Opl g til fremme af digitalisering

Transkript

1 Opl g til fremme af digitalisering Dette dokument forsłger dels at skabe en f lles forst else af, hvad vi mener, n r vi siger digitalisering i Randers Kommune og dels at skabe en samlet, f lles ramme for at implementere tiltag, der fremmer digitalisering. Dokumentet foresl s godkendt som en f lles aftale om, hvordan vi fremmer digitalisering. Ud fra dette dokument udarbejdes konkrete tidsog handleplaner p hvert af de 4 omr der, der er skitseret under punkt III. Afsnit I Hvorfor digitalisering? Midlerne bliver f rre, og borgerne kr ver som minimum den nuv rende service. Det kr ver, at dem, der kan betjene sig selv, skal głre det. Sagsgange og indtastninger i fagsystemer skal i videst muligt omfang udfłres af borgerne selv for at bruge vores knappe ressourcer bedst muligt. Samtidig kłber flere og flere borgere b de tjenesteydelser og varer via internettet. Faktisk kan vi forvente, at det om f r vil v re et folkekrav, at man kan betjene sig selv digitalt hos kommunen, for det kan man allerede hos mange private virksomheder, og s kan det da ikke passe, at man skal skrive et brev til kommunen. Men vores organisation er kompleks, derfor er det vigtigt, at vi handler i tide. I den f lleskommunale digitaliseringsstrategi (sept. 2010) er det m let, at 30 procent af alle borgerhenvendelser er digitale i 2012 og 50 procent i Hvis vi fremskriver de łkonomiske midler, er det helt tydeligt, at vi skal t nke nyt. Det kr ver, at b de medarbejdere og ledere tager digitale lłsninger til sig. Samtidig kan borgerne via de mange dialogmuligheder p internettet aktivt involveres i udviklingen og anvendelsen af digitale lłsninger. Det sikrer, at vi vedholdende kan justere vores lłsninger til at v re nemme at bruge og modsvare brugernes behov. Afsnit II Hvad er digitalisering? Digitalisering er at modtage, h ndtere, bearbejde og besvare borgerhenvendelser digitalt. Der skal v re benlyse fordele for en borger, for at vedkommende vil betjene sig selv. Det er ikke i sig selv en god service at kunne udfylde en blanket p nettet, hvis den skal printes for at blive afleveret. Det er god service at kunne henvende sig digitalt, f vejledning digitalt og betjene sig selv digitalt. Samtidig skal digitalisering ikke bare v re en łget service men en metode til at effektivisere og bruge vores ressourcer mest muligt optimalt. Digitalisering er dermed ogs en ny m de at bruge vores data p, fordi vi dermed kan optimere vores arbejdsgange. Afsnit III Hvordan digitalisering? Vi skal have fat i fire overordnede indsatser

2 Teknologi/lłsninger Borgere Politikere, ledere, medarbejdere Organisering III - 1 Teknologi/lłsninger Vi har eller har snart: Platform til r dighed nyt cms/digital dialogmulighed Digital post til r dighed En r kke selvbetjeningslłsninger Vi mangler: Flere intelligente selvbetjeningslłsninger, der głr det muligt at betjene sig ned i et fagsystem og reelt sparer ressourcer i workflow. 24 timers service ved spłrgsm l fra borgere om brug af digitale lłsninger eller hjemmeside. Sammenh ng og udveksling af data mest hensigtsm ssigt p tv rs. Genbrug af data. SMS-lłsninger Konkret tids- og handleplan Januar 2011 Digital Afklaring af digital pladsanvisning pladsanvisning Januar 2011 Błrn og skole Implementering af skoleintra i Nemdialog Februar-marts Implementering af nyt cms Februar-marts Pilotprojekt for intranet til daginstitutioner M let er at give for ldren s mange anledninger som muligt til at benytte sig af selvbetjening og selv at finde oplysninger via hjemmesiden, at głre livet nemmere for for ldren ved at levere oplysninger p de relevante platforme og lette arbejdsgange for p dagoger. Februar-marts Sms-lłsning i nyt Afklaring af muligheder og begr nsninger i

