ILS Online Brugervejledning

Transkript

1 Side 1 af 31

2 Indholdsfortegnelse: Adgang... 3 Hvordan bestiller jeg varer? Bestilling Søg varenummer Zoom Fortryd/fejlindtastning Bestil varen Er varen allerede rekvireret/bestilt? Haster leveringen? Hurtig rekvisition/bestilling Ændret antal i standardsortiment Vis ordre afsendt til leverandør, men ikke hjemkommet Kontoangivelse ved bestilling af skaffevarer Ændre/vedligeholde/slet standardsortiment Tilføjelse til standard sortiment Vedligeholdelse Sletning af varer Slutleveret Kvik Bestilling Brik Bestilling Forbrugsrapport Brugerrettigheder Adgangstid (begrænset) Skift kendeord Side 2 af 31

3 Adgang 1. Dobbelttast på ikonen for ILS Online for at åbne systemet. 2. Indtast det personlige brugernavn, samt det midlertidige kendeord, som du har modtaget af systemadministrator. 3. Når du efterfølgende har tastet på knappen 'OK', bliver du bedt om at skifte det midlertidige kendeord til dit personlige kendeord Side 3 af 31

4 4. Tast din personlige kode i feltet 'Nyt kendeord' og gentag det samme i næste felt 'Gentag nyt kendeord'. Derefter tast på knappen 'Gem'. For at vende tilbage til billedet 'Tilslutning - Brugeridentifikation', tast på knappen 'Logon' Side 4 af 31

5 5. Hvis der arbejdes med flere sygehuse, kommer billedet med XXXX Sygehus frem. Tast på det ønskede sygehus og derefter på knappen OK. 6. Hvis du som operatør udelukkende har adgang til en rekvirent, logges Du automatisk på med dette rekvirentnummer. Ellers indtaster du dit eget rekvirentnummer Side 5 af 31

6 Hvis du har glemt dit rekvirentnummer, kan du klikke på knappen 'Søg', som åbner billedet Rekvirentsøgning Side 6 af 31

7 7. I billedet Rekvirentsøgning kan der søges på et interval af rekvirentnumre, rekvirentnavn eller begge dele. I rekvirentnavn kan der søges på dele af navnet = begyndelsen af navnet. Hvis der søges uden afgrænsning tast på kanppen 'OK', vil samtlige rekvirenter blive vist under Rekvirent nr. Navn. Oversigten er sorteret alfabetisk. Når der markeres på et rekvirentnummer bliver dette rødt. Hvis der forsat er tvivl om det er den korrekte rekvirent, kan der klikkes på knappen Zoom, som åbner op for billedet Rekvirent, hvor der er yderligere informationer om rekvirenten Side 7 af 31

8 Side 8 af 31

9 8. Når rekvirentnummeret er indtastet kommer billedet Vælg menupunkter frem. Billedet Vælg menupunkter har en hovedmenu med følgende 3 punkter: Menu System - Hjælp. Menu kan have følgende undermenuer afhængigt af, hvad den lokale systemadministrator har fastlagt: Bestilling Varesøgning Standard sortiment Varemodtagelse Kvikbestilling - Tilkøb Brikbestilling - Tilkøb Indlæs terminalfil - Tilkøb Forbrugsrapport Forbrugsrapport 2 - tilkøb Fakturagodkendelse - E-handel Fakturasøgning - E-handel Udbudsoplysninger - Fællesindkøb Online Tilbudsgiver - Fællesindkøb Online Tilbudsskema - Fællesindkøb Online System har følgende undermenuer: Side 9 af 31

10 Skift kode????????????????????????????????????????????????????? Rekvirent Skift kendeord Logoff Hjælp Dette er brugervejledningen, som har følgende hovedpunkter: Indledning Adgangstid - Automatisk lukning af Online Udskrift af skærmbilleder Vælg afdeling Vælg rekvirent Rekvirentsøgning Rekvirent Teknisk miljø GENVEJE: Menupunkter kan vælges via genveje med Shift+Ctrl+understreget bogstav. Andre punkter kan nås ved Alt+understreget bogstav Side 10 af 31

