Vejledning i udbud af Personlig pleje og praktisk hjælp til hjemmeboende borgere

Transkript

1 Vejledning i udbud af Personlig pleje og praktisk hjælp til hjemmeboende borgere 2012 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København 1 S Post@udbudsportalen.dk

2 Indholdsfortegnelse 1 Introduktion Opbygning Særlige forhold og problemstillinger Praktisk og personlig hjælp og pleje Lovmæssigt grundlag Udbudsreglerne Udbudsmodeller Udbud inden for rammerne af godkendelsesmodellen Udbudsmodellen Marked for personlig pleje og praktisk hjælp Fastsættelse af hvilke opgaver der skal udbydes Begrænsninger i forhold til fritvalgsreglerne Distrikter Opgaveomfang og krav til opgaven Organisering af opgaven Kontrolbud Samarbejde mellem kommune og leverandør Partnerskaber Håndtering af medarbejderne Orientering og inddragelse Udfordring i forhold til fritvalgsreglerne Information om virksomhedsoverdragelse Strategi for udbuddet Valg af udbudsform Fastlæggelse af udvælgelseskriterier Fastsættelse af tildelingskriterier Prismodel Forbehold Alternative tilbud Kontraktlængde Optioner Udarbejdelse af tidsplan for udbud Kontraktstrategi Politisk behandling Gennemførelse af udbuddet

3 Annoncering Spørgsmål og spørgemøder Evaluering af tilbuddene Tildeling af kontrakt Paradigme for udbudsmateriale Udbudsvilkår Indledning Udbudsform Kontraktvilkår Forventet tidsplan Spørgsmål til udbudsmaterialet Aflevering og behandling af tilbud Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Beskrivelser til brug for evaluering Virksomhedsoverdragelse Sikkerhedsstillelse Alternative tilbud og forbehold Kravspecifikation Opgavens omfang og indhold Lovkrav Dokumentations- og oplysningspligt Underleverandører Samtykke Løbende orientering Klager Visitation, revisitation og borgernes valg af leverandør Informationsmateriale Arbejdsmiljø Bilag 1. Kontraktudkast Bilag 2. Tilbudsliste Bilag 3. Tro og loveerklæring Bilag 4. Kommunens politisk vedtagne kvalitetsstandarder

4 1 Introduktion Kommunerne skal sikre et frit leverandørvalg af personlig pleje og praktisk hjælp til borgere i eget hjem. Denne vejledning har til formål at inspirere og vejlede de kommuner, der ønsker at skabe frit valg ved at udbyde den personlige og praktiske hjælp og pleje. Udbud af hjemmeplejen er relativt uafprøvet i en dansk sammenhæng. Der er dog en række aktører på det private marked, der vil kunne løfte opgaven. Således er der i dag godkendt knapt 100 private virksomheder til at udføre hjemmepleje og næsten 300 leverandører af praktisk hjælp efter fritvalgsordningen. 1 Selv om udbud af hjemmeplejen er relativt uafprøvet, har kommunerne gode forudsætninger for at udbyde opgaven. Kommunerne har således skulle godkende private leverandører, der ønsker at levere hjemmepleje, og kommunerne har derfor allerede formuleret leverandørkrav, kvalitetsstandarder, de har kontraktkoncepter, BUM-model med central visitation, samt indarbejdet procedurer for dokumentation og information om borgerne i elektroniske omsorgssystemer. Flere kommuner viser interesse for at konkurrenceudsætte hjemmeplejen. Udbuddet kan bl.a. være motiveret af et ønske om priskonkurrence på området. Fritvalgsområdet er karakteriseret ved, at godkendte private leverandører skal betales med en pris svarende til kommunens gennemsnitlige langsigtede omkostninger og altså ikke markedsprisen for ydelsen. Ved at anvende udbud får kommunen mulighed for at få prisen konkurrenceudsat, og derved afprøve de eksisterende priser på markedet. Udbuddet kan desuden være motiveret af et ønske om at få en privat servicepartner, så kommunen kan etablere et sammenligningsgrundlag, fx ved at udbyde et enkelt distrikt i kommunen. Hertil kommer et ønske om at udnytte de private erfaringer med henblik på at videreudvikle og forbedre driften og eventuelt skabe rammerne for fremtidig implementering af ny velfærdsteknologi. Der er en variation af måder, hvorpå kommunen kan konkurrenceudsætte området. Overordnet set kan udbuddet foregå ved, at: alle ydelser i hele kommunen udbydes udbuddet opdeles i et eller flere geografiske distrikter den praktiske og personlige hjælp og pleje udbydes samlet, eller opdeles i enkeltydelser. Fokus i denne vejledning er på praktisk og personlig hjælp og pleje, der udføres af plejepersonale i borgerens hjem. Personlig pleje og praktisk hjælp til beboere på plejecentre er ikke specifikt omfattet af denne vejledning. Der henvises i stedet til en selvstændig vejledning herom påudbudsportalen.dk. Nærværende vejledning indeholder dog information om, hvordan hjemmeplejen kan udbydes sammen med plejeopgaven til beboere på plejecentre. Overvejer man som kommune at udbyde hjemmeplejen er det væsentlig at være opmærksom på, at det i aftalen om kommunernes økonomi for 2013 er aftalt, at forenkle reglerne om frit valg på hjemmehjælpsområdet, og gøre det lettere for kommunerne at indgå aftaler med private leverandører. Lovændringerne forventes at træde i kraft pr. 1. januar Udbudsportalen følger udviklingen, og opdaterer vejledningen når eventuelle lovændringer er vedtaget. 1 Se 4

5 1.1 Opbygning Sigtet med vejledningen har været at lave en konkret how-to-do -vejledning, især rettet mod de ansvarlige for gennemførelsen af udbuddet. Vejledningen er inddelt i tre dele: Første del vedrører særlige forhold og problemstillinger ved udbud af personlig pleje og praktisk hjælp (afsnit 2). Anden del indeholder et paradigme for udbudsmateriale bestående af udbudsvilkår og kravspecifikation (afsnit 3). Tredje del består af eksempler på bilag til udbudsmaterialet, herunder kontraktudkast, tilbudsliste samt tro- og loveerklæring (bilag 1-3). Vejledningen er desuden suppleret af en artikel, der sammenfatter erfaringerne fra to kommuners konkurrenceudsættelse af personlig pleje og praktisk hjælp. Artiklen kan findes på Udbudsportalen.dk. Problemstillinger af generel udbudsretlig karakter vil ikke blive behandlet i vejledningen. Der vil i stedet løbende blive henvist til Udbudsportalens vejledning Udbud trin for trin, som kan findes på Udbudsportalen.dk. OBS: Lovændringer Bemærk at udbud af personlig pleje og praktisk hjælp til hjemmeboende borgere kan karakteriseres som en bilag II B-ydelse. Tilbudslovens regler om annoncering af bilag II B-ydelser er ophævet pr. 1. januar Hvad ændringerne betyder ved indkøb af bilag II B-ydelser, kan du læse mere om på Udbudsportalens hjemmeside. Vejledningen er endnu ikke opdateret ift. ændringerne af Tilbudsloven. Overvejer man som kommune at udbyde hjemmeplejen, er det desuden væsentlig at være opmærksom på, at det i aftalen om kommunernes økonomi for 2013 er aftalt at forenkle reglerne om frit valg på hjemmehjælpsområdet, og gøre det lettere for kommunerne at indgå aftaler med private leverandører. Lovændringerne forventes at træde i kraft pr. 1. april Udbudsportalen følger udviklingen, og opdaterer vejledningen når eventuelle lovændringer er vedtaget. 5

