UDBUD. Udbudsbetingelser

Transkript

1 UDBUD Udbudsbetingelser Indkøb af vaskekabinet til Fælles hjælpemiddeldepot til vask og tørring af plejesenge og øvrige hjælpemidler Rudersdal Kommune

2 Indholdsfortegnelse Indhold 1 Indledning Baggrund og formål Opgavens omfang Udbudsmaterialet Ordregivers forhold Tilbudsgivers forhold Fortrolighed Forventet tidsplan for udbuddet Kommunikation Kommunikation mellem Ordregiver og Tilbudsgiver Spørgsmål til udbuddet Besigtigelse af bygningen Ændring af udbudsmateriale Afgivelse af tilbud Tilbudsafgivelse og formkrav Forhandlingsrunde Vedståelsesfrist For konsortier Ejendomsret Udelukkelsesgrunde og egnethed Personlige forhold Økonomiske forhold Teknisk og faglig formåen Udnyttelse af andre enheders kapacitet Evaluering af tilbud Tildelingskriterier Økonomi Funktionalitet Levering, service og vedligehold

3 13 Forhandling og underretning om tildelingsbeslutning og underskrift af kontrakt

4 1 Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Rudersdal Kommunes annoncering af kontrakt om indkøb af vaskekabinet til det kommende fælles hjælpemiddeldepot mellem Hørsholm, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal Kommuner. Udbuddet gennemføres i henhold til udbudslovens afsnit IV, idet opgaven antages at have klar grænseoverskridende interesse, jf. udbudslovens 191, stk. 1, jf. 10 (Lov nr af 15. december 2015). 2 Baggrund og formål Pr. 1. oktober 2017 indvies et nyt fælles hjælpemiddeldepot, som oprettes i et samarbejde mellem Rudersdal, Hørsholm og Lyngby-Taarbæk Kommuner. Formålet med en fælles drift er at øge kvaliteten og servicen over for borgerne og samtidig skabe en mere effektiv drift. I den forbindelse er der truffet beslutning om, at der investeres i en vaskekabinet til det fælles hjælpemiddeldepot, som kan automatisere vaske- og tørreprocessen som i dag foregår ved håndkraft. Denne annoncering skal således føre til, at det fælles hjælpemiddeldepot efter endt installation står med et fuldt funktionsdygtigt og anvendeligt vaske- og tørrekabinet, som fuldt ud er i tråd med formålet om at sikre en effektiv og sikker drift. Kommunen ønsker at vaske- og tørrekabinettet skal stå klar 1. oktober 2017, når Hjælpemiddeldepotet indvies. 3 Opgavens omfang Kommunerne ønsker et vaskekabinet, som er egnet til og som kan håndtere vask og tørring af kommunernes forskellige hjælpemidler. Kommunerne ønsker at følge anbefalinger i Statens Seruminstituts Nationale Infektionshygiejniske Retningslinjer i så stor udstrækning som muligt. Anbefalingerne er kun at anvende kemisk desinfektion, når det er nødvendigt, og rengøring alene ikke er tilstrækkeligt, eller når varmedesinfektion ikke er mulig 1. Kommunerne har på nuværende tidspunkt senge og hjælpemidler, der ikke kan tåle de høje temperaturer en termisk vaskeproces kræver, hvorfor det er nødvendigt, at der også kan benyttes kemi i vaskeprocessen. Kommunerne ønsker et vaskekabinet, der både nu og i fremtiden vurderes at kunne leve op til de gældende krav og anbefalinger for desinfektion. Borgerne udskrives hurtigere fra hospitalerne og flere opgaver klares i kommunen. I takt med at der oprettes akutteams i kommunerne, vil flere borgere kunne undgå en indlæggelse. Denne udvikling stiller større krav til plejeopgaverne og tilstedeværelsen af de nødvendige hjælpemidler samt vask og desinfektion af hjælpemidler. Der efterspørges derfor med denne annoncering et vaskekabinet, der kan rengøre både ved kemisk desinfektion og varmedesinfektion. 1 %20dansk/Smitteberedskab/Infektionshygiejne/NIR/NIR%20Desinfektion.ashx 4

