BILAG 1 TIDSPLAN DIS/PLAY A/S

Transkript

1 BILAG 1 TIDSPLAN DIS/PLAY A/S

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning Projektets forløb Afklaringsfasen Launch af løsning Tidsplan Kundens deltagelse... 7 Bilag Appendiks A Aktiviteter i afklaringsetapen Appendiks B Detaljeret tids- og aktivitetsplan Appendiks C Detaljeret tids- og aktivitetsplan ved Kundens bestilling af drift Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 2

3 Vejledning til tilbudsgiver Tilbudsgiver skal i bilag 1 gøre følgende: Udfylde Hovedtidsplan (afsnit Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.) Foretage en beskrivelse af aktiviteter i afklaringsfasen (Appendiks A). Udarbejde en detaljeret tids- og aktivitetetsplan for konkretisering af design og informationsarkitektur og herunder beskrive metode og inddragelse af kundens organisation i fasen (Appendiks B). Udarbejde en detaljeret tidsplan for klargøring og implementering af løsning og herunder beskrive metode og inddragelse af kundens organisation, forslag til gennemførelse af uddannelse samt råd til kundens overførsel af indhold til løsningen (Appendiks C) Udarbejde en tids- og aktivitetsplan for klargøring af driftsmiljø (med udgangspunkt i kundens bestilling af drift) (appendiks D) Det overordnede formål med tidsplanen er at få fastsat tidspunkter for de aktiviteter, der er relevante i forbindelse med Leverancen. Hvor det vurderes relevant, skal tidsplanen både fastsætte, hvornår de enkelte aktiviteter påbegyndes, samt hvornår de afsluttes. Tidsplanen bedes fremhæve/markere aktiviteter, der er særligt kritiske for projektforløbets fremdrift. Hovedtidsplanen er opstillet med udgangspunkt i kontraktindgåelse den 27. marts Ved kontraktindgåelse på et senere tidspunkt vil der ske en parallelforskydning af alle tidsfrister. Kunden ønsker, at leverandøren fremlægger en sammenhængende tidsplan, der understøtter kundens ønsker til indhold og proces, som det er beskrevet i bilag 2. Kunden har følgende tidsmæssige mål: At afklaringsfase og fase for design og informationsarkitektur kan afsluttes senest 30. juni At der afsættes omkring 2 måneder til leverandørens klargøring og implementering af løsning i august og september Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 3

4 At der afsættes omkring 2 måneder til test af løsningen som afsluttes med gennemførelse af overtagelsesprøven Kunden forventer, at overførsel af indhold vedr. Viborg.dk strækker sig over ca. 3 måneder, så Viborg.dk og intranettet kan launches under ny løsning i 1. kvartal Driftsprøven gennemføres i overensstemmelse med det i bilag 8 anførte. At kunden efter launch overfører institutions- og eventsites. Leverandøren er ikke bundet af disse tidsmæssige ønsker, men skal fremlægge en tidsplan, som, leverandøren finder, er forsvarlig og realistisk. I forbindelse med udarbejdelsen af tidsplan skal tilbudsgiver være opmærksom på, at bilag 8 indeholder visse minimumsfrister knyttet til gennemførelse af prøver. Tidsplanen bedes vise eventuelle eksterne afhængigheder og forudsætninger. Tilbudsgivers udfyldelse af bilaget vurderes i overensstemmelse med underkriteriet metode og proces. Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 4