6 2 Særlige forhold og problemstillinger 2.1 Praktisk og personlig hjælp og pleje Praktisk og personlig hjælp og pleje visiteres til borgere efter servicelovens 83. Formålet med ydelsen er at sikre, at personer, der midlertidigt eller varigt har en funktionsnedsættelse, der betyder, at de har behov for personlig pleje og praktisk hjælp får støtte til nødvendige opgaver i hjemmet. Hjælpen skal indgå som led i kommunens øvrige sociale og sundhedsmæssige tilbud, og er målrettet både ældre, personer med handicap og personer med sociale problemer. Hjælpen skal medvirke til, at personerne kan fungere bedst muligt i deres aktuelle bolig, idet hjælpen skal bidrage til at afhjælpe væsentlige følger af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer. 2.2 Lovmæssigt grundlag Reglerne for praktisk og personlig hjælp og pleje reguleres overordnet af serviceloven 83. Det er desuden væsentligt at holde sig for øje, at praktisk og personlig hjælp og pleje er omfattet af fritvalgsreglerne efter servicelovens 91, herunder bekendtgørelse nr. 299 af 25. marts 2010 om kvalitetsstandarder og frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp mv. Derudover er opgaven underlagt de almindelige generelle regler som forvaltningsloven, offentlighedsloven mv. Det skal endelig bemærkes, at i det omfang kommunen vælger, at det skal være muligt at delegere sygeplejeydelser til plejepersonalet, vil personalet være underlagt sundhedslovgivningen, herunder patientrettighed og delegationsregler Udbudsreglerne Praktisk og personlig hjælp og pleje betragtes som en såkaldt bilag IIB-ydelse. Det betyder, at kommunen ikke er forpligtet til at følge udbudsdirektivets fulde procedurekrav. Kommunen er dog forpligtet til at sikre ligebehandling og gennemsigtighed om udbuddet af kontrakten, ligesom andre generelle principper om proportionalitet og gensidig anerkendelse skal overholdes. Desuden skal Udbudsdirektivets regler om tekniske specifikationer overholdes, jf. art. 23, og kommunen skal give meddelelse til EU s publikationskontor om udbuddets resultat senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt, jf. art. 35, stk. 4. Bilag IIB-ydelser er omfattet af annonceringspligten i tilbudsloven, hvis værdien af kontrakten er over kr. Tilbudsloven indeholder ikke formkrav til proceduren, og udbyderen er frit stillet mht. at tilrettelægge udbudsprocessen. Det indbefatter bl.a., at kommunen kan indgå i forhandlingsrunder med tilbudsgiver og forhandle sig frem til en kontrakt. Ved gennemførelse af udbudsprocessen skal kommunen dog sørge for, at tilbudsgivere udvælges på grundlag af objektive, saglige og ikkediskriminerende kriterier, samt at tilbudsgiverne ikke forskelsbehandles. Læs mere om annoncering i afsnit Udbudsmodeller Det frie leverandørvalg betyder, at kommunalbestyrelsen har pligt til at etablere rammerne for, at modtagerne af personlig og praktisk hjælp og pleje kan vælge mellem forskellige godkendte leverandører 6

7 Det frie leverandørvalg kan via udbud etableres ved: 1. Udbud inden for rammerne af godkendelsesmodellen: Kommunen finder via et udbud en privat hovedleverandør, som efterfølgende skal acceptere, at andre leverandører kan blive godkendt på samme vilkår. 2. Udbudsmodellen: Kommunen finder via et udbud mindst to leverandører, der indgås kontrakt med Udbud inden for rammerne af godkendelsesmodellen Denne model indebærer, at der i forbindelse med udbuddet findes én leverandør, som bliver hovedleverandør. Den private hovedleverandør skal efterfølgende lade sig konkurrenceudsætte efter godkendelsesmodellens regler, så det frie leverandørvalg sikres. Andre interesserede leverandører har herefter under forudsætning af kommunal godkendelse ret til på samme pris- og kvalitetsbetingelser at indgå i kommunens fritvalgsordning, så borgerne kan vælge dem. Den pris, som andre leverandører vil kunne opnå, er den pris, som den vindende hovedleverandør har tilbudt. Den private hovedleverandør kan således ikke tilbydes et monopol eller en fast opgavemængde. Det bør fremgå af udbudsmaterialet, at vinderen af udbuddet ikke er sikret en vis opgavemængde. Den private hovedleverandør skal findes ved et udbud, hvor kommunen udarbejder et udbudsmateriale, som indeholder krav til kvalitet, service mv. Kommunen kan ved anvendelse af udbud inden for godkendelsesmodellen få konkurrence på pris og kvalitet uden, at der er begrænsninger på antallet af mulige leverandører. Det forudsættes i modellen, at det er en privat leverandør, der vælges som hovedleverandør. Desuden forudsættes det, at kommunen ikke kan søge om godkendelse i kontraktperioden. Konsekvensen er, at hvis kommunen vælger udbud inden for rammerne af godkendelsesmodellen nedlægges kommunens leverandørvirksomhed for den udbudte ydelse. Kommunen kan vælge at afgive kontrolbud eller foretage en kontrolberegning. Viser det sig, at kontrolbuddet er det bedste og billigste tilbud annulleres udbuddet, og den udbudte ydelse overgår til den almindelige godkendelsesmodel, hvor priskravet fastsættes som kommunens gennemsnitlige langsigtede omkostninger for levering af ydelsen. Hvis kommunen vurderer, at det vil påvirke konkurrence og prisdannelse positivt at sikre en vis indkøringsperiode for hovedleverandøren, kan kommunen overveje timingen af udbuddet i forhold til den godkendelsesprocedure, som kommunen efterfølgende har for behandling af ansøgninger fra øvrige leverandører. Der er dog visse begrænsninger. Kommunen skal behandle alle ansøgninger inden for rimelig tid, hvilket tolkes sådan, at der som minimum bør tages stilling til indkomne ansøgninger én gang i kvartalet, jf. punkt 116 i vejledning nr. 2 til serviceloven. Kommunen skal dog være opmærksom på, at den ved tidspunktet for kontraktindgåelse med en ny hovedleverandør efter udbud inden for godkendelsesmodellen, skal offentliggøre kontraktens indhold, således at andre leverandører kan blive godkendt som leverandør. 7

