Tilstede: Helge Larsen, Christina Virkelyst (CV), Frank Vælum (FV), Lars Mortensen (LM), Mette Vingaard (MV). Referent: Mette Vingaard.

Transkript

1 Referater Referat af Gårdlaugsmøde 18. oktober Tilstede: Helge Larsen, Christina Virkelyst (CV), Frank Vælum (FV), Lars Mortensen (LM), Mette Vingaard (MV). Referent: Mette Vingaard. Gennemgang af Helges gårdmandsarbejde og trappevask. Helge var med til mødet, da bestyrelsen mente at det var hensigtsmæssigt at vi sammen gennemgik arbejdsbelastning og arbejdsrutine for gårdmandsarbejdet og trappevasken med henblik på en evaluering og evt. justering af arbejdsopgaverne. Helge er pt. ansat som gårdmand i Fjenneslevgaard 7,5 timer om ugen og ansat som vicevært til trappevask af forskellige beboerforeninger i gården i alt 29,5 timer om ugen. Følgende er normale arbejdsopgaver fordelt på ugedage. Mandag: - Udkørsel af storskrald til afhentning - Forberedelse af dagsrenovation til afhentning tirsdag (flytte affald fra overfyldte til halvtomme containere, flytning af tomme containere i gården) - Trappevask - Fjerne blade og kastanier med løvsuger - Slå græs Tirsdag: - Udkørsel af dagsrenovation til afhentning - Trappevask - Fejning i gården Onsdag: - Trappevask - Ordner pap til afhentning - Samler tomme flasker Torsdag: - Udkørsel af storskrald til afhentning - Afslutter trappevask - Fejer og klipper

2 - Almindelig forefaldende arbejde Fredag: - Udkørsel af dagsrenovation til afhentning - Almindelig forefaldende arbejde - Fejer og samler affald ved fortove Generelt. Helge har ikke problemer med at nå ugens arbejdsopgaver, men på dage med meget fyldte dagsrenovationscontainer eller meget storskrald føler Helge ikke at han har tid til det hele. Arbejdsugen på 37 timer overholdes dog og Helge arbejder ikke mere i weekenden, selvom han ofte "går en runde" i gården udenfor arbejdstid i weekenden. Helge er lidt bekymret over arbejdsbyrden i efteråret og vinteren fsva. blade og snefald. Dagsrenovation og papir/pap: R98 kommer og genopmåler skridtafstand, så Helge slipper for at skulle køre dagsrenovation og pap/papir ud på fortovet. Dette skulle frigøre noget tid til andre arbejdsopgaver og sikre afhentning af affald ved sygdom og ferie. Indtil den nye aftale er på plads fortsætter Helge med at køre containere ud som hidtil. CV tjekker aftale. Det er nogle problemer med affald fra de forretningsdrivende på Sønder Boulevard, som fylder op. Helge bruger meget tid på korrekt sortering. FV tager kontakt til købmanden og evt. andre. Snerydning: Efter lidt diskussion for og imod, besluttedes det at kontakte et snerydningsfirma ang. abonnement på snerydning og grusning i vinterhalvåret. Dette inkluderer fortov og gangsti til affaldscontainere. Dette skulle lette Helges arbejde om vinteren og yderligere garantere snerydning i tilfælde af sygdom eller ferie. Helge skulle stadig være ansvarlig for grusning og rydning af stier på foreningernes nærområder. CV/FV indhenter tilbud. Nedfaldne blade og kastanier på gangarealer: Nogle beboere har henvendt sig til Helge, da de vil have fjernet nedfaldne blade og kastanier oftere pga. gene og utryghed ved at færdes på gangarealerne. Det er bestyrelsens holdning, at det ikke er hensigtsmæssigt at feje mere end 2 gange om ugen i efterårsperioden, samt at der gerne må være lidt visne blade og kastanier i gården. (nævnes i nyhedsbrevet). Ulovligt parkerede biler foran porten. Der er ofte problemer med ulovligt parkerede biler foran porten. Der MÅ ikke parkeres foran porten af brandhensyn, da Brandvæsnet skal have fri adgang til gården. Derudover kan R98 ikke afhente dagsrenovation eller storskrald, når parkerede biler blokerer porten. Hvis ikke problemet løses afhentes skraldet ikke. Ejerne bliver kontaktet og fortsætter problemet vil politiet blive kontaktet. P-vagter skulle få nye beføjelser pr. 1/11, så måske løser problemet sig hurtigt. (nævnes i nyhedsbrevet). Uklarhed om Helges trappevaskaftaler med foreningerne: Helge er blevet kontaktet af nogle beboere som mente at han foruden trappevask skulle feje deres private arealer, som han gør andre steder i

