ØKONOMISPORET SPORHÅNDBOG

Transkript

1 ØKONOMISPORET SPORHÅNDBOG

2 Indholdsfortegnelse 1. DOKUMENTKONTROL GODKENDELSER INTRODUKTION BAGGRUND DOKUMENTFORMÅL OG HENSIGT MÅLGRUPPE...4 PROJEKT STED OG DELTAGERE PROJEKT STEDER PROJEKT KONTAKTER PROJEKT KONTAKTLISTE PwC KMD Civitas PROJEKT FORMÅL FORRETNINGSFORMÅL Programkontor Navision Stat inkl. Workflowsystem til fakturahåndtering Økonomistyringsmodel Budgetværktøj og Økonomirapportering Projektøkonomistyring ÆNDRINGSHÅNDTERING PROJEKTORGANISATION FORANDRINGSPROJEKTETS STRUKTUR Styregruppe medlemmer ØKONOMISPORETS STRUKTUR Sporgruppe i Koordinationsgruppe Referencegruppemedlemmer Projektgruppe Navision stat inkl. Workflow til fakturahåndtering Projektgruppe Økonomistyringsmodel Projektgruppe Budgetværktøj Projektgruppe Økonomirapportering Projektgruppe Projektøkonomistyring STYRING AF EKSTERNE RESSOURCER PROJEKT REVIEW OG PROCEDURE FOR LØSNING AF EMNER PROJEKT REVIEW OG MØDER Fast dagsorden for møder EMNEHÅNDTERING Emne detaljer Emne Log Eskaleringsprocedure for løsning af emner i...17 Sporhåndbog for -30.doc Side 1 af 26

3 6. PROJEKTLOGISTIK MØDELOKALER RETNINGSLINIER FOR REJSEAKTIVITET IFBM. PROJEKTDELTAGELSE DOKUMENTATION TIDSREGISTERING PROJEKTVÆRKTØJER KOMMUNIKATIONSPLAN FOR ØKONOMISPORET FØLG MED I DEN ADMINISTRATIVE FORANDRINGSPROCES EMNE RAPPORT SKABELON EMNE LOG SKABELON BILAG Bilag 1 - Ressourceanmodningsblanket Bilag 2 - Liste over forkortelser...26 Sporhåndbog for -30.doc Side 2 af 26

4 1. Dokumentkontrol 1.1 Godkendelser Dette dokument kræver følgende godkendelser Navn Initialer Titel Kirsten Skjødt KS Sporleder Anette Svejstrup ASP Projektleder Petersen Jesper Runge JRU Programkontorleder Sporhåndbog for -30.doc Side 3 af 26

5 2. Introduktion 2.1 Baggrund Den Administrative Forandringsproces er en række projekter, der skal sikre, at alle dele af administrationen på kan leve op til strategiens mål om effektiv støtte og service til universitetets kerneaktiviteter. Processen skal fremtidssikre administrationen ved øget anvendelse af digitale løsninger, fælles standarder og fælles systemer. Forandringsprojektet igangsætter i 2008 et antal spor, herunder: IT-sporet Studiesporet HR-sporet Bygningssporet Hvert spor omfatter en række projekter, hvoraf nogle allerede er definerede og andre endnu ikke er. Samtlige spor refererer til Forandringsprojektet s øverste styringsenhed, der ledes af universitetsdirektøren. I ydes der ekstern bistand fra: PricewaterhouseCoopers: Projektledelse (i samarbejde med Anette Svejstrup Petersen) i projekterne ny Økonomistyringsmodel, design og implementering af Navision Stat samt Økonomirapportering og Budgetværktøj KMD Civitas: Leverer ydelser i forbindelse med den tekniske implementering og/eller opgradering af Navision Stat og til Økonomirapportering. Formålet med forandringsprojektets økonomispor er at etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for, der dels skal sammenkoble operationelle aktiviteter og finansielle konsekvenser, og dels understøtte alle relevante styringsbehov på universitetets områder. Den fremadrettede økonomistyring skal understøtte et nærhedsprincip og et helhedsperspektiv gennem en udstrakt grad af standardisering i både systemunderstøttelsen og i udformningen af processer og instrukser. 2.2 Dokumentformål og hensigt Dokumentet beskriver de praktiske forhold omkring økonomisporet. Hensigten er at give projektdeltagere overblik over selve sporet - dets indhold, opbygning og organisering - samt over de praktiske forhold for sporet. 2.3 Målgruppe Programgruppemedlemmer Koordinationgruppemedlemmer Referencegruppemedlemmer Projektgruppemedlemmer Projektlederer Projektteamdeltagere Programdeltagere fra andre spor Sporhåndbog for -30.doc Side 4 af 26

