Bilag til Indstilling til beslutning om at anskaffe nyt cms for hjemmesider og integrationer til fagsystemer

Transkript

1 Bilag til Indstilling til beslutning om at anskaffe nyt cms for hjemmesider og integrationer til fagsystemer Baggrund: En arbejdsgruppe med repr sentanter fra IT, Borgerservice og Kommunikation har i f llesskab udarbejdet en foranalyse med henblik p at anskaffe nyt cms for kommunens hjemmesider, og sikre at med tilhłrende andre hjemmesider bliver en platform for selvbetjeningslłsninger. Arbejdsgruppen best r af: Bent Hłjlund, Ulrik Fynbo, Dorthe Dee Olsen, Malene Maarbjerg Rasmussen og Karen Balling Radmer (projektleder) Scenarie der belyser de fremtidige muligheder med den beskrevne lłsning: Peter er 35 r og bor i Randers Kommune. Han g r p Her młder han et site, der giver adgang til selvbetjening inden for en r kke omr der og han ser reklamer for kommende arrangementer og aktiviteter i kommunen. V lger han nyheder, vil de v re inddelt i emner, som f.eks. błrn, unge, sundhed, skole, uddannelse, erhverv, innovation, affald, klima, varme, miljł, arbejdslłshed, ldrepleje, seniorer osv. Det er nemt at navigere i og giver mening for Peter. Han f r en hjemmeside der rummer et v ld af informationer og muligheder. I dag łnsker Peter dog at g et skridt videre. Han logger sig ind p hjemmesiden med den nye digitale signatur og v lger Alt om dig (arbejdstitel). Alt om dig er en personlig udgave af Randers.dk. Peter er gift og har błrnene Lise i błrnehave og Alexander, der g r i 3. klasse. Han har i 2005 kłbt et hus i Randers Kommune. De muligheder Peter pr senteres for p Alt om dig tager udgangspunkt i Peters livssituation. Eksempelvis kan Peter under fanen Bolig fłlge status p sin egen byggesag, se tidligere byggesager, der vedrłrer ejendommen hente sin lokalplan for omr det med videre. Peter kan ogs f information om, hvorn r der n ste gang afhentes storskrald samt automatisk indberette problemer med renovationen eller anmeldelse af skadedyr, rotter m.v. (Miljł og Teknik er allerede langt fremme i dette arbejde) Da błrnene er under 9 r vil Peter ogs automatisk blive pr senteret for et link til Din Barsel, der giver et overblik over evt. barselsrestdage samt f overblik over udbetaling af błrnebidrag m.v. For ldrene er flittige brugere af bibliotekets faciliteter og vil i Alt om Dig have fuld adgang til status for udl n og reservationer samt f besked om hvorn r błger, cdere m.v. skal afleveres p biblioteket. Al information fra Alexanders skole herunder ugeplaner, skoleskema, information omkring kommende arrangementer samt, hvilke lektier Alexander har for til i morgen vil v re tilg ngelig i Alt om dig. Denne sommer har familien planlagt den fłrste udlandsrejse siden Lise blev fłdt. Peter bestiller derfor Lises błrnepas p Alt om dig. 1

