme for ejendomsopgaverne i Assens Kommune, hvor der etableres en ny fælles ejendomsfunktion, der dækker drift, service og vedligehold af kommunens ejendomme, skal bidrage til et mere sammenhængende og strategisk blik på det kommunale ejendomsområde, som både skal resultere i behov for færre ejendomme, og bidrage til bedre og billigere kvadratmeter i Assens Kommune på både kort og langt sigt. Det gælder på det strategiske niveau i forhold til den overordnede styring af ejendomsmassen og de værdier, bygningerne udgør, samt i forhold til en samlet optimering og styring af, hvordan kommunens totale ejendomsportefølje og -økonomi anvendes bedst muligt. Samtidig vil en ny organisering kunne bidrage til, at der sker en mere effektiv løbende udnyttelse af kommunes afsatte midler til drift og vedligeholdelse af ejendomme, hvor det skal sikres, at alle ejendomme og ejendomsbrugere i Assens Kommune har adgang til kompetent og ressourceeffektiv ejendomsservice, og et drift- og vedligeholdelsesniveau af de kommunale i overensstemmelse med de økonomiske rammer og fastlagte serviceniveauer. Dialogen med den politiske og administrative styregruppe har vist et højt ambitionsniveau for den fremadrettede opgaveløsning på ejendomsområdet både i forhold til at sikre gode fysiske rammer for kommunens serviceydelser, men også i forhold at realisere et effektiviseringspotentiale, så besparelser på andre af kommunens kerneopgaver kan reduceres. I forlængelse heraf er der opstillet nogle overordnede målsætninger og principper, som vurderes at være helt centrale forudsætninger for en mere strategisk ejendomsfunktion målsætninger og principper som skal gælde, uanset hvordan den fremtidige model for opgaveløsningen på ejendomsområdet konkret udformes. En realisering af de opgjorte effektiviseringspotentialer vil kræve, at ansvaret for at arbejde tværgående og strategisk på ejendomsområdet opprioriteres, og at der arbejdes mod en ændret og mere samlet opgave- og ansvarsfordeling i forhold til de ejendomsrelaterede opgaver. Det betyder at: Den økonomiske styring og organisering af opgaverne i højere grad skal samles Den nye organisering skal fremme et mere strategisk perspektiv på ejendomsrådet Opgaveløsningen skal være mere effektiv modellerne skal skabe et økonomisk potentiale på 1,8 mio. kr. stigende til 4,9 mio. kr. henover årene

5 Den nye organisering skal kunne tage hensyn til, at der kan være forskelligartede behov på kommunens forskellige institutioner mv. Modellerne skal understøtte ubureaukratiske samarbejdsrelationer mellem den nye fælles ejendomsfunktion og ejendommenes mange brugere På baggrund af en politisk vedtaget ejendomsstrategi skal direktion, afdelingsledere og institutioner involveres i den strategiske planlægning og disponering af ejendomsporteføljen Ejendommenes brugere skal via allerede etablerede fora som lokalråd, folkeoplysningsudvalg, brugerbestyrelser mv. - inddrages og høres omkring relevante, strategiske prioriteringer af ejendomsporteføljen Modellerne skal åbne mulighed for disponering af ejendommene under hensyntagen til forskellige brugergrupper og i overensstemmelse med Vision 2030 I den nye organisering ændres grundlæggende på både budget- og personaleansvar samt organiseringen af kommunens ejendomsopgaver i forhold til den nuværende praksis. De gennemførte dialogaktiviteter med ledere og medarbejdere fra Assens Kommune har afdækket, at der er forskellige opmærksomhedspunkter, holdninger, ønsker og behov knyttet til kommunens opgaveløsning på ejendomsområdet. Inputtene fra dialogen der er opsummeret i Bilag 2 - har bidraget til at kvalificere modellernes hovedprincipper. 3 Grundlæggende fællestræk i de to modeller for ny organisering af ejendomsområdet Nedenfor beskrives nogle af de ændringer, som en ny model for ejendomsområdet indebærer, og som er fælles for de to modeller: Ejerskabet til kommunens ejendomme samles, og det politiske ansvar for ejendomsområdet samles under ét udvalg Det faglige og økonomiske ansvar for alle kommunens ejendomsopgaver samles, herunder indvendig og udvendig vedligeholdelse, tekniske installationer, forsyning, rengøring, udearealer samt anlægsprojekter for udvikling, renovering og energieffektivisering mv. Det udførende tekniske servicepersonale overdrages ansættelsesmæssigt fra de enkelte institutioner til den fælles ejendomsfunktion og opgaveudførslen organiseres i et antal lokale, geografiske distrikter Ansvaret for rengøringsområdet samles, og rengøringspersonalet samles organisatorisk i en fælles rengøringsfunktion, der bliver en del af den samlede fælles ejendomsfunktion Der indføres en ny samarbejdsmodel mellem den fælles ejendomsfunktion og de decentrale enheder en samarbejdsmodel der skal danne ramme for en fleksibel og ubureaukratisk løsning af ejendomsdrifts- og serviceopgaverne 5