5 1 Indledning Bilag 1 indeholder projektets hovedtidsplan. 2 Projektets forløb Projektet er opdelt i en indledende afklaringsfase efterfulgt af 2 leverancefaser Fase 1 Fastlæggelse af informationsarkitektur og udvikling af webdesign til hhv. hjemmeside og intranet Fase 2 Klargøring og implementering af websites og intranet Leverandøren tilrettelægger selv udførelsen af faserne, dog således at resultatet af fase 1 skal godkendes før resultatet af de øvrige faser kan godkendes. Efter fase 2 gennemføres overtagelsesprøven. Efter godkendt overtagelsesprøve påbegynder kunden i fase 3 at overføre indhold til løsningen. Driften af løsningen starter, når Viborg.dk kan afvikles i den nye løsning. Når dette sker, gennemføres driftsprøven. 2.1 Afklaringsfasen Afklaringsfasen har til formål, at Leverandøren opnår nærmere indsigt i Kundens behov, forretningsgange og it-miljø, og at Kunden opnår nærmere indsigt i Leverandørens løsningsforslag med henblik på at foretage en yderligere konkretisering af særligt Leverancens indhold. Kundens krav til indhold i afklaringsfasen, fremgår af bilag Overtagelsesprøve Overtagelsesprøven gennemføres efter fase 2 Klargøring og implementering af løsning. Herefter begynder kunden at overføre indhold til løsningen. Driftsprøve gennemføres, når Viborg.dk er overført til ny løsning og klar til drift i denne. Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 5

6 2.2 Launch af løsning Løsningen er formelt set i drift efter Kundens godkendelse af overtagelsesprøven og skal opfylde de fastsatte servicemål fra dette tidspunkt, jf. kontraktens bestemmelser herom. Inden officielt go live/launch af løsningen skal Kunden dog have overført indhold hertil. Dette sker i en periode efter overtagelsesdagen. Kunden giver leverandøren et varsel på 5 arbejdsdage forud for go live/launch af hele eller dele af løsningen. Driftsprøven påbegyndes i overensstemmelse med det i bilag 8 anførte. 2.3 Tidsplan Milepæle og vigtigste aktiviteter Dato Ansvarlig (K/L) Forventet kontraktindgåelse K Afklaringsfasen Påbegyndelse L Afslutning L Godkendelse af fasen K/L Fase 1 Design og informationsarkitektur Påbegyndelse L Afslutning L Godkendelse af delleverancen K/L Fase 2 Klargøring og implementering af løsning Påbegyndelse L Afslutning L Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 6

7 Milepæle og vigtigste aktiviteter Dato Ansvarlig (K/L) Overtagelsesprøve Påbegyndelse L Afslutning L Godkendelse af overtagelsesprøven K/L Første overførsel af indhold Påbegyndelse Fastlægges af Kunden K Afslutning Fastlægges af Kunden K Launch af Viborg.dk Fastsættes af Kunden L/K Driftsprøve Påbegyndelse af driftsprøven Afslutning af driftsprøven Godkendelse af driftsprøven I overensstemmelse med bilag 8 I overensstemmelse med bilag 8 I overensstemmelse med bilag 8 L L K/L 3 Kundens deltagelse I det omfang, leverandøren har særlige tidsmæssige krav til Kundens deltagelse, er dette beskrevet i bilag 6. Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 7

8 Appendiks A Aktiviteter i afklaringsfasen med udgangspunkt i kravene hertil i bilag 2 DIS/PLAY vil køre et afklaringsforløb specielt tilpasset Viborg Kommune. Afklaringsprocessen tager først og fremmest afsæt i Viborg Kommunes ønsker, behov og mål med det nye website og intranettet. Derudover benytter vi de best practices og den omfattende erfaring, vi har fra vores tidligere kommunewebsites. Og ikke mindst den nyeste viden og trends omkring websites generelt - og danske, offentlige websites specifikt. På den måde skaber vi en informationsarkitektur og et udvidet grafisk design, der bygger på års kommunal erfaring, og som på den baggrund vil ende ud i et website, der på den ene side er state-ofthe-art, den dag vi går i luften, men samtidig er en langtidsholdbar, skalérbar løsning, der kan udvides eller indskrænkes og i det hele taget tilpasses nye krav. I vores optik fungerer afklaringsforløbet både problemidentificerende og problemløsende. Vi ønsker med andre ord både at få belyst, hvor den nuværende hjemmeside ikke lever op til forventningerne, og vi ønsker at finde ud af, hvordan vi tilrettelægger den fremtidige kommunikation både on- og offline. Vi har udviklet en kreativ projektmodel, der sikrer, at alle projekter kommer igennem de delfaser, der skal til for at skabe en hel og fremtidssikker digital løsning. Det er også den model, vi vil tage udgangspunkt i, for at sikre et helstøbt koncept. Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 8

