Ledelsesmæssig kommunikation

Transkript

1 Ledelsesmæssig kommunikation 5 K A P I T E L

2 Elementer i ledelsesmæssig kommunikation DIALOG R E S U LTAT S K A B E L S E H A N D L I N G M Å L F O R M U L E R I N G R E L AT I O N S S K A B E L S E Fig. 5.1 Elementer i ledelsesmæssig kommunikation. Kilde: adapteret fra Sejr Meldgaard, 360 graders procesanalyse, Jurist og økonomforbundets forlag, 2007.

3 Ledernes anvendelse af dialog og coaching Kommunikerer lederne gennem dialog og coaching? Ledere JA 72% JA 33% Medarbejdere Fig. 5.2 Ledernes anvendelse af dialog og coaching

4 Kommunikativ adfærd i kommuner og regioner Iflg. kodeks for god ledelse i kommuner og regioner skal lederen: Sikre, at medarbejderne har forståelse for krav og udfordringer Sikre en kommunikerende kultur i organisationen Skabe sammenhæng mellem de overordnede mål og den enkeltes bidrag Involvere medarbejdere i arbejdet med at konkretisere mål, resultatkrav og dokumentation. Fig. 5.3 Kommunikativ adfærd i kommuner og regioner. Kilde: Kodeks for god ledelse i kommuner og regioner, 2008.

5 Faktorer der øger behovet for ledelsesmæssig kommunikation Kommende generationer forventer mere dialog Udvikling mod værdibaserede organisationer og ledelsesformer med fl a d struktur og tværfagligt samspil Udvikling af interne og eksterne netværk med fokus på læring og udvikling af nye samarbejdsformer Kommunalreformens og fusioners organisering i større enheder Stigning i antallet af vidensopgaver Styrkelse af det individuelle og organisatoriske videns- og læringsarbejde Krav om udnyttelse af individernes forskellighed og ressourcer fra såvel individets som virksomhedens side Implementering af et stærkt stigende antal forandringer Medarbejdernes generelt højere uddannelsesniveau Et stort arbejdspres til skade for work-life balance. Fig. 5.4 Faktorer der øger behovet for ledelsesmæssig kommunikation.

6 Kendetegn hos den gode kommunikerende leder Den gode kommunikerende leder kendes på at være: Imødekommende og opsøgende Engageret Klar og overbevisende Konsistent kommunikerende Overbliksskabende Motiverende, engagerende og udviklende En god ambassadør Rollemodel eksternt og internt Fig. 5.5 Kendetegn hos den gode kommunikerende leder. Kilde: Anne Katrine Lund, Lad gå videre, Gyldendalske boghandel, Nordisk Forlag A/S, 2008.

7 Den ledelsesmæssige kommunikationsmodel Den kommunikationsmæssige forståelse Forandringskommunikation Strategisk kommunikation Budskab Den dialogbaserede kommunikation Forståelse Filtre: værdier overbevisninger erindringer tanker personlighedsegenskaber Landskab Ydre verden Begivenhed Sansning Filtrering Vi undlader, forvrænger og generaliserer Refleksion Landkort Indre model Følelse Indre tilstand Afsender Adfærd M E D D E L E L S E M E D D E L E L S E Adfærd Landskab Ydre verden Begivenhed Sansning Filtrering Vi undlader, forvrænger og generaliserer Refleksion Landkort Indre model Følelse Indre tilstand Modtager Filtre: værdier overbevisninger erindringer tanker personlighedsegenskaber Åbenhed og feedback Se fig. 5.8 side 155 og fig side 158 Den kommunikationsmæssige selvforståelse Feedback afgivelse og modtagelse Se fig side 162 Den kommunikationsmæssige indlevelsesevne Fig. 5.6 Den ledelsesmæssige kommunikationsmodel viser elementer i den ledelsesmæssige kommunikation, der bidrager til den fælles kommunikationsmæssige forståelse. Figuren viser også sammenhængen mellem elementerne. Kilde: Figurens indhold er sat sammen af 3 modeller, der sammen med strategisk- og forandringskommunikation efterfølgende præsenteres hver især.