8 Leverandører, der allerede forud for udbuddet er godkendte, er som udgangspunkt fortsat go d- kendte med mindre der er tale om væsentlige ændringer i kvalitetskravene. Eksisterende godkendte leverandører bør dog have mulighed for at trække sig, hvis de finder, at udbuddet har resulteret i vilkår, som de ikke kan leve op til fx en lavere pris. Reglerne er indrettet på denne måde for at undgå, at borgerne skal foretage flere valg inden for kort tid. Hvis en borger forud for udbuddet har en leverandør, der fortsat ønsker at være godkendt som leverandør, men ikke bliver hovedleverandør, vil borgeren, som reglerne fortolkes nu, kunne undgå skift. Alternativt vil borgeren først skulle skifte til hovedleverandøren, og efterfølgende skulle skifte tilbage til deres hidtidige leverandør, når de er blevet endeligt godkendt. I udbudsmaterialet vil det være en god vejledning til tilbudsgiverne, hvis det anføres, hvor mange borgere, der i forbindelse med udbuddet skal vælge en ny leverandør. Det kan fx være, hvis den kommunale leverandørvirksomhed skal lukkes ned. Fordelene ved at sende opgaven i udbud inden for godkendelsesmodellens rammer er bl.a. at: borgernes valgmuligheder ikke begrænses. der skabes stor budgetsikkerhed for kommunen, da prisen er den samme uanset leverandør. én enkelt aktør har mulighed for at opnå stordriftsfordele, da den valgte hovedleverandør som udgangspunkt vinder hele opgaven. Hovedleverandøren er således sikret hele opgaven indtil det tidspunkt, hvor andre leverandører godkendes. kommunen kan beslutte, at hovedleverandøren skal overtage en bredere portefølje af opgaver. Ulempen ved denne model er imidlertid, at: hvis leverandørerne ikke forventer at kunne fastholde en enestatus, vil de tage højde for dette i deres tilbud, hvilket bl.a. kan medføre, at de ikke vil fokusere på at konkurrere på prisen. nogle leverandører kan vælge ikke at give tilbud i forbindelse med udbuddet, og i stedet afvente og se hvilken pris, hovedleverandøren tilbyder. Er prisen god, kan leverandøren altid efterfølgende vælge at blive godkendt. Dette gælder navnlig leverandører, der forud for udbuddet er godkendte Udbudsmodellen Udbudsmodellen indebærer, at der gennemføres et udbud, hvor der findes mellem to og fem leverandører, som borgerne herefter kan vælge mellem. Kommunen skal inden udbuddet træffe beslutning om, hvor mange leverandører, der skal indgås kontrakt med og angive dette i udbudsmaterialet. Kommunen begrænser således antallet af leverandører i hjemmeplejen til det antal, der er fastlagt i udbudsmaterialet. De leverandører, som kommunen vælger, vil på den anden side få en større sikkerhed for deres kundegrundlag, om end de stadig vil være underlagt det frie valg. 8

9 Alt andet lige vil et større antal øge det frie valg for borgerne, og sikre forsyningsforpligtelsen. Sidstnævnte er særlig relevant ved konkurs el.lign. Omvendt kan flere leverandører end to gøre det vanskeligt for leverandørerne at opnå en rimelig sikkerhed for afsætning, hvorfor de kan være til bageholdende med at tilbyde en god pris. I den forbindelse bør man være opmærksom på, at på plejeområdet har volumen stor betydning for virksomhedernes indtjeningsgrad og dermed mulighed for at give favorable priser. Kommunen skal være opmærksom på, at der ved anvendelse af udbudsmodellen indgås individuelle aftaler om priser på baggrund af de indkomne tilbud. Dette til forskel for udbud inden for godke n- delsesmodellen, hvor det er den private hovedleverandørs pris, der er gældende for de leverand ø- rer, der efterfølgende bliver godkendte. Det forhold, at der indgås aftale med forskellige priser for de enkelte leverandører gør, at komm u- nen oplever en vis usikkerhed i forhold til estimering af det præcise forbrug. Borgerne har frit valg mellem leverandørerne, og vælger borgerne overvejende den for kommunen dyreste leverandør, vil udgifterne selvklart være tilsvarende højere for kommunen, end hvis det er den billigste leverandør. Efter udbudsmodellen er kommunen som udgangspunkt forpligtet til at afvise tilbud, der er mere end 10 pct. dyrere end det billigste tilbud. Det er dog en forudsætning efter fritvalgsreglerne, at borgerne så vidt muligt kan vælge mellem flere leverandører. Kommunen kan derfor vælge at indgå kontrakt med den næstbilligste tilbudsgiver, også selv om prisen er 10 pct. højere end det billigste tilbud. I udbudsmaterialet bør kommunen anføre, om kommunen agter at gøre anvendelse af det næstbilligste tilbud, selv om det er mere end 10 pct. dyrere end billigste tilbud. Hvis resultatet af udbuddet alene fører til valg af én leverandør (fx hvis der kun indkommer ét konditionsmæssigt tilbud), vil kommunen kunne falde tilbage på reglerne for udbud inden for godkendelsesmodellens rammer, som beskrevet ovenfor. Dvs. at der indgås kontrakt med den pågældende leverandør, og denne leverandør skal da efterfølgende acceptere konkurrence fra andre lev e- randører, der søger om godkendelse. Det skal fremgå af udbudsmaterialet, at hvis der i forbindelse med udbuddet kun kan vælges én leverandør, så ønsker kommunen at overgå til udbud inden for godkendelsesmodellens rammer, og at tilbuddet er bindende også i de tilfælde, hvor der overgås til udbud inden for godkendelsesmodellens rammer. Fremgår det ikke af udbudsmaterialet, at kommunen ønsker at overgå til udbud inden fo r godkendelsesmodellens rammer, hvis der kun kan antages et tilbud, vil udbuddet skulle annulleres, og der faldes tilbage på den almindelige godkendelsesmodel, hvor der tages udgangspunkt i kommunens gennemsnitlige langsigtede omkostninger. 9

