Politisk dokument med resume Sagsnummer Bestyrelsen 4. april 2013 Mads Lund Larsen 16 Proces for udfasning af trykte køreplaner Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orientering om udfasning af trykte køreplaner til efterretning. Beslutning: Udfasning af trykte køreplaner udsættes et år til 3. kvartal 2014. Resume: Bestyrelsen tiltrådte den 25. oktober 2012 den reviderede trafikinformationsstrategi, hvor et af elementerne er at udfase de trykte køreplaner i løbet af 2013. Nærværende notat præsenterer processen herfor og skitserer, hvorledes kommunikationen planlægges. Formålet med at udfase de tilbageværende trykte køreplaner er at fokusere indsatsen og prioritere de digitale kanaler fremfor analoge. Derved kan Movia give kunderne mere præcis og altid opdateret information på en mindre ressourcekrævende og mere miljøbesparende vis. En væsentlig del af opgaven er at forberede og håndtere de potentielt kritiske kundereaktioner og reaktioner fra andre interessenter og samarbejdspartnere m.m., der må forventes. Sagsfremstilling: Målet for opgaven er i 2013 at udfase de tilbageværende, trykte linjekøreplaner, der i dag findes i busser, på stationer og enkelte andre steder. Derudover er målet at sikre en god kommunikationsindsats herom. Trafikselskabet Movia - 1/5
Processen vil blive således, at der ved køreplanskiftene frem til og med sommer 2013 vil blive trykt køreplaner på vanlig vis, men efter sommerferien trykkes der ikke længere nye køreplaner i Movia. Movia fortsætter uændret med at producere køreplanerne i pdf-filform, som når som helst skal kunne hentes på hjemmesiden og vil fortsat holde dem opdateret som i dag. Det bemærkes, at det derved sikre, at der fortsat er et grundlag for brugbare køreplaner til tryk i eventuelle specialfoldere til kommuner eller andre samarbejdspartnere, der ønsker selv at printe og udlevere papirkøreplaner. For at kunne kommunikere klart og tydeligt til kunderne og operatørerne, fastsættes en skæringsdato ca. medio september, hvor alle køreplaner tages ud af busserne og fjernes alle øvrige steder, og der iværksættes en kundevendt information. Herefter vil der ikke være trykte køreplaner for Movias busser. Formålet med denne clean cut -tilgang er at gøre kommunikationen enkel og sikre, at kommunikationen kan styres på et tidspunkt, hvor det ikke ligger oven i et ordinært køreplanskift og dermed forplumrer kommunikationen herom. Første store skift uden nye trykte køreplaner vil være ved køreplanskiftet i oktober, og det vil være nødvendigt at gentage budskaberne om, hvor man kan finde sine køreplaner. Det samme vil være nødvendigt i forhold til det større køreplanskifte i december. IT-svage kundegrupper Med den øgede fokus på digitale løsninger er det nødvendigt at være bevidst om, at der er en særlig informationsopgave i forhold til den gruppe af kunder, som er uden IT-kundskaber eller -adgang. Disse kunder tilbydes, at de kan ringe eller maile til Movia og gratis få tilsendt print af køreplanen på de linjer, de ønsker i præcis den samme form som de selv kan hente på moviatrafik.dk. Ordningen blev tilbudt i forbindelse med stop for trykning af køreplaner for A- og S-busser, og der var og er stadig interesse fra kunderne. Denne interesse forventes at vokse, når køreplanerne udfases generelt. I 2011 og 2012 gav dette tilbud en efterspørgsel i Movia med udsendelse af ca. 1.000 hhv 1300 printede planer, svarende til ressourcetræk på ca 15 arbejdsdage og knap 10.000 kr pr år. For 2013 og 2014 er estimatet at antallet må forventes godt og vel fordoblet til ca 3000 planer svarende til ca 30 arbejdsdage og omkring 20.000 kr pr år. Herefter antages opgaven at blive mindre i takt med at kunderne i stadig større grad selv henter planer efter behov. 2/5
