Copyright 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. Vedbæk Marts Nyhedsbrev. Version 3.0 SP3 HOT FIX 009

Transkript

1 Copyright 2005 Microsoft Corporation All rights reserved MICROSOFT C5 NYHEDSBREV Vedbæk Marts 2005 Microsoft Business Solutions C5 Nyhedsbrev Version 3.0 SP3 HOT FIX 009 GENERERING AF OIO-XML FIL TIL DE DANSKE MYNDIGHEDER Version 1.2

2 INDHOLD 1. Ændringer i forhold til version Rettelser og funktionalitetsændringer Rettede og nye elementer Ændringer i forhold til version Introduktion Installation af hotfix en Ændringer til brugergrænsefladen Guidelines Hvad er ikke med Validering af OIOXML elektroniske regninger Felt mapping Forbehold Side 2 af 18

3 1. Ændringer i forhold til version Rettelser og funktionalitetsændringer - Korrekt konvertering af ASCII tegn til UTF-8 - Understøttelse af linjeskift samt flere mellemrum i notater - SellerParty sektionen udvidet med kontaktoplysninger, bl.a. firmaets - Alle adressesektioner udvidet med Adresse2 hvis denne findes - EAN lokationsnumre checkes for korrekt kontrolciffer inden fildannelsen - Husnummer sektionen fjernet fra alle adresser, husnumre indgår nu i Adresse1 eller Street sektion sammen med gadenavnet - Manglende/blank debitor CVR-nummer erstattes med fakturerings EAN nummer - Ordredato erstattes med fakturadato hvis ordren/projekt er slettet - Fortegnsfejl på linjer i projekt kredit-notaer er rettet - Understøttelse af samlefakturering - BuyersOrderID og SellersOrderID udfyldes med ordre/projekt/rekvisitionsnumre ved almindelige faktuarer, ved samlefaktuarer angives som Linjespecificeret - Betalingsmåder udvidet med INDBETALINGSKORT (se beskrivelse på side 10) - Kode/skærmdesign brush up 1.2 Rettede og nye elementer Elementer som er rettet ifht. ver er markeret med * - MAC* XMLF - MAC XMLF_APPL - FRM* OIOXMLParametre - QTX* OrdFaktura - FNC.EANMod10CheckDigit - FNC*.XMLFAddXMLExtContent - FNC*.XMLFUTF8Convert - FNC*.XMLFUTF8Start - FNC*.XMLFWriteXMLFile - FNC DebKart.OIOXMLPaymentMeans Side 3 af 18

4 - FNC* DebJournal.MakeOIOXMLFile - FNC DebJournal.OIOXMLInvAddresses - FNC* DebJournal.OIOXMLParametre Side 4 af 18

5 2. Ændringer i forhold til version mellemrum indsat i strengen schemalocation i Namespace sektionen - beløbsfortegn vendt på kreditnotaer - kasserabatdato fjernet på kreditnotaer - fakturanotater implementeret (uden linieskift) - værdien Deliverydate rettet - landekode funktionalitet rettet under BuyerParty - fejl på fakturalinier ved delleveringer rettet Side 5 af 18

6 3. Introduktion De danske myndigheder har bestemt at fakturaer stilet til dem fra den 1.februar 2005 kun kan fremsendes elektronisk i OIOXML format. Microsoft Business Solutions har derfor udviklet en hot fix, som giver mulighed for at danne en sådan fil ud fra en faktura. Løsningen laver OIOXML filen. Selve afsendelsen skal foretages efterfølgende. For information omkring muligheder for jeres kunder henvises til Partnerguiden. Søgeord:OIOXML. I forbindelse med rettelse af en fejlrapport til Microsoft C5 version 3.0 SP2 blev der desværre introduceret en fejl som bevirkede at der ikke på ydelser beregnedes vareforbrug når man kiggede på journalen og i debitor statistik. Fejlen er rettet Da integrationen mellem løn og projekt blev udviklet til Microsoft C5 version 3.0 SP3 blev der introduceret en fejl som bevirkede at man ikke kunne angive medarbejder med mindre man havde lønmodulet. Fejlen er rettet. Bemærk! Såfremt der indlæst Løn årsafslutning 2004/2005 (DIS-lag) vil dette bevirke at service pack oversigten ikke bliver opdateret i forbindelse med denne hot fix. Ydermere vil multi oversættelsen ikke starte automatisk men skal igangsættes manuelt. Side 6 af 18

