Erhvervsrelateret projekt Mikkel Thielemann & Ulla Berg. Projektplan

Transkript

1 Titel Et ekstranet til Håndværksrådet Indledning Projektplan Håndværksrådet har besluttet at oprette et ekstranet for medlemmerne af organisationenes seks politiske udvalg, bestyrelsen, formandsgruppen og til brug for nogle af afdelingerne i Håndværksrådet. Som det er nu, er der ikke nogen systematisk eller kontrolleret arkivering eller journalisering af bestyrelsens og udvalgenes dokumenter. Resultatet er, at der ikke er en central adgang og at man derfor skal henvende sig hver gang, man har behov for et dokument. På kort sigt skal ekstranettet tilfredsstille et udtalt behov for at gøre bestyrelsesog udvalgsdokumenterne tilgængelige, dvs. muliggøre en hurtig og effektiv formidling fra bestyrelsen, gruppeformændene og de politiske udvalg til sig selv, hinanden og alle relevante ansatte i Håndværksrådet. De beskriver selv overordnet set, at det vigtigste er, at ekstranettet skal fungere som arkiv for især mødereferater, indkaldelser, dagsordener og bilag, men derudover er der også et ønske om, at ekstranettet i højere grad skal vitalisere organisationens arbejde. Blandt andet mener de, at en synliggørelse af det arbejde, de udfører, vil kunne fungere som dokumentation for en god og effektiv service over for organisationens medlemmer. Især er der nogle store medlemmer, der gerne ser, at de får noget for deres kontingent. Men der er tale om et lukket net, og antallet af brugere er et sted mellem 100 og 200. Vores rolle i den forbindelse bliver konsulentens; en slags hjælpende og rådgivende hånd. Produktet bliver en skriftelig rapport med en systemanalyse, formulerede systemkrav og en informationsstruktur til ekstranettet. Målbeskrivelse Fordi opgaven ikke er formuleret fra start, bliver en del af vores opgave først og fremmest at finde frem til og definere, hvad der, indenfor vores domæne, vil være mest relevant at beskæftige os med, således at såvel Håndværksrådet som vi selv får mest muligt ud af projektet. Med udgangspunkt i den opgave Håndværksrådet har stillet sig selv med at oprette et ekstranet, vil vi således byde ind på nogle delopgaver, som vi selv er med til at formulere. 1

2 På et af de indledende møder vi har haft med kommunikationschef Frederik Faurby fra Håndværksrådet er det kommet frem, at de er gået i gang med designfasen uden at have formuleret krav til systemet. Vi mener imidlertid, at den fase der ligger forud for designfasen, nemlig systemanalysen (kravspecificering), er en forudsætning for, at man kan designe systemet, så det kan imødekomme de behov, der måtte være, og som på nuværende tidspunkt ikke er afdækket. Derudover forestiller vi os, at vi vil udarbejde en form for emneordsliste, der kan benyttes til at tagge de tekster og bilag, som publiceres på ekstranettet. Formålet er at skabe en sammenhæng mellem dokumenterne på tværs af udvalgene, idet vi forstår at mange af de samme emner behandles i forskellige udvalg. De tilgange, vi skal benytte, har selvfølgelig sine rødder i egne erfaringer og de kurser vi har fulgt på DB, som fx: informationsarkitektur, vidensorganisation og informationssøgning, Content Management og i den erhvervserfaring vi selv har fra lignende institutioner/organisationer. Idet vi fokuserer på den del af arbejdet, der går forud for det arbejde Håndværksrådet allerede er gået i gang med, så er vi principielt nødt til at frigøre os fra den eksisterende platform ud fra devisen om, at systemet skal tilpasse sig behovet og ikke omvendt. Metodebeskrivelse Til brug for arbejdet med systemanalysen/kravsspecifikationen vil vi hovedsageligt anvende Peter Morville & Louis Rosenfelds Information Architecture for the World Wide Web. Efter nøje gennemgang af forskellige metodiske tilgange, er vi endt her, fordi deres metodekatalog på en gang er meget abstrakt og håndgribelig. Denne bog giver os de mest basale og fleksible tilgange til en systemanalyse. I forbindelse med dokumentanalysen/metadata vil vi supplere med Marianne Lykke Nielsens og Arlene Taylor. Projektstyring Vi har som en start lavet en SWAT analyse for at kortlægge vores styrker og svagheder inden vi går i gang. Vi vil projektet igennem anvende et projektværktøj, som redskab til at holde styr på arbejdsopgaverne og tidsperspektivet. Vi har ikke tidligere haft brug for at støtte os til et decideret projektstyringsværktøj, men har besluttet at sætte os ind i hvorledes Gantt skema efter vi fik en kort introduktion til dette værktøj i starten af semesteret. 2

