Til borgere, foreninger og organisationer

Transkript

1 Til borgere, foreninger og organisationer Informationsmateriale om Aarhus Kommune.

2 Kære deltager Tak for din interesse i vores kommune, og for at du vil bruge tid på at gøre Aarhus Kommune til en endnu bedre kommune, som servicerer borgere, virksomheder og foreninger på bedste måde. Aarhus Kommune er til for borgernes skyld. Derfor er det vigtigt, at borgere, virksomheder og foreninger får mulighed for at give deres input til, hvordan kommunen skal organiseres i fremtiden, og hvordan Aarhus Kommune kan løse sine opgaver bedre og mere effektivt. Dit bidrag vil indgå direkte på en konference for byrådet den marts og give byrådet et bedre grundlag at træffe beslutning på. Byrådet ønsker, at inddragelsen i den fremtidige organisering af kommunen sker på en ny og anderledes måde og med deltagelse af et bredt udsnit af borgere, virksomheder, foreninger og medarbejdere. Du er derfor inviteret til at deltage i et kreativt og intensivt forløb, hvor der er mulighed for at arbejde i dybden. På møderne får vi hjælp fra Teknologirådet, der har mange års erfaringer med den slags forløb. Udgangspunktet for vores drøftelser om den fremtidige organisering af kommunen er de anbefalinger, som Styreforms- og strukturudvalget har givet byrådet. I dette hæfte kan du læse mere om de temaer, som vi skal drøfte og lidt baggrundsoplysninger om kommunen. Vi glæder os til at høre din mening og idéer. God læselyst. Med venlig hilsen Jacob Bundsgaard Borgmester Læs om baggrunden for inddragelsesforløbet i faktaboksene Styreforms- og strukturudvalget side 3, Inddragelsesforløbet side 3 samt Den videreproces side 4. 2 AARHUS KOMMUNE

3 Styreforms- og strukturudvalget Byrådet besluttede den 29. februar 2012 at nedsætte et Styreforms- og strukturudvalg til at behandle en række temaer omkring struktur og organisering af Aarhus Kommune. Udvalget skulle arbejde med fire temaer: 1. Vurdere den mest hensigtsmæssige organisering af en række hjælpefunktioner i kommunen. 2. Fremlægge og vurdere et antal modeller - minimum tre - til en ny opbygning af strukturen med en afdeling mindre end i dag. Der skal være tale om et bredt spektrum af modeller, herunder en model, hvor der er et uændret antal magistratsafdelinger, men hvor en omfordeling af opgaverne vurderes. 3. Vurdere mulighederne for at forbedre byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår. 4. Forholde sig til en evt. ændret styreform, hvis der bliver fremsat et lovforslag om dette. Udvalget trådte sammen første gang den 27. marts og afsluttede sit arbejde den 30. januar i år, hvor det afleverede sin betænkning til byrådet. Udvalget har afholdt 16 møder, inklusiv et afsluttende seminar. Undervejs har udvalget fået hjælp fra de to konsulentfirmaer Rambøll og Deloitte, der har udarbejdet to analyser om henholdsvis hjælpefunktioner i den kommunale organisation og strukturen i Aarhus Kommune. Byrådsservice har lavet en analyse af byrådsmedlemmernes arbejdsvilkår. Derudover har udvalget fået en lang række notater blandt andet om organisering i andre kommuner, og der har været besøg fra Odense og Vejle kommuner. Udvalgets betænkning består af anbefalinger i forhold til følgende fem temaer: 1. Styring og samarbejde 2. Samspil med omverdenen 3. Konkrete modeller for struktur (opgavefordelingen mellem magistratsafdelingerne) 4. Konkrete modeller for hjælpefunktioner 5. Konkrete forslag vedrørende arbejdsvilkår Inddragelsesforløbet Byrådet har besluttet, at der skal være et intensivt inddragelsesforløb, hvor borgere, virksomheder, foreninger og medarbejdere kan komme med forslag til kommunens organisering, og hvordan vi løser vores opgaver bedre og mere effektivt. Inddragelsesforløbet består af følgende møder: 18. februar: Informationsmøde for de deltagende borgere, foreninger og virksomheder. 25. februar: Mødet for virksomhederne. 34 virksomheder deltager. 27. februar: Mødet for medarbejderne. 60 medarbejdere deltager marts: Møderne for henholdsvis borgere og foreninger. 34 borgere og 35 organisationer deltager marts: Konference for byrådet med overlevering af anbefalinger fra inddragelsesmøderne. Processen tilrettelægges med hjælp fra Teknologirådet, der har stor erfaring og ekspertise på området. AARHUS KOMMUNE 3

