Udbud af konferencefaciliteter til KL-konferencer

Transkript

1 1

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING OM KL S KONFERENCEAKTIVITETER UDBUDSMATERIALETS INDHOLD OG BILAG UDBUDSBETINGELSER OG VEJLEDNING DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED UDBUDSFORM MINDSTEKRAV TIL LEVERANDØREN SAMMENSLUTNING AF TILBUDSGIVERE OG UNDERLEVERANDØRER TILDELINGSKRITERIER TILBUDSBEDØMMELSE FORHANDLING TIDSPLAN FOR UDBUDSPROCESSEN AFLEVERING OG BEHANDLING AF TILBUD SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET OPTION PÅ YDERLIGERE ARRANGEMENTER AFTALEPERIODE PRISREGULERING ALTERNATIVE TILBUD OG FORBEHOLD ANNULLATION ØVRIGE FORHOLD KRAVSPECIFIKATION TIDSPUNKTER FOR AFHOLDELSE LOKALER FORPLEJNING AV-UDSTYR MV RECEPTION/KL-SEKRETARIAT UDSTILLINGSOMRÅDE OG STANDUDSTYR HOTEL OG OVERNATNINGSFACILITETER ØVRIGE KRAV OG ØNSKER AFBESTILLINGSREGLER BETALINGSBETINGELSER

3 1. Indledning KL inviterer leverandører af konferencesteder til at give tilbud på faciliteter til 23 konferencer, som KL afholder i perioden primo 2012 til primo Der er tale om konferencer af en eller 1½ dags varighed, hvor deltagerantallet udgør mellem 500 og deltagere. Formålet med udbuddet er at sikre KL konferencefaciliteter til fordelagtige priser og af god kvalitet. Der ønskes tilbud på leje af de nødvendige lokalefaciliteter mv. samt forplejning i henhold til kravspecifikationen. Lokalerne skal være beliggende i Danmark. Konferencerne udbydes som delaftaler. Tilbudsgivere kan derfor afgive tilbud på en, flere eller samtlige af de 23 konferencer. Bilag 2 (tilbudslisten) indeholder en oversigt over de 23 konferencer, samt de tidspunkter hvor konferencerne ønskes afviklet. 1.1 Om KL s konferenceaktiviteter KL er kommunernes interesseorganisation og har som led i sin virksomhed en mangeårig tradition for at afholde konferencer af høj kvalitet om aktuelle kommunalpolitiske og faglige temaer. På konferencerne deltager kommunalpolitikere og kommunale medarbejdere, især ledere og chefer på forskellige niveauer. Desuden deltager repræsentanter fra en bred kreds af betydende aktører, fx repræsentanter fra Folketinget, centraladministrationen, interesse- og brugerorganisationer m.fl. De udbudte konferencer, som udgør KL s største konferencer, retter sig mod forskellige faglige områder inden for kommunernes virksomhed, fx sundhed eller folkeskole, og er på nær en enkelt af konferencerne kendetegnet ved, at de gennem en årrække har været afholdt med faste mellemrum, typisk årligt. Et supplement til det egentlige programindhold på de konferencer, som er omfattet af udbuddet, er et udstillingsområde med stande, hvor relevante leverandører kan præsentere deres produkter eller tjenesteydelser for konferencedeltagerne. For en enkelt af de 23 konferencer (digitaliseringsmessen) er udstillingsområdet det centrale element i konferencen. 3

4 Som professionel arrangør har KL formået at tiltrække et højt antal deltagere til sine konferencer og tilsvarende høj deltagertilfredshed. Dette er blandt andet sket ved løbende at udvikle konferencernes form og indhold. KL forventer af kommende leverandører af konferencefaciliteter til KLkonferencer, at leverandøren kan indgå som en fleksibel og serviceorienteret samarbejdspartner i en fortsat kvalitetsudvikling og professionel afvikling af KL s konferencer. 1.2 Udbudsmaterialets indhold og bilag Det samlede materiale består af nærværende udbudsmateriale samt en række bilag. Bilagene består af følgende: Bilag 1: Udkast til kontrakt Bilag 2: Tilbudsliste Bilag 3: Beskrivelse af de enkelte konferencer 4

5 2. Udbudsbetingelser og vejledning De vilkår, som er gældende for deltagelse i udbuddet og for efterfølgende kontraktindgåelse, fremgår af dette udbudsmateriale med tilhørende bilag. 2.1 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: KL Weidekampsgade København S Att.: Konsulent Niels Bjerrum Tlf.: nbj@kl.dk Hjemmeside: Feltkode ændret Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes skriftligt og pr. til KL på nbj@kl.dk med emnet: Udbud af konferencer. 2.2 Udbudsform Den udbudte opgave annonceres i henhold til tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. lovens 15 a, stk. 1, litra 3. Der gøres opmærksom på, at dette udbud af konferencer ikke er omfattet af EU-udbudspligt. 2.3 Mindstekrav til leverandøren Tilbudsgiver skal som led i sit tilbud leve op til en række mindstekrav. Det sker ved at dokumentere nedenstående krav vedrørende leverandørens personlige forhold og økonomiske formåen. Den angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke vedlægges, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at have en gæld til det offentlige på over kr. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj En Tro og love-erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside

6 Økonomisk formåen Tilbudsgiver skal dokumentere at have økonomisk formåen som grundlag for at udføre den udbudte opgave. Tilbudsgivere skal som dokumentation herfor fremsende: En soliditetserklæring udstedt af bankforbindelse el.lign. Erklæringen må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. En soliditetserklæring fra bankforbindelse, revisor eller lignende foretrækkes, men som alternativ kan vedlægges virksomhedens revideret regnskab. 2.4 Sammenslutning af tilbudsgivere og underleverandører Hovedleverandøren er til enhver tid fuldt ud ansvarlig for eventuelle underleverandørers opfyldelse af deres forpligtelser i henhold til kontrakten og udbudsmateriale. Såfremt der anvendes underleverandører, der vil forestå en del af afviklingen af konferencen, skal der oplyses om disse. Afgives tilbud af en sammenslutning af tilbudsgivere skal sammenslutningens interne organisering og juridiske forhold beskrives. Der skal endvidere afgives en skriftlig erklæring på, at sammenslutningen hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Såfremt ansøgeren består af en sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne om personlige forhold, økonomisk formåen og teknisk kapacitet angives for alle deltagende virksomheder. 2.5 Tildelingskriterier Alle tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildelingen af kontrakten vil ske ud fra kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende kriterier: Pris Beliggenhed Kvalitet o Lokaler o Leverandørens beskrivelse af og forventet evne til at leve op til de øvrige krav og ønsker, der er stillet i nærværende udbudsmateriale o Fleksibilitet For endagskonferencer prioriteres tildelingskriterierne i følgende rækkefølge: Pris, beliggenhed og kvalitet. 6

7 For 1½ dagskonferencer prioriteres tildelingskriterierne i følgende rækkefølge: Pris, kvalitet og beliggenhed. Vurderingen af de enkelte kriterier sker i henhold til tilbudsgivers oplysninger i tilbudslisten (bilag 2), der indeholder en oplistning af priser og kvalitet. Med hensyn til kvalitet skal tilbudsgiver forholde sig til udbudsmaterialets afsnit 3 (Kravspecifikation). Udbudsmaterialet er struktureret således, at der her er angivet en række krav til opgaveløsningen, som (med mindre andet er anført) dækker de udbudte konferencer generelt. Da konferencerne er forskellige på en række punkter, er der endvidere i bilag 3 angivet en række krav, som er specifikke for de enkelt konferencer eller for grupper af konferencer Tilbudsgiver skal jf. tilbudslisten redegøre for priser, hvordan tilbudsgiver vil opfylde krav til opgavens udførelse, i hvilket omfang ønsker kan tilgodeses og hvordan. Disposition for tilbuddet kan findes i tilbudslisten (bilag 2). I det omfang KL ikke har kendskab til konferencestedet gennem afholdelse af tidligere arrangementer, forbeholder KL sig ret til at besigtige konferencestedet. Besigtigelsen kan eventuelt foregå i forbindelse med forhandlingsrunden. 2.6 Tilbudsbedømmelse Tilbuddene vil blive vurderet i forhold til ovenstående kriterier med henblik på at udvælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud for hvert enkelte delaftale. Pris Vurderingen af pris sker ud fra tilbudsgivers angivne priser i tilbudslisten, bilag 2. Der angives faste priser for basisleje, forplejning, stande samt en prisliste for køb af enkeltydelser. Basisleje, forplejning og stande vil indgå direkte i vurderingen, mens priserne i prislisten vil indgå i vurderingen på baggrund af det forventede forbrug for hver delaftale/konference. Der vil desuden være mulighed for at angive en mængderabat baseret på omsætningsvolumen med henblik på, at tilbudsgiver kan give rabat, hvis der opnås aftale om flere konferencer/delaftaler. Tilbuddet med den laveste samlede pris for hver delaftale vurderes bedst, mens de øvrige tilbud vurderes i forhold til den relative afstand fra laveste pris. Beliggenhed KL er medlemsorganisation for alle Danmarks kommuner. Det er derfor et vigtigt hensyn for KL, at det så vidt muligt undgås, at der er kommuner, som oplever sig afskåret fra eller finder det lidet attraktivt at deltage i KL s 7

