Microsoft Excel Regneark. Instruks

Transkript

1 Microsoft Excel Regneark

2 Indhold Skærmbilledet i Excel Båndet... 6 Minimér Båndet... 7 Kontekst-faner... 7 Fanen Filer... 7 Værktøjslinjen Hurtig adgang... 7 Dialogboksstartere... 8 Indtastning af tal, tekst og datoer... 9 Autofyld og serier Autofyld Januar Autofyld - Tal Opret ny serie/liste Autofyld - kopiér formel Sammenlægning Metode 1 - Autosum Metode 2 - Markér Metode 3 - Udpeg med mus Metode 4 - SUM Autoberegning Subtraktion -, Multiplikation *, Division / Subtraktion Multiplikation Division I formler Indsæt og slet række/kolonne Indsæt og slet via Båndet Indsæt og slet via højre museknap Frys ruder, Opdel vindue og Zoom Frys en række eller en kolonne Frigør ruder Frys flere rækker eller kolonner Fastfrys både en række og en kolonne

3 Opdel vindue Zoom Formater Fed - Understregning - Kursiv Formater via højre museknap Dobbelt understregning Skrifttype og-størrelse Skriftfarve Fyldfarve Kanter/Rammer Placering i cellen (justering) Tekstretning Indrykning Ombryd tekst Flet og centrér Talformater Andre valutaformater Formatpensel Anvend formatpenslen Absolut og Relativ Absolut cellereference Blandet cellereference Statistiske funktioner MAKS, GENNEMSNIT og MIN TÆL, TÆL.HVIS og TÆLV Procent % Procent Rabat og Moms Ryd HVIS HVIS Indskudt HVIS (Avanceret HVIS) TÆL.HVIS

4 SUM.HVIS Navngivning Navngiv celle/område Find navngiven celle Anvend navn i formel Opret navn ud fra en markering Indsæt kopierede værdier og formler Indsæt kopierede værdier Indsæt kopierede formler Sammenkædning Sammenkædning med Excel-ark/projektmappe Sammenkædning med Word-dokument Funktionerne OG / ELLER OG ELLER Avanceret sortering/filtrering Simpel sortering Avanceret sortering Autofilter Brugerdefineret filter Beskyt Beskyttelse af celler Beskyt projektmappe Beskyt ark Fjern beskyttelse Beskyt projektmappe Integration Overfør data til et Word-dokument Importer tekstfil Guiden tekstimport Diagramredigering Flyt elementer Formater akser m.v

5 Ændre søjler Fjern dataserie Ændre diagramtype Ændre cirkeldiagram Indsæt et billede

6 Skærmbilledet i Excel 2010 At lære dit skærmbillede at kende. Nedenfor er vist en oversigt over Excel-vinduet med benævnelse af de vigtigste elementer derefter kommer en kort forklaring af de væsentligste elementer i brugergrænsefladen. Fanen Værktøjslinjen Hurtig adgang Aktiv fane Formellinjen Titellinjen Hjælp Båndet Cellenavn på den aktive celle Markér alt Kolonnebogstav Rækkenummer Regnearkets faner og navne Statuslinje Viser kort aktuel info/hjælp Visningsvælgere Rullepaneler Båndet Båndet har faner, som hver især indeholder de kommandoer, der er mest relevante for hvert opgaveområde. De gør det enkelt at finde frem til funktionerne, fordi kommandoerne organiseres på en måde, der svarer til de opgaver, som brugeren udfører. Fanen Startside giver adgang til de mest brugte kommandoer, f.eks. skriftformatering, talformatering og cellejustering

7 1. Det brede bånd. 2. Faner er opgaveorienterede. 3. Hver fane er opdelt i flere Grupper. Hver gruppe består af kommandoknapper, der indholdsmæssigt er i familie med hinanden. 4. En kommandoknap udfører en kommando eller viser en menu. Minimér Båndet Skulle du få brug for at minimere Båndet, så kan du højre klikke på Båndet og vælge Minimér. Når du senere vil maksimere det igen, så er fremgangsmåden den samme. Kontekst-faner Når du klikker på et objekt (f.eks. diagram eller billede) som du har indsat, så vises der ekstra faner øverst på din arbejdsskærm. Disse faner indeholder relevante værktøjer til brug i arbejdet med netop objektet. Fanen Filer Denne fane menuen. er placeret øverst til venstre i Excel-vinduet og åbner Værktøjslinjen Hurtig adgang Værktøjslinjen Hurtig adgang er som standard placeret øverst i Excelvinduet og giver hurtig adgang til de værktøjer, som man bruger ofte. Du kan selv tilføje netop de funktionsknapper, du bruger mest. Dette gøres via Tilpas. 7

8 Dialogboksstartere Dialogboksstartere er små ikoner, som vises i nogle grupper. Hvis du klikker på en dialogboksstarter, åbnes en relateret dialogboks eller opgaverude med endnu flere indstillinger for den pågældende gruppe. Dialogboksstarter åbner til en relateret dialogboks. 8

9 Indtastning af tal, tekst og datoer At kunne indtaste data i form af tal, tekst og datoer i et regneark. For at kunne indtaste data i en celle, skal du klikke på den ønskede celle i regnearket. Cellen bliver hermed markeret. Indtast det der skal stå i cellen og tryk Enter. Når du indtaster tekst, så vil tekst automatisk blive venstrejusteret i cellen. Tal bliver automatisk højre justeret. Blander du bogstaver og tal i én celle, vil Excel 2010 behandle det som værende tekst, altså venstrejusteret. Bemærk, at i sådanne tilfælde, kan du ikke anvende cellens indhold i formler f.eks. må du ikke indtaste 20 biler i en celle, hvis cellen senere skal indgå i en formel. 20 skal stå i en celle og "biler skal stå i en anden for at kunne bruge de 20 i en formel. Negative tal indtastes med foranstillet - (bindestreg). Med hensyn til datoer, så er standardformatet for disse følgende: dd-mm-åå. F.eks. vil indtastning af blive omsat af Excel til datoen Når datoer indtastes i Excels format, vil de kunne indgå i formler, så man f.eks. kan trække datoer fra hinanden og dermed beregne antal dage i en periode. Hvis du vil bruge andre datoformater end Excels standard, så finder du dem under fanen Startside ved at klikke på Dialogboksstarteren ud for gruppen Tal. Fanen Tal skal være aktiv. Udvælg kategorien Dato. I rullelisten til højre kan du se de tilgængelige datoformater. * Hvis du vil oprette dine egne talformater, f.eks. varekoder, så gør du det via kategorien Brugerdefineret. 9