7 4. Installation af hotfix en Hotfix en installeres ved at overskrive kundens eksisterende c5util.syp fil med den c5util.syp som følger med hotfix en. Det er et krav at kunden i forvejen kører på Microsoft C5 version 3.0 SP3. Nedenfor er nævnt alle elementer som i forbindelse med denne hot fix er blevet dannet, eller ændret. Såfremt der hos kunden er lavet rettelser i de elementer som er ændret, skal hotfix en portes ind i disse elementer. Følgende NYE elementer er oprettet I forbindelse med OIOXML i denne hotfix: MAC XMLF Generelle makroer brugt i løsningen MAC XMLF_APPL Generelle appikationsrelaterede makroer FNC.XMLFUTF8Start Bruges i forb. med konvertering af ASCII strenge til UTF-8 tegnsæt FNC.XMLFInitXml Initiering af fil-katalog FNC.XMLFUTF8Convert Konvertering af ASCII strenge til UTF-8 tegnsæt FNC.XMLFADDXML Tilføjelser til XML-filen FNC.XMLFAddXMlAttribute Tilføjelse af attributter til den sidst gemte XML-tag FNC.XMLFAddXMLExtContent Tilføjelse af notat attributter til den sidst gemte XML-tag FNC.XMLFWriteXMLFile Tømmer XML-data ud i XML-filen FNC.EANMod10CheckDigit Beregner kontrolciffer for EAN-numre FNC DebKart.OIOXMLPaymentMeans Kaldes fra hovedfunktionen, danner indbetalingsmådelinier i OIOXML filen FNC DebJournal.OIOXMLParametre Opsætning af OIOXML parametre FNC DebJournal.MakeOIOXMLFile Hovedfunktion, som danner og skriver OIOXML filen FNC DebJournal.OIOXMLInvAddresses Kaldes fra hovedfunktionen, danner faktura- og leveringsadresselinier i filen XAL XMLFOIOXMLParametre Kørsel til aktivering af setup formen FRM OIOXMLParameters OIOXML tabel/felt setup Følgende elementer er ÆNDRET i forbindelse med OIOXML i denne hot fix: MAC.LMC ORDREINDKØB_OPSAML. Prompt om OIOXML fil skal dannes. Side 7 af 18

8 OrdFakPrompt Gemt i variabel til senere brug QTX ProFaktura Init: Variabel ; LMC.FakturaOpdatering Kald til OIOXML QTX OrdFaktura Init: Variabel ; LMC.FakturaOpdatering Kald til OIOXML FRM DebJournal Menupunkt i lokalmenu. Pre- Menu:kald til OIOXML MNU DebTilPar Tilføjelse af kald til OIOXML setup menupunkt Følgende element er ÆNDRET i forbindelse med rettelse af hot fix omkring manglende vareforbrug: MAC.LagØkoBevægelse Indkapsling af ny funktionalitet til kun at omhandle indkøb Følgende element er ÆNDRET i forbindelse med rettelse af hotfix omkring problemer med indtastning af medarbejder i projektkladde hvis man ikke havde licens til lønmodulet: QTX.ProKladdeCheck Der checkes nu kun om medarbejder er tilknyttet løn hvis lønart er angivet. Derudover er der til denne hotfix kun rettet i elementer der berører opdatering af versionsinformation hos kunden. Disse vil ikke blive beskrevet her. Side 8 af 18

9 5. Ændringer til brugergrænsefladen OIO-XML funktionaliteten resulterer I følgende ændringer til brugergrænsefladen. Under debitor/tilpasning/parametre er oprettet et nyt menupunkt, som aktiverer opsætningen af OIOXML Her opsættes den folder hvori alle OIOXML filer skal gemmes. Folderen skal være oprettet, og der skal være de nødvendige rettigheder til at oprette og rette filer for alle brugere som skal kunne danne OIOXML filer. Side 9 af 18