3 gården. Dette har Helge ikke haft forståelsen for, da trappevasken foretages på baggrund af overleveringen fra Robert. Trappevask inkludere vask af fortrappe hver uge og bagtrappe hver måned. Få foreninger betaler kun for fejning af gård og fortov, men Helge fejer og fjerner affald på alle privatarealer selv om han ikke får timer for det. På trods af skriftlig henvendelse til foreningernes administratorer ang. arbejdsbeskrivelse til Helge, har kun 1 forening tilsendt arbejdsbeskrivelse. Derfor kontakter Helge og bestyrelsen foreningerne direkte (gennem formanden med kopi til administratoren) med information om timetal og Helges arbejdsopgaver. MV og Helge sender brev. Emner til nyhedsbrevet. - Renovation / storskrald: ny aftale med skridtpenge, nødvendigheden af tidlig udkørsel af containere pga. afhentningstidspunkter, afvaskning af containere, flytning af tøjcontainer, halvårlig bestilling af container til rydning af pulterkamre, problemer med åbne skraldeposer, øget opmærksomhed fra beboere på storskraldsproblemet. - Gården: Gården skal ikke være blad- og kastaniefri, vask og maling af porte, maling af skralderum og gårdmandsrum, reparation og udskiftning af legesager. - Døde katte i affaldscontainere. - Julefest: fastsat til 4. december fra Næste møde tirsdag 22. november 2005 kl i fælleslokalet. Referat af Gårdlaugsmøde 20. sept kl. 8:00. Til stede: Mette, Frank, Lars og Christina. Nyhedsbrev: Skrald. Storskrald. Gården generelt incl. fremtidige planer og indkøb. Gårdmanden. Ordensegler. Fester/arrangementer: Julefest søndag d. 27. nov.? Christina sender skitse/disposition til Mette. Franks arbejde i gården: Legehus og småborde er bestilt og leveres snarest. Opsættes af Frank.

4 Portene: Er rengjort, nye hængsler/kroge er sat op og skilte er hængt op. Væggene spartlet og malet og portdørene afhøvlet, så de lukker fint. Storskraldsrummet: Frank har lavet instruktionskilte vedrørende sortering og placering af storskraldet. Disse hænges op inde i skurene. Sandkasser: Er repareret og de øverste sidde-brædder er udskiftet. Løvsuger: Den gamle maskine "dukkede pludselig op" - gartneren har haft den til reparation i næsten 2 år. Vi har efterspurgt den flere gange uden held. For et par uger siden kom gartneren så med den til alles overraskelse. På grund af Gartnerens "forsømmelse" skal vi ikke betale for reparationen, men har nu 2 løvsugere. Den nye er væsentlig bedre og lettere at anvende. Gartnere: Overholder vores aftale - nogle gange kommer de 1 gang om ugen andre uger 2 gange. Nogle gange er de 3 mand andre dage 2. Elektricitet i gården: Frank har gennemgået gården med denne - der er tilstrækkeligt med stik i gården (der er 4 stik i alt) Maling af skure: Bliver udført i løbet af september og oktober. Helge: -arbejder stadig i weekender - vi vil opfordre ham til kun at arbejde i løbet af ugen. -anvender løvsugeren 2 gange om ugen - dette er aktuelt ikke nødvendigt -vi stiler mod et møde mellem Helge og bestyrelsen til næste gårdlaugsmøde -ønsker nyt termotøj - køber det selv og regning afleveres til Frank -vi har modtaget underskrevet arbejdskontrakt fra Helge. -vi vil invitere Helge til hver andet gårdlaugsmøde. Farligt affald: Der har været problemer med afhentning. Bestyrelsen og Helge har henvendt sig indtil flere gange til R98. Lang historie, men slutresultatet er, at R98 nu afhenter miljøfarligt affald hver anden uge. Vi skal i fremtiden ikke ringe for at få det afhentet. Næste møde: tirsdag d. 18. okt kl 19:30 i fælleslokalet (Helge og bestyrelsen). Referent: Christina Referat af Gårdlaugsmøde tirsdag 21. juni 2005 kl. 19:30. Tilstede: Lars, Frank og Christina 1. Indkommen post:

5 -Referat fra Generalforsamling modtaget fra advokaten til godkendelse ved bestyrelsen. Vi har en del rettelser, førend vi vil underskrive det. 2. Kontaktliste er udført og klar til at blive sendt ud til ejendomsadministratorerne. Kontaktlisten sættes op i samtlige opgange. 3. Ejendomsadministratorerne har fået besked om at Helge holder ferie fra 18. juli til d 8. august. Der bliver ikke vasket trappe i dette tidsrum. Brev vedr. dette sættes også op i opgangene. 4. Vi har trods ihærdige forsøg fortsat ikke fået kontakt til R98. Christina bliver kontaktet af konsulent fra R98 mhp gennemgang af kontrakten samt skridtopmåling. 5. Frank har set på sandkasserne med gartneren. Det viser sig, at disse skal være af lærketræ ikke trykimpregneret træ. Den ene sandkasse blev udskiftet for 2 år siden af gartneren og er aktuelt i fin stand. En anden mangler kun at få udskiftet enkelte brædder. Den tredje fjernes helt for at bruge det lille område til andet formål. Vi har bestemt os for at fortsætte med at have "låg" over sandkasserne i stedet for net, da vi ikke har katte i gården. 6. Forslag til arbejdshjælp til Helge i gården hen over sommeren: Frank har foreslået, at han bliver ansat af gården i en 3 måneders periode fra 28. juli med en ugentlig arbejdstid på 20 timer. Frank har udfærdiget en arbejdskontrakt som er sendt til advokaten til gennemsyn. Bestyrelsen drøftede dette. Ser ud til at kunne blive en rigtig god løsning, hvorved vi kan få udført en hel del arbejde, der trænger i gården samt få overblik over hvordan Helge arbejder. Referent: Christina Referat af bestyrelsesmøde 8. juni 2005 kl. 19:30. Deltagere: Frank Vælum (FV), Christina Virkelyst (CV), Lars Mortensen (LM), Mette Vingaard (MV). 1. Møde med Helge Helge har deltaget i en-dagskursus om farligt affald afholdt af R98 i vores egen gård. Der har været nogle problemer for Helge med at betjene gårdmands-mobilen bla. telefonsvareren, men CV viser ham hvordan igen. Det er nødvendigt at minde Helge om at han ikke skal arbejde i weekenderne og at han skal være opmærksom på larmende arbejde. Helge kører affald ud for både dagsrenovation, papir og storskrald, men der kræves kun udkørsel af dagsrenovation ifht aftalen om besparelse på skridtpenge. CV taler med Helge om dette og orientere R98 om "de nye tider". Dette burde frigøre tid for Helge ifht nuværende arbejdsbyrde. 2. Helges samarbejdsaftale Der er kommet brev fra en ejerforening med forslag til tilføjelser til Helges samarbejdsaftale. Bestyrelsen har taget brev, forslag og kommentarer fra fagforbundet 3F til efterretning og finder følgende tilføjelser til samarbejdsaftalen rimelige; 5 ekstra feriedage (6. ferieuge) og formulering om at kontrakten automatisk bortfalder slettes. Derudover vil det fremover i samarbejdsaftalen blive påpeget, at der ikke vil blive gjort rent i Helges ferie, det er udelukkende de pågældende ejendommes ansvar at finde afløser til rengøring i disse perioder. Advokaten laver udkast til samarbejdsaftale. 3. R98