5 Ordregiver ønsker således at indkøbe 1 stk. komplet og fuldt funktionsdygtigt vaskekabinet inklusiv vandbehandlingsanlæg/blødgøringsanlæg, beregnet til rengøring og tørring af plejesenge og øvrige hjælpemidler. Såfremt Leverandøren vurderer, at der er brug for andet udstyr end ovennævnte for at opnå et fuldt funktionsdygtigt vaskeanlæg, skal dette udstyr inkluderes i tilbuddet. Det er Leverandørens ansvar at dette inkluderes i tilbuddet. Der vil ikke være mulighed for at få yderligere betaling herfor. Ordregiver ønsker endvidere tilbud på rullevogne til mindre hjælpemidler, tilbud på service og reparation samt på forbrugsstoffer til drift af maskinen, se Bilag 4 Tilbudsskema. Leverandørens ansvar Leverandøren er ansvarlig for levering og montering af 1 stk. komplet, fuldt lovligt og fuldt funktionsdygtigt vaskekabinet alt inklusiv. Opgaven omfatter således levering, montering/installation, tilslutning (inklusiv vandbehandlingsanlæg/blødgøringsanlæg) samt test og indkøring af kabinettet/løsningen, på hjælpemiddeldepotet. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at udarbejde en installations- og bygningstilpasningsbeskrivelse, der beskriver hvilke bygningstilpasninger og bygningsforberedelser, som Ordregiver skal foretage, for at det tilbudte vaskekabinet kan monteres og tilsluttes af Tilbudsgiver, og herefter ibrugtages af Ordregiver, jf. endvidere kravspecifikationen. Ordregiver har vedlagt en plantegning i bilag 2, som Leverandøren kan orientere sig i. Leverandøren opfordres endvidere til at deltage i besigtigelsen den 6. juni Endelig levering af vaskekabinettet afhænger af, at driftstesten bestås og godkendes af Ordregiver. Ordregivers ansvar Ordregiver er ansvarlig for at følge Leverandørens instrukser som beskrevet i installations- og bygningstilpasning og foretage de nødvendige bygningsforberedelser og bygningstilpasninger. Såfremt Ordregiver har fulgt Leverandørens anvisninger, vil Leverandøren bære ansvaret, såfremt der skal foretages yderligere tilretninger i lokalet for at opnå et fuldt funktionsdygtigt vaskekabinet. De nærmere krav til leverancen findes i udbudsmaterialets Bilag 1 Kravspecifikation samt plantegning bilag 2, mens Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af udbudsdokumentet Kontraktudkast vedrørende levering af vaskekabinet Fælles hjælpemiddeldepot. 4 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmaterialeindeholder følgende dokumenter: Ud over nærværende udbudsbetingelser: - Kontraktudkast vedrørende levering af vaskekabinet til Fælles hjælpemiddeldepot - Bilag 1 Kravspecifikation vaskekabinet 5

6 - Bilag 2 Tegning - Bilag 3.a Erklæring for virksomheder i sammenslutning - Bilag 3.b Støtteerklæring, økonomisk og finansiel formåen - Bilag 3.c - Støtteerklæring, teknisk og faglig formåen - Bilag 4 Tilbudsskema - Bilag 5 Tro- og loveerklæring på udelukkelsesgrundene - Bilag 6 - Tilbudsbrev - Bilag 7 Instruktion til Ordregivers elektroniske indkøbssystem Bubo24 Samt de spørgsmål og svar, og informationer f.eks. eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar der i annonceringsperioden vil fremgå af Rudersdal Kommunes hjemmeside: Tilbudsgiver opfordres straks ved download af nærværende udbudsmateriale til at sikre sig, at materialet er fuldstændigt. Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. I udbudsmaterialet indgår spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se punkt 8 Tidsplan for udbuddet). 5 Ordregivers forhold Ordregiver er: Rudersdal Kommune Ældreområdet Stationsvej 36 DK-3460 Birkerød EANnr.: Kontaktafdeling i forbindelse med udbuddet: Rudersdal Kommune Ældreområdet Stationsvej 36 DK-3460 Birkerød Kontaktperson: Helle Hammond Jensen, hhje@rudersdal.dk Ordregiver kan på hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. Alle henvendelser i forbindelse med udbuddet skal ske i henhold til Udbudsbetingelsernes afsnit 9 om kommunikation indtil tilbudsafgivelsen. 6