10 Ved tryk på OK fremkommer følgende form Skærmbilledet er opdelt i 3 afsnit: Ordre, Projekt og Betaling Under Ordre og Projekt bestemmes hvorfra i respektive moduler OIOXML udlæsningen skal tage EAN-lokationsnummer samt eventuel Konto dimensionsstreng Tabel for EAN-nummer: Tabel indeholdende EAN-lok.nr. for ordrefakturaer/projektfakturaer (DebKart eller OrdKartArkiv/ProKartArkiv). EAN-nummer felt: Alt+H fås liste. Felt i den valgte tabel som indeholder værdien. Ved tryk på Tabel for kontodimension: Tabel indeholdende Kontodimension for ordrefakturaer/projektfakturaer (DebKart eller OrdKartArkiv/ProKartArkiv). Kontodimension felt: Felt i den valgte tabel som indeholder værdien. Ved tryk på Alt+H fås liste. Under Betaling opsættes betalingskortartstyper, som skal kunne bruges som betalingsmåder ved elektroniske fakturaer. Det er muligt at vælge én kortart for hver kortartstype (FIK og GIRO). De understøttede kortarter: FIK 71, 73, 75 og GIRO 01, 04, 15. Anvendelse af en bestemt kortartstype ved generering af XML-filen afhænger af værdien af feltet Indbetalmåde på debitorens (Fakturakonto) stamkort. En GIRO kortart anvendes hvis der er valgt GIROBANK som debitorens standardindbetatingsmåde; en FIK kortart anvendes hvis der er valgt FIK som debitorens standardindbetalingsmåde. Kræver den valgte kortart et BetalingsId vil Id et bliver dannet udfra opsætningen på den aktuelle indbetalingsmåde (under Debitor/Tilpasning/Indbetalingsmåder). Kreditoroplysninger på indbetalingskort hentes fra Firmakartotekets felter Giro for GIRO kortarter og FIK nr. for FIK kortarter. Ved andre indbetalingsmåder, herunder blank værdi, anvendes KONTOOVERFØRSEL. Under opdatering af fakturaer i ordre og projekt. Ordre faktura (Debitor/dagligt/Faktura/Lokalmenu Fakturering samt Ordre/Kartotek/Ordre/Lokalmenu - Fakturering) Side 10 af 18

11 Projekt faktura (Projekt/Kartotek/Projekt/Lokalmenu Fakturering) I de prompt-boxe som fremkommer ved aktivering af de nævnte menupunkter er der lavet en ny check box OIOXML. Såfremt dette markeres, vil der i forbindelse med dannelse af fakturaen også blive dannet en OIOXML fil. Selve OIOXML afviklingen kan fremkomme med følgende promptbokse / informationer: - Hvis EAN nummeret for faktureringsadressen mangler eller har forkert længde Side 11 af 18

12 - Hvis et eventuelt EAN nummer for leveringsadressen har forkert længde - Hvis et EAN-nummer har et forkert kontrolciffer - Hvis en eller flere af nedenstående informationer ikke kunne findes, fremkommer følgende prompt-boks i forbindelse med udlæsningen af filen: - Fakturakontoens EAN-lokationsnummer er obligatorisk, da det er denne adresse OIOXML filen skal sendes til. - Hvis leveringskontoen er forskellig fra faktureringskontoen og dennes EANlokationsnummer ikke er det samme som fakturakontoens EAN-lokationsnummer, skal denne angives. Ellers kan denne efterlades blank eller med det samme EANlokationsnummer som fakturakontoens EAN-lokationsnummer. - Konto dimensionsstreng er krævet såfremt det er opgivet af myndigheden ved rekvirering af den ydelse/det produkt man fakturerer. Ellers skal dette felt efterlades blankt. Denne boks vises, såfremt filen af den ene eller den anden årsag (for eksempel manglende fakturakonto EAN-lokationsnummer) ikke kunne dannes. Side 12 af 18

13 Debitor journalen (Debitor/Kartotek/Debitor/Lokalmenu - Journal Her er der mulighed for at danne en OIOXML fil ud fra en tidligere opdateret faktura. For yderligere information omkring OIOXML henvises til websiden For de to øvrige fixes som er behandlet i denne hotfix er der ikke nogen ændringer i den eksisterende brugergrænseflade, Side 13 af 18

14 6. Guidelines Løsningen supporter kun kontooverførsel og indbetalingskort som betalingsmåder. Feltet Landekode i momsnummer skal for Danmark være udfyldt med DK (hvilket det sandsynligvis allerede er). Kunder der skal have dannet OIOXML filer skal have landefeltet på adresser udfyldt.. Feltet bank konto under firmaoplysninger skal udfyldes som følger : [BankRegNo] [BankAccountNo] CVR nr som :[CVR-nr] OIOXML feltet BuyerContact, som er et obligatorisk felt udfyldes fra feltet DeresRef i hhv. OrdKartArkiv og ProKartArkiv. Det skal derfor udfyldes OIOXML feltet Buyers(Order)Id bliver udfyldt med feltet Ordre fra hhv.ordkartarkiv og ProKartArkiv. OIOXML standarden opererer med to typer moms. Den almindelige 25 % and ZERORATED (momsfri). Disse kan kombineres om fornødent på en faktura Filnavnet navngives som [Fakturanr]_[Leveringskonto].XML Vær opmærksom på at alle ordre-/projektspecifikke oplysninger (som f.eks. ordre/rekvisitionsnumre, leveringsadresser, kundekontaktoplysniger m.m.) vil ikke kunne genskabes ved gentagen generering af OIOXML fil, hvis ordre-/projektarkivet bliver slettet efter fakturering Side 14 af 18