6 Endnu ingen afklaring mht skridtpenge. Kommer til at kræver en ny udmåling af skridtpenge. CV følger op også mht. kontakt til skraldemændene (de er nu organiseret i selvstyrende grupper), der jvf ovenstående nu selv skal gøre deres arbejde med udkørsel af papir og storskrald. Der bestilles at containere bliver rengjort. Mht affaldshåndtering i Helges ferie (18. juli - 7. august) arbejder vi videre med forskellige løsninger evt. at ansætte en medhjælper som afløsning. FV følger op på dette punkt. 4. Brev fra Gartner Gartneren har gennemgået gården sammen med FV. Man fandt bla. at alle 3 sandkasser burde udskiftes. De to sandkasser ved græsovalerne erstattes med nye inkl. netarmering, hvorimod sandkassen inkl. området med svampebegroede træstubbe nærmest storskraldsrummet sløjfes. Det er endnu ikke helt afklaret hvad som skal erstatte dette hjørne (et forslag er bænke med græs). Det skal afklares med Gartneren hvor mange timer som bruges pt i gården med henblik på en eventuel justering af kontrakten. FV følger op. 5. Nyindkøb Der planlægges at indkøbe følgende i dette års budget (FV følger op); - ny bladstøvsuger, så vidt mulig elektrisk/eldreven (overslag ml kr.) - ny fejemaskine, mulighed for eldreven? (overslag ml kr.) - legehus eller legebåd til erstatning for nedrivningsmoden legehus (hhv og kr.) - evt. bænke til erstatning af sløjfet sandkasse. - Der planlægges at indkøbe borde og bænke til næste år (2006-budgettet) 6. Reparation af porte Der er/vil ske udskiftning af lukkemekanismer, dørkroge og skydelåse i store fællesporte i Arkonagade og Asger Rygs Gade. CV følger op på evt. mangler med låsesmed. 7. Miljøkontrollen Miljøkontrollen har været på besøg ultimo maj og opsatte rottefælder, da der var observeret rotter i gården. Der blev desuden fundet et rottebo. Alle beboere opfordres til at kontakte miljøkontrollen og bestyrelsen, hvis man ser rotter. 8. Nyhedsbrev/kontaktliste Bestyrelsen går med tankerne om at udsende nyhedsbrev kvartalsvis eller halvårligt for at gøre bedre opmærksom på det arbejde som sker omkring vores fælles gård. Det forventes at første nyhedsbrev bliver rundsendt og opsat i eftersommer/efteråret. Der er lavet en kontaktliste over bestyrelsen som hænges op i alle opgange. MV følger op. 9. Evt.

7 Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på, at der er sket fund af brugte kanyler i fællesportene. Alle beboere opfordres derfor på det kraftigste til at tjekke at porte er forsvarlig lukket og ikke unødigt at lade portene stå åbne. Nedløbsbrøndene skal renses og port-gennemgange skal spules. Referent: Mette Vingaard. Referat af Bestyrelsesmøde 28. april 2005 kl 20:00. Til stede: Frank og Christina 1. Indkommen post: - Brev fra 3F vedr. kommentarer til Helges arbejdskontrakt. 3F kontakter gårdlaugets advokat om dette. - Udkast til budget og dagsorden for Generalforsamlingen fra advokat og revisor. - Brev fra beboere i Ingerslevsgade 128 vedr. kemisk affald, afhentning af aviser og reparation af fællesport Asger Rygs Gade Roberts efterladte bøger i gårdmandsrummet Vi har hverken hørt eller set noget til Robert siden ved juletid trods adskillige henvendelser. Vi har sendt et brev til ham med opfordring om at rydde op i gårdmandsskuret, aflevere nøglen til skabet med kemisk affald samt aflevere den mobil, som han havde fået af gårdlauget, da de to sidstnævnte skal videregives til Helge. Hvis vi ikke snart hører fra ham indkøber vi en ny mobil til Helge (v/christina) 3. Leje af fælleslokale til brug ved gårdlaugets møder og arrangementer Da det ikke længere er muligt at leje lokalet og opbevaringsrummet ved Arkonagade 4, har vi set os omkring efter et nye lokaler, som også Helge kan anvende. Det ene lokale skal kunne rumme gårdlaugets ting, såsom telte, ting og sager fra jule- og fastelavnsarrangementer og lignende. Det andet skal kunne bruges som opbevaring af sæbe, spande og andre ting, som Helge anvender til trappevask. Helge bor selv i gården og spiser frokost hjemme. Ønsker derfor ikke et lokale til at spise frokost i. Ejerforeningen Ingerslevsgade /Arkonagade 22 kunne blive en mulighed. Vi sender et brev til dem (v/bestyrelsen). 4. Generalforsamling: d. 24. maj 2005 Referant: Christina Virkelyst Referat af Bestyrelsesmøde d. 23. marts 2005 kl 20:00. Til stede: Mette, Frank, Lars og Christina 1. R98: Der har været en del problemer med at affaldet ikke afhentes på de fastlagte tidspunkter. Bl.a. maleraffald og andet farligt affald. R98 kom for at afhente dette en af dagene i vinter, hvor det sneede.