6 Samlet ejerskab til kommunens ejendomme En væsentlig ændring i begge de foreslåede modeller er, at til kommunens ejendomme samles politisk og administrativt. Med ejerrollen følger et ansvar for optimering af bygningsporteføljen efter retningslinjer vedtaget af det politiske niveau, hvilket vil ske gennem formulering og udmøntning af en egentlig ejendomsstrategi for Assens Kommune. Til ejerskabet knytter sig en række opgaver vedrørende den overordnede forvaltning af kommunens ejede og lejede ejendomsportefølje. Det gælder opgaver og beslutninger knyttet til konkrete dispositioner om køb og salg af ejendomme, forberedelse og igangsættelse af nybyggerier, ombygninger og nedrivninger, men også opgaver knyttet til mere overordnede vurderinger af nuværende og fremtidige kapacitetsbehov sammenholdt med den eksisterende ejendomsmasse. Og opgaver hvor den nye ejendomsfunktion i dialog med fagområderne og på baggrund af fx demografi, udviklingsønsker og nye behov - udarbejder forslag til den overordnede prioritering af ressourcer og indsatser. Samling af ejerskabet giver langt bedre mulighed for at etablere og ajourføre et systematisk datagrundlag, som kan anvendes som fundament for beslutninger om udvikling af den kommunale ejendomsportefølje. Et datagrundlag som kan give et overblik over, hvilke ejendomme og bygninger der er effektive, hvordan og hvor meget ejendommene aktuelt anvendes, og dermed også et billede af, hvilke ejendomme der med fordel kan prioriteres i forhold til genopretning og modernisering. Samlingen af ansvar for ejendomsporteføljen vil tilsvarende øge mulighederne for samlet at planlægge og gennemføre arealoptimeringer (der fx indebærer, at flere brugergrupper deles om samme lokaliteter eller areal), ligesom nye eller ændrede lokalebehov for kommunens fagområder kan håndteres af ejendomsfunktionen i samarbejde med fagområder og brugere, idet lokalebehovene søges tilgodeset på en måde, som samtidig er optimal for kommunens samlede håndtering af ejendomsporteføljen. Af samme grund vil den nye fælles ejendomsfunktion få et overordnet ansvar i forhold til hvordan kommunens ejendomsportefølje disponeres og anvendes, herunder også et ansvar i forhold til anvisning af lokaler til foreninger både i og udenfor det folkeoplysende formål. Samlet politisk forankring af ejendomsområdet under et udvalg I Assens Kommune er fagudvalgene sagsforberedende udvalg og varetager den umiddelbare forvaltning inden for fagområdet, mens Økonomiudvalget behandler sager af mere overordnet karakter, herunder den overordnede kommuneplanlægning og kommunens økonomiske planlægning, mens Miljø, Teknik og Plan udvalget varetager lokalplanlægning. De enkelte politiske udvalg har ansvaret for de bygninger, der tilhører deres politiske fagområder, dog har Miljø, Teknik og Plan udvalget ansvaret for det udvendige vedligehold på alle kommunale bygninger og på tværs af fagområder. I de kommuner, der allerede har gennemført en samling af ejendomsdriften, er det samlede politiske ansvar typisk placeret under Økonomiudvalget eller under det tekniske udvalg. Formålet er i begge tilfælde at få et samlet overblik over de kommunale bygninger og sikre en overordnet og tværgående prioritering af budget og indsatsområder. På baggrund heraf foreslås det, at den nye fælles ejendomsfunktion placeres samlet under enten Økonomiudvalget eller Miljø, Teknik- og Plan udvalget med henblik på, at ét udvalg skal varetage de driftsog vedligeholdelsesrelaterede overvejelser og sammenholde det med den samlede arealudnyttelse. De øvrige fagudvalg vil fortsat skulle vurdere bygningsbehov set i forhold til deres kerneydelse. 6

7 Samling af det faglige og økonomiske ansvar for alle kommunens ejendomsopgaver Også i forhold til opgaverne er de to modeller grundlæggende ens. I begge modeller vil der være en mere samlet ansvarsplacering af de ejendomsrelaterede opgaver i en ny fælles ejendomsfunktion. Dette er en væsentlig forudsætning for at skabe en tilstrækkelig gennemslagskraft til dels at realisere de forudsatte effektiviseringer, dels fremadrettet at tilføre ejendomsområdet et strategisk perspektiv, og dermed levere en mere prioriteret og målrettet vedligeholdelsesindsats med afsæt i kommunens ejendomsstrategi og vision Samlingen af opgaverne skal medføre en bedre planlægning og udnyttelse af ressourcer og bidrage til at samtænkning og planlægning af fx den udvendige og indvendige vedligeholdelse, løbende driftsopgaver og anlægsopgaver for renovering og energioptimering vil dels give en mere effektiv udnyttelse af de samlede ressourcer, dels over tid kunne bidrage til, at behovet for store genoprettende vedligeholdelsesprojekter reduceres, fordi der bliver bedre mulighed for systematisk at prioritere og planlægge en løbende, forebyggende vedligeholdelse. Samtidigt bliver det muligt at harmonisere serviceniveauer på tværs af ejendomme, hvor det aktuelt er relativt uensartet. I en periode vil det kunne betyde, at der bruges færre ressourcer på de ejendomme, der er i god stand, mens der omvendt bruges flere på dem, der ligger under niveau, men over tid er det målet, at det generelle niveau kan hæves. Også for udearealerne er det nuværende service- og kvalitetsniveau svingende. Ved at samle opgaveansvaret og budgetansvaret er det muligt at sammentænke opgaveløsningen yderligere, fx ved at udnytte maskiner, materiel og udstyr mere effektivt. En samlet og koordineret udførsel af fx græs- eller hækklipning på tværs af de kommunale ejendomme vil kunne medføre væsentlige effektiviseringsgevinster, ligesom det kan bidrage til, at der opleves et mere ensartet kvalitetsmæssigt niveau på tværs. Opgaveområder omfattet af fælles ejendomsdrift er illustreret i nedenstående figur: 7