8 konferencer på grund af en uforholdsmæssig lang transporttid til og fra konferencestedet. Transporttiden er en væsentlig faktor for både endags- og 1½ dagskonferencer, men er en specielt kritisk faktor for endagskonferencerne, hvorfor der ved vurderingen af tilbud på endagskonferencer vil blive lagt større vægt på beliggenhed end for 1½ dagskonferencer. For endagskonferencer vil tilbudsgiverne blive vurderet ud fra rejsetiden til konferencestedet med offentlig transport fra stationerne i tre udvalgte byer i landet: Nakskov, Ringkøbing og Aalborg. Rejsetiden vurderes ud fra rejseplanen.dk med ankomst kl til konferencestedet. Herefter udvælges for hver tilbudsgiver den station blandt de tre byer, hvor rejsetiden er længst, idet der lægges positiv vægt på, at denne er så kort så mulig. Et eksempel: En konference afholdes en tirsdag med programstart kl Konferencested i X-købing By Nakskov Ringkøbing Aalborg Transporttid jf. rejseplanen.dk 3t 08m 2t 59m 3t 13m Konferencested i Y-købing By Nakskov Ringkøbing Aalborg Transporttid jf. rejseplanen.dk 4t 14m 3t 11m 1t 54m I eksemplet vurderes den længste transporttid til konferencestedet i X- købing fra en af de tre byer til at udgøre 3 timer og 13 minutter, mens den længste transporttid til konferencestedet i Y-købing vurderes til at udgøre 4 timer og 14 minutter. I eksemplet vurderes konferencestedet i X-købing derfor mere positivt end Y-købing, for så vidt angår beliggenhed. For 1½ dagskonferencer vil tilbudsgiver blive vurderet ud fra rejsetid fra stationen i de samme tre udvalgte byer i landet Nakskov, Ringkøbing og Aalborg til konferencestedet. Rejsetiden til 1½ dagskonferencer vurderes ud fra tilbudsgivers anvisninger af, hvordan deltagerne kan komme til kon- 8

9 ferencestedet. Det ønskes derfor i tilbudslisten, bilag 2, beskrevet, hvilke transportmuligheder der er til konferencestedet med tog, bil, bus eller fly fra de tre udvalgte byer. KL forbeholder sig ret til at kontrollere oplysningerne. Kvalitet KL lægger vægt på, at konferencerne afholdes i indbydende rammer, og at deltagerne oplever en afvikling og logistik kendetegnet af høj professionalisme. Desuden lægges der vægt på tilbudsgivers opfyldelse af krav og ønsker samt fleksibilitet i opgaveløsningen. Kvaliteten vurderes på den baggrund ud fra tre forhold: Lokaler, øvrige ønsker og krav til afvikling af konferencer, jf. nedenfor og fleksibilitet. Lokaler: Det er væsentligt, at lokaliteterne er af høj bygningsmæssig kvalitet, er velindrettede og fremtræder indbydende med moderne faciliteter til professionel afvikling af konferencer. Tilbudsgiverne skal derfor i tilbudslisten, bilag 2, vedlægge tegninger over lokalerne og billeder af lokalerne og faciliteterne i øvrigt, så det er muligt for KL at danne sig et indtryk af konferencestedet. I tilbudslisten, bilag 2, bedes der desuden redegjort for hvert enkelt krav og ønske jf. kravspecifikationen i udbudsmaterialets afsnit 3. KL forbeholder sig endvidere ret til at besigtige konferencestedet og lade dette indgå i vurderingen. Tilbudsgiverne vil blive vurderet på, i hvor høj grad lokalerne fremstår som indbydende og tidssvarende. Tilbudsgiverne vil endvidere blive vurderet på, i hvilket omfang de kan opfylde KL s krav til lokaler, om tilbudsgiver kan meropfylde kravene, og i hvilket omfang de kan imødekomme KL s ønsker til lokaler. Øvrige ønsker og krav til afvikling af konferencer: I udbudsmaterialets afsnit 3 (kravspecifikationen) er der opstillet en række ønsker og krav til forplejning, av-udstyr, KL-sekretariat, udstillerområde, hoteller mv. Tilbudsgiverne skal derfor i tilbudslisten, bilag 2, redegøre for hvert enkelt krav og ønske, jf. kravspecifikationen i udbudsmaterialets afsnit 3. Tilbudsgiverne vil blive vurderet på, i hvilket omfang de kan opfylde KL s krav og ønsker på de nævnte felter. 9

10 Fleksibilitet: De udbudte konferencer følger et grundkoncept med hensyn til form og indhold. Der opstår dog løbende behov for fornyelse og udvikling af konferencerne, ligesom der kan være udsving i deltagerantallet fra år til år. KL vil derfor lade graden af tilbudsgivers fleksibilitet indgå positivt i vurderingen Tilbudsgiverne skal derfor i tilbudslistens, bilag 2, redegøre for konferencestedets kapacitet og muligheder i forhold til antal deltagere, workshoplokaler, tilkøbsydelser, afbestillingsregler for lokaleleje, forplejning og fleksibilitet i forplejning og menuvalg mv. Tilbudsgiverne vil blive vurderet på, hvilke muligheder der er for at rumme udvidelser af konferencerne samt hvilke muligheder workshoplokalerne rummer (størrelse, antal, faciliteter). Endvidere vil tilbudsgiverne blive vurderet på, i hvilket omfang der kan tilbydes tilkøbsydelser ud over de i prislisten angivne ydelser. Endelig vil tilbudsgiverne blive vurderet på, i hvilket omfang der er fleksibilitet i forhold til sammensætningen af forplejning og menuvalg samt vilkår for afbestilling af lokaler og forplejning m.v. 2.7 Forhandling Efter en foreløbig vurdering af tilbuddene vil KL indbyde forventeligt mellem to og seks tilbudsgivere til videre forhandling. KL kan vælge at indbyde flere end seks tilbudsgivere, således at der er mindst to tilbudsgivere pr. delaftale i forhandlingsrunden. KL forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er konditionsmæssige. Forhandlingerne foregår i henhold til nedenstående tidsplan for udbudsprocessen. KL fastlægger, om forhandlingen foregår hos tilbudsgiver eller i KL s domicil. Emnerne for forhandlingen vil sammen med endelig tid og sted for forhandlingerne blive meddelt tilbudsgiver den 19. september KL vil fremsende en dagsorden forud for forhandlingerne. Efter forhandlingerne har tilbudsgiver mulighed for at afgive et revideret tilbud. Indleveres der ikke et revideret tilbud, vil det allerede indleverede tilbud blive vurderet, som det foreligger. 10