4 Den videre proces Der er følgende proces, efter Styreforms- og strukturudvalget har afleveret sine anbefalinger: Februar/marts: Inddragelse af borgere, virksomheder, foreninger og medarbejdere, hvor der udarbejdes slutdokumenter med anbefalinger marts: Konference for byrådet, hvor det drøfter kommunens fremtidige organisering. Slutdokumenter fra inddragelsesforløbene præsenteres. Medio marts: Politiske drøftelser. Ultimo marts: Høring. Maj / juni: Behandling af indstilling om kommunens organisering i byrådet. 4 AARHUS KOMMUNE

5 Tema 1: Inddragelse af borgere, foreninger og virksomheder. Hvad handler det om? Kernen i det lokale demokrati er en tæt kontakt mellem borgere, lokale foreninger, virksomheder og de valgte politikere. Et stærkt lokaldemokrati kræver, at politikerne er lydhøre og har et tæt samspil med omverdenen. Politikerne i byrådet er valgt til at repræsentere og varetage borgernes og de lokale interesser. Det samlede byråd skal sikre demokratiske beslutninger ud fra hensyn til helhed, afbalancerede interesser og fremsyn. Samtidig er det en vigtig del af det lokale demokrati, at borgerne, lokale foreninger og virksomheder oplever at have indflydelse. Det gælder både langsigtede og større beslutninger og på de nære og dagligdags områder. Uanset hvilke beslutninger byrådet træffer, så bliver de bedre i tæt samspil med omgivelserne. Derfor er det vigtigt at inddrage borgere, virksomheder og lokale foreninger, så de kan bidrage til de politiske beslutninger med deres holdninger, viden og erfaringer. Hvad er udfordringerne? Borgere, virksomheder og foreninger kan inddrages på forskellige tidspunkter og på mange forskellige måder. Se faktaboksen Inddragelse side 6-7. Konsulentfirmaet Deloitte har undersøgt samspillet med eksterne samarbejdspartnere og kommunen. De har interviewet blandt andet repræsentanter fra Ældrerådet, Handicaprådet, Det sociale brugerråd, fællesråd og idrætssamvirket. Der er eksterne samarbejdspartnere, som giver udtryk for, at de primært inddrages i høringsfasen, og at de i mindre grad inddrages i udformningen af beslutningsoplæg til det politiske niveau. De peger også på, at der er behov for en fælles tilgang til inddragelse på tværs af magistratsafdelingerne. Styreforms- og strukturudvalget finder det vigtigt, at kommunen hele tiden udvikler den måde de lokale aktører og interesser inddrages. Det giver bedre byrådsbeslutninger. Inddragelse af de berørte parter er også vigtigt, når byrådets beslutninger skal gennemføres, og servicen skal leveres. Det kan fx være om: Udbygning af cykelstier og veje Ændring af skolestrukturen Velfærdsteknologi (fx robotstøvsugere) i ældreplejen Varetagelse af lokal erhvervsservice Visionsoplæg om Forenings- og fritidshus. Hvad kan vi gøre? Styreforms- og strukturudvalget ønsker at styrke kontakten mellem politikere og borgere, foreninger og virksomheder. Udvalget har peget på følgende punkter, men der kan være mange andre forslag. Byrådsmøderne bygges op ud fra borgernes og lokale aktørers synsvinkel, fx sådan at de dagsordenspunkter der i særlig grad interesserer borgere, foreninger og virksomheder sættes på først. Man styrker den direkte dialog mellem byråd, borgere, lokale foreninger og virksomheder. Det kan både være i forbindelse med byråds- og udvalgsmøder og i andre sammenhænge. Se faktaboksen Byrådsindstillinger og -beslutninger side 7. Du kan overveje nedenstående spørgsmål inden mødet og på den måde være lidt forberedt til arbejdet: Hvad skal der til for, at du vil følge med i byrådets arbejde? Hvad giver mening for dig at blive inddraget i? AARHUS KOMMUNE 5

6 Inddragelse Når kommunen træffer beslutninger og gennemfører dem, kan det ses som en sammenhængende kæde, hvor borgere, lokale foreninger og virksomheder kan inddrages forskellige steder. Fx Input til beslutninger Medvirke til at udvikle den kommunale service Indgå i udviklingen af byen Frivilliges involvering og engagement i driften Deltagelse i evalueringer. 6 AARHUS KOMMUNE