8 Det indre landkort Budskab Landskab Ydre verden Begivenhed Sansning Filtrering Vi undlader, forvrænger og generaliserer Refleksion Landkort Indre model Følelse Indre tilstand Adfærd Filtre: værdier overbevisninger erindringer tanker personlighedsegenskaber Fig. 5.7 Det indre landkort.

9 Andres viden om dig Hvad andre ved om dig (kan iagttages) Hvad andre ikke ved om dig (kan ikke iagttages) Din egen viden om dig selv Hvad du ved om dig selv (bevidst) Åbent område Skjult område Hvad du ikke ved om dig selv (ubevidst) Blindt område Ukendt område Fig. 5.8 Johari-modellens kommunikationsfelter (vinduer). Kilde: Joseph Luft, Of Human Interaction, National Press Books, 1969.

10 Kropssprog 55% Tonefald 38% Ord 7% Fig. 5.9 Elementernes mulige betydning ved inkongruent kommunikation. Kilde: Judith E. Pearson, The Toastmaster, the magazine of Toastmaster International.

11 Feedback Din egen viden om dig selv Åbenhed Hvad du ved om dig selv (bevidst) Hvad du ikke ved om dig selv (ubevidst) Andres viden om dig Hvad andre ved om dig (kan iagttages) Åbent område Blindt område Hvad andre ikke ved om dig (kan ikke iagttages) Skjult område Ukendt område Fig Åbenhedens og Feedbackens betydning for Johari-modellens åbne kommunikationsfelt. Kilde: Adapteret fra Paul Hersey & Stephen Blanchard, Management of Organizationel Behaviour, Prentice-Hall, 1993.

12 Grundregler for afgivelse af konstruktiv feedback Gå efter situationen og ikke personen hvilket betyder, at din feedback tager afsæt i konkrete sansebaserede oplevelser. Referer til adfærd, som det er muligt for modtageren at ændre. Vær specifik og beskrivende for at konkretisere feedbacksituationen. Sæt JEG foran, idet du tager afsæt i din egen oplevelse eller opfattelse jf. dit indre landkort. Derved tager du ansvar for den feedback, du giver. Timing den afgivne feedback skal komme så hurtigt efter situationen, at modtageren kan huske detaljerne. Fig Grundregler for afgivelse af konstruktiv feedback.

13 Indlevelsesevne Stor Lille Lille Først på dette adfærdsniveau kan lederen forstå medarbejderens indre landkort Afvisende Afviser feedback. Det har du helt misforstået Forklarende Afviser feedback med syge forklaringer. Det er også fordi Feedback-trappen Udviklende Tager stilling til feedbacken og beslutter, hvordan den skal påvirke egen adfærd. Lytte forstående Koncentrerer sig om at forstå den afgivne feedback ud fra feedback giverens indre landkort. Lytte tænkende Lytter øjensynligt til den afgivne feedback, men tænker samtidig på: Hvad skal jeg sige, når han stopper med at tale Stor Feedbacks betydning for udvikling af adfærd Fig Feedback-trappen viser dine mulige reaktioner ved modtagelse af feedback.

14 Budskab Den dialogbaserede kommunikation Forståelse Filtre: værdier overbevisninger erindringer tanker personlighedsegenskaber Landskab Ydre verden Begivenhed Sansning Filtrering Vi undlader, forvrænger og generaliserer Refleksion Landkort Indre model Følelse Indre tilstand Adfærd Afsender M E D D E L E L S E M E D D E L E L S E Adfærd Landskab Ydre verden Begivenhed Sansning Filtrering Vi undlader, forvrænger og generaliserer Refleksion Landkort Indre model Følelse Indre tilstand Modtager Filtre: værdier overbevisninger erindringer tanker personlighedsegenskaber Fig Den dialogbaserede kommunikation. Kilde: baseret på Sejr Meldgaard, 360 graders procesanalyse, Jurist og økonomforbundets forlag, 2007.