10 Autofyld og serier At få Autofyld til at fortsætte en given serie. At kunne oprette en ny serie. At bruge Autofyld til at kopiere med. Her er en tidsbesparende funktion! Hvis du trækker i fyldhåndtaget (som er vist længere nede) for en celle, kan du få Excel til f.eks. at fortsætte en given navneserie; hvis du skriver mandag i en celle, kan du få Excel til automatisk at indsætte de resterende ugedage. Det kunne også være f.eks. tal, månedsnavne, datoer og klokkeslæt. Autofyld Januar Skal du have indtastet en række overskrifter indeholdende årets måneder, kan Excel 2010 indsætte månedernes navne ved at gøre følgende: 1. Klik i den celle, hvor det første månedsnavn skal stå. Indtast måneden f.eks. januar 2. Cellen skal nu være markeret med en ramme som vist nedenfor. Hvis den ikke er det, skal du klikke én gang på cellen. Tag fat i fyldhåndtaget med venstre museknap og træk musen vandret mod højre hen ad den samme række. Slip, når du ikke skal have flere månedsnavne. - Skulle noget mislykkes, kan du altid trykke Ctrl+z for at fortryde handlingen. Metoden gælder også, når du trækker lodret. Autofyld - Tal Excel kan også fortsætte serier med tal, datoer eller klokkeslæt (prøv f.eks. 22:00) på samme måde som ovenfor eller indtast f.eks. datoen i en celle. Brug derefter fyldhåndtaget og musen til at fortsætte datorækken med. F.eks. hvis man blot skriver tallet 40, og bruger Autofyld, så vil Excel blot kopiere 40-tallet over i de andre celler. Hvis du derimod skriver 40 i den ene celle og 50 i den næste, dernæst markerer begge celler og trækker i Autofyldhåndtaget, da fortsætter Excel det anviste interval på 10 således at serien bliver til 40, 50, 60, 70 etc. Du kan også klikke på l-mærket, og vælge om der skal kopieres eller oprettes en fyld-serie. Opret ny serie/liste 1. Indtast først indholdet af den nye serie i dit regneark i den rækkefølge som du senere ønsker at kunne gøre brug af. Markér derefter cellerne med indholdet. 2. Klik på Fanen Filer og derefter på Indstillinger. 10

11 3. Klik på Avanceret Generelt, og klik derefter på knappen Rediger brugerdefinerede lister. 4. Såfremt at du har markeret cellerne (punkt 1) vil disses cellereferencer, vises i boksen 'Importer liste fra cellerne. Klik på Importer. 5. Din serie/liste er oprettet. - Afslut med OK. Afprøv din serie ved at indtaste én af posterne fra din serie og derefter trække i fyldhåndtaget. Autofyld - kopiér formel Med autofyld kan du kopiere en formel. Hvis du f.eks. har indsat formlen =sum(b2:b5) i kolonne B i celle B6, kan du kopiere denne formel over i kolonne C i celle C6 i stedet for at skulle til at indtaste formlen =sum(c2:c5). Excel sørger selv for at rækketalshenvisningerne (2 til 5) forbliver de samme, mens kolonnebogstavet (B) skifter til den nye kolonnes bogstav (C), som formlen bliver kopieret over i. Ligeledes gælder kopieringen af en formel også i lodret retning. Hvis du har indsat en formel =sum(b2:f2) i kolonne G i celle G2, kan du kopiere denne formel ned i celle G3 i stedet for at skulle indsætte formlen =sum(b3:f3). Excel sørger selv for at kolonnehenvisningerne (B til F) forbliver de samme, mens rækkenummeret (2) skifter til den nye rækkes nummer (3), som formlen bliver kopieret over i. 11

12 Sammenlægning Formål At kunne sammenlægge cellers indhold. Nedenfor vises forskellige måder, hvorpå du kan få Excel 2010 til at sammenlægge cellers indhold. Fælles for alle metoder er, at Excel skal vide, hvilke cellenavne det er, den skal lægge sammen. Hvis du ikke angiver dette, vil Excel forsøge at gætte sig til det. - Skal du senere ind i regnskabet og rette i nogle tal, vil Excel automatisk opdatere sluttotalerne i regnskabet, for totalerne er jo netop baseret på nogle andre cellers indhold og ændres disses indhold, ja så ændres totalerne også. Metode 1 - Autosum Med Autosum gætter Excel selv, hvilke cellenavne det er, du ønsker at sammenlægge. Den vil inddrage de cellenavne med tal, der ligger tættest op ad hinanden. Klik i den celle, hvor det sammenlagte beløb skal forekomme B5. Klik på Autosum i fanen Startside eller Formler. Excel viser da, hvilke celler den vil lægge sammen. I tilfældet her er det fra og med B2 til og med B4. Tryk Enter for at godkende Excels valg af celler og resultatet vises. Metode 2 - Markér Markér de cellenavne, der skal sammenlægges, samt cellen hvor du vil have resultatet. Klik dernæst på Autosum i fanen Startside eller i fanen Formler, og resultatet vil vise sig i den tomme celle, hvor du ville have resultatet (her i E2). Metode 3 - Udpeg med mus Klik først i den celle, hvor slutresultatet skal forekomme. Tast et = (lighedstegn), dermed registrerer Excel at det er en formel der påbegyndes. Klik herefter med musen på den celle, der skal med i sammenlægningen. Tast et + (plus) og klik på den næste celle, tast igen et + og så fremdeles (dog skal det sidste tegn i formlen være et cellenavn og ikke et +). 12

13 Tryk Enter for at se resultatet. De udpegede cellenavne behøver ikke at ligge i nærheden af hinanden. Excel forholder sig udelukkende til cellenavnene og ikke til deres placering i forhold til hinanden. Metode 4 - SUM Klik i den celle, hvori resultatet skal forekomme. Tast først et = (lighedstegn), skriv dernæst sum efterfulgt af en parentes. Ved at taste sum, viser du Excel, at den skal til at summere noget. Inde i parentesen skal der stå to cellenavne, henholdsvis det første og det sidste cellenavn i den række eller kolonne af celler, der skal sammenlægges. Som vist her, skal der tastes et : (kolon) mellem de to cellenavne, da dette betyder, at alle de celler der befinder sig i mellem de to cellenavne også kommer med i sammenlægningen. - Tryk Enter. Autoberegning Ønsker du at få et overblik over, hvad beregningen af nogle cellers indhold kunne blive til, har Excel en smart detalje nede i statuslinjen. Markér de celler, hvis indhold du ønsker at få et overslag over. Aflæs nede i statuslinjen, hvad gennemsnit, antal poster og sum er i markeringen. Prøv også at klikke med højre museknap i statuslinjen, så kan du tilføje f.eks. Minimum og Maksimum til Statuslinjen, så at du også kan se deres værdier. 13

14 Subtraktion -, Multiplikation *, Division / At kunne fratrække, gange eller dividere to eller flere beløb. Eftersom du har prøvet at sammenlægge beløb ved hjælp af + (plus) er det en smal sag at lære at bruge de 3 andre regnearter. Subtraktion 1. Start altid med at klikke på den celle, hvori resultatet skal vises. 2. Tast et = (lighedstegn) for at påbegynde en formel. 3. Klik med musen i den celle, hvori det beløb er, der er udgangspunktet for subtraktionen. 4. Tast dernæst et - (minus/bindestreg). 5. Klik på den celle, der indeholder det beløb, der skal fratrækkes. - Afslut med at trykke Enter. Multiplikation Fremgangsmåden er den samme som ved Subtraktion bortset fra, at du skal vælge * (gange) i stedet for - (minus). Division Fremgangsmåden er den samme som ved Subtraktion bortset fra, at du skal vælge / (dele/dividere). I formler Når du begynder at arbejde med lidt mere komplicerede formler, vil du få brug for et eller flere sæt parenteser til at styre Excels udregning med. Gange og dividere er stærkere regnearter end plus og minus. Se nedenfor hvor forskellig et resultat kan blive, hvis man ikke er bevidst om brugen af parenteser! 14