7 Inddragelsen kan foregå på mange forskellige måder i alle de forskellige faser. I beslutningsfasen sker det ved formelle høringer. Det kan både være før en sag sendes til byrådet, og som en del af byrådsbehandlingen. Inddragelsen kan i forberedelsen af en beslutning og i selve beslutningsfasen også ske ved dialog mellem politikere og forvaltning og borgere, organisationer, foreninger, virksomheder, brugerbestyrelser, råd, nævn osv. Det kan være ved møder, blogs på nettet osv. Det er også inddragelse, når frivillige gør en forskel for ældre, handicappede og socialt udsatte. Når borgerne ved brug af utraditionelle metoder - bidrager til udviklingen af det nye multimediehus på havnen og det nye kulturproduktionssted på godsbanen. Når virksomheder indgår i klimapartnerskaber eller gennem virksomhedsnetværk bidrager til at løse byens trafikale udfordringer. Og når fremtidens medborgerskab formes i dagsinstitutioner og skoler. Byrådsindstillinger og -beslutninger Aarhus Byråd er kommunens øverste besluttende og bevilgende myndighed. Byrådet udpeger borgmesteren, viceborgmestre, rådmænd og medlemmerne af de faste udvalg. Borgmesteren og rådmændene udgør tilsammen Magistraten, der er ansvarlig for den daglige ledelse af kommunen. Byrådsindstilling En byrådsindstilling forberedes i en af de seks magistratsafdelinger. Rådmanden for den pågældende magistratsafdeling sender sagen til behandling i Magistraten, der består af borgmesteren og de fem rådmænd. Behandlingen afsluttes med, at Magistraten laver en anbefaling til byrådet om sagens videre forløb. Fra Magistraten til byrådet Fra Magistraten går sagen videre til byrådet, som kan sende indstillingen til behandling i et af de faste udvalg. Det kræver blot, at mindst tre byrådsmedlemmer fremsætter ønske herom under sagens førstebehandling. Udvalg og foretræde Når sagen behandles i udvalget har interesserede borgere, foreninger og virksomheder mulighed for at fremføre deres synspunkter ved et foretræde. Udvalget fremsender efter behandling sine anbefalinger til byrådet. Andenbehandling i byrådet Efter endt udvalgsbehandling fortsætter sagen til andenbehandling i byrådet, som på baggrund af blandt andet udvalgets anbefalinger træffer endelig afgørelse. Beslutningsforslag Alle byrådsmedlemmer kan sende et beslutningsforslag til behandling på næstkommende byrådsmøde. Efter byrådsmødet vil forslaget typisk blive behandlet i den relevante magistratsafdeling og herefter sendt tilbage til behandling i byrådet med afdelingens anbefalinger. AARHUS KOMMUNE 7

8 Byrådets arbejdsmåde I byrådet sidder 31 medlemmer, som er fordelt på 7 partier. Byrådsmøderne Byrådet holder møde hver anden onsdag kl Byrådsmøderne er offentlige og kan - med undtagelse af den lukkede del - overværes af alle. Alle med interesse i en bestemt sag på dagsordenen, eller som har lyst til at overvære et byrådsmøde kan lytte fra tilhørerpladserne i byrådssalen. På byrådsmøderne er det ikke muligt for tilhørerne at stille spørgsmål eller komme med indsigelser. Byrådsmøderne bliver også sendt i radioen og kan følges direkte på kommunens hjemmeside. Sådan forløber et byrådsmøde På byrådsmøderne bliver sagerne altid behandlet i en bestemt rækkefølge: prioriterede sager sager, der er udsat fra sidste møde sager fra Magistraten sager fra Borgmesterens Afdeling sager fra de øvrige magistratsafdelinger forskellige forslag og forespørgsler fra byrådets medlemmer samt sager, hvor byrådet udelukkende skal orienteres Borgmesteren indleder mødet med at gennemgå dagsordenen. Her afgøres det, hvilke sager der skal behandles eller kan besluttes ved hammerslag. Hammerslag betyder, at ingen byrådsmedlemmer har bemærkninger til sagen. Byrådet behandler nu de sager, hvortil der er bemærkninger. Ordførerne får ordet i en rækkefølge, der er bestemt af deres partigruppes størrelse. Det største parti får ordet først. Byrådet holder en times pause kl Mødet er slut, når alle sager på dagsordenen er behandlet. Mødet afsluttes dog senest kl Hvis byrådet ikke har nået at behandle alle sager, udskydes de resterende til næste møde. Efter det åbne byrådsmøde behandles sager for lukkede døre. Det vil sige, at der ikke er adgang for offentligheden. Sager, der behandles for lukkede døre, er fortrolige sager, herunder personlige sager samt sager om køb og salg, tilbud på bygningsarbejder og leverancer. 8 AARHUS KOMMUNE