7 6 Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal i tilbudsbrevet (Bilag 6)angive oplysninger vedrørende: firmanavn cvr-nummer eller tilsvarende udenlandsk virksomhedsnummer (hvis udenlandsk virksomhed), kontaktperson kontaktoplysninger til kontaktperson 7 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Aktindsigt vil blive behandlet i overensstemmelse med gældende lovgivning. Ordregiver er dog til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiveren modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. 8 Forventet tidsplan for udbuddet 30. maj 2017 Offentliggørelse af annonce 2. juni 2017 kl. 12:00 Tilmelding til spørgemøde og besigtigelse (hhje@rudersdal.dk) 6. juni 2017, kl. 9: Spørgemøde og besigtigelse (foregår på adressen Rundforbivej 176, 2850 Nærum) 8. juni 2017 Frem til og med dette tidspunkt kan der stilles spørgsmål, som under alle omstændigheder vil blive besvaret. 12. juni 2017 Frem til og med denne dato, kan der ske offentliggørelse af yderligere oplysninger inkl. spørgsmål og svar på: juni 2017, kl Frist for indledende tilbud juni 2017 Ordregivers gennemgang af tilbud juni 2017 Forhandlingsmøder juni 2017 Tilbudsgivers evt. tilretning af tilbud 26. juni kl Tilbudsfrist for afgivelse af endeligt tilbud juni 2017 Vurdering af endelige tilbud 28. juni.2017 Underretning om tildeling af kontrakt 9 Kommunikation 7

8 9.1 Kommunikation mellem Ordregiver og Tilbudsgiver Udbudsmaterialet vil være tilgængeligt på Ordregivers hjemmeside Al kommunikation, indtil Tilbudsfrist, mellem Ordregiver og potentielle tilbudsgivere, vil udelukkende foregå skriftligt, dog med undtagelsen af besigtigelsen (se punkt 9.3). Al kommunikation vedrørende nærværende udbudsforretning foregår på dansk. Se nærmere under punkt 10.1 vedrørende tilbudsafgivelse og sprog. 9.2 Spørgsmål til udbuddet Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, aftalevilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Hvis Tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til at gøre Ordregiver opmærksom herpå. Ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for den udbudte ydelse. Tilbudsgiver opfordres til grundig gennemlæsning og til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes skriftligt til Ordregiver på hhje@rudersdal.dk Spørgsmål der er Ordregiver i hænde senest den i tidsplanen angivne frist 8. juni vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål der modtages efter denne frist, kan ikke garanteres svaret, men vil blive besvaret i det omfang det er muligt at meddele svar senest den 12. juni Spørgsmål der modtages senere end 12. juni 2017, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål modtaget i henhold til ovenstående, vil sammen med svarene på disse, løbende blive offentliggjort i anonymiseret form på Ordregivers hjemmeside. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på ordregivers hjemmeside. Undtaget ovenstående uddybning af spørgsmålsproceduren er beskrivelsen i punkt 9.3 vedrørende besigtigelse. 9.3 Besigtigelse af bygningen 8

9 Udbudsmaterialets Bilag 2 indeholder tegningsmateriale over den bygning, hvor vaskekabinettet skal installeres. Som supplement til dette materiale vil der blive afholdt spørgemøde og besigtigelse på Rundforbivej 176, 2850 Nærum. Dette skal ses i forhold til den installations- og bygningstilpasningsbeskrivelse, som Tilbudsgiver skal aflevere som en del af sit tilbud. Potentielle tilbudsgivere, der ønsker at deltage i besigtigelsen, opfordres til at give Ordregiver besked herom på hhje@rudersdal.dk, jf. tidsplanen. Det er dog ikke et krav for deltagelse, at der er sket en tilmelding. Under hensyntagen til Ordregivers pligt til ligebehandling og potentielle tilbudsgiveres lige og samtidige adgang til spørgsmål og svar, vil dagen blive afholdt med deltagelse af alle interesserede tilbudsgivere samtidigt, afholdt på følgende måde: - Dagen vil blive indledt med en besigtigelse af bygningen og lokalerne. Her har tilbudsgivere mulighed for på egen hånd at opmåle, at tage fotos og ved selvsyn notere sig de bygningsmæssige forhold. Der kan ikke stilles spørgsmål under selve besigtigelsen. - Herefter følger en spørgedel, hvor tilbudsgivere i plenum kan stille uddybende spørgsmål, der vil blive besvaret med det samme i det omfang det er muligt. Disse spørgsmål vil også blive taget til referat, og de vil sammen med svar blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside senest den 12. juni Spørgemødet vil udelukkende foregå på dansk. Fremkommer der spørgsmål under spørgedelene, der af tekniske eller andre årsager ikke kan besvares af Ordregiver med det samme, vil disse blive noteret og lagt på Ordregivers hjemmeside senest d. 12. juni Ændring af udbudsmateriale Ordregiver vil lægge rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet på Ordregivers hjemmeside: således at det er synligt for alle potentielle tilbudsgivere. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydelige uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom på dette, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet. 10 Afgivelse af tilbud 10.1 Tilbudsafgivelse og formkrav Det er ikke muligt at afgive deltilbud. Det ønskede tilbud skal derfor indeholde hele den efterspurgte leverance. 9