15 Indsæt og slet række/kolonne At kunne indsætte og slette rækker og kolonner. En række er en vandret serie af celler. En kolonne er en lodret serie af celler. Indsæt og slet via Båndet Du kan også benytte dig af Båndet. 1. Aktivér fanen Startside. 2. Indsæt række: Klik et sted i den række, som den nye række om lidt vil blive indsæt over. Vælg Indsæt samt Indsæt arkrækker som vist til højre og en række vil blive indsat. 3. Indsæt kolonne: Klik et sted i den kolonne, som den nye kolonne om lidt vil blive indsat til venstre for. Vælg Indsæt samt Indsæt arkkolonner, som vist til højre og en kolonne vil blive indsat. 4. Slet en række eller kolonne: Når du vil slette en række eller kolonne, er fremgangsmåden den samme som ovenfor beskrevet, blot skal du i fanen Startside vælge Slet i stedet for Indsæt. Indsæt og slet via højre museknap Du kan også indsætte og slette rækker og kolonner via højre museknap. Højreklik da på rækkens nummer eller på kolonnes bogstav, og vælg den ønskede funktion. 15

16 Frys ruder, Opdel vindue og Zoom At bevare et godt overblik, når du arbejder med store regnskaber. Lige så snart et regnskab bliver bredere eller dybere end det din skærm kan vise på én gang, er det en god idé at bruge funktionen 'Frys ruder. Med den funktion kan du fastfryse dine overskrifter i regnskabet, således at disse altid bliver vist uanset hvor du befinder dig i dit regneark. Andre måder at skabe bedre overblik over modellen på, er funktionen 'Opdel vindue, hvorved man kan 'operere flere steder i samme regneark på én gang. Frys en række eller en kolonne Ønsker du at fryse den øverste række eller den første kolonne, fordi den indeholder overskrifter, så vælger du fanen Vis og i gruppen Vindue klikkes der på Frys ruder. I rullemenuen vælges Frys øverste række eller Frys første kolonne. I regnearket kan du se at skillevæggen mellem række 1 og 2 eller kolonne A og B er blevet en anelse kraftigere. - Prøv at scrolle ned ad eller til højre og du vil se at øverste række eller første kolonne forbliver synlig. Frigør ruder Ønsker du at ophæve fastfrysning af rækker eller kolonner, så vælg igen fanen Vis samt kommandoknappen Frys ruder. I rullemenuen vælges Frigør ruder. Frys flere rækker eller kolonner 1. Hvis du ønsker f.eks. at række 1, 2 og 3 er fastfrosset, fordi de indeholder overskrifter, så klikker du på rækkenummer 4, hvorved hele række 4 bliver markeret. - Er det kolonner, det drejer sig om, klikkes der på et kolonnebogstav. 2. Vælg fanen Vis og i gruppen Vindue klikkes der på Frys ruder. I rullemenuen vælges Frys ruder. - Prøv at scrolle ned ad eller til højre og du vil se at de øverste rækker forbliver synlige. 16

17 Fastfrys både en række og en kolonne 1. Vil du fastfryse både en kolonne og en række på én gang, skal du klikke i den celle, der befinder sig både til højre for kolonnen samt er lige neden under den række, der skal fastfryses (se ill. nedenfor). 2. Vælg fanen Vis og i gruppen Vindue klikkes på Frys ruder efterfulgt af Frys ruder. 3. For at se effekten af fastfrysningen, skal du bruge den vandrette eller lodrette rulleskakt eller på anden måde bevæge dig ud over skærmens rammer. Klik i celle B4 for på én gang at fryse kolonne A og række 3 Opdel vindue 1. Vælg fanen Vis samt funktionen Opdel og skærmen bliver opdelt. 2. Nu kan du trække i de 'bjælker, som opdeler skærmen henholdsvis vandret og lodret. På den måde bestemmer du selv, hvor på skærmen opdelingen skal ske, og om du kun vil opdele vandret eller lodret. - Herefter kan du scrolle i det enkelte vindue og samtidig bevare overblikket over resten af regnearket. 3. For at annullere opdelingen, klikker du på samme værktøjsknap, som da du valgte opdelingen. 17

18 Zoom Zoom-funktionen kan sammenlignes med en kikkert. Hvis du vil se nærmere på noget, kan du zoome ind på det. - Det, du zoomer ind på, bliver ikke større i virkeligheden, du får blot mulighed for at se nærmere på detaljerne - ligesom i et mikroskop. På fanen Vis, zoomer du via Zoom-knapperne. Afprøv begge. - Ligeledes, prøv at markere et lille talområde på arbejdsskærmen, og vælg 'Zoom på markeringen, hvorved det er netop det markerede, der bliver zoomet ind på. Man kan også meget let zoome ved f.eks. at trække i "skyderen i nederste højre hjørne af skærmen. 18

19 Formater At kunne forme layoutet på et regneark. En model bliver mere overskuelig og spændende, hvis man påfører den former, farver og kanter. I Excel 2010 er der masser af muligheder. Der er både foruddefinerede layout-forslag og du kan også selv gå ind og formatere, som du synes at det skal være. Tag udgangspunkt i fanen Startside. Der er mange funktioner på den f.eks. Skrifttype, Fed og Justering. Dernæst er der nederst i de fleste Grupper, adgang til dialogbokse med yderligere formatfunktioner. Fed - Understregning - Kursiv Disse formater vælges ved først at markere de aktuelle celler og derefter klikke på F, K eller U på fanen Startside eller ved på tastaturet at trykke Ctrl+f, Ctrl+k eller Ctrl+u. Formater via højre museknap Du har også hurtig adgang til en del af formaterne via højre museknap. Prøv at højre klikke på en celle, så vil du få adgang til mange funktioner. Klik med venstre museknap på den funktion, som du ønsker. Dobbelt understregning Hvis du vil have dobbelt understregning af noget tekst, så vælg som nedenfor vist til venstre. Er det en celle, som du vil have dobbelt bundkant i, så er funktionen til dette vist i illustrationen: 19

20 Skrifttype og-størrelse Du ændrer skrifttypen og skriftstørrelsen ved først at markere de aktuelle celler og derefter bruge funktionerne Skrifttype og Skriftstørrelse (se nedenfor). Skriftfarve Markér den eller de celler, hvis tal/tekst skal have en anden farve. Klik på knappen Skriftfarve og du vil få mange farvevalgmuligheder. Klik på/vælg en af dem. Fyldfarve Markér den eller de celler, der skal have en baggrundsfarve, og klik så på knappen Udfyldningsfarve. Læg mærke til, at du her også kan fravælge en fyldfarve ved at vælge Ingen udfyldning. Kanter/Rammer Man kan sætte kanter/rammer rundt om celler, enten på alle sider af cellerne eller på udvalgte sider af cellen/cellerne. 20