9 Tema 2: Styring, samarbejde og kultur Hvad handler det om? Lokalpolitik går blandt andet ud på at forene politiske ideer med handlinger. Derfor skal borgere, lokale foreninger og virksomheder opleve en stærk sammenhæng imellem de politiske beslutninger, der træffes, og forvaltningernes evne til at føre beslutningerne ud i virkeligheden. Aarhus Kommune skal sikre, at de centrale kommunale politiske beslutninger også giver plads til og råderum for decentrale og lokale ideer. Samtidig skal borgerne, virksomhederne og de lokale foreninger opleve Aarhus Kommune som gennemsigtig, åben og lydhør med en kultur, som skaber sammenhæng fra top til bund. I Aarhus Kommune skal der være klarhed mellem byrådet, Magistraten og administrationen om, hvem der bestemmer hvad. Byrådet skal udvikle politik og træffe overordnede og konkrete politiske beslutninger. Magistraten skal lede samspillet mellem politikerne og administrationen. Administrationen skal føre de politiske beslutninger ud i livet i samspil med borgere, virksomheder og foreninger. Hvad er udfordringerne? Konsulentfirmaet Deloitte har lavet en analyse af Aarhus Kommunes styrings- og samarbejdskultur. De har talt med borgmesteren, rådmænd, de øvrige byrådsmedlemmer, direktører, forvaltningschefer og medarbejdere. Deloittes analyse viser, at Aarhus Kommune på mange områder fungerer godt. Samtidig er der dog udfordringer i forhold til styring og samarbejde. Det gælder særligt på tværs af magistratsafdelingerne. Deloittes kortlægning viser også, at der på tværs af kommunen er udfordringer, når det gælder tillid og samarbejde, som er en forudsætning for gode og effektive løsninger. Det gælder både på administrativt og politisk niveau og i forholdet mellem de to niveauer. Ifølge Deloitte er der ikke enighed om den politiske samarbejdskultur. Det gælder både på tværs af partier og mellem udvalg og rådmænd/borgmester. Den manglende enighed om samarbejdsformen og -kulturen smitter af på den styringskultur, der er i resten af organisationen. Den politiske ledelse har ikke skabt gode nok rammer for at lede på tværs. Det er Deloittes indtryk, at der ikke er placeret nok kompetence til at træffe beslutninger i de fora, der går på tværs af organisationen - startende med direktørgruppen. Det samspil der sker på tværs af organisationen, er mere præget af forhandling end samarbejde. Hvad kan vi gøre? Styreforms- og strukturudvalget ønsker, at beslutninger gennemføres hurtigt og effektivt, og at der er en klar kompetence- og ansvarsfordeling. Beslutninger, der går på tværs af hele organisationen, skal føres ud i livet på samme måde overalt. Udvalget ønsker at arbejde med, hvordan man kan få et bedre samarbejde i kommunen. Udvalget ønsker, at der arbejdes med forskellige løsninger. Styrings- og ledelsesgrundlag, som kan bestå af: - Et værdigrundlag for godt samarbejde mellem byråd og administration. - En plan, som fastlægger, hvilke kompetencer byrådet, Magistraten og administrationen skal have. Magistratens rolle - Magistraten kan drøfte de tværgående sager hyppigere, tidligere og mere åbent. På den måde kan sagerne koordineres på et tidligere tidspunkt. - Magistratens rolle som kollektiv enhed kan styrkes, hvor hele eller dele af ansvaret for den administrative ledelse placeres hos Magistraten. Stadsdirektøren kan få en særlig forpligtelse til at rapportere til byrådet om indsatser, der går på tværs. Se faktaboks Sådan styres Aarhus Kommune side Se faktaboks Styreformer i danske kommuner side AARHUS KOMMUNE 9

10 Du kan overveje disse spørgsmål inden mødet og på den måde være lidt forberedt til arbejdet: Hvad mener du, der skal til for at styrke samarbejdet mellem det politiske og det administrative niveau? Hvad er dine egne erfaringer med godt samarbejde med kommunen? Hvilke værdier er vigtige for et værdigrundlag om forbedret samarbejde i kommunen? Er der behov for øget kontrol med, hvordan de politiske beslutninger udføres? Og hvilke former for kontrol vil du så pege på? 10 AARHUS KOMMUNE