8 En samling af opgaveansvaret indebærer også, at der sker en samling af den økonomi, der anvendes på de ejendomsrelaterede opgaver, og som i dag er delt mellem centrale og decentrale budgetposter. En samling af økonomien skal sikre, at der er sammenhæng mellem de opgaver og de budgetter, der flyttes fra institutioner og fagområderne til den nye fælles ejendomsfunktion. De nærmere principper for budgetoverførslerne samt forslag til de konkrete budgetoverførsler vil skulle udarbejdes som del af de forberedende aktiviteter i efteråret Organisatorisk samling med et lokalt afsæt De to modeller har et ensartet udgangspunkt i forhold til organiseringen, hvor der sker en organisatorisk samling af medarbejderne på ejendomsområdet til den nye fælles ejendomsfunktion. En af de store gevinster ved at samle ejendomsdriftsopgaverne på tværs af områder og institutioner vil være muligheden for at udnytte geografisk nærhed i opgaveudførelsen i langt højere grad, end det er muligt på de enkelte områder i dag. Der lægges derfor op til, at det bærende princip ved organisering af den nye fælles ejendomsfunktion er geografi og dermed lokal udførsel kombineret med central styring og understøttelse. I begge modeller tilstræbes det at bevare et lokalt kendskab til decentrale serviceopgaver og bygninger. Det tekniske servicepersonale skal fortsat være fysisk til stede lokalt og løse opgaver på kommunens skoler, plejecentre, dagtilbud mv. Det gælder i begge de opstillede modeller, at den fælles ejendomsfunktions tekniske servicepersonale organiseres i et antal geografiske distrikter og teams, hvor hvert team og distrikt samarbejder om de opgaver, der knytter sig til ejendommene inden for et geografisk distrikt. Mange af medarbejderne forventes derfor også fortsat at kunne have en stor del af deres daglige arbejdsopgaver på de ejendomme, hvor de i dag er tilknyttet. de bygningsrelaterede opgaver og serviceopgaverne er i dag tilrettelagt ud fra den enkelte institutions behov og økonomi og i forhold til, hvorvidt der er tekniske servicemedarbejdere ansat på institutionen eller ej. Lokal udførelse og lokalt tilhørsforhold for de tekniske servicemedarbejdere vil også fremover være kendetegnende for ejendomsdriften i Assens Kommune. I modsætning til i dag, skal det fremover være gældende for alle kommunens ejendomme. Den lokale drift baseres på et fagligt fællesskab, hvor driften af ejendomme og servicering af brugerne er kerneopgaven. Et fagligt fællesskab, hvor medarbejderne og deres forskelligartede kompetencer omkring ejendomsdrift er fundamentet for levering af god kvalitet og service. Opgaverne inden for teknisk service har undergået en udvikling, hvor fx de tekniske installationer og løsninger er blevet mere komplicerede, og hvor en bredere anvendelse af de eksisterende ressourcer og kompetencer vil kunne give faglige og økonomiske fordele for den samlede ejendomsdrift. På rengøringsområdet samles opgaveansvaret og personalet i begge modeller i kommunens fælles rengøringsenhed, der bliver en del af den nye fælles ejendomsfunktion. En samling af ansvaret giver mulighed for at arbejde mere strategisk med rengøringsområdet det være sig i forhold til at øge gennemsigtigheden via nøgletal, at fastlægge overordnede serviceniveauer, at udvikle brugersamspillet og kommunikation med institutionerne, at arbejde målrettet med kompetenceudvikling af personalet mv. Som en konsekvens af dette vil der ligeledes være tale om, at budgetansvaret for rengøringsområdet flyttes væk fra de enkelte institutioner og ind til den nye fælles ejendomsfunktion. De rengøringsmedarbejdere, der i dag er ansat på de enkelte institutioner, vil indgå i den fælles rengøringsfunktion, og i en række tilfælde givetvis også fortsat kunne gøre rent på de samme lokaliteter som i dag. 8

9 Distriktsstruktur På baggrund af ovenstående vil ejendomsfunktionens udførende led organiseres i et antal geografiske teams bestående af de tekniske servicemedarbejdere, der er i Assens Kommune i dag. De tekniske servicemedarbejdere vil med deres indgående kendskab til bygningsmassen sammen med en driftskoordinator for hvert distrikt skulle planlægge og prioritere det daglige arbejde og samarbejde med de byggetekniske medarbejdere i den fælles ejendomsfunktion. Distriktsorganiseringen er er illustreret i nedenstående figur: Antallet af distrikter i den fælles ejendomsfunktion skal defineres konkret i efterårets implementeringsfase. Rettesnoren kan evt. være antallet af institutioner eller medarbejdere (så der er ca. geografiske områder inden for kommunen, idet der fx kan tages afsæt i nogle af de eksisterende geografiske samarbejder i kommunen (fx partnerområderne på Børn- og ungeområdet). I forbindelse med distriktsopbygningen skal det samtidig vurderes, om der med fordel kan etableres en eller flere tværgående funktioner, der dækker ét eller flere geografiske områder, fx inden for installationsområdet. Denne del kan eventuelt også udvikles efter, at de geografiske distrikter og teams er etableret og i drift. I hvert distrikt vil der med fordel kunne være en distriktsansvarlig koordinator, som har det overordnede ansvar for de ydelser, der leveres i distriktet, herunder ansvar for kvalitet og brugertilfredshed samt ansvaret for distriktets personale. Samtidig vil det være afgørende, at der sker en central styring af leverancerne på overordnet niveau, således at der sikres ensartethed i serviceniveauer og ressourceforbrug på tværs af kommunen. Planlægningen af opgavevaretagelsen inden for distrikterne skal sikre robusthed og tage højde for, at der kan opstå sygdom og anden fravær. Dette skal som udgangspunkt ikke påvirke institutionernes daglige drift. Det vil være afgørende, at der på tværs af den fælles ejendomsfunktion udvikles en servicekultur, hvor den grundlæggende tilgang i opgaveløsningen er, at ejendomsfunktionens medarbejdere skal bidrage til at institutionerne kan løse deres kerneopgaver bedst muligt både ved at bidrage til, at ejendommene fungerer som gode fysiske rammer men også i forhold til at understøtte skoler, plejecentre mv. med en række serviceopgaver, som også er centrale for, at 9