10 Afgiver kommunen kontrolbud på opgaven, og er kommunen blandt de x antal bedste tilbud, vil den blive en del af leverandørkredsen. Ved udbud inden for godkendelsesmodellens rammer vil et vindende kontrolbud betyde, at udbuddet annulleres. Fordelene ved udbudsmodellen er bl.a. at: den sikrer det frie leverandørvalg forudsat naturligvis, at der opnås mere end ét konditionsmæssigt tilbud. der kan komme en skarpere priskonkurrence, da leverandører, der byder ind med en pris, der er mere end 10 pct. dyrere end den laveste pris, vil kunne udelukkes fra at blive leverandør. en skarpere priskonkurrence kan desuden opstå ved, at leverandører, der ikke bliver valgt, er udelukket fra at løse de udbudte opgaver for kommunen i kontraktperioden til forskel fra udbud inden for godkendelsesmodellens rammer, hvor leverandører efterfølgende kan blive godkendt. Ulemperne ved udbudsmodellen er bl.a. at: borgernes valgmulighed begrænses til det antal, kommunen beslutter. kommunen skal kompensere prisforskellen mellem den billigste leverandør og den/de øvrige leverandører i det omfang, at borgerne vælger den/de dyreste leverandører. 2.4 Marked for personlig pleje og praktisk hjælp I forbindelse med planlægningen af udbuddet bør kommunen danne sig et overblik over markedet, og hvor mange leverandører, der forventes at byde på opgaven. Dette vil bl.a. have indflydelse på valg af udbudsmodel og udbudsform. Derudover kan kommunen med fordel foretage en teknisk dialog med markedet, for at få en række brugbare og konkrete input til, hvordan en konkurrenceudsættelse tilrettelægges mest optimalt. Udbud af driften af hjemmeplejeopgaverne er relativt uafprøvet i en dansk sammenhæng. Der er pt. kun en kommune, der har udbudt den personlige pleje til hjemmeboende (Gribskov Kommune). Der er imidlertid en række aktører, der vil kunne løfte opgaven. På fremgår de aktører, der på nuværende tidspunkt er godkendte til at levere hhv. praktisk hjælp og personlig hjælp og pleje. Der er i dag godkendt knapt 100 private virksomheder til at udføre pleje og næsten 300 leverandører til praktisk hjælp efter fritvalgsordningen. Der er desuden udliciteret omkring seks plejecentre landet over, jf. nedenstående og flere kommuner har vist interesse for at udbyde yderligere plejecentre. Derudover er der omkring 150 plejecentre, der drives privat af selvejende institutioner, hvoraf nogle allerede løser opgaver på fritvalgsområdet. De ydelser, der leveres efter servicelovens 83 til beboere i plejeboliger og på fritvalgsområdet er identiske, hvorfor øget brug af private leverandører til drift af plejecentre må forventes at understøtte antallet af potentielle leverandører på fritvalgsområdet 10

11 Markedsanalysen kan bestå af henvendelse til de potentielle leverandører for at få en dialog om opgaven indhold, volumen, erfaringer mv. Det vil være naturligt at drøfte med leverandørerne, hvilken kompetence og kapacitet de har, således at der dannes et overblik over, hvad de kan tilbyde og om de reelt vil kunne byde ind. Kommunen skal dog være opmærksom på ikke at overtræde det udbudsretlige ligebehandlingsprincip, hvis der rettes henvendelse til leverandører. Det anbefales derfor at tilbyde alle leverandører samme mulighed. Konkret kan der indrykkes en vejledende forhåndsmeddelelse i EU-Tidende med invitation til teknisk dialog med eksempelvis 6-8 firmaer i forbindelse med kommunens overvejelser om den fremtidige konkurrenceudsættelse. Interesserede firmaer skal tilmelde sig den tekniske dialog pr. til kommunen. Såfremt antallet af interesserede firmaer overstiger det fastsatte antal foretages en objektiv og saglig vurdering af de potentielle dialogpartnere, således at deltagerne er repræsentative for markedet set i forhold til geografi, leverandørtype, y delser og virksomhedsstørrelse. Forud for et eventuelt møde med leverandøren bør der fastsættes en dagsorden med temaer og spørgsmål, som meldes ud til de inviterede leverandører, og som parterne holder sig til under mødet, så man kommer rundt om de samme emner med de enkelte leverandører. Leverandørerne kan også inviteres til et fælles møde. Temaer og spørgsmål til den tekniske dialog kan eksempelvis være: Er markedet i og omkring kommunen attraktivt? Hvad kan evt. gøre det mere attraktivt? Hvilke krav vedrørende organisering af samarbejdet og partnerskab vil dialogpartneren foreslå? Hvilke krav til kvalitetsopfølgning vil dialogpartneren foreslå, at der stilles? Hvilke synergier ser dialogpartneren mellem de delopgaver, som indgår i opgaven? Hvilke ydelser kan med fordel inkluderes for at skabe større synergier? Hvilke fordele og ulemper ser dialogpartneren ved henholdsvis funktionsudbud i forhold til et detaljeret udbud baseret på udførelseskrav? Hvilke risici og eventuelle særlige forhold mener dialogpartneren især vil have indflydelse på prisen? Hvilken kontraktlængde anser dialogpartneren som mest hensigtsmæssig i forhold til at kunne afgive det økonomisk mest fordelagtige tilbud Udbudsrådets vejledning "Dialog ved udbud - hvad er muligt?" indeholder en beskrivelse af grænserne for dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver før, under og efter et udbud. Som led i markedsanalysen kan det også være en fordel at rette henvendelse til andre kommuner. Som nævnt er der alene én kommune der har udbudt hjemmeplejen, men der kan evt. hentes inspiration hos kommuner, der har udbudt driften af plejecentre. Nedenstående er listet en række kommuner op, der har udbudt driften af plejecenter: 11