9 De enkelte punkter vil blive grundigt gennemprøvet gennem workshops, der indeholder øvelser og afklarende diskussioner. Målet er at få ensrettet strategien, målrettet kommunikationen til de specifikke målgrupper og få den endelige informationsarkitektur og visuelle identitet på plads. Processen omfatter Workshop: Strategi og formål Workshop: Målgrupper Workshop: Informationsarkitektur og struktur Workshop: Teknisk afklaring Workshop: Intranet DIS/PLAY vil inddrage vores eksperter til at gennemføre den kreative proces i samarbejde med Viborg Kommune. Teamet vil bestå af en kommunikationskonsulent, en art director, en informationsarkitekt og en Sitecore-udvikler. Alle tre er erfarne konsulenter inden for deres respektive områder, og alle har særskilt erfaring inden for netop kommuner. Sitecore-udvikleren vil være til stede for at bidrage med teknisk viden til den kreative proces. Strategiworkshoppen Formålet med strategiworkshoppen er at få sat den kommende hjemmeside ind i en strategisk ramme, der understøtter Viborg Kommunes kerneforretning og strategiske prioriteringer, og som kan sætte rammerne for både udvikling og den daglige drift. De strategiske beslutninger truffet på workshoppen vil fungere som ledetråd gennem udvikling og når den nye hjemmesideløsning er gået i drift. Målgruppeworkshoppen Målgruppeworkshoppen er den anden aktivitet i afklaringsforløbet. Målgruppeworkshoppen har til hensigt at skabe et dybere kendskab til de prioriterede målgrupper samt deres behov og adfærd online. Det uddybede kendskab til målgrupperne vil sætte rammen for indhold og funktioner og kravspecificeringen af disse. Endvidere vil arbejdet med målgrupperne skabe et nyttigt redskab i relation til den redaktionelle opgave. Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 9

10 Milepæle og vigtigste aktiviteter Dato Anssvarlig (K/L) Forventet Kontraktindgåelse K Afklaringsfasen Påbegyndelse: Start af projekt Tidsplan, opgaver og ændringsønsker afklares og forventningsafstemmes, herunder om begge parter anser tidsplanen realistisk ift. de øvrige aftaler, der laves. Milepæl -opnåelse: Tidsplan, opgaver og ændringsønsker fastlægges og beskrives i projektrummet. Opstartsmøde hos Viborg Kommune: Projektledere og nøglepersoner mødes. På forhånd er dagsorden udarbejdet L L Viborg Kommune DIS/PLAY deltager ligeværdigt i denne proces. Påske der kan være nedsat fremdrift fra begge parter i op til en uge omkring påske. (Uge 14) Praktisk og detaljeret afklaring: Efter opstartsmødet foregår yderligere afklaring og forventningsafstemning over mail og telefon., og de aftalte ting beskrives i projektrummet. Viborg Kommune DIS/PLAY deltager ligeværdigt i denne proces. DIS/PLAY PL nedfælder det aftalte. O L Workshop - Strategi og formål: Formålet med strategiworkshoppen er at få defineret de strategiske rammer for Viborg Kommunes nye hjemmeside L Defineres hjemmesidens strategiske målsætninger, der understøtter kommunens kerneforretning, og som sætter rammerne for både udvikling og den daglige drift. Webstrategien vil fungere som ledetråd gennem udviklingsprocessen og som guideline i det daglige driftsarbejde. Webstrategien et vigtigt redskab i den interne kommunikation med henblik på orga- Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 10

11 nisatorisk forankring. VK deltager med relevante projektdeltagere, der har viden om kommunens strategiske behov. DIS/PLAY leder workshopperne og facilliterer processen. VK bidrager med input under workshopperne og i de et efterfølgende beslutnings- og godkendelsesforløb, hvor DIS/PLAY udtrækker hovedkonklusionerne, og VK godkender. Afslutning: Afklaringsfasen - Strategi og formål Betaling 20% af beløbet - afklaringsfasen udført Godkendelse afklaringsfasen:: workshop Strategi og formål L K/L K Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 11