3 Februar-marts Februar-marts cms Integration til Tandplejen via nyt cms Integration til biblioteket via nyt cms smslłsning i cms. M let er at give borgeren s mange anledninger som muligt til at benytte sig af selvbetjening og selv at finde oplysninger via hjemmesiden. M let er at give borgeren s mange anledninger som muligt til at benytte sig af selvbetjening og selv at finde oplysninger via hjemmesiden III - 2 Organisering Vi har: Digitaliseringsstyregruppe Projektgruppe under digitaliseringsstyregruppe Digital taskforce i ny stab Vi mangler: Digitale ambassadłrer Digitaliseringskoordinatorer i hver forvaltning. Projektmodel konomisk incitament til digitalisering Leder/Medarbejder incitament til digitalisering. En f lles beslutning om, at digitalisering er noget vi skal ikke noget vi kan. Men m den vi skal p er forskellig alt efter forvaltningsomr de. Det foresl s, at der laves en konkret tids- og handleplan 19. januar Debat om kan eller Debat i Lederforum. skal Januar Papirlłs Inddragelse af HR personale personaleh ndtering Februar Debat i direktion om kan eller skal udgangspunkt i mulighederne for personaleh ndtering uden papirgange. 10. februar Temamłde Byr det Digitalisering hvad er det? Pr sentation af ny hjemmeside, de personlige faner, potentialet. Ideudvikling sammen med byr det?? III 3 Borgere Budskab: For at br nde igennem med en markedsfłring til borgerne, skal vi have et klart budskab. Det kunne v re: 1) Randers Kommune, vi er lige her: Betjen dig selv dłgnet rundt med selvbetjeningslłsninger og oplysninger p Randers Kommunes hjemmeside. Du kan finde svar p rigtig mange spłrgsm l ved at kigge p hjemmesiden. Hvis du har vanskeligheder, s kontakt borgerservice og f vejledning. Eller send en mail/sms, s svarer vi indenfor 24 timer. Digital post en nem mulighed. Du skal ikke p posthuset eller i postkassen, men kan sende din post p alle tider af dłgnet. Hvorfor głr Randers dette? Fordi vi vil mulighederne. Vi vil hj lpe dig, som har en travl hverdag, og har brug for at f lłst opgaven her og nu dłgnet rundt. Og vi vil have tid til dig eller m ske din nabo, der har brug for den personlige betjening i et komplekst spłrgsm l, og til dig, som endnu ikke er s fortrolig med digital betjening.

4 2 ) Randers tilbyder konkrete lłsninger kommunikeres ud i takt med, at de kommer. Foruds tning: Inden vi markedsfłrer skal vi: have et overblik over borgernes brug af eksisterende lłsninger. (det er opsamlet) have overblik over borgernes eksisterende muligheder p vores ny hjemmeside. (det er opsamlet) Virkemidler: Overfor borgerne er der bl.a. fłlgende virkemidler: Sm video og tekst/billedhistorier p hjemmeside om digitale muligheder lige her. Oprettelse af sociale medier med mulighed for at komme med ideer til nye digitaliseringsmuligheder/ris og ros til de nuv rende. Brug af de sociale medier til markedsfłring af digitale muligheder. (fx facebook annoncer) Indrykning af annoncer p internet og i lokale/regionale medier. Presseindsats for at formidle digitalisering. Vi s tter et m l om at Randers vil ud med en god digital historie hver uge i en kampagne periode som gentages med j vne mellemrum. Reklame p kommunens sider p teksttv om digital selvbetjening. Der oprettes personaer (sl ende eksempler p typer af borgere) -signaturer fra medarbejdere, der fort ller om en ny digital lłsning (er teknisk muligt) Den nummer-lap man tr kker hos borgerservice indeholder reklame for digital selvbetjening Sk rme i borgerservice og hall reklamerer med videoer for selvbetjening Reklame via teksttv for Randers Kommunes selvbetjeningslłsninger. Ambassadłrer blandt medarbejdere de 9000 medarbejdere skal g foran. Tidsplan: Det foresl s, at der laves en konkret tids- og handleplan ud fra nedenst ende. Og at der m les p anvendelsen af digitale lłsninger. Januar Digital post P hjemmeside Februar Markedsfłring af digital mulighed Sm video og tekst/billedhistorier p hjemmeside om digitale muligheder lige her 8. Marts-juni Markedsfłringskampagne Indrykning af annoncer p internet og i af digitale muligheder (fokus p min bolig) lokale/regionale medier. Reklame p kommunens sider p teksttv om digital selvbetjening. Den nummer-lap man tr kker hos borgerservice indeholder reklame for digital selvbetjening Sk rme i borgerservice og hall reklamerer med videoer for selvbetjening 8. april-juni Markedsfłringskampagne af digitale muligheder Oprettelse af facebook fanwall med mulighed for at komme med ideer til nye digitaliseringsmuligheder/ris og ros til de nuv rende.