10 Distriktskoordinatoren vil med udgangspunkt i samarbejds- og serviceaftalen - have dialogen med institutionslederne i forbindelse med den overordnede forventningsafstemning omkring opgaver, mens den daglige dialog kan ske direkte mellem de tekniske servicemedarbejdere og institutionsledere. Behovet for kompetenceløft/efteruddannelse samt jobrotation tænkes ind i forbindelse med teamstrukturen, således at der sikres bedre muligheder for kompetenceudvikling og efteruddannelse. Samtidig er det væsentligt, at kommunens også fortsat har mulighed for at påtage sig et socialt ansvar, hvor der på ejendomsområdet forsat er mulighed for tilknytning af medarbejdere i særlig beskæftigelse. I forhold til rengøringsområdet vil det i forberedelsesprocessen blive vurderet, hvordan og i hvilket omfang rengøringsområdet kan tænkes ind i den samlede distriktsstruktur for den samlede ejendomsfunktion. Etablering af ny samarbejdsmodel for ejendomsdrifts- og serviceydelser Det er et fællestræk ved de to modeller, at der fremadrettet vil ske et samarbejde om ejendomsdriftsog serviceopgaverne, så de enkelte institutioner har en sikkerhed for, at institutionen modtager de ejendomsdriftsydelser, der er nødvendige for, at den daglige kernedrift kan fungere. Styringsmæssigt foreslås det i begge modeller, at der udarbejdes samarbejdsaftaler mellem den fælles ejendomsfunktion og kommunens skoler, institutioner mv. I nogle tilfælde vil samarbejdsaftalerne med fordel kunne laves samlet for flere institutioner fx alle dagtilbud indenfor samme område, alle kommunens biblioteker mv. Samarbejdsaftalerne for de ejendomsfaglige opgaver vil være baseret på vedligeholdelses- og plejeplaner, der foreslås udarbejdet systematisk for alle kommunens ejendomme. I dag dækker vedligeholdelsesplaner som udgangspunkt alene forhold vedrørende klimaskærmen og de tekniske anlæg, men denne praksis foreslås udvidet til også at gælde den indvendige vedligeholdelse, ligesom der på sigt vil blive udarbejdet drifts- og plejeplaner for udearealerne, hvor kvalitets- og serviceniveauet fastlægges. Dette vil for langt hovedparten af kommunens ejendomme være en ny opgave, som vil kræve ressourcer at implementere. En systematisk gennemgang af ejendommenes indvendige vedligeholdelsesbehov samt udarbejdelsen af konkrete drifts- og plejeplaner vurderes imidlertid kvalitetsniveau men også i form af, at grundlaget for at få udført opgaverne på en effektiv måde via egne medarbejdere, entreprenørgården eller eksterne leverandører bliver bedre. enten Et af de væsentlige principper i den nye samarbejdsmodel er, at også en række af de serviceopgaver, som nogle af de tekniske servicemedarbejdere (og i mindre omfang også det decentralt ansatte rengøringspersonale) i dag løser, vil skulle varetages af den nye fælles ejendomsfunktion. Det foreslås at rammerne for udførelsen af serviceopgaverne indarbejdes i samarbejdsaftalerne mellem den fælles ejendomsfunktion og de decentrale institutioner på en måde, så der lægges op til et tillidsbaseret, fleksibelt og pragmatisk samarbejde omkring serviceopgaverne. Samarbejdsaftalerne vil for de forskellige institutionstyper beskrive eventuelle specifikke serviceopgaver og konkrete leverancer suppleret med eventuelle lokale og institutionsspecifikke forhold/behov, der skal tages højde for. På denne baggrund udarbejdes en samarbejdsaftale med hver institution, som vil danne grundlag for leverancen af ydelser fra den fælles ejendomsfunktion. 10

11 Strukturen for samarbejdsaftalerne er illustreret i nedenstående figur. Samlet samarbejdsaftale Aftale om ejendomsdrift Aftale om lokale serviceopgaver Teknisk service på kommunens ejendomme og institutioner Udvendig vedligehold Indvendig vedligehold Udearealer Vedligeholdelses- og plejeplaner Inden for samarbejdsaftalerne vil der være en vis fleksibilitet, så en institution fx kan vælge at prioritere nogle ydelser ned og andre op. Det vurderes at være nødvendigt med en relativt detaljeret beskrivelse af ydelserne i startfasen for at sikre tilstrækkelig forventningsafstemning om ydelser og serviceniveauer. Det vil som udgangspunkt være de tekniske servicemedarbejdere inden for distrikterne, der varetager den daglige opgaveløsning for institutionerne. Det betyder også, at det i mange tilfælde vil være de samme personer, der møder op på institutionerne for at løse opgaverne, så der etableres gensidig tillid og kendskab, og så den nuværende fleksibilitet i videst muligt omfang bibeholdes. Udarbejdelse af samarbejdsaftalerne vil ske i forberedelsesfasen i dialog med institutionernes ledere og det tekniske servicepersonale, og i aftalerne vil de forskellige opgaver blive beskrevet, herunder hvordan der kommunikeres om opgaverne og hvordan de i praksis tænkes løst. I forhold til rengøringsopgaverne vil der som det kendes fra kommunens nuværende centrale rengøringsfunkton skulle fastlægges et serviceniveau og beregnes et rengøringsvederlag pr. bygning pr. år. Et vederlag, der beregnes ud fra de forskellige omkostningselementer samt det opgjorte rengøringsbehov. Beregningerne af rengøringsvederlaget kan anvendes til at skabe overblik over den relative fordeling af ressourcer mellem de forskellige bygninger og ejendomstyper, men da økonomien for rengøringsopgaverne overføres til den nye fælles ejendomsfunktion, vil beregningerne ikke blive lagt til grund for en opkrævning/betaling hos institutionerne. 11

12 4 Forskelle mellem model 1 og 2 De to modelforslag har som beskrevet oven for en række grundlæggende fællestræk, der dels skal sikre den ønskede strategiske effektivisering, dels imødekomme en række af de opmærksomhedspunkter, som dialogprocessen med ledere og medarbejdere i Assens Kommune har afdækket. I dette afsnit præsenteres forskellene mellem de to modelvarianter i forhold til den nye organisering af ejendomsområdet i Assens Kommune. De væsentligste forskelle på modellerne er ridset op i nedenstående tabel, hvorefter de enkelte elementer gennemgås mere detaljeret. Model 1 Model 2 Ejendomme og områder Opgaver og budgetter Alle ejendomme og områder Den nye fælles ejendomsfunktion har ansvaret for og budgettet til alle ejendomsrelaterede opgaver. Som en del af ejendomsfunktionens budget afsættes som del af den indvendige vedligeholdelse nogle særlige puljer, som institutionsledere, fagområder og ejendomsfunktionen i samarbejde kan prioritere til mindre ejendomstiltag (fx opsætning af skillevæg, udsmykninger, udstillinger - Større ombygningsarbejder vil som i dag skulle finansieres via anlægsbevillinger. Alle ejendomme og områder overgår formelt, men for ejendomme administreret efter almenboligloven eller serviceloven (ældre- og socialområdet) fastholdes nuværende opgave- og ansvarsforhold Den nye fælles ejendomsfunktion har ansvaret for og budgettet til alle ejendomsrelaterede opgaver. Dog foretages en underopdeling af den indvendige vedligeholdelse, så en mindre pulje forbliver på det decentrale budget. Midler der kan anvendes til mindre ejendomstiltag (fx opsætning af skillevæg, udsmykninger, udstillinger o.l.), - udgangspunkt, fremfor et ejendomsfagligt. Større ombygningsarbejder vil som i dag skulle finansieres via anlægsbevillinger. Det skal bemærkes, at elementerne i model 2 ikke indholdsmæssigt er sammenhængende. Således kan der godt vælges en variation af Model 2, der alene knytter sig til de særlige forhold vedrørende ejendommene på social og ældreområdet, men hvor principperne for opgaver og budgetter i øvrigt er som i model 1. 12