12 Appendiks B Detaljeret tids- og aktivitetsplan for design og informationsarkitektur - herunder metode og proces for inddragelse af kundens organisation i arbejdet Informationsarkitektur DIS/PLAY afholder en dags workshop med fokus på informationsarkitektur og sideskabeloner. Workshoppen vil bestå af en kommunikationskonsulent og en informationsarkitekt fra DIS/PLAY, men Viborg Kommune stiller relevante nøglepersoner til rådighed. DIS/PLAY anbefaler, at der deltager en bred vifte af kompetencer men minimum en person fra hver afdeling. På den måde sikres det, at alle fagområder bliver hørt, og at der ikke er nogle der bliver overset i processen. Workshoppen har til hensigt at tilvejebringe viden om, hvad de strategiske og målgruppemæssige rammer, som blev fastlagt på strategi- og målgruppeworkshopperne betyder for udformningen af indhold og funktioner. Dens output er de overordnede rammer for sitemap og informationsarkitektur, samt en prioriteret bruttoliste over funktioner. Begge dele som vigtigt input til den endelige kravspecifikation. I samarbejde med deltagerne fra Viborg Kommune bliver sitemap og sideskabeloner gennemgået ved hjælp af involverende øvelser. Der vil blive diskuteret placering af nøglefunktioner, navngivning af overskrifter samt prioritering af funktioner. Design Vi har med udgangspunkt i udbudsmaterialet lavet et foreløbigt designoplæg på de efterspurgte sider. Designet skal ses som vores forslag til, hvordan en designleverance kunne se ud, mens det endelige designoplæg leveres med udgangspunkt i dialogen med Viborg Kommune. DIS/PLAY foreslår, at vi med designforslaget som udgangspunkt kan tilrette siderne efter afklaringsforløbet, hvor den endelige strategi, målgrupper og funktioner er fastlagte. Efter afklaringsforløbet, vil DIS/PLAY levere design på alle overordnede sidetyper på både websitet og intranettet. Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 12

13 Intranet Et intranet er mange ting, og kan bruges vidt forskelligt. Viborg kommune lægger op til et moderne intranet, der følger tidens trends i retning af større socialt fokus og mere aktivt interagerende brugere samt mobil adgang. Gode intentioner, der kan være med til at sikre, at intranettet bliver et levende medie, men som samtidig stiller store krav til den tekniske løsning og udfordrer ordet plejer i forhold til redaktørernes og brugerens roller. Viborg Kommune står over for nogle strategiske valg i forhold til et nyt og anderledes intranet. I afklaringen bør der tages stilling til den overordnede vision for intranettet og brugen af det. I en kommune er det en udfordring, at brugerne befinder sig i vidt forskellige arbejdssituationer og dermed vil have meget forskellig tilgang og motivation til at bruge intranettet. I forhold til ambitionsniveauet for de sociale værktøjer kan det derfor være nyttigt at være opmærksom på, at det for nogle brugere kan føles grænseoverskridende, hvis mange kan læse, hvad de skriver på intranettet. Samtidig skal der tages stilling til graden af styring, graden af åbenhed, placering af ansvar mv. Disse spørgsmål bliver bestemt ikke mindre relvante, hvis intranettet kommer til at være meget tæt knyttet til det eksterne site. Fase 1 Design og informationsarkitektur Milepæle og vigtigste aktiviteter Dato Anssvarlig (K/L) Påbegyndelse: Workshop - Afklaring og udvikling af websitets målgrupper, igennem workshopforløb med følgende workshops: L Målgrupper VK deltager med relevante projektdeltagere, der har viden om målgrupper og om kommunens strategiske og praktiske behov. DIS/PLAY leder workshopperne og faciliterer processen. VK bidrager med input under workshopperne og i de et efterfølgende beslutnings- og godkendelsesforløb, hvor DIS/PLAY udtrækker hovedkonklusionerne, og VK godkender. Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 13