12 Syddjurs Kommune (Søhusparken, 2011) Greve Kommune (Karlslunde plejecenter, under opførelse, driftsstart 2012) Kolding Kommune (Dreyershus senest i 2007) Gribskov Kommune (Bakkebo, Skovsminde og Udsigten, senest i 2005) Solrød Kommune (Christians Have, senest i 2009) Vejle Kommune (Bette Sørensen Parken, 2004). De fire nederste cases er dokumenteret i Dokumentationsdatabasen på Udbudsportalen.dk. 2.5 Fastsættelse af hvilke opgaver der skal udbydes Noget af det første kommunen skal beslutte er hvilke konkrete opgaver, der skal udbydes. Praktisk og personlig hjælp og pleje er i mange kommuner inddelt i delydelser, fx praktisk hjælp udført af plejepersonale i borgerens hjem, tøjvask udført ved en central vaskeriordning, indkøbsordninger, hvor dagligvarer bringes til borgerens hjem mv. Det indebærer bl.a. en afklaring af: En afgrænsning af hvilke opgaver der skal indgå i udbuddet: Skal både praktisk og personlig hjælp og pleje udbydes, eller skal fokus være på en af hovedydelserne? Skal hele ydelsen udbydes eller alene delydelser? Skal andre ydelser end praktisk og personlig hjælp og pleje indgå i udbuddet - fx aktivitets- og træningsopgaver, sygepleje eller lignende? Skal leverandøren have mulighed for at tilbyde tilkøbsydelser? (fx vinduespolering, reparation af tøj, havehjælp). Kommunen beslutter om udbuddet skal omfatte én, flere eller alle de ydelser, som kommunen leverer i dag. Ligeledes beslutter kommunen selv, hvordan ydelseskategorierne skal være, herunder om der fx skal være en opdeling i lettere pleje og svær pleje, om tøjvask og indkøbsordning skal inkluderes i udbuddet eller være særskilte ydelser osv. De ydelser der ikke omfattes af udbuddet vil fortsat være omfattet af godkendelsesordningen, eller udbydes separat. Fokus i denne vejledning er på praktisk og personlig hjælp og pleje, der udføres af plejepersonale i borgerens hjem Begrænsninger i forhold til fritvalgsreglerne Fritvalgsreglerne sætter en række begrænsninger i forhold til, hvordan udbuddet kan sammensættes. Eksempelvis må kommunen ikke kræve, at tilbudsgivere for praktisk og personlig hjælp og pleje omfattet af fritvalgsreglerne også skal levere andre ydelser fx pleje og hjælp til beboere på plejecentre. Det skyldes primært, at leverandørmarkedet for drift af hjemmehjælp er sammensat af mindre virksomheder, som kommunen ikke kan forlange også skal kunne drive fx et plejecenter. Omvendt må kommunen godt kræve, at en leverandør af personlig pleje og praktisk hjælp til beboere på plejecentre også skal være godkendt fritvalgsleverandør eller, at tilbudsgivere på udbud af drift af plejecentre også skal give tilbud på udbud af ydelser omfattet af fritvalgsreglerne. 12

13 Som fritvalgsreglerne fortolkes i dag vil brug af udbudsmodellen medføre, at den personlige pleje og praktisk hjælp i et hjemmeplejeområde kun kan udbydes som to selvstændige delaftaler, hvor det er muligt at vælge forskellige leverandører for hver delaftale. Anvender kommunen udbud under godkendelsesmodellen udbyder kommunen sin funktion som hovedleverandør. Da kommunen som hovedleverandør leverer både personlig pleje og praktisk hjælp er det Udbudsportalens vurdering, at ydelserne kan udbydes i samme udbud uden at ydelserne skal adskilles i to selvstændige delaftaler. Det skal dog bemærkes, at leverandører, der efterfølgende ønsker godkendelse kan blive det for hvert enkelte ydelse uanset, om der er fundet én samlet hovedleverandør af en række ydelser. Det stiller krav til udbudskonstruktionen, hvis udbuddet er opdelt i delaftaler og kommunen samtidig ønsker at have mulighed for at få den samme leverandør til begge ydelser. Konkret kan det håndteres ved at udbyde to delaftaler, men med mulighed for at byde på begge opgaver samtidig. Konsekvensen ved opdelingen er imidlertid, at kommunen ikke kan være sikker på at få samme leverandør til begge delaftaler, ligesom der altid skal være mulighed for frit valg for ydelser tildelt 83 for borgere, der ikke bor i plejeboliger. Vælger kommunen at udbyde opgaven i to (eller flere delaftaler) kan kommunen overveje at lade tilbudsgiverne give en rabat, hvis de tilbydes flere delaftaler. Vælger kommunen at åbne op for, at der kan tilbydes rabat, skal kommunen bede om en selvstændig pris på de enkelte delaftaler, samt et særligt pristilbud, der alene gælder, hvis tilbudsgiveren tildeles flere delaftaler. Åbner kommunen op for rabatmuligheden skal det fremgå i udbudsmaterialet. 2.6 Distrikter En væsentlig overvejelse er desuden, hvorvidt kommunen vil udbyde plejeopgaverne i hele ko m- munen eller alene i et eller flere distrikter. Det er generelt altid en mulighed at inddele kommunen i distrikter, men distriktsmodellen er specielt interessant ved udbud af praktisk og personlig hjælp og pleje pga. kombinationen af kommunens særlige forsyningsforpligtelse og de særlige regler for udbud af disse ydelser, hvor kommunen ikke i alle tilfælde selv kan afgive tilbud. Det står kommunen frit for, om der skal oprettes distrikter, hvor mange distrikter der skal være, og hvor store de skal være i forhold til hinanden. Kommunen kan eksempelvis godt vælge at inddele opgaverne i to distrikter, hvor 90 pct. af opgaverne er placeret i det ene distrikt. Kommunen kan vælge at anvende forskellige modeller efter fritvalgsreglerne i distrikterne. Princ i- pielt er det således muligt at anvende den almindelige godkendelsesmodel i et distrikt, udbudsmodellen i et andet distrikt, og udbud inden for godkendelsesmodellen i et tredje distrikt. Kommunen kan også vælge at anvende forskellige modeller for forskellige ydelser i de enkelte d i- strikter. Kommunen kan eksempelvis vælge at anvende udbud inden for godkendelsesmodellens rammer for praktisk hjælp i alle distrikter, og udbudsmodellen for personlig hjælp og pleje i ét di- 13