13 Ejendomme og områder I model 1 indgår alle kommunens ejendomme og områder fra start i den fælles nye ejendomsfunktion. de nye principper for opgaveløsningen, herunder distriktsorganiseringen, indførslen af de nye samarbejdsaftaler, den fælles opgaveløsning på rengøringsområdet osv. I model 2 fastholdes de eksisterende opgave- og ansvarsforhold for de ejendomme på social- og ældreområdet, der administreres efter almenboligloven. De huslejefinansierede ejendomsopgaver i de kommunale almene plejeboliger på ældreområdet og det specialiserede socialområde adskiller sig på flere måder strukturelt og økonomisk fra ejendomsopgaverne i de kommunale ejendomme. Således er det på disse områder beboerne (lejerne), der via deres husleje finansierer ejendomsopgaverne inden for de budgetter, der godkendes for den enkelte boligafdeling. Plejecentrene er opdelt i servicearealer og bolig- og fællesarealer, hvor servicearealerne finansieres af Assens Kommune og administreres af plejecenterets ledelse, mens bolig- og fællesarealerne finansieres af beboerne og administreres af forskellige eksterne administratorer. Endelig er et par af plejecentrene for bolig- og fællesarealernes vedkommende ejet af eksterne parter, mens kun servicearealerne finansieres af Assens Kommune. Der er således en anden økonomisk og strukturel ramme omkring opgaveløsningen på disse områder, hvilket også har betydning i forhold til de effektiviseringer, som den nye fælles ejendomsfunktion ventes at medføre. En eventuel effektivisering af de huslejefinansierede ejendomsopgaver vil således ikke kunne bidrage til de budgetterede effektiviseringer på området. Et argument for i hvert fald i første omgang ikke at overdrage de huslejefinansierede opgaver til den nye fælles ejendomsfunktion kunne også være, at den nye funktion i implementerings- og opstartsfasen allerede har en meget stor opgave i at få driften af de kommunalt ejede ejendomme tilrettelagt på en smidig og effektiv måde, herunder at realisere de i budgettet forudsatte effektiviseringer. En samtidig overførsel af administrationen af de almene plejeboliger der økonomisk og lovgivningsmæssigt mv. har nogle andre strukturelle rammer vil kunne risikere at fjerne fokus fra implementerings- og effektiviseringsarbejdet i forhold til de kommunale ejendomme. Ovenstående betyder imidlertid ikke, at det ikke på længere sigt kan være hensigtsmæssigt at overdrage administrationen af kommunens almene plejeboliger til den fælles ejendomsfunktion. Således vil en række af de rationaler og effektiviseringspotentialer, der ligger bag beslutningen om etablering af en fælles ejendomsfunktion, også kunne gælde for opgaveløsningen i de almene plejeboliger. Det gælder fx i forhold til at kunne udnytte kompetencer og ressourcer hos kommunens tekniske servicepersonale mere på tværs af ejendomme og i forhold til at sikre, at indkøb af varer og tjenesteydelser til ejendomsområdet sker koordineret og effektivt. Som en del af model 2 foreslås det derfor, at der i forbindelse med udløbet af de eksisterende administrationsaftaler med boligselskaberne foretages en vurdering af, om der med fordel kan ske en fuld overførsel af ejendommene til administration og drift i den fælles ejendomsfunktion. Det tekniske servicepersonale, der helt eller delvis løser huslejefinansierede opgaver, vil i model 2 således ikke indgå i den fælles ejendomsfunktion. Det kan dog i forlængelse heraf overvejes, om repræsentanter fra området med fordel alligevel kan indgå til det videre implementeringsarbejde, herunder også bidrage til arbejdet med at fastlægge de geografiske distrikter, kortlægge kompetencer mv. 13

14 Opgaver og budgetter Den fælles ejendomsfunktion får i begge modeller det overordnede ansvar for følgende opgaveområder: og budgettet til udvendig vedligeholdelse tekniske installationer servicekontrakter energistyring udearealer indvendig vedligeholdelse alarmer og sikring rengøring forsyning (el, vand, varme, renovation mv.) administration af eksterne lejemål, udlejning af kommunale ejendomme, udlån/udlejning til foreninger mv. øvrige ejendomsrelaterede opgaver For en række af disse opgaveområder afholdes udgifterne aktuelt decentralt, og der vil derfor skulle ske en budgetoverførsel, der svarer til opgaveoverførslen. Det er generelt vurderingen, at en fælles ansvarsog opgaveplacering giver bedre muligheder for en strategisk og koordineret tilgang til opgaveløsningen og dermed en bedre mulighed for at efterleve kommunens effektiviseringsmål for området. For eksempelvis forsyningsområdet er det vurderingen, at en samling af opgave- og økonomiansvar giver bedre mulighed for at få fuldt udbytte af de allerede foretagne energibesparende foranstaltninger, fx ved at fremme den centrale og decentrale styring af de mekaniske installationer, herunder arbejdet med at synliggøre forbruget decentralt, en samlet overvågning af ejendommenes forbrugstal, koordineret efteruddannelse af teknisk servicepersonale mv. over en lang række meget forskelligartede opgaver og behov, og dækker både over den daglige bygningsdrift, som fx løses af en teknisk servicemedarbejder, og over større reparationer, som typisk udføres af eksterne leverandører. Den fælles ejendomsfunktion vil i begge modeller have ansvaret for den almindelige, ordinære indvendige vedligeholdelse, hvor opgaveløsningen sker med afsæt i vedligeholdelsesplanerne og ejendommenes behov. Og hvor den rækkefølge, hvormed vedligeholdsarbejderne udføres på enkelte institution, prioriteres i samarbejde med institutionerne. Institutionernes ønsker til større ombygningsarbejder, eller ombygningsarbejder som er foranlediget af driftsmæssige ændringer for området/institutionen, vil også fremadrettet skulle finansieres via selvstændige anlægsbevillinger, som søges i samarbejde mellem den enkelte institution og fagområdet og den fælles ejendomsfunktion. Dialogen med de forskellige fagområder har imidlertid også afdækket, at en række institutioner i større eller mindre omfang anvender deres decentrale vedligeholdelsesbudget til mindre ejendomsprojekter, der lokalt vurderes nødvendige eller hensigtsmæssigt at gennemføre, for at kunne levere institutionens kerneopgave på en tilfredsstillende måde. Som eksempler kan fx nævnes opsætning af skillevæg, diverse udsmykninger, udstillingstiltag o.l.). I både model 1 og model 2 er det derfor et fokuspunkt, hvordan denne type mindre ejendomstiltag, som rækker ud over den almindelige vedligeholdelse og de snævert byggefaglige hensyn, fremadrettet kan håndteres. Også set i lyset af, at udgifterne til tiltagene i de decentrale regnskaber - ofte vil være konteret samme sted som den almindelige vedligeholdelse. I model 1 overføres den fulde økonomi, der knytter sig til indvendig vedligeholdelse, til den fælles ejendomsfunktion. Herunder også de midler der måtte være anvendt til ovenstående typer af tiltag. 14