21 Markér den eller de aktuelle celler. Vælg fanen Startside. Klik på funktionen Kant, som vist til højre. Mange kantmuligheder vises. Klik på den ønskede kant/ramme. Placering i cellen (justering) For at ændre på tallets eller tekstens placering i en celle, skal du anvende knapperne i Gruppen Justering. Du kan justere på både placeringen af indholdet i mellem toppen og bunden af cellen, og også på placeringen af indholdet mellem venstre og højre side i cellen. Tekstretning Som du kan se af illustrationen, kan du i Excel ændre på tekstretningen i en celle. 1. Klik i den ønskede celle (eller markér flere celler). 2. Klik på funktionen Retning. Vælg den ønskede retning. Skulle du have brug for flere funktioner, så vælg den nederste mulighed, som giver adgang til en relateret dialogboks. Indrykning Som vist på illustrationen til højre kan du indrykke tekst i celler (f.eks. Sælger 1). 1. Klik i den celle (eller markér de celler), hvis tekst skal indrykkes. - Klik derefter én gang på knappen Forøg indrykning i Gruppen Justering. 21

22 Knappen Formindsk indrykning fjerner indrykning. Ombryd tekst Hvis du vil have flere tekstlinjer i én celle, kaldes det 'Ombryd tekst. Ønsker du at cellen automatisk går ned på næste linje i den samme celle når du skriver, samt at kolonnebredden forbliver den samme, så skal cellen formateres til dette: 2. Markér den eller de celler. 3. Vælg fanen Startside. I gruppen Justering klikkes på knappen Ombryd tekst. - Eller tryk ganske enkelt Alt+Enter når du vil lave ombrydning af teksten imens du skriver. 4. Afprøv cellen ved at indtaste nogle korte ord eller tal, der samlet fylder mere end kolonnens bredde, og du vil se at funktionen virker. Flet og centrér Hvis du vil centrere en overskrift i et større celleområde, gøres det således: 1. Markér cellen med den pågældende overskrift og de celler, som den skal flettes sammen med. 2. Klik på værktøjsknappen Flet og centrer og se at cellerne er blevet flettet sammen til én stor celle med teksten centreret i cellen. Talformater Der findes forskellige formateringsmuligheder for tal, f.eks. procenter, hele tal, decimaltal, beløbsangivelser. 1. Markér de celler, hvis talformat skal ændres. 2. På fanen Startside bruges kommando-knapperne i Gruppen Tal. De fem nederste vandrette knapper i Gruppen Tal anvendes til følgende: Først knappen Regnskabstalformat. Den tilføjer kr foran tal i dr markerede celle(r). Andre valutaer kan vælges. Knappen Procenttypografi tilføjer % efter tal, f.eks. 25%. Knappen Separatortegn formaterer tal med to decimaler og et punktum efter hvert 3. ciffer (tusindtalsseparator) f.eks ,00. 22

23 Knapperne Forøg decimal og Formindsk decimal ændrer antallet af decimaler med én for hvert klik på knappen. Her vises et udsnit af talformaterne i anvendelse: Andre valutaformater Hvis tal skal formateres med andre valutaformater end kr. f.eks. Euro, så gøres følgende: 1. Markér de celler, hvis talformat skal ændres. 2. Vælg fanen Startside. 3. Klik på funktionen Regnskabstalformat og udvælg f.eks. Euro. Ønskes flere valutamuligheder, så klikkes der på den nederste mulighed Flere revisionsformater i rullemenuen, og i dialogboksen vælges den ønskede valuta. 23

24 Formatpensel At kunne kopiere en celles format over i en anden celle. Har du først brugt tid på at formatere en celle/overskrift med diverse formater, er det let at kopiere dette format og overføre det på en anden celle/overskrift, således at de kan få det samme layout. Det er altså selve formatet i cellen der kopieres og ikke cellens tal og tekst. Anvend formatpenslen 1. Markér den celle eller de celler, der har det ønskede format (farve, baggrund, talformat osv.). 2. Klik en gang på knappen Formatpensel. 3. Klik derefter i den celle eller markér de celler, der skal have overført det kopierede format, hvorved formatet bliver kopieret over på de nye celler. 4. Hvis du dobbeltklikker på knappen Formatpensel, kan du overføre formatet til flere forskellige celler. Først når du igen klikker én gang på knappen Formatpensel, vil funktionen ophøre. 24

25 Absolut og Relativ At kunne indsætte en absolut cellereference Kommentar Indtil nu har du arbejdet med relative cellereferencer. Fleksibiliteten af relative cellereferencer er tydelig, når du bruger funktionen Autofyld til at kopiere formler med. Excel fastholder selve formelfunktionen, men ændrer celleadresserne i forhold til de nye omgivelser. Er en cellereference gjort absolut, ændres denne celleadresse ikke, uanset hvor du kopiere den hen i regnearket. Absolut cellereference I forhold til opgaven skal der indsættes en formel i B16. I den formel skal antal PlayStations i B3 ganges med stykprisen, som står i celle B10. Dermed fås resultatet for 1. kvartal. Denne formel skal kopieres videre til 2., 3. og 4. kvartal, hvor omsætningen af PlayStations også skal udregnes; men, eftersom stykprisen for en PlayStation er indtastet i celle B10, så skal formlen blive ved med at referere til netop celle B10 selv når formlen bliver kopieret over i de andre celler (i kolonne C, D og E). 1. Indsæt i celle B16 formlen =B3*B10 og tryk Enter. 2. Placér igen markøren i celle B16. Oppe i Formellinjen vises den indsatte formel. 3. For at gøre celle B10 absolut, så skal du klikke oppe i Formellinjen i B10 og trykke på tasten F4 (indsætter $). Afslut med Enter. 4. Klik igen i celle B16 og kopiér nu formlen over i C16, D16 og E16. Gentag processen, men denne gang for Wii og dernæst XBOX. 25

26 Blandet cellereference Man kan kombinere relative og absolutte referencer ved at trykke på F4 flere gange. Hver gang man trykker, ændres referencen - se eksempel nedenfor. Blandet reference kan bruges i tilfælde, hvor kun rækkenavn eller kolonnenavn skal fastlåses ved kopiering. Eksempler på resultatet af de 4 tryk på F4-tasten: $A$1 Absolut kolonne A og absolut række 1 $A1 Absolut kolonne A og relativ række 1 A$1 Relativ kolonne A og absolut række 1 A1 Relativ kolonne A og relativ række 1 26