11 Sådan styres Aarhus Kommune Aarhus Kommune har som den eneste kommune i landet magistratsstyre. Magistratsstyre betyder, at kommunen i det daglige arbejde ledes af Magistraten, som består af borgmesteren og fem rådmænd, der har ansvaret for hvert sit område. Borgmester og rådmænd er fuldtidslønnede i modsætning til de øvrige byrådsmedlemmer. Byrådet Populært sagt er byrådet kommunens Folketing, mens Magistraten er regeringen. Byrådet er kommunens øverste besluttende og bevilgende myndighed, der træffer afgørelse i sager - de såkaldte indstillinger - fra Magistraten. På årsbasis behandles rundt regnet 600 indstillinger. Byrådet består af 31 medlemmer. Magistraten Magistraten består af borgmesteren og de fem rådmænd. Magistraten forbereder byrådets møder og har dermed ansvaret for indstillinger til byrådet. Det er den enkelte rådmand i praksis, magistratsafdeling der har ansvaret for at udføre byrådets beslutninger. AARHUS KOMMUNE 11

12 Borgmesteren Borgmesteren er formand for både byrådet og Magistraten. Samtidig er borgmesteren den øverste politiske chef for Borgmesterens Afdeling, der blandt andet varetager økonomiske anliggender og koordinerende opgaver på tværs af magistratsafdelingerne. Rådmændene De fem rådmænd har det øverste politiske og administrative ansvar for hver deres magistratsafdeling. Magistratsafdelingerne indstiller sager til byrådet og udfører byrådets beslutninger. Rådmændene vælges som borgmesteren - for hele valgperioden, dvs. for fire år ad gangen. Faste udvalg Der er i alt syv faste udvalg i Aarhus Kommune. De faste udvalg består udelukkende af byrådsmedlemmer. Da Aarhus Kommune er en magistratsstyret kommune, har de faste udvalg kun rådgivende opgaver, blandt andet i forbindelse med sager, som er henvist fra byrådet. Udvalgene modtager desuden foretræder fra borgere, foreninger, institutioner og virksomheder, ligesom de af egen drift kan tage sager op til drøftelse og indkalde borgmesteren eller rådmændene til samråd. Direktørerne Stadsdirektøren og direktørerne er øverste administrative ledere af magistratsafdelingerne med reference til henholdsvis borgmesteren og rådmændene. Direktørerne udgør sammen med chefer fra Borgmesterens Afdeling direktørgruppen, som står for tværgående koordineringsopgaver på tværs af magistratsafdelingerne. Tværgående grupper Samarbejdet på tværs af magistratsafdelingerne foregår ofte i forskellige styre- og koordineringsgrupper, fx styregrupper for økonomi, IT og borgerservice. Styregrupperne har typisk til formål at følge udviklingen inden for et område og komme med input til strategier og projekter. Der er omkring 75 tværgående styreog arbejdsgrupper i Aarhus Kommune. Styreformer i danske kommuner I Danmarks 98 kommuner praktiseres tre forskellige styreformer: udvalgsstyre, mellemformstyre og magistratsstyre. Magistratsstyre Aarhus Kommune har som den eneste kommune i landet magistratsstyre. Det betyder, at kommunen i det daglige arbejde ledes af Magistraten. Magistraten består af borgmesteren og fem rådmænd, der har ansvaret for hvert sit område. Borgmester og rådmænd er fuldtidslønnede. Magistratens arbejdsopgaver forbereder sager til byrådet gennemfører trufne beslutninger træffer beslutninger i politiske sager, der ikke skal forelægges byrådet. 12 AARHUS KOMMUNE

13 Under byrådet er nedsat syv faste udvalg bestående af byrådsmedlemmer. Udvalgene har kun rådgivende opgaver i forhold til den enkelte rådmand og byrådet. Udvalgene har ingen selvstændig beslutningskompetence i politiske sager. Mellemformstyre Praktiseres i København, Odense, Aalborg og Esbjerg. Kommuner med mellemformstyre har borgmester og rådmænd, der er fuldtidslønnede. Borgmesteren og rådmændene er samtidig udvalgsformænd. I København, Odense og Aalborg har borgmestrene/rådmændene ansvaret for hvert sit område af administrationen. I Esbjerg er borgmesteren øverste leder af hele administrationen. Udvalgenes arbejdsopgaver er at: forberede sager til byrådet gennemføre trufne beslutninger træffe beslutninger i politiske sager, der ikke skal forelægges byrådet. Udvalgsstyre De fleste kommuner har udvalgsstyre. Borgmesteren er øverste administrative leder af hele administrationen og er som den eneste politiker fuldtidslønnet. Under byrådet er nedsat en række udvalg bestående af byrådsmedlemmer. Udvalgenes arbejdsopgaver er at: forberede sager til byrådet gennemføre trufne beslutninger træffe beslutninger i politiske sager, der ikke skal forelægges byrådet. AARHUS KOMMUNE 13