15 Af hensyn til at der også fortsat kan afsættes ressourcer til ejendomstiltag, som ikke fremgår af de gennemførte bygningssyn og plejeplaner mv., og for at sikre, at der lokalt også er mulighed for at indgå i disponeringen af budgettet til indvendig vedligeholdelse, afsættes i model 1 - som en del af budgetlægningen i den fælles ejendomsfunktion nogle særlige puljer under den indvendige vedligeholdelse, hvorfra institutionsledere og ejendomsfunktionen i samarbejde kan prioritere og disponere i forhold til institutionernes ønsker. De konkrete forhold vedrørende størrelse, anvendelse og disponering over puljerne - samt strukturen omkring samarbejdet mellem institutioner og ejendomsfunktionen omkring puljerne - vil skulle klarlægges i den efterfølgende forberedelses- og implementeringsproces. Større ombygningsarbejder på institutionerne vil - som i dag - skulle finansieres via egentlige anlægsbevillinger. I model 2 foretages for de indvendige vedligeholdelsesopgaver en overordnet opdeling i to opgavekategorier: Indvendige vedligeholdelsesopgaver (den almindelige, ordinære vedligeholdelse) knyttet til den daglige bygningsdrift og som fremgår af pleje- og vedligeholdelsesplaner Mindre ejendomstiltag, der ønskes gennemført af hensyn til varetagelsen af institutionens kerneopgaver, men snævert set ikke har en byggefaglig begrundelse Som et muligt element i model 2 sker der således en opdeling af budgettet knyttet til indvendig vedligeholdelse. Budgetterne knyttet til den egentlige bygningsdrift (herunder lønudgiften til de tekniske servicemedarbejdere) overføres til den nye fælles ejendomsfunktion, mens en lille del af budgetmidlerne forbliver placeret decentralt på de enkelte institutioner, til brug for mindre ejendomstiltag (fx opsætning af skillevæg, udsmykning - ejendomsfagligt. Opdelingen i de to opgavekategorier og den tilsvarende opdeling af de decentrale budgetter komplicere den økonomiske bodeling, men vil fastholde et mindre økonomiske råderum lokalt. Også i Model 2 vil de større ombygningsarbejder - som i dag - skulle finansieres via egentlige anlægsbevillinger. Det nuværende datagrundlag giver ikke mulighed for at vurdere, hvor stor en andel af udgifterne til indvendig vedligeholdelse, der historisk har været anvendt til diverse mindre ejendomstiltag på de decentrale institutioner, og det kan derfor heller ikke vurderes, hvordan de nuværende decentrale vedligeholdelsesbudgetter konkret vil kunne deles. Umiddelbart forventes langt hovedparten af de indvendige vedligeholdelsesmidler dog at skulle anvendes til egentlige vedligeholdelsesopgaver, og derfor overføres til den nye fælles ejendomsfunktion. Det vil være en væsentlig aktivitet i forberedelses- og implementeringsfasen, at der sker en afklaring af økonomi og indhold i de to kategorier. Af hensyn til at sikre effektiviteten i opgaveløsningen er det imidlertid væsentligt, at også de decentralt finansierede opgaver koordineres med den fælles ejendomsfunktion. 15

16 Bilag 1. Samlet overblik over model 1 og model 2 Model 1 Model 2 Ejendomme og områder Alle kommunens ejendomme og områder er omfattet af den nye model for organisering af ejendomsområdet. Alle kommunens ejendomme og områder overgår formelt til den fælles ejendomsfunktion. Alle ejendomme vil således kunne indgå i det strategiske arbejde omkring optimeret arealanvendelse mv. I forhold de dele af det specialiserede socialområde og ældre- og plejeboligområdet, der aktuelt administreres efter almenboligloven, fastholdes det nuværende ansvar- og opgavesnit i en periode. På disse specifikke områder vil ansvars- og opgavefordelingen for indvendig vedligeholdelse, teknisk service og rengøring derfor ikke blive ændret. Ansvaret for opgaveløsningen på de nævnte områder vil dog - efter selvstændig beslutning kunne overføres til den fælles ejendomsfunktion i forbindelse med udløbene af de aktuelle administrationsaftaler mv. Opgaver og budgetter Den fælles ejendomsfunktion har ansvaret for og budgettet til følgende opgaveområder: udvendig vedligeholdelse tekniske installationer servicekontrakter energistyring udearealer indvendig vedligeholdelse alarmer og sikring rengøring forsyning (el, vand, varme, renovation mv.) administration af eksterne lejemål, udlejning af kommunale ejendomme, udlån/udlejning til foreninger mv. øvrige ejendomsrelaterede udgifter Ejendomsfunktionens budgetter prioriteres overordnet politisk og udmøntes konkret efter behov og i dialog med fagområder og institutioner. Som en del af ejendomsfunktionens budget afsættes som del af den indvendige vedligeholdelse nogle særlige puljer, som institutionsledere, fagområder og ejendomsfunktionen i samarbejde kan prioritere til mindre ejendomstiltag (fx Opgaver, ansvarsområder og økonomi overføres grundlæggende som i model 1, idet de førnævnte områder på ældre- og socialområdet dog undtages. Den nye fælles ejendomsfunktion har ansvaret for og budgettet til alle ejendomsrelaterede opgaver. Dog foretages en underopdeling af den indvendige vedligeholdelse, så en mindre pulje forbliver på det decentrale budget. Midler der kan anvendes til mindre ejendomstiltag (fx opsætning af skillevæg, - udgangspunkt, fremfor et ejendomsfagligt. Større ombygningsarbejder vil som i dag skulle finansieres via anlægsbevillinger. 1