2 I kalenderen har Peter desuden et overblik over arrangementer i Kommunen indenfor sine valgte interesseomr der samt adgang til at se błrnenes aftaler med tandplejen eller Sundhedsplejen samt datoer for informationsmłder i lokalomr det f.eks. omkring udskiftning af oliefyr. N r Peter bev ger sig rundt p hjemmesiden fłlger personlige oplysninger, hvor det er relevant, med. Samtidig kan han v lge at g p błrneintra, fordi Lise g r i daginstitution. Da han har logget sig p giver błrneintra ham direkte adgang til at se billeder samt dagbog fra dagens skovtur, i kalenderen ligger allerede n ste f llesspisning i błrnehaven, og han kan se hvilke p dagoger, der bner i morgen og, hvorn r han skal hente tidligt. Fra mobiltelefonen kan Peter desuden indmelde sygdom samt ferieinformation med videre. Peter er i fritiden kasserer i en idr tsforening, og derfor har han adgang til at se hvilke kommunale lokaler/haltider han har til sine hold, ligesom han kan booke tider samt digitalt indsende foreningens tilskudsansłgninger til Randers Kommune og automatisk f svaret digitalt. (denne funktionalitet er allerede virkelighed fra medio april og besluttet i Kultur- og Fritidsafdelingen.) Som selvst ndig virksomhedsindehaver kan Peter v lge at logge sig p med sin medarbejdersignatur. Herefter bner sig muligheder for f.eks. at słge om lov til at opstille stillads, melde sig til m nedens morgenmłde om nye innovationsmuligheder (som derefter l gger sig i kalenderen og ikke kr ver manuelle indtastninger i kommunen) Med de mange muligheder er kommunens hjemmesider blevet et netsted, Peter besłger ofte. Derfor f r han ogs nyheder p siderne, som best r af de informationer, kommunen łnsker han skal hłre om. Det kan f.eks. v re nye politiske tiltag, nye servicemuligheder, nye borgermuligheder osv. Peter har ogs mulighed for at dele en artikel med andre han trykker bare p ikonet til facebook og vupti er historien om f.eks. et borgermłde delt med hans 135 venner. Peter kan ogs kommentere p en nyhed og s tte en debat i gang. Naturligvis kan Peter ogs se sin kalender og fłlge med i udvalgte dele af hjemmesiden via sin mobil. For kommunens medarbejdere vil kommunens intranet blive en helt ny oplevelse. Her er nyt fra direktionen, debatforum, mulighed for at se egen lłnseddel, referater fra egne MUSsamtaler, adgang til personlig kalender, udfylde kłrselsseddel, f den godkendt og direkte videre i KMD lłn uden manuelle indtastninger osv. Intranettet er ogs personaliseret via den nye digitale signatur og har samtidig en m ngde materiale som er frit tilg ngeligt. rsag til anskaffelse: I marts 2006 indgik Randers Kommune en aftale med EDB Gruppen, EG om levering af CMS til alle kommunens hjemmesider. Siden da er der stort set ikke udviklet p CMSet. Konsekvensen er, at vi i dag st r med et CMS, som er utidssvarende, ikke giver mulighed for at stille blogs og wikipidias til r dighed internt (som łnsket i arbejdet med administrative forenklinger og i Digitaliseringsstrategien), ligesom vi ikke kan leve op til forpligtelsen om tilg ngelighed p andet end randers.dk jfr. den f llesoffentlige strategi for digitalisering. Alle andre 180 hjemmesider er ikke tilg ngelige for synshandicappede og l sesvage, der er afh ngige af talesyntese. 2

3 CMS-systemet er sv rt at anvende og kr ver meget uddannelse og brug af mange timer p at l gge indhold p hjemmesiden i stedet for at tiden bruges p at udforme godt indhold. I forhold til integrationer har vi v sentlige mangler i integration til andre systemer f.eks. GISsystemet, og vi mangler at give virksomheder og borgere bedre selvbetjeningsmuligheder. M let med anskaffelse af cms og integrationer: Det Digitale Randers er et effektivt medie til at fremme organisationens budskaber og markedsfłre kommunen. Det Digitale Randers er indgangen til det offentlige og skal lłbende p en effektiv m de imłdekomme borgere og virksomheders behov for information og selvbetjening Det Digitale Randers udnytter sociale medier og mange forskellige udtryksformer som fx billeder, video, lyd og multimedia. Det Digitale Randers skal overholde alle de offentlige standarder og v re tilg ngelig for alle borgere ogs p mobile enheder. Det Digitale Randers understłtter at indgangen til informationer ofte sker gennem en słgning, web-stedet skal derfor v re słgemaskineoptimeret. Via den fremtidige hjemmeside i Randers Kommune er omfattende muligheder for at integrere til Randers Kommunes fagsystemer og derigennem skabe en fuldt automatiseret og personaliseret dialog med borgerne. Personlig borgerbetjening 24 timer i dłgnet og syv dage om ugen. Bedre service med f rre ressourcer. De 80 % af borgerne, der łnsker at betjene sig p nettet kan głre det. Mere tid til personlig betjening af de resterende 20 % af borgerne. Borgerne henter informationer og afleverer data direkte i kommunens fagsystemer. On-line personalisering og selvbetjening digitalt i Randers Kommune 24 timer i dłgnet, syv dage om ugen. Som udgangspunkt leveres fłlgende integrationer til fagsystemer uden omkostning for fagomr derne. Integration til CPR BłrneIntra inkl. integration til KMD Institution Skoleintra Bibliotekssystemet DDE Libra Adgang til egne byggesager Adgang til egne boliginformationer vedr. integration til GIS systemet Adgang til personaliseret affaldsh ndtering og skadedyrsbek mpelse Give alle medarbejdere adgang til intranettet via Mit Randers Implementeringen vil give attraktive muligheder via hjemmesiderne og mulighed for effektivisering af visse arbejdsgange. Visionen er, at der etableres integrationer til de vigtigste af Randers Kommune fagsystemer indenfor en tidshorisont p 6 r med henblik p at opn de fulde gevinster herunder, at borgerne har fuld adgang til egne sager (Personsager, byggesager, sundhedsplejens journal m.v.) samtidigt med at al selvbetjening i fremtiden vil kunne gennemfłres 100 % digitalt. Sammenh ng til Digitaliseringsstrategien og e2012: 3