6 Projektsted og deltagere 2.4 Projektsteder Sted Projekt 8000 C, Bygning Projektkontakter Projekt Sporleder Programkontorledelse Projekt Navision Stat inkl. Workflowsystem til fakturahåndtering Projekt Økonomistyringsmodel Projekt Budgetværktøj og Økonomirapportering Projektøkonomistyring Navn Kirsten Skjødt Jesper Runge Peter Lundegaard Henrik Gudiksen Søren Blok Jensen Projektgruppe endnu ikke nedsat 2.6 Projektkontaktliste Navn Initialer Rolle Telefon Søren Frandsen SEF Universitetsdirektør Kirsten Skjødt KS Økonomichef Anette Svejstrup ASP Sporkoodinator Petersen Flemming Larsen FL Sekr. chef Forandringssekretariatet Annelise Nyvold ALU Fuldmægtig Lundbye Morten Vils Sørensen MVS Specialkonsulent Sporhåndbog for -30.doc Side 5 af 26

7 2.6.2 PwC Navn Initialer Rolle Telefon Christian Klibo JCK Overordnet programleder Jesper Runge JRU Programkontorleder Christopher CTB Programkontorassistent Trunk Black Henrik Gudiksen HGU Projektleder Økonomistyringsmodel Peter Lundegaard PTL Projektleder Navision Stat inkl. Workflowsystem til fakturahåndtering Jim Christian JCO Projektmedarbejder Olesen Økonomistyringsmodel Helle Sørensen HLL Projektmedarbejder Søren Blok Jensen SJS Økonomirapportering Projektleder Budgetværktøj og Økonomirapportering KMD Civitas Navn Initialer Rolle Telefon Lars Reimer LRM Projektteamleder Lise Groth Andersen LGA Seniorudvikler Pernille Bæk PBK Seniorkonsulent Christian Würtzen CWU Senior IT-arkitekt Niels Bentler NB Teknisk seniorkonsulent Michael Gonzalez Cazon Kaare Thyregod Madsen MGC Teknisk konsulent KAM BI seniorkonsulent Sporhåndbog for -30.doc Side 6 af 26

8 3. Projektformål 3.1 Forretningsformål Programkontor Projekt Programkontor Formål: Har ansvaret for indsamling og konsolidering af bl.a. fremdrift, emnehåndtering og risikostyring fra de enkelte projekter i økonomisporet. Beskrivelse Programkontorets rolle består i af indsamle, vedligeholde og konsolidere al information fra sporets projekter. Kontoret bistår i alle projektets faser, som igen er underopdelt i områder: Start-up: Her bliver der udviklet et fælles sprog for projektet samt udarbejdet en sporhåndbog Projektplanlægning: Planlægning: Udarbejdelse af projektplaner for projekter Ressourcestyring: Definering af bl.a. roller og ansvar Afhængighedsstyring: Indentifikation af interne og eksterne afhængigheder Økonomi (controlling) og realisering af projektmål: Projektøkonomi: Udarbejdelse af omkostningsplan med estimater Projektmål: Udarbejdelse af projektmål Kommunikation: Kommunikationsstyring: Udarbejdelse af kommunikationsstrategi Interessenthåndtering: Interessentanalyse og interessenthåndtering Projektovervågning og rapportering: Definering af rapporteringsprocedurer Programstyring: Riskostyring: Definition og afdækning af risici Problemhåndtering: Afdække og håndtere problemer Ændringshåndtering: Definering af proces for ændringsønsker Leverandørstyring: Definering af proces for leverandørstyring Rapportering og styregruppe: Udarbejdelse af rapporteringsprocedurer til styregruppen Uddannelse og træning: Samlet definering af trænings-og uddannelsesbehov Sociale arrangement mv: Administration af sociale arrangementer (fx projektkickoff) Kvalitet og standard: Kvalitetsstyring: Udarbejdelse af kvalitetsplan Viden-og kontorstyring: Definering af dokumenthåndteringsprocedurer Afgrænsning Programkontoret afholder sig fra at tage stilling til de berørte universitetsenheders økonomiske politikker, men henviser til de almene økonomiske bestemmelser gældende for de enkelte enheder. Sporhåndbog for -30.doc Side 7 af 26