14 Tema 3: Organisering af servicen til borgerne Hvad handler det om? Aarhus Kommune ønsker at levere sammenhængende tilbud til borgerne på tværs af sektorer og opgaveområder. Det skal ske ved at arbejde tværfagligt både inden for kommunen og med eksterne samarbejdspartnere. Aarhus Kommune vil bidrage til et stærkt fællesskab, som hjælper borgerne til at klare sig selv. Kommunen vil fremme inklusion ved at rumme forskellighed og løfte opgaverne for det store flertal af borgere inden for de almindelige tilbud eksempelvis i dagtilbud og skoler. Servicen til borgerne skal leveres på en måde, som er gennemsigtig. Kommunen skal være åben og lydhør over for borgernes ønsker og synspunkter. Hvad er udfordringerne? Deloitte har undersøgt, hvordan kommunens organisering påvirker servicen til borgerne. De har talt med repræsentanter for borgerne (Ældrerådet, Handicaprådet, fællesrådene m.fl.), medarbejdere og ledere og politikere. Nogle byrådsmedlemmer peger på, at der kan være behov for at styrke borgernes stilling over for kommunen. Det er fx i situationer, hvor borgerne ikke er tilfredse med den service, som de modtager, eller er uenige i en afgørelse, og vil klage til kommunen. I interviewene med byrådsmedlemmerne bliver det også fremhævet, at borgerne ofte har vanskeligt ved at finde ud af, hvor de skal henvende sig. Borgerne oplever, at de bliver sendt rundt i systemet, uden at nogen tager ansvar for at løse deres problem. Det er særligt tilfældet for borgere, som er udsat for flere problemer på en gang. I andre interview bliver der peget på, at der med fordel kan være et tættere samspil mellem Borgerserviceafdelingen og de borgerrettede opgaver på beskæftigelsesområdet. Det kan også dreje sig om borgernes mulighed for at få telefonisk kontakt til kommunen, fælles åbningstider osv. Deloitte peger også på, at fordelingen af opgaverne mellem magistratsafdelingerne kan gøre det besværligt for borgerne at finde rundt i kommunen. Det drejer sig fx om: Hvornår forældre til et barn med handicap, skal henvende sig til PPR i Magistratsafdelingen for Børn og Unge (MBU), og hvornår de skal henvende sig til Handicapcenteret i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB). Når en borger med handicap eller sindslidelse skal have forskellige tilbud, fx bostøtte fra Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse (MSB) og hjemmehjælp fra Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg (MSO). Deloitte vurderer, at den nuværende opgavefordeling mellem magistratsafdelingerne kan fortsætte, men at der kan laves ændringer i opgavefordelingen, som samlet set vil skabe bedre sammenhæng i tilbuddene for borgerne. Hvad kan vi gøre? Styreforms- og strukturudvalget ønsker at styrke borgernes stilling over for kommunen. Det kan fx være mulighederne for at klage, hvis de er utilfredse med den service, som de har modtaget, eller er uenige i en afgørelse. Udvalget vil gerne have undersøgt forskellige muligheder for, at borgerne kan søge hjælp og komme i dialog med kommunen. Det kan fx være hjælp til at klage eller skærpede retningslinjer for, hvordan der bliver fulgt op på klager. Se faktaboksene Opgavefordelingen mellem magistratsafdelingerne samt Muligheder hvis man er utilfreds med servicen eller er uenig i en afgørelse side Hvis det besluttes, at der skal ske ændringer i opgavefordelingen, foreslår Styreforms- og strukturudvalget, at fokus skal være på de tre magistratsafdelinger, som leverer velfærdsydelser til borgerne (Magistratsafdelingerne for Børn og Unge, Sociale Forhold og Beskæftigelse samt Sundhed og Omsorg). Der skal findes løsninger, som giver mere sammenhængende tilbud til borgerne, som styrker mulighederne for fællesskaber, og for at borgerne kan klare sig selv. Det drejer sig om: Tilbud til borgere med mulig arbejdsevne i sammenhæng med beskæftigelsestilbuddene. Sammenhængende tilbud med pleje, støtte, omsorg og rehabilitering til borgere, som langvarigt har mistet arbejdsevnen, borgere med handicap og ældre. 14 AARHUS KOMMUNE