14 strikt, og den almindelige godkendelsesmodel for personlig hjælp og pleje for de øvrige distrikter. Variationsmulighederne mellem distrikter og ydelser og model er meget vide. Hvis kommunen anvender distrikter, må det forventes, at der opnås forskellige priser i hvert d i- strikt. Der er flere fordele for kommunen ved at udbyde opgaverne i distrikter: Kommunen etablerer et sammenligningsgrundlag ved at udbyde et enkelt distrikt i kommunen Kommunen sikrer, at den kan leve op til den særlige forsyningsforpligtelse, der råder på fritvalgsområdet. En stor del af de borgere, der får personlig hjælp og pleje, har behov for hjælpen dagligt. Vælger kommunen at begrænse udbud af den personlige hjælp og pleje til et begrænset område af kommunen, kan den med stor sikkerhed opretholde den kommunale driftsorganisation, og således kunne tage over, hvis en privat leverandør fx går konkurs. Distriktsopdeling kan give bedre mulighed for, at mindre leverandører kan byde på opgaven. 2.7 Opgaveomfang og krav til opgaven En væsentlig del af planlægningen af udbuddet er naturligvis at beskrive omfanget af de udbudte opgaver samt kravene hertil. Fastlæggelse af opgaveomfanget nås ved at afdække det nuværende omfang kombineret med afklaringen af et evt. behov for ændringer, fx hvis det forventes, at flere/færre borgere, i de år kontrakten løber, visiteres til pleje og hjælp. Opgaveomfang kan fx beskrives ud fra antallet i det seneste kvartal eller år, alt efter hvad der vurderes at give det mest retvisende billede, herunder en vurdering af, om antallet har ændret sig væsentligt inden for den angivne periode. I udbudsmaterialet skal det fremgå, at omfanget af opgaven forventes at variere i kontraktperioden, jf. at antallet af borgere, der visiteres til opgaverne, varierer over årene. Det skal endvidere fremgå af udbudsmaterialet, at borgerne har frit valg jf. servicelovens 91. Det vil i praksis betyde, at leverandørerne ikke på forhånd er sikret en opgavemængde eller andel af de visiterede borgere. Desuden skal rammerne for borgernes valg og omvalg af leverandører beskrives, fx hvor borgerne skal henvende sig, og med hvor lang tids varsel en borger kan omvælge leverandør. På trods af opgavernes kompleksitet er kommunerne godt rustet til at beskrive opgaven og stille de relevante krav til leverandørerne. Det skyldes, at der siden 2003 har været krav om, at kommunerne skal give mulighed for frit valg mellem leverandører. Kommunerne har derfor et godt udgangspunkt for en udbudsproces i form af leverandørkrav, kvalitetsstandarder, kontrakter og ikke mindst en allerede etableret BUM-model med adskillelse af myndighed (visitatorerne) og udfører, samt systematik for kvalitetskontrol, dokumentation osv. I udbudsmaterialet skal krav og forslag til procedure for samarbejdet om kvalitetssikring, opfølgning mv. fremgå. Kvalitetskravene til opgaven vil typisk ske med udgangspunkt i kommunens politisk vedtagne kvalitetsstandard, der er en generel beskrivelse af de ydelser, borgerne kan forvente at modtage, og som revideres årligt. Kvalitetsstandarderne udmøntes således i beslutninger fra myn- 14

15 dighedsenheden (visitatorerne) om den konkrete leverance, som leverandøren skal løse hos borgerne. Det er væsentligt, at tilbudsgiverne er orienteret om, at kvalitetsstandarderne skal behandles politisk mindst én gang årligt, og at de skal kunne tåle ændringer som følge af den politiske proces. Derudover vil der være en række krav som tilbudsgiverne skal kunne leve op til. Disse krav vil altovervejende kunne findes i kommunernes eksisterende leverandørkrav til virksomheder, der ønsker at levere praktisk og personlig hjælp og pleje efter godkendelsesmodellen (jf. servicelovens 91 om frit valg). Hjemmeplejen er tæt knyttet til en række andre ydelser, fx hjemmesygepleje, træning, forebyggelse osv. I udbudsmaterialet bør det beskrives, hvilken sammenhæng der vil være mellem den private leverandør og de øvrige ydelser, herunder krav til dokumentation. Det skal bemærkes, at der som udgangspunkt ikke kan stilles krav om, at fritvalgsleverandørerne kan løse delegerede ydelser efter sundhedsloven. Aktivering af borgeren er et væsentligt element i plejen. Dette vil normalt være skrevet ind i kval i- tetsstandarderne, men kan være væsentligt at nævne. Leverandørernes opgave i forhold til hve r- dagsrehabilitering bør ligeledes fremhæves. Hverdagsrehabilitering går ud på, at borgere, som modtager pleje så vidt muligt trænes til at klare sig selv. Dette er ofte en udfordring for betalingssystemet på fritvalgsområdet, da betalingen er baseret på afregning pr. leveret time, mens hverdagsreh a- bilitering har som formål at mindske antallet af borgere, der har behov for hjælp. Udbud af hjemmeplejen kan have som et selvstændigt formål at skabe rammerne for fremtidig u d- vikling og implementering af ny velfærdsteknologi. Kommunen kan derfor overveje, at indarbejde krav om, at parterne skal samarbejde om at fremme implementering af velfærdsteknologi i opgav e- løsningen. Det kan fx ske ved, at kommunen og leverandøren i samarbejde skal indgå udvikling s- kontrakter med eksterne parter om at udvikle og indføre ny teknologi i plejen. Velfærdsteknologier kan medvirke til at gøre ældre og handicappede borgere mere selvhjulpne og dermed give dem større værdighed og livskvalitet. Desuden kan det bruges til at mindske sygefraværet blandt personalet, som kan opnå bedre arbejdsmetoder og værktøjer. 2.8 Organisering af opgaven I forbindelse med planlægningen af udbuddet er det væsentligt at sikre, at personale med relevante kompetencer bliver inddraget, og at der er en klar rolle- og ansvarsfordeling mellem det personale og de afdelinger, der inddrages. Det sidste gælder især, hvis kommunen vælger at afgive kontrolbud i forbindelse med et udbud. For at sikre, at der udarbejdes en klar og præcis kravspecifikation er det naturligvis væsentligt, at inddrage personale, der rent fagligt kender til den udbudte opgave. Derudover vil det være relevant at inddrage personale, der ved noget om det rent udbudstekniske og om de juridiske forhold omkring en udbudsforretning og kontraktindgåelse. 15