3 Derudover har vi allerede på dette tidspunkt afholdt flere møder både med Håndværksrådet og os to imellem for at diskutere og definere opgaverne. Arbejdsform(er): Indsamling af data i organisationen sker primært på baggrund af møder med kommunikationschefen. Det er aftalt, at vi mødes fast hver mandag kl Med henblik på at få mest muligt ud af disse møder er det desuden aftalt at evt. spørgsmål kan sendes fredagen før vores møde, så han har mulighed for at forberede sig til vi ses. Udover et samarbejde med kommunikationschefen og evt. den daglige webansvarlige, vil vi tage kontakt til direktionssekretæren og udvalgssekretærene, som bliver dem der bliver ansvarlige for at lægge informationer op på ekstranettet. Undersøgelsesform(er) Den valgte litteratur anbefaler at man gennemfører projekter ud fra en plan, der meget forenklet ser sådan ud: Systemanalyse Informationsarkitektur Design Implementering Administration (efterfølgende drift og vedligeholdelse) Vi gennemfører en systemanalyse for at sikre, at de behov, der er, bliver afdækket og løsningerne implementeret i systemet. Således sikres at de virkelige behov bliver medregnet i implementeringen, og kun sådan kan man overskue hvilke ændringer implementeringen kan medføre i organisationens arbejde. Systemanalysen indebærer en undersøgelse af systemets kontekst i forhold til systemets formål og resurser, en analyse af indholdet, dvs. dokumenter/datatyper, metadata mv., ved at gennemse et repræsentativt udsnit. Desuden samtaler med de personer, der skal bruge/arbejde med systemet, for at inddrage deres erfaringer, metoder, arbejdsgange, regler mm., og for at få deres udsagn om deres brugeres behov for ydelser. Rapporteringsform(er) Ud over at vi løbende holder kommunikationschefen undrrettet, indlægger vi en midtvejsevaluering, hvor vi præsenter de implicerede personer for et udkast til systemet. Der bliver der lejlighed for alle at se deres input i brug og til at korrigere eventuelle misforståelser. Derefter fortsættes eventuelt med løbende underretning. 3

4 Evalueringsform(er) Det er endnu ikke planlagt, at der efterfølgende skal finde en evaluering af produktet sted. Ressourcer (Hvilke(n) teknologi(er)/systemer) Vi skal ikke selv have fingrene i Håndværksrådets CMS Overslag over økonomiske udgifter forbundet med projektets gennemførelse Projektet indebærer ingen udgifter for de studerende. Slutprodukt Slutproduktet er en rapport i papirform og pdf format. Forventet effekt af projektet(s gennemførelse) på projektstedet Vi forventer, at en væsentlig effekt bliver, at graden af selvbetjening øges, hvilket med tiden burde give sig udslag i færre telefoniske henvendelser og forespørgsler om bilag. Vi forventer også, at den systematiske måde at arbejde med dokumenterne på vil inspirere Håndværksrådet til at udvide systemet med flere, lignende funktioner. Tidsplan uge for uge, bl.a. indeholdende Se bilag 1 for en udskrift af Gantt skema og opgaveliste. Opfølgning Vi har endnu ikke aftalt nogen konkret opfølgning med projektstedet, men Frederik Faurby har under mødet d. 14. september givet udtryk for, at for både ham og Håndværksrådet er det processen, der er det essentielle, og ikke en skriftlig rapport. Vi holder dog fast i, at vi vil aflevere en rapport til Håndværksrådet d. 4. december

5 Parter Studerende: Ulla Berg & Mikkel Thielemann Kontaktperson og leder af projektet: Kommunikationschef Afdelingschef Frederik Faurby, Håndværksrådet Vejleder: Karen Birgitte Phillipson 5