8 Helge kunne simpelthen ikke nå at følge med snerydningen, hvorfor R98 gik igen. Bestyrelsen kontakter R98 mht. en ny aftale om afhentning. 2. Generalforsamling: Planlægges til 10. maj 2005 i Gårdlaugets "gamle" fælleslokale. Der har været en del brevvekslinger mellem bestyrelsen og advokaten (Bente Kyed) vedr. denne. I indkaldelsen til GF bliver de enkelte foreninger bedt om at sende en kopi af deres kontrakt med Helge til bestyrelsen. 3. Hvad skal vi gøre, når Helge har ferie eller ved sygdom? - Vikarbureau? - Efterlønner fra kommunen? - Gartnerfirma? Vi undersøger de forskellige muligheder. Vi har henvendt os til R98 de kan / vil ikke hjælpe os med en løsning. 4. Opgaver / gøremål og indkøb i gården -Vi vil stile mod at skifte sandet ud i sandkasserne årligt. -Vi vil gerne forbedre og / eller ændre det lille område med træstubbe, da det er tæret af svamp. Der kunne anlægges græs, klatre-sten og lignende. -Frank og Lars vil male / behandle havemøblerne, dvs de "løse" stole, bænke og borde. Så må vi se hvor lang tid de kan holde. Vi forventer at borde / bænkene skal udskiftes i den nærmere fremtid. -Der har været mange problemer med fejemaskinen i år, så Helge har ofte måtte rydde sne med kost osv. Vi påregner at købe en ny inden næste vinter. Referant: Christina Virkelyst _ Referat af Gårdlaugsmøde d. 25. jan Deltagere:Lars, Mette, Frank og Christina 1. Gårdmænd 2. Fastelavnsfest 3. Forslag til nye projekter og reparationer 4. Generalforsamling 2005 Ad 1. Gårdmænd

9 -Robert Hansen har været på arbejde i gården 1 dag af 1-2 timer siden Jul. De uacceptable, ustabile forhold fortsætter og vi ser nu ingen anden udvej end at opsige Robert. Ifølge kontrakten er der 1 måneds opsigelse. -Fremtidig gårdmand: Løsning 1: Fastansætte Ib Helge Larsen som i forvejen er ansat i gården og få hjælp af R98 til affaldstømning, når Ib Helge er på ferie eller i tilfælde af sygdom. Fortsat gartnerhjælp fra gartnerfirma. Ib Helge har ytret ønske om at blive ansat som gårdmand. Løsning 2:Ansætte en helt "ny" gårdmand. I Bestyrelsen synes Løsning 1 at være den bedste. Ib Helge Larsen kender gården, er god og stabil arbejdskraft og er meget interesseret i at blive fast gårdmand. Der er nogle praktiske og juridiske aspekter, som vi vil undersøge og tage med i overvejelserne, inden vi endeligt træffer en beslutning. Ib Helge Larsen arbejder også for en del af ejer-, andels- og lejeforeningerne i gården med trappevask og lignende og det skal selvfølgelig passes ind med gårdmandsarbejdet. -Vi skal have fundet et nyt opholdsrum til gårdmanden, da den tidligere aftale er opsagt. Ad 2. Fastelavnsfest Der er traditionen tro planlagt Fastelavnsfest i år søndag d. 6. feb kl Vi mødes lørdag d. 5. kl 12 til indkøb osv. Ad 3. Forslag -Skal vi have lys på boldbanen? -Reperation af bænkene? Eller indkøb af nye? -Der mangler håndtag på vipperne. Lars står for indkøb af nye håndtag. -Skal der indkøbes et nyt basketball net? -Bestyrelsen vil forestå rensning, behandling og maling af gårdens borde-bænke og legehus til sommer. Forslagene foreligges på Generalforsamlingen. Ad 4. Generalforsamling Vi vil kontakte advokaten for at høre om muligheden for at rykke GF frem til tidligere på året. Hvis ikke muligt i år, så vil vi forsøge at afholde GF ca. marts måned i Vi vil med indkaldelsen til GF anmode de foreninger, der har ansat Ib Helge Larsen, om at sende en arbejdsbeskrivelse/opgørelse over det arbejde, som han udfører for dem til gårdlaugets bestyrelse af hensyn til den fremtidige tilrettelæggelse af Ib Helges arbejde i gården. Referant: Christina Virkelyst