10 Indledende tilbud skal afgives senest d. 15. juni kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive afvist. Fysisk indlevering: Tilbud skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Rudersdal Kommune Ældreområdet Stationsvej Birkerød Tilbud kan ikke afgives på anden vis. Tilbuddet bedes afleveret i to [2] papireksemplarer samt ét [1] elektronisk eksemplar vedlagt som USB-stik. Tilbuddet bør afleveres i en lukket forsendelse, der er mærket Tilbud på vaskekabinet til Rudersdal Kommune. Må ikke åbnes af poståbningen". Tilbud skal være på dansk. Produktblade, omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må dog gerne være på engelsk, svensk eller norsk såfremt materialet ikke foreligger på dansk. Tilbuddet skal indeholde: Der henvises til bilag 6 tilbudsbrev vedr. tilbuddets elementer og tjekliste Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. Tilbudspriser på de i tilbudslisten anførte ydelser ønskes angivet som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms, men inklusive eventuelle øvrige udgifter. Ordregiver forbeholder sig ret til, til enhver tid, at indhente yderligere dokumentation hos Tilbudsgiver eller til anden side, i relation til Tilbudsgivers samlede tilbud Forhandlingsrunde Efter modtagelse af tilbud vil Ordregiver indkalde alle tilbudsgivere, der vurderes egnede ift. de kriterier, som Ordregiver har opstillet i pkt. 11 til et forhandlingsmøde. I forbindelse med forhandlingsfasen vil Ordregiver sørge for, at der vil være gennemsigtighed, og at ligebehandlingsprincippet overholdes. Efter forhandlingsmødet får alle de tilbudsgivere, der har været afholdt forhandlingsmøder med, mulighed for at foretage eventulle nødvendige tilpasninger i deres tilbud, inden de afgiver et endeligt tilbud. Fristen for afgivelse af endeligt tilbud er den 26. juni kl Ordregiver vil tildele kontrakten til den leverandør, der har opnået bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. pkt Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 10

11 Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Ordregiver fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende, da tilbudsgiver i så fald kan komme til at tage forbehold, som kan medføre afvisning af tilbud For konsortier Er Tilbudsgiver et konsortium skal Bilag 3 Erklæring for virksomheder i sammenslutning udfyldes, efter den anvisning, der står i bilaget. Blandt konsortiets medlemmer skal der udpeges en fælles befuldmægtiget, der har fuld prokura for Ordregiver. De i konsortiet deltagende virksomheder hæfter solidarisk, direkte og ubetinget over for Ordregiver i forbindelse med tilbuddet og eventuel kontraktindgåelse Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. 11 Udelukkelsesgrunde og egnethed 11.1 Personlige forhold Tilbudsgiver skal udfylde tro- og loveerklæring, jf. bilag 5 om obligatoriske udelukkelsesgrunde. Tilbudsgivere, der ikke kan dokumentere de i tro- og loveerklæringen nævnte forhold, vil ikke komme i betragtning til kontrakten Økonomiske forhold Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for positiv egenkapital i de seneste tre regnskabsår. Tilbudsgivere, der ikke kan dokumentere en positiv egenkapital, vil ikke komme i betragtning til kontrakten. Såfremt Tilbudsgiver har eksisteret i mindre end 3 år, skal der alene oplyses om nøgletallene for det/de afsluttede regnskabsår, hvor tilbudsgiver har eksisteret. 11