17 opsætning af skillevæg, udsmykninger, - Større ombygningsarbejder vil som i dag skulle finansieres via anlægsbevillinger. Beslutninger og prioriteringer på det strategiske niveau Organisering og struktur Budgetter prioriteres og disponeres med afsæt i behov og ensartede standarder og udmøntes på tværs til ejendomme og distrikter på baggrund af behov. I forhold til det strategiske arbejde med ejendomsporteføljen knytter behov og ønsker på bygningsområdet sig i vid udstrækning til udviklingstendenser og lovmæssige krav inden for de kernefaglige områder og til de pædagogiske, undervisnings- og plejemæssige tendenser, der registreres i fagudvalg og fagforvaltninger. Den fælles ejendomsfunktions rolle bliver at oversætte behov og politikker til bygningsmæssige løsninger, der i endnu højere grad, end tilfældet er nu, ser på den samlede ejendomsmasse. Det vil også være den fælles ejendomsfunktions opgave at tænke fornyelse på ejendomsområdet ind i de fremtidige projekter. Der indføres et årshjul, der kobler sig på budgetprocessen, og som sikrer, at såvel de umiddelbare bygningsbehov som de mere langsigtede udviklingstendenser bliver kommunikeret fra fagområderne og ind i budgetprocessen. I forhold til anlægsopgaverne på ejendomsområdet forventes de som i dag i mange tilfælde at ville indeholde både institutionsønskede udviklingsprojekter, i en kombination med bygningsforbedringer, vedligeholdelse og energioptimeringstiltag. På baggrund af en politisk prioritering af indsatserne overføres anlægsbudgetterne til den nye fælles ejendomsfunktion, som vil have det som en væsentlig opgave at tilrettelægge og gennemføre projekterne på en effektiv måde. Den nye fælles ejendomsfunktion få et overordnet ansvar i forhold til hvordan kommunens ejendomsportefølje disponeres og anvendes, herunder også et ansvar i forhold til anvisning af lokaler til foreninger både i og udenfor det folkeoplysende formål. Organiseringen af den fælles ejendomsfunktion bliver decentral/lokal udførsel inden for et antal geografiske distrikter kombineret med central styring og understøttelse. 2

18 Der etableres en geografisk struktur omkring opgaveudførelsen, hvor hvert distrikt indeholder et antal teams, der i udgangspunktet vil være knyttet til en række specifikke ejendomme i distriktet. De tekniske servicemedarbejdere vil derfor fortsat i stor udstrækning være fysisk til stede på de lokale institutioner parallelt med, at de indgår i den fælles ejendomsfunktions tværgående organisation. På baggrund af en nærmere vurdering af de forskellige opgaver kan der i tillæg til distriktsstrukturen etableres et eller flere tværgående teams, som har ansvaret for specielle opgaver, der kræver særlige kompetencer eller udstyr. Samarbejdsmodel Teknisk Service En ny styrings- og samarbejdsmodel indføres. Der udarbejdes en samarbejdsaftale mellem den fælles ejendomsfunktion og de enkelte institutioner. Disse samarbejdsaftaler skal dels baseres på vedligeholdelses- og plejeplaner for ejendomsopgaverne, og dels på aftaler om de serviceopgaver, som en række af de tekniske servicemedarbejdere (og i mindre omfang også det decentralt ansatte rengøringspersonale) i dag løser. Serviceaftalerne vil for de forskellige institutionstyper beskrive eventuelle specifikke serviceopgaver og konkrete leverancer suppleret med eventuelle lokale og institutionsspecifikke forhold/behov, der skal tages højde for. Opgaverne aftales i det løbende samarbejde direkte mellem den/de tilknyttede tekniske servicemedarbejdere og skolens ledelse, uden at der dermed opbygges tunge arbejdsgange og formelle procedurer. Med fælles ejendomsdrift overgår ansættelsesforholdet for det tekniske servicepersonale fra den enkelte institution til den fælles ejendomsfunktion. Rengøring Ansvaret for rengøringsområdet samles, og rengøringspersonalet samles organisatorisk i en fælles rengøringsfunktion, der bliver en del af kommunens samlede fælles ejendomsfunktion. 3

19 Bilag 2. Gennemførte dialogaktiviteter og fremhævede opmærksomhedspunkter Gennem forberedelsesprojektet i foråret 2019 har der været gennemført en række aktiviteter for at sikre en løbende dialog med ledere og medarbejdere, der vil blive berørt af en kommende organisationsændring på ejendomsområdet i Assens Kommune. Dialogaktiviteterne har været centreret omkring de aktiviteter, der er fremhævet nedenfor. Hertil har der været afholdt en række særskilte ad hoc-møder med forskellige sektorrepræsentanter i løbet af forberedelsesprojektet. Der har været afholdt en række følgegruppemøder i de to nedsatte følgegrupper. Den ene følgegruppe består af 8 medarbejderrepræsentanter fra det tekniske servicepersonale, og den anden følgegruppe består af 10 bygningsansvarlige ledere fra de forskellige fagområder (1-2 ledere pr. fagområde). Følgegrupperne er løbende blevet orienteret om status i projektet, og gruppernes synspunkter og bemærkninger vedrørende modellerne har indgået i det samlede analysearbejde. Hertil har det været en central analyseaktivitet at afholde workshops med deltagelse af ledere og personale (teknisk service/rengøring) på de forskellige fagområder. Workshopforløbet er blevet gennemført som en del af den samlede dataindsamlings- og involveringsproces og har haft et todelt formål: At give lederne og medarbejderne på de enkelte områder information om den hidtidige proces og resultaterne af den forudgående økonomiske kortlægning af ejendomsområdet samt de politiske beslutninger, der allerede er truffet vedrørende organiseringen af ejendomsrådet At indsamle viden og bidrag fra de enkelte fagområder om deres daglige praksis samt opmærksomhedspunkter i forbindelse med de to organisationsmodeller, der belyses i analyseforløbet Der er blevet afholdt workshops på følgende fagområder: Bygningsadministration Dagtilbudsområdet Skoleområdet Ældre-/sundhedsområdet Handicap, senhjerneskade og psykiatri Kultur/Fritid/Administration Rengøringsområdet I forbindelse med forberedelsesprojektet har der herudover været nedsat et MED-underudvalg, som har afholdt en ræke møder i løbet af processen. MED-underudvalget består af repræsentanter fra både FællesMED-Rådhus, By, Land og Kultur, Social og Sundhed, Børn og Undervisning samt lederrepræsentanter. 1