15 Sammenhængende løsninger for tilbuddene til børn og unge, som har brug for særlig støtte. Udvalget anbefaler endvidere, at det undersøges, om der er opgaver, som kan flyttes ud af Magistratsafdelingen for Børn og Unge (MBU). Kunne tilbuddene til de årige samles med enten beskæftigelsestilbuddene eller fritidstilbuddene. Det kunne også være en samling af sundhedstilbuddene til børn og unge med de øvrige sundhedstilbud i kommunen. Styreforms- og strukturudvalget foreslår, at byrådet arbejder videre med de fire nedenstående modeller: Model A: Den nuværende opgavefordeling i seks magistratsafdelinger fortsætter uændret. Model B: Antallet af magistratsafdelinger er uændret seks. Tilbuddene til børn, som har brug for særlig støtte, samles med de almene tilbud i Magistratsafdelingen for Børn og unge. Socialområdet opdeles, således at tilbuddene til borgere, som har en mulig erhvervsevne, samles med beskæftigelsestilbuddene i en beskæftigelsesmagistratsafdeling. Tilbuddene til borgere, som langvarigt har mistet erhvervsevnen samles med tilbuddene i Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg. Model C: Magistratsafdelingerne for Teknik og Miljø og Kultur og Borgerservice lægges sammen. Herved vil der ske en samling af opgaverne, som vedrører byen kultur, fritid, planlægning, natur, miljø mv. Model D: Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse fusioneres med de øvrige magistratsafdelinger. Opgaverne flyttes som ved model B. Dog flyttes beskæftigelsesområdet til Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice i stedet for at være en selvstændig afdeling. Se faktaboks Modeller for organisering af Aarhus Kommune side 16. Du kan overveje disse spørgsmål inden mødet og på den måde være lidt forberedt til arbejdet: Hvad kan kommunen gøre for, at borgerne oplever bedre sammenhæng i den kommunale service? Hvordan ser den gode kommunale rådgivning ud med dine øjne? Hvordan kan borgerne blive bedre stillet i forbindelse med klager? Hvad kan kommunen gøre for at undgå, at en sag bliver til en sag? Hvad er fordele og ulemper ved en samling af opgaver vedrørende velfærdsydelser (Model B, D) og kultur, fritid, planlægning, natur, miljø mv. (Model C)? AARHUS KOMMUNE 15

16 Modeller for organisering af Aarhus Kommune MBA = Borgmesterens Afdeling MKB = Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice MTM = Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø MSO = Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg MSB = Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse MBU = Magistratsafdelingen for Børn og Unge Afdelinger i Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse: FBU = Familie, børn og Unge BO = Beskæftigelsesområdet SO = socialområdet 16 AARHUS KOMMUNE

17 Opgavefordelingen mellem magistratsafdelingerne Opgavefordelingen mellem kommunens magistratsafdelinger er sådan Borgmesterens Afdeling varetager de centrale opgaver i Aarhus Kommune inden for politisk betjening, økonomi, HR, jura, it, indkøb, integration samt erhvervs- og byudvikling. Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse er dels ansvarlig for tilbud til borgere, der står uden for eller er i risiko for at miste tilknytningen til arbejdsmarkedet, dels tilbud til personer med handicap, sindslidende, misbrugere og udstødte, udsatte børn og unge. Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø løser kommunale opgaver vedrørende udvikling og salg af byudviklings- og omdannelsesområder, forvaltning og udvikling af kommunens miljø, natur, landskab og rekreative områder, behandling af byggesager, opkrævning af ejendomsskatter og tilsyn med det almene byggeri. Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg løfter blandt andet opgaver som drift af lokalcentre og plejehjem, træning og rehabilitering, pleje og praktisk hjælp til alle borgere uanset alder, kørselsordninger, administration af pension, boligstøtte og personlige tillæg. Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice har ansvaret for en lang række opgaver og tilbud inden for blandt andet kultur, idræt, fritid, borgerservice, biblioteker og musik. Magistratsafdelingen for Børn og Unge tager i et 0-18 års perspektiv hånd om kommunens børn i dagtilbud, skoler, fritidstilbud og specialskoler. Børn og Unge står også for sundheds- og tandpleje. Muligheder hvis man er utilfreds med servicen eller er uenig i en afgørelse Klagemuligheder: Afgørelser om tildeling af økonomiske ydelser, fx kontakthjælp, boligstøtte og børnefamilieydelse, og afgørelse inden for bygge- og planlovgivningen kan påklages til et klageorgan, som er fastlagt i loven. Opgaver som undervisning, børnepasning, ældrepleje (faktisk forvaltningsvirksomhed) er der typisk ikke en lovbestemt klageadgang for, og der kan ikke klages til en anden offentlig myndighed. Tilsynet med kommunerne og Folketingets ombudsmand kan tage sager op og vurdere om kommunen har handlet lovligt. Nedenfor beskrives en forslag til, hvordan klager kan besvares hurtigere, og to modeller for, hvordan borgerne kan få hjælp til at klage. Styrket borgerkontakt - hurtig respons på klager Styrket Borgerkontakt kombinerer den faglige indsigt og erfaring som ansatte i en forvaltning har på hvert deres område med den nyeste viden om, hvad der virker, når man vil forebygge eller håndtere konfliktfyldte situationer. Derfor betoner man Hurtig og direkte kontakt med borgeren Anvendelse af grundlæggende mæglingslignende teknikker Fokus på at lytte og være undersøgende - sammen med borgeren At være løsningsorienteret; på sagen og indholdet, og ikke mindst på processen Fokus på andre elementer i klagen end det rent formelle AARHUS KOMMUNE 17