12 11.3 Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal have erfaring med levering og montering af vaskekabinetter til f.eks. depoter, sygehuse eller lignende. Tilbudsgiver skal således kunne fremvise dokumentation for mindst 2 leverancer af sammenlignelig karakter med den udbudte opgave, herunder referencer, der omfatter levering og montering af vaskekabinetter til senge og hjælpemidler i løbet af de seneste 3 år med angivelse af beløb, tidspunkter, modtagere og kontraktens indhold. Tilbudsgivere, der ikke vedlægger den her specificerede dokumentation, vil ikke komme i betragtning til kontrakten Udnyttelse af andre enheders kapacitet Baserer en tilbudsgiver sit tilbud på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen, skal dette oplyses i bilag 3.b og bilag 3.c. Tilbudsgiver skal endvidere dokumentere, at denne eller disse andre enheder accepterer at hæfte solidarisk med tilbudsgiver for Kontraktens gennemførsel. Der skal vedlægges en støtteerklæring fra enheden, som benyttes som kapacitet for opfyldelse af Ordregivers mindstekrav. Baserer en tilbudsgiver sit tilbud på en eller flere andre enheders tekniske og faglige formåen, skal tilbudsgiver for hver enhed godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammeaftalen ved at fremlægge dokumentation for enhedens tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i aftaleperioden. 12 Evaluering af tilbud 12.1 Tildelingskriterier Det bedste forhold mellem kvalitet og pris vil være grundlaget for tilbudsevalueringen. Følgende tildelingskriterier i prioriteret rækkefølge vil være gældende: 1. Økonomi 2. Funktionalitet 3. Levering, service og vedligehold 12.2 Økonomi Alle de af Tilbudsgiver afgivne priser skal angives som nettopriser i danske kroner eksklusiv moms, men inklusive alle afgifter, herunder monterings- og leveringsomkostninger mv., jf. udkast til kontrakt 11. Det estimeres at vaskekabinettet skal vaske vaske pr. dag. Ordregiver kender på nuværende tidspunkt ikke det eksakte vaskebehov, men til brug for tilbudsafgivelsen regnes med 20 12

13 vaske pr. dag svarende til vaske årligt, hvoraf er kemiske vaske og er termiske vaske pr. år. A.1. Anskaffelsespris på vaskekabinet Tilbudsgiver skal angive anskaffelsesprisen i udbudsmaterialets Bilag 4 Tilbudsskema pos.nr Prisen skal være inklusive 1 stk. monteret og tilsluttet, testet og brugsklart vaskekabinet inklusive vandbehandlingsanlæg/blødgøringsanlæg og andet relevant tilbehør for at opnå et fuld driftsbar vaskekabinet. Ordregiver står selv for fremføring af brugsvand til blødgøringsanlægget. Der skal afgives pris på én stålside. Ordregiver har mulighed for at tilkøbe en ekstra til maksimalt samme pris. Prisen skal være inklusiv instruktion og oplæring af personale samt nødvendige manualer til brug af kabinettet. Indeholdt i prisen skal også være projektlederfunktion, en installations- og bygningstilpasningsbeskrivelse samt de i kontrakten beskrevne opstarts- og sparringsmøder. Prisen skal være eksklusiv udførelse af nødvendige bygningstilpasninger, der vil blive foretaget af Ordregiver ud fra Tilbudsgivers vedlagte Installations- og bygningstilpasningsbeskrivelse. A.2: Tilbehørsprogram Tilbudsgiver skal endvidere give pris på følgende tilbehør: 1) 2 stk. rullevogn til mindre hjælpemidler 2) 1 stk. rullevogn med indsats til madrasser Med mindre hjælpemidler menes bl.a. benstøtter til bækkenstole, benstøtter til kørestole, toiletforhøjere, badetaburetter, Roho-puder, kørestolsborde, rygge fra badetaburetter, potter fra bækkenstole, rollatorkurve, sengegavle m.m. B. Forbrug af el og vand Leverandøren skal afgive oplysninger om vaskekabinettets strøm og vandforbrug ud fra følgende vaskeeksempler: Kemisk vask Gennemførelse af stk. standardvaske inkl. tørring. Med standardvask menes et sengevaskeprogram, der vasker og desinficerer med højest 45 grader varmt vand, med efterfølgende tørring. Termisk vask Gennemførelse af stk. standard termisk vask inkl. tørring. Med standardvask menes et sengevaskeprogram, der vasker og desinficerer med 70 grader varmt vand i 10 minutter, med efterfølgende tørring. 13