9 3.1.2 Navision Stat inkl. workflowsystem til fakturahåndtering Projekt Navision Stat inkl. workflowsystem til fakturahåndtering Formål: Alle AU s hovedområder skal fremadrettet anvende ét fælles økonomisystem Beskrivelse Projektet har til formål at opnå et fælles økonomisystem på hele AU baseret på Navision Stat med tilhørende standardiserede processer. Projektet er opdelt i 2 overordnede faser, som består af: Fase 1(2008/2009): - Skift af Oracle ØSS som økonomisystem på DPU til Navision Stat 3.6 på ny fælles kontoplanstruktur 1/ inkl. fortsat anvendelse af webshop - Skift af Oracle ØSS som økonomisystem på ASB til Navision Stat 3.6 på ny fælles kontoplanstruktur 1. kvartal 2009, inkl. fortsat anvendelse af rejseafregningssystem og skift til nyt midlertidigt 1 workflowsystem til fakturahåndtering - Overgang til ny fælles kontoplanstruktur på hele AU i 1 kvartal Pilotimplementering af workflowsystem til fakturahåndtering på NAT, og efterfølgende udrulning på øvrige hovedområder på 8000C - Forventet implementering af workflowsystem til fakturahåndtering på DJF og DPU (ej besluttet) - Evt. rejseafregningssystem på øvrige AU (ej besluttet). Fase 2 (2009/2010) - Opgradering til Navision Stat 5.0 Omfanget og planlægningen af fase 2 vil blive justeret i takt med at Økonomistyrelsens udvikling af Navision Stat med tilhørende moduler og specialversioner bliver kendt. Uddannelse og træning i forbindelse med implementering vil ligeledes indgå i projektet. Afgrænsning IT-infrastrukturen, herunder netværk, servere, databaser mv., som har stor indflydelse på projektet, håndteres i et særskilt spor i AU s overordnede forandringsprojekt Økonomirapportering, bl.a. baseret på data fra Navision Stat, håndteres i et selvstændigt projekt Mht. indkøbprocessen omfatter projektet i fase 1 kun workflowsystem til fakturahåndtering på ASB og 8000C. Evt. udrulning på øvrige hovedområder før overhang til Navision Stat 5.0 i fase 2 er ikke besluttet Rejseafregningssystem er kun omfattet på ASB. Evt. udrulning på øvrige hovedområder er ikke besluttet. 1 Med midlertidigt henvises til, at Økonomistyrelsen ved senere opgradering til Navision Stat 5.0, stiller et komplet indkøbssystem inkl. fakturaworkflow til rådighed, som AU får mulighed for at opgradere/skifte til. Sporhåndbog for -30.doc Side 8 af 26

10 3.1.3 Økonomistyringsmodel Projekt Økonomistyringsmodel Formål: Designe og implementere fælles økonomistyringsmodel for AU Beskrivelse Formålet med at designe og implementere en økonomistyringsmodel er at etablere en sammenhængende, gennemskuelig og effektiv økonomistyring for. Med sammenhængende menes dels, at økonomistyringen skal sammenkoble operationelle aktiviteter og finansielle konsekvenser, dels at den skal understøtte alle relevante styringsbehov på universitetets områder Den fremadrettede økonomistyring skal understøtte et nærhedsprincip og i et helhedsperspektiv udføres effektivt. Dette skal opnås gennem en udstrakt grad af standardisering, hvilket gælder i både systemunderstøttelsen, som i udformningen af processer og instrukser. Uddannelse og træning i forbindelse med implementering vil ligeledes indgå i projektet. Afgrænsning Økonomirapportering er ikke umiddelbart indbefattet af den nye Økonomistyringsmodel, men er dækket i et selvstændigt projekt Budgetværktøj og Økonomirapportering Projekt Budgetværktøj og Økonomirapportering Formål: Implemenering af Budgetværktøj og et Økonomirapporteringssystem til AU Beskrivelse Budgetværktøj: Der er i dag ikke et fælles budgetteringsværktøj på AU, og med implementering af NS 3.6 på ASB og DPU vil det blive nødvendigt at finde et fælles system, der kan bruges på tværs af det samlede AU. Formålet med dette projekt er derfor at undersøge mulighederne for at finde et standardsystem, som opfylder kravene til et fælles budgetteringsværktøj, evt. leverandørvalg og implementering. Økonomirapportering (ØR): Projektet er opdelt i to faser: Fase 1 (maj - okt. 2008): At identificere de tiltag, der er nødvendige at igangsætte for at kunne implementere, drifte og vedligeholde en IT-løsning, som understøtter de ny rapporteringspakker herunder: o At afdække og analysere den nuværende IT-understøttelse af rapporteringsløsninger for alle hovedområder o Etablere midlertidig rapporteringsløsning på 8000C ved anvendelse af Reporting Services (R.S.) o Afdække krav til implementering og drift og vedligeholdelse af rapporteringspakken o At foretage gab-analyse mellem IT-understøttelsen af den nuværende rapporteringsløsning og kravene til rapporteringspakken o At udarbejde handlingsplan over nødvendige tiltag. Fase 2 (okt marts 2009): Med udgangspunkt i R.S. at designe og implementere en ØR-løsning for alle AU s hovedområder, som understøtter kravene fra den ny rapporteringspakke. Sporhåndbog for -30.doc Side 9 af 26