14 Afslutning af - Afklaring og udvikling af websitets målgrupper, IA og sitemap Godkendelse af delleverance: Afklaring og udvikling af websitets målgrupper, IA og sitemap Workshop Design: Udvikling af websitets IA og design. Udvikles og produceres på baggrund af arbejdet og konklusionerne fra tidligere workshops. Der er følgende leverancer, som hver især har korrekturgange L K/L L Udgangspunkt i designoplægget sider undersider osv Portal og Mobildesign. Wireframes på relevante sider IA og Sitemap oplæg og informationsarkitektur DIS/PLAY udarbejder ovenstående, og VK får relevante projektdeltagere til at kommentere og til sidst, efter en korrekturrunde, godkende resultatet Afslutning af delleverance: Design L Godkendelse af delleverance: Design - Endelig design afleveres til VK og godkendes Påbegyndelse: Workshop Teknisk Afklaring Der afklares hvad der skal med i løsningsbeskrivelsen K/L L Funktionalitet Moduler Setup ift. hosting DIS/PLAY udarbejder løsningsbeskrivelse og VK får relevante projektdeltagere til at kommentere og til sidst, efter en korrekturrunde, godkende resultatet Påbegyndelse: Workshop Intranet. Med baggrund i TV2, ISS, forskellige kommuner L Vision for intranet Hvad og hvordan gør vi Moduler og funktioner Design og IA DIS/PLAY udarbejder ovenstående, og VK får rele- Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 14

15 vante projektdeltagere til at kommentere og til sidst, efter en korrekturrunde, godkende resultatet Afslutning Websitebeskrivelse Løsningsbeskrivelse. Afleveres til VK L Godkendelse af løsningsbeskrivelse K/L Afslutning Intranet beskrivelse og design L Godkendelse af Intranet beskrivelse K/L Afslutning og Godkendelse - Fase 1: Afklaring og design afsluttes Der forelægger godkendelse på: L Design IA Sitemap Intranet Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 15

16 Appendiks C Detaljeret tids- og aktivitetsplan for klargøring og implementering af løsning - herunder metode og proces for inddragelse af kundens organisation i arbejdet Teknisk afklaring Den tekniske afklaring har til dels hensigt, at Viborg Kommunes Kommunikationsafdeling, Viborg Kommunes IT-afdeling og DIS/PLAY kan vende og diskutere de tekniske elementer, der på dette tidpunkt i afklaringsprocessen er identificeret omkring projektet. Dels er formålet at få forankret de tekniske aspekter ikke kun i Kommunikation, men også hos IT. Hvilke specifikke punkter, der skal diskuteres på dette område afhænger af, hvilke spørgsmål og uklarheder der er opstået under de forrige workshops. Deltagerne fra Viborg Kommune vil i denne sammenhæng mest bestå af medarbejdere og beslutningstagere fra henholdsvis Kommunikationsafdelingen og IT-afdelingen. Miljøer, hosting samt udvalgte punkter på funktionslisten vil blive gennemgået efter behov. Afslutningen af den kreative fase munder ud i en samlet løsningsbeskrivelse hvis indhold adskilles i delopgaver som estimeres. Kvalitetssikringen starter allerede i afklaringsfasen, hvor det bl.a. sikres, at alle krav er objektivt målbare, at der er fuld enighed om test, og hvornår noget er godkendt. I den tekniske sprintfase afsluttes hvert sprint med et internt kvalitetssikringsmøde, hvor hver udvikler præsenterer sit produkt for resten af projektgruppen. Produktet testes på baggrund af de prototyper informationsarkitekten har udarbejdet, så det sikres, at funktionen understøtter formålet. Vores procesmodel afsluttes af den indholdsskabende fase, der vedrører undervisning af kundens redaktører, administratorer og udviklere. Efter undervisningen er redaktørerne klar til indtastning af indhold på sitet. Når projektet leveres efter en agil metode, opdeler vi indtastningen af indhold i sprints. Hvert sprint afsluttes med sproglig (fra vores kommunikationskonsulenter) og teknisk kvalitetssikring. Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 16

17 Model 4 DIS/PLAYs agile model, hvor Proxy ProductOwner teamet hele tiden leverer den kreative, kommunikative afklaring der skal til for at product back-log items bliver klar til et sprint. Fase 2 Klargøring og implementering af løsning Milepæle og vigtigste aktiviteter Dato Anssvarlig (K/L) Påbegyndelse: Frontend-udvikling Det godkendte grafiske design omsættes til statisk HTMLkode, som Sitecore-udviklerne derefter kan begynde at implementere i Sitecore L DIS/PLAY forestår denne opgave, og VK behøver ikke deltage. VK er dog velkommen til at teste og vurdere frontendkoden, hvis dette skulle ønskes Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 17