16 Det er endvidere vigtigt at inddrage personalekontoret for så tidligt som muligt at få afklaret, om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse for det berørte personale. Personalekontoret kan endvidere bistå med viden om de kollektive overenskomster vedrørende information og inddragelse af SU/MED-udvalg. Se mere herom i afsnit Der vil desuden være behov for økonomiske analyser af konsekvenserne af et udbud og eventuelt senere budgetmæssige konsekvenser i kommunen, når opgaven er placeret. Det kræver involvering af relevante økonomimedarbejdere. Det anbefales, at udbuddet organiseres på følgende måde: Nedsættelse af en styregruppe. Etablering af en projektgruppe til udarbejdelse af udbudsbetingelser, kravspecifikation, iværksættelse af udbudsproces, tilbudsvurdering mv. Organisation for beboer- og brugerinddragelse. Organisation for evt. afgivelse af kontrolbud. Etablering af en kontraktholderfunktion i kommunen, som efter udbuddet fører dialog og tilsyn med, om kommunen får de ydelser, der er forudsat i udbudsgrundlaget. 2.9 Kontrolbud Den interne organisering kræver særlig opmærksomhed, hvis kommunen vælger at afgive et kontrolbud (eget bud) i forbindelse med en udbudsforretning. Det skyldes, at der ikke må være sammenfald mellem det personale i kommunen, der udarbejder kontrolbuddet og det personale, der senere vurderer tilbuddet sammen med de øvrige indkomne bud. Det er omkostningsfuldt at udarbejde og afgive et kontrolbud, men kontrolbuddet kan være med til at skærpe konkurrencen om opgaven og sikre, at opgaven løses bedst og billigst enten ved kommunens egen enhed eller ved private leverandører. Formålet med at udbyde opgaven må alt andet lige spille ind på beslutningen om kontrolbud. Er formålet at teste, om det private kan løfte opgaven billigere end kommunen er det oplagt, at der udarbejdes et kontrolbud. Er formålet, at opnå et sammenligningsgrundlag på driften af forskellige hjemmeplejedistrikter, er det mere oplagt, at der ikke skal afgives kontrolbud på opgaven. Et eventuelt kontrolbud skal udarbejdes og afgives i overensstemmelse med bekendtgørelse nr. 607 af 24. juni 2008 om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud. Du kan læse mere om kontrolbud og beregning heraf i Udbudsportalens vejledning Udbud - trin for trin Samarbejde mellem kommune og leverandør Fastsættelse af kravene til opgaven indebærer også overvejelser om, hvilke krav og forventninger kommunen har til den fremtidige samarbejdsorganisation. Hjemmeplejen er et følsomt område, og 16

17 der er mange snitflader til relaterede opgaver, som kræver tæt koordinering og dialog med leverandøren. Erfaringer fra Sverige viser, at succesfuldt udbud af hjemmeplejen først og fremmest tager udgangspunkt i etablering af et tæt samarbejdsforhold, som er styrende for levering af ydelserne og som tilgodeser kommunens behov for at have en god føling med opgaveløsningen. Kommunikation og åbenhed parterne imellem er således væsentlige elementer for en vellykket opgaveløsning. Af disse årsager har kommunen behov for et dialogbaseret og fleksibelt samarbejde, hvor snitflader og kommunikationsforhold aftales i kontrakten. For at imødekomme dette kan kommunen fx indgå en partnerskabsaftale med leverandøren (nærmere i afsnit ) eller etablere et samarbejdsforum til håndtering af aftalen mellem kommunen og leverandøren. Uanset metode anbefales det, at samarbejdsformen baseres på en dialogbaseret model og opfølgning, så et løbende justeringsbehov kan tilgodeses. Modellen skal give mulighed for såvel individuel som fælles udvikling af området. Det skal dog bemærkes, at fordi der er tale om frit valg mellem flere leverandører, skal alle leverandørerne stilles lige. Konkrete overvejelser om samarbejdsorganisation og kontakt imellem parterne, kan tage udgang s- punkt i nedenstående overskrifter: Etablering af et samarbejdsforum, herunder overvejelser om hyppigheden af kontakt imellem parterne. Ligeledes skal det internt i kommunen afklares, hvem der sidder i styregruppen, og hvem der er faste kontaktpersoner. Klare kommunikationslinjer mellem relevante personer i kommunens forvaltning og leverandøren, herunder kontaktperson i kommunen, som leverandøren kan kontakte. Udarbejdelse af styringsredskab, så videndeling og udveksling af relevante informationer og erfaringer fra den daglige pleje mv. formidles parterne imellem. Udarbejdelse af konfliktløsningsmodel, eventuelt med en konflikteskaleringstrappe, hvor organisatoriske niveauer i henholdsvis kommunens og leverandørs organisation angives, samt tidsfrister herfor. I forbindelse med overvejelserne om samarbejdet mellem kommunen og leverandørerne er det væsentligt at bemærke, at en meget væsentlig del af samarbejdet skal foregå via kommunens visitatorer/myndighedsafdeling. I udbudsmaterialet bør det derfor skitseres, hvordan visitatorerne arbejder, og hvilken rolle og kompetencer visitatorerne har i forhold til tildelingen af ydelser Partnerskaber De begrænsede danske erfaringer med udbud af drift af plejecentre viser, at der i forbindelse med udbuddet har været interesse for at etablere en form for partnerskabslignende relation mellem kommune og leverandør. Partnerskabsmodellen vil også være en mulighed på hjemmeplejeområdet, jf. at det er identiske ydelser, der leveres til hjemmeboende borgere og beboere i plejeboliger. Partnerskabet er karakteriseret ved, at parterne formulerer fælles målsætninger og succeskriterier, som de fokuserer på at opfylde frem for optimering af den enkelte parts interesser i samarbejdet. Samarbejdet er et middel til at opnå resultater, hvad enten der er tale om udvikling af kvaliteten, udvikling af nye samarbejdsområder, effektiviseringer eller fælles læring. Dette er navnlig en fordel på områder for personlig pleje og praktisk 17

18 hjælp, hvor partnerne med fordel kan samarbejde om velfærdsteknologi, hverdagsrehabilitering, sammenkoblingen med øvrige træningstilbud, kvalitetsudvikling mv. Den private part skal stadig findes via et udbud. Udbudsmaterialet vil skulle udarbejdes, så der er rum for partnerskabsrelationen. Ofte vil det indeholde en høj grad af fokus på funktionskrav, hvor det bliver overladt mere til partnerne i fællesskab eller leverandøren - af tilrettelægge opgaveløsningen. I forbindelse med udbuddet kan kommunen opstille en række krav til samarbejdet. Det kan eksempelvis vedrøre: Krav om at leverandøren skal afsætte ledelsesmæssige ressourcer til det løbende samarbejde og udvikling Krav om hvor ofte parterne skal mødes Krav om at parterne skal indgå udviklingskontrakter med eksterne parter om at udvikle og indføre ny teknologi. Derudover kan kommunen lade samarbejdselementet indgå som et tildelingskriterium og lade leverandørerne beskrive og konkurrere på forslag til model for samarbejdet og bud på løsningsforslag inden for forskellige definerede udviklingstemaer. Partnerskaber har ikke nogen fast defineret form, men er karakteriseret ved fælles ansvar og gensidig tillid omkring opgaveløsningen. Det betyder også, at det er en koordinationskrævende samarbejdsform, der kræver et større engagement for begge parter. Omvendt kan samarbejdet mellem kommunen og leverandøren skabe en mere gnidningsfri dialog og gensidig forståelse samt gør det lettere at forebygge og løse konflikter. For at partnerskabsløsningen skal være successiv kræver det en politisk opbakning og en dedikeret ledelse og medarbejdere, og åbenhed for at indgå i et længerevarende samarbejde. I vejledningen "Seks modeller for offentlig-privat samarbejde - En guide til kommunerne" på Udbudsportalen.dk kan du læse nærmere om de forskellige samarbejdsformer, herunder fordele og ulemper Håndtering af medarbejderne Orientering og inddragelse Reglerne om information og inddragelse af SU/MED, herunder Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering, skal iagttages. Det følger af reglerne, at information skal gives på et passende tidspunkt, på en passende måde og med et passende indhold, så navnlig medarbejderrepræsentanterne sættes i stand til at foretage en passende analyse af situationen med henblik på en eventuel efterfølgende drøftelse i udvalget. Dette indebærer bl.a., at SU/MED skal inddrages inden, der træffes endelig beslutning om udbud af plejeopgaven, og at der løbende i processen skal ske en inddragelse af SU/MED. Kommunen vil typisk selv varetage opgaven i dag. Det skal derfor afklares, hvordan medarbejderne håndteres. Der skal i den forbindelse tages stilling til, om virksomhedsoverdragelsesloven 2 finder anvendelse, således at medarbejderne skal overdrages til den/de eksterne leverandør/leverandører. 2 Bekendtgørelse af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. LBK nr. 710 af 20. august