11 Projekt Budgetværktøj og Økonomirapportering Formål: Implemenering af Budgetværktøj og et Økonomirapporteringssystem til AU På baggrund af erfaringer gjort i fase 1 og 2 vil der kunne udarbejdes et idéoplæg for valg af fremtidig Økonomirapporteringsløsning baseret på alle relevante kildesystemer (ej besluttet). Uddannelse og træning i forbindelse med implementering vil ligeledes indgå i projektet. Afgrænsning Økonomirapporteringsprojektet involverer kun systemerne Navision Stat, SLS, PØS og ARS Økonomirapporteringsprojektet medtager kun rapporteringskrav defineret i Økonomistyringsmodellen Den fremtidige Økonomirapporteringsløsning i forbindelse med overgangen til Navision 5.0 på hele AU er ikke defineret og er ikke med i dette projekt. Forventes at blive en del af et overordnet Økonomirapporteringsprojekt på tværs af alle kildesystemer Projektøkonomistyring Projekt Projektøkonomistyring Formål: Beskrivelse Emnerne relateret til projektøkonomistyring er mange og forskelligartede. Nogle er af teknisk / operationel karakter, mens andre er af principiel og ledelsesmæssig karakter. Der foreslås derfor igangsat et mindre antal parallelle aktiviteter, der behandler grupper af emner eller problemstillinger, der synes nært beslægtede. Der foreslås følgende aktiviteter: 1. Håndtering af det tekniske regelsæt for eksterne projektmidler 2. Håndtering af projektøkonomi som fælles element i den generelle økonomistyring 3. Håndtering af økonomi imellem projekter, herunder intern handel og allokering af indirekte omkostninger 4. Håndtering af medfinansiering, herunder synliggørelse og styring. Afgrænsning 3.2 Ændringshåndtering Enhver ændring i formål som beskrevet ovenfor vil følge nedenstående procedure: En Formåls Ændringsanmodning (FA) vil blive indleveret til programkontoret af projekt- eller teamleder med en begrundelse af ændringsanmodningen. Programkontorlederen vil i samarbejde med AU vurdere behovet for den ønskede ændring samt estimere omkostningerne herved. Beslutning om inddragelse af den foreslåede ændring i programsporets formål tages udelukkende af. Sporhåndbog for -30.doc Side 10 af 26

12 Sporgruppen for rådgiver, om FA en skal fremmes. Først efter formel godkendelse fra Styregruppen af den indleverede FA og de medfølgende oversigter omkring tidsforbrug og omkostninger, som følge af de foreslåede ændringer, påbegyndes det arbejde, som justeringerne måtte medføre. 4. Projektorganisation 4.1 Forandringsprojektets struktur Programsponsor Bestyrelse, rektorat og dekankreds Programleder Programstyregruppe Programsekretariat Programreferencegruppe IT-sporet Studiesporet HR-sporet Bygningssporet Kilde: AU s programhåndbog Styregruppemedlemmer Universitetsdirektøren står i spidsen for styregruppen for den administrative forandringsproces. Styregruppen er udpeget af rektoratet. Gruppen varetager den overordnede ledelse af forandringsprocessen. Hvert spor rapporterer månedligt til styregruppen om fremdrift i sporenes projekter og spørgsmål, som sporene ikke selv kan træffe beslutning om - for eksempel større økonomiske beslutninger. Navn Funktion/hovedområde Søren Frandsen Universitetsdirektør/Adm. sef@adm.au.dk Bodil Due Dekan/Det humanistiske fakultet dekan@hum.au.dk Sporhåndbog for -30.doc Side 11 af 26