14 C. Service og drift Service og drift vedrører økonomiske forhold efter Ordregivers ibrugtagning af vaskekabinettet. Det skal lægges til grund, at maskinen skal vaske kemiske vaske og termiske vaske pr. år. Med udgangspunkt i det ovenfor oplyste antal vaske, skal leverandøren oplyse antallet af serviceeftersyn iht. Leverandørens serviceskema samt prisen pr. serviceeftersyn. Oplysningerne angives i udbudsmaterialets Bilag 4 - Tilbudsskema under pkt Timepris for tekniker, 1. time og Timepris for tekniker, efterfølgende timer beregnes ud fra Ordregivers forventede forbrug i år 1 til teknikertimer. Oplysningerne angives under pkt D. Forbrugsstoffer (option) Forudsætninger for beregningen i tilbudsskemaet bilag 4 er som følgende: Ordregiver anslår, at det estimerede vaskebehov fordeler sig med 50% med kemisk vask og 50% med termisk vask. Leverandøren skal således i tilbudsskemaet oplyse det årlige forbrug af forbrugsstoffer, pris pr. enhed samt samlet pris i tilbudsskemaet bilag 4. Kemisk vask Tilbudsgiver skal angive forbruget af vaskemidler, dvs. vaskemiddel/sæbe, afspændingsmiddel samt eventuel anden nødvendig kemi, til gennemførelse af standardvask inkl. tørring. Med standardvask menes et sengevaskeprogram, der vasker og desinficerer med højest 45 grader varmt vand, med efterfølgende tørring. Termisk vask E. Garanti (option) 12.3 Funktionalitet Tilbudsgiver skal angive forbruget af vaskemidler, dvs. vaskemiddel/sæbe, afspændingsmiddel samt eventuel andre nødvendige forbrugsstoffer, til gennemførelse af standard termisk vask inkl. tørring. Med standardvask menes et sengevaskeprogram, der vasker og desinficerer med 70 grader varmt vand i 10 minutter, med efterfølgende tørring. Forbrugsstofferne I tilbudsskemaet skal Leverandøren afgive en pris på de af Leverandøren anbefalede forbrugsstoffer. Leverandøren skal afgive en rabatsats, som skal være gældende for Leverandørens til enhver tid gældende officielle prisliste inden for samme forbrugsstofkategori. Dvs. såfremt Leverandøren angiver en rabatsats på 15 % på det i tilbudsskemaet tilbudte vaskemiddel, skal leverandøren give 15% på vaskemidler på Leverandørens til en hver tid gældende prisliste på vaskemidler. Leverandøren angiver prisen for tilkøb af ekstra garanti i årene 3, år 4, år 5. 14