11 2.8 Tidsplan for udbudsprocessen 8. august Annoncering af udbud 22. august Deadline for spørgsmål kl august Deadline for besvarelse af spørgsmål 5. september Tilbudsfrist kl september 19. Evaluering af tilbud september september Forhandling med et antal leverandører 5. oktober Frist for indlevering af revideret tilbud kl oktober Forventet underskrivelse af kontrakt Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 2.9 Aflevering og behandling af tilbud Følgende forudsætninger er endvidere gældende i forbindelse med tilbuddet: Tilbuddet skal foreligge i fire eksemplarer skriftligt og ét eksemplar elektronisk (usb-stik/cd-rom).tilbuddet skal udarbejdes ud fra den disposition, der er gengivet i tilbudslisten (bilag 2). Der vil kun blive accepteret tilbud på hele konferencer. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk, herunder eventuelle bilag. Tilbuddet skal udarbejdes for egen regning og returneres ikke. Tilbuddets priser er i danske kroner, inkl. afgifter mv., men ekskl. moms. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om de øvrige tilbudsgivere. Tilbudsgiver er bundet af det angivne tilbud indtil 15. november KL forbeholder sig ret til, efter modtagelse af tilbud, ved møder, besigtigelse af konferencelokaliteten eller på anden måde at indhente oplysninger mv., uden at det betyder accept eller forkastelse af nogen af de modtagne tilbud. På kuverten skal anføres Udbud af konferencefaciliteter til KL-konferencer MÅ IKKE POSTÅBNES. Samtlige rettidigt modtagne tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. 11

12 2.10 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes skriftligt og pr. til kontaktpersonen i KL, jf. afsnit 2.1. Spørgsmål skal være stillet senest den 22. august 2011 kl med præcise henvisninger til udbudsmaterialet. Spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form blive offentliggjort senest den 29. august 2011 på KL s hjemmeside: hvor alt annonceringsmaterialet ligeledes er tilgængeligt. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden Option på yderligere arrangementer KL kan få behov for at kunne afholde yderligere endnu ikke planlagte konferencer og arrangementer udover de i nærværende udbudsmateriale nævnte. Antal arrangementer, deltagerantal, længde samt tid kendes af gode grunde endnu ikke, men KL ønsker at have mulighed for at kunne afholde disse arrangementer hos leverandører, som der er indgået kontrakt med om afholdelse af de udbudte konferencer, såfremt der er plads og ledigt hos leverandøren. Der vil derfor i kontraktperioden være option på konferencer af lignende størrelse og form, som der er indgået aftale om mellem KL og de enkelte leverandører. Det prismæssige udgangspunkt vil være de priser, der er fastsat for leverandørens tilsvarende konference omfattet af dette udbudsmateriale. Eksempel: KL s Ledertræf (se bilag 3) er en endagskonference med ca. 900 deltagere. KL beslutter sig for at afholde en ny konference af tilsvarende omfang og indhold. Optionen i nærværende udbudsmateriale betyder, at leverandøren af konferencested til Ledertræf er forpligtet til at tilbyde samme priser for leje af konferencested for den nye konference som for Ledertræf. Der tages dog forbehold for om lokalerne er ledige. I tilbudslisten, bilag 2, er der mulighed for at angive, om der vil være sæsonudsving i priserne i forhold til de i tilbuddet angivne priser Aftaleperiode Der indgås aftale for hver enkelt delaftale/konference med option på forlængelse for samme eller tilsvarende konferencer i 2014 og Forlængelse af en aftale skal ske senest otte måneder før aftalens udløb, dvs. senest maj 2013 og maj Kontraktstart er den 28. februar 2012 med udløb 28. februar 2014, med mindre optionen om forlængelse tages i anvendelse. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. 12