4 M let med anskaffelsen er i tr d med Digitaliseringsstrategiens krav til at nye digitale veje skal udvikle organisationen, arbejdsprocesser og forbedre kommunens samspil med borgere og virksomheder. M let med anskaffelsen er ogs i tr d med kravene til, at vi som kommune skal have fokus p selvbetjening og słs tte et vist antal selvbetjeningslłsninger. M let med anskaffelsen er i tr d med at bidrage til mulig effektivisering af arbejdsgange via selvbetjening. M let er at leve op til den indg ede aftale mellem KL, Regioner og regering om, at al relevant, skriftlig kommunikation mellem borger og kommune foreg r digitalt i CMS-systemet og integrationer udelukker ikke ibrugtagning af f llesoffentlige selvbetjeningslłsninger fra Umbrella, borger.dk, virk.dk etc. CMSet vil understłtte tankerne i Google słgningerne, s ledes at en markant forbedret słgemulighed realiseres med det nye cms. Vurdering: V lger Randers Kommune at implementere det nye cms og relevante integrationer vil det v re en mulighed for at rage op (p landsplan) p digitale lłsninger og n rhed til borgere/virksomheder. Ingen andre kommuner har tidligere kombineret hjemmeside og selvbetjening p samme m de. Det er vigtigt at understrege, at forvaltningsomr derne selv bestemmer i hvilke og i hvilken hastighed integrationerne skal blive virkelighed. I samarbejde med projektgruppen udarbejder de enkelte forvaltningsomr der en tidsplan for integrationer. Hvad kr ver det s? KL anbefaler at alle kommuner udv lger et minimum af fem s rlige digitaliseringsomr der i 2010, ti omr der i 2011 og tyve omr der i Et eksempel p et s rligt digitaliseringsomr de kunne v re opskrivning til daginstitution, flytning eller bestilling af bl t sundhedskort. Hele det offentlige Danmark skifter i november 2010 til ny digital signatur som indgang til offentlige myndigheder. Borgere og virksomheder der łnsker at selvbetjene sig p Randers Kommunes hjemmesider skal benytte denne signatur, der er identisk med netbank ID. Der er i dag mere end 3 mio danskere der anvender en netbanksignatur. Det er disse brugere, der i fremtiden vil skifte til den nye signatur type. Arbejdsgruppen for nyt cms forpligter sig til at tjekke signaturens brugervenlighed. De mange indholdsleverandłrer til hjemmesiden skal ikke l ngere bruge lang tid p at s tte sig ind i et tungt system. Der er tale om at systemet er s intuitivt, at det kr ver absolut minimal uddannelse. Energien kan i stedet bruges p at kommunikere m lrettet til modtageren. Alle indholdsleverandłrer f r mulighed for at dele deres tekster, billeder og best practices i forhold til ops tninger af sider med hinanden p en Markedsplads. Alle omr der i forvaltningen f r mulighed for at blive inddraget i opbygning af strukturen af hjemmesiden med et forudbestemt fokus p, at vi skal n borgere/virksomheder og afspejle deres behov ikke organisationens opbygning. 4

5 Konverteringen (flytningen af indhold fra de nuv rende sider) vil enten ske automatisk i maskinrummet eller foreg manuelt i webgruppen. Vi vil bestr be os p at forstyrre den daglige drift mindst muligt. Hoveddrift vil v re i kommunikationsafdelingen. Kommunikationsafdelingen vil lłbende afholde inspirationsmłder og kurser i at bruge den ny hjemmeside. konomi: Anskaffelse og drift af CMS finansieres af DDR-kontoen. Der foreligger ogs tilbud fra leverandłren p integrationer. nske om integrationer vurderes lłbende af den enkelte fagforvaltning og etableres lłbende efter konkret vurdering og efter indhentning af relevante tilbud. Udgiften til etablering betales af DDR kontoen, mens m nedlig vedligehold af integrationer p hviler de enkelte omr der af forvaltningen. Opsummering: CMS: Anl g: kr. DRIFT: 48 m neders drift (bindende aftale for 4 r): kr. I alt (Pris ifłlge tilbud fra 2009): kr. Informationsarkitektur og design: Teknisk drift af cms pr. r (ansl et) kr kr. INTEGRATIONER: Anl g: kr. Drift: (pr. m ned) kr. Udbudsgr nser: Udgiften til CMS p kr. ligger under EU-udbudsgr nsen i Udgiften til informationsarkitektur og design samt teknisk drift er supplerende ydelser, som s dvanligvis kłbes ved anden leverandłr og var derfor ikke var en del af det afholdte cmsudbud. 5