15 7. Hvad er ikke med Denne version af OIOXML supporterer ikke: - andre momssatser udover 25% og 0% - delvist momspligtige liniebeløb - slutrabatter, beregnet på faktura med både momspligtige og momsfritagede beløb - andre betalinger end Kontooverførsel og Indbetalingskort - flere leveringsdatoer på samme fakturalinie (skrives som en levering med fakturadato) Side 15 af 18

16 8. Validering af OIOXML elektroniske regninger På Videnskabsministeriets webside findes et Online efaktura Validering værktøj, hvor filer med elektroniske fakturaer kan blive valideret mht. overholdelse af OIOXML formatet samt integritetskravene. Beskrivelsen af valideringsværktøjet findes på Online efaktura Validator findes på Fremgangsmåde ved validering af en OIOXML elektronisk regning: 1) Åbn XML-filen med elektronisk regning i Notepad eller andet tekstredigeringsprogram: højreklik på XML-filen og vælg et tekstredigeringsprogram fra Åbn med menuen. 2) Kopiér indholdet af XML-filen 3) Indsæt det kopierede indhold i tekstfeltet på Validator siden. 4) Tryk på Valider knappen. Vi anbefaler Srtict (stærk) validering. Filen valideres og evt. fejlrapport vises på skærmen. Bemærk at valideringsværktøjet checker filens struktur/format alene og ikke den forretningsmæssige integritet, dvs. fakturaens økonomiske og øvrige data, denne check foretages først af slutmodtagerens økonomisystem. 5) Tryk på Transformer knappen for at få vist filen i HTML format (det kan være nødvendigt at genindsætte indholdet af XML filen i Validatorens tekstfelt før transformering). HTML visningen foretager ingen validering af XML-filen (jfr. pt 4), men viser fakturaen i en overskuelig form i en Internet browser. Her kan fakturaens økonomiske og øvrige data gennemgås før afsendelsen. Bemærk at ikke alle felter fra XML filen vises i HTML formatet på denne hjemmeside. Online efaktura Validering værktøj opdateres løbende, hvorfor der kan komme ændringer i funktionaliteten, som ikke er omfattet af denne vejledning. Vi henviser derfor til for yderligere oplysninger. Side 16 af 18

17 9. Felt mapping I det følgende beskrives de felter, hvis fortolkning kan være flertydig. Tabellen viser fortolkningen af disse felter. OIOXML sektion Fakturaniveau Invoice ReferencedOrder: BuyersOrderID Invoice ReferencedOrder: SellersOrderID Invoice ReferencedOrder: IssueDate Invoice BuyerParty:ID Invoice BuyerParty BuyerContact: ID Invoice DestinationParty Invoice SellerParty OrderContact: ID Linieniveau Invoice InvoiceLine ReferencedOrderLine: BuyersID Invoice InvoiceLine ReferencedOrderLine: SellersID Invoice InvoiceLine ReferencedOrderLine DestinationParty C5 feltnavn/værdi Linjespecificeret ved samlefakturaer eller Ordre fra Ordre/Projekt ved almindelige fakturaer Linjespecificeret ved samlefakturaer eller Nummer fra Ordre/Projekt (Nummer fra Journal) ved almindelige fakturaer Oprettet fra Ordre/Projekt eller Dato fra Journal Fakturakundens Momsnummer eller fakturakundens EAN-nummer (se OIOXML opsætning) Deres ref fra Ordre/Projekt Levering: navn og adresseoplysninger fra Ordre/Projekt Vor ref fra Ordre/Projekt Ordre fra Ordre/Projekt Nummer fra Ordre/Projekt eller Nummer fra Journal Levering: navn og adresseoplysninger fra Ordre/Projekt Beskrivelse/kommentar Køberens ordreidentifikation Sælgerens ordreidentifikation Sælgerens ordredato Kontakt hos køberen For almindelige fakturaer: skrives kun hvis leveringsadressen er angivet på ordren/projektet For samlefakturaer: skrives kun hvis leveringsadressen er angivet på ordren/projektet og hvis adressen/konto er den samme for alle underordrer/projekter ellers angives leveringsadressen først på linieniveau Kontakt hos sælgeren Køberens ordreidentifikation. Evt. rekvisition Sælgerens ordreidentifikation For almindelige fakturaer: skrives i stedet på fakturaniveau For samlefakturaer: skrives kun hvis underordrer/ projekter har forskellige leveringsadresser/kontooplysninger Side 17 af 18

18 10. Forbehold Da elektroniske OIOXML fakturaer er et nyt krav, findes der på nuværende tidspunkt ingen praksis på området. Derfor er denne Hot fix baseret på en fortolkning og herved behæftet med risici for fejlfortolkning. Side 18 af 18