13 For yderligere forhold vedrørende kontraktvilkår henvises til kontraktudkastet i bilag Prisregulering Priserne reguleres en gang årligt pr. 1. januar. Første gang 1. januar Prisereguleringen skal ske på baggrund af Danmarks Statistiks Nettoprisindeks 11 for restauranter og hoteller. Reguleringen sker 1. januar, hvor der reguleres for ændringen i nettoprisindekset pr. 1. november og et år tilbage Alternative tilbud og forbehold Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud, der afviger fra den beskrevne opgave. Hvis et tilbud indeholder væsentlige forbehold, herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil KL forbeholde sig ret til at erklære tilbuddet for ikke-konditionsmæssigt og ikke lade det indgå i bedømmelsen. Hvad der betragtes som væsentlige forbehold vil bero på en konkret vurdering. Dog skal det bemærkes, at tilbud, der alene omfatter dele af den udbudte opgave/delaftale, vil blive opfattet som indeholdende væsentlige forbehold. Tilbudsgiver har således alene mulighed for at byde på den samlede opgave/delaftale. Tilbudsgiver må kun afgive ét tilbud pr. delaftale/konference, der bydes på. En tilbudsgiver, der byder på flere delaftaler/konferencer, må ikke give kombinationstilbud, dvs. bud, der er betinget af, at tilbudsgiver tildeles mere end én delaftale/konference. Tilbudsgiver må dog godt angive en mængderabat. Dette skal gøres i tilbudslisten, jf. bilag Annullation Der gøres opmærksom på, at en ordregiver kan annullere et udbud helt eller delvist, hvis der er saglige grunde herfor. Ved eventuel annullation sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Hver delaftaler kan annulleres selvstændigt Øvrige forhold Inden underskrivelse af kontrakter for 1½ dagskonferencer skal det ønskede antal hotelværelser på de aftalte datoer for afholdelse af konferencen være forhåndsreserverede af tilbudsgiver. KL håndterer og videreformidler hotelværelserne til deltagerne, eventuelt med bistand fra en tredjepart. 13

14 Tilbudsgiver skal ved udarbejdelse af tilbuddet tage hensyn til gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. Tilbudsgiver skal som et led i tilbuddet: Skrive under på, at de gældende forpligtelser er overholdt, jf. Tilbudslisten (bilag 2). Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser: Skatter og afgifter: SKAT Østbanegade København Ø Tlf.: skat@skat.dk Internetadresse: Miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade København K Tlf.: mst@mst.dk Internetadresse: Arbejdsmiljøkrav Arbejdstilsynet Landskronagade København K Tlf.: at@at.dk Internetadresse:

15 3. Kravspecifikation Dette afsnit indeholder en række krav og ønsker, som stilles til faciliteterne til alle de udbudte konferencer. De beskrevne krav skal opfyldes. I det omfang tilbudsgiveren kan tilbyde bedre forhold end det, der er beskrevet i kravene, kan dette indgå positivt i vurdering af de indkomne tilbud. Ønsker er elementer, som i den udstrækning, de tilgodeses af tilbudsgiveren, vil vægte positivt i vurderingen af de indkomne tilbud. I bilag 3 er de 23 konferencer beskrevet yderligere, idet der for den enkelte konferencer (eller grupper af disse) er beskrevet en række specifikke krav samt forhold, der har betydning for, hvordan opfyldelsen af krav og ønsker i nærværende afsnit 3 skal ske. Både de krav, som fremgår af nærværende afsnit 3, og de krav, der fremgår af bilag 3, skal således opfyldes af leverandøren for samtlige delaftaler, der bydes på, og skal indgå i tilbudsbeskrivelsen. Det skal bemærkes, at Digitaliseringsmessen er undtaget for enkelte af de generelle krav i nærværende afsnit 3. Undtagelser fremgår i givet fald i forbindelse med beskrivelsen af de enkelte krav. 3.0 Tidspunkter for afholdelse KL afholder årligt et meget stort antal arrangementer, som skal indpasses i forhold til hinanden, samt afstemmes med fx KL s politiske mødeaktivitet og sæsonudsving i form af særligt travle perioder for konferencernes målgrupper. I tilbudslisten, bilag 2, fremgår det, på hvilke datoer konferencerne kan afholdes. 3.1 Lokaler KL s konferencer afholdes typisk sådan, at en del af konferencen afholdes i plenum (i det videre benævnt som konferencesal), hvor alle deltagerne er samlet, mens andre dele af konferencens program er opdelt således, at deltagerne deltager i sideløbende programpunkter i forskellige lokaler (i det videre benævnt som workshoplokaler). Derudover er der behov for et område til udstillere, mulighed for et KLsekretariat, hvor KL s medarbejdere kan betjene deltagerne, samt et antal mindre lokaler til møder og lignende. Konferencelokaliteten skal kunne indfri disse behov. I bilag 3 er der for den enkelte konference angivet krav til, hvor mange deltagere henholdsvis konferencesal og workshoplokaler skal kunne rumme, samt hvor stort et areal der er behov for til udstillernes stande. 15