27 Statistiske funktioner At kunne anvende nogle af Excels statistiske funktioner. Excel indeholder en mængde statistiske funktioner, hvoraf du her bliver præsenteret for et par stykker. MAKS, GENNEMSNIT og MIN Klik i den celle, hvori resultatet skal forekomme. For at indsætte funktionen MAKS i formlen vælges fanen Formler. Dernæst Flere funktioner. Vælg Statistisk og find MAKS (som vist til højre) GENNEMSNIT eller MIN. Samtidigt med at du vælger MAKS, kommer en dialogboks til syne. Her foreslår Excel selv nogle cellenavne ud fra den placering din markør har i regnearket. Er det ikke de relevante cellenavne (det er det sjældent), markerer du de aktuelle celler med musen. Afslut med OK. Alternativt kan du bare klikke på f x på formellinjen, derefter vælge kategorien Statistik og vælge MAKS. TÆL, TÆL.HVIS og TÆLV Når det gælder optælling af antal værdier i et givent område, kan følgende statistiske funktioner fra dialogboksen Indsæt funktion bruges: TÆL: Tæller antallet af celler, der indeholder tal (og kun tal) i et givent dataområde. TÆL.HVIS: Tæller antallet af celler i et givent dataområde, der svarer til de givne betingelser. Der kunne f.eks. være tale om celler, der indeholder værdier, større end 100. TÆLV: Tæller antallet af celler, der ikke er tomme i et givent område. 27

28 Procent % At kunne bruge talformatet Procent. At bruge procent er en anden måde at anskueliggøre et talmateriale på. Typisk bruges procent, når man vil vise, hvor meget en del fylder ud af en helhed (100%), f.eks. en fjerdedel af alle gæster var ankommet, hvilket vil sige 25%. Procent 1. Klik i den celle, hvori resultatet senere skal forekomme. 2. Tast et = (lighedstegn). Klik i den celle, hvori det tal forefindes, der er den aktuelle del ud af en helhed (eller indtast cellenavnet). Tast derefter / (dividere). Klik så i den celle, hvori det tal er, der repræsenterer helheden (eller indtast cellenavnet) Tryk Enter. 3. Klik i den samme celle som under punkt 1. F.eks. i fanen Startside, klikkes på funktionen Procent. Resultatet vises i procent. Rabat og Moms 1. Klik i den celle, hvori resultatet af procentudregningen skal stå. 2. Tast et = (lighedstegn). Klik i den celle, hvori det beløb er, som procentsatsen om lidt skal ganges med. Tast * (gange). Klik i den celle som indeholder selve procentsatsen. Tryk Enter. Ryd Husk, at hvis du ikke kan få en celle til at virke 'ordentligt' selv om du flere gange har indtastet en formel, så prøv at 'rydde' cellen for alt indhold ved hjælp af funktionen Ryd på fanen Startside efterfulgt af Ryd alle. - Og prøv så at indsætte en formel igen. 28

29 HVIS At bruge en af Excels mest anvendelige funktioner. Funktionen HVIS kontrollerer et udsagn, som skal være enten sand eller falsk. Hvis udsagnet er sandt, returnerer funktionen én værdi, og hvis betingelsen er falsk, returnerer den en anden. HVIS Funktionen HVIS hører til de Logiske funktioner. I disse arbejder vi med udsagn. Et udsagn er enten Sandt eller Falsk. Med HVISfunktionen kan du forgrene en formel, således at Excel vælger ét resultat, hvis et udsagn opfylder et bestemt kriterium (sand) og et andet resultat, hvis udsagnet ikke opfylder kriteriet (falsk). Til et udsagn bruges Operatorer - se boksen til højre. Vi forestiller os en enkel situation: Der er to sælgere (se ill.). De får en bonus på kr., hvis de har solgt mere (kolonne B) end budgetteret (kolonne C). Hvis de ikke har solgt mere end budgetteret, får de ingen bonus (0 kr.). I celle B26 indtaster vi bonusbeløbet (5.000 kr.). 1. Klik i den celle, hvori resultatet skal forekomme (D4). Operatorer = lig med > større end < mindre end >= større eller lig med <= mindre eller lig med <> forskellig fra 2. Vælg fanen Formler og tryk på knappen Indsæt funktion, eller tryk på Indsæt funktion f x i formellinjen og udvælg Logisk samt HVIS. - Dialogboksen åbner sig. I første skrivefelt indtaster du det udsagn, som Excel skal kontrollere/'teste' (Salg større end Budget). 29

30 I andet skrivefelt indtaster du det, som Excel skal indsætte som resultat, hvis testen viser sig sand (cellen med bonusbeløbet). Husk at bruge absolut cellereference, da vi skal kopiere formlen senere. I tredje skrivefelt indtaster du det, som Excel skal indsætte, såfremt den logiske test blev til et falsk udsagn. I stedet for at skrive et nul, skriver vi to, således at hvis der ikke skal udbetales nogen bonus, så udskrives det der står i mellem de to (hvis værdien skal indeholde tekst, og ikke tal, så skal der være på begge sider af teksten), og der står jo ingenting, og derved forbliver cellen tom. - OK. Nu kan du kopiere formlen ned til de øvrige sælgere og kontrollere, om den "virker - smart. Indskudt HVIS (Avanceret HVIS) Som du lige har lært, bruges HVIS-funktionen til at udføre en logisk test, hvor udsagnet enten er sandt eller falsk. 30

31 Mange gange kan man ikke nøjes med at udføre udelukkende én logisk test, men har også behov for at evaluere flere udsagn samtidig. I Excel har vi mulighed for at indsætte funktionerne i hinanden. Det behøver ikke at være den samme funktion, men man kan sagtens kombinere forskellige standardfunktioner med hinanden. Udgangspunktet er følgende opstilling: 1. I forhold til opgaven placerer du markøren i D6 og vælger fanen Formler. Tryk på knappen Indsæt funktion og udvælg Logisk samt HVIS. Som nedenfor vist indsætter du dit udsagn i 1. felt. D4 (2 år) er mindre end eller lig med B9 (2 år). 2. I 2. felt vælger du den celle hvor beløbet for 0-2 år står, nemlig celle D9. 3. Nede ved Værdi hvis falsk (3. felt) skal du ikke skrive noget, da der er 4 mulige udfald (i forhold til opgaven). Så derfor indsætter du endnu en HVIS-funktion ved at klikke på HVIS oppe i Formellinjen. Her skal indsættes en ny HVISfunktion! 31

32 4. Som nedenfor vist indsætter du dit 2. udsagn i 1. felt. D4 (2 år) er mindre end eller lig med B10 (6 år). Her skal indsættes en ny HVISfunktion! 5. Nede ved Værdi hvis falsk (3. felt) skal du ikke skrive noget, da der er 4 mulige udfald (i forhold til opgaven). Så derfor indsætter du endnu en HVIS-funktion ved at klikke på HVIS oppe i Formellinjen. Som nedenfor vist indsætter du dit 3. udsagn i 1. felt. D4 (2 år) er mindre end eller lig med B11 (14 år). Her er valgt D11 for beløbet for de 7 til 14 årige. Det sidste beløb vi mangler at bruge er D12 for de 15 til 17 årige. Vælg OK. - Resultatet skal herefter være som vist: Prøv at trykke på knappen Indsæt funktion f x, så vil du kunne se hvordan dialogboksen nu vil se ud. 32