Budskaberne i kommunikationen er udformet på baggrund af erfaringerne fra tidligere afskaffelser af køreplaner samt med input fra de fokusgruppeundersøgelser om trafikinformation der blev gennemført ultimo 2012. Budskaberne og de elementer, som de udfoldes i, er valgt med særligt henblik på at opfylde de behov som Movias IT-svage kunder har. De overordnede budskaber i kommunikationen er: Hent selv din køreplan - når det passer dig Få din køreplan gratis som i dag - men på nettet Hent en køreplan der altid er opdateret på nettet Brug mobilen, skærme eller nettet mest muligt så passer tiderne også når der er forsinkelser i trafikken (det sidste budskab kan kun anvendes i de områder hvor den digitale trafikinformation er baseret på realtid) Du kan få tilsendt en køreplan, hvis du ikke selv kan hente den Elementerne i kommunikationen retter sig mod en række interessenter. I første omgang en forkommunikation til operatører, kommuner, interesseorganisationer m.v. I forbindelse med udarbejdelsen af det kundevendte materiale vil administrationen forsøge at gå i dialog med eksempelvis relevante interesseorganisationer. Økonomi: Indstillingen har ikke økonomiske konsekvenser for Movia. Miljømæssige konsekvenser: Der spares papir og energi ved at udfase trykning og distribution af køreplaner. Åbent/lukket punkt: Punktet er åbent. Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. Kommunikationsplan fremgår af nedenstående bilag. 3/5
Bilag: Kommunikationsplan: Jf. den samlede kommunikationsplan for trafikinformationsstrategien, som bestyrelsen tog til efterretning på bestyrelsesmødet den 28. februar, er det et princip, at der i første omgang gennemføres en forkommunikation omkring processen i forhold til en række interessenter, og at der først kommunikeres til kunderne, når ændringerne træder i kraft. Aktivitet Tid Målgrupper (og forslag til medie/kanal) Hovedbudskaber/formål Plan for udfasning af trykte køreplaner April - maj Kommunerne, herunder både politikere og trafikmedarbejdere (nyhedsbreve og information fra kommunekontakt) Operatørerne, herunder chauffører (nyhedsbreve, opslag til chauffører) Relevante interesseorganisationer, som eksempelvis Ældresagen (direkte dialog, udsendelse af materiale til nyhedsbrev eller andre publikationer) Presse (pressemeddelelser) Øvrige trafikselskaber (orientering i relevante fora) Orientering om, at de trykte køreplaner vil blive udfaset. Køreplanerne fjernes ikke, men trykkes bare ikke mere. Informationerne kan hentes via selvbetjeningsløsninger. Udfasning af trykte køreplaner giver mere fleksibilitet i køreplanlægningen. Digitale kanaler giver mere præcis information. Ressourcer anvendt til trykte køreplaner kan geninvesteres i mere præcis (og digital) trafikinformation. Der vil være alternativer for kunder, som ikke selv kan hente deres information. Orientering om proces samt, hvordan vi påtænker at kommunikere med kunderne. En del af den generelle digitaliseringsproces i det 4/5
offentlige Danmark. Faktisk udfasning af trykte køreplaner Juni december. Kommunikation begynder, når det første køreplanskift uden trykte køreplaner indtræder. Perioden er lang, da der vil kræves information løbende især omkring køreplanskift) Samme interessenter som i forbindelse med kommunikation om udfasningsplanen, men i denne fase kommunikeres også specifikt i forhold til kunderne med særlig fokus på IT-svage kunder (eks. via materiale i bussen eller ved stoppestedet eller samarbejde med relevante interesseorganisationer). Køreplanerne fjernes ikke, men trykkes bare ikke mere. Informationerne kan hentes via selvbetjeningsløsninger. Digitale kanaler giver mere præcis information. Dem vil vi gerne videreudvikle på. De kunder, som ikke kan hente deres egen information, kan få tilsendt printede versioner fra nettet ved henvendelse pr telefon eller. mail til Movia. 5/5