19 Hvis virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse, har kommunen en række forpligtelser over for de berørte medarbejdere/medarbejderrepræsentanter. Kommunen skal i henhold til lovens 5 informere medarbejderrepræsentanterne, fx tillidsrepræsentanten om overdragelsen, og såfremt der iværksættes foranstaltninger, skal kommunen forhandle med medarbejderrepræsentanterne. Hvis der ikke er valgt medarbejderrepræsentanter, skal de medarbejdere, der bliver berørt, informeres direkte. Loven siger, at man som minimum skal informere om: datoen for overdragelsen, årsagen til overdragelsen, overdragelsens juridiske, økonomiske og sociale følger og eventuelle foranstaltninger i forhold til medarbejderne. Medarbejderne skal have informationerne i rimelig tid inden overdragelsen. Generelt er det en god idé, at kommunen informerer både medarbejdere der er direkte og indirekte berørte af udbuddet. Derfor bør kommunen tidligt i udbudsprocessen fastlægge en informationsstrategi, der sikrer, at medarbejderne løbende bliver informeret i relevant omfang. Pligten til at informere i god tid gælder også, hvis udbyderen overvejer at iværksætte foranstaltninger over for de ansatte. Det kan for eksempel være, hvis antallet af ansatte skal tilpasses, eller hvis arbejdstiden skal omlægges. Efter lovens 6 skal der være mulighed for at drøfte den slags foranstaltninger eller ordninger med medarbejdernes repræsentanter. Målet er at opnå en aftale om, hvordan foranstaltningerne skal forstås og reguleres mest hensigtsmæssigt for alle berørte parter Udfordring i forhold til fritvalgsreglerne Der er en række udfordringer forbundet med virksomhedsoverdragelse af medarbejdere på fritvalgsområdet. Det gælder først og fremmest når det skal vurderes, om betingelserne overhovedet er til stede for at gøre brug af virksomhedsloven. I vurderingen skal indgå, om der sker overdragelse af en selvstændig økonomisk enhed, der bevarer sin identitet. Som nævnt i afsnit 2.3 kan der på fritvalgsområdet benyttes forskellige udbudsmodeller, som betyder, at opgaven overdrages til én eller flere leverandører. Uanset valg af udbudsmodel er hovedudfordringen, at kommunen ikke på tidspunktet for udarbejdelsen af udbudsmaterialet kender udfaldet af antal leverandører, der indgås kontrakt med, eller som efterfølgende godkendes som leverandør. Dermed kender kommunen heller ikke udfaldet af, hvordan medarbejderne evt. skal fordeles til de forskellige leverandører. Hertil kommer, at omfanget af den udbudte opgave kan omfatte hele eller dele af kommunens opgaveløsning. Dette forhold, samt det forhold at opgaven måske overdrages til flere leverandører, kan konkret have betydning for vurderingen af, om der reelt sker overdragelse af en selvstændig økonomisk enhed, der bevarer sin identitet, og dermed om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse. Der foreligger endvidere den særlige problemstilling, at den endelige stillingtagen til virksomhedsoverdragelse, og til hvilken blandt flere leverandører de enkelte medarbejdere i givet fald skal overdrages til, 19

20 først foreligger, når borgerne har valgt leverandør, og der er klarhed over, hvordan opgaven fordeles mellem leverandører. Ordregiver bør i det omfang, det er muligt i udbudsmaterialet gruppere medarbejderne i enheder, fx hvis der er tale om opdeling i distrikter, så tilbudsgiver kan udregne omkostninger ved overtagelse af medarbejdere. Det anbefales, at kommunen tilrettelægger udbudsprocessen på en måde, så der tidsmæssigt er plads til, at borgerne kan vælge leverandør, og medarbejderne kan fordeles i henhold hertil, inden kontraktstart, alternativt at der tages forbehold for endelig fordeling af medarbejdere med henblik på virksomhedsoverdragelse, indtil borgerne har foretaget valg af leverandør. Dette kan imidlertid betyde, at det ikke er muligt at sikre hovedleverandøren en indkøringsperiode, inden andre leverandører godkendes Information om virksomhedsoverdragelse Såfremt virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse skal dette fremgå af udbudsmaterialet og kontrakten, ligesom der skal angives en række oplysninger om medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår. Som bilag til udbudsmaterialet vedlægges en liste med oplysninger om de berørte medarbejderes løn- og ansættelsesforhold i anonymiseret form. Listen bør indeholde følgende oplysninger: Ansættelsestidspunkt (anciennitet) Stilling Uddannelse Bruttomånedsløn - grundløn og tillæg (inkl. pension) Pension Beskæftigelsesgrad (ugentlig arbejdstid). Det kan overvejes at angive en mere fyldig beskrivelse af medarbejdernes kompetencer i forhold til plejeopgaven. Herudover skal det oplyses, om der er medarbejdere, der har tillidshverv, så som tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant o.l.. Det er endvidere relevant at oplyse, om der er medarbejdere på barsel, orlov, fleksjob o.l. Endelig skal det angives, hvilke kollektive overenskomster, lokalaftaler, sædvaner/kutymer, personalegoder o.l. medarbejderne er omfattet af ved overdragelsen. På Udbudsportalen.dk findes vejledningsmateriale og skabeloner til brug ved virksomhedsoverdragelse Strategi for udbuddet I forbindelse med planlægningen af udbuddet er der en række forhold, kommunen skal tage stilling til. Det indebærer bl.a.: Kategorisering af ydelser Valg af udbudsform Fastlæggelse af udvælgelses- og tildelingskriterier 20