33 Husk at afprøve din formel ved at indtaste et andet beløb i D4, da børnepengene i D6 jo afhænger af hvilken alder der skrives i D4. TÆL.HVIS Funktionen TÆL.HVIS minder lidt om HVIS, men TÆL.HVIS bruges til at returnere et antal forekomster, afhængig af de kriterier, som indtastes i funktionen. 1. Markér celle E7. Vælg fanen Formler Flere funktioner Statistik TÆL.HVIS. 2. I TÆL.HVIS dialogboksen skal der ved Område stå, hvilke celler de aktuelle beløb står i. I tilfældet her er det B5 til og med B30, hvilke jeg dog for nemheds skyld på forhånd har navngivet Beløb (brug F3-tasten). Ved Kriterium skal du angive hvilke betingelser udsagnet skal opfylde, her er valgt den celle (E6), hvor beløbet er mindre end eller lig med kr Tryk OK. 33

34 SUM.HVIS Funktionen SUM.HVIS returnerer, som navnet næsten siger, en sum af de forekomster, som opfylder de kriterier, som indtastes i funktionen. 1. Markér celle E8. Vælg fanen Formler Flere funktioner Statistik SUM.HVIS. 2. I dialogboksen SUM.HVIS indsætter du dine betingelser - nemlig de samme som før- Tryk OK. Det færdige resultat: 34

35 Navngivning At navngive en celle eller et celleområde. I de situationer, hvor man arbejder med tabeller, 'databaser eller mere komplekse regneark, er det ofte en fordel at kunne navngive enkelte celler eller hele celleområder. Det er ofte lettere at henvise til et navn (f.eks. Fortjeneste) end til en cellereference (K27). En anden fordel er, at en navngiven celle eller celleområde automatisk vil være absolut ved kopiering af en formel (se forrige emne). Navngiv celle/område 1. Placér markøren i den celle der skal navngives. - Hvis det er flere celler/et område skal disse først markeres. 2. Klik med musen oppe i selve navneboksen på Formellinjen. 3. Skriv det ønskede navn, og tryk Enter. Husk der ikke må bruges mellemrum i navnet. Find navngiven celle 1. Markøren kan være placeret et hvilket som helst sted i hele projektmappen. 2. I Formellinjen klikker du som vist og udvælger det cellenavn som du vil hen til. Anvend navn i formel 1. Placér markøren i den celle, hvor formlen skal indsættes. 2. Tryk tasten F3. Markér det aktuelle navn. OK. Fortsæt dernæst med formlen, og næste gang du skal have indsat et cellenavn trykker du igen F3. 3. Hvis du vil indtaste formlen manuelt, kan du også gøre dette ved at indtaste lighedstegnet først, og dernæst i Formellinjen indtaste de aktuelle cellenavne. 4. Når du selv indtaster en formel, og du har brugt navngivning af nogle celler, vil Excel 2010 automatisk vise navne, når den kan genkende dele af det navn som du er ved at skrive (se ill. nedenfor). =Indtægt-Udgift - og du kan så bare klikke på navnet, så bliver det indsat i din formel. 35

36 Opret navn ud fra en markering Du kan i Excel 2010 anvende navne på en speciel måde, nemlig ud fra en markering. 1. Indtast følgende i en tom projektmappe og markér opstillingen. 2. Vælg fanen Formler og knappen Opret ud fra markering. 3. Markér/vælg at oprette navne ud fra Øverste række. 4. Indtast følgende formel i celle D7: =Pris*Solgte 5. Kopiér formlen fra D7 og ned til D12. 36

37 Indsæt kopierede værdier og formler At kopiere værdier (uden formler og formatering) At kopiere formler (uden formatering) I arbejdsgangen med ovenstående handlinger kan man vælge mellem Båndet og dialogboksen Indsæt speciel. Nedenfor er forklaringen via Båndet. Indsæt kopierede værdier Når du kopierer på nedenstående måde, så kopieres udelukkende værdierne i cellerne; eventuelle formler kopieres ikke, ej heller eventuelle formater man har påført cellerne. Så selv om en celleværdi er udregnet via en bagvedliggende formel, så kopieres selve formlen ikke med. 1. Markér de celler, der skal kopieres, og vælg Kopiér på normal vis. 2. Klik/markér herefter cellen øverst til venstre i det nye indsætningsområde. 3. Oppe på Båndet klikker du på pilen under Sæt ind knappen, og vælger Indsæt Værdier. Vælg hvordan du vil have værdien indsat. Indsæt kopierede formler Når du kopierer på nedenstående måde, så kopieres cellernes værdier og eventuelle formler, men ikke de formater som cellerne måtte have. 1. Markér den eller de aktuelle celler. Vælg Kopiér på normal vis. 2. Klik/markér herefter cellen øverst til venstre i det nye indsætningsområde. 3. Oppe på Båndet klikker du på pilen under Sæt ind knappen, og vælger denne gang Formler. 37

38 Sammenkædning At anvende kæder mellem ark - samt mellem Excel og et andet program. Når data i et regneark skal bruges i andre ark, vil det være en fordel, at disse data automatisk overføres. Det sparer tid og giver stor sikkerhed for, at de overførte data er korrekte. Følgende begreber anvendes i forbindelse med sammenkædning: Ekstern reference. En reference til en anden regnearkscelle eller et andet celleområde. Underordnet regneark (destinationsregneark). Et regneark, der indeholder en kæde fra et andet regneark, altså et regneark, der er underordnet informationer i et kilderegneark. Kilderegneark. Et regneark, der er kilden til de informationer, der refereres til i en ekstern referenceformel. Der refereres til kilderegneark i underordnede regneark. Sammenkædning med Excel-ark/projektmappe 1. Markér de celler, som det underordnede regneark skal referere til i kilderegnearket. Vælg derefter Kopier på normal vis. En 'løbemarkering' vises rundt om den markerede celle eller det markerede område. 2. Aktivér det underordnede regneark, hvor de sammenkædede data skal indsættes. 3. Markér den celle, eller som vist nedenfor, det øverste venstre hjørne i det område, hvor de sammenkædede data skal indsættes. 4. Oppe på Båndet klikker du på pilen under Sæt ind knappen, og vælger Indsæt kæde. 5. Så længe løbemarkeringen' er 38

39 omkring cellereferencerne i arket Salgspriser, kan man fortsætte med at indsætte kæder. I forhold til opgaven skal arket Lageroversigt også have indsat kæde. Klik derfor på arkfanen Lageroversigt. 6. I arket Lageroversigt gentages pkt. 3 og 4. 'Løbemarkeringen' forsvinder ved et tryk på Esc-tasten. 7. Læg mærke til at formelfeltet indeholder navnet på kildearket og cellenavnet, som der refereres til. Det er naturligvis også muligt at hente data fra andre Excel-projektmapper. Det foregår stort set på samme måde, og formelfeltet vil i et sådant tilfælde tillige indeholde navnet på kildefilen - f.eks. således: - [Opgave 05 Franske vine.xlsx]ark1'!$c$6. Sammenkædning med Word-dokument Hvis du ønsker at kopiere Excel-data eller Excel-diagram til et Word-dokument - sammenkædet - så gør du følgende: 1. Markér data eller diagram i Excel-arket. Vælg Kopier på normal vis. 2. Aktivér det Word-dokument, hvor de sammenkædede data/diagram skal indsættes. 39