20 Opmærksomhedspunkter knyttet til en ændret organisering af ejendomsområdet I dette afsnit opridses de væsentligste opmærksomhedspunkter, som er blevet tydeliggjort i dialogen med ledere og medarbejdere. På nogle områder er der udtrykt en bekymring for, at en ændret praksis for styring og organisering af ejendomsområdet vil påvirke den lokale ejendomsservice i negativ retning på den enkelte ejendom. Opmærksomhedspunkterne har været inddraget i det løbende analysearbejde, og de forskellige opmærksomhedspunkter har indgået som grundlag for beskrivelserne af den nye opgaveløsning på ejendomsområdet. En samling af ejendomsbudgetterne risikerer at indskrænke det lokale ledelsesrum mange ejendomme lokalt Det er vigtigt at bevare en høj grad af fleksibilitet i tilrettelæggelsen af de daglige opgaver De fysiske afstande i Assens Kommune er store, så der er risiko for spildtid til transport Samarbejdet om opgaverne må ikke blive meget bureaukratisk eller med lang reaktionstid Det skal sikres, at der følger tilstrækkelige ressourcer med til den nye ejendomsfunktion Den strategiske tilgang til ejendomsporteføljen skal inddrage bruger- og borgerperspektiver Opmærksomhedspunkt En samling af ejendomsbudgetterne risikerer at indskrænke det lokale ledelsesrum: Hvis alle ejendomsressourcer fjernes fra de decentrale budgetter, vil lederne miste en del af deres lokale ledelsesmuligheder i forhold til deres ejendom og deres samlede prioritering af ressourcerne. De tekniske servicemedarbejdere er en vigtig del i ejendomme: Kobling til modelforslag I begge modeller er der fokus på at opbygge et dialogbaseret samarbejde om opgaverne, så ledernes ønsker til opgaveløsningen anerkendes og indgår i den fælles ejendomsfunktions prioriteringsgrundlag. I forlængelse heraf er det et særligt fokuspunkt at skabe klarhed omkring prioritering af opgaver på tværs af ejendomme, så alle blive serviceret ud fra kendte, gennemsigtige og ensartede præmisser. Begge modeller har desuden forholdt sig til, at vedligeholdelsesbudgettet mange steder også anvendes til mindre ejendomstiltag (fx opsætning af skillevæg, - fremfor et ejendomsfagligt, udgangspunkt. Et centralt element i begge modeller er samarbejdsaftaler med de enkelte institutioner. Gennem disse aftaler skal det sikres, at også serviceopgaver vil blive løst fremover. 2

21 Det tekniske servicepersonale samt i en vis udstrækning også rengøringspersonalet varetager også en række opgaver, som ikke er direkte ejendomsrelaterede. Især på skoleområdet løser det tekniske servicepersonale mange forskelligartede opgaver, og disse vil også skulle løses fremover, hvis ejendommen skal fungere optimalt som ramme for kerneaktiviteterne. Der skal følgelig være stor I begge modeller vil det tekniske servicemedarbejdere inden for distrikterne, der som udgangspunkt varetager den daglige opgaveløsning for institutionerne. Det betyder også, at det i mange tilfælde vil være de samme personer, der møder op på institutionerne for at løse opgaverne. den fremtidige opgaveløsning, ligesom medarbejderens lokalkendskab skal prioriteres højt. blive mindre, hvis de ikke længere er ansat lokalt: N samt det lokale opgaveejerskab og den ansvarsfølelse, som følger med denne nærhed, er meget central. Man skal ved tilrettelæggelsen af en ny organisation være meget opmærksom på ikke at skære den ejers De medarbejdere, der i dag betjener bestemte ejendomme, forventes i mange tilfælde også at have en ejendomme, så lokalkendskab og ejerskab i stor udtrækning kan fastholdes. Opbygningen af fællesskaber i afgrænsede distrikter vil gøre det muligt at opnå lokalkendskab til en yderligere række af ejendomme, der i dag ikke betjenes af teknisk service. Det er vigtigt at bevare en høj grad af fleksibilitet i tilrettelæggelsen af de daglige opgaver: Det skal sikres, at opgaver løses på den mest effektive følger en på forhånd udspecificeret bestillingsseddel og undlader at løse andre oplagte opgaver, når man er til stede på den enkelte lokation, blot fordi de ikke står på dagens opgaveliste. I begge modeller er det en klar præmis, at fleksibiliteten indtænkes i samarbejdsrelationen mellem de enkelte bygningsbrugere og den fælles ejendomsfunktion, så det daglige arbejde med ejendommene bliver så smidigt som muligt. Dette vil kunne indgå i formuleringen og opbygningen af samarbejdsaftalerne med de enkelte institutioner. De fysiske afstande i Assens Kommune er store, så der er risiko for spildtid til transport: Hvis medarbejderne fremover i højere grad end i dag vil skulle dække mere end én ejendom, skal man være opmærksom på, at der ikke kommer til at gå for meget tid med transport. Muligheder og begrænsninger i forhold til afstandene og transportforholdene vil derfor skulle indtænkes, når den fælles ejendomsfunktions organisering skal defineres geografisk og ift. distrikter. Med opbygningen i geografiske distrikter forsøges mængden af transporttid reduceret. Samarbejdet om opgaverne må ikke blive meget bureaukratisk eller med lang reaktionstid: Det er vigtigt at holde fokus på, at koordinering og administration af opgaveløsningen ikke må blive for tidsmæssigt omfattende en opgave. Øget administration og koordination må for det første ikke blive for dyrt og Gennem den foreslåede samarbejdsmodel skal det sikres, at samarbejdet om opgaverne bliver så smidigt som muligt, med klare arbejdsgange og med et tydeligt opgave- og beslutningsansvar. 3