16 Krav 1 Det er et krav, at konferencestedet råder over konferencesal, workshoplokaler, areal til udstillingsområde og KL-sekretariat, der kan rumme et antal deltagere/udgør et areal i henhold til kravene til den enkelte konference, jf. bilag 3. Krav 2 Det er et krav, at der i konferencesalen er et antal siddepladser svarende til antallet af deltagere plus mindst 5 pct. Der skal dog kun være opdækket forplejning til det faktiske antal deltagere. Digitaliseringsmessen er undtaget dette krav. Krav 3 Det er et krav, at udstillingsområdet ligger i samme bygning og tæt ved konferencesalen, så konferencedeltagere nemt og hurtigt kan komme fra det ene område til det andet. Krav 4 Det er et krav, at der er nem adgang til forplejningsområder fra konferencesalen, og at det er muligt for deltagerne at blive bespist i et roligt tempo, uden unødig kødannelse etc. Tilbudsgiver bedes derfor i tilbudslisten, bilag 2, redegøre for adgangsforhold, og hvordan maden serveres fx antallet af buffeter. Krav 5 Det er et krav, at de tilbudte konferencelokaler er indrettede således, at samtidige møder og andre støjende aktiviteter ikke generer konferenceaktiviteterne. Krav 6 Det er et krav, at alle deltagere har frit udsyn til scenen i konferencesal og workshoplokaler. Der må således ikke være søjler eller lignende, som skæmmer frit udsyn til scenen. Scenen skal være forhøjet, hvis lokalet har en størrelse, der gør dette nødvendigt for at sikre alle deltagere tilstrækkeligt udsyn til scenen. For Digitaliseringsmessen er dette ikke et krav, men et ønske. Krav 7 Det er et krav, at scenen i konferencesal og workshoplokaler har en størrelse, der harmonerer med lokalets størrelse, og har plads til fx talerstol og bord(e) til paneldebat. Konferencestedet skal kunne stille talerstol, panelbord og højborde til rådighed. I tilbudslisten, bilag 2, angives priser for talerstole, panelborde mv. (prislisten), og der angives mål for scenen i konferencesalen. 16

17 Krav 8 Der kan være behov for flere storskærme i konferencesalen. Det er derfor et krav, at der er mulighed for at opsætte/ophænge ekstra storskærme. KL kan vælge at rekvirere storskærme eksternt eller hos tilbudsgiver, hvis dette kan tilbydes. Hvis tilbudsgiver selv kan tilbyde at leje storskærme angives pris og størrelse i prislisten i tilbudslistens afsnit Der angives l i- geledes leje på kamera og kameramand. Krav 9 Det er et krav, at der er mulighed for temperaturregulering og ventilation i de tilbudte konferencelokaler. Digitaliseringsmessen er undtaget dette krav. Krav 10 Det er et krav, at stolene i konferencesalen er egnede til heldagsmøder, dvs. med hynde eller lignende. Digitaliseringsmessen er undtaget dette krav. Krav 11 Det er et krav, at der i konferencerne kan deltage personer med funktionsnedsættelse, og konferencestedet skal leve op til gældende lovgivning/krav på handicapområdet om god fysisk tilgængelighed. Krav 12 Det er et krav, at der er toiletfaciliteter i umiddelbar nærhed af de tilbudte lokaler. Krav 13 Det er et krav, at der til konferencer med festmiddag er plads til bespisning, underholdning både under og efter spisningen barer (jf. krav 19) samt dansegulv i samme sal. I tilbudslisten, bilag 2, ønskes en beskrivelse af det område, hvor festmiddag og underholdning kan foregå, ligesom der skal angives mål over dansegulvet. Krav 14 Det er et krav, at der er adgang til garderobe ved konferencer af 1½ dags varighed. Ønske 1 Det er et ønske, at workshoplokaler ligger i samme bygning som konferencesalen, så deltagerne ikke skal bruge uforholdsmæssig lang tid på transport mellem lokalerne. 17

18 Ønske 2 Det er et ønske, at garderoben kan bemandes mod særskilt betaling fra deltagerne. Priser for bemanding af garderobe skal angives i prislisten i afsnit i tilbudslisten, bilag 2, både for samlet betaling pr. dag og pr. deltager pr. dag. 3.2 Forplejning Ønsker til forplejning varierer fra konference til konference. I bilag 3 er det beskrevet, hvilke specifikke ønsker, der for den enkelte delaftale/konference er til den forplejning, som skal indgå i tilbudsmaterialet. Krav 15 Det er et krav, at den endelige forplejning sammensættes i dialog med KLarrangøren med udgangspunkt i leverandørens eksempel på forplejning. Menuforslaget vil være udgangspunktet for sammensætning af den endelige forplejningspakke og vil derfor skulle vedlægges tilbudslisten, jf. bilag 2, og indgå i aftalegrundlaget. Krav 16 Det er et krav, at der er isvand i kander på bordene under frokosten og festmiddagen. Krav 17 Det er et krav, at leverandøren kan tilbyde et passende sortiment af vin inden for forskellige priskategorier i forbindelse med festmiddage (se bilag 3 for hvilke konferencer, hvor dette er relevant). I tilbudslisten ønskes der konferencestedets aktuelle vinkort samt oplyst proppris i prislisten, i fald KL vælger selv at købe vin. Det dog KL s forventning, at konferencestedet kan levere vin til en fordelagtig pris. Vinkortet skal vedlægges tilbudslisten, jf. bilag 2, og indgå i aftalegrundlaget. Det skal bemærkes, at vin og eventuelt velkomstdrink ikke skal medtages i priserne for forplejning (festmiddag, frokost) i tilbudslisten. Krav 18 Det er et krav, at morgenforplejningen er klart en time før programmets start. Krav 19 Det er et krav, at der til konferencer med festmiddag er adgang til bar af en passende kapacitet (om nødvendigt flere), hvor deltagerne kan købe drikkevarer for egen regning (efter spisningen) i et passende sortiment til priser, der ikke overstiger standarden i branchen. Der skal kunne betales både kontant og med Dankort. Krav 20 Det er et krav, at forplejning, der skal være tilgængeligt, mens der er mødeaktivitet, skal være til rådighed i eller umiddelbart uden for konferencesalen. Forplejning, der serveres i pauserne, skal - som minimum for størstedelens vedkommende - stilles til rådighed som en del af udstillerområdet. 18