40 3. Oppe på Båndet klikker du på pilen under Sæt ind knappen, og vælger Indsæt kæde. Vælg som vist nedenfor: Hvis du i stedet for et diagram kopierer data fra Excel over i Word, så vil der i Indsæt speciel-boksen i stedet skulle vælges at indsætte som: Microsoft Office Excel-regneark-objekt. 40

41 Funktionerne OG / ELLER At bruge de to logiske Excel-funktioner OG (AND) og ELLER (OR). De to funktioner anvendes til at finde sandhedsværdier på sammensatte udsagn. Der findes to sandhedsværdier: SAND og FALSK. Syntaksen for funktionerne: OG/ELLER(logisk1;logisk2;...) - op til max. 30 betingelser. Det er naturligt, at OG og ELLER forekommer i HVIS-funktionen, da denne netop undersøger sandhedsværdien af et udsagn (hvis udsagnet er SAND, så gør sådan; hvis det er FALSK, så gør sådan). OG 1. Placér markøren i celle E4 og vælg funktionen HVIS. I feltet Værdi_hvis_sand markerer du celle B19, hvor bonusbeløbet står, og laver den absolut med F4-tasten. I feltet Værdi_hvis_falsk indtaster du et 0 da de så ikke skal have bonus. 2. Klik nu i feltet Logisk_test, og oppe i Formellinjen finder du nu funktionen OG. 41

42 3. Klik nu i feltet Logisk1, og her vælger du nu at celle B4 (ansatte år) skal være større end celle B21 (antal år for at få bonus) og lås cellen, således at du kan kopiere formler. I feltet Logisk2 vælger du D4 (realiseret salg) skal være større end C4 (budgetteret salg). Klik OK ELLER ELLER-funktionen fungerer naturligvis på nøjagtig samme måde som OG, blot skal du vælge ELLER 42

43 Avanceret sortering/filtrering At sortere efter mere end ét kriterium - samt filtrere (udvælge) dele af en liste, som opfylder et eller flere kriterier. Med funktionen Sortering kan du sortere oplysningerne i en dataliste, således at indholdet af datalisten opstilles i en bestemt rækkefølge. Ved hjælp af Filtrering kan du f.eks. udvælge de kunder, der bor i et bestemt postdistrikt. Simpel sortering 1. Klik i den kolonne, hvis indhold skal sorteres. 2. Vælg fanen Startside. Vælg en af de to sorteringsmetoder, Sorter fra A til Å eller Sorter fra Å til A. Dermed er listens indhold sorteret efter den pågældende kolonne. Hvis der er en tom række inde i en dataliste, opfatter Excel datalisten som værende to selvstændige datalister, som kan sorteres individuelt. Avanceret sortering Hvis din liste skal sorteres efter flere kriterier - f.eks. først efternavn og derefter fornavn - så kan du ikke udføre det kun ved hjælp af de to førnævnte sorteringsknapper. Du skal have fat i dialogboksen Sortér: 1. Klik et vilkårligt sted i den liste, som du vil sortere. 2. Vælg fanen Startside. Klik på Brugerdefineret sortering Sorter og filtrer, og klik derefter på. 3. Vælg det kriterium, som listen først skal sorteres efter (her: Efternavn) og vælg om det skal være i stigende eller faldende orden (her A til Å). - Du kan tilføje endnu en kolonne ved at klikke på Tilføj niveau. 4. Og derefter 2. kriterium (her: Fornavn) og sorteringsorden (her Å til A). 5. Du kan sortere på op til 64 kolonner. Afslut med OK og tjek resultatet. Autofilter Med denne funktion kan du, med grundlag i hele din dataliste, udtrække de data som opfylder ét bestemt kriterium. I eksemplet her, skal de medarbejdere udvælges, som er kvinder (K). 43

44 1. Vælg fanen Startside. Klik på Sorter og filtrer. Klik derefter på Filtrer. Som du kan se, bliver der i overskriftscellerne tilføjet en trekantet knap. 2. Klik på -knappen og vælg det ønskede udvælgelseskriterium. 3. Herefter vises i arket alene de poster i listen, som opfylder kriteriet (her: kvinder). 4. Når du arbejder med filtrering, vil det ofte være relevant at kopiere de filtrerede data over i et separat ark. Det foregår som du kender i forvejen: Markér de filtrerede data - vælg Kopiér - placér dig på et andet ark - vælg Sæt ind. 5. For at gendanne hele listen, skal du igen klikke på den samme -knap og vælge (Marker alt). Brugerdefineret filter Hvis du vil udtrække data, som opfylder flere sammenligningskriterier i samme kolonne, skal du anvende brugerdefineret filter. 1. Funktionen Filter skal være aktiv. 2. Klik på den trekantede knap i den kolonne, hvori der skal udvælges. Vælg Brugerdefineret Autofilter. 3. I dialogboksen Brugerdefineret Autofilter vælges først hvilken Operator, der skal bruges (bemærk også muligheden for at bruge 'jokertegn'). I næste skrivefelt skriver eller vælger du det konkrete grundlag for udvælgelsen - her: IT. 4. I dette tilfælde skal der bruges 2 kriterier for at løse udvælgelsen - derfor skal det 2. kriterium også udfyldes - IT-support. Resultatet skulle nu være en filtrering af alle poster, som indeholder titlen IT eller IT-support. Husk at ophæve filteret igen. 44

45 Beskyt At beskytte ark eller dele deraf imod fejlagtig eller uberettiget redigering. Når man har brugt tid på at opbygge en model i en projektmappe med formler, opsætninger, m.v., er det en god ide at beskytte sin model mod fejlagtige indtastninger. Du kan vælge at beskytte enkelte celler, celleområder, hele arket eller hele projektmappen. Du kan også sikre, at kun bestemte brugere har tilladelse til at ændre celler. Når man aktiverer ark-beskyttelsen, så bliver alle celler i et regneark som standard låst. Nu vil alle låste celler være beskyttet, og der vil ikke kunne blive foretaget indtastninger i disse celler. Så derfor skal man huske at ophæve låsningen af de celler man ønsker at lave indtastninger i, inden man beskytter sit regneark. I forbindelse med beskyttelsen er der mulighed for at indtaste en adgangskode. Hvis du bruger denne mulighed, så husk i så fald koden! Beskyttelse af celler Hvis du ønsker at beskytte nogle celler imod indtastninger, medens andre celler skal være åbne for indtastning, så skal du først låse op for de celler, som må indtastes i, før du beskytter (resten af) arket: 1. Markér de celler, du ønsker at kunne foretage indtastninger i. 2. Vælg fanen Startside Gruppen Celler knappen Formater punktet Lås Celle. Så er cellerne låst op. Alternativt kan du højre klikke i din markering og vælg Formater celler. 3. Klik på fanen Beskyttelse: Fjern fluebenet ved Låst - afslut med OK. 4. Umiddelbart ser det ikke ud som om der er sket noget, men Beskyt nu regnearket. 5. Prøv herefter at indtaste noget i et beskyttet celleområde og se Excels kommentar. Prøv ligeledes en celle, som ikke er beskyttet. Når du benytter dig af åbne og beskyttede celler i et ark, så kan du bevæge dig frem og tilbage i mellem de åbne celler ved at trykke på Tab-tasten og Shift-Tab-tasten. Beskyt ark 1. Vælg fanen Gennemse gruppen Ændringer knappen Beskyt ark 45