18 Påbegyndelse: Start på teknisk udviklingsfase L Sitecore-udvikling, indledende: Samtidig med frontendudviklingen går Sitecoreudviklerne i gang med de opgaver, der ikke kræver, at frontendkoden er klar. Det er fx klargøring af test- og udviklingsmiljøer, samt indledende opsætning af templates. DIS/PLAY forestår denne opgave, men VK skal stille med relevant personale, der kan besvare spørgsmål fra DIS/PLAY s udviklere, hvis dette skulle være nødvendigt. VK s projektleder skal desuden deltage i detailplanlægningen af denne opgave. Afslutning: Frontendudvikling L Sitecore-udvikling, videreudvikling: Når frontendkoden er på plads, kan udviklingen af alle sideskabeloner og al funktionalitet påbegyndes. Den nærmere rækkefølge afhænger af, hvordan det grafiske design bliver, og hvordan de enkelte opgaver er bestemt i afklaringsfasen. Det kan derfor ikke for nuværende beskrives i detaljer, i hvilken rækkefølge, der udvikles. Men der er tale om de udviklingsopgaver, der ligger i bilag 02 fase 2 kodning af funktionalit, Sitecore konfigurering, subsites, søgning osv K/L Når opgaverne er afklaret, vil vi sammen med VK lave en detaljeret tidsplan for denne udviklingsperiode, herunder den løbende test og kvalitetssikring således, at vi kan føre detaljeret fremdriftsopgørelse over udviklingsfasen Da udviklingen forgår agilt (Baseret på scrum) så kræver denne udvikling løbende dialog med Viborg Kommune DIS/PLAY forestår denne opgave, men VK skal stille Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 18

19 med relevant personale, der kan besvare spørgsmål fra DIS/PLAY s udviklere. Det gælder både mht. funktionalitet, serversetup, integrationsspørgsmål og spørgsmål vedr. 3. parts-systemer, som DIS/PLAY ikke selv kan skaffe viden nok om. VK s projektleder skal desuden deltage i detailplanlægningen af denne opgave. Påbegyndt: Sommerferie projektdeltagere hos begge parter forventes at være på ferie ca. 3 uger på skift i denne 1½ måneds periode og dermed følgende nedsat fremdrift. (Uge26-32) K/L Afsluttet: Sommerferie K/L Påbegyndelse: Uddannelse af webredaktører og webadministratorer. DIS/PLAY s underviser afholder 4 x ½ undervisningsdag hos VK m/ op til 12 deltagere fra VK K/L DIS/PLAY forestår denne opgave, og VK deltager med kursusdeltagere. VK s projektleder skal desuden deltage i den overordnede planlægning af denne opgave. Afslutning: Uddannelse K/L Generel og løbende quality and assurance: DIS/PLAY tester og fejlretter løbende de udviklede funktionaliteter som en del af vores kvalitetssikringsmodel. VK opfordres til at deltage i test og tilbagemelding på test. Dette starter lidt senere end udviklingsprocessen generelt, idet det normalt er svært at teste på en løsning, der kun er i den første opbygningsfase. Ordentlig og produktiv test kræver som regel, at dele af løsningen oppe at køre. K/L DIS/PLAY forestår denne opgave, men VK skal stille med relevant personale, der kan besvare spørgsmål Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 19