11 Hvordan bestiller jeg varer? Start med at åbne menuen Bestilling 1. Bestilling Vælg i hvilken orden/rækkefølge de indtastede varer skal stå i billedet og tast på knappen Sortering. Som standard sorteret der i varenummerorden. Der kan sorteres i varenummerorden varebetegnelsesorden indtastningsorden. Indtast varenummer i kolonnen Vare og det ønskede antal i kolonnen Antal (Husk at antallet skal angives i lagerenheder fra billedet Lager/vare i ILS). Varens interne enhedsbetegnelse, multiplum og varebetegnelse kommer frem på varelinien. Samtidig åbnes en blank varelinie, som er klar til indtastning. Ved tast på Bestil eller Enter gemmes den indtastede varelinie i billedet, men først når der tastes på knappen 'Afsend' vil depot/lager og indkøb kunne se det indtastede. Samtidig vil der på alle varelinier blive vist enten rekvisitionsnummer markeret med (R) eller ordrenummer markeret med (O). Det bestilte antal vil være vist med rødt indtil bestillingen er videresendt til ILS. Bestillingen videresendes til ILS ved at taste på knappen Afsend. Indtil bestillingen er videresendt til ILS kan der frit rettes i antallet uden at depotet/lageret eller indkøbskontoret kan se ændringen. Rettelse efter afsendelse kan ske, så længe varelinierne forsat står i den øverste del af billedet 'Bestilling'. Når depotet begynder at ekspedere varerne, forsvinder disse fra billedet 'Bestilling' og der kan ikke længere ændres via Online. Når indkøbskontoret sender ordrerne til leverandørerne flyttes varelinierne ned i den nederste del af billedet 'Bestilling' og der kan ikke længere via Online rettes i ordrerne. Den nederste del af billedet 'Bestilling' åbnes ved at sætte 'flueben' i feltet 'Vi afsendte til leverandør'. Enkelte varelinier slettes ved at taste 0 (nul) i antals kolonnen. Når der tastes 'Bestil' fremkommer der et rødt 0(nul), men varelinien kan forsat ses. Billedet og ILS bliver først opdateret, når der er blevet tastet 'Afsend'. Hvis der til varen er knyttet Udleveringsmultiplum, kontrollerer systemet automatisk om dette er overholdt og giver en advarsel, hvis det ikke er overholdt. Depotet afgør om multiplum kan brydes. Hvis der til varen er knyttet udleverings minimum/maksimum vil det blive angivet med rød tekst, hvis min/max grænserne ikke overholdes Side 11 af 31

12 Hvis varenummeret er bestilt i forvejen fremkommer en advarsel om dette. Ønskes der bestilt mere angives det samlede ønskede antal i den eksisterende varelinie og der tastes Bestil Side 12 af 31

13 2. Søg varenummer Der er mulighed for at søge varenummer via knappen Søg (se beskrivelsen i Hjælp ). Når varenummeret er fundet kan det overføres til billedet Bestilling ved et enkelt klik på varenummeret Side 13 af 31

14 3. Zoom Yderligere oplysninger om varen kan hentes via knappen Zoom. 4. Fortryd/fejlindtastning ALT INDTASTET, som ikke er afsendt til ILS slettes. Knappen bør anvendes meget forsigtigt. Rettelser bør normalt foretages via ændring af antal i kolonnen 'Antal'. SE UNDER ovenstående punkt Bestil varen Varelinierne bliver registreret hos Indkøb/depot(lager) når der tastes på Afsend. Der sker følgende: Varen får tildelt et rekvisition/ordrenummer, som vises på varelinien. Først efter afsendelsen vil Indkøbsafdelingen/depot kunne se varens bestilling i ILS og kan begynde at ekspedere/frigive bestillingen, som en ordre til leverandøren. Hvis der ligger rekvisitioner eller holdte ordrer, som ikke er ekspederede, bliver den nye rekvisition/ordre lagt oven i de eksisterende og under samme nummer, såfremt det er til samme leveringstidspunkt. Indkøb/lager vil ikke kunne se, hvor mange gange rekvirenterne bestiller/fortryder. Systemadministrator kan have bestemt, at alle ordrer til samme leverandør samles på en ordre med samme leveringsdato. - Profilen 'HONODATO' Side 14 af 31

15 Online finder ud fra varenummeret selv ud af, om det er en lagervare eller skaffevare Diverse varer kan som standard ikke bestilles via Online. 6. Er varen allerede rekvireret/bestilt? Er du usikker på om varen allerede er rekvireret/bestilt eller hvor stort antal du har bestilt? Du kan kontrollere dette i billedet Bestilling ved at taste på knappen Vis. Derefter kommer billedet Vis bestilling frem, som giver oversigt over både restantallet og det oprindeligt rekvirerede/bestilte antal. Oversigten kan udskrives ved tast på knappen Udskriv Side 15 af 31

16 7. Haster leveringen? Hvis leveringen haster skal der gives meddelelse til Indkøbsafdelingen/depot. I billedet Bestilling vil du ved at trykke på knappen åbne -programmet, hvori der kan indsat forudbestemt -adresse til enten Indkøbsafdeling eller depot. Adressen kan ændres i -billedet. 8. Hurtig rekvisition/bestilling Knappen Sortiment Denne åbner billedet Standardsortiment, som er en oversigt over varer, der regelmæssigt rekvireres, samt en angivelse af det antal, som normalt rekvireres. Ved at sætte Flueben i feltet Bestil vil varelinien blive overført til billedet Bestilling, når der tastes OK. Når de ønskede varer er markeret, bliver de overført til billedet Bestilling ved at trykke på OK. 'Flueben' i feltet 'Marker alle' bevirker, at der kommer 'flueben' i alle varelinier på en gang. 'Flueben' kan fjernes ved at markere dem. 9. Ændret antal i standardsortiment Det er muligt at ændre i Antal, hvis det normale antal ønskes fraveget. Når billedet Sortiment åbnes næste gang, vil det være de oprindelige antal i kolonnen Antal, der kommer frem Side 16 af 31