46 2. Skriv eventuelt en adgangskode. OK. Læs hvad der står i den efterfølgende dialogboks. Her vælger du hvor meget brugeren må gøre på regnearket Fjern beskyttelse Vælg fanen Gennemse knappen Fjern arkbeskyttelse. Indtast en eventuel adgangskode, og dermed er beskyttelsen ophævet. Beskyt projektmappe Det er muligt at beskytte hele projektmappen på én gang, hvis man f.eks. har brugt flere ark i forbindelse med sin opgaveløsning. Ved at beskytte hele projektmappen sikrer man sig også imod uhensigtsmæssig ændring af projektmappens opbygning, således at opbygningen og skærmbilledet forbliver på den måde, som det oprindeligt var tiltænkt i modellen. 1. Vælg fanen Gennemse knappen Beskyt projektmappe. Vælg punktet Beskyt strukturer og vinduer. Angiv eventuelt adgangskode på normal vis. Til højre vises hvordan man beskytter en projektmappe mod ændringer. Beskyt mod åbning af projektmappen Hvis du i stedet - eller tillige - ønsker at beskytte projektmappen mod at blive åbnet, gør du følgende: 1. Vælg Fanen Filer Gem som, knappen Funktioner og punktet Generelle indstillinger. 2. Skriv eventuelt en adgangskode (skal gentages) i boksen og afslut med OK. Her er brugt kursus som adgangskode. N.B.: Husk din adgangskode! - ellers kan du ikke få adgang til dataene i projektmappen! 46

47 Integration At indsætte data/diagrammer fra Excel i et tekstbehandlingsprogram (Word) sammenkædet. Ofte kan man have stort udbytte af at sammenkæde data og/eller diagrammer fra Excel med et Word-dokument. Overfør data til et Word-dokument Hvis man vil genbruge data fra Excel i Word, kan man indsætte et sammenkædet objekt i Word, hvorefter objektet automatisk bliver opdateret, når man ændrer i Excel-dataene. 1. Markér det ønskede dataområde i Excel (her: B4:l13) og vælg Kopier som du plejer. 2. Åbn Word, og placér markøren der, hvor du vil indsætte Excel-dataene. 3. Vælg knappen Sæt ind, efterfulgt af Indsæt speciel. 4. Vælg at indsætte objektet som et Microsoft Excel-regneark objekt med kæde. 5. Luk Word-dokumentet, idet du gemmer ændringerne. 6. Afprøv: Justér et eller flere af tallene i Excel-regnearket og åbn derefter Word-dokumentet igen. Bemærk, at objektet i Word- dokumentet automatisk er blevet opdateret med ændringerne i Excel. 47

48 Importer tekstfil At kunne importere en separeret tekstfil i Excel. Ofte kan man bruge eksisterende lister, der findes som en tekstfil, hvor dataene er adskilt af komma, semikolon, tabulator eller mellemrum. Når man forsøger at åbne en sådan tekstfil i Excel, starter automatisk en "konverterings-guide - se nedenfor. Guiden tekstimport 1. Vælg Fanen Filer Åbn og i feltet Filtype skiftes til Tekstfiler. 2. Dobbeltklik på tekstfilen Klubmedlemmer (som er tabulator-separeret). 3. I import-guidens trin 1 klikker du på knappen Næste. 4. I trin 2 udpeger du det tegn, som adskiller dataene i tekstfilen (her: Tabulator) og klikker på Næste 48

49 5. I trin 3 skal du for hver af kolonnerne bestemme om dataene er tal ("Standard ), Tekst eller Dato. Til sidst klikker du på Udfør. 6. Nu mangler du så bare at tilrette kolonnebredder, overskrifter m.v. samt at gemme som Excel-regneark (Fanen Filer Gem som). 49

50 Diagramredigering At redigere et diagram. Et diagram er en grafisk fremstilling af nogle tal. Når du først har oprettet et diagram, så kan det efterfølgende redigeres på mange måder. Nedenfor vises nogle af redigeringsmulighederne, men prøv dig frem. Du har stort set alle muligheder lige ved hånden. Højre klik på det aktuelle sted i diagrammet og vælg fra lokalmenuen eller brug kontekst-værktøjsbåndene, der bliver synlige når diagrammet er markeret. Flyt elementer 1. Markér det element, som du vil flytte (der skal være "håndtag omkring elementet, for at det er markeret). 2. Træk i rammen, omkring elementet, til en ny position. Formater akser m.v. 1. Markér den akse, som du vil ændre formateringen på. 2. Højre klik på aksen og vælg Formater akse. 3. Her kan du vælge mange forskellige formateringsmuligheder. 50

51 Ændre søjler 1. Markér en af søjlerne i diagrammet. 2. Højre klik på søjlen og vælg Formater dataserie. 3. Vælg blandt de muligheder. F.eks. kan du ændre fyldfarven på søjlen, eller indsætte et billede i stedet for en farve. Fjern dataserie 1. Markér den søjle (dataserie), som du vil slette i diagrammet. 2. Tryk på Delete-tasten. Bemærk at dette ikke sletter selve dataene i regnearket, men kun den pågældende dataserie i diagrammet. Hvis du vil slette både data og dataserie, skal du slette dataene i regnearket, hvorefter diagrammet automatisk bliver opdateret. Ændre diagramtype 1. Markér det aktuelle diagram. 2. Vælg fanen Design. Klik på knappen Skift Diagramtype. 3. Vælg den nye diagramtype (ud af de mange muligheder). Ændre cirkeldiagram 1. Klik på det lagkagestykke, som du vil trække ud fra centrum, så der bliver 'håndtag' omkring stykket. 2. Træk stykket til den ønskede placering. 3. Højre klik på 'lagkagen' og vælg Formater dataserie. Vælg Serieindstillinger. 4. Skriv en værdi mellem 0 (nul) og 360 i boksen Vinkel på første cirkeludsnit for at angive den vinkel, hvor det første cirkeludsnit skal vises, eller træk i "skyderen. Indsæt et billede Du kan også bruge et billede til visse typer af datamærker, diagramområdet, afbildningsområdet eller forklaringen i 2D- og 3D-diagrammer eller vægge og gulv i 3D-diagrammer. 1. Højre klik på det diagramelement, der skal bruges et billede til og vælg Formater diagramområde. Vælg punktet Fyld og klik på knappen Fil. 2. Find frem til den mappe, der indeholder billedet, og dobbeltklik på det ønskede billede. 3. Klik på Luk. 51

52 52