19 Krav 21 Det er et krav, at konferencestedet kan servere en alternativ menu til fx vegetarer, allergikere mv. KL kan angive ønsker herom senest to dage før konferencen afholdes. Ønske 3 Det er et ønske, at mødeforplejning kan være til rådighed i eller uden for workshoplokalerne. Ønske 4 Det er et ønske, at der ikke spises i lokaler, hvor der efterfølgende samme dag skal holdes møde. Ønske 5 Det er et ønske, at der på konferencestedet er mulighed for køb af forfriskninger, fx en bar, kiosk eller automat, på konferencestedet for deltagernes egen regning. 3.3 Av-udstyr mv. Det forventes, at konferencestedet kan levere det basale av-udstyr, trådløs internetforbindelse mv. til brug for professionel og kompetent afholdelse af konferencer. KL s krav og ønsker til av-udstyr mv. er beskrevet nedenfor samt i bilag 3. For nogle konferencer er der behov for mere avanceret udstyr, hvor KL kan vælge at indgå aftale med en ekstern leverandør af avudstyr. Det fremgår af bilag 3, hvilke konferencer der er tale om. Krav 22 Det er et krav, at der i konferencesal og i workshoplokaler skal være en dataprojektor. I lokalerne skal der også være et lærred eller tilsvarende til visning af fx plancher eller film. Projektor og skærm skal være dimensioneret til lokalets størrelse. I tilbudslisten, bilag 2, ønskes en beskrivelse af, hvilket avudstyr konferencestedet råder over. Krav 23 Det er et krav, at der under opbygning/nedtagning samt afviklingen af hele konferencen er personale til stede, som kan betjene konferencestedets avudstyr. Der angives pris for teknisk medarbejder i prislisten afsnit i tilbudslisten, bilag 2. Krav 24 Det er et krav, at der er lysanlæg og lydanlæg, som matcher konferencesalens størrelse. Lyset i salen skal kunne dæmpes efter behov. Krav 25 Det er et krav, at konferencestedet skal kunne stille forskellige typer af mikrofoner til rådighed, jf. tilbudslisten (fx panel-, trådløse- og head-set-mikrofoner). 19

20 Krav 26 Det er et krav, at der i workshoplokaler er et lydanlæg, hvis lokalets størrelse og akustik nødvendiggør dette. Krav 27 Det er et krav, at der til opsætning og test mv. er fri adgang til konferencesal dagen før afholdelsen af konferencen, såfremt KL entrerer med en ekstern leverandør af av-teknik. Det fremgår af bilag 3, hvornår der er behov for adgang til lokalerne. Ønske 6 Det er et ønske, at der på konferencestedet er gratis adgang til trådløst internet for konferencedeltagerne. Ønske 7 Det er et ønske, at der i konferencesalen, i workshoplokaler og i KL s reception/sekretariat (jf. krav 29) er mulighed for tilslutning af fast forbindelse til internettet. 3.4 Reception/KL-sekretariat På alle konferencer er der behov for, at der er et lokale eller en skranke, hvor konferencedeltagerne kan blive registreret, komme i kontakt med arrangøren under konferencen, og hvor KL s medarbejdere har adgang til et antal arbejdspladser. Krav 28 Det er et krav, at KL-sekretariatet kan placeres, så det er synligt for konferencedeltagerne og centralt beliggende i forhold til konferencestedets hovedindgang og konferencesal. Krav 29 Det er et krav, at der er oprettet 2-5 arbejdspladser med bord og kontorstol. I bilag 3 er det for den enkelte konference beskrevet, hvor mange arbejdspladser, der er krav om. Krav 30 Det er et krav, at der er adgang til kopimaskine. 3.5 Udstillingsområde og standudstyr De udbudte konferencer omfatter et udstillingsområde med stande, hvor virksomheder og andre interessenter kan præsentere deres produkter eller tjenesteydelser for konferencedeltagerne. For Digitaliseringsmessen udgør udstillingselementet omdrejningspunktet for konferencen. I bilag 3 er kravene til udstillingsområde, standareal og standene i øvrigt beskrevet for hver enkelt konference. 20