13 Kirsten Skjødt Økonomichef/Adm. Eva Teilmann Studiechef/Adm. Per Lindblad Johansen Direktør/DPU Niels Damgaard Adm. Chef/Det naturvidenskabelige fakultet Flemming Larsen Sekr. Chef Forandringssekretariatet/Adm. 4.2 s struktur Sporgruppe (Kirsten Skjødt) Koordinationsgruppe (Anette Svejstrup) Referencegruppe (Anette Svejstrup) Programkontor (PwC) Projekt Navision Stat inkl. workflowsystem til faktura håndtering Projektleder Peter Lundegaard Projektgruppe endnu ikke nedsat Projekt Økonomistyringsmodel Projektleder Henrik Gudiksen Budgetværktøj Projektleder Søren Blok Jensen Projekt Projektøkonomistyring Økonomirapportering Projektleder Søren Blok Jensen Sporgruppe i Gruppens formål er rådgivning og forankring af beslutninger af afgørende betydning i. Navn Funktion/hovedområde Telefon Kirsten Skjødt Sporleder formand/adm ks@adm.au.dk Anette Svejstrup Petersen Sporkoordinator/Adm asp@adm.au.dk Sporhåndbog for -30.doc Side 12 af 26

14 Niels Damgaard Administrationschef/NAT Hansen Ole Jensen Administrationschef/HUM Ole Bjørn Hansen Administrationschef/DMU Jan Halle Direktør/ASB Torben Jensen Regnskabschef/Adm Koordinationsgruppe Gruppens formål er løbende at koordinere de enkelte projekters grænseflader, herunder afstemning af tidsplaner i forhold til de forskellige leverancer. Navn Funktion/hovedområde Telefon Lars Reimer Projektleder/KMD Civitas lrm@kmd.dk Anette Svejstrup Sporkoordinator /Adm asp@adm.au.dk Petersen Henrik Gudiksen Projektleder/PwC hgu@pwc.dk Peter Lundegaard Projektleder/PwC ptl@pwc.dk Jesper Runge Programleder/PwC jru@pwc.dk Christopher Trunk Programkontorassistent/PwC ctb@pwc.dk Black Annelise Nyvold Projektmedarbejder/Adm alu@adm.au.dk Lundbye Søren Blok Jensen Projektleder/PwC sjs@pwc.dk Referencegruppemedlemmer Referencegruppens formål er: At deltage i workshops, temamøder og principielle drøftelser inden for økonomisporets projekter, aktiviteter og leverancer At bidrage konstruktivt til økonomisporets udvikling og sammenhæng At medvirke til inddragelsen af relevante økonomimedarbejdere fra hovedområdet/institutterne i kvalitetssikrings- og forankringsprocessen. Navn Funktion/hovedområde Telefon Anders Juul Områdeleder/HUM aj@hum.au.dk Inger Rønde Områdeleder/SUN irj@sun.au.dk Jeppesen Anita Birch Områdeleder/SAM abt@socsci.au.dk Trosborg Jette Schønemann Administrationschef/TEO jes@adm.au.dk Claus Fynbo Områdeleder/NAT cfs@science.au.dk Sørensen Elly Thøgersen Regnskabschef/DJF Elly.Thogersen@agr sci.dk Malene Selvig- Hansen Sektionsleder/DMU mash@dmu.dk Sporhåndbog for -30.doc Side 13 af 26