17 Permanente ændringer i Standardsortiment skal foretages i billedet Vedligehold Standardsortiment. 10. Vis ordre afsendt til leverandør, men ikke hjemkommet Ved flueben i afkrydsningsfeltet ' Vis afsendte til leverandører' vil der i den nederste del af billedet 'Bestilling' blive vist de ordre, som er afsendt fra indkøbskontoret til leverandørerne, men endnu ikke hjemkommet. De bliver fjernet fra billedet, når der enten bliver varemodtaget eller fakturaregistreret på ordren Side 17 af 31

18 11. Kontoangivelse ved bestilling af skaffevarer. Tilkøbsfunktion: Når det ved indtastning af varenummeret konstateres, at varen er en skaffevare, åbnes der under de 2 varebetegnelseslinier i billedet 'Varebestilling' et 2-delt felt 'Konto', hvor der i det første felt kan angives den variable del af kontonummeret. Se detaljer i notatet 'Feltbeskrivelser' Side 18 af 31

19 Ændre/vedligeholde/slet standardsortiment Menu/Standard sortiment Her bliver billedet Vedligehold Standardsortiment åbnet. I det kan tilføjes, vedligeholdes og slettes varer i Standardsortiment. Knapperne Opret/Ret/Slet Hvis funktionaliteten flere standardsortimenter er anskaffet, giver knappen Opret mulighed for at oprette et nyt standardsortiment. Knappen Ret giver mulighed for at rette i betegnelsen på standardsortimentet. Knappen Slet sletter det markerede standardsortiment Side 19 af 31

20 Tilføjelse af varelinier til standard sortiment Indtast varenummer og antal i den øverste tomme række, hvorefter enhed og internt varenavn automatisk bliver udfyldt af Online. Varesøgning sker ved at trykke på knappen Varesøgning (se i øvrigt beskrivelsen af funktionen under Hvordan bestiller jeg varer, pkt. 4). Når de ønskede varenumre er indtastede, tastes på OK, hvorefter varerne indgår i standard sortimentet. Vedligeholdelse Hvis antallet ønskes ændret, tastes de nye antal ind ud for det pågældende varenummer og der afsluttes ved at trykke på OK. Det nye antal figurerer derefter som standardantal. Sletning af varer En vare kan slettes fra Standardsortiment ved at taste et 0(nul) i feltet Antal og afslutte med at taste på OK Side 20 af 31

21 Hvordan modtager jeg varer? Menu/Varemodtagelse Ved fysisk modtagelse af skaffe/diversevarer skal du som rekvirent bekræfte modtagelsen i Online i nedenstående menu. Du har mulighed for at angive sortering i siden. Der kan sorteres på: Varenummer Varebetegnelse(internt varenavn) Indtastningsordenen/ordrenummerorden. Afslut med at bekræfte valget ved at taste på knappen Sortering. Når billedet 'Varemodtagelse' åbnes, vises ingen ordre. Ved at indtaste et ordrenummer i feltet 'Ordrenr.:' og taste på Find ordre vises varelinierne fra denne ordre. I linien 'Leverandørnr.' kan der søges på et konkret leverandørnummer Side 21 af 31

22 Hvis leverandørnummereret ikke er kendt, kan der søges på alle leverandører ved at taste på knappen 'Søg leverandør'. Nedenstående leverandørsøgningsbillede vil fremkomme. Dobbelttast på det ønskede leverandørvarenummer vil føre det over i billedet 'Vaemodtagelse'. Knappen 'Find ordre'. Hvis der tastes på knappen 'Find ordre' vil alle udestående ordres varelinier blive vist. Leverance = bestilt Hvis leverandøren har leveret nøjagtigt det bestilte antal, kan knappen Udfyld bruges til at udfylde feltet Modtaget. Ellers skal du indtaste det modtagne antal. Der afsluttes altid med at trykke på knappen Afsend for at få det indtastede registreret i ILS. Knapperne 'Frem' og 'Tilbage': Bruges til at flytte frem og tilbage i mellem ordrelinierne. Slutleveret Hvis slutleveret markeres, slettes det resterende antal. Hvis der er leveranceplan på varen, er det kun den enkelte del-leverance, som betragtes som slutleveret Side 22 af 31