21 Krav 31 Det er et krav, at de enkelte standes grundplan kan variere i størrelse. Det skal bemærkes, at pauseforplejningsområdet ikke er en del af de kvadratmetre til udstillerområde, som tilbudsgiver skal oplyse i tilbudslisten. Krav 32 Det er et krav, at konferencestedet kan tilbyde basisudstyr til opbygning af stande, samt at bestilling og afregning af dette udstyr kan foregå direkte mellem konferencestedet og udstillerne. Basisudstyr kan fx være skillevægge, kabling, højborde, stole etc. For enkelte konferencer kan der alt efter konferencestedet og konferencens art med fordel fastsættes en standpakke med tilhørende basisudstyr, hvor bestilling og afregning foregår samlet mellem konferencestedet og KL. En sådan model for stande gælder for Digitaliseringsmessen og Overbygningskonferencen. Indholdet af standpakken for Overbygningskonferencen fremgår af bilag 3. For Digitaliseringsmessen ønskes en pris pr. m 2 stand for en række udstyr, der kan indgå i standpakken. For øvrige konferencer kan en standpakke aftales konkret mellem KL og konferencestedet. Ønske 8 Det er et ønske, at udstillerne kan få serveret frokosten tæt på udstillingsområdet. 3.6 Hotel og overnatningsfaciliteter Ved konferencer, der afholdes over 1½ dag, skal deltagerne kunne indkvarteres på hotel inden for en rimelig transportafstand fra konferencestedet. Krav 33 Det er et krav, at konferencesteder til 1½ dagskonferencer skal være beliggende i et område, hvor der inden for en rimelig transportafstand er tilstrækkelig overnatningskapacitet. Tilbudsgiver skal dokumentere dette ved, at der vedlægges en fortegnelse over de hoteller, som vil kunne benyttes med angivelse af antal værelser og hotellets beliggenhed. Fortegnelsen må ikke omfatte privat indkvartering og må kun omfatte hoteller, som lever op til følgende krav: alle værelser skal prismæssigt kunne udbydes som enkeltværelser alle værelser har eget bad og toilet det skal være muligt at checke ind på værelset fra og checke ud fra Der skal være adgang til værelserne døgnet rundt det pågældende hotel og dets medarbejdere må ikke medvirke til formidling af prostitution. 21

22 Hvor det er relevant fremgår krav til værelseskapacitet til de enkelte konferencer af bilag Øvrige krav og ønsker Krav 34 Det er et krav, at konferencestedet skal kunne anvise parkeringsmuligheder i tilknytning til eller i nærhed af konferencestedet i et omfang svarende til, hvad der normalt kan forventes behov for ved konferencer af de givne størrelser. Hvis konferencestedet opkræver betaling for parkering fra deltagerne, må prisen ikke være højere end den pris, konferencestedet tilbyder andre kunder. 3.8 Afbestillingsregler Risikoen for, at KL får behov for at aflyse de udbudte konferencer, vurderes som begrænset, men i tilfælde af uforudsete forhold eller hændelser har KL behov for, at leverandøren tilbyder muligheder for afbestilling af leje af lokaler, fx svarende til standarden i branchen. Antallet af deltagere kan derimod variere fra gang til gang, og der kan komme fra- og tilmeldinger umiddelbart inden konferencens afholdelse. KL ønsker derfor fleksible muligheder for regulering af de dele af betalingen til leverandør, som afhænger af deltagerantallet m.m.. Basislejen Hvis tilbudsgiver i tilbudslisten har anført en samlet basisleje (i modsætning til en basisleje pr. deltager), bedes tilbudsgiver som en del af tilbuddet vedlægge forslag til afbestillingsregler for lokalelejen og de øvrige ydelser omfattet af basislejen, fx konferencestedets standardafbestillingsregler eller regler svarende til standarden i branchen. Øvrige dele af arrangementet For så vidt angår den bestilte forplejning og de øvrige dele af arrangementet, som ikke er omfattet af basislejen, samt endvidere basislejen, såfremt denne i tilbudslisten er anført som en pris pr. deltager, ønsker KL følgende muligheder for afbestilling: Til og med 60 kalenderdage før ankomst kan KL vederlagsfrit afbestille hele eller dele af arrangementet. Efter 60 kalenderdage og frem til 30 kalenderdage før ankomst kan KL vederlagsfrit afbestille maksimalt 15 pct. af det senest gældende bestilte arrangement. Efter 30 kalenderdage og frem til 10 kalenderdage før ankomst kan KL vederlagsfrit afbestille maksimalt 10 pct. af det senest gældende bestilte arrangement. 22

23 Efter 10 kalenderdage og frem til 1 kalenderdag før ankomst kan KL vederlagsfrit afbestille maksimalt 5 pct. af det senest gældende bestilte arrangement. Konferencestedet er berettiget til et vederlag for de dele af konferencen, som ikke afbestilles rettidigt. Ved afbestilling forstås annullering, reduktion, afkortning, omplacering og lignende væsentlige ændringer i forhold til ordrebekræftelsen. Alle ændringer skal altid aftales skriftligt og skal være konferencestedet i hænde senest kl på dagen for sidste rettidige afbestilling, jf. ovenstående. Tilbudsgiver har mulighed for at komme med alternativt forslag. De tilbudte afbestillingsregler for alle ydelser skal fremgå klart af tilbuddet både hvis KL s forslag følges, eller hvis der gives et alternativt forslag. De alternative forslag vil indgå i tilbudsbedømmelsen og vægte positivt, hvis de vurderes at stille KL bedre end i ovenstående, og vægte negativt, hvis de vurderes at stille KL dårligere. 3.9 Betalingsbetingelser Leverandøren kan opkræve et depositum på 25 pct. af kontraktsummen for afholdelse af den enkelte delaftale/konference. Depositum erlægges 30 dage før konferencens afholdelse. Resten af beløbet betales 20 dage netto fra fakturadato. 23