15 Henning Andersen Kontorchef/ASB Torben Lademann Økonomichef/DPU Projektgruppe Navision stat inkl. workflow til fakturahåndtering Navn Funktion/hovedområde Telefon Peter Lundegaard Projektleder/PwC Lars Reimer Projektleder/KMD Civitas Anette Svejstrup Petersen Sporkoordinator /Adm Projektgruppe Økonomistyringsmodel Navn Funktion/hovedområde Telefon Henrik Gudiksen Projektleder/PwC Morten Vils Specialkonsulent/Adm Sørensen Jim Christian Olesen Projektmedarbejder/PwC Christian Klibo Overordnet programleder/pwc Anette Svejstrup Sporkoordinator /Adm Petersen Kirsten Skjødt Sporleder formand/adm Projektgruppe Budgetværktøj Navn Funktion/hovedområde Telefon Søren Blok Jensen Projektleder/PwC Anette Svejstrup Petersen Sporkoordinator /Adm Projektgruppe Økonomirapportering Navn Funktion/hovedområde Telefon Søren Blok Jensen Projektleder/PwC Anette Svejstrup Sporkoordinator /Adm Petersen Annelise Nyvold Projektmedarbeder/Adm Lundbye Helle Sørensen Projektmedarbejder Sporhåndbog for -30.doc Side 14 af 26

16 4.2.8 Projektgruppe Projektøkonomistyring Navn Funktion/hovedområde Telefon 4.3 Styring af eksterne ressourcer For at styre tilgang af ressourcer fra eksterne leverandører er følgende retningslinier opsat: Hver 14. dag på koordinationsgruppemødet drøftes ressourcesituationen i forhold til nye og eksisterende opgaver. Skønnes det, at der skal tilføres yderligere ressourcer til et eksisterende eller nyt projekt, udfyldes skemaet i bilag til dette dokument (bilag 1). Når dokumentet er udfyldt es det som attachment til Kirsten Skjødt (sporleder), der godkender anmodningen. Herefter sendes en fra godkender til programkontoret, som opdaterer ressourceoverblik samt arkiverer en på Sharepoint. Nej Koordinations gruppemøde hver 14. dag Behov for flere ressourcer Ja Ressource anmodning udfyldes AU godkendelse ( ) Arkiveres hos program kontoret Nej Ja Ingen handling Godkendt anmodning Ressource overblik opdateres af programkontor Sporhåndbog for -30.doc Side 15 af 26

17 5. Projekt review og procedure for løsning af emner 5.1 Projekt review og møder Gruppe Hyppighed Dag og Ansvar Arbejdsmåde tidspunkt Sporgruppemøde for Månedligt Sporleder Status/beslutnings møder Koordinationsgruppemøde Hver 2. uge Programkontorleder Status/beslutnings møder Projektgruppemøde Ad hoc Projektleder Arbejdsmøder Fast dagsorden for møder Sporgruppemøder for : Her mødes den til projektet udvalgte sporgruppe og diskuterer aktuelle emner for sporet. Koordinationsgruppemøde: Her mødes alle sporets projektledere hver 14.dag og diskuterer den interne fremdriftsrapport, som udsendes inden hvert møde. Denne interne fremdriftsrapport indeholder en kort statusoversigt fra hvert projekt, en liste over de væsentligste leverancer samt en emne og en risiko-log. Projektgruppemøde: Opdatering af hvad der er sket siden sidst, og hvad der skal ske fremadrettet. 5.2 Emnehåndtering Vi anvender fremgangsmåden for emnehåndtering som beskrevet i Den Digitale Taskforce (DDT) Emnedetaljer Detaljer vedrørende et emne vil blive ajourført via emnerapporten. Personer fra Programkontoret vil foretage denne ajourføring. Afsnit 8 i denne sporhåndbog indeholder en skabelon for emnerapportering Emne Log En emnelog vil blive ajouført gennem hele projektets varighed. PwC s programkontorleder vil være ansvarlig for denne ajourføring af emneloggen. Emneloggen gemmes på Sharepoint serveren. Afsnit 9 i denne sporhåndbog indeholder en skabelon for emneloggen. Sporhåndbog for -30.doc Side 16 af 26