5 Brug af de sociale medier til markedsfłring af digitale muligheder. (fx facebook annoncer) 8.marts-til juni Presseindsats Presseindsats for at formidle digitalisering. Vi s tter et m l om at Randers vil ud med en god digital historie hver uge i en kampagne periode som gentages med j vne mellemrum Ambassadłrer blandt medarbejdere de 9000 medarbejdere skal g foran Maj-ultimo 2011 Markedsfłringskampagne af digitale muligheder -signaturer fra medarbejdere, der fort ller om en ny digital lłsning (er teknisk muligt) III - 4 Politikere, ledere, medarbejdere Denne del deles op i: 4.1 Politikere/direktion 4.2 Ledere 4.3 Medarbejdere 4.1 Politikere/Direktion Opbakning fra topledelsen er absolut nłdvendig for at komme i m l og flytte volumen fra personlig betjening til digital betjening. Denne opbakning skal sive ned gennem organisationen og det er vigtigt at f topledelsens opbakning til tiltag i forhold til ledere og medarbejdere. Topledelsen skal motiveres til vedholdende at fokusere p digitale muligheder og prioritere retningen. Budskab til politikere/direktion: A Vi skal have r d til god betjening. For at vi kan f tid og r d til at yde de svage borgere personlig betjening, skal vi understłtte, at de st rke borgere betjener sig selv. B God betjening er den rette betjening i den givne situation. For mange borgere er tiden en knap faktor, og man er vant til at f lłst sit forehavende her og nu, som f.eks. at bestille billet, kłbe rejse etc. Denne opfattelse vil v re stigende efterh nden som nye befolkningsgrupper vokser til. Randers vil give borgerne samme gode service, som de er vant til ved andre virksomheder de kan betjene sig digitalt p alle tider af dłgnet. De borgere, der ikke kan betjene sig digitalt hj lper og vejleder vi. Herunder hj lper vi dem med at betjene sig digitalt, s de m ske selv kan n ste gang. Det skal afklares hvem ikke-brugeren er. Komplekse spłrgsm l kr ver dialog, og klares bedst ved personlig betjening. C Digital udvikling kr ver forberedelse Det forventes, at kommunerne udvikler sig digitalt og effektiviserer som fłlge heraf. Bloktilskud reguleres tilsvarende. Den f lleskommunale digitaliseringsstrategi siger, at 30 procent af alle borgerhenvendelser skal v re digitale i 2012 og 50 % i Hvis Randers skal v re p omdrejningshłjde med denne udvikling, og ikke blive fanget i en budgetklemme, skal forberedelserne głres nu. Virkemidler: Seminarer Temamłder for lederforum, hovedmed. Studieture

6 Sager p dagsordener med status og orientering om fremdrift i digitalisering samt stillingtagen til konkrete sager (f.eks. kanalstrategi) Understłtte ny teknologi til byr dets medlemmer, s som i-pad Afskaffe papir-dagsordener (Viborg lłsning evt.) Digitalisering błr v re et fast punkt p dagsordenen p afdelingsmłder Topledelse skal bruge tid p dialog om frygt for forandring i digitalisering Tidsplan: Det foresl s, at der laves en konkret tids- og handleplan 15. februar Digitalisering Temamłde for byr det fordelene. 27. januar Debat i direktion om kan eller skal udgangspunkt i mulighederne for personaleh ndtering uden papirgange. 10. februar Temamłde Byr det Digitalisering hvad er det? Pr sentation af ny hjemmeside, de personlige faner, potentialet. Ideudvikling sammen med byr det?? 16. februar Studietur for direktionen + borgmester + n stfmd for hovedmed? 3. marts Pr sentation selvbetjening i Miljł og teknik p den ny hjemmeside og forslag til kommende omr der 31. marts Pr sentation af ny hjemmeside med fokus p selvbetjening i Miljł og teknik Rudersdal digitalisering af personale og m ske en anden lłsning? Direktionsmłde Temamłde byr det. 23. juni Status p selvbetjening. Statistik p tal for de fłrste m neder. Et view over de gode eksempler. Opl g til hvad s i efter ret? Temamłde byr det 4.2 Ledere Det er vigtigt, at lederne g r forrest i forandringskommunikationen og formidler b de den br ndende platform og drłmmen. Lederne er ogs de bedste til at overs tte forandringen lokalt. Lederne skal involveres i den digitale proces og Lederforum skal forpligte sig p, at der er et element af skal for at opn en f lles forst else af at digitalisering ikke er et valg, men en nłdvendighed, hvor man ikke g r egne veje. Det er ogs v sentligt, at lederne f r et forspring for at kunne sluge forandringen og engagere sig. Budskab til lederne:

7 Det samme som til politikerne og V rdien af din ledelse bliver ogs m lt p, om du tr kker innovation og digitalisering (ogs selvom du dermed f r mindre jorder eller f rre medarbejdere) Virkemidler Lederforum Temadage Lederkonference 2011 Innovations netv rk blandt ledere Digital lounge for ledere At ruste lederne til at svare p kritiske spłrgsm l om digitalisering (FAQ) Ledere skal opfange historier, hvor medarbejdere rykker digitalt med henblik p videreformidling. Tidsplan Det foresl s, at der laves en konkret tids- og handleplan 19. januar Digitalisering hvad Lederforum kan og skal debat. er det? Koblet med Kanalstrategi 8. marts Formidling af ny hjemmeside og de digitale muligheder 5. april Lederforum 15. juni Digitalisering m l for efter ret debat. Lederforum tag p rejse som borger i Randers. Koblet med statistik for nuv rende selvbetjening. Dialog om hvordan vi fremmer selvbetjening. opl g fra direktłr i Gentofte Kommune. Debat om digitale ambassadłrer Temamłde i Lederforum 4.3 Medarbejdere Medarbejderne skal kunne se mulighederne i digitalisering og begynde at t nke service udefra og ind. Samtidig skal potentialet i at kunne anvende sin tid p nye m der blive synligt. Undervejs er det vigtigt, at medarbejderen bliver tryg nok til at kunne v re engageret medspiller i digitalisering. Medarbejderne skal i praksis gennemfłre digitaliseringen og de ndrede arbejdsgange. Det er medarbejdere, der ikke l ngere skal betjene alle borgere i telefonen, men henvise til digitale lłsninger, hvor det er muligt. Medarbejderne skal l re nye typer af service og nogle skal have et markant andet jobindhold. Det kr ver engagement og involvering Budskab: Samme budskab som til politikerne Fremtidens medarbejder er den digitale medarbejder. Alle skal med uanset alder: Forbered dig til otium: Bliv digital kompetent, s du bliver en pensionist, der kan fłlge med, en der kan klare hverdagen, en der kan kommunikere med błrnebłrnene og andet netv rk. Det skal v re attr v rdigt at r kke h nden op og sige jeg kan digitaliseres

8 Virkemidler Kurser i Medarbejderne som digitale ambassadłrer m ske skulle alle med Kurser i at v re del af en lłbende forandring Nyhedsbreve Gode historier om digitalisering. Udn vnelse af ambassadłrer Alm. Markedsfłring p arbejdspladserne Personaleblad Kurser i at bruge digitale lłsninger selv. Rejseholdet i digitalisering kommer besłg p arbejdspladser for at tale mulige digitale lłsninger. Det skal v re nemt at stille spłrgsm l til digitalisering, komme med forslag og komme i kontakt med en digital taskforce f.eks. via blog, facebook etc. Et digitalt intranet, hvor man logger sig p og faktisk selvbetjener sig. Tidsplan: Det foresl s, at der laves en konkret tids- og handleplan 28. januar Digitalisering hvad Hovedmed. er det. Hvordan kan vi bruge det? Februar Digital ambassadłr Kursus for medarbejdere udvikles. kursus udvikles. Samt kursus i at v re borger, der selvbetjener sig. 18. marts Pr sentation af en rejse som borger p og digitaliseringsstatus. Kit til debat i enkelte medudvalg udleveres Hovedmed samt kit til debat i de enkelte medudvalg. v/karen Balling Radmer, Kommunikation 1. december 2010