20 fra DIS/PLAY s udviklere. Det gælder både mht. funktionalitet, server setup, integrationsspørgsmål og spørgsmål vedr. 3. parts-systemer, som DIS/PLAY ikke selv kan skaffe viden nok om. DIS/PLAY opfordrer dog VK til at deltage i testen af løsningen, da det altid giver det bedste resultat, at både kunde og leverandør tester.(uge 23-41) Første overførsel af indhold Påbegyndelse: Overflytning af indhold fra gammel site til nyt site K DIS/PLAY står selvfølgelig klar, hvis der skulle opstå spørgsmål eller lignende. Afslutning: Overførsel af indhold Launch af Viborg.dk L/K Kl Afslutning: Klargøring og implementering af K/L løsning (Uge 41) Påbegyndelse: Funktionstest og fejlrettelser K/L DIS/PLAY forestår denne opgave, men VK skal stille med relevant personale, der kan besvare spørgsmål fra DIS/PLAY s udviklere. Det gælder både mht. funktionalitet, serversetup, integrationsspørgsmål og spørgsmål vedr. 3. parts-systemer, som DIS/PLAY ikke selv kan skaffe viden nok om. DIS/PLAY opfordrer dog VK til at deltage i testen af løsningen, da det altid giver det bedste resultat, at både kunde og leverandør tester. Påbegyndt: Brugertest L Korrektion efter brugertest L Afslutning: Brugertest L Påbegyndt: Intranet L Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 20

21 Implementering og opsætning af Intranet Moduler og funktionallitet DIS/PLAY opfordrer VK til at deltage i testen af løsningen, da det altid giver det bedste resultat, at både kunde og leverandør tester. Afsluttet: Intranet L/K Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 21

22 Appendiks D Detaljeret tids- og aktivitetsplan ved Kundens bestilling af option vedr. drift Da DIS/PLAY traditionelt har store offentlige organisationer som en væsentlig del af forretningsgrundlaget, er vores organisation gearet til at håndtere mange forskelligartede supportfunktioner. Dette differentierer os kompetencemæssigt fra den traditionelle hjemmeside-leverandør. Vi har opbygget en dedikeret supportfunktion, udelukkende til håndtering af løsninger i drift. Vores supportmedarbejdere har, ud over at være certificerede udviklere på de platforme vi laver løsninger til, årelang erfaring i at servicere store organisationer med alt fra mindre udviklingsudgaver til upload af indhold. DIS/PLAY Support er decentralt organiseret, således at alle udviklere i DIS/PLAY er direkte involveret i supportopgaver, og oftest supporterer de løsninger som de har været med til at skabe. DIS/PLAY Support er on-line med de fleste af vores kunder, og kommunikationen foregår telefonisk og via DIS/PLAY Support s projektportal. Milepæle og vigtigste aktiviteter Dato Anssvarlig (K/L) Påbegyndt: Overtagelse Overdragelse til Viborg Kommune skal være afsluttet senest samtidig med Overtagelsesdagen K/L Skal løsningen hostes ekstern, flyttes den til Hostingpartneren - ellers samarbejdes med VK s it-afdeling for at rulle sitet på serverne Milepæl -betydning: Overdragelsesfasens detaljer afklares og forventningsafstemmes. Milepæl -opnåelse: Kunden føler efter afklaringen og forventningsafstemningen, at Kunden efter endt overdragelse vil kunne overtage løsningen mhp. at nå sikkert til driftsprøven. VK og DIS/PLAY deltager ligeværdigt i denne proces. Afslutning: Overtagelsesprøve overtagelsesprøve afsluttet Milepæl -betydning: Kunden kan overtage Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 22

23 Systemet. Milepæl -opnåelse: Kunden kan overtage Systemet uden problemer. VK og DIS/PLAY deltager ligeværdigt i denne proces. Godkendelse af Overtagelsesprøven K/L 2 Betaling 60% af beløbet Overtagelsesprøve godkendt og udført K Driftprøve Påbegyndelse: Driftsprøve L Milepæl - betydning: Kunden kan verificere, at Systemet er klar til drift. Milepæl - opnåelse: Kunden verificerer, at Systemet er klar til drift. VK og DIS/PLAY deltager ligeværdigt i denne proces. Afslutning af Driftprøve L Godkendelse: Driftprøven K/L 3 Betaling 20% af beløbet driftprøve udført og godkendt K GO LIVE Viborg.dk kl. 12 K/L Opstart Supportaftale L Overdragelsesmøde internt i DIS/PLAY A/S Supportportal oprettet og ibrugtagning Garantiperiodens udløb Bilag 1 Tidsplan Viborg Kommune Website og Intranet 23