18 5.2.3 Eskaleringsprocedure for løsning af emner i Styregruppe, Forandringsprojektet Sporgruppe Koordinationsgruppe Projektgruppe Projektteam 6. Projektlogistik 6.1 Mødelokaler Projektet råder over et mødelokale i kippen i bygning 1431 på. Derudover må mødelokaler bookes gennem de sædvanlige kanaler. 6.2 Retningslinier for rejseaktivitet ifbm. projektdeltagelse Her gælder de almene økonomiske bestemmelser for rejseaktivitet på de enkelte universitetsenheder. Det er derfor vigtigt, at den enkelte projektdeltager, inden deltagelse i projektet, indhenter rejsetilladelse mv. hos den universitetsenhed, som vedkommende er tilknyttet. 6.3 Dokumentation For at projektets dokumentation skal være ensartet, opstilles hermed retningslinjer for, hvorledes projektets deltagere bedes dokumetere al relevant information. Generelt: Hvad enten der dokumenteres i Microsoft Word, Excel eller PowerPoint, er det vigtigt at huske følgende: 1. Header: Titel på dokument, navn på organisation () og navn på projekt (Økonomispor) 2. Footer: Autotekst med Filnavn samt Side x af x 3. Forside, hvorpå der noteres titlen på dokumentet. 4. Revisionshistorik: Placeres på siden efter forsiden, og ser således ud: Sporhåndbog for -30.doc Side 17 af 26

19 1. Dokumentkontrol Revisionshistorik Ændringer: Ændrings dato Hvad er der blevet ændret 2. Distribution Dette dokument er blevet distribueret til: Navn Titel Specifikt i MS Word: Enkelt linjeafstand Times New Roman Font 10 Header: Eksempel på header ses nedenfor: Titel på dokument Footer: o Husk altid at indsætte auto-tekst i form af: Filnavn: Eks: Sporhåndbog.doc Side x af x: Side 18 af Tidsregistering Programstyregruppen for Forandringsprojektet på har besluttet, at alle medarbejdere på programmet, der sammenlagt anvender minimum én dag af deres årlige arbejdstid på programmet, skal registre den anvendte tid. Formålet er primært at synliggøre den interne ressourceindsats, samt at universitetet lærer af erfaringerne med estimering af opgaver i projekter. Se venligst separat vejledning medfølgende denne sporhåndbog for en nærmere beskrivelse af, hvordan tidsregistreringen foregår i praksis. Sporhåndbog for -30.doc Side 18 af 26

20 6.5 Projektværktøjer MS Office 2000/2003: Dette program indeholder de kendte værktøjer som Word, Excel og PowerPoint til brug for projektet. For nærmere information og evt. kurser og vejledninger, se da Microsoft Office hjemmeside: Microsoft Project: Dette er et planlægnings- og ressourcestyringsværktøj til brug for planlægning og styring af programforløb og underliggende projekter. For nærmere information og evt. kurser og vejledninger, se da: Microsoft Visio: Dette er et tegne- og diagramprogram, som hjælper IT- og forretningsfolk med at visualisere, udforske og kommunikere komplekse oplysninger. Går fra kompliceret tekst og tabeller, der er svære at forstå, til Visio-diagrammer, der kommunikerer oplysninger på et øjeblik. For nærmere information og evt. kurser og vejledninger, se da: Sporhåndbog for -30.doc Side 19 af 26

21 6.6 Kommunikationsplan for Interessentgrupper Fælles for sporet Styregruppen Administrationschefer Interessentens betydning for processen Træffer afgørende beslutninger ift. sporet Meget central betydning for processens gennemførelse. Administrationschefern e har ansvar for at kommunikere og oversætte forandringer til den lokale kontekst over for medarbejderne. Inddrages som referencegruppe for forandringsprocessen Interessentens behov for information/ kommunikation Skal holdes informeret på et niveau, der sætter dem i stand til at træffe rettidige beslutninger Viden om proces, fremdrift. Adm. - cheferne skal inddrages, kende baggrunden for forandringerne, og hvad de betyder i praksis for at kunne kommunikere til egne medarbejdere Type af kommunikation Primært styringskommunikation, men også forandringskommunika tion Forandringskommunikation Styringskommunikation Web - via projektsekretariat Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Medie/kommunikationskanal Nyhedsbrev via Møder Projektsekretariat målrettet primært til folk med direkte interesse i forandringsprocesse n Sende opdatering til Søren ifm. hvert nyhedsbrev. 1 gang pr. måned Sende opdatering til Søren ifm. hvert nyhedsbrev. 1 gang pr. måned Kirsten deltager på styregruppemøder 1 gang pr. måned Andre kanaler/medier Sporstatus/Sporbeskrivelse sendes til Flemming Larsen/Søren Klit Lindegaard 1 gang pr. måned Ansvar CTB/JR U CTB/JR U Sporgruppen Referencegruppen (økonomichefer) Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Sende opdatering til Søren ifm. hvert nyhedsbrev. 1 gang pr. måned Sende opdatering til Søren ifm. hvert nyhedsbrev. 1 gang pr. måned Sporgruppemøde r 1 gang pr. måned Ad hoc møder hvor referencegruppen inddrages i beslutninger CTB/JR U CTB/JR U Sporhåndbog for -30.doc Side 20 af 26