15 1. Tilbudsgiver skal beskrive, hvor lang tid vask og tørring tager fra vaskeprogrammet sættes i gang, til de pågældende hjælpemidler kan tages ud fra vaskekabinettet ift. nedenstående vaskeeksempler: i. Kemisk vask: En standardvask, hvormed menes et termokemisk sengevaskeprogram der vasker og desinficerer med højest 45 grader samt med efterfølgende tørring af hjælpemidlet samt angivelse af el- og vandforbruget på 1 stk. af ovennævnte standardvask inkl. tørring. ii. Termisk vask: En standardvask, hvormed menes et sengevaskeprogram, der vasker og desinficerer med 70 grader varmt vand i 10 minutter, med efterfølgende tørring samt angivelse af elog vandforbruget på 1 stk. af ovennævnte standardvask inkl. tørring. 2. Beskrive hvilke vaskeprogrammer, der medfølger til vaskekabinettet, samt i hvilken grad programmer kan laves/kodes individuelt efter Ordregivers behov. 3. Det skal beskrives, i hvilket omfang programmerne genanvender vand. 4. Beskrive hvor lang tid der går efter et vaskeprogram er afsluttet, til vaskekabinettet er klar til at et nyt program kan igangsættes. 5. Beskrive procedure for og hvor lang tid det tager at skifte fra kemisk vask til termisk vask. Hvad lægger Ordregiver vægt på: Ad1: Ordregiver vil tillægge det positiv værdi, at de beskrevne standardvaske tager kortest muligt tid, men at den samlede vaskeproces stadig sigter mod at opnå et grundigt og velgennemført vaskeresultat. Ad2: Ordregiver vil lægge positivt vægt på, at vaskeprogrammer kan tilpasses Ordregivers forskellige vaskebehov, herunder give mulighed for indstilling af temperaturer, muligheder for at tilpasse vaskeprogrammerne til forskellige typer af hjælpemidler samt mulighed for at indstille maskinen til forskellig grad af smuds- og bakterieforekomst. Ad3: Ordregiver vil lægge vægt på, at programmerne genanvender vand i videst muligt omfang. Ad4: Ordregiver vil tillægge det positiv værdi, hvor hurtigt vaskekabinettet er klar til ny vask efter at et vaskeprogram er gennemført. Ad5: Ordregiver vil tillægge det positiv værdi, hvor hurtigt vaskekabinettet er til at skifte fra kemisk vask til termisk vask, samt hvor let det for personalet at skifte mellem de to vasketyper Levering, service og vedligehold 1. Tilbudsgiver skal angive en tidsplan for følgende milepæle: i) Vaskekabinettet ankommer til Rundforbivej 176, 2850 Nærum ii) Vaskekabinettet installeres iii) Vaskemaskinen er driftstestet 2. En nærmere beskrivelse af den serviceorganisation, som Leverandøren stiller til rådighed. 3. Angivelse af de dagligdagsrutiner, som depotpersonalet kan og skal udføre for at vedligeholde og drifte vaskekabinettet: i) Hvordan påfyldning af forbrugsstoffer foregår 15

16 ii) i hvilket omfang rengøring af maskindele og eksempelvis dysser m.m. bør foretages iii) hvor ofte og hvordan udskiftning af filtre m.m. kan forventes foretaget iv) Øvrige dagligdagsrutiner iht. Leverandørens angivelse 4. Leveringstid på vaskemidler Hvad lægger Ordregiver vægt på: Ad1) Ordregiver lægger positiv vægt på, hvor hurtigt Leverandøren kan levere, installere og driftsteste vaskekabinettet, samt i hvor høj grad Leverandøren sandsynliggør, at vaskekabinettet kan være klar til drift, når Hjælpemiddeldepotet indvies. Ad2) Ordregiver vil lægge positivt vægt på, at Leverandøren stiller en serviceorganisation til rådighed, som effektivt og hurtig kan håndtere og udbedre fejl og reparationer på vaskekabinettet. Ad3) Det lægges positiv vægt på, hvor let det er for Ordregivers personale at påfylde forbrugsstoffer korrekt. Der lægges endvidere positiv vægt på, at depotpersonalet kan foretage mindre vedligeholdelsesopgaver samt rengøre vaskekabinettet. Der lægges positiv vægt på, at rengøring og mindre vedligehold kræver så få personaleressourcer som muligt. Ad4) Det lægges positiv vægt på, at levering af vaskemidler og kemi, kan foregå hurtigst muligt. 13 Forhandling og underretning om tildelingsbeslutning og underskrift af kontrakt Efter modtagelse af indledende tilbud vil Ordregiver indkalde alle tilbudsgivere, der vurderes egnede, til et forhandlingsmøde. På møderne vil Ordregiver sørge for, at der vil være gennemsigtighed, og at ligebehandlingsprincippet overholdes. Efter forhandlingsmødet får alle de tilbudsgivere, der har været afholdt forhandlingsmøder med, mulighed for at foretage eventulle tilpasninger i deres tilbud. Fristen for afgivelse af endeligt tilbud er d. 26. juni kl Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. til den bruger, som har afgivet tilbuddet. Kontrakten forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver i henhold til udbudsmaterialets tidsplan. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. Efter underretning om tildelingsbeslutningen, vil Ordregiver kontakte den Leverandør som kontakten agtes tildelt til med henblik på istandsættelse af underskriftsmøde. 16