18 Sagsbehandleren ringer op til en borger i forbindelse med en klage. Og får øjeblikkelig en reaktion fra borgeren. Herved kan man løse og afklare flere sager og undgå en langtrukken, tungt bureaukratisk proces, som for det meste har en negativ indflydelse på sagen og tilfredsheden i forbindelse med denne. Måden en sag håndteres på har en ekstrem stor indflydelse på sagens udfald og oplevelsen af denne. Erfaringer fra Holland viser Besparelser i tid og penge på pct. Klageproceduren standses i ca. 50 pct. af sagerne Jobtilfredshed hos de ansatte stiger med ca. 20 pct. Sagsbehandlingstid går ned med ca. 20 pct. Borgertilfredshed stiger med ca. 20 pct. Kilde: Borgerrådgivere Borgerrådgivere er karakteriseret ved ikke at være en del af den almindelig kommunale administration. Borgerrådgivere er forankret direkte under byrådet. Borgerrådgivere kan have disse opgaver: Rådgivning og vejledning af borgere, som henvender sig til kommunen. Det kan fx være at hjælpe borgeren videre i klagesystemet. Borgerrådgiveren kan også hjælpe med at forklare indholdet af en afgørelse. Borgerrådgiveren kan ikke behandle klager, hvor der i loven er bestemt en klageadgang. Borgerrådgiveren kan heller ikke foretage en ny vurdering af indholdet af sager, fordi ansvaret for indholdet af sagerne ligger i kommunens forvaltninger. Behandle klager over sagsbehandlingen, herunder kommunens overholdelse af loven, uskrevne sagsbehandlingsregler samt kommunens værdigrundlag. Borgerrådgiveren vil også kunne behandle klager over medarbejdernes optræden. Behandle klager over faktisk forvaltningsvirksomhed, for eksempel klager over børnepasning, undervisning og ældrepleje. Borgerrådgiveren vil dog ikke kunne behandle klager over det politisk vedtagne serviceniveau, idet byrådet har kompetencen til at fastlægge serviceniveauet. Uafhængig hjælp Det vil også være muligt at organisere hjælpen til borgerne hos en ekstern part, som er uafhængig af kommunen. Opgaven vil skulle udbydes. Den kan varetages af fx et advokatfirma eller en retshjælp. Opgaverne kan være: At vejlede borgerne, når de henvender sig vedrørende en sag, hvor kommunen er involveret. Henvendelsen kan ligesom ved borgerrådgiveren vedrøre sagsbehandlingen, herunder overholdelse af god forvaltningsskik, medarbejdernes optræden og faktisk forvaltningsvirksomhed (fx børnepasning, undervisning og ældrepleje). At få hjælp til at forstå en afgørelse, hjælp til at finde rundt i klagesystemet og hjælp til at formulere en eventuel klage. Klagevejledningen skal ses som supplement til den vejledning, der allerede i da gives i forvaltningen og i Borgerservice. At få vejledning om indholdet af afgørelsen. Der vil ikke kunne foretages en decideret klagesagsbehandling, men borgerne vil kunne få kvalificeret vejledning om, hvorvidt de har en grund til at klage over en afgørelses indhold. Hvis det er tilfældet, vil borgerne kunne få hjælp til at formulere en klage til kommunen eller til en eventuel klageinstans. På dette område er der en udvidet handlefrihed sammenlignet med borgerrådgiveren. 18 AARHUS KOMMUNE

19 Til egne notater AARHUS KOMMUNE 19

20 Informationsmaterialet er udarbejdet i Borgmesterens Afdeling, Aarhus Kommune, februar Materialet henvender sig til borgere, foreninger og organisationer, der deltager i inddragelsesprocessen vedrørende Aarhus Kommunes organisering.