22 Projekt - Økonomistyringsmodel Økonomimedarbejdere Den nye økonomimodel kan kun implementeres hvis økonomimedarbejderne forstår sammenhængen Information om hvad der pågår, og hvad formålet er med projektet. Især skal kommunikation adressere den enkeltes situation Projekt -Navision Stat inkl. workflow til fakturahåndtering Økonomimedarbejdere NS interessenter er økonomimedarbejdere Information om hvad der pågår, og hvad formålet er med projektet. Især skal kommunikation adressere den enkeltes situation Projekt - Budgetværktøj Økonomimedarbejdere Budgetværktøjsinteressenter er økonomimedarbejdere Projekt - Økonomirapportering Økonomimedarbejdere Økonomirapporteringsinteressenter er økonomimedarbejdere Projekt - Projektøkonomistyring Økonomimedarbejdere Projektøkonomiinteressenter er økonomimedarbejdere Information om hvad der pågår, og hvad formålet er med projektet. Især skal kommunikation adressere den enkeltes situation Information om hvad der pågår, og hvad formålet er med projektet. Især skal kommunikation adressere den enkeltes situation Information om hvad der pågår, og hvad formålet er med projektet. Især skal kommunikation adressere den enkeltes situation Forandringskommunikation Forandringskommunikation Forandringskommunikation Forandringskommunikation Forandringskommunikation Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Sende opdatering af nyheder til Søren minimum hver 2. uge Der afholdes workshops, hvor økonomimedarbejderne kan få afklaret de spørgsmål, de måtte have ifm. projektet Der afholdes workshops, hvor økonomimedarbejderne kan få afklaret de spørgsmål, de måtte have ifm. projektet Der afholdes workshops, hvor økonomimedarbejderne kan få afklaret de spørgsmål de måtte have ifm. projektet Der afholdes workshops, hvor økonomimedarbejderne kan få afklaret de spørgsmål de måtte have ifm. projektet Der afholdes workshops, hvor økonomimedarbejderne kan få afklaret de spørgsmål de måtte have ifm. projektet HGU PTL SJS SJS xxx Sporhåndbog for -30.doc Side 21 af 26

23 6.7 Følg med i den Administrative Forandringsproces For mere information vedrørende den Administrative Forandringsproces på AU, følg da nedenstående link: Sporhåndbog for -30.doc Side 22 af 26

24 7. Emne rapport skabelon Nummer: * Dato: Organisation Indgivet af: XXXXX PwC Status (Åben / lukket): Emnebeskrivelse Emneløsning Løst af: Løsningsdetaljer: Løsningsdetaljer: * Dette nummer bør efterfølge nummeret angivet på den senest indleverede emne rapport Sporhåndbog for -30.doc Side 23 af 26

25 8. Emne Log skabelon Emne - log Nr Forfatter Dato Projekt Beskrivelse Status Bemærkninger Sporhåndbog for -30.doc Side 24 af 26

26 9. Bilag 9.1 Bilag 1 - Ressourceanmodningsblanket Ressource Anmodning Ref. nummer* Leverandør Aktivitet (Del-projekt) Periode **Dage/uge Rolle Dagspris Bemærkninger *Ref. koder P - PwC R - Ramböll C - Civitas F - Formula **1 dag = 8 timer Aftalen es som attachment til Kirsten Skjødt, som godkender anmodningen. Sporhåndbog for -30.doc Side 25 af 26

27 9.2 Bilag 2 - Liste over forkortelser PwC AU ASB DJF DMU DPU PID NS PØS ARS STADS Oracle ØS Forkortelse Betydning PricewaterhouseCoopers Aarhus School of Business Dansk Jordbrugs Forskning Danmarks Miljø Undersøgelser Danmarks Pædagogiske Universitet Projektinitieringsdokument Navision Stat Sporhåndbog for -30.doc Side 26 af 26