23 Kvik Bestilling Scan varenummeret ind, indtast antal og klik på knappen Bestil. Dette gentages for hver vare for at gemme varelinien. Tast på knappen Afsend, når de ønskede varer er Bestilt, hvorefter varelinierne er registreret i ILS Online. Denne mulighed bruges i Viborg Amt, hvor der decentralt på lokale lagre aflæses varenummer via stregkode med en uintilligent håndterminal. Indlæsningen sker til en bærbar PC, som transporteres rundt på et rullebord og som via et trådløst netværk har direkte kontakt til ILS Online. Når varenummeret er indlæst og kontrolleret i ILS indtastes antal Side 23 af 31

24 Brik Bestilling Tilkøbsfunktionen giver adgang til to nye menupunkter i Online: 1. Brik bestilling 2. 'Indlæs terminal fil' 1. 'Brik bestilling' I billedet 'Brik bestilling' kan varer, der er tilknyttet brikker bestilles på to måder: 1.1. Manuel indtastning Briknummer indtastes og der tabuleres ud af feltet. Antal bestilt, samt vare- og re Side 24 af 31

25 kvirentoplysninger hentes fra ILS og vises i oversigten. For at gemme indtastningen skal der tastes på knappen 'Bestil' eller tasten 'Enter' for hver brik. Der kan ikke rettes i antallet på brikken i dette billede. Ved tast på knappen 'Afsend' overføres brikbestillingen i billedet 'Bestilling', hvor bestillingen har status som afsendt bestilling. Der kan her rettes i antallet Behandling af indlæste brikbestillinger Brikbestillinger, der er scannet via håndterminal indlæses via menupunkt 'Indlæs terminal fil' og overføres til billedet 'Brik bestilling', hvorfra de kan afsendes til ILS. Bemærk! Hvis der i terminalfilen findes bestillinger til flere rekvirenter, skal operatøren, der indlæser terminalfilen have adgang til disse rekvirenter, samt til samtlige varegrupper, varearter og varetyper. Bestillinger vises med røde tal, som betyder, at disse endnu ikke er afsendt til billedet 'Bestilling'. Ønskes hele den indlæste bestilling slettet, tastes der på knappen 'Fortryd', og billedet blankes for bestillinger. Enkelte bestillinger slettes ved, at der i antal tastes nul og bestillingen kan afsendes via knappen 'Afsend'. 2. 'Indlæs terminalfil' Når menupunktet 'Indlæs terminal fil' er valgt, fremkommer nedenstående billede, og der tastes på knappen 'Upload'. Brikbestillingerne overføres til billedet 'Brik bestilling', hvor disse kan blive behandlet og afsendt. Systemet finder selv ud om varen er en lagervare eller skaffevare, dvs. om der skal dannes en rekvisition eller en holdt ordre. Bemærk! Det er ikke muligt at returnere brikker via ILS Online. Dette kan kun ske via ILS. 3. Profiler 'BRIKLOK' Sætter lokation (felt 'Normal lagerlokation' i billedet 'Lager/Vare') på rekvisition ved bestilling via Online både brik bestilling og almindelig bestilling Side 25 af 31

26 Forbrugsrapport Menu/Forbrugsrapporter Her åbnes billedet Forbrugsrapport, som er et bestillingsbillede for rapporter over tidligere forbrug. Når afgrænsningerne er lavet, tastes der på knappen Dan rapport, hvorefter rapporten vises på skærmen. Der er mulighed for at udskrive rapporten. Klik på printer ikonen for oven til højre. Tal med din superbruger om, hvilke rapporter du har brug for. Hvis rapporterne ikke afgrænses, vil det: Dels kunne tage en del tid at få dem dannet, Dels vil du få overflødige informationer, hvilket er spild af din tid Side 26 af 31

27 Forbrugsrapport 2 Denne rapport er en tilkøbsfunktion. Rapporten gør det muligt at trække forbrugsrapporter afgrænset på 'Varekoderne' fra billedet 'Lager/vare'. Varekoderne er: Lagervare Skaffe varer Diverse varer Side 27 af 31

28 Faktura godkendelse Side 28 af 31

29 Faktura søgning Side 29 af 31

30 Brugerrettigheder Dine brugerrettigheder aftales med den systemansvarlige. Adgangstid (begrænset) Så længe Online Rekvisition er i brug opretholdes forbindelsen til ILS. Når Online Rekvisition ikke bruges lukkes det automatisk ned og bruger skal logge på igen. Den tid der går før Online logges af systemet kan/skal justeres lokalt af systemadministrator. Skift kendeord Såfremt der i ILS under operatøradministration gennemtvinges et skift af kendeord, vil der i Online fremkomme et billede, som tvinger operatøren til at ændre kendeord. Billedet fremkommer kun såfremt operatøren ikke har ændret sit kendeord i ILS inden den åbnes for Online Side 30